Consejos

Ya has tomado la mejor decisión y utilizarás una App para eventos en tu próximo Congreso, Conferencia, Reunión de Compañía o viaje de incentivo. ¿Qué hacer para que tus asistentes conozcan tu app para eventos?

Los organizadores de eventos pierden recursos y las ventajas que proporciona una app para eventos al no dar a conocerla. La clave es promover activamente tu app para eventos y tu plataforma de networking para crear un valor real. A continuación, te proporcionamos unos consejos para aprovechar al máximo el potencial de tu aplicación.

No hay tiempo que perder

En cuanto tus asistentes se registren, empieza a promover el valor de tu aplicación. El correo de registro que reciben de manera inmediata es el momento perfecto para incluir los beneficios de tu app para eventos con enlaces de descarga.

Incluye los accesos a redes sociales y a la descarga de tu app en los correos electrónicos, sitio web, redes sociales, acreditaciones o en el mismo mostrador de registro el día del evento para hacerlos más accesibles.

El correo es el aliado de tu App para eventos

Envía un correo electrónico dedicado a cada participante registrado con una llamada clara a la acción para descargar tu app para eventos. Si agobias a tus asistentes con multitud de enlaces e información la llamada a la acción perderá efectividad.

Los correos electrónicos personalizados obtienen mayores tasas de fidelización y clics. Está demostrado que los correos segmentados producen un 30% más de apertura que los correos no diferenciados.

Analiza el rendimiento de los correos electrónicos. Tus asistentes están ocupados y no suelen ver todos los correos que les envías, así que utiliza los recordatorios para aquellos que no han hecho clic en el enlace de descarga de tu app para eventos.

 

Email promoción app para eventos

Hazlo social

Empieza a promover los enlaces de descarga de tu app para eventos en Twitter, Facebook, LinkedIn o Instagram tan pronto como sea posible y síguelo promoviendo hasta que tu evento termine. El número de asistentes que usen la aplicación crecerá en proporción a la cantidad de promoción que se haga de ella. También debes asegurarte de compartir la app para eventos y el acceso a la red wifi durante el evento para que nadie se quede fuera.

Asegúrate de que tu evento tiene un hashtag y asegúrate de usarlo! Un hashtag es una manera fácil de que tu nombre se haga viral en las redes sociales y conectar con tu audiencia más directamente.
Supervisa a tus asistentes en las redes sociales e interactúa. Si un asistente realiza una pregunta, contacta con él y facilítale el acceso a tu app para eventos.

Haz tu app para eventos visible

Asegúrate de que los enlaces a la comunidad del evento y a la app para eventos son fácilmente accesibles desde tu web. También es necesario proporcionar las instrucciones y pasos a seguir para descargar y utilizar la app del evento.

Si tienes acceso a botones de descarga o widgets para promocionar tu aplicación asegúrate de usarlos y darles visibilidad en tus correos electrónicos a asistentes.

Convierte a tus ponentes y asistentes en promotores

Facilita a los asistentes la promoción del evento y de la app para eventos con botones de texto predeterminado que ofrezcan compartir su asistencia con el resto de asistentes.

Tus ponentes son los mayores promotores! Suelen tener grandes número de seguidores, por lo que asegurar que se unan y utilicen la app del evento puede ser una forma muy eficaz de conseguir que el resto lo haga. Además, si la app para eventos tiene un espacio para mostrar los perfiles de los ponentes e invitas a los asistentes darles “likes”, ya tendrán un motivo para descargarla y promocionarla.

Sé directo y permite que los asistentes conozcan los beneficios de tu app para eventos, ya se trate de chats privados, muro del evento, foros de discusión, posibilidad de hacer preguntas, networking, una agenda actualizada o la integración con  redes sociales, para hacerles saber que merece la pena.

Ponente hablando a los asistentes de un evento

Da ejemplo con tu equipo

Asegúrate de que todo tu equipo se ha unido a la app del evento y la está promoviendo activamente. Debes involucrarlos a través de la aplicación y las redes sociales.
Crea un efecto dominó, cuando la gente vea a una comunidad de asistentes comprometida, lo más probable es que se unan.

¡El día del evento!

  • Acércate a tus asistentes, no tengas miedo de pedir cara a cara que la descarguen.
  • Reparte folletos a medida que los asistentes lleguen con toda la información de la app para eventos.
  • Ya sea en la entrada o en las áreas comunes, mantén una señalización indicando como bajar la App para eventos y el hashtag.
  • Cuando la App para eventos sea una herramienta de interacción entre asistentes y ponentes realiza  anuncios en el escenario para que los que no la tengan la descarguen, o mediante notificaciones push, para recordar a los asistentes que ya la tienen el valor de usar tu app para eventos.

App para eventos networking
A medida que avanza el evento, asegúrate de que no estás olvidando ninguno de estos pasos. No existe ningún truco para aumentar la adopción de tecnología por parte del usuario, pero por suerte, puedes aprovechar estos consejos.
Y, ahora sí , ¡Empieza a promocionar tu app para eventos!

Saber más sobre Apps para eventos

Ahora que el calendario ha pasado la temporada de Pascua y el clima más cálido está regresando, sus asistentes acogerán con beneplácito la oportunidad de pasar algún tiempo al aire libre. Trasladar al grupo al aire libre, por poco que sea, dará un aire fresco a lo que sería una de tantas de monótonas reuniones de interior. Incluso si el evento completo no puede estar al aire libre, usted puede organizar un descanso al aire libre, aperitivos, almuerzo, cena, conciertos u otros entretenimientos que ocurran fuera en un clima más agradable.

 

Aquí hay 8 consideraciones prácticas que deben ser incorporadas en su plan para eventos al aire libre:

Tener un plan de respaldo

 

Suena bastante básico, pero este fundamental y es frecuentemente ignorado.

Un enfoque para un plan de respaldo es una agenda flexible. Programe el componente al aire libre para la mañana o, para un evento de varios días, prográmelo el primer día. Si la madre naturaleza no coopera, entonces puede cambiar las sesiones al aire libre a la tarde u otro día.

 

Seleccione una ubicación con espacios interiores y exteriores

 

Los mejores ejemplos incluyen un lugar al aire libre con uno interior como un chalet, anfiteatro interior o auditorio. Reserve ese espacio y úselo como respaldo en caso de lluvia.

