Recursos

Desde el confinamiento hemos tenido la oportunidad de realizar un número considerable de eventos virtuales con incontables horas de transmisión, nos hemos encontrado en este camino una cantidad de circunstancias que nos han ocurrido a nosotros mismos o han ocurrido a nuestros clientes con eventos que en muchos casos ellos mismos llevaron adelante. Por eso, nos hemos planteado la pregunta de ¿qué hemos aprendido al realizar Eventos Virtuales?

Y de todo este aprendizaje queremos dejar algunos puntos a tener en cuenta cuando vayáis a realizar vuestros eventos:

1. No trates de traspasar tu evento presencial exactamente igual a un entorno virtual, son dos medios de difusión distintos. Pocas personas mantienen la atención en jornadas muy largas y durante muchos días. Haz tu evento lo más simple posible dentro de la complejidad que pueda tener.

2. Decide qué tipo de Evento es tu Evento Virtual. Una feria, un congreso, una presentación de producto, un evento corporativo interno o un evento público y masivo; dependiendo de esto tendrás una implementación de software reforzando algunas funcionalidades u otras. Por ejemplo, en un Congreso Científico necesitarás un módulo para presentar Abstracts o trabajos científicos y posibilidad de tener varias salas simultáneas mientras que en una presentación de productos lo más importante será una presentación impactante quizás soportada con Realidad Aumentada.

3. Conoce de antemano los números de potenciales asistentes a tu evento, verifica con tu proveedor si existen eventos paralelos que puedan afectar el ancho de banda que necesitas para manejar ese número. En los eventos virtuales normalmente se conectan muchas más personas que las que inicialmente se esperaban.

4. Escoge la solución de software adecuada a tu evento: Zoom, una Landing Page o una Plataforma Integrada para eventos virtuales. Cada tipo de evento puede tener un tipo de solución distinta (ver artículo de soluciones de software) y en la elección apropiada puede estar el éxito o fracaso. Por ahorrarte algo de dinero o por tratar de ganar un poco más no te arriesgues a que tu evento fracase, los errores en los eventos virtuales son difíciles de corregir.

5. Las plataformas tienen muchas funcionalidades: Gamificación, Votaciones en Vivo, Encuestas, Q&A, Chat Rooms, Video Chat 1 a 1, Juegos y más. No trates de utilizar todas las funcionalidades, analiza lo que necesitas y mantén la plataforma lo más simple posible, pero a la vez, aprovecha estas herramientas para implicar más a tus asistentes y mantenerlos comprometidos.

6. Si quieres una buena realización entonces no transmitas Live Streaming directamente de Zoom, Webex, Teams o cualquier programa de reuniones o webinars, la realización con un programa como VMIX, OBS, Streamyard, o similares es fundamental para tener una señal con calidad de televisión.

7. Utiliza señales alternativas y concurrentes para el envío de tu streaming sobre todo cuando los eventos tienen muchos asistentes virtuales y cuando se consumen desde muchos países. Aunque los servicios de distribución son muy confiables se han dado muchos casos de fallos y tener un respaldo instantáneo es una excelente idea.

8. Las actividades de preproducción son fundamentales para que todo salga bien. Utiliza una escaleta en donde aparezca lo que ocurrirá minuto a minuto, los recursos gráficos que se utilizarán y las transiciones que se realizarán. Es necesario un Director de Producción que coordine los aspectos tecnológicos y los elementos humanos.

9. Prepara a tus ponentes, verifica que graben desde: salones en silencio, que tengan buena conexión, que tengan buena iluminación, que tengan un fondo claro uniforme, que apaguen las notificaciones en su ordenador y que su sonido sea correcto. No hagas un evento en vivo sin haber preparado y ensayado con los ponentes. Cuando sean eventos con decenas de ponentes entonces trata de grabar el mayor número posible.

10. Todo lo que puedes pre-grabar hazlo y transmítelo como falso directo. En las grabaciones no hay fallos, se pueden combinar con sesiones en vivo y el resultado es notoriamente satisfactorio.

11. Cuando tengas eventos con traducción simultánea invierte bastante tiempo probando el perfecto funcionamiento de la conectividad con los traductores, prueba, prueba y prueba que todo funciona bien. Verifica que el ancho de banda sea el correcto, que las conexiones son las adecuadas y que ellos reciben correctamente el audio que le envías y que tu recibes perfectamente la traducción que producen.

12. Mantén por escrito los protocolos de respaldo ante cualquier eventualidad, por ejemplo: no aparece un ponente, se cae la señal de un ponente o moderador, se cae una de las señales de transmisión, falla alguna actividad de Gamificación.

13. Tus socios tecnológicos juegan un papel fundamental, utiliza proveedores con plataformas sólidas, que hayan nacido antes del COVID y que tengan experiencia de muchos años manejando tecnologías complejas para manejar altos volúmenes de información.

14. La seguridad es una clave fundamental en el diseño y funcionamiento de la plataforma. Toda la información debe transferirse y almacenarse encriptada en instalaciones como las de Amazon que tienen certificación ISO27001. No te arriesgues con una Landing almacenada en un servidor local sin ningún tipo de seguridad.

15. Utiliza plataformas que te permitan conservar el evento disponible bajo demanda para que sea consumido por las personas que no pudieron asistir al evento en vivo, por ejemplo, los que están en husos horarios muy diferentes al tuyo.

16. Por último, establece cuáles son las métricas que necesitas de antemano y verifica que la solución que vas a utilizar te provea de la información de análisis que necesitas, las analíticas son la radiografía de lo que pasó en el evento, es necesario que no solamente sepas la cantidad de gente que se ha conectado sino también quiénes son los que se han conectado a tu plataforma, qué secciones han visitado que sesiones han visto y por cuanto tiempo.

