¿Quieres disfrutar del sol en verano y crear experiencias memorables para tus invitados al mismo tiempo? Estos eventos giran alrededor del buen tiempo, los diseños atractivos y las experiencias divertidas, así que piensa en actividades al aire libre con detalles tropicales, refrescos y espacios dónde llevar la sensación de verano a tus invitados.
La planificación en estas fechas ofrece nuevas opciones y la posibilidad de realizar eventos en diferentes espacios. Aquí os traemos algunos consejos para mantener a tus invitados contentos durante un evento de verano.
1- Ten en cuenta el tiempo y prepara un plan B
Todos hemos soportado los males del tiempo veraniego, 40 grados a la sombra, lluvias de monzón o tormentas eléctricas que llegan sin avisar. Es por ello que siempre que planees un evento al aire libre debes tener un plan B. ¿Una fecha diferente? ¿Un espacio techado de contingencia? Define este segundo plan y mantén informados a tus asistentes para transmitir una confianza extra.
2- Aquí viene el sol, prepárate
¿Recuerdas a tu madre diciéndote una y otra vez que bebas agua y te pongas crema solar? Bueno, pues resulta que tenía razón. Recuérdales a tus asistentes que hagan lo mismo si no quieres arruinar la experiencia, de hecho, no estaría de más llevar protector solar y botellas de agua en caso de que ellos se olviden.
3- El acceso al evento marca la diferencia
Si bien la elección de actividades es muy importante en un evento, la ubicación es igualmente trascendental. ¿El lugar tiene parking o es fácilmente accesible en transporte público? Si no lo es, probablemente sea mejor proporcionar otras opciones que alienten la asistencia. O, por ejemplo, si estás sirviendo alcohol diseña un sistema de transporte que lleve a los asistentes a casa de manera segura.
4- Seguridad y preocupaciones del verano para tus asistentes
Cuando las temperaturas suben, también lo hacen el riesgo de los golpes de calor y el agotamiento. Los síntomas del calor incluyen calambres musculares, fatiga, debilidad, mareos, desorientación, náuseas y vómitos. La atención médica inmediata es imprescindible tanto para los golpes de calor como para el agotamiento. Asegúrate de tener los servicios de emergencia en su lugar para que tus asistentes tengan acceso a la atención médica requerida, si fuera necesario.
5- El catering también se adapta al tiempo
A todo el mundo le gustan los eventos informales con una deliciosa comida y bebida, y el verano es el mejor momento para ello. Diseña un catering con food trucks, visitas a las bodegas o seduce a tus invitados con un menú veraniegos mientras hacen conexiones con sus compañeros.
La ubicación de tu evento también establecerá el tono de la comida, con multitud de opciones al aire libre como parques, casas rurales, playas, bodegas y terrazas.
Por último, debemos hacer hincapié en la elección de los alimentos, ya que algunos de ellos tienden a estropearse con las altas temperaturas y pueden llegar a ser peligrosos para la salud, como pueden ser el huevo, el marisco o el pescado crudo.
6- Aumenta la comodidad de tus asistentes para disfrutar al máximo del evento
Asegúrate de proporcionar un espacio cómodo a tus asistentes durante la comida. Garantiza un lugar con mucha sombra para proteger del sol abrasador, proporcionar mantas para las noches de verano más frías y que todos se sientan cómodos mientras disfrutan de tu evento.
7- Alquila complementos para transformar tu evento
Los artículos de alquiler son una forma fácil y divertida de cambiar el aspecto de tu evento y proporcionar un estilo propio. Elementos como las sillas, accesorios, decoraciones, mesas, carpas o pistas de baile pueden cambiar las impresiones que perciben tus asistentes. Diseñar formas creativas de exhibir los alimentos y las bebidas, como las cintas de buffet o la ambientación de los espacios también mejorará la percepción de los asistentes. Es fácil suponer que, a menos que estés alojando a cientos de personas, no es necesario alquilar multitud de elementos adicionales, pero incluso un grupo de 20 invitados puede beneficiarse de algunos elementos clave que aporten comodidad y eleven la experiencia.
