Para optimizar el presupuesto para eventos, junto con grandes expertos de la industria de los eventos de todo el mundo, EventMobi ha desarrollado un programa integral de tecnología de eventos llamado «Certificado de Tecnología de Meetings y Eventos» (METC) que cubre todo el ámbito de la gestión de eventos. El programa dota a los planificadores de eventos de un proceso integral para implantar la tecnología en la planificación de sus reuniones, ayudándoles a promocionar profesionalmente en el mercado laboral y aportando valor a sus clientes

El presupuesto para eventos te mostrará el camino

Establecer un presupuesto para eventos es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de establecer las metas y objetivos. Un presupuesto es un pronóstico detallado de lo que sucederá financieramente en tu evento. Te ayuda a controlar tus gastos e ingresos, mide el éxito y el rendimiento del evento.

Y aunque es cierto que la importancia de un presupuesto para eventos no puede sacarse de contexto, un presupuesto bien planificado lleva tiempo para su creación y administración, puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos acerca de la capacidad general de su organización para la presupuestación de eventos, esto es lo que dijeron:

6% declaró que tienen «suerte de tener un proceso»
30% dijo que los procesos existen solo por proyecto
El 33% mencionó que existen estándares y procesos para la organización
El 28% respondió que su organización gestiona recursos y procesos para ello

¿Cómo empezar con tu presupuesto para eventos?

Para comenzar a elaborar tu presupuesto para eventos, lo mejor es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo desea medirlo. Para lograr esto, debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente ocurran en tu evento. Siempre debes tener en mente tu flujo de efectivo y una vez hayas desarrollado tu presupuesto, tendrás que darle continuidad y revisarlo regularmente para asegurarte de que se mantenga dentro de los recursos asignados.

Determina qué significa para ti el éxito financiero

Uno de los primeros pasos para cada planificador de eventos es preparar un presupuesto para eventos y predecir con la mayor precisión posible si el evento generará ganancias, pérdidas o puntos de equilibrio. Sin embargo, determinar qué significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y tus objetivos. Por ejemplo, una cumbre de liderazgo a menudo obtiene pérdida, los eventos de asociación generalmente son eventos que se equilibran, y las ferias a menudo son la mejor oportunidad para obtener ganancias.

Antes de planificar tu presupuesto para eventos, necesitas comprender las necesidades de tu organización. El presupuesto es realmente un pronóstico, o proyección, de todos los gastos e ingresos que incurrirán en tu evento. No podrás pronosticar todos ellos desde el principio, y algunos de ellos incluso podrían cambiar con el tiempo, sin embargo, es necesario planificar tu presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes.

¿Cómo elaborar el presupuesto para eventos?

Cuando se realiza un presupuesto para eventos, es fundamental identificar qué elementos representan los gastos y cuáles son las fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Además, debe distinguir entre los costes fijos y variables, a fin de pronosticar acertadamente un presupuesto para tu próximo evento.

Uno de los principales desafíos para los planificadores es el de administrar cuidadosamente los gastos e ingresos con el fin de alcanzar los objetivos financieros que haya establecido su organización, así como de medir con precisión el éxito de su evento.

Gastos

Según una encuesta de Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son solo para alimentos y bebidas. Este cuadro muestra una descripción general de los gastos más comunes en las reuniones y eventos. Ten en cuenta que la tecnología en los eventos se puede incorporar a todos estos gastos comunes. Por ejemplo, una Apps para eventos puede ayudar con el marketing y la promoción, ya que permite a los planificadores enviar notificaciones sobre las actividades o los principales ponentes.

 

Tu reunión o evento gira alrededor de la experiencia de tus asistentes, por lo que debes asegurarte de que la inversión de tu dinero añade valor a tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagas 140€ por el café o 25€ por persona por un desayuno continental. Sin embargo, les importa tener una gran experiencia general y, por supuesto, la comida y la bebida son importantes en la satisfacción de los asistentes. PCMA sugiere gastar el 55% de tu presupuesto para eventos en alimentos y bebidas, audiovisuales y ponentes o entretenimiento en general, ya que éstas tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.

Costes fijos y variables

También es crucial diferenciar entre los costes fijos y variables. Los fijos son los costes que no cambian en función del número de asistentes y se calculan como una cantidad total. Los variables son los costes que cambian dependiendo del número de asistentes y se calculan por persona.

 

Fuentes de ingresos

Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes fuentes de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, el pago del alquiler por exhibiciones o expositores, los cobros por gestión, registro y las tarifas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Esto de ninguna manera es una lista completa, especialmente cuando nos referimos a los ingresos por patrocinio.

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas disponibles en el mercado, la mayoría de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su desarrollo del presupuesto. Cada uno de los gastos e ingresos mencionados anteriormente estarían individualmente organizados en tu presupuesto para eventos. Agrupa tus gastos e ingresos de una manera que tenga sentido con el evento. Por ejemplo, ‘Sitio’, ‘Decoraciones’ o ‘Publicidad’, podrían ser potenciales categorías.

Recomendamos asignar títulos o categorías específicas para facilitar el seguimiento y la generación de informes. También debes tener dos columnas para los números estimados y los reales. La forma más práctica de pronosticar los gastos e ingresos es mirando los resultados de años anteriores y utilizar un promedio de éstos como punto de partida. Es importante comprender todos los números de tu presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen. Guarda siempre todas las facturas y recibos para respaldar tu presupuesto para eventos.

