Cómo monetizar su evento virtual o híbrido

Cómo monetizar su evento virtual o híbrido

Monetizar su evento virtual o híbrido es más fácil de lo que piensa – hay muchas maneras en que puede ayudar a sus patrocinadores, socios y expositores a ampliar su alcance y crear conexiones valiosas con sus asistentes en un formato de evento en línea.

¡Hemos elaborado esta práctica guía para que pueda comprender fácilmente cómo ofrecer un gran valor a sus socios utilizando la tecnología de su evento, crear niveles de patrocinio escalonados y monetizar eficazmente su próximo evento virtual o híbrido!

Conceptos básicos de monetización
Algunas características de la tecnología de su evento con las que ya esté familiarizado pueden ser aprovechadas para mostrar a sus patrocinadores y expositores, y añadir valor a los paquetes de patrocinio que está creando.
Tanto si su evento va a ser totalmente online como si va a tener lugar en un formato híbrido, hay un sinfín de excitantes maneras de mostrar todas las empresas que participan y de resaltar el nivel de su contribución.

 

Perfiles & Grupos

Los perfiles de empresa son una forma clásica de mostrar a todos sus patrocinadores, expositores o socios en un listado organizado. Estos perfiles dan a los asistentes acceso a información que les ayudará a conocer más detalladamente cada empresa, junto con los productos y servicios que ofrecen. Asegúrese de incluir información adicional -como los datos de contacto de representantes específicos- para que los asistentes puedan conectarse fácilmente durante o después del evento.

Grupos de empresas lleva los perfiles de las empresas al siguiente nivel, permitiéndote organizarlos en secciones o categorías para que puedas destacar el nivel de su participación en tu evento.

Utilice los Grupos para establecer listados separados de patrocinadores y expositores, mostrar los niveles de patrocinio u ofrecer una navegación más fácil en las secciones de la empresa – como organizarlos en categorías basadas en la industria o el producto.

Los banners ofrecen a sus principales patrocinadores o expositores una increíble visibilidad, ya que captan la atención de los asistentes desde el menú del evento y otras secciones que normalmente reciben más tráfico en su espacio virtual.

Estos anuncios ofrecen a sus patrocinadores una oportunidad visualmente convincente para promover su marca, y también pueden ayudar a dirigir a la gente a contenidos adicionales que les gustaría compartir. Además, los patrocinadores podrán medir fácilmente su retorno de la inversión utilizando las métricas recogidas en el número de visitas y clics del anuncio.

 

Widgets de Patrocinadores

Los widgets de la pantalla de inicio captarán la atención de los asistentes en cuanto accedan a la información de su evento y les permitirán navegar fácilmente a los perfiles de las empresas o a los stands de los expositores virtuales (¡más información sobre éstos a continuación!) para saber más.

También puede reservar su pantalla de inicio principal para su patrocinador principal. No sólo podrá mostrar su logo en la parte delantera y central, sino que también podrá usar este widget para dirigir a los asistentes al perfil de la empresa, al stand del expositor virtual o al sitio web.

 

Ayuda para crear conexiones

La venta de espacio de stand es a menudo una forma primaria para los organizadores de monetizar los eventos en persona – ¡y esto también es posible en su evento virtual o híbrido! Sin embargo, las empresas pueden tener preocupaciones sobre cómo podrán conectarse con sus asistentes en un formato de evento en línea.

Aunque es posible que no puedan reunirse en persona, los expositores pueden lograr el mismo tipo de exposición en su evento virtual o híbrido. De hecho, la mayoría de los eventos en línea ven un número mucho mayor de asistentes que sus eventos presenciales, ya que las limitaciones de viaje y tiempo fuera de la oficina no son una consideración para los asistentes remotos. ¡En realidad, puede ser posible que sus expositores se beneficien de un alcance aún mayor en su nuevo formato de evento!

 

Stands Virtuales

Los stands de exhibición virtual pueden apoyar todos los mismos objetivos que los expositores y patrocinadores tratan de lograr en los eventos presenciales. La creación de un perfil robusto que ofrezca toda la información necesaria que los asistentes necesitan para aprender más sobre la compañía ayudará a encender la conversación.