 

En ocasiones anteriores, mi empresa ha planeado cenas de playa para eventos corporativos en destinos de sol. Por desgracia, algunos hoteles y complejos turísticos en caso de lluvia no han sido capaces de adaptarse a tiempo para reorganizar y  pasar a una sala de interior. En otras ocasiones hemos elegido lugares de interior sin un cuarto muro. Esto proporcionó una gran vista del aire libre así que los participantes consiguieron lo mejor de ambos mundos y permanecían secos.

 

Haga preguntas sobre los toques de queda

 

Algunos lugares al aire libre que están cerca de zonas residenciales tienen toques de queda para que la comunidad local no se moleste después de una hora determinada. Asegúrese de averiguar sobre los toques de queda y tener un regulador en su evento. Si las sesiones se atrasan, puede que tenga que terminar el evento antes de que se haya completado la agenda completa.

 

Eventos al aire libre

 

Asegúrese de hacer un arreglo para la cubierta protectora

 

La expresión “correr a cubierto” se usa a menudo para referirse a la reacción a un aguacero repentino. En los días calurosos o en lugares con temperaturas extremas como el desierto, proporcionar cobertura y protección del sol es importante.

 

Considere los toldos sobre las mesas o una marquesina. Recuerde, las carpas no se pueden pedir en el último minuto. Los planificadores de eventos deben pedirlos con anticipación y necesitan estar preparados y listos para usar.

 

En entretiempo pida a los participantes que vengan preparados para los cambios en las condiciones climáticas

 

Por ejemplo, en la primavera y el otoño, recuerde que el clima puede cambiar repentinamente les pide que traigan calzado apropiado, abrigos, sombreros, mitones, calcetines extra, y una bolsa de plástico para ropa de ropa mojada.

 

Eventos al aire libre - Kit de emergencia

 

Guarde un kit de emergencia a mano

 

Al planear eventos al aire libre aumenta el número de cosas que podrían salir mal. Asegúrese de prepararse para lo inesperado. Lleve siempre extra de protector solar, repelente de insectos, loción para picaduras, paraguas y ponchos de lluvia. Recuerde a los participantes que deben empacar un par de calcetines extra y una bolsa de plástico para ropa mojada.

 

Seleccione las actividades que funcionarán bien tanto en interior como al aire libre

 

No hay nada peor que conseguir que un grupo se interese y espere una actividad específica y luego cancelarla. Por ejemplo, una empresa que crea eventos que reúne a los compradores con proveedores tenía en su agenda una competencia de castillo de arena. Los participantes estaban realmente deseando esta actividad pero cuando llegó la lluvia fue cancelada y la actividad que la sustituía no era tan atractiva. Con una planificación cuidadosa, se podría haber encontrado un enfoque para llevar este evento al interior o una actividad que tuviera menos riesgo de ser cancelada.

 

Con una planificación cuidadosa, los planificadores de eventos pueden evitar muchas de las trampas de los eventos al aire libre y asegurarse de que todo el mundo tiene una excelente experiecia.

 

Pida a los participantes que comuniquen cualquier malestar inmediatamente y estén preparados para cambiar su plan

 

Una vez organicé un evento en la primavera que involucró una fogata al aire libre. Estaba lo suficientemente caliente, pero, por desgracia, en el momento en que llegamos a la fogata en la noche, el suelo estaba empapado. A los participantes se les había pedido que usaran botas y calcetines calientes pero, a pesar de nuestros recordatorios, muchos se presentaron con sólo zapatos para correr. En lugar de continuar con el plan cuando tanta gente no estaba preparada, la mejor alternativa era ofrecer a la gente la oportunidad de cambiar su calzado húmedo y calcetines y dirigirse a un salón con una chimenea que habíamos reservado como respaldo.

 

Todos estos consejos funcionarán en tándem para salvar eventos al aire libre y asegurar que el participante disfrute del evento y regrese a casa con gran ánimo.

 

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Con cada vez más organizadores de conferencias y eventos compitiendo para atraer participantes, es importante utilizar todas las estrategias disponibles para “difundir la palabra”.

 

Los Ponentes de conferencias y eventos son un recurso en gran parte inexplorado.

 

Muchos oradores principales y líderes de opinión de sesiones temáticas tienen redes extensas y activas, tanto en las redes sociales como fuera de ellas. Al disponer de  la ayuda de los Ponentes para llegar a sus conexiones existentes, los planificadores de eventos pueden aprovechar una enorme cantidad de potenciales asistentes.

 

Aquí hay 7 formas de involucrar a los Ponentes en la comercialización previa al evento. Independientemente de las estrategias que elija, es extremadamente importante especificar exactamente lo que se espera en los contratos de los Ponentes y los acuerdos con los facilitadores.

 

Ponente en evento

1. Compartir contenido

A medida que publique información sobre el evento en las redes sociales, a través del correo electrónico y de otros canales, pida a los Ponentes que lo compartan. Las oportunidades de cautivar a sus seguidores son infinitas.

 

Los Ponentes pueden retuitear  el contenido, darle me gusta así como comentarlo en LinkedIn y Facebook.  Se tarda unos segundos, pero el “engagement” de las redes sociales garantiza que su contenido se distribuirá a un público cada vez más amplio.

2. Entrevistas antes del Evento

Alguien de su organización puede entrevistar a cada orador y facilitador y los posibles participantes pueden hacer preguntas. YouTube en vivo funciona bien, ya que es interactivo. Las llamadas de Skype también se pueden grabar.

 

Los vídeos permanecen en línea como herramientas promocionales que pueden ser compartidas en las redes sociales o incorporadas a páginas web o publicaciones de blog.

3. Twitter chats

Los chats en Twitter son algunas de las maneras más eficaces de “difundir la palabra” sobre las conferencias. Para utilizarlos con eficacia, su red de contactos debe estar en su lugar antes de que lo necesite.

 

Cree un hashtag personalizado para su organización o evento. Úselo para compartir contenido en Twitter y para recibir chats de Twitter regularmente. Incluso si sus chats son sólo una vez al mes, puede cambiar a chats semanales con ponentes y facilitadores cuando la comercialización de eventos se inicia en alta velocidad.

4. Publique en los Blogs de sus Ponentes

Como mínimo, organice un almuerzo de llegada o té (con una orientación), una recepción de bienvenida, una excursión de grupo y una cena de grupo en la última noches.

5. Sesiones Pre-Evento de “Pregunte al Ponente”

Las sesiones de preguntas al Ponente pueden tener lugar en una variedad de plataformas. Facebook Live, Google Hangouts, y en cualquiera de las plataformas de Webinar existentes.

