Consejos

Sin duda, todos los que asistieron o ayudaron a diseñar un Kick Off de ventas saben cómo de importantes son para los objetivos comerciales de una empresa. Es por ello que la planificación de estos eventos debe hacerse de manera adecuada y ejecutarse de forma efectiva, con el objetivo de lograr los máximos resultados posibles.

A continuación os traemos unas ideas y consejos que puedes usar para que tu próxima reunión se desarrolle a la perfección. No se trata de una lista exhaustiva pero definitivamente ayudará a dejar en tu organización un impacto positivo durante los próximos meses.

 

Utiliza las preguntas y encuestas durante las sesiones para cautivar la atención del equipo comercial

Uno de los objetivos prioritarios de un kick off de ventas es asegurarte de que tu equipo comprenda exactamente cuál es la estrategia de ventas para el próximo año y cómo van a lograrlo.

Esto podría incluir un curso intensivo sobre metodologías de ventas, capacitación e introducción de nuevos productos, revisión de objetivos, etc. La conformación de unos conocimientos y estrategias claras significa que todos pueden comenzar a trabajar para lograr el mismo objetivo desde el primer día.

Una forma de lograrlo es implementando un sistema de respuesta para la audiencia, desde dónde los asistentes puedan contestar a las preguntas e interaccionar con los presentadores o profesores. Mediante el uso de herramientas como encuestas en vivo y preguntas en tiempo real desde una aplicación para eventos, puedes comprobar el conocimiento de tus comerciales y asegurarte de que están en la misma onda. También los involucrará con el contenido de las sesiones y contribuirá a una experiencia más interactiva con los asistentes.

 

Consejos para diseñar un Kick Off de ventas memorable

 

Utiliza la gamificación para potenciar el networking y crear conexiones

¡Un kick off de ventas es una gran oportunidad para reunir a los miembros más nuevos de tu equipo e integrarlos con el resto del grupo! Si esto suena bien sobre el papel pero a la hora de la verdad, es difícil garantizar que esto suceda realmente. ¿Cómo puedes seguir con esto?

La gamificación implementada a través de la tecnología es una excelente manera de hacer que tus representantes interactúen. Los vendedores suelen resultar muy competitivos, por lo que utilizar la gamificación es una gran idea para recompensar a tu equipo por completar ciertas acciones y lograr los objetivos del evento.

Como ejemplo de juego, podrías asignarles a todos un código y dar al grupo 30 minutos para conocer a tantas personas nuevas como sea posible. Podrías retarlos a intercambiar 3 datos sobre ellos mismos para que la otra persona les proporcione su código de acceso. El código de acceso debería introducirse en la aplicación del evento para recopilar los puntos y a continuación, recompensar a los 3 mejores con premios especiales. Mostrar una tabla de clasificación digital de los mejores participantes en una gran pantalla, dónde todos puedan verla hará que aumente la competitividad y la emoción.

Lectura recomendada: Echa un vistazo a la «Guía de implementación del Juego de Networking».

 

5 maneras de usar los datos para medir el ROI del evento

 

Pon a prueba el conocimiento de tus asesores comerciales

Las reuniones de ventas también brindan una oportunidad única de formación y aprendizaje para sus representantes. Puedes traer capacitadores de ventas externos, organizar talleres e incluso hacer que tu equipo genere un brainstorming en grupos.

Hemos hablado de varias formas en que la tecnología para eventos puede ayudarte a lograr tus objetivos durante los kick off de ventas. Con respecto a la formación, el uso de herramientas de respuesta para el público, como las encuestas en vivo o las preguntas a los ponentes, son una excelente manera de medir la interacción de los asistentes y asegurarte de que entren en contacto con el contenido del evento.

Y si hablamos de gamificación, ¿por qué no realizar un concurso que ponga a prueba su conocimiento? Puedes diseñar varios desafíos basados en el programa de formación, verificar quién ha asistido a los diferentes talleres y analizar en qué campos tu equipo necesita una capacitación adicional.

 

En conclusión

Aquí tienes 3 prácticos consejos que te ayudarán a crear un kick off de ventas memorable! Piensa cómo puedes integrar estas ideas en el diseño del evento para maximizar la conexión con tu equipo de ventas y lograr los objetivos del evento.