Los expositores podrán mostrar demostraciones o presentaciones de productos a través de transmisiones en vivo o videos pre grabados dentro de su stand virtual. Usando enlaces directos, pueden guiar a los asistentes a sus sesiones patrocinadas, demostraciones y reuniones 1:1.

 

Gamificación

La gamificación anima a los asistentes a reunirse con patrocinadores y expositores específicos en su evento. Incluir retos que recompensen a los jugadores por visitar perfiles, asistir a una demostración o reunirse con un representante de la empresa ayudará a dirigir el tráfico hacia los expositores.
Trabajar con los patrocinadores para crear paquetes de premios es una gran manera de ayudar a aumentar la participación y mantener a los jugadores motivados y entusiasmados durante todo el evento.

 

Contenido Patrocinado

Otra gran manera de monetizar su evento es incorporar a sus principales patrocinadores en las sesiones, actividades y contenidos con los que los asistentes interactuarán en su Espacio de Eventos Virtuales. Con el plan de acción adecuado, puede ayudar a las empresas a promover el conocimiento de la marca y a crear conexiones con sus asistentes.

Los Anuncios Patrocinados son una forma fácil de ofrecer exposición a sus principales patrocinadores. La clave es ser consciente de la frecuencia con la que se envían – el objetivo es posicionarlos como una llamada a la acción (para visitar stands virtuales o asistir a sesiones patrocinadas, por ejemplo) sin sobrecargar a los asistentes con información no deseada.

Trate de dirigir sus anuncios a grupos específicos de personas o incluso a individuos; esto ayudará a asegurar que el contenido patrocinado se promocione a aquellos a los que es más relevante.

Las encuestas patrocinadas pueden ayudar a sus principales contribuyentes a captar datos valiosos para la investigación de mercado y la recuperación de clientes potenciales. Es fundamental fomentar la participación de los asistentes, por lo que sugerimos reservar esta opción para un número limitado o un único patrocinador de primer nivel si es posible. Ofrecer un incentivo, como un premio o una participación en un sorteo, tendrá un impacto positivo en sus índices de respuesta.

Las Sesiones Patrocinadas conectan a sus patrocinadores principales con su audiencia ideal. Dependiendo de la agenda de su evento, puede optar por involucrar a sus patrocinadores de una de dos maneras:

  1. Permitir que las empresas patrocinen sesiones existentes que sean relevantes para sus productos o servicios. Etiquetar varias sesiones o actividades como “Patrocinado por” ayudará a impulsar el conocimiento y el perfil de la marca o las visitas a los stands de los expositores virtuales.
  2. Establezca a su patrocinador como un experto de la industria y haga que sea el anfitrión de sesiones o paneles de discusión que se relacionen con las tendencias, temas o asuntos actuales relacionados con su evento.
    Las Actividades Patrocinadas, al igual que las sesiones patrocinadas, ofrecen un tiempo y un espacio dedicado para que sus patrocinadores capten la atención de los asistentes. Intente crear una combinación de actividades auto dirigidas y estructuradas para que sus asistentes puedan elegir.

Algunas actividades para considerar en su evento virtual:

  • Contenido bajo demanda de los patrocinadores con el que los asistentes puedan interactuar cuando tengan tiempo libre en su agenda.
  • Almuerzos patrocinados en los que los asistentes recibirán un crédito para su aplicación de reparto de comida favorita, o en los que se hayan hecho arreglos para el reparto de la comida.
  • Inclusión en los medios sociales con discusiones, feeds, hashtags, y/o filtros personalizados.
  • Reuniones y saludos VIP que son patrocinadas o auspiciadas por algunos de sus principales patrocinadores.

 

Paquete de Regalo y Premios

Los regalos y premios son siempre muy populares entre los asistentes, así que por qué no usar esto como una oportunidad para generar ingresos adicionales en su evento – ¡todo ello mientras se muestran las empresas que ayudan a que esto suceda!