¿Qué hemos aprendido de los Eventos Virtuales?

Espero que estas recomendaciones sirvan de mucha ayuda al momento de planificar y ejecutar tus eventos virtuales o híbridos.

Si quieres más información acerca de cómo realizar tu evento virtual o híbrido de manera eficiente y exitosa, con la tecnología más adaptada a las necesidades del evento, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales te servirá de gran ayuda y asesoramiento a la hora de planificar y ejecutar tu evento.

Desde el primer confinamiento las empresas por su cuenta y a través de los organizadores de eventos, han dispuesto según sus necesidades de básicamente tres soluciones de software para realizar sus eventos virtuales o híbridos, veamos y analicemos una comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales.

Software de Video conferencias. Son programas excelentes para realizar reuniones en donde los usuarios hablan unos con los otros. Las típicas reuniones de Zoom, Webex o similar. Existen versiones para realizar Webinars en donde uno o varios ponentes hablan y los demás escuchan. Son las soluciones más básicas, más económicas y quizás las más utilizadas para realizar reuniones poco elaboradas.

Landing Pages. Son páginas web en donde se refleja la imagen del evento y básicamente se reproducen las señales de streaming. Aunque se realicen producciones excelentes de streaming en ocasiones estas páginas se quedan algo cortas con las funcionalidades que ofrecen.

Plataformas para Eventos Virtuales. Van un paso más allá de las Landing Pages de streaming, ofreciendo un conjunto de distintas características que permite crear un ecosistema para eventos virtuales o híbridos, maximizando el Branding de la compañía y aumentando la forma en la que los asistentes pueden interactuar y consumir los contenidos del evento.

Se ha realizado una tabla comparativa en función de los aspectos que consideramos esenciales para la realización de un evento:

Esta tabla debería servir como guía para escoger la solución de software más apropiada para realizar un evento, considerando algunos aspectos fundamentales como: Branding, seguridad de datos, complejidad del evento y presupuesto.

Comparación entre soluciones de software para Eventos Virtuales

Es importante destacar que en cada una de las soluciones existen muchas opciones y que ninguna es la solución definitiva para todos los tipos de eventos virtuales o híbridos a desarrollar. Es importante hacer un estudio de las necesidades y evaluar el alcance de la solución que mejor se adapte a dichas necesidades.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido con cualquiera de las tecnologías descritas, contacta con Orquidea Technology Group. Nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento con éxito.

En este artículo se van a describir los componentes principales para realizar un evento virtual. La idea es que los organizadores de eventos que no lo tengan tan claro puedan determinar los elementos de una solución que es una combinación de diferentes talentos y tecnologías, es decir se va a desglosar la arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido.

1.- Equipo de Producción

La tarea fundamental de ese equipo es adaptar los contenidos a una nueva forma de presentar la información que es muy distinta que en un evento presencial y se parece más a una producción de televisión. Deben tener un balance perfecto entre la cantidad de contenidos a ofrecer y el número de horas que una persona mantiene el interés en un evento. Es imperativo evitar la tentación de traspasar lo que se hace en un evento cara a cara, exactamente igual al evento virtual.

2.- Plataforma Integral de Manejo de Eventos Virtuales.  EventMobi es un claro ejemplo de estas plataformas.

Esta es una pieza fundamental, no es lo mismo utilizar una plataforma integral que una plataforma de Webinar o una Landing Page. Una plataforma nos permite transmitir el Branding a los asistentes para que en todo momento exista una identificación de marca y se sapa quién hace el evento, además de tener todas las funcionalidades naturalmente integradas.

La arquitectura de un Evento Virtual y/o Híbrido

Algunas funcionalidades importantes que debería tener esta plataforma:

  • Web del Evento, Sistema de Registro, Pasarela de Pago.

Esto nos permitirá hacer marketing del evento: presentar la información básica y cuando se registren los posibles asistentes, dimensionar las capacidades de los equipos necesarios para realizar el Live Streaming. Igualmente, en eventos en donde enviamos catering o materiales a los domicilios de los asistentes nos permitirá saber a quién y a dónde tenemos que enviar.

Por supuesto si el evento es de pago nos permite que cada uno escoja el tipo de ticket que desea para que vea los contenidos de acuerdo con su perfil.

  • Plataforma para Distribución de los Contenidos.

Equivalente a la Sede del Evento. Aquí accederán los usuarios con login y password para ver el LIVE STREAMING de acuerdo con su perfil, para interactuar entre ellos en dinámicas de networking o utilizando el chat general, chat 1:1 o video llamadas 1:1, para interactuar con los ponentes mediante Q&A, contestando votaciones en vivo o participando en dinámicas de GAMIFICACION.

  • Módulo de Patrocinadores.

Con esta funcionalidad le damos visibilidad a los sponsors pudiendo definir un espacio con toda la información del Patrocinador o Expositor (enlaces a su web, vídeos, formularios, chat 1:1, chat 1: N, descarga de documentos).

  • Módulo de Gamificación.

Permite crear elementos que logran incrementar la fidelización de los asistentes al evento mediante mecánicas y elementos de juego: retos, puntos, pantallas de clasificación.  Esto ha venido a convertirse en una pieza fundamental para mantener el interés constante durante todas las fases del Evento.

  • Sistema de Respuesta de la Audiencia.

Permite que los asistentes respondan encuestas, pregunten a los ponentes, califiquen sesiones, intervengan en un chat y que los speakers hagan votaciones en vivo durante las sesiones, todo esto provoca un gran dinamismo en el evento.