 

Esto crea “Engagement” porque convierte a los asistentes en participantes.

 

Interactividad en eventos

 

6. Utilice video clips promocionales

Con un enfoque creativo el vídeo tiene el poder de convertirse en viral. Haga un vídeo que sea inteligente y optimista. Incluya en sus vídeos tomas de sus Ponentes.

 

Comparta el vídeo tanto en las redes sociales como por otros medios. Cree campañas en Youtube hacia su público objetivo y que aparezcan estos vídeos justo antes que la gente desee reproducir contenido.

 

Una vez que tenga los vídeos, definitivamente haga un tweet con ellos.

 

Ponentes en Patrocinadores

 

7. Obtenga la ayuda de los Ponentes en sus campañas de corre electrónico para enviarlo a sus Bases de Datos

Prepare artículos breves y piezas promocionales y pida a los Ponentes que las incluyan en sus propias campañas de correo electrónico.

En resumen

Los Ponentes  pueden ser los mejores promotores de eventos si les permiten saber qué se espera de ellos y encontrar estrategias efectivas para usarlos.

Pueden ayudar a crear entusiasmo para su evento y “difundir la palabra” entre sus redes de seguidores.

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Una y otra vez, se ha demostrado que los viajes de incentivos están entre los motivadores más poderosos para los equipos de ventas. Son tan eficaces que algunas organizaciones están comenzando a establecer criterios para que los empleados de otros departamentos puedan optar a participar.

Al diseñar viajes de incentivo es importante recordar que un solo tipo no encaja para todos los viajes. Cada viaje debe ser cuidadosamente planificado y personalizado sobre la base de los intereses de las personas que pueden asistir.

 

Planificar viajes de incentivo

 

Algunos consejos rápidos para personalizar la experiencia de los viajes de incentivo:

 

1. Una vez que sepa qué empleados se han seleccionado para el viaje, envíe una encuesta.

Las aplicaciones para eventos hacen que el proceso sea rápido y fácil. Pregunte sobre los intereses, pasatiempos y los tipos de actividades y excursiones que los asistentes disfrutarán, además, recoja información sobre alergias, sensibilidades alimenticias, requisitos especiales del menú y desafíos físicos.

2. Planifique excursiones y actividades basadas en las preferencias de los participantes.

 

3. Si usted piensa proporcionar información turística y los huéspedes tienen que pagar por algunas de sus propias excursiones es mejor apostar por las experiencias personalizadas. No sólo reproduzca lo que está disponible en Internet.

Si las opciones proporcionadas están disponibles en línea, los participantes escogerán por precio y el DMC que proporciona el mostrador de información turística puede terminar con poco o ningún negocio.

 

Proporcionar la opción de traslados privados o compartidos para que no haya problemas de transporte para los viajeros.

4. Programe algunas actividades de grupo.

Como mínimo, organice un almuerzo de llegada o té (con una orientación), una recepción de bienvenida, una excursión de grupo y una cena de grupo en la última noches.

5. Sea muy consciente de las Regulaciones Locales.

Por ejemplo, los planificadores de eventos con sede en Ontario deben ser conscientes de que, debido a las regulaciones de TICO, sólo los agentes de viajes TICO registrados pueden reservar y pagar por hoteles, transporte y tours por cuenta de terceros. Esto se aplica sin importar el lugar al que los asistentes viajarán.

6. Garantizar suficiente tiempo libre para que los invitados puedan relajarse y perseguir sus propios intereses.

Viajes de incentivo al aire libre

7. Busque opciones para personalizar incluso sobre la marcha.

Haz caso a la experiencia: Una vez tuve un invitado que estaba interesado en la jardinería. Esto no se supo hasta que estaba en el complejo. Por desgracia, la jardinería estaba subcontratada a otra empresa por lo que no fue posible conseguir dar un tour privado para un jardinero. Uno de los gerentes del complejo que tenía mucho  interés en la horticultura guió la excursión y el asistente volvió radiante y con un montón de fotos.

8. Seleccione un centro turístico con buena conexión de trasporte, incluso para personas que decidan llegar antes o para los que decidan extender su estadía.

Haz caso a la experiencia: Cuando los participantes deben pagar por separado por mejoras causa confusión. Comienzan las compras por comparación y su plan entero del transporte puede desaparecer.

 

Incluso si usted tiene que utilizar un DMC, asegúrese de negociar una tarifa por persona. Esa tarifa debe aplicarse si los individuos viajan con el grupo en un autobús o viajan en un minivan o en un automóvil porque prolongan su estancia.

9. Haga arreglos para que los huéspedes lleguen temprano el primer día y salgan tarde en el último día para dar más tiempo en el destino.

Dicho esto, si las familias asisten y el viaje termina el día antes de la escuela, las familias pueden querer la opción de volar antes.

10. Utilice el almuerzo de llegada o té para proporcionar una orientación acerca del resort, la cultura, la etiqueta local, y las expectativas.

El tiempo en el complejo es limitado, ocúpese en proporcionar información y mapas para familiarizar a los grupos con las instalaciones rápidamente. Utilice una aplicación para proporcionar un mapa del resort, el horario de las actividades y la guía del destino y sus alrededores.

11. Satisfacer las necesidades de las familias.

Las familias con bebés y niños pequeños querrán saber la ubicación del médico o la estación de enfermería.

App para viaje de incentivo

12. Responda a las necesidades especiales de los asistentes con problemas físicos.

Los huéspedes con discapacidades pueden necesitar habitaciones en la planta baja con baños accesibles, cerca de la recepción o las zonas de comedor y traslados especiales a la playa y otras actividades. No asuma que sabe lo que los huéspedes necesitan. PREGUNTE.

13. Cree un itinerario personalizado para cada individuo (pareja o familia).

Se necesitará más trabajo, pero los itinerarios personalizados reducirán la confusión. Una vez más, las aplicaciones pueden simplificar el proceso. Incluso puede crear un módulo de “construir su propio viaje” que muestre actividades de grupo, tiempo libre y espacios de tiempo con una lista de excursiones desde la que los huéspedes pueden seleccionar.

 

En resumen

 

Algunos asistentes pueden optar por tumbarse en la playa, mientras que otros la oportunidad para realizar excursiones. De cualquier manera, ya que los viajes de incentivo son experiencias sobre las que se trabaja durante todo el año, el tiempo invertido en personalizar la experiencia hará una gran diferencia.

 

¿Qué pasos ha tomado para personalizar las experiencias de viaje de incentivo?