Con las muchas características de compromiso que están disponibles en su Espacio de Eventos Virtuales, se pueden ofrecer premios por participar en una variedad de actividades, tales como:

  • Participar en un sorteo que ofrece un único premio regalado por su patrocinador principal, u ofrece una serie de premios regalados por varios patrocinadores diferentes.
  • Participar en una encuesta patrocinada en la que la empresa puede recoger datos útiles de los asistentes.
  • Completar desafíos de Gamificación donde el asistente debe reunirse con patrocinadores específicos para conocer más sobre sus productos y servicios.
  • Si bien ofrecer un regalo puede ser un concepto más complicado en un formato de evento en línea, ¡no es en absoluto imposible! Con suficiente tiempo y planificación, puede crear increíbles paquetes – tanto físicos como virtuales – que asombrarán a sus asistentes. Si la logística parece ser demasiado para manejar, ¡utiliza un recurso externo para ayudar!

Empresas especializadas pueden ayudar a reunir y entregar sus Bolsas de Regalo de marca personalizada y patrocinada. Dependiendo del tamaño de su evento y su presupuesto, podría hacer que se entregaran a todos los asistentes antes de su evento, ¡o enviar entregas de lujo a los ganadores de los premios después del evento!

Unas cuantas ideas divertidas para tu evento online:

  • Entregue un paquete de regalo físico a los asistentes unos días antes del evento para ayudar a generar emoción, reforzar el tema de su evento y, lo más importante, mostrar quiénes son los principales patrocinadores.
  • Envíe tarjetas de regalo virtuales o físicas que los asistentes puedan utilizar para los productos y servicios de sus patrocinadores. Mientras que los asistentes pueden beneficiarse de una gran cantidad, sus patrocinadores se beneficiarán de ventas e ingresos adicionales directamente del evento.
  • Haga que sus principales patrocinadores contribuyan a sus compromisos de Legado o a otros esfuerzos de sostenibilidad.
  • Haga que sus patrocinadores creen o donen a becas que impacten directamente en las industrias y temas relacionados con el evento. Esto puede ser tan simple como ofrecer entradas gratuitas para la conferencia del próximo año, o algo con un impacto más duradero como fondos y programas que ayuden a educar y orientar a la próxima generación de líderes.

 

Monetiza tu producción de vídeo

Llevar su evento desde una simple reunión en línea a una producción de calidad de transmisión por televisión con videos profesionales y pulidos puede tener un gran impacto en la experiencia general del evento que está creando. Esto no sólo mejorará la experiencia de los asistentes, sino que le ayudará a monetizar su evento virtual o híbrido de una forma nueva y emocionante.

Sus sesiones de vídeo – ya sean en directo o pre grabadas – ofrecen una increíble oportunidad para que sus patrocinadores impulsen el conocimiento de la marca. Trabaje con un equipo de producción para añadir contenido de patrocinadores visualmente convincente y pulido, diseñado para captar la atención de sus asistentes.

Considere la posibilidad de utilizar una o todas las opciones siguientes para incorporar a sus interesados en las sesiones en línea:

  • Reproducir un video promocional que los asistentes puedan ver mientras se conectan y esperan a que comience la sesión.
  • Incluya un banner o una marca de agua en el vídeo que destaque quién patrocina o acoge la sesión. Éstos pueden mostrarse periódicamente o permanecer estáticos dentro del vídeo.
  • Añada el logotipo de su patrocinador a las tarjetas de título y a las transiciones a lo largo de la sesión.
  • Incluya descansos patrocinados en los que se muestre un logotipo o un breve anuncio de vídeo a la audiencia.
  • Cree fondos personalizados con el logo de su patrocinador que puedan ser utilizados por los anfitriones y oradores durante su sesión.

 

Crear niveles de patrocinio

Una de las formas más fáciles de desarrollar oportunidades de patrocinio es crear paquetes y niveles que describan claramente las diversas formas en que las empresas pueden promocionarse en su evento. De hecho, ofrecer paquetes de patrocinio por niveles es una de las formas más fáciles de monetizar su evento virtual o híbrido.

Utilice los niveles de patrocinio para esbozar el nivel de contribución, de modo que se pueda establecer una prima para el nivel más alto de exposición. Los paquetes y los niveles no sólo ayudan a establecer un acuerdo y fijar las expectativas en consecuencia, sino que también ayudan a sus patrocinadores a comprender el retorno de la inversión que pueden esperar con las diversas opciones que usted ofrece.
No hay una solución única para crear estos niveles y establecer los puntos de precio para el patrocinio de su evento virtual.