  • Distribución de Contenidos Bajo Demanda.

En algunos eventos en donde se utilizan plataformas de webinars, el contenido es efímero, se acaba el evento y no hay posibilidad de acceder nuevamente a los contenidos. Existen posibilidades de tener los eventos más tiempo accesibles para los asistentes, una buena plataforma de eventos le permitirá acceder a los eventos bajo demanda una vez que el evento se haya terminado, y este acceso puede estar condicionado al perfil del asistente tal como ocurrió durante el evento en vivo, también le permitirá monetizar el contenido bajo demanda para asistentes que no hayan podido asistir virtualmente al evento en vivo en caso de eventos de pago.

  • Analíticas

Es un módulo de gran importancia en una plataforma de eventos porque nos permite obtener una radiografía de todo lo que ha pasado. Se puede determinar quién vio qué cosa y por cuánto tiempo.  Esto es de suma importancia para determinar el ROI del evento. Es fundamental tener estadísticas veraces, no basta saber cuántos están conectados sino saber quiénes están conectados, qué están viendo y por cuanto tiempo.

3.- Servicio de Producción de Streaming.

Se encargan de realizar las comunicaciones necesarias para traer a escena a los ponentes y moderadores que normalmente se encuentran en ubicaciones remotas (sus casas, oficinas o platós virtuales), producen la señal con calidad de televisión incorporando elementos innovadores como pantallas PIP, realidad virtual o realidad aumentada e incorporando otros como la traducción simultánea y trasmiten esa señal, lo ideal es que sea de manera redundante, mediante Redes Globales de Distribución de Contenidos (CDN) desde nuestra Plataforma hacia cualquier parte del mundo.

Si quieres más información acerca de cómo realizar con éxito tu evento virtual o híbrido contacta con Orquidea Technology Group nuestra experiencia en la realización de eventos virtuales será de gran ayuda para conceptualizar y ejecutar tu evento.

En este artículo sobre estrategias eficientes y creativas para aumentar el engagement virtual, analizaremos que herramientas y consejos funcionan mejor a la hora de favorecer y fomentar la participación de los asistentes en eventos virtuales e híbridos. Casi siempre, son estrategias que ya conocemos, y hemos usado para otros fines. Ahora, con una situación tan incierta como la actual, debemos analizarlas para sacar el mayor provecho de ellas y hacer crecer el engagement en los eventos online. 

A medida que los planificadores de eventos continúan haciendo el cambio a eventos virtuales e híbridos, mantener un alto nivel de compromiso de los asistentes se ha convertido en un tema aún más apremiante. Hablando con diferentes profesionales de eventos de todo el mundo, Eventmobi ha investigado cuáles son algunas estas iniciativas más efectivas y creativas que  se han implementado para aumentar el compromiso de los asistentes. 

Según Alicia Jenelle una de las  más importantes ha sido tener un orador dinámico que pueda evocar la emoción a través de la audiencia, ya sea con compasión o humorLos oradores tienen una oportunidad única para tener una experiencia muy personal con los invitados, ya que pueden ser muy cercanos y están casi de manera presencial en la oficina de los asistentes, en su salón, etc. Esto puede generar la emoción de los invitados, lo que es fundamental para mantener su compromiso. Tener a un ponente importante que te hable en casa es una experiencia especial que los asistentes habitualmente no tendrían.  

La segunda solución efectiva que su equipo ha aprovechado es tener imágenes dinámicas que involucren a los asistentes, en lugar de sólo tener una imagen más estática ayuda a mantener a los asistentes conectados con el contenidoTambién sugieren a sus clientes a que cuiden mucho la producción de cara a los oradores para asegurar que el espectador tenga la mejor experiencia dando así al asistente la mejor oportunidad de enfocar y no distraerse con fondos de oficina, filmaciones poco claras, etc. 

Por último, la presencia un componente fuera de lo online para un evento virtual es una forma divertida y eficaz de atraer a los asistentes. El envío de una caja a los hogares de los asistentes con un kit de comida, un regalo  personalizado y un obsequio especial ayuda al asistente a comprometerse con su marca de forma personal,y le permite salir por un momento de lo virtual y evitar el cansancio del Zoomy vivir además una experiencia real y personal, fuera de la pantalla. 

El compromiso de los asistentes comienza en el momento en que se envían las invitaciones y se anuncia la fecha del evento. En el Grupo de Eventos Echelon, tratan de personalizar todo de cara a los objetivos del evento incluido el cuestionario previo al eventosin embargo, bombardear a la audiencia con preguntas puede ser contraproducente, y nos recomiendan aprovechar estos cuestionarios y convertirlos en un juego donde el asistente pueda ganar un premio, ya que mantendrá el engagement e incentivará a los participantes a participar activamente.   

Otra gran manera de hacer que la gente se anime es tener algún tipo de entretenimiento o personaje famoso incluido en el eventoPuede ser un giro único e inesperado a lo que sería un encuentro bastante típico y también es una gran manera de poner en marcha el zumbido de los medios sociales. Además muchas celebridades están más inactivas en estos momentos y seguramente estén muy dispuestas a actuar de manera más económica. 

Por último tener una fuerte estrategia de social media lista para funcionar. La gente está pasando más tiempo en las redes sociales que nunca, hasta un 20% más según algunas estadísticas. Proporcionar a los asistentes un contenido consistente, relevante e interactivo antes del evento será la forma número uno de conseguir que la gente se involucre y se emocione. 

