En este artículo revisaremos las estrategias y consejos que podemos utilizar a la hora de hacer crecer la participación. Cautiva y atrapa a los asistentes: aumenta el engagement en tus eventos analizando en profundidad su significado y los modos de incentivar y medir el nivel de implicación e interactividad de los asistentes. 

¿Qué es?  

El engagement es el grado en el que los asistentes están participando plenamente y comprometidos por cada evento. La participación en eventos puede medirse en sesiones a las que se asiste, reuniones celebradas, conexiones realizadas, participación en encuestas, actividad de medios sociales y adopción (cantidad de descargas) de aplicaciones de eventos, entre otros parámetros.  

En definitiva, un asistente comprometido es un asistente satisfecho.  

Los organizadores de eventos tienen como objetivo incentivar la participación y la emoción de los asistentes para mejorar la experiencia en el evento. Por ello, el contenido del evento es un factor excepcional. Además, crear una plataforma en la que los asistentes puedan participar de una manera fácil y rápida nos ayudará a ofrecerles oportunidades para que puedan colaborar y formar parte del evento y así sentirse más implicados y escuchados.   

Profundizamos en las diferentes oportunidades que puedes ofrecer a tus asistentes para aumentar su participación, y en las distintas maneras de proporcionarte formas específicas para realizar un seguimiento de dicha actividad.    

Aspectos específicos que debes revisar para impulsar y facilitar la participación: 

  1. Une los parámetros: Antes de decidir qué oportunidades de engagement ofrecer, asegúrate de definir qué es exactamente lo que deseas para cumplir los objetivos propuestos.  Definiremos métricas que llamaremos KPI’s. Los indicadores deben ser acordados con el equipo de marketing de tu evento para que ellos puedan presentar sus propias sugerencias sobre cómo mejorarlos.  Una vez que se hayan elegido las métricas, hay que marcar las metas a seguir.   
  2. Maximiza la adopción de apps para eventos y marca unas expectativas con los asistentes: La forma más efectiva para que los asistentes participen en tu evento será a través de una aplicación para eventos que deben descargar antes de acudir al evento. Para incentivar la colaboración de los asistentes, asegúrate de comunicar eficazmente las distintas opciones que ofrece la app a los invitados para participar en el evento. Esto se puede lograr mediante el lanzamiento de una serie de correos electrónicos que describen las características y los consejos para sacarle el máximo provecho o explicarla en el proceso de registro.  
  3. Lluvia de ideas sobre iniciativas conjuntas con patrocinadores: Gracias a los patrocinadores de tu evento podrás promocionar todas las oportunidades adicionales para la participación antes, durante y después del mismo. Realiza un brainstorming para generar ideas con los patrocinadores sobre las formas más eficaces para favorecer la participación en el evento o la exposición de la marca de los patrocinadores mucho antes de la fecha de inicio de este. Las redes sociales o el contenido patrocinado pueden motivar a los asistentes a generar un mayor engagement tanto con el evento como con los patrocinadores.   
  4. Buzón de sugerencias virtual: Siempre y cuando los asistentes hayan acudido con anterioridad al evento, permite que, durante el periodo de preparación, expresen sus opiniones y recomendaciones acerca del evento, la alineación de oradores, o incluso, el menú de comidas.  Para ello, puedes abrir un buzón de sugerencias virtual para que los asistentes ofrezcan sus idead fácilmente. Además, cuántas más aportaciones, habrá más posibilidades de que los asistentes creen mayor engagement.  
  5. Chat en la app: Permite establecer contactos con otros asistentes y aumentar el networking. De esta forma la tasa de participación será mayor.  Cuanto más a menudo los asistentes se envían mensajes entre sí, mayor es la tasa de participación en el evento. Asegúrate de que los asistentes disponen de este apartado de la app antes de que empiece el evento.  
  6. Notificaciones push: Mientras que los mensajes del chat fomentan las interacciones entre los asistentes, las notificaciones push están destinadas a aumentar el engagement entre los organizadores y el asistente. Por lo general, estos mensajes se envían a todos los asistentes al mismo tiempo o por segmentado por grupos, para informarles de un cambio de horario, ofrecerles un contenido que complemente una sesión o difundir otra información importante. El diseño de notificaciones push que solicitan una respuesta de los asistentes es una buena manera de aumentar su nivel de engagement.   
  7. Agenda Personalizada: Las aplicaciones avanzadas de eventos permitirán a los asistentes crear su propia agenda con las sesiones a las que les gustaría asistir. La plataforma debería ser capaz de realizar un seguimiento de la cantidad de veces que una sesión en particular se ha añadido a la agenda personal de un asistente, lo que le permitirá saber qué sesiones fueron las más populares.  
  8. Valoración de las sesiones: La mejor manera de medir el nivel de engagement de los asistentes cuando se trata de sesiones, es permitir que se revise cada sesión. Lo ideal es que los asistentes puedan revisar las sesiones tanto en forma numérica (es decir, con una calificación de 1 a 5) como abierta. De esta manera, no se limitan al tipo de feedback que quieren dar. Cuánto más retroalimentación consigas de cada sesión, podrás mostrar fácilmente el alto nivel de participación de los asistentes.    

