¿Estás tratando de averiguar cómo diseñar una experiencia para eventos? La tecnología es el arma secreta de muchos organizadores de eventos y tiene el poder de ser enormemente efectiva en la consecución de objetivos. Pero para ello debes analizar cada punto de contacto significativo con el asistente antes, durante y después del evento, con el objetivo de comprender dónde tiene sentido integrar la tecnología. 

A continuación, enumeramos algunos de los puntos de contacto y objetivos más comunes en los eventos para proporcionar ideas sobre como la tecnología puede ayudar a lograrlos. Desde la primera visita al sitio web hasta el seguimiento posterior al evento, una combinación de estos elementos puede ayudar a crear y mejorar la combinación de experiencias para tus asistentes y otros públicos.  

Objetivo #1: Sitio web del evento y registro online 

Hoy en día es más probable que los asistentes accedan a tu contenido online a través de dispositivos móviles, como smartphones o tablets, que desde un ordenador, por lo que el sitio web del evento y el proceso de registro debe adaptarse a cualquier tipo de pantalla y resultar cómodo para los asistentes. Además, Google da preferencia en los resultados de búsqueda a los sitios optimizados para dispositivos móviles con las velocidades de carga más rápidas. 

Ten en cuenta las siguientes estadísticas: 

Consejos: 

• En el sitio web, incluye imágenes de la marca del evento y un gran botón CTA (llamada a la acción) en un color llamativo para que los asistentes tengan claro lo que necesitan hacer.   
• Utiliza herramientas analíticas de sitios web como Google Analytics para tomar decisiones informadas sobre el diseño y mejorar la navegación o el tiempo promedio de los usuarios.   
• Para el proceso de registro, ten una sola página o incluye una barra de progreso en la parte superior para que los asistentes sepan qué ya les queda poco. 
• Busca una herramienta que permita el inicio de sesión social, que toma parte o la totalidad de los datos requeridos desde una plataforma de redes sociales. Lo único que tienen que hacer los asistentes es verificar dos veces su información antes de enviarla. 
• Para los visitantes que no se registraron la primera vez, utiliza el retargeting personalizado e invítales de nuevo a realizar registro. 
• Usa URL´s etiquetadas y páginas de destino únicas en tus campañas de retargeting basadas en el enlace que inicialmente atrajo al usuario. 

Objetivo #2: Registro y acceso rápido a tus eventos 

Las primeras impresiones importan y se otorga un gran valor a la primera interacción que tu asistente tiene con la marca y el personal del evento. Un mal comienzo puede afectar negativamente a toda la experiencia y echar por tierra el trabajo de meses. Para evitarlo, ten en cuenta estos consejos cuando diseñes el acceso: 

Consejos: 

• Evita las colas al habilitar el registro online, el check-in desde tu app para eventos o para un registro más innovador, utiliza la tecnología de reconocimiento facial. 
• Utiliza una herramienta de registro profesional para proporcionar información adicional sobre el asistente, lo que permitirá a tu equipo brindar una experiencia de bienvenida más personalizada para los invitados. 
• Crea una gran entrada con efectos audiovisuales que comiencen desde fuera, con proyecciones de iluminación en el edificio. 
• La señalización digital se puede usar para dar la bienvenida y dirigir a los asistentes, por ejemplo, cómo llegar al área de registro o a qué hora empieza la próxima sesión. 
• Incorpora un sistema de pago sin efectivo. Los asistentes valorarán no tener que esperar en los puntos de registro por complicaciones en el método de pago y tus ventas no se verán afectadas.

Objetivo #3: Mejora las conexiones entre asistentes  

El networking es uno de los métodos más efectivos para la contribución al éxito empresarial y si este es uno de tus valores añadidos o es algo que la gente espera de tu evento, el diseño no sólo debe hacer posible estas conexiones con el tiempo y los espacios oportunos, sino que debe promover las interacciones.  

Consejos tecnológicos: 

• Utiliza un chat u otra herramienta social que permita a los asistentes buscar profesionales de valor para tu negocio y comenzar una conversación o concertar una reunión en algún espacio habilitado para ello. 
• Utiliza acreditaciones distintivas para cada categoría de asistente e incluso integra tecnología para que vibren o iluminen al acercarse a un posible contacto de interés.

Objetivo # 4: Atraer y mantener a patrocinadores y expositores 

Los ingresos provenientes de patrocinadores y expositores pueden ser una parte importante de tu presupuesto, por lo tanto, es vital brindarles una experiencia de gran valor para que sigan patrocinando tu evento el próximo año. La tecnología abre un gran abanico de opciones en este sentido. 

Consejos tecnológicos: 

• Crea experiencias a través de pantallas táctiles, gamificación o realidad aumentada para llamar la atención de los asistentes y acercar los productos de tus patrocinadores. 
• Utiliza la tecnología para registrar a los potenciales clientes que visiten a tus expositores y facilitar su seguimiento. 
• Aprovecha los entornos tecnológicos para exponer a tus patrocinadores. Algunos ejemplos de ello son las apps para evento, las proyecciones en sesiones y las pantallas de señalización. 
• Utiliza el mailing o las notificaciones desde la App del evento para compartir ofertas especiales de los patrocinadores.

Objetivo #5: Maximiza el aprendizaje

El contenido formativo es un elemento clave a la hora de que tus invitados decidan o no asistir al evento. Es por ello que la agenda, el contenido, los ponentes y las actividades son una de las partes más importantes de la experiencia. Un evento debe captar el interés, mantenerlo e inspirar a los participantes. 

Consejos tecnológicos: 

• Convierte el aprendizaje en algo interactivo y divertido mediante sistemas de votaciones en directo, preguntas a los ponentes y encuestas de satisfacción para medir el éxito. 
• La información recopilada puede ser utilizada por el ponente para adaptar el contenido de su presentación en tiempo real y por parte tu parte para conocer qué temas o ponentes se adaptan mejor a tu audiencia. 
• En los eventos de negocios, la tecnología puede facilitar la colaboración entre asistentes a través de espacios de trabajo online, donde las personas colaboran para resolver un problema y crear una solución dentro de un período de tiempo establecido.

En conclusión: 

En la actualidad, el diseño de experiencias en eventos va más allá de la logística, se busca conseguir la lealtad de los asistentes a través de un impacto único y memorable. 

La tecnología, los audiovisuales y la producción son una manera sencilla de elevar la experiencia del evento y ofrecer una mayor cantidad de posibilidades. Pero cada vez que pienses en utilizar un elemento o herramienta concreta, pregúntate como te ayudará a alcanzar tus objetivos.