  

Según Heather Herrig la idea de crear una Happy Hour virtual o un tiempo concreto en el que conectarse ha sido popular desde marzo, y se introducen continuamente ideas increíblemente creativas e innovadoras que provocan compromiso, diversión y conexión, una situación ideal y favorable para los eventos virtuales. Relacionando esto con una robusta estrategia de social media, podríamos mencionar ejemplos de clientes que realizan streaming o directos de Instagram todos los días a las mismas horas con diferentes actividades que implican a los espectadores   

En High Beam Events, hablan del cambio repentino de los eventos e interacciones sociales y profesionales que tienen que pasar a virtuales, los profesionales de los eventos tienen que involucrar a sus asistentes y hacer que destaquen entre las muchas opciones disponibles. Una forma de destacarse, como mencionaba anteriormente Alicia Jenellees tener algo personal y tangible para quien asisteOfrecer paquetes de conferencia personalizados que se entregan a cada persona antes del evento, que contengan diferentes obsequios que se puedan utilizar durante o después del evento, se otorgan esos toques personales que asegurarán que los  invitados recuerden el evento durante las próximas semanas.  

Valerie Bihet de VIBE, explica que se han asociado  una plataforma digital que permite a nuestros asistentes interactuar más con los elementos en persona (o los oradores) del evento y entre sí. Los asistentes online pueden participar en la conversación, votar en las encuestas, plantear y responder preguntas de los oradores, y hacerlo todo en tiempo realcomo en el caso de la plataforma de eventos online de Eventmobi que se ofrece en Orquidea Technology Group. Esto es importante tanto para los asistentes como para los oradores ya que, si el evento es totalmente virtual, no tienen las expresiones faciales de la audiencia que pueden utilizar para medir la eficacia de lo que están diciendo. Los oradores deben ser capaces de interactuar con la audiencia para añadir más energía, y diversión, a la presentación. 

En los eventos del grupo Sherpa, también han estado involucrando a nuestros invitados virtuales e híbridos, no sólo fomentando el uso del chat 1:1 online sino también con encuestas y preguntas y respuestas, que como se mencionaba antes ayuda a los asistentes a interactuar más y mantener así el interésTambién se vuelve a mencionar la idea de enviar por adelantado Paquetes de Participación que pueden incluir un letrero de marca en la puerta para asegurarnos de que no se les “moleste”, signos emoji para aguantar durante la llamada u otros accesorios y regalos – ¡incluso vino! 

Ya que hablan de la importancia de desdibujar la división de la pantalla y animar a los asistentes a acondicionar su entorno para que coincida con el evento también. Mantener las sesiones cortas y añadir entretenimiento como se mencionaba también anteriormente, siempre es bueno para mantener a los asistentes observando y su energía y participación en buenos niveles.  

  

Nicole Braghin vuelve a mencionar de nuevo la idea de que los asistentes reciban una caja por correo con los artículos que se utilizarán durante la reunión. Cuando los asistentes reciben un “regalo” sienten que tienen que participar y quieren participar. Puede ser un kit de cóctel propio con el que todos los asistentes brindarán durante la reunión, bocadillos que podrán comer durante la presentación, blocs de notas y bolígrafos para usar para tomar notas en el evento, o incluso un traje o accesorio. Cualquier cosa que puedan tocar e interactuar y que se muestre y se mencione en la reunión da un toque de atención a los asistentes y los mantiene cercanos e integrados en el evento.   

En conclusión, se puede decir que una de las cuestiones más importantes, que todos los expertos señalan, sería hacer que el asistente se sienta cerca de los otros asistentes, de los ponentes y del evento en general aunque cada uno esté en su casa enviando kits de regalo con los que puedan desarollar una actividad conjunta en la distancia (desde algo parecido a un catering, hasta un momento de brindis). Además resulta muy importante tener herramientas para mantener al invitado involucrado e integrado, pudiendo ser a través de plataformas de eventos online como las que manejamos desde Orquídea Technology Group que le permiten al usuario interactuar con otros invitados o con los ponentes y también acceder a un contenido cautivador y entretenido que podrá observar en streaming. 

Artículo original vía Eventmobi

En un momento como el actual es importante fomentar las conversaciones reales y cercanas online que ayudarán a entablar conexiones más profundas entre los asistentes pese a que cada uno celebre el evento en su casa. Con las videollamadas 1:1 de EventMobi, que ofrecemos desde Orquidea, resulta muy sencillo que los asistentes se conecten en su evento virtual y tengan conversaciones significativas entre ellos o con los patrocinadores y expositores. 

  

Cuando se planifica un evento virtual, una de las preguntas clave es cómo facilitar mejor la creación de redes online efectivas. Esto es un reto para muchos organizadores, ya que no cuentan con la intimidad y cercanía de un lugar físico. En los eventos presenciales, los asistentes se encuentran con caras conocidas y nuevos contactos, durante las pausas para el café o en la sala de conferencias. Con los eventos virtuales, la dinámica ha cambiado. Los asistentes no necesariamente saben qué herramientas tienen a su disposición para conectarse con otros – o cómo usarlas de la manera más efectiva. Esto significa que debe haber un esfuerzo consciente por parte del organizador para guiar a los asistentes y motivarlopara probar funciones online que pueden ser desconocidas. 

  

Características principales para la creación de interconexiones en los eventos virtuales 

Las plataformas de eventos virtuales ofrecen una variedad de características diferentes para permitir la creación de redes de contacto entre los asistentes. Algunas de ellas se basan más en la comunidad, como los debates en grupo o el chat de cada sesión. Aquí, los asistentes pueden tener conversaciones basadas en texto con varias personas al mismo tiempo. Si bien estos foros pueden utilizarse para debatir cuestiones más importantes de su industria, también permiten a los asistentes encontrar personas con ideas afines, o de la misma ciudad o con intereses comunes. Sin embargo, cuando los asistentes desean conversar uno a uno para discutir temas importantes más a fondo, se requiere una función diferente. 

