El software para eventos y las integraciones con apps ayudan a los organizadores a mejorar su flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo en la gestión del evento, pero entender el aspecto técnico de su configuración puede resultar.

Aquí encontrarás una guía completa para comprender rápidamente las integraciones en apps para eventos y, de esta manera, poder tener una conversación informada con los proveedores de software. ¡No es tan difícil como te imaginas! 

Abordaremos las siguientes preguntas: 

  1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 
  2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones? 
  3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos? 
  4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil? 
  5. ¿Cómo se configuran? 
  6. ¿Cuánto cuestan? 
  7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 
  8. ¿Cómo puedo saber si una integración valdrá la pena para mi trabajo? 
  9. Cuando busco una aplicación parar eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo hacerles para hacer una buena elección? 

 

1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 

Una integración permite a dos herramientas o sistemas, que no fueron creados por la misma compañía, la capacidad de compartir datos entre sí. Esto posibilita que los cambios en un sistema se reflejen automáticamente en el otro. 

Las integraciones de las aplicaciones para eventos generalmente funcionan de dos maneras: 

  • Sincronizan automáticamente y muestran en la app los datos de otras fuentes, como plataformas de registro o sitios web. Se conocen como integraciones de “una sola dirección” porque los datos de múltiples sistemas se están canalizando en uno solo. 
  • Comparten automáticamente los datos de participación en la app del evento, como las visitas a los distintos perfiles de asistente, la asistencia y la interacción en las sesiones o los resultados de la encuesta de satisfacción en otro sistema después del evento para fines de marketing o seguimiento. 

 

2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones?

Hay beneficios tanto para los planificadores de eventos como para los asistentes. Las integraciones simplifican el aspecto técnico y agilizan los procesos para que tanto los asistentes como los organizadores puedan centrarse en otros aspectos más importantes de la experiencia. 

Los organizadores de eventos se benefician de: 

  • El ahorro de tiempo con la sincronización automática de datos, en lugar de la carga manual 
  • La reducción de errores e información obsoleta 
  • Los informes mejorados con los datos de sus asistentes en sus sistemas, una vez finalizado el evento 
  • El incremento de efectividad en las comunicaciones al usar menos herramientas o tener menos canales digitales para llegar a los asistentes. 

Los asistentes se benefician de: 

  • La sincronización de sus datos y preferencias se realiza sin problemas, por lo que solo necesitan introducir la información una vez. 
  • Poder acceder a la información del evento a través de una única plataforma, en lugar de tener que consultar varias aplicaciones, sitios web y correos electrónicos. 
  • Acceder más fácilmente a la formación, recursos, networking o materiales posteriores al evento.

 

 

3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos?

Los organizadores suelen integrar su aplicación para eventos con: 

  • El sitio web del evento 
  • La plataforma de registro 
  • Soluciones de gestión de datos como CRM o AMS 
  • Herramientas para viajes y/o reserva de hoteles. 
  • Calendario 
  • Automatización del marketing y email marketing 

¿Cuáles son sus beneficios? 

Sitio web del evento:  Consigue que la información y los cambios realizados en la agenda, las sesiones o los ponentes se actualice automáticamente en la aplicación móvil. 

Plataforma de registro: Añade los usuarios registrados en la plataforma a tu app del evento. 

Soluciones de gestión de datos: Transfiere la información desde tu CRM o AMS al perfil de tus asistentes. 

Gestión de viajes y/o reserva de hoteles: Incorpora los detalles de los vuelos y alojamientos para sincronizarlos en sus agendas. 

Calendario: Si los asistentes conciertan reuniones en una herramienta externa, consigue que esas reuniones se añadan automáticamente a sus agendas personales de la app. 

Automatización de marketing y email marketing:  Aprovecha los datos de los asistentes y su actividad en la aplicación, como la asistencia a determinados talleres y sesiones o los detalles de su perfil para crear campañas de seguimiento o nuevos perfiles de clientes potenciales. 

 

4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil?

Las integraciones se pueden configurar fácilmente si los dos proveedores de software entre los que deseas crear la integración crean una Interfaz de Programación de Aplicaciones (API). Una API facilita la transferencia de datos entre aplicaciones que no se crearon originalmente para comunicarse entre sí. 

Existen dos tipos de API: 

  1. Protocolo Simple de Acceso a Objetos (SOAP)
  2. Transferencia de Estado Representacional (REST)

Si las dos herramientas que estás utilizando tienen una API (preferiblemente REST, consideras la mejor opción para los desarrolladores) ya creada, entonces debería ser posible configurar una integración. 

Si ambos proveedores de software te facilitan sus claves de API, puedes pedirle a un desarrollador con más con experiencia que cree la integración para ti. 

