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Saber cómo utilizar eficazmente las redes sociales en cada etapa de tu evento y mantenerse al día para ampliar el alcance del mismo, puede ser un obstáculo a superar para los profesionales expertos de redes sociales u organizadores de eventos. La utilización de herramientas adecuadas puede simplificar la distribución de contenido y ser eficiente en lo que realmente funciona, por lo que una de las decisiones más acertadas es centrar tus esfuerzos en una estrategia de redes sociales para que tu evento logre un mayor impacto.

Independientemente del tamaño del evento, atraer a la audiencia a través de múltiples canales antes, durante y después requiere una planificación cuidadosa, una ejecución dedicada in situ y una edición meticulosa cuando todo termina. Existen muchas herramientas en el mercado actual que pueden ayudarte a gestionar y distribuir todo el contenido de redes sociales (p. ej.: Hootsuite, Buffer, SocialPilot, etc). Están diseñadas para agilizar el proceso de difundir el contenido debido a que ofrecen la posibilidad de programar y compartir el contenido más impactante e interesante para tu público en las diferentes redes sociales simultáneamente.

Por otro lado, medir y evaluar cual ha sido el impacto es un punto clave para seguir mejorando. Es importante que, independientemente de la cantidad de contenido que se comparta, debe ser útil para medir el impacto, tanto en tiempo real como en múltiples eventos, para así poder entender qué contenido, qué personas influyentes y el momento adecuado en que los mensajes sociales tiene el mayor impacto.

 

Organiza, ejecuta y evalúa tu campaña de redes sociales

Para enfocar la campaña como un proceso de tres fases, primero considera cuáles son tus objetivos de campaña y aprovecha el kit de herramientas de redes sociales para supervisar fácilmente los múltiples canales sociales en cada etapa de tu evento.

 

Aumenta el engagement, agiliza el registro, y difunde la imagen de la marca

Las redes sociales ofrecen una mayor oportunidad de construir y fomentar una comunidad tanto para tus asistentes del evento como para la audiencia en general. Si desarrollas esta idea darás poder a tu público y a los asistentes para que participen en una conversación auténtica que dará profundidad y significado a ese importante evento. Recuerda que la calidad y la emoción con la que lo estás expresando son tan importantes como el número de veces que menciones el hashtag de tu evento.

A continuación, divide tu estrategia de marketing de eventos en tres etapas separadas, establece objetivos específicos para cada fase, e identifica las plataformas en las que la audiencia es más activa para aumentar el impacto de tu mensaje.

Paso 1: Antes de su evento

Antes de tu evento, necesitas dar a conocer tu marca para aumentar el registro y la asistencia. Para ello, utiliza las distintas plataformas sociales existentes (LinkedIn, Instagram, Facebook, y Twitter) para difundir la palabra clave con la que tus usuarios identificarán tu evento.  Además de utilizar los medios tradicionales, también puedes utilizar anuncios en las redes sociales para amplificar tu mensaje más rápido.

Inicia una conversación en las redes sociales creando un hashtag único para el evento que permita a tu audiencia comunicarse entre sí en línea. Incorpora también otros hashtags temáticos que hablen del sector de tu evento cuando publiques; esto te ayudará a llegar a una amplia audiencia adecuada con intereses similares.

Esta etapa de la campaña es perfecta para empezar a relacionarse con personas influyentes del sector para alcanzar una audiencia más amplia. Al elegir los hashtags, serás más conocido fuera de la red inmediata ya que tus asistentes podrán identificarle fácilmente.

Crea y diseña contenido que se adapte a tus asistentes, utiliza citas de eventos anteriores y asegúrate de enlazar a tu audiencia a la página de registro del evento. Además, si el equipo de marketing crea una historia emocionante con un diseño determinado, podrás desarrollar un ambiente proactivo por parte de los asistentes.  A través de las nuevas tecnologías de las redes sociales puedes crear una experiencia de usuario impactante. Aquí tienes algunos ejemplos:

  • Instagram: Esta plataforma cuenta con diversos efectos que favorecen a la interactividad de los usuarios. Actualmente, está probando un nuevo “sticker” ‘Invitaciones’ que te permitirá añadir detalles de tu próximo evento (incluyendo el título, fecha y lugar) y añadirlo en tus Historias. Tu público podrá confirmar su asistencia directamente en ese sticker, así que aprovecha esta función tan dinámica que ofrece la plataforma.
  • Facebook: Ofrece unos filtros de realidad aumentada que permiten que tu público “probarse” virtualmente elementos del branding de marca o del mismo evento, ver la ubicación del evento y compartir el mensaje a través de sus historias o posts.