  

En estas situaciones es cuando entran en juego las charlas privadas y las videollamadasAnteriormente, los asistentes que visitaban en persona eventos que ofrecían una app del evento ya podían usar esa función de la aplicación. Podrían encontrar a otras personas a través de la lista de asistentes, enviarles un mensaje de chat solicitando una reunión, e invitarlos a una cita programada que normalmente tendría lugar en la sede del evento. Con los eventos virtuales, el proceso es el mismo – excepto que las reuniones en persona son reemplazadas por reuniones de video 1:1. 

  

Beneficios de las video reuniones 1:1 para los asistentes y expositores 

Mientras que la mayoría de los eventos de hoy en día tienen lugar online, las videollamadas 1:1 son la mejor manera de que los asistentes forjen conexiones más profundas. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con el concepto de videollamada y se sienten cómodas hablando con otros utilizando una cámara web y unos auriculares. Echar un vistazo a las casas u oficinas de los demás también ayuda a los asistentes a conocerse mejor y permite romper el hielo fácilmente, ya sea hablando un perro en el fondo, un niño que se acerca a pedir algo o un mueble inusual. 

  

Dado que los eventos virtuales están menos restringidos en términos de tiempo y espacio, ofrecen a los asistentes más flexibilidad para conectarse entre sí en su propio tiempo libre. Mientras que los centros de convenciones siempre cerrarán en algún momento, las plataformas de eventos virtuales son accesibles las 24 horas del día. Esto significa que los asistentes pueden conectarse entre sí fuera de las horas establecidas del evento – o incluso después de que éste termine. Esto puede ser mucho menos estresante que tratar de hacer encajar una reunión en un calendario repleto. 

  

Para los expositores y patrocinadores, también hay claros beneficios al conectarse con los asistentes a través de reuniones de video 1:1 en eventos virtuales. Comparado con una palacio de exposiciones lleno de gente y ruidoso, es mucho más fácil centrarse en la otra persona y tener una conversación memorable y personal desde la comodidad de su casa u oficina. Los representantes de la empresa pueden compartir sus pantallas para mostrar los productos sin tener que instalar primero el hardware en un stand en el lugar. También tienen la opción de compartir enlaces a recursos que los asistentes pueden revisar y descargar inmediatamente, en lugar de tener que llevar una bolsa llena de folletos por toda la sede de la exposición. 

 

¿Qué tipo de eventos se benefician de las videollamadas 1:1? 

El networking es una parte integral de casi cualquier tipo de evento de negocios. Incluso si el enfoque es en un aspecto diferente como la educación, conocer a otros del mismo sector es una razón importante por la que la gente elige asistir a eventos de negocios. Aquí hay algunos de los tipos de eventos más comunes que se benefician de las videollamadas 1:1: 

  

  • Eventos de asociacionesLa comunidad es uno de los principales impulsores de la afiliación a una asociación, y los eventos online son ideales para que los miembros se relacionen entre sí -sin las restricciones de costo y de viaje de los eventos en persona. 
  • Ferias de empleoLa pandemia mundial ha pasado factura al mercado laboral, por lo que es más importante que nunca favorecer las conversaciones entre los empleadores y los solicitantes de empleo en un entorno seguro y cómodo. 
  • Eventos internos de la empresaEspecialmente para las grandes empresas internacionales, los eventos virtuales son ideales para reunir a los empleados con fines educativos y de formación de equipos. Las reuniones de video 1:1 pueden combinarse con juego para fomentar nuevas conexiones entre los empleados. 
  • Conferencias de la industriaLos grandes organizadores de conferencias pueden impulsar la generación de contactos para sus expositores y patrocinadores ofreciendo videollamadas 1:1 entre los representantes de la empresa y los asistentes. 

  

La solución fácil de usar de EventMobi para video reuniones 1:1 

Como muchos asistentes son nuevos en los eventos virtuales, Eventmobi ha implementado todas las características necesarias para que sean intuitivas y fáciles de usar. Sería ideal que los organizadores comuniquen qué características clave estarán disponibles y ofrezcan instrucciones antes del evento. De esta manera, los asistentes pueden familiarizarse con la plataforma de antemano y aprovechar al máximo las herramientas que les ayudarán a alcanzar los objetivos del evento. 

  

Para utilizar la función de videollamadas 1:1 dentro de las apps de EventMobi, los usuarios sólo tienen que navegar hasta la lista de asistentes y encontrar a la persona con la que les gustaría conectarse. En el perfil personal de ese asistente, los usuarios entonces hacen clic en el botón “Programar una reunión”. A continuación se describen las funciones y pasos a seguir para hacer el mejor uso de las reuniones en video 1:1: 

  