 

Los eventos emergentes han estado presentes durante algún tiempo. Especialmente en el sector minorista y, recientemente, han llegado a ser cada vez más populares entre restaurantes y galerías de arte. Los eventos emergentes son muy populares en el Reino Unido y el interés se está extendiendo a América del Norte.

 

Cada vez más, los organizadores de eventos y reuniones corporativas usan eventos emergentes para reuniones, lanzamientos de productos o eventos híbridos. Cuando están bien ejecutados, los eventos emergentes pueden crear emoción y tener un alto impacto en un corto período de tiempo.

¿Qué son los eventos emergentes?

Los eventos emergentes son eventos temporales e inesperados en espacios únicos. Aparecen, y después de unas horas o días, desaparecen. Por definición, la mayoría de los eventos son temporales pero lo que distingue estos eventos de los demás es el lugar.

 

Los eventos emergentes pueden ser:

  1. Cara a cara
  2. Virtuales
  3. Híbridos

 

En esta entrada, exploraremos las claves de un evento pop-up exitoso:

  • El lugar correcto
  • Logística sencilla
  • Tecnología de eventos
  • Marketing potente para crear ruido

De hecho, el lugar correcto, la decoración, la tecnología de eventos y el elemento de sorpresa pueden crear emoción para cualquier categoría de producto. He aquí un ejemplo de una aerolínea.

 

eventos emergentes

 

Los eventos emergentes pueden llevarse a cabo en lugares temporales como cúpulas de eventos, iglús y marquesinas, o en estructuras permanentes como espacios comerciales y resorts. Para sorprender a los empleados, las empresas pueden instalarlos durante la noche en el parking, en los jardines de la empresa o incluso en el vestíbulo.

 

Los lugares temporales de los eventos emergentes son perfectos para hacer márketing de guerrilla, ya que generan mucho ruido por parecer que han salido de la nada. Los eventos temporales crean retos especiales ya que la decoración, los enchufes, sonido, iluminación, audiovisuales (AV), WiFi, y el ancho de banda se deben llevar hasta allí. Con un poco de imaginación, no se necesita mucho para crear una estructura temporal de eventos.

 

En un momento, los hoteles estaban preocupados por que los eventos emergentes pudieran competir con sus ofertas. Sin embargo, más y más propiedades están llegando a la conclusión de que los eventos emergentes no necesariamente tienen que tener lugar en un lugar emergente. Pueden tener lugar en la propiedad del hotel o en una sala de actos. La ventaja es que toda la infraestructura ya está allí.

 

eventos emergentes

 

Aunque los acontecimientos emergentes pueden parecer improvisados, requieren mucha planificación y atención al detalle para una buena ejecución.

Sventa, con sede en Gran Bretaña, conocida por sus emocionantes eventos emergentes navideños y de verano en la playa, creó The Cool Conference para un cliente.

 

eventos emergentes

 

La tecnología como video walls, las pantallas táctiles y la cartelería digital pueden tener un gran impacto en los eventos emergentes.

  • Tecnología para crear el ambiente adecuado: El ambiente adecuado es parte de lo que atrae a las personas a los eventos emergentes, las activaciones de la marca y el mapeo de proyección 3D puede ayudar mucho a crear el ambiente adecuado.
  • Participación de los participantes a través de AV: Siempre que sea posible, el AV debe ser compacto y moverse más allá de los proyectores normales y pantallas. Las pantallas de 360 grados, los sistemas de presentación inalámbrica como Montage y las pantallas interactivas son enfoques eficaces para capturar la atención de los participantes.
  • Conectividad Wifi y ancho de banda: Debe haber suficiente ancho de banda para apoyar a todos los expositores, el AV y la tecnología de presentación es una necesidad para los eventos emergentes. Los participantes también esperan puntos de acceso WiFi gratuitos.
  • Temperatura y confort del asistente: durante el invierno y en días más fríos en el otoño y la primavera, mantener a los asistentes calientes puede ser un desafío. Las lámparas portátiles de vidrio cerrado con llamas realistas están a la orden del día. Actualmente están disponibles en Europa y el Reino Unido como el “Sunwood Marino”.
  • Servicio de Alimentos y Bebidas: Para los eventos emergentes, mantener el ambiente limpio e higiénico y garantizar que los alimentos y bebidas se sirvan a la temperatura óptima es esencial para la seguridad de todos los asistentes. Dometic y Evaptainers han desarrollado nuevos enfoques de baja tecnología para mantener la comida fresca en lugares remotos.
  • Sistemas de pago sin efectivo: La tecnología de pago sin efectivo maneja los pagos rápidamente y asegura la precisión. Hay una amplia gama de aplicaciones móviles disponibles, tales como Fastbar, que reemplazó costosos y problemáticos sistemas POS con pulseras de plástico.
  • Videografía: Grabar eventos emergentes y publicarlos en YouTube es una forma de extender la longevidad de los eventos. Cada vez más son las herramientas que están llegando al mercado para hacer esto más fácil.

 

eventos emergentes

 

La clave para tener éxito en el evento es crear emoción suficiente para atraer a tantos participantes como sea posible dentro de un breve período de tiempo. Las redes sociales van a ser tu mejor amigo. Una forma de impulsar la curiosidad y la emoción con su público es publicar fotos divertidas y misteriosos subtítulos.

Incluso si desea sorprender a los participantes, los avisos de “Save the Date” en todas las redes sociales con una cuenta atrás para la fecha del evento pueden generar alguna anticipación en torno a su gran anuncio.

 

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¿Cómo prevenir que envíes las peores Encuestas para Eventos de la Historia?

El feedback que los organizadores de eventos obtienen de las encuestas para eventos, de las evaluaciones a las sesiones y de las votaciones en vivo son cruciales para acentuar lo positivo y erradicar lo negativo para futuros eventos. Pero si la información obtenida en las encuestas es basura, también lo serán las proposiciones que se deriven de estas. Si usted no hace buenas preguntas a los asistentes no obtendrá buenas respuestas. Aquí recomendamos algunas reglas básicas.

 

encuestas para eventos

Las mejores prácticas se inclinan hacia la brevedad, claridad y relevancia en las encuestas para eventos. Por ejemplo:

  1. Mantenga las preguntas cortas. Los asistentes no estarán mucho tiempo leyendo los detalles de las preguntas que vayan surgiendo. Los porcentajes de respuesta de las preguntas post-evento ya están por debajo del 10%, así que hay que hacerlo fácil.