Si no tienes los recursos técnicos necesarios para llevarlo a cabo internamente, puedes contratar un proveedor de software para diseñar la integración y que ellos se ocupen del desarrollo. 

 

5. ¿Cómo se configuran?

El proceso para configurar una integración consta de los siguientes pasos: 

  1. Describir los objetivos y necesidades de la integración 
  2. Revisar la documentación y los requerimientos o detalles de la API 
  3. Comprobar que la integración es técnicamente posible. 
  4. Realizar pruebas para garantizar que los datos fluyen correctamente y si es así, se implementa la integración. 

Si una empresa externa se va a encargar de la integración, el proceso será similar pero con algunas pequeñas diferencias: 

  1. Transmitir las necesidades y objetivos a tus proveedores. Ellos te asesorarán sobre las mejores posibilidades. 
  2. El proveedor revisa los detalles de la API para el software con el que desea integrar su solución. 
  3. El proveedor confirma cómo funcionará la integración y establece un cronograma para construir, probar e implementar la integración. 
  4. El proveedor trabaja con usted para ejecutar una prueba y asegurarse de que funciona. Si tiene éxito, se implementa la integración. 

 

¿Cómo realizar Integraciones con Apps para eventos?

 

6. ¿Cuánto cuestan?

Los proveedores disponen de varías formas para el cobro de integraciones. Algunos cobran por el uso de la API, lo que significa que cobran por la cantidad de datos que se transfieren entre las plataformas. Sin embargo, esto puede ser difícil de predecir. 

Por otro lado, otros cobran una tarifa única por el acceso a su API o cobran por el tiempo que le tome a su equipo de servicios/soluciones construir e implementar la integración. Este método genera menos incertidumbre sobre los costes. 

Si alguien de tu equipo puede facilitar la integración utilizando solo las API de los proveedores, conseguirás un gran ahorro de desarrollo. 

 

7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 

Las integraciones ofrecen grandes ventajas y aunque tu presupuesto sea limitado para diseñar un flujo de trabajo completo entre todas tus plataformas, existen algunas integraciones indispensables: 

  1. Ahorra tiempo al importar los datos de los asistentes desde el registro a la aplicación del evento 
  2. Mejora los informes y el seguimiento de clientes potenciales aprovechando los datos del evento para integrarlos en tus sistemas de ventas y marketing. 

 

 8. ¿En qué casos me beneficia una integración?

Aquí te mostramos algunos ejemplos donde una integración te sería de utilidad, ahorrando tiempo y ofreciendo una mejor experiencia a los asistentes. 

  • Si ya usas una serie de plataformas para tus eventos y administrarlas todas internamente es difícil. 
  • Si tienes un pequeño equipo de eventos y necesita ahorrar tiempo en la importación manual de datos. Si calculas el salario por hora en comparación con la integración, ¡los costos pueden ser iguales o incluso menores! 
  • Si tienes una audiencia muy tecnológica y quieres impresionarlos con una experiencia estelar, tecnológicamente hablando. 
  • Si tienes mucha información sobre tu evento (horarios, sesiones, planes de viaje, presentaciones, votaciones, retos gamificados, etc.) y no deseas que los asistentes tengan que utilizar varios canales para acceder a la información o participar. 
  • Si tienes un contrato de varios años con tus proveedores quizás te resulte interesante invertir en integraciones para optimizar el flujo de datos entre las distintas plataformas. 

 

9. Cuando busco una aplicación para eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo formular para hacer una buena elección? 

Habla con los proveedores sobre los siguientes factores antes de elegir a tu proveedor: 

Seguridad: Los datos son muy sensibles e importantes y deben mantenerse seguros y protegidos en todo momento, respetando el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Busca un sistema de integración seguro, en centros de datos de alta calidad, utilizando un cifrado sólido y con controles de acceso a los mismos. 

Flexibilidad: Debe permitir la compatibilidad de formatos y que los datos fluyan correctamente entre sistemas, independientemente de cómo se recoja la información. 

Registro de datos: Las buenas integraciones también deben poder realizar copias de seguridad de los datos, registrar las actualizaciones que realizan y deshacer o reprocesar los cambios, así que consulta a tu proveedor acerca de estas funcionalidades. 

Escalabilidad: En eventos de mayor envergadura, asegúrate de que el sistema pueda manejar datos en tiempo real y para la cantidad de asistentes que esperas. Una solución escalable debería poder manejar esto con facilidad. 

Experiencia: Pide hablar con la persona responsable de configurar las integraciones con los clientes y solicita ejemplos o referencias. 

Fijación de precios: Las integraciones deben ser asequibles y asegurar el beneficio con unos recursos iguales o inferiores a los actuales. Calcula las horas de tratamiento, importación y exportación de datos y compáralas con los costes. El feedback de los asistentes sobre su experiencia también te indicará si la integración valió la pena o no. 

 

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