  1. Programe una video reunión 1:1 seleccionando un asistente de la lista. A continuación se les pedirá que introduzcan los detalles de la reunión, incluyendo la hora y el lugar, así como un mensaje personal. Para programar una reunión de video 1:1, deben marcar la casilla “Reunión de video”.
  2.  Programar una hora para una videoconferencia 1:1. Una vez enviada la invitación a la reunión, el invitado recibirá una notificación por correo electrónico y dentro de la app. La invitación puede entonces ser aceptada o rechazada por el destinatario. El remitente puede ver el estado actual de la invitación desde el área de Mensajes del Tablero de Asistencia.
  3. Ver las invitaciones a reuniones en video 1:1 dentro del Espacio Virtual. Se puede acceder a las reuniones que han sido aceptadas desde el área de Mensajes o desde el área de Agenda del Tablero de Asistencia. Para unirse a la videoconferencia, cada asistente sólo tendrá que hacer clic en el botón “unirse a la reunión”.
  4. Unirse a las reuniones de video 1:1 de su agenda personal. Al unirse a la reunión, se abrirá una nueva pestaña con la ventana de la Videollamada 1:1 de la app. Aquí, los usuarios podrán reunirse cara a cara, compartir sus pantallas y chatear por texto directamente desde la sala de reuniones. Esta sala estará disponible para ambas partes durante 24 horas, así que incluso si la reunión comienza o se retrasa, ¡no tendrán que preocuparse por la reprogramación! 
  5. Acepta la videollamada 1:1 fácilmente. Los expositores y patrocinadores tienen la opción de añadir representantes de la empresa a su stand virtual. Los asistentes pueden programar una reunión con ellos de manera sencilla navegando al perfil personal del representante. 

 

Para concluir, es importante recordar que las videollamadas 1:1 entre asistentes, expositores o patrocinadores son una gran manera de favorecer el contacto cercano y personal que se ha visto afectado por el contexto mundial actual. En Orquidea podemos ayudarte a que ofrezcas el mejor servicio de video reuniones 1:1 dentro de la app para que tus asistentes se sientan involucrados en el evento y más cerca de los otros participantes. 

Artículo original vía Eventmobi.

Saber cómo utilizar eficazmente las redes sociales en cada etapa de tu evento y mantenerse al día para ampliar el alcance del mismo, puede ser un obstáculo a superar para los profesionales expertos de redes sociales u organizadores de eventos. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar la distribución de contenido y ser eficiente en lo que realmente funciona, por lo que una de las decisiones más acertadas es centrar tus esfuerzos en una estrategia de redes sociales para que tu evento logre un mayor impacto.

Independientemente del tamaño del evento, atraer a la audiencia a través de múltiples canales antes, durante y después requiere una planificación cuidadosa, una ejecución dedicada in situ y una edición meticulosa cuando todo termina. Existen muchas herramientas en el mercado actual que pueden ayudarte a gestionar y distribuir todo el contenido de redes sociales (p. ej.: Hootsuite, Buffer, SocialPilot, etc). Están diseñadas para agilizar el proceso de difundir el contenido debido a que ofrecen la posibilidad de programar y compartir el contenido más impactante e interesante para tu público en las diferentes redes sociales simultáneamente.

Por otro lado, medir y evaluar cual ha sido el impacto es un punto clave para seguir mejorando. Es importante que, independientemente de la cantidad de contenido que se comparta, debe ser útil para medir el impacto, tanto en tiempo real como en múltiples eventos, para así poder entender qué contenido, qué personas influyentes y el momento adecuado en que los mensajes sociales tiene el mayor impacto.

 

Organiza, ejecuta y evalúa tu campaña de redes sociales

Para enfocar la campaña como un proceso de tres fases, primero considera cuáles son tus objetivos de campaña y aprovecha el kit de herramientas de redes sociales para supervisar fácilmente los múltiples canales sociales en cada etapa de tu evento.

 

Aumenta el engagement, agiliza el registro, y difunde la imagen de la marca

Las redes sociales ofrecen una mayor oportunidad de construir y fomentar una comunidad tanto para tus asistentes del evento como para la audiencia en general. Si desarrollas esta idea darás poder a tu público y a los asistentes para que participen en una conversación auténtica que dará profundidad y significado a ese importante evento. Recuerda que la calidad y la emoción con la que lo estás expresando son tan importantes como el número de veces que menciones el hashtag de tu evento.

A continuación, divide tu estrategia de marketing de eventos en tres etapas separadas, establece objetivos específicos para cada fase, e identifica las plataformas en las que la audiencia es más activa para aumentar el impacto de tu mensaje.

Paso 1: Antes de su evento

Antes de tu evento, necesitas dar a conocer tu marca para aumentar el registro y la asistencia. Para ello, utiliza las distintas plataformas sociales existentes (LinkedIn, Instagram, Facebook, y Twitter) para difundir la palabra clave con la que tus usuarios identificarán tu evento.  Además de utilizar los medios tradicionales, también puedes utilizar anuncios en las redes sociales para amplificar tu mensaje más rápido.

Inicia una conversación en las redes sociales creando un hashtag único para el evento que permita a tu audiencia comunicarse entre sí en línea. Incorpora también otros hashtags temáticos que hablen del sector de tu evento cuando publiques; esto te ayudará a llegar a una amplia audiencia adecuada con intereses similares.

Esta etapa de la campaña es perfecta para empezar a relacionarse con personas influyentes del sector para alcanzar una audiencia más amplia. Al elegir los hashtags, serás más conocido fuera de la red inmediata ya que tus asistentes podrán identificarle fácilmente.

Crea y diseña contenido que se adapte a tus asistentes, utiliza citas de eventos anteriores y asegúrate de enlazar a tu audiencia a la página de registro del evento. Además, si el equipo de marketing crea una historia emocionante con un diseño determinado, podrás desarrollar un ambiente proactivo por parte de los asistentes.  A través de las nuevas tecnologías de las redes sociales puedes crear una experiencia de usuario impactante. Aquí tienes algunos ejemplos:

  • Instagram: Esta plataforma cuenta con diversos efectos que favorecen a la interactividad de los usuarios. Actualmente, está probando un nuevo “sticker” ‘Invitaciones’ que te permitirá añadir detalles de tu próximo evento (incluyendo el título, fecha y lugar) y añadirlo en tus Historias. Tu público podrá confirmar su asistencia directamente en ese sticker, así que aprovecha esta función tan dinámica que ofrece la plataforma.
  • Facebook: Ofrece unos filtros de realidad aumentada que permiten que tu público “probarse” virtualmente elementos del branding de marca o del mismo evento, ver la ubicación del evento y compartir el mensaje a través de sus historias o posts.