 

  1. Varíe los tipos de preguntas para hacer la encuesta más interesante en general. Use matrices, respuestas de selección múltiple, respuestas de si o no y trate de evitar las preguntas abiertas tipo ensayo (especialmente cuando se hacen desde dispositivos móviles).

 

 

  1. Incluya una pregunta que permita calificar de manera general el evento. Las respuesta a esta pregunta puede proporcionar a los planificadores una referencia fácil de cómo se percibe el evento.

 

  1. Para las preguntas en Vivo piense en los tipos de preguntas teniendo en cuenta cómo presentará los resultados. En un mundo que está enamorado de los elementos visuales, piense en los gráficos: de tarta, barras horizontales o verticales y cómo presentarlos de manera que sean significativas para los asistentes. No realice más de cuatro preguntas en vivo durante una sesión.

 

 

  1. Para evaluar las sesiones no utilice más de cinco preguntas.

 

  1. Si quiere evaluar un evento no utilice más de 12 preguntas, la tasa de respuesta de las encuestas de evaluación son extremadamente bajas.

 

 

  1. Mantenga las preguntas relevantes para todos los que respondan a la encuesta. Si no todos asistieron a una charla o comieron pollo entonces no pregunte a todos por lo mismo.

 

  1. Evite dirigir las respuestas. No influya en una respuesta manejando el lenguaje porque esto estará abonando el terreno para recibir respuestas poco fiables.

 

 

  1. Piense en sus prioridades. Si su organización tiene problemas urgentes para los cuales necesita respuestas, póngalos en la encuesta en lugar de las preguntas más generales.

 

  1. Dele visibilidad a sus encuestas. Si quiere que la gente las conteste puede contárselo a todos, explique la utilidad y planifique el tiempo para contestar dentro del tiempo del evento.

 

 

  1. Si tiene un evento de varios días vaya haciendo preguntas a lo largo del evento, no espere que termine la última sesión para preguntar por ello, el último día todos estarán apurados y querrán volver a casa.

 

  1. Si piensa que la gente va a contestar a posteriori sin ningún estímulo para ello, olvídelo porque no lo harán.Al final del día, escribir las preguntas más efectivas durante el evento (lo que significa no hacer La peor encuesta de la Historia) es una cuestión de precisión y velocidad, para ello debemos permitir que los asistentes respondan las mejores preguntas en la menor cantidad de tiempo. Una aplicación móvil le ayudará con este cometido, no solamente recopilando más datos, más rápidamente, sino también permitiendo tabular fácilmente las respuestas de manera rápida en una formato consistente que puede ser referenciado año tras año.

 

 

Desde los drones y la GoPro a la realidad aumentada y las impresoras 3D, nadie podría haber predicho la explosión sin precedentes en la tecnología de eventos. Dado el ritmo de los cambios tecnológicos en el espacio de eventos, tratar de mantenerse al día puede ser abrumador. ¿Cómo pueden los profesionales mantenerse al día con estos cambios y determinar las maneras más estratégicas de incorporar la tecnología emergente a sus eventos?

Tecnología Emergente

Aquí hay 8 claves para ayudarle a integrar con éxito la tecnología emergente en eventos corporativos, reuniones, conferencias y eventos de asociaciones.

 

  1. Monitorear y rastrear sistemáticamente las tendencias emergentes.

 

Las redes sociales es una de las formas más efectivas para aprender acerca de lo último y más nuevo en materia de tecnología para Eventos.

 

  • Una forma de mantenernos actualizados es monitorizar las discusiones en los grupos de LinkedIn. Aquí hay algunos grupos que están estrictamente dedicados a las redes sociales y a la tecnología en Eventos.
  • Siga los siguientes hashtags regularmente #eventprofs y #eventtech para encontrar artículos, publicaciones en blogs y anuncios acerca de la tecnología emergente.
  • Visite a los proveedores de tecnología para eventos en las ferias y conferencias y pídales que le agreguen a su lista de correos. Atienda a las competiciones de start-up en las ferias.
  • No se restrinja a ferias en la industria de los eventos. SXSW, GITEX y CES  son ejemplos de grandes ferias en donde tomar ideas interesantes.
  • Manténgase al corriente de las tendencias en las industrias de la música, el cine y la moda. A veces es donde surge la nueva tecnología.
  • Vigile las tendencias en otras partes del mundo, en particular Asia y Oriente Medio.

 

 

  1. Diseñe una estrategia ganadora para crear apoyo.

 

Aun si está pensando incorporar la tecnología emergente en sus eventos ( o en los de los clientes), los altos ejecutivos pueden no estar listos para intentar algo nuevo. Así que aquí está lo que le sugerimos:

 

  • Nunca se lance a la piscina. Si el enfoque que sugiere es completamente nuevo, es lo peor que puede hacer, ya que seguro que se encontrará una resistencia mayor.
  • Haga su Trabajo. Determine si los tomadores de decisiones han estado expuestos a algo similar.
  • Engrase el mecanismo. Mucho antes de presentar sus ideas traiga ejemplos de lo que otras organizaciones de la industria están haciendo.
  • Comparta con su Audiencia artículos y videos relevantes para despertar interés y curiosidad.

 

 

  1. Esté seguro que la tecnología escogida refuerza los objetivos de su Evento

 

La tecnología para Eventos es útil solamente si esta contribuye a que usted alcance los objetivos del Evento. Aquí hay algunos ejemplos:

 

 

Tecnología Emergente

 

 

 

  1. Considere el nivel de experiencia tecnológica de sus asistentes

 

Esto puede ser tan fácil como agregar unas dos o tres preguntas en el formulario del registro. Puede preguntar:

 

  • ¿Con qué frecuencia utiliza las redes sociales? Y proporcionar espacios para marcar Twitter, Instagram y Snapchat.
  • Preguntar si está familiarizado con alguna plataforma de tecnología en Eventos.

  1. Evalúe los datos Demográficos

 

En algunos países es ilegal preguntar acerca de la edad, pero usted puede usar ciertas preguntas como filtro. Por ejemplo provea listas de verificación y pregunte a los participantes:

 

  • ¿Cuánta experiencia de liderazgo de equipo tiene?
  • ¿Cuáles son tus géneros o grupos musicales favoritos?
  • ¿Series o Películas?

 

Use esta información para identificar preferencias de forma tal que pueda seleccionar temas, tecnología e incluso un plan de entretenimiento que muy probablemente este alineado con su audiencia.