¿Quieres saber más? ¡Contáctanos aquí! Nuestro equipo de expertos te ofrecerá un asesoramiento personalizado sobre la implementación de tecnología en tus eventos.

¿Dónde se realiza la próxima sesión? ¿Quién es el ponente?… Como vimos en la primera parte de «Creando la agenda perfecta para tu evento», la agenda tiene una gran importancia en el transcurso del evento, ejerciendo como columna vertebral y guía para tus invitados.

Hoy os traemos otros 6 consejos para diseñar la mejor experiencia posible, creando una agenda acorde a tu evento y utilizando la tecnología para aumentar la utilidad y la conexión con tu marca.

Coge papel y boli que empezamos:

 

7. Permitir que los asistentes contesten encuestas dentro de la agenda

Manteniéndonos en línea con el punto anterior, una forma específica de alentar la participación es mediante el envío de encuestas en vivo dentro de la agenda. Esto permite al organizador capturar los comentarios en tiempo real y compartirlos directamente con los ponentes. Las encuestas dentro de la agenda ayudan a mejorar no solo los eventos futuros, sino el evento que se está llevando a cabo actualmente. El análisis en tiempo real de las sesiones es una forma importante de controlar el ritmo de tu evento y te ayudará a realizar ciertos cambios en el programa si lo consideras necesario.

 

8. Ofrecer exposición a los patrocinadores

Los patrocinios son una gran oportunidad de aumentar tu presupuesto para eventos de una manera sencillas, siempre que ofrezcas oportunidades de interés para ellos. Debido a que la agenda del evento está presente continuamente a lo largo de la conferencia, es un espacio ideal para que los patrocinadores muestren sus marcas y ofertas. Las sesiones y las encuestas patrocinadas son excelentes maneras de conectar a las marcas con tus asistentes. Tener una agenda que sea capaz de proporcionar una exposición adecuada a tus patrocinadores y entender las necesidades de cada uno, son las claves para la consecución de patrocinios.

¿Quieres saber más sobre el patrocinio en eventos? Descárgate ya nuestra Guía para maximizar los ingresos por Patrocinio 🎯

 

Creando la agenda perfecta para tu evento

 

9. Enlaza la agenda perfecta para tu evento con las redes sociales

Para aumentar el interés, haz que la agenda se pueda compartir en las redes sociales antes del inicio del evento. Además del resto de estrategias de marketing, hacer que la agenda sea visible y se pueda compartir en las redes sociales permitirá que el contenido del evento hable por sí mismo y atraiga a más personas para que se registren en el evento. En la mayoría de los casos, la agenda no necesita ser secreta y en cuantos más medios sociales aparezca, más probable será que sirva como un elemento de atracción.

 

10. Captura el análisis de la agenda para compartir con las partes interesadas relevantes

Si bien es importante brindar oportunidades para que los asistentes interactúen con la agenda, esas acciones significan muy poco si no se pueden medir. Asegúrate de crear una agenda del evento en la que se pueda capturar y revisar toda la interacción de los asistentes después del evento.

Estas métricas serán de interés para las partes interesadas, como los patrocinadores y los responsables de las áreas de eventos, porque estas estadísticas arrojan luz sobre el ROI general del evento . Ser capaz de justificar el ROI del evento es necesario para atraer a más patrocinadores futuros, así como para persuadir a los gerentes con el poder de decisión necesario para que continúen invirtiendo en eventos en vivo.

 

11. Mantener la estética de la marca

La agenda perfecta para tu evento no es únicamente un medio para transferir información; es una extensión de la marca del evento. Cuando los asistentes vean la agenda, deberían poder asociarla de inmediato con tu evento en particular. Contar con un gestor de contenidos que ofrezca una amplia gama de fuentes, colores y otros detalles de diseño facilitará la creación de una agenda completamente personalizada que estandarice la imagen de tu marca y fortalezca las comunicaciones.

 

12. Crea tu agenda dentro de una plataforma todo en uno

La mayoría de las plataformas para eventos tendrán un creador de agenda nativo, pero es importante conocer sus capacidades y discernir si estas funcionalidades se alinean con los objetivos del evento.