Hay muchas variables a considerar, por lo que queríamos dividirlo en unos pocos pasos sencillos que le ayudarán a apuntar en la dirección correcta:

  1. Determinar la cantidad total de ingresos que te gustaría recibir a través de los patrocinios.
  2. Finalizar una lista de las formas en que planea promocionar las empresas en el evento.
  3. Organice sus oportunidades de promoción en tres categorías principales: oportunidades de baja, media y alta exposición.
  4. Utilizando esta información, decida cuántos niveles le gustaría ofrecer (por ejemplo, ¿optará por los niveles de Platino, Oro, Plata y Bronce, u optará por centrarse en un patrocinador principal con unas pocas oportunidades de patrocinio más pequeñas?)
  5. Divida sus oportunidades de promoción en los niveles, basándose en el nivel de exposición (y valor) que ofrecerán a las empresas.
  6. Calcule un punto de precio para cada nivel considerando los siguientes factores:
    1. El nivel de exposición que ofrece cada nivel.
    2. El número de empresas que puede apoyar dentro de cada nivel (es decir, los niveles más altos requerirán un mayor nivel de exposición y, por lo tanto, deberían restringirse a un número determinado de empresas).
    3. Cualquier objetivo de ingresos que haya establecido para los patrocinios.

 

Platino

Stand virtual con análisis post-evento
2 Anuncios de banners en el espacio de eventos virtuales
2 Sesiones patrocinadas
5 Desafíos de la gamificación
3 Anuncios patrocinados
Encuesta patrocinada
Reunión y saludo VIP

El logo aparece en:
Sitio web del evento, pantalla de inicio del Espacio de Eventos Virtuales, Bolsa de Regalo

 

Oro

Cabina virtual con análisis post-evento
1 Anuncio de banner en el espacio de eventos virtuales
1 Sesión patrocinada
3 Desafíos de la gamificación
1 Anuncio patrocinado
El logo aparece en:
Sitio web del evento, Bolsa de Regalo

 

Plata

Stand virtual con análisis post-evento
1 Anuncio de banner en el Espacio de Eventos Virtuales
2 Desafíos de la gamificación
El logo aparece en:
Sitio web del evento

 

Bronce

Stand virtual
1 Desafío de juego
El logo aparece en:

Sitio web del evento
Otro factor para considerar al crear sus niveles es cuando cada patrocinador será promovido. Esto abrirá oportunidades adicionales para monetizar su evento virtual o híbrido a medida que considere la frecuencia y la duración de las oportunidades de promoción disponibles – desde antes del evento, durante e incluso después.

Las opciones a la carta también pueden aportar un valor adicional a los patrocinadores al permitirles elegir específicamente las formas en que contribuirán y los tipos de promoción que recibirán durante el evento. Puede abrir esto a elementos específicos que las empresas pueden añadir a los paquetes establecidos que ha creado, o puede ofrecer una lista flexible de oportunidades para que puedan crear su propio paquete de patrocinio personalizado.

Opciones a la carta

  • Stand del expositor virtual
  • Listado de empresas
  • Sesión patrocinada
  • Anuncio patrocinado
  • Desafío de la Gamificación
  • Inclusión en los medios sociales
  • Reunión y saludo VIP
  • Almuerzo patrocinado
  • Premio patrocinado
  • Bolsa de Regalo patrocinada
  • Contribución a los esfuerzos de sostenibilidad o de legado de las empresas
  • Donación a la beca

 

Ahora que ha visto cuántas maneras puede mostrar a sus patrocinadores, socios y expositores en su evento virtual o híbrido, puede estar seguro del valor y el retorno de la inversión que su evento puede proporcionar. Al aprovechar la tecnología de su evento, la gran producción de vídeo y los divertidos complementos como el regalo sorpresa, su próximo evento en línea está garantizado a ser mucho, ¡mucho más que sólo otro seminario web!

 

Via | Eventmobi