  

4 maneras de medir el engagement del evento: 

  1. Mide el número de asistentes al inicio y al final del evento: Para poder medir el engagement, los asistentes tienen que acudir al evento y participar. Por ese motivo, los organizadores de eventos tienen que registrar las personas que entran al inicio del evento y las personas que salen al final. De esta manera, dependiendo de la cantidad de personas registradas en los distintos periodos, podrás identificar el interés que han tenido tus asistentes con el evento. En conclusión, comparar el comienzo y el final de la jornada de asistencia, es una buena técnica para medir el compromiso, pero cabe destacar que existen otras formas de estudiarlo.   
  2. Se activo y constante en las redes sociales: Para saber cuánta actividad está generando tu evento en las redes sociales, tienes que tener presente varias preguntas: ¿cuánta gente está posteando sobre tu evento? ¿cuál es el hashtag utilizado y su tendencia?, ¿cuántas veces se comparte o se repite?  Para hacer un seguimiento de esta actividad y describir con precisión la participación de los asistentes, utiliza una herramienta de monitoreo de redes sociales. 
  3. Analiza el número de descargas de la app: Si tu evento se complementa con una app para mejorar la experiencia de los asistentes, tendrás que llevar el registro de cuántas personas se han bajado la app. Para ello, los organizadores sugieren una campaña coordinada para que los asistentes hagan clic en descargar y utilicen la app en el evento.    
  4. Maximiza la experiencia con la app: Durante el evento, la aplicación del evento será la principal fuente de engagement para los asistentes, debido a que gran parte del contenido del evento está en la aplicación. Los asistentes deben aprovechar al máximo este recurso y utilizar todas sus funciones para maximizar su experiencia en el evento. Lo ideal es que tu software de gestión de eventos tenga un panel de control con análisis de eventos que describa el rendimiento de la aplicación y la forma en que los asistentes se relacionan con ella.   

  

Conclusiones   

La participación en un evento es un aspecto necesario para el éxito de tu evento que debe ser comprendido desde múltiples ángulos. Aquí hay varias ideas clave para diseñar tu estrategia de participación en el evento:   

  • La implicación no es posible si los asistentes no saben cómo hacerlo. Comunica claramente las formas en que pueden participar y contribuir al evento.  
  • Fomenta la participación antes del evento organizando una comunidad online en la que los inscritos puedan conocerse entre sí y familiarizarse con el contenido del evento.  
  • Asigna métricas específicas a tus objetivos de engagement para cuantificar tus esfuerzos.  
  • Enlaza fuerzas con los socios y patrocinadores del evento para pensar en formas creativas de facilitar el engagement.   
  • Aprovecha al máximo tu aplicación para eventos y asegúrate de que los asistentes no sólo conozcan las funciones, sino que la descarguen desde el principio.  

Sigue estos consejos para diseñar tu estrategia de participación en el evento y conseguirás un alto nivel de engagement en los próximos eventos. Contamos con una plataforma integrada con la que desarrollamos apps para eventos. Nosotros te ayudaremos a atraer a esos asistentes. ¡Aquí te esperamos!