Utilizando cualquiera de las dos tecnologías, tu audiencia te podrá ayudar a la hora de difundir la marca y trasmitir el mensaje a sus seguidores.

Paso 2: Durante su evento

Durante tu evento, aumenta las actividades en el sitio para animar a los asistentes a seguir y compartir.  Para amplificar los temas clave e inspirar a la audiencia a que siga publicando sus impresiones sobre el evento, el equipo de marketing tiene que capturar y difundir el contenido generado por el usuario (CGU). Por ello, mantén claro el enfoque tanto de las publicaciones visuales y de contenido de las historias de Instagram como las rápidas actualizaciones del contenido y las reacciones de los asistentes.

Identifica los temas de interés de las actividades de tu evento y participa en la conversación. Anima a tus asistentes a crear publicaciones que despierten curiosidad y pide a las personas influyentes que utilicen tu filtro de RA (realidad aumentada) de marca, asegurándote de que etiqueten el feed del evento en tus historias de Instagram o Facebook. Los efectos de realidad aumentada de marca personalizados se pueden crear para incluir en Instagram, Facebook, o se pueden promocionar directamente a través de correos electrónicos, anuncios online o con un enlace desde la aplicación de eventos para móviles.

Muestra el CGU (contenido generado por el usuario) en tiempo real en las pantallas de tu evento o en la página web (o con el nuevo Muro de Redes Sociales de EventMobi) y proyecta también el mejor contenido para impulsar la participación en el sitio y permite que los asistentes compartan sus experiencias transmitiendo en vivo sus publicaciones en redes sociales durante el evento. Esto será perfecto para ayudar a reunir a los asistentes en eventos de múltiples centros y maximizar así el alcance del evento.

Paso 3: Después de su evento

Después del evento, crea publicaciones breves e impactantes en LinkedIn o Facebook que muestren los resultados y celebren los aprendizajes y las tomas clave. Asegúrate de incluir algunos clips de vídeo que ayuden a contar la historia de tu evento, y utiliza los mismos hashtags para extender el alcance de estos posts. Además, etiqueta a los asistentes para que puedan encontrar y compartir fácilmente.

En Instagram, crea diseños creativos que capten la atención de tus usuarios y añade las mejores historias de tu equipo y los asistentes con filtros de RA. Puedes organizarlas por los temas más emocionantes, por las ofertas o por supuesto, por las imágenes de la fiesta más divertidas. En Twitter, retuitea las menciones de tu evento por parte de los asistentes para fomentar la conversación y la idea de comunidad.

Eventmobi, cuenta con un nuevo servicio de Social Dashboard que dispone de herramientas fáciles de usar diseñadas específicamente para eventos públicos, ferias y conferencias. Para que programar y monitorear tus canales de redes sociales, medir el impacto de tus publicaciones y entender los sentimientos de tus “influencers” y de la audiencia se haga más fácil.

Una de sus funcionalidades es “Influencer”, con una lista de los 1000 principales influencers relevantes para tu marca o keyword, en Twitter e Instagram.

Además te permitirá:

  • Medir, evaluar y analizar el impacto que tienen los hashtags y posts publicados.
  • Rastrear quienes son tus influencers y seguidores para asegurar que tu audiencia te escucha.
  • Dar recomendaciones personalizadas con el contenido y mensaje adecuado para generar engagement con cada publicación.

El Social Dashboard de EventMobi permite realizar un seguimiento de los mensajes y las menciones de su hashtag en tiempo real, y así te proporciona los resultados sin necesidad de realizar un análisis posterior y también cuenta con la herramienta de Análisis Competitivo la cual permite comparar tus cuentas sociales con las de sus competidores, de modo que puedes ver rápido y fácilmente quién tiene más seguidores, mejor engagement y mayor alcance.

En conclusión todos estos pasos y herramientas como el Dashboard de Eventmobi te ayudarán a entender qué tipo de contenido fue el más atractivo y qué publicaciones tuvieron éxito. Además, gracias a esto, sabrás quién está liderando la conversación y por qué, para que puedas enriquecer tu estrategia y alcanzar un mejor posicionamiento en futuros eventos.

Saca partido a las redes sociales en cada etapa de tu evento captando a tus asistentes de una manera intuitiva, dinámica y atractiva. Orquidea y Eventmobi pueden ayudarte a conquistar a tus asistentes con eventos muy personalizados y una experiencia inolvidable para el usuario. ¿Hablamos?

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/how-to-effectively-use-social-media-at-every-stage-of-your-event

La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.

Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

 

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir

Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca.

Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

 

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto

Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.

A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.

La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

 

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público

Lo primero es conocer y comprender a tu público.

Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.

Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Se coherente con todos los mensajes que quieres transmitir

Hoy en día, los profesionales de marketing asocian la marca a un conjunto de estilos definidos y a la identidad que debe estar reflejada en cada una de las partes del evento, incluyendo sesiones, lugares, sitios web y contenido.

En ocasiones es bueno hacerse la pregunta de qué necesidades podrías ayudar a satisfacer. Relaciona la marca con las necesidades de la audiencia. Para ello, crea un nicho que pueda reforzar tus mensajes para que puedas dejar de competir con otros eventos similares, y darle un giro a tu evento que atraiga la atención sobre él. Además, es recomendable abordar los intereses de tu audiencia para que forme parte de la marca.