Utilizando cualquiera de las dos tecnologías, tu audiencia te podrá ayudar a la hora de difundir la marca y trasmitir el mensaje a sus seguidores.

Paso 2: Durante su evento

Durante tu evento, aumenta las actividades en el sitio para animar a los asistentes a seguir y compartir.  Para amplificar los temas clave e inspirar a la audiencia a que siga publicando sus impresiones sobre el evento, el equipo de marketing tiene que capturar y difundir el contenido generado por el usuario (CGU). Por ello, mantén claro el enfoque tanto de las publicaciones visuales y de contenido de las historias de Instagram como las rápidas actualizaciones del contenido y las reacciones de los asistentes.

Identifica los temas de interés de las actividades de tu evento y participa en la conversación. Anima a tus asistentes a crear publicaciones que despierten curiosidad y pide a las personas influyentes que utilicen tu filtro de RA (realidad aumentada) de marca, asegurándote de que etiqueten el feed del evento en tus historias de Instagram o Facebook. Los efectos de realidad aumentada de marca personalizados se pueden crear para incluir en Instagram, Facebook, o se pueden promocionar directamente a través de correos electrónicos, anuncios online o con un enlace desde la aplicación de eventos para móviles.

Muestra el CGU (contenido generado por el usuario) en tiempo real en las pantallas de tu evento o en la página web (o con el nuevo Muro de Redes Sociales de EventMobi) y proyecta también el mejor contenido para impulsar la participación en el sitio y permite que los asistentes compartan sus experiencias transmitiendo en vivo sus publicaciones en redes sociales durante el evento. Esto será perfecto para ayudar a reunir a los asistentes en eventos de múltiples centros y maximizar así el alcance del evento.

Paso 3: Después de su evento

Después del evento, crea publicaciones breves e impactantes en LinkedIn o Facebook que muestren los resultados y celebren los aprendizajes y las tomas clave. Asegúrate de incluir algunos clips de vídeo que ayuden a contar la historia de tu evento, y utiliza los mismos hashtags para extender el alcance de estos posts. Además, etiqueta a los asistentes para que puedan encontrar y compartir fácilmente.

En Instagram, crea diseños creativos que capten la atención de tus usuarios y añade las mejores historias de tu equipo y los asistentes con filtros de RA. Puedes organizarlas por los temas más emocionantes, por las ofertas o por supuesto, por las imágenes de la fiesta más divertidas. En Twitter, retuitea las menciones de tu evento por parte de los asistentes para fomentar la conversación y la idea de comunidad.

Eventmobi, cuenta con un nuevo servicio de Social Dashboard que dispone de herramientas fáciles de usar diseñadas específicamente para eventos públicos, ferias y conferencias. Para que programar y monitorear tus canales de redes sociales, medir el impacto de tus publicaciones y entender los sentimientos de tus “influencers” y de la audiencia se haga más fácil.

Una de sus funcionalidades es “Influencer”, con una lista de los 1000 principales influencers relevantes para tu marca o keyword, en Twitter e Instagram.

Además te permitirá:

  • Medir, evaluar y analizar el impacto que tienen los hashtags y posts publicados.
  • Rastrear quienes son tus influencers y seguidores para asegurar que tu audiencia te escucha.
  • Dar recomendaciones personalizadas con el contenido y mensaje adecuado para generar engagement con cada publicación.

El Social Dashboard de EventMobi permite realizar un seguimiento de los mensajes y las menciones de su hashtag en tiempo real, y así te proporciona los resultados sin necesidad de realizar un análisis posterior y también cuenta con la herramienta de Análisis Competitivo la cual permite comparar tus cuentas sociales con las de sus competidores, de modo que puedes ver rápido y fácilmente quién tiene más seguidores, mejor engagement y mayor alcance.

En conclusión todos estos pasos y herramientas como el Dashboard de Eventmobi te ayudarán a entender qué tipo de contenido fue el más atractivo y qué publicaciones tuvieron éxito. Además, gracias a esto, sabrás quién está liderando la conversación y por qué, para que puedas enriquecer tu estrategia y alcanzar un mejor posicionamiento en futuros eventos.

Saca partido a las redes sociales en cada etapa de tu evento captando a tus asistentes de una manera intuitiva, dinámica y atractiva. Orquidea y Eventmobi pueden ayudarte a conquistar a tus asistentes con eventos muy personalizados y una experiencia inolvidable para el usuario. ¿Hablamos?

*Artículo de referencia: eventmobi.com/blog/how-to-effectively-use-social-media-at-every-stage-of-your-event

La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.

Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

 

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir

Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca.

Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

 

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto

Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.

A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.

La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

 

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público

Lo primero es conocer y comprender a tu público.

Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.

Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Se coherente con todos los mensajes que quieres transmitir

Hoy en día, los profesionales de marketing asocian la marca a un conjunto de estilos definidos y a la identidad que debe estar reflejada en cada una de las partes del evento, incluyendo sesiones, lugares, sitios web y contenido.

En ocasiones es bueno hacerse la pregunta de qué necesidades podrías ayudar a satisfacer. Relaciona la marca con las necesidades de la audiencia. Para ello, crea un nicho que pueda reforzar tus mensajes para que puedas dejar de competir con otros eventos similares, y darle un giro a tu evento que atraiga la atención sobre él. Además, es recomendable abordar los intereses de tu audiencia para que forme parte de la marca.

Dándole a tu evento la propia identidad de marca alineada con los valores de tu audiencia, la marca de tu evento se convierte en el producto de una historia recíproca que tus asistentes te ayudarán a contar.

La marca no solo depende de ti, tanto la audiencia como el equipo de Marketing van ligados al propósito y los valores compartidos. Por ello, debes de escuchar las opiniones sobre tu evento a través de redes sociales o foros y seguidamente, revisar y analizar los resultados.

En ocasiones, se produce una co-creación o realineación, lo que no significa una perdida de control sobre tu marca, si no una oportunidad para construir conexiones satisfactorias entre tu evento y la audiencia y a su vez, poder crear una comunidad más grande de clientes reales.

En conclusión, las marcas son más que fuentes y colores. Por eso, persigue el valor que tiene un mensaje impactante y llévalo a todas las partes del evento. Considera revisar y reestructurar algunos aspectos de tus eventos para crear una experiencia única que atraiga a un público más amplio. Y deja que el público tenga voz. Incorpora aspectos atractivos para la audiencia e interésate por el feedback para dar forma a la marca y crear lealtad. Por último crea un mensaje más enfocado que transmita mejor las expectativas sobre la experiencia que quieres crear a tus asistentes y que comunique tus valores de una manera sublime.

Nuestra tecnología para eventos te permite reforzar y alinear tus valores de branding y acercarlos más a tus asistentes. ¡Visita nuestra web y descubre todas las ventajas que ofrecemos!

Organizar una conferencia médica de manera exitosa presenta algunos desafíos más que una reunión media. Existen diferentes expectativas entre audiencias y el nivel de aprendizaje a menudo está dictado por la educación o especialización de los asistentes. Pero si estás preparado para el desafío, esta guía te ayudará planificar tu conferencia médica con éxito. 

Formación, sedes, tecnologías, conexiones con patrocinadores y el diseño de experiencias personalizadas son las claves para crear un evento único, que aporte un valor añadido a tus asistentes, haga que tus ponentes se sientan cómodos y posiciona tu marca dentro de la comunidad médica.

Para obtener más información sobre el diseño de eventos farmacéuticos, descarga nuestro libro electrónico de forma gratuita, Conferencias médicas: La guía para garantizar el éxito.

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Como planificador de eventos, es probable que dependas de varios flujos de ingresos por eventos paralelos al patrocinio, tales como la venta de entradas, merchandising, reservas de hotel, talleres o sesiones de pago y patrocinios.

Si bien es suficiente este dinero para cubrir los costes de tu evento, lo que realmente puede marcar la diferencia en tu presupuesto es generar ingresos constantes y de confianza. Desarrollar relaciones sólidas con los patrocinadores que están interesados ​​en llegar a tus asistentes puede marcar la diferencia entre tener fondos suficientes para llevar a cabo un evento decente o uno increíble y memorable, al mismo tiempo que se obtienen beneficios.

El desafío es que los patrocinadores, actualmente, se vuelven más exigentes en las oportunidades en las que invierten. Algunos pasan por alto los beneficios tradicionales que no pueden generar un retorno de la inversión claro, centrando el gasto de patrocinio en oportunidades de activación más mensurables, como juegos patrocinados, wifi, o aplicaciones móviles que puedan mostrar un claro retorno de la inversión, ya sea una mayor participación de los asistentes o un mayor conocimiento de la marca.

Para obtener más información sobre las estrategias de patrocinios, descarga el libro electrónico gratuito, Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento.

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Los organizadores han usado desde sus inicios varios métodos para involucrar a los asistentes. Desde los asistentes a las ferias comerciales que deambulaban con un papel sellado por los expositores a los mandos de votación manual, las dinámicas de los eventos evolucionan con el paso del tiempo.

A medida que los smartphones y las tablets se abren paso en nuestra vida cotidiana (y en los eventos), ¿Están suponiendo un cambio como no hemos visto en el pasado? ¿Es este otro cambio que los profesionales deben afrontar, como la digitalización de registros o la gamificación? ¿Requiere un cambio radical en la forma en que pensamos involucrar a los asistentes?