Otra línea de partida fundamental en tu presupuesto debe ser el fondo de contingencia; siempre es mejor planificar los gastos imprevistos adicionales para estar preparado durante el evento. Piensa en lo que podría generar un coste adicional y desarrolla un plan para abordarlo.

No tiene sentido planificar demasiado tu evento si no tienes un presupuesto adecuado, es fundamental saber si es financieramente viable. Una vez que se ha determinado el presupuesto, puedes considerar la sede, las promociones, los equipos, el personal y cualquier otro elemento relacionado con tu evento.

Calcula el flujo de efectivo para tu evento

Dos elementos claves, que a menudo se suelen pasan por alto al pronosticar los gastos y los ingresos de un evento, son: el flujo de efectivo y el efectivo inicial. Especialmente en los eventos, los gastos se darán antes de que se generen los primeros ingresos. Cuando reservas espacios, a menudo tienes que depositar una señal; un gasto que probablemente ocurra antes de vender tu primera entrada. En resumen, debes poder pagar tus cuentas mientras esperas los pagos.

Para calcular tu flujo de efectivo, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar (dinero a cobrar por los servicios / trabajo realizado). Este es tu dinero en efectivo antes de los gastos. Si luego restas todas las cuentas por pagar (dinero que debes por los servicios / trabajo recibido) de ese número, tendrás tu efectivo. Si el número es positivo, tienes un flujo de caja positivo.

Cálculo de flujo de efectivo

Todos los ingresos – Cuentas por cobrar sin cobrar = Efectivo disponible antes de los gastos

Efectivo disponible antes de los gastos – Cuentas por pagar = Efectivo disponible

El efectivo inicial es la cantidad de dinero que tienes disponible al comienzo de un período determinado. A continuación se muestra un ejemplo de flujo de efectivo simplificado.

Revisa y haz un seguimiento del presupuesto para tu evento

La etapa de planificación durante la presupuestación del evento es solo el punto de partida. Como mencionamos anteriormente, no todos los gastos pueden ser pronosticados y tu presupuesto probablemente cambie durante el proceso de planificación del evento. Esto hace que sea crucial revisar y analizar tu presupuesto. Si es posible, sería un buen comienzo reunirte con el contable o financiero de tu empresa para revisar el formato de tu presupuesto. Dependiendo del tamaño de tu empresa, tal vez quieras reunirte con el propietario. De esta manera, puedes asegurarte de estar en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las condiciones de tu evento pueden cambiar, también es una buena idea confirmar con antelación quién tendrá la autoridad de gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo de contingencia mencionado anteriormente, será útil cuando se trata de gastos no planificados.

El seguimiento del presupuesto a lo largo de tu evento, incluidas las etapas de planificación, es importante. Hay una serie de soluciones tecnológicas útiles en el mercado que te respaldarán en esta búsqueda, como Expensify.

Una de las muchas formas en las que la tecnología puede ayudarte a lograr tus objetivos financieros es a través de la velocidad y la precisión en tiempo real que te permiten comunicarte y colaborar con tu equipo. La transferencia de todos tus sistemas financieros a un sistema basado en la nube, literalmente, te permitirá administrar tus operaciones financieras en cualquier lugar y en cualquier momento.

Existe una gama de productos y servicios disponibles para respaldar tus necesidades financieras, actuales y futuras, como Cendyn Arcaneo, FreshBooks, Certify o Money Owl. Antes de tomar una decisión sobre un producto en particular, asegúrate de haber hablado con todas las partes interesadas dentro de tu organización. Pregúntate si la solución tecnológica se puede implementar fácilmente o si es necesario tener unos conocimientos avanzados. Además, debes contar con procesos que te ayuden a evaluar el desempeño de eventos pasados y a pronosticar la rentabilidad financiero futura.

Analiza el rendimiento financiero de tu evento

Una vez que tu reunión o evento haya finalizado, debes cerrar el ciclo y sumar todos los gastos e ingresos. Esto no solo es importante para mostrarselo a los interesados, sino también para que puedas aprender de tus experiencias y mejorar el próximo evento al analizar tu trabajo financiero.

Primero, regresa a las medidas de éxito y puntos de referencia que estableciste antes del evento para determinar si tuvo éxito. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento general de un evento de múltiples maneras. Al utilizar datos de eventos cualitativos y cuantitativos, puedes cuantificar mejor el rendimiento de tu evento y mostrar su impacto.

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno de tu evento en relación con los costes que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que le ayudarán a calcular el ROI de tu evento, por ejemplo:

• Escucha social
• Encuestas antes/durante/después del evento
• Información de la App para eventos y conexión con los asistentes
• Reconocimiento de patrocinador

Si quieres saber más sobre cómo medir el ROI de tus eventos, echa un vistazo a nuestras guías «¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte 1» y «¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte 2»

En resumen

La capacidad de evaluar y analizar tu labor financiera general es compleja, pero al mismo tiempo enriquecedora, dando la oportunidad de promover la mejora continua a través del escrutinio cuidadoso de tus esfuerzos anteriores. Prioriza qué áreas de medición son las más importantes y luego asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) para enfocarte en cada una de estas áreas cruciales. Tus KPI se deben elegir en función de la relevancia para el área de medición, así como de la capacidad para seguir y analizar con precisión este indicador. Después de haber hecho esto, puedes medir el rendimiento de tus eventos año tras año y, también establecer un objetivo para la medición general de tu desempeño financiero.

Las herramientas par presupuestar eventos son solo un aspecto de cómo el planificador de hoy aprovecha la tecnología en los eventos.