 

  1. Seleccione un enfoque que se ajuste a su presupuesto

 

Si usted tiene un presupuesto alto, no se prive de nada. Pero aun con un presupuesto limitado, los drones o el mapping en 3D puede que no estén fuera de su alcance. Para un pequeño evento interno siempre hay soluciones muy maduras que pueden ajustarse a su presupuesto.

 

 

  1. Evite la trampa del “Sabor del Mes”

 

Aunque Pokémon GO sea el nuevo juguete del mes, puede que no sea la mejor elección para sus participantes. La gente un poco mayor puede preferir un Pac-Man (Come Cocos).

 

Si está pensando en gamificación, provea un breve formulario y dé a los participantes la oportunidad  de expresar si prefieren Pokémon, Pac-Man, Space Invaders, Monopoly u otros.

 

 

 

 

  1. Proporcione entrenamiento y apoyo

 

Utilice equipos de Soporte tecnológico, training corners y sesiones de grupo para preparar a los participantes y a los ponentes en sesiones que utilicen tecnología para eventos.

 

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Vamos a hablar de las principales razones por las que su empresa puede no estar caminando hacia eventos sin papel y soluciones sostenibles . Quizás se encuentre en un punto donde puede escoger entre contratar servicios tecnológicos que ayuden a este cometido o esperar a tener una razón para tener que hacerlo de manera inmediata.

 

Hay muchas razones por las cuales las empresas se encuentran vacilantes en adoptar una estrategia para organizar eventos sin papel a pesar de sus muchos beneficios: es ecológico, eficiente y, en la mayoría de casos, puede ahorrar dinero a su empresa.

Lo primero que hay que aprender es que la mayoría de las objeciones podrían ser cuestionadas y, en segundo lugar, que se podría incrementar un plan para no tener que llevar papel a través de un proceso gradual, dando pequeños pasos poco a poco.

 

Aquí presentamos algunas de las excusas más comunes a la hora de hablar sobre los eventos sin papel y qué puedes hacer para cambiarlo.

eventos sin papel

 

Es cierto que no todas las personas que participan en el evento tienen educación en el uso de la tecnología, pero esto está cambiando rápidamente. Es probable que debido al ritmo en que avanza la tecnología en muchas empresas y profesiones, sus asistentes estén recibiendo capacitación en relación al uso de la tecnología para desarrollar sus trabajos. El mejor enfoque para su organización puede ser aplicar una Fase Uno. Hablamos de eso a continuación.

eventos sin papel

Como con cualquier tipo de cambio (nuevas sedes, opciones de comidas y bebidas, o cambios en los ponentes principales) hay siempre un porcentaje de participantes en el evento que pueden presentar resistencia al cambio. Una gran manera de afrontar la resistencia es sacarla a la luz y reconocerla de una manera respetuosa, tal vez incluso con un poco de humor. De esa tarea al departamento de Marketing. Te lo agradecerán.

 

eventos sin papel

 

Puede que su empresa tenga poco presupuesto para usar tecnología para eventos y no tener que llevar papeles a sus eventos, en este caso, considere solamente las opciones tecnológicas que le permitan ahorrar dinero y aportar más ingresos netos.

Por ejemplo las aplicaciones de eventos y la señalización digital pueden abrir una cantidad de oportunidades de patrocinio que son medibles, no solo cubren el coste de la tecnología, sino que además pueden generan ingresos adicionales.

 

eventos sin papel

Hay muchas opciones de tecnología en el mercado y la mayoría de los planificadores de Eventos no tienen el tiempo o el entrenamiento suficiente para manejar múltiples proveedores. Puede remediar esta situación eligiendo una solución tecnológica integrada que le permita digitalizar, por ejemplo, el registro, una app para evento y la señalización digital en una sola plataforma.

 

 

Una vez que tome la decisión de realizar un evento sin papel (esperemos que basado en algunas o todas las ideas expresadas en la idea anterior), el próximo paso es preparar un plan de actuación sobre la audiencia. Aquí hay un enfoque de 3 fases.

 

Fase 1: Pequeños pasos

 

Antes de incorporar tecnología de evento de cualquier clase en las manes de sus participantes, haga lo siguiente:

 

  • Involucre a los participantes en la planificación del proceso. Pregunte cómo les gustaría recibir la información, el entrenamiento y la asistencia en el uso de la tecnología (algunos vendedores ofrecen versiones de prueba gratuitas).

 

  • Por ejemplo: La Asociación Canadiense de Matronas celebró una reunión con su junta directiva y su personal de nivel superior para darle entrenamiento acerca de la App para Evento que iban a implementar. Haciendo esto convirtieron a los líderes de la asociación en evangelistas y los asistentes las siguieron.

 

  • Si la tecnología es abrumadora para su audiencia, quizás comience sólo con un tipo de tecnología: el registro o la App del evento para implementar el primer año. Cada viaje comienza con un solo paso ¿verdad?

 

  • Antes del evento, prepare una lista de beneficios y pregunte a sus miembros de la audiencia cómo ellos preferirían que usted les comparta esos beneficios. Por ejemplo, con el ahorro de costes de utilizar una aplicación móvil en lugar de un directorio impreso, tal vez les gustaría WiFi en más áreas. Ofrezca ejemplos a sus miembros más involucrados y obtenga sus comentarios.

 

  • Reduzca sustancialmente el número de directorios impresos ofreciendo la mayor parte del contenido de su evento exclusivamente en la aplicación. Para aquellos asistentes que necesitan un poco más de tiempo para ajustarse a la tecnología, haga directorios impresos disponibles sólo por solicitud.

 

  • Prepare su campaña de marketing para informar, entrenar y animar a los usuarios acerca de los próximos cambios.

 

  • Cree una línea de tiempo para introducir la tecnología e informe a los usuarios potenciales para que puedan construir en la línea de tiempo otras tareas asociadas con sus eventos.

 

  • Evite abrumar a su audiencia difundiendo la línea de tiempo para la introducción de la tecnología en todos sus Eventos.


 

Fase 2: Despliegue Suave

 

Para el primer evento en el cual vaya a usar tecnología de eventos, observe las siguientes sugerencias:

 

  • De a los usuarios un fácil acceso a la tecnología. Permita que los usuarios ingresen con un clic. Los inicios de sesión complicados son enemigos de la adopción de tecnología.

 

  • Proporcione asistencia técnica in-situ. Esté seguro que todos sus trabajadores conocen el uso de la App de forma tal que puedan ayudar a resolver problemas sencillos a los asistentes.