Dándole a tu evento la propia identidad de marca alineada con los valores de tu audiencia, la marca de tu evento se convierte en el producto de una historia recíproca que tus asistentes te ayudarán a contar.

La marca no solo depende de ti, tanto la audiencia como el equipo de Marketing van ligados al propósito y los valores compartidos. Por ello, debes de escuchar las opiniones sobre tu evento a través de redes sociales o foros y seguidamente, revisar y analizar los resultados.

En ocasiones, se produce una co-creación o realineación, lo que no significa una perdida de control sobre tu marca, si no una oportunidad para construir conexiones satisfactorias entre tu evento y la audiencia y a su vez, poder crear una comunidad más grande de clientes reales.

En conclusión, las marcas son más que fuentes y colores. Por eso, persigue el valor que tiene un mensaje impactante y llévalo a todas las partes del evento. Considera revisar y reestructurar algunos aspectos de tus eventos para crear una experiencia única que atraiga a un público más amplio. Y deja que el público tenga voz. Incorpora aspectos atractivos para la audiencia e interésate por el feedback para dar forma a la marca y crear lealtad. Por último crea un mensaje más enfocado que transmita mejor las expectativas sobre la experiencia que quieres crear a tus asistentes y que comunique tus valores de una manera sublime.

Nuestra tecnología para eventos te permite reforzar y alinear tus valores de branding y acercarlos más a tus asistentes. ¡Visita nuestra web y descubre todas las ventajas que ofrecemos!

Organizar una conferencia médica de manera exitosa presenta algunos desafíos más que una reunión media. Existen diferentes expectativas entre audiencias y el nivel de aprendizaje a menudo está dictado por la educación o especialización de los asistentes. Pero si estás preparado para el desafío, esta guía te ayudará planificar tu conferencia médica con éxito. 

Formación, sedes, tecnologías, conexiones con patrocinadores y el diseño de experiencias personalizadas son las claves para crear un evento único, que aporte un valor añadido a tus asistentes, haga que tus ponentes se sientan cómodos y posiciona tu marca dentro de la comunidad médica.

Para obtener más información sobre el diseño de eventos farmacéuticos, descarga nuestro libro electrónico de forma gratuita, Conferencias médicas: La guía para garantizar el éxito.

[vc_custom_heading]Descarga nuestra guía ahora[/vc_custom_heading]

Ingresa tu nombre y correo electrónico y te haremos llegar el enlace de descarga de la Guía a tu correo electrónico.





    • [wpgdprc "Al usar este formulario accedes al almacenamiento y gestión de tus datos por parte de esta web."]

    Como planificador de eventos, es probable que dependas de varios flujos de ingresos por eventos paralelos al patrocinio, tales como la venta de entradas, merchandising, reservas de hotel, talleres o sesiones de pago y patrocinios.

    Si bien es suficiente este dinero para cubrir los costes de tu evento, lo que realmente puede marcar la diferencia en tu presupuesto es generar ingresos constantes y de confianza. Desarrollar relaciones sólidas con los patrocinadores que están interesados ​​en llegar a tus asistentes puede marcar la diferencia entre tener fondos suficientes para llevar a cabo un evento decente o uno increíble y memorable, al mismo tiempo que se obtienen beneficios.

    El desafío es que los patrocinadores, actualmente, se vuelven más exigentes en las oportunidades en las que invierten. Algunos pasan por alto los beneficios tradicionales que no pueden generar un retorno de la inversión claro, centrando el gasto de patrocinio en oportunidades de activación más mensurables, como juegos patrocinados, wifi, o aplicaciones móviles que puedan mostrar un claro retorno de la inversión, ya sea una mayor participación de los asistentes o un mayor conocimiento de la marca.

    Para obtener más información sobre las estrategias de patrocinios, descarga el libro electrónico gratuito, Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento.

    [vc_custom_heading]Descarga nuestra guía ahora[/vc_custom_heading]

    Ingresa tu nombre y correo electrónico y te haremos llegar el enlace de descarga de la Guía a tu correo electrónico.





      • [wpgdprc "Al usar este formulario accedes al almacenamiento y gestión de tus datos por parte de esta web."]

      Los organizadores han usado desde sus inicios varios métodos para involucrar a los asistentes. Desde los asistentes a las ferias comerciales que deambulaban con un papel sellado por los expositores a los mandos de votación manual, las dinámicas de los eventos evolucionan con el paso del tiempo.

      A medida que los smartphones y las tablets se abren paso en nuestra vida cotidiana (y en los eventos), ¿Están suponiendo un cambio como no hemos visto en el pasado? ¿Es este otro cambio que los profesionales deben afrontar, como la digitalización de registros o la gamificación? ¿Requiere un cambio radical en la forma en que pensamos involucrar a los asistentes?

      Para hacernos una idea hemos extraído los datos de 2016 y 2017 (hasta el mes de Octubre) con más de 2,500 reuniones y conferencias profesionales que tuvieron lugar alrededor de todo el mundo.

      Para obtener más información sobre el engagement en eventos y conferencias, descargue el libro electrónico gratuito, la Guía de Engagement para eventos de Eventmobi.

      Guía de Engagement para eventos

      Descarga nuestra guía ahora

      Ingresa tu nombre y correo electrónico y te haremos llegar el enlace de descarga de la Guía a tu correo electrónico.





        • [wpgdprc "Al usar este formulario accedes al almacenamiento y gestión de tus datos por parte de esta web."]