Por ejemplo, si el análisis posterior al evento es una prioridad, asegúrate de que la participación se pueda medir desde el back-end. Los creadores de agendas independientes no pueden ofrecer tanto valor como los que se encuentran dentro de un software de gestión de eventos, por lo que hacer una investigación al respecto es crucial para contratar una plataforma de eventos completa y sólida.

 

Una buena experiencia en los eventos depende de cómo los asistentes buscan, navegan y consumen el contenido. Por ello, es esencial dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario para la creación de una agenda que impulse la interacción y analice la participación.

 

¿Quieres empezar a crear la agenda perfecta para tu evento? ¡Nosotros te ayudamos! 🤓

con la tecnología de Eventmobi

¡Es el gran día! Has pasado varios meses preparando tu gran evento y finalmente ha llegado, pero no hay tiempo para celebrarlo (o dormir) todavía. Participar activamente en el evento es una de las principales razones por las cuales tus invitados han decidido invertir su tiempo y dinero en asistir. Tu evento puede ser la única oportunidad que tienen para verse cada año y crear conexiones más profundas y beneficiosas.

 

Para crear momentos de conexión distendidos y una sensación general de participación en tu evento, debes centrarte en facilitar el contacto cara a cara entre los asistentes. Las principales claves a tener en cuenta incluyen:

  • Animar a tus asistentes a participar en los foros de discusión digitales y a reunirse en persona para continuar el debate.
  • Ampliar la repercusión de tu evento alentando a los asistentes a compartir su contenido favorito a través de las redes sociales privadas y/o públicas.
  • Facilitar mucho tiempo y espacio para potenciar el networking.

Cuando se trata de aumentar la participación de tus asistentes, el diseño del evento es tu mejor amigo. Estas son algunas de las mejores prácticas que puede incorporar a tu estrategia de eventos:

 

1. Desarrolla una agenda equilibrada

La variedad es la clave. Es aconsejable alternar tus sesiones con experiencias interactivas, como talleres para mantener a los asistentes emocionados y comprometidos. También debes asegurarte de incluir al menos 30 minutos para descansos entre las actividades más largas, permitiendo que tus invitados puedan estirar las piernas y conversar con sus compañeros.

 

2. Presentaciones atractivas e interactivas de ponentes

Para algunos temas y formatos, tiene sentido tener una presentación de una hora de duración, mientras que para otros, una charla ágil al más puro estilo TED de veinte minutos podría ser la más atractiva. En cualquier caso, proporciona a tus ponentes pautas sobre la duración de la presentación, el diseño de las diapositivas y las tecnologías disponibles para crear una experiencia más cautivadora. Debes animar los ponentes a aprovechar tu app para eventos, para aumentar la participación del público a través de funciones tales como las encuestas en vivo, las preguntas y las respuestas de los asistentes.

  • Consejo tecnológico: Mejora las sesiones de tus ponentes con encuestas en vivo

Los asistentes siempre están encantados de ver las opiniones de los demás, ¿por qué no mostrarlas en la pantalla grande del ponente? Si integras un sistema de respuesta de la audiencia con una app para eventos como la de Eventmobi, tienes una excelente oportunidad de utilizarlo para aumentar la participación de los asistentes. Los resultados de la encuesta mostrados durante la presentación son muy interesantes y si proporcionas el tiempo suficiente para la discusión grupal durante la sesión y consigues que los miembros interactúen entre ellos, puedes conseguir que el evento sea memorable para todos.

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

3. Reserva tiempo para el networking

Asegúrate de incluir en la agenda el tiempo necesario para las actividades de networking. Puede ser dificil para los asistentes romper el hielo y presentarse unos a otros, por lo que aprecian mucho el espacio y la planificación que permite estas conexiones. Esto podría ocurrir antes del evento, durante los descansos o en las fiestas posteriores, solo por nombrar algunos ejemplos.