 

  • Ofrezca un incentivo a los asistentes que usen este tipo de tecnología para eventos, por ejemplo: un cupón de Starbucks o un ticket para una bebida extra en el bar.

 

  • Busque feedback en todas partes (tal vez utilizando las encuestas en la Aplicación de Eventos) acerca de cómo se está desplegando la tecnología. Revise todo –positivo o negativo- con su personal y su proveedor de Apps. Podría ser algo tan sencillo como habilitar una opción cualquiera de la App para ofrecer una mejor experiencia para usted y sus visitantes.

 

Fase 3: Reúna comentarios y planifique para el próximo año

 

Una vez que haya completado el despliegue y obtenga información sobre si fue un éxito o no su evento sin papel, puede tener en cuenta estas opciones:

 

  • Construya sobre su éxito. Si el registro en sus eventos sin papel ha resultado un éxito el primer año, use el mismo enfoque para desplegar una App móvil (para reemplazar la agenda impresa) o la señalización digital (para reemplazar la cartelería) en el segundo año. Dicho esto, si su equipo y asistentes lo han aceptado sin problemas, usted es libre de seguir con este proceso con total tranquilidad.

 

  • Recompense a los usuarios por su audaz paso hacia el futuro. Agradezca su participación. Hágales saber cómo ha beneficiado a la organización y al evento, también hable sobre el futuro y la disposición de la organización de hacer sus vidas más fáciles con la incorporación de la tecnología para los futuros Eventos.

 

Su decisión de tener un Evento sin papeles tiene que ser tanto por liderazgo como por cuidar a la audiencia. En este mundo en rápido movimiento de negocios y profesionales, no puede esperar hasta que sus asistentes rueguen por eventos sin papel o imponer la tecnología por la fuerza.

Al ir conociendo en detalle las objeciones de los participantes y atacando esas reticencias, recibir asesoramiento de expertos y haciendo que el cambio ocurra, tanto usted como el organizador se beneficiará en muchos más aspectos que si tuviera papeles en sus eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

Aunque las Apps para Eventos son cada vez más populares, la mayor parte de los eventos que se llevan a cabo ya tienen una o están pensando tenerla para su próxima edición.

Siempre la primera vez, como todo en la vida,  necesita un cuidado especial. Muchos Organizadores de Eventos se decepcionan de todas las supuestas ventajas de la tecnología para Eventos porque han experimentado en su propia piel una primera vez muy difícil cuando han utilizado una App para Eventos.

A continuación algunos consejos para que su primera vez sea lo que usted espera:

1. Alinee los objetivos de su evento con lo que espera de la tecnología.

Si necesita una Agenda, información de las Ponencias y los Ponentes o decirle a los asistentes cómo llegar al Evento, entonces utilice una App sencilla que haga lo que usted espera, pero que lo haga bien. Por el contrario si su evento son discusiones de casos médicos y lo que necesita es conocer la opinión de la audiencia entonces de más importancia a las funcionalidades relacionadas con el sistema de votación sobre cualquier otra.

 

No tenga funciones que no necesita porque esto lo que hace es crear ruido de fondo y no permite discernir lo que es visible de lo que es importante.

2. Tenga su App diseñada con antelación.

Tenga su App diseñada y disponible para los asistentes con suficiente tiempo de antelación. La idea es que con la App usted mantenga el interés: antes, durante y después del Evento. Lo peor que puede ocurrir es que el asistente llegue al Evento y sea ahí donde se entere que existe una App.

 

Mi primera App para Evento

 

Los Organizadores de Eventos que tienen cierta experiencia en la utilización de Apps utilizan muy bien el concepto de PRE-EVENTO y van colocando información de interés, preguntas, posibilidades de colaboración y muchas otras formas de interacción justo antes del Evento.

3. Haga marketing de su App.

Haga marketing de su App, de las plataformas para las que está disponible, de cómo descargarla y de su utilidad en el evento.

Que en un Evento exista una App no significa que los asistentes sepan que existe y a veces damos por sentado que así es, lo más triste es tener una excelente App que nadie utiliza.

Si quiere ir un paso más allá, no prepare ninguna información que tenga en la App en formato papel, parece radical pero muchos grandes Eventos llevan años haciéndolo de esa manera por lo cual eso contribuye no sólo a su economía sino también a colaborar a que el evento sea más sostenible.  Por supuesto cuando tome esta decisión dedique parte de estos recursos a promocionar la App.

4. Vaya monitorizando el desempeño de la App desde la fecha de lanzamiento.

Pida a su proveedor que le vaya informando acerca del número de descargas, de usuarios únicos y de páginas vistas. Esto le permitirá tomar acciones acerca de la promoción de la App antes del día del Evento.

5. Hable con los informáticos.

Si su Evento es una reunión de Ejecutivos de su empresa, hable con los informáticos y trate de distribuirla automáticamente a través de los sistemas MDM de la Organización, que les aparezca a todos automáticamente en su menú de inicio y que esto sea una preocupación menos.

Apps para eventos personalizada

6. Involucre a los ponentes con el uso de la App.

Involucre a los ponentes con el uso de la App de manera tal que sepan que desde el primer momento puede existir interacción entre ellos y la Audiencia de manera bidireccional. Que los asistentes puedan hacer preguntas al Ponente con moderación o no y que los ponentes puedan hacer tantas preguntas cómo quieran a la audiencia y que tendrán los resultados en vivo. Esto suele dar mucho juego y puede ser la diferencia entre un Evento muy bueno y un Evento memorable.

7. Ajuste sus recursos in- situ.

Ajuste sus recursos in- situ de acuerdo al tipo de audiencia que asiste al Evento, cuando la mayor parte de la audiencia son Millenials necesitará menos soporte in-situ para que carguen la App con toda la información en el sitio. Cuando la audiencia son mayoritariamente Baby Boomers entonces tenga mayor número de personal para ayudar a los asistentes a cargar la App, a muchos se les olvida cargarla y a la hora de descargarla en el sitio también tardan un poco más.

8. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible.

Aunque la mayoría de las Apps descargan su contenido en el dispositivo móvil. Hay funcionalidades como las votaciones, las notificaciones en directo, el escribir en un Foro de Discusión, entre otras, que requieren conexión a Internet. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible bien por una WIFI o mediante conexión 4G. Si no hay Internet en ese maravilloso Resort alejado de todo entonces no nos sirve como sede para nuestro Evento.

