Las conexiones en persona están siendo más auténticas y ganando fuerza en un entorno cada vez más digital debido a las redes sociales, los correos electrónicos o anuncios. Conoce a fondo al público y personaliza el evento, ya que los expertos en marketing de eventos que miran hacia este año 2020, saben que es una gran oportunidad para impulsar experiencias más personalizadas e incentivar la participación de los asistentes dirigiéndose a una audiencia específica y adaptándose a ella.
Para una perfecta personalización de eventos, hay muchas herramientas y tácticas tecnológicas que ayudan a cumplir los objetivos y sacar partido a la información adquirida antes, durante y después del evento.
Para empezar, los organizadores de eventos tienen que tener presente en qué consiste la personalización de eventos. Podemos definirlo como el conjunto de estrategias y tácticas implementadas y adaptadas a las necesidades del target (público objetivo) con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. Para ello, hay que crear una experiencia única e inolvidable para cada tipo de persona que asiste al evento y posteriormente, personalizarlo en base a:
- El contacto: expertos de Marketing.
- La Persona: expertos que trabajan en diferentes sectores como tecnología, salud, etc.
- La cuenta: hace referencia a una organización.
Diferentes estudios demuestran que más del 41% de los profesionales del marketing creen que los eventos son el canal de marketing más efectivo debido a que surge la necesidad de ofrecer una experiencia personalizada. De esta forma, algunos objetivos como el aumento de los ingresos, así como, la creación y mantenimiento de relaciones con los clientes, se cumplen.
Además, al centrarse en el poder combinado de la personalización y en una estrategia de eventos y marketing basado en cuentas, estos profesionales tienen claro cuál es el camino para conseguir resultados comerciales.
La personalización y la estrategia utilizada tienen diferentes metas. La primera desea cumplir expectativas e intereses de los asistentes, mientras que la segunda quiere vender e incentivar el Marketing B2B para construir relaciones.
La recopilación de datos es clave para dar un enfoque específico a los eventos en estas áreas. Para ello, hay que dar prioridad a la información que nos ofrecen las distintas personas (contacto, persona o cuenta), diseñar experiencias y crear contenidos atractivos basados en sus expectativas. Es importante también, revisar qué tipo de tecnología nos ofrecen los proveedores para conseguir la mayor sincronización e integración de los datos y poder desarrollar un buen plan personalizado.
Tenemos que distinguir los datos que se pueden extraer antes, durante y después del evento. Los datos capturados antes del evento ayudan a dar forma a la dirección de tu estrategia de personalización de eventos, a la integración de la plataforma y al CRM para alinear tu equipo de ventas y marketing consiguiendo así, éxito en el evento. Mientras que la captura de datos durante y después del evento ayudará en vistas a futuro debido al análisis cuantitativo y cualitativo que puedes extraer de las encuestas realizadas. Con estos datos, los profesionales del marketing de eventos pueden aumentar la velocidad de personalización del evento optimizando la experiencia del próximo asistente en base a cada punto crítico de medición.
Otro factor a tener en cuenta es la identificación del ROI del evento en términos de cuales han sido los ingresos generados por el evento ya sea venta de entradas, registros o el engagement de los asistentes.
Es interesante para los profesionales del marketing que deseen personalizar una estrategia de eventos a gran escala, capturar el análisis de eventos cruzados. Esto, permite comparar varios eventos al mismo tiempo y evaluar qué eventos han tenido mayor impacto en la cifra de ventas.
¿Cuál es la clave del éxito?
La personalización de los eventos comienza con el acercamiento en cada momento a la experiencia del asistente como: la explicación clara de dónde sentarse en una conferencia, recibir un correo electrónico de confirmación o una notificación push en la app nativa. La clave del éxito es centrarse en personalizar el engagement de cada asistente y hacerlo único e impactante.
1. Crea campañas de correo electrónico segmentadas.
Los profesionales del marketing utilizan las nuevas tecnologías para aumentar la velocidad y minimizar el tiempo de trabajo. Les permiten crear plantillas de correo electrónico e incluso programar y personalizarlas con diferentes etiquetas. Con ello, conseguirás incrementar la tasa de apertura y los clics.
2. Haz registros personalizados
Elabora un proceso de registro original y distinto a tu competencia en el que cada asistente pueda encontrar el tipo de ticket perfecto, el precio y la información que permita un proceso de registro rápido y agradable. Una forma simple y efectiva es crear preguntas condicionales en el formulario.
Todo evento comienza con un check-in el cual tiene que ser rápido y eficaz. Utiliza tecnologías como los quioscos de reconocimiento facial o lectores de QR (sobre lo que encontrarás varios artículos en nuestro blog) que aumentan la seguridad, protegen los datos, minimizan los daños con el medio ambiente e incluso, dan una sensación profesional.
3. Diseña una agenda de eventos personalizada
La construcción de una impresionante agenda de eventos es un ingrediente importante para la personalización de tu evento. Al potenciar la agenda con funciones de búsqueda, filtrado y etiquetado de las sesiones del evento, los asistentes pueden crear un mapa de la experiencia del evento que sea significativo y valioso para ellos.
Una opción al crear agendas personalizadas es etiquetar las sesiones y los ponentes en función del asistente al que se dirige. Además, el hecho de tener URLs separadas para cada agenda también facilita a los asistentes la comprensión de qué sesiones son más relevantes para ellos.
Este pequeño detalle eleva una experiencia totalmente personalizada a una experiencia de evento a la carta hecha para uno.
4. Evalúa, mide y analiza los resultados del evento.
El análisis de KPIs es una necesidad. Evaluar los resultados nos permite obtener información acerca de las ventas, ingresos, compromiso del asistente, la participación, etc.
Te ayudará a crear los informes para la personalización de eventos. Existe una variedad de datos que puedes incluir:
- Interés de la sesión
- Calificación de las sesiones y ponentes
- Asistencia a la sesión
- Engagement con la app
- Uso de la aplicación
- Encuestas realizadas
- Feedback
Utilizando los datos obtenidos, puedes descubrir las tendencias más profundas en los tipos de contenido que destacan entre tu público objetivo y la mejor manera de ofrecer una gran experiencia.
Con todo esto, podemos concluir que los organizadores de eventos tienen que crear un viaje inolvidable para los asistentes. Para ello, debemos saber cuáles son sus intereses y necesidades; desarrollar una buena estrategia de marketing basada en las distintas personas; recopilar los datos relevantes y utilizar una tecnología potente. De esta forma, podrás personalizar los eventos al gusto de los asistentes y transformarlo a un evento muy profesional. Con las nuevas tecnologías que tienen un papel importante en los eventos, nosotros te haremos el camino más fácil.
Referencias de artículos originales:
https://blog.bizzabo.com/event-personalization-guide
https://blog.bizzabo.com/event-strategy