Otro año difícil para el sector de los eventos ha quedado atrás. El regreso casi normal de los eventos presenciales se ha acelerado en estos dos primeros meses del 2022. Desde octubre del año pasado se hacían eventos presenciales, sí, pero no con tanta participación y convocatorias como ahora. Es por eso por lo que queremos compartir contigo algunos consejos sobre los servicios on-site en eventos presenciales. Seremos breves y concisos:
Gestión de Colas
Los organizadores tienen la tentación de planificar con más equipos para menos asistentes con el fin de evitar colas y zonas de registro densas. Por eso, para evitar un aumento significativo de los presupuestos On-site, es fundamental una buena gestión de las colas. Consejo útil: mantén todos los puntos de interacción innecesarios lejos de los puestos de acreditación: zona de información, stands de publicidad, zonas de charla social, etc. Todo aquello que genere un tapón por distracción en las zonas de acreditación.
Contactless
Donde antes el reconocimiento facial era algo agradable, un plus… ahora es un pilar de las experiencias On-site sin contacto. Los planificadores de eventos ven el valor en que un asistente se acerque a los quioscos de impresión y recojan las acreditaciones sin ningún contacto, lo que les permite ahorrar en personal de recepción. Esto compensa los gastos adicionales de alquiler de equipo. En orquídea por ejemplo, ofrecemos este servicio de impresión de acreditaciones con reconocimiento facial o lectura rápida de QR en ambos casos la impresión no supera los 7 segundos.
Imprimir en casa
Pedir a los asistentes que impriman su acreditación en casa se está convirtiendo en una consideración más frecuente. Y aunque parece que ayuda a resolver los problemas de colas, conlleva numerosos inconvenientes: duplicación de credenciales y pérdida de ingresos asociada, control de acceso y formatos de credencial ilegibles (código de barras/código QR), falta de homogeneidad por colores, entre otras… por no decir que en eventos muy grandes es un verdadero dolor de cabeza la gestión de incidencias y en consecuencia las colas que genera en los puntos de acreditación y stands de información.
Tracking avanzado
En este punto los clientes están muy interesados en el valor de los datos para los eventos presenciales. Impulsados por los valiosos conocimientos y la participación que se mide durante los eventos virtuales, vemos un mayor interés en el seguimiento de los asistentes, con tecnologías Bluetooth, RfiD, NFC, escaneo de códigos QR. En esta última, se hace el hincapié en sistemas de lead retrieval, una forma de cuantificar y cualificar las visitas a stands o zonas dentro del evento y que permite organizar las visitas en clientes potenciales. En Orquidea ofrecemos una App muy intuitiva y funcional para llevar a cabo este control así como el control de aforos y accesos, otra herramienta para validar el tiempo de permanencia en distintas salas/sesiones.
El último minuto se convirtió en el último segundo
Con las circunstancias siempre cambiantes y el riesgo de cancelaciones, los organizadores esperan hasta el último momento para reservar los servicios on-site. Y desde el inicio de la pandemia, se han introducido cláusulas de cancelación y aplazamiento muy flexibles para ayudar a los clientes a tomar decisiones valientes.
Covid-Safe
En la mayoría de los eventos en donde se hace un control de la vacunación, se fomenta un proceso de dos pasos para el registro de Covid-Safe. La mejor práctica en este caso es separar claramente los controles de vacunación o pruebas (en el caso que se ofrezcan in situ) para el cumplimiento de la normativa sanitaria local, del acceso y la impresión de acreditaciones, para evitar las zonas abarrotadas y densas, y mantener el control del flujo de asistentes presenciales.
Para los eventos de varios días en los que las pruebas de antígenos y la caducidad pueden ser un problema, se suelen proporcionar pulseras codificadas por colores para entrar en el perímetro de seguridad antes de recoger la acreditación. De este modo se consigue un flujo más uniforme y constante de asistentes a su llegada, y se evitan los contactos en la zona de registro.
En conclusión, podemos afirmar que la vuelta del formato presencial de los eventos debe abordarse bajo la premisa: el asistente debe sentirse en un entorno seguro. La correcta planificación anticipándose a las posibles situaciones que generen stress en el asistente y la tecnología, no solo cumplirán esa premisa sino que además ofrecen a los stakeholders del evento una incertidumbre muy baja en cuanto a incidencias se refiere lo que se traduce en tranquilidad.
En Orquidea Technology Group somos expertos en eventos y tecnología desde hace más de 10 años y siempre podrás contar con nosotros para hacer de tus eventos los más seguros y exitosos.
Datos extraídos por Fielddrive.