9. Tenga el personal técnico apropiado.

Tenga el personal técnico apropiado para soportar las operaciones: registro, atención in-situ para cargar o utilizar la App, Check-in del Evento, Votaciones. No deje a la suerte este aspecto porque aunque todo lo demás funcione es muy importante tener bajo control todos los aspectos el día del Evento. No escatime una partida de su presupuesto tratando de hacer algo que usted no conoce ni controla, sólo los profesionales podrán manejar esos cambios en el último minuto que siempre ocurren en los eventos.

10. Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías

Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías que esté al alcance de su presupuesto. Cada día salen muchos nuevos productos para que usted mismo haga todo, pero enfóquese en lo que realmente es importante para usted y deje el trabajo de la App para el proveedor seleccionado.

Creo que siguiendo estos sencillos pero interesantes consejos podrá lograr que su primera vez utilizando la tecnología para Eventos sea más un éxito que una decepción. Demás está decir que estos consejos son aplicables esté en su primer evento o tenga cientos de ellos a sus espaldas.

Comprometerte con tu público los 365 días del año, no durante el evento, es el objetivo final de muchos planificadores de evento con visión de futuro.

¿Qué estás haciendo en este momento para captar la atención de tu audiencia, desarrollas estrategias con anticipación e impulsas la venta de entradas antes que comience el evento?

¿Cómo te aseguras que las conversaciones y las relaciones continúen mucho tiempo después de finalizado el evento?

Debes saber que la tecnología para eventos aporta un increíble valor a la experiencia on-site pero puede también ayudar a alcanzar objetivos antes del evento, durante, después del mismo ¡y mucho más!.

Escribiremos sobre estos tópicos en un futuro cercano, pero ahora la conversación se enfocará en cómo la tecnología para eventos puede ayudar a completar su lista de acciones que puede hacer antes del evento.

Como Gerente de Éxito de los Clientes con EventMobi, hay varios objetivos que han surgido en conversaciones con mis clientes que puede que también estés tratando de alcanzar:

 

1. El incremento de los registros en el evento y el aumento de la venta de tickets

Si tu objetivo es manejar el registro y/o venta de tickets, el usar una plataforma de registro que se integre con tu App del evento realmente simplificará tu trabajo.

Las ventajas de manejar tu propia App para Eventos y su Señalética Digital a través de un Gestor de Contenidos te permitirá:

  • Hacer cambios al instante.
  • Personalizar fácilmente la página de registro a las necesidades de tus eventos.
  • Tener tu sistema de registro en línea de forma inmediata y a tu conveniencia

 

Registro para eventos multiplataforma

 

Algunas recomendaciones para dirigir el tráfico a tu página de Registro:

  • Realizando promociones temprano, ofreciendo una reserva anticipada.
  • Reparte las fechas de publicación del registro para dirigirte a diferentes grupos de asistentes.
  • Aprovecha las analíticas de su sistema de automatización de marketing o sistema de envío de correos para comprender los días y las horas en que tu audiencia suele abrir los mensajes que les envía. Envía sus invitaciones en estos días y horas.

La ventaja de escoger una app para evento que esté integrada con tu registro es una forma en que puedes usar tu página de registro como una oportunidad de dirigir el tráfico hacia tu app. Incluso si tus sesiones no están todavía confirmadas, puedes cargar un esquema de lo que será el contenido, el logotipo y un adelanto del contenido de forma de tal forma que se pueda empezar a promover entre los asistentes la descarga y la utilización de la App para el Evento.

 

2. Resaltar a los Ponentes destacados para generar entusiasmo.

Una vez que tienes fichado ese ponente fuera de serie, ¿qué hacer? No es un secreto que una sesión destacada (keynote) puede incrementar la asistencia a un evento.

Aquí presentamos algunas formas para destacar a los ponentes estrella en tu página de registro y en tu aplicación:

  • Colócalos en la página principal de tu App.
  • Ubica su perfil al principio de lista de ponentes para darle mayor importancia.
  • Envía alertas mediante la App a grupos específicos de asistentes con material promocional para la presentación del ponente destacado.
  • Utiliza módulos como “Foros de Discusión” como una sección de preguntas y respuestas antes del evento a fin de recabar las preguntas más frecuentes y que el ponente puede contestarlas durante su presentación.

 

3. Compartir el contenido correcto en el momento preciso.

¿Sabes lo impresionante que sería “saber antes de ir” a través de un correo electrónico que le envíes a los asistentes? En lugar de que los asistentes estén como locos buscando información acerca de todo lo que rodea al evento. ¿Por qué no incluirlo dentro de la Aplicación? El crear una página de información en donde esté todo el conocimiento centralizado ayuda a dirigir el tráfico a tu aplicación y proporciona un valor constante a los asistentes.

En esa página puede incluir cosas tales como:

  • Información de Viaje
  • Cosas que hacer en la zona
  • Información de contacto con el personal de staff para cualquier pregunta.
  • Información de Emergencia
  • El Clima
  • Código de vestimenta
  • Recomendaciones de Seguridad

 

4. Dar a los patrocinadores una oportunidad de alcanzar una audiencia más amplia.

¿Quieres dar a los patrocinadores una mayor visibilidad, pero no estás seguro como llegar a este objetivo con el uso de la tecnología?

  • Coloca a un patrocinador en la página principal del sistema de registro.
  • Darle presencia real y continua en banner, perfiles de patrocinadores, o en un lugar destacado en la página principal de la App.
  • Sube folletos acerca de la información de tus Patrocinadores antes del Evento.
  • Programa alertas con información sobre el patrocinador, enlaces a su trabajo o cualquier otra información destacada. Puedes incluso dirigir esta información a grupos específicos de usuarios.
  • Crea un “Foro de Discusión” para permitir a los Patrocinadores compartir información en cualquier momento antes del evento con los asistentes.

 

5. Facilitar el networking más allá de las cuatro paredes que conforman la sede del evento

Durante la búsqueda de una plataforma de tecnología para eventos, asegúrate de que la plataforma permite el contacto en cualquier momento durante toda la experiencia del evento. Enfocarse en el compromiso y seguimiento sólo durante la experiencia en el sitio deja de lado esa premisa de contacto durante los 365 días del año, por lo cual utiliza herramientas tales como perfiles de asistentes, enlaces a LinkedIn y canales de discusión privados (Como los Foros Grupales) para iniciar la interacción antes del evento.

Recuerda que la participación antes del evento es vital para alcanzar el éxito. Facilitar el networking sumará valor tanto a los asistentes como a los patrocinadores.

 

Via | Blog Eventmobi