Para hacernos una idea hemos extraído los datos de 2016 y 2017 (hasta el mes de Octubre) con más de 2,500 reuniones y conferencias profesionales que tuvieron lugar alrededor de todo el mundo.

Para obtener más información sobre el engagement en eventos y conferencias, descargue el libro electrónico gratuito, la Guía de Engagement para eventos de Eventmobi.

Guía de Engagement para eventos

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Los eventos se encuentran en constante cambio y adaptación a las necesidades de los organizadores y a las exigencias de un público que, cada vez más, valora la experiencia de marca.

En Orquidea somos conscientes de ello, y hemos desarrollado soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades de cada cliente para potenciar la conexión con los asistentes y convertir cada evento en una experiencia única.

¿Cómo lo hacemos? Te lo contamos…

Cómo la tecnología cambia un evento en 9 pasos

Como profesional de eventos, sabes que cada evento es diferente. Sí, habrá similitudes, por supuesto, pero los nuevos elementos siempre hacen que el trabajo sea diferente y emocionante.

Y para cada evento, un público y una estrategia de marketing distinta. Para ello te traemos la “Guía de Marketing de Apps para eventos“, donde podrás descubrir cómo elaborar un mensaje dirigido a tus asistentes que aporte valor y sea personalizado, como elegir los canales de comunicación más oportunos para cada ocasión, aprovechar los elementos del evento y analizar los resultados obtenidos para sacar el máximo provecho de tu App.

Para obtener más información descarga ya el libro electrónico gratuito, la “Guía de Marketing de Apps para eventos”.

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Los juegos usan mecánicas probadas y comprobadas para “enganchar” a los asistentes y esta guía le mostrará como apoyarse en ellas durante las actividades de divertimento para reforzar sus objetivos de networking. La Gamificación es una estrategia, no simplemente una herramienta tecnológica.

Los objetivos claros, el diseño del concepto, la promoción y la ejecución son críticos para el éxito de su juego. Para asegurar que esté tomando todos los pasos necesarios, hemos separado el proceso en siete etapas, desde identificar su objetivo hasta medir su éxito.

Todos y cada uno de los eventos deben ser diferentes del anterior. Escribir los objetivos con mucho detalle nos servirá como marco de referencia para construir el evento alrededor de esto e implementar la tecnología sobre la que se basa.

Para obtener más información sobre la gamificación en eventos y conferencias, descargue el libro electrónico gratuito, la Guía para la Implementación del Juego de Networking entre asistentes.

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Los juegos son más frecuentes que nunca. A partir de las consolas de juegos populares, a la popularidad de los teléfonos móviles, los juegos exigen atención y compromiso – algo que las empresas están ganando rápidamente.

Gamificación en eventos es el uso de la mecánica del juego para involucrar a los asistentes, modificar el comportamiento de los participantes y lograr las metas del evento.

Estas antiguas dinámicas de juego se han implementado de manera estratégica para crear la competencia, impulsar los comportamientos deseados, e involucrar a los jugadores en la solución de problemas del mundo real. Starbucks, Air Miles, y Bell Media han estado utilizando gamificación como programas de recompensas de fidelidad para aumentar la retención de clientes durante años. El diseño de estas acciones depende de sus objetivos, que dependen de la composición de su evento, y es por eso vamos a explorar la gamificación en eventos.

La Gamificación en eventos no se trata de convertir su conferencia en una competición o un videojuego. Es una estrategia donde se aplica la mecánica del juego, la dinámica y el diseño (por ejemplo, tablas de clasificación, las limitaciones de tiempo, y las reglas de juego) para amplificar la experiencia final de los asistente y lograr sus objetivos.

Para obtener más información sobre la gamificación en eventos y conferencias, descargue el libro electrónico gratuito, la Guía para Gamificación en Eventos.

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Lanzamientos, conferencias, reuniones de juntas, ferias, y la lista continúa. Cada caso es diferente y cada asistente tiene necesidades y objetivos únicos. Personalice la imagen de su App para evento, la marca y la navegación para satisfacer las necesidades de su reunión. Ningún evento es el mismo, por lo que ninguna App para evento tampoco debería serla.

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Hemos recopilado ejemplos e ideas de los planificadores y los vendedores en más de 40 países sobre cómo han diseñado sus Apps de eventos. Usando unos sencillos consejos y trucos con la personalización de pinchar y arrastrar, los planificadores están haciendo un gran impacto en las experiencias de sus asistentes.

Su guía gratuita incluye:

  • Encuestas en Vivo: un caso de estudio
  • Los mejores consejos de diseño para su Pantalla de Inicio
  • “Contenido contextuales” – lo que significa y para qué lo necesita ahora
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