Una aplicación para eventos bien diseñada e intuitiva es lo que necesita todo organizador de eventos. Ya no es suficiente con una aplicación bonita, los asistentes son cada vez más exigentes y esperan más de este tipo de aplicaciones. Es por eso que el diseño de tus aplicaciones es crucial para el éxito de tus eventos. ¿Quieres crear tu aplicación para eventos pero no sabes por dónde empezar?

Antes de sumergirnos en la creación de una app para eventos debemos elaborar un plan. Esto nos permitirá ahorrar tiempo y aumentará nuestras probabilidades de éxito.

¿Qué funciones son las adecuadas para mi evento?

El primer paso para diseñar una aplicación para eventos es determinar qué características necesitas. Esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de los objetivos y metas del mismo. Por ejemplo, si estás buscando aumentar la participación de los asistentes deberías incluir herramientas de preguntas en sesiones o de gamificación.

A continuación te mostramos un cuadro que describe los 6 tipos de eventos más comunes y las características que mejor se adaptan a ellos.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

Diseñando tu app para eventos

1. Pantalla de Inicio

La pantalla de inicio mostrará los accesos directos a las diferentes secciones y es lo primero que verán tus asistentes cuando accedan a la aplicación, por lo que es importante que refleje los colores y la marca de tu empresa o evento.

Personaliza el aspecto de los botones y/o incluye widgets con mapas de Google, una Agenda que muestre las próximas sesiones, una cuenta atrás hasta el inicio del evento o una tabla de clasificación para los retos de gamificación. Todo ello permitirá al asistente ver la información de interés en un solo vistazo.

 

2. Perfiles de ponentes

Un listado de ponentes permite a los asistentes consultar la lista de ponentes que asistirán al evento, ver en qué sesiones intervendrán, leer su biografía y seguirlos a través de las redes sociales.

 

3. Agenda

Siempre actualizada, imprescindible para que los asistentes gestionen su tiempo y no se pierdan ninguna sesión. Aquí es donde los asistentes encontrarán los horarios de las sesiones, los cafés de networking y otras actividades previstas, que podrán marcar como favoritas y ver en “Mi agenda”.

Si cuentas con distintos grupos o categorías de asistentes proporciona una agenda personalizada para cada uno de ellos, dónde únicamente puedan ver su itinerario. Incluso si vienen de distintas ciudades o países, incluye su plan de viaje con el billete y la reserva de hotel.

 

4. Documentos

¿Tienes pensado repartir folletos, presentaciones u otros materiales? Incluye en tu aplicación una sección de documentos que reduzca el número de impresiones en papel y asígnalos a distintos puntos de la agenda, como por ejemplo, una presentación de un ponente en el apartado de su sesión.

 

5. Alertas y notificaciones

Programa o envía en tiempo real alertas y notificaciones para recordar a tus asistentes las próximas sesiones o avisarles sobre los cambios que se puedan producir, ya sea a todos ellos o a determinados grupos o personas.

Ten en cuenta que a través de una webapp (en navegador web) las alertas aparecerán cuando el usuario entre en la aplicación, mientras en una app nativa se podrán enviar notificaciones push para que el asistente visualice el mensaje aún con la aplicación cerrada.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

 

6. Mapas

Ayuda a los asistentes a ubicarse incluyendo un mapa dentro de la app donde aparezcan marcada la situación concreta del evento o, en el caso de las ferias, incluir un mapa interactivo con la situación de cada stand o sala.

 

7. Redes Sociales

Cada vez más, las compañías comparten su contenido a través de las redes sociales y las utilizan como forma de conexión con sus clientes, entonces ¿por qué dejarlas fuera de la app? Incluye los enlaces a los diferentes perfiles de redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram o LinkedIn) y facilita la publicación de comentarios desde la propia app.

Agrega el hashtag del evento para generar más ruido e interacciones en redes sociales.

 

8. Patrocinadores

Reserva un apartado para incluir a todos los patrocinadores o expositores de tu evento, incluyendo su logo, una descripción, el número de stand, sus redes sociales y un enlace a su página web.

Si tienes diferentes categorías, puedes organizarlos por distintos niveles y asignar más o menos opciones a sus perfiles.

 

9. Seguridad

Si tu aplicación para eventos contiene información confidencial de la compañía o datos personales de los asistentes y expositores, incorpora un módulo de seguridad que este alineado con la normativa GDPR (EventMobi lo proporciona).

De este modo evitarás que aquellos que no estén registrados en el evento accedan a la información alojada en la aplicación.

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

Tu App como una herramienta de Engagement

1. Votaciones

Las votaciones durante las sesiones permiten al ponente hacer una pregunta a la audiencia y recibir los resultados inmediatamente para proyectarlos frente a la audiencia. Esto ayuda a captar la atención de los asistentes, medir su interés y proporcionar un contenido de mayor valor durante las sesiones.

Algunos consejos:

  • Haz preguntas cortas y concisas
  • Enfocadas en el tema de la sesión
  • Usa un lenguaje claro
  • Utiliza preguntas cerradas

Lo siguiente a considerar es el tipo de respuestas y el número de ellas. Se aplican las mismas normas, con un añadido:

  • Limita la cantidad de respuestas posibles para evitar abrumar a la audiencia con muchas opciones.

El objetivo de las votaciones durante las sesiones es obtener información de la audiencia rápidamente. Las respuestas no deben ser largas o difíciles de responder ya que interrumpirán la fluidez del evento.

 

2. Preguntas a los ponentes

Ofrece la posibilidad a los asistentes de realizar preguntas a los ponentes de manera anónima desde la propia aplicación y consigue mayores índices de participación. Además los asistentes podrán votar por las preguntas ya realizadas y ofrecerle al ponente un listado organizado por nivel de interés.

 

3. Encuestas sobre las sesiones y el evento

Solicitar comentarios inmediatamente después de las sesiones o al finalizar el evento es una excelente manera de comprender los aspectos tanto positivos como negativos del evento y mejorar para el próximo año.

Incluir las encuestas en la aplicación, enviar notificaciones para recordar que ya están disponibles, realizar alrededor de 5 preguntas e incentivar a los asistentes por sus respuestas asegurará que las personas se tomen el tiempo necesario para completarlas.

 

4. Crea retos gamificados

La gamificación puede ser una excelente manera de atraer a tus asistentes al evento, conseguir conectarlos con tu contenido y con tus patrocinadores o expositores. A la hora de crear los desafíos, deberás tener en cuenta:

  • Si vas a mostrar la tabla de clasificación.
  • Alternar los premios y la dificultad de los desafíos constantemente para crear un juego dinámico.

Mientras que los regalos son el tipo de recompensa más común, ¡cuidado! El momento en que se entrega el jugador deja de participar, a menos que hayas indicado claramente que hay más premios a los que optar.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

 

5. Reuniones entre asistentes

No toda la interacción debe ser ponente-asistente u organizador-asistente, añade espacios de networking y facilita la manera en que tus invitados encuentran a otros contactos de interés, solicitan reuniones y las incluyen en su agenda personalizada desde la propia app con un apartado de Reuniones 1 a 1.

 

En conclusión

Comprender qué funciones necesitas, ya sea en una aplicación nativa o webapp y cómo ambas se alinean con los objetivos del evento te ayudarán a la hora del diseño. A partir de ahí, trata de contar con los módulos necesarios y personalizar al máximo el aspecto de la app para convertirla en otro elemento de tu marca. ¡Alcanzar el éxito de tus reuniones, congresos o ferias es más fácil con una app para eventos a tu medida!