8- Deportes al aire libre
Ya sea una carrera benéfica de 5km, yoga o simplemente una caminata de verano, el movimiento y el aire fresco revitalizará a tus invitados para el resto del evento.
Una gran idea es añadir un elemento distintivo como son los polvos de colores, que hace tu evento mucho más divertido y facilita la difusión a través de las redes sociales. Una vez terminada la carrera puedes incluir música u otras actividades atractivas que mantengan a tus asistentes dentro del evento y que haga que lo recuerden año tras año.
¿Prefieres optar por un plan más tranquilo? Organiza clases de yoga al aire libre. Uno de los beneficios del yoga es que puedes hacerlo en cualquier lugar, y resulta que la naturaleza es el mejor de todos ellos. La belleza del lugar puede mejorar su práctica y te facilitará enfocar el resto del evento hacia un aspecto natural y sano.
9- El networking no se detiene en verano
El verano es el momento perfecto del año para hacer conexiones y mejorar las relaciones. Los asistentes pueden relajarse en un picnic corporativo, hacer un pequeño crucero o disfrutar de una escapada. Las salidas grupales son una excelente manera de facilitar la vinculación entre asistentes, reducir el estrés y darles la oportunidad de conocerse entre sí. Aquí te dejamos algunos conceptos para que fluya tu creatividad:
- Gymkhana
- Kayak o piragüismo por equipos
- Carreras de karts
- Paintball
- Excursión turística local
- Escape room
Ahora estás listo para mostrar a tus asistentes una actividad emocionante que además aporte un valor añadido al evento. Si se desarrolla con éxito, participar en una actividad de networking con un propósito definido fomenta radicalmente las conexiones.
10- Un lugar atractivo
Elegir un lugar al aire libre con buenas vistas panorámicas puede ser de gran ayuda para atraer a los asistentes. Se creativo y organiza tu próxima reunión o evento en un lugar único. Considera los restaurantes con espacio al aire libre y las ciudades históricas como lugares propicios para brindar una experiencia de reunión inolvidable. Si no puedes llegar lejos, una reunión en un parque local puede hacer que tu simple evento parezca más atractivo.
Al elegir un lugar al aire libre, asegúrate de tener en cuenta todos los detalles que podrían afectar a la experiencia. Siempre que planifiques a fondo la seguridad y el confort de tus asistentes, la elección del lugar habrá sido un éxito
11- Regala obsequios prácticos
Mantener a los asistentes cómodos y contentos es clave durante los eventos de verano. Llenar la bolsa de bienvenida con artículos prácticos ayudará a mantener su enfoque en el evento. Los pequeños ventiladores, las botellas de agua, el protector solar o el repelente de insectos serán muy apreciados.
Alternativamente, puedes ofrecer algunas actividades divertidas para el verano, como pudieran ser los libros. El presupuesto de tu evento obviamente afectará en estas decisiones, pero no permitas que eso te impida generar ideas originales. El objetivo es, después de todo, exponer tu marca a la mayor cantidad de personas posible. Comienza tu planificación con una lista de elementos y piensa cómo podría potenciar tu marca. ¡Diviértete y sé creativo!
12- No olvides la diversión en verano
El verano es un buen momento para recaudar fondos en una causa solidaria. La clave para ello es fomentar el compromiso y hacerlo divertido. Llevar a cabo una campaña basada en un partido de voleibol o una fiesta temática es una excelente manera de multiplicar la participación en tus eventos.
En conclusión
A los asistentes les encantará tu evento de verano si incluye detalles originales, ubicaciones y actividades estimulantes. Ya estés planeando una salida corporativa de verano, una actividad para la motivación de equipos o un evento de networking, estos trucos mantendrán a tus asistentes conectados al evento.