  • Consejo tecnológico: Utiliza la gamificación para romper el hielo

El networking puede ser una actividad difícil de iniciar, especialmente por los nervios en el comienzo de las conversaciones entre extraños. Ayuda a tus asistentes a superar este obstáculo incentivándolos a conectarse de una manera divertida a través de la gamificación. Una forma popular de implementar la gamificación es crear desafíos que incluyan diversas actividades, que deban completar para acumular puntos. Aquí hay un ejemplo de cómo realizar un desafío de gamificación y cómo puedes usar la mensajería directa para impulsar las conversaciones entre los asistentes.

Lectura recomendada: aprende a crear retos en tus eventos con nuestra Guía de Gamificación 🏆

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

4. Haz que los ponentes conecten con los asistentes

Anima a tus ponentes a asistir a reuniones para que los asistentes los conozcan y se relacionen en un ambiente más propicio. Siempre es aconsejable asegurarse de invitar a personas influyentes al evento, dependiendo de tu tipo de audiencia y procurando tus materiales de la compañía para que tu marca siempre esté representada.

Consejo tecnológico: Utiliza foros de discusión para conectar a las personas

En cualquier momento antes, durante o después del evento, los foros de discusión se pueden aprovechar para que los asistentes se relacionen con los ponentes y entre sí. Como organizador del evento, puedes alentar a tus ponentes a iniciar discusiones grupales en sus sesiones y organizar una reunión con los asistentes interesados ​​para continuar la conversación.

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

En conclusión

Aumentar la participación y el valor de tus eventos antes, durante y después, significa encontrar formas creativas de generar más canales de comunicación y lograr que interactúen entre ellos. Estas oportunidades ayudan a conocer nuevas conexiones y profundizar en las conversaciones para hacer tu evento memorable.

Si tu comunidad de asistentes es lo suficientemente fuerte, tu evento se convertirá en un acontecimiento de valor que esperarán durante todo el año. Sentirse parte de una comunidad hace que las personas se sientan conectadas, apoyadas, compartan noticias y ocasiones especiales.

Por lo tanto, es fundamental para las organizaciones y asociaciones involucrar a sus asistentes y delegados para fomentar la lealtad. Crear una comunidad en torno a tu evento te ayuda a obtener un mayor valor de marca, mejorar las comunicaciones con tu asistentes y aumentar la participación durante tus eventos.

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¿Dónde se realiza la próxima sesión? ¿Quién es el ponente? ¿A qué hora son los talleres? ¿Qué sesiones me serán más útiles? Estas son sólo algunas de las preguntas que le surgen a tus asistentes durante un evento. La clave para crear una experiencia agradable, sin abrumar a los asistentes, es organizar el contenido del evento de una manera intuitiva y digerible. Por esta razón, crear la agenda perfecta para tu evento es esencial para el éxito de tus ferias, reuniones o congresos.

 

La agenda del evento es la columna vertebral del contenido y esto no siempre se tiene en cuenta en el momento de la planificación y el diseño. A veces las agendas no están lo suficientemente bien estructuradas, no miden con precisión el compromiso de los asistentes, no tienen en cuenta la importancia de los descansos, no ofrecen opciones para comunicarse ni permiten actualizar el programa de manera instantánea.

Esto es desalentador para los invitados que están en el proceso de toma de decisiones y frustrante para los asistentes que han acudido a tu evento Asegurarte de que toda la información esté jerarquizada, sea entendible y relevante para crear la agenda perfecta de tu evento. Ten en cuenta que una agenda sólida y actualizada es tan importante para los organizadores como para los asistentes, ya que permite medir con precisión el compromiso del evento, recibir los comentarios de los asistentes y mejorar las oportunidades de patrocinio.

Los siguientes consejos están destinados a ayudarte a crear la agenda perfecta para tu evento:

 

1) Realizar encuestas previas al evento

Antes de sumergirte en la estructura de la agenda, los organizadores deben saber qué tipo de contenido quieren encontrar los asistentes y una vez decidido, debe dividirse en varias partes que faciliten su comunicación. Una buena forma de saberlo es preguntar directamente a tus asistentes, incluyendo preguntas dentro del registro del evento como:

  • ¿Qué esperas de esta conferencia?
  • ¿Qué tipos de sesiones serán más valiosas para ti?
  • ¿Cómo esperas aumentar tu conocimiento sobre este tema?

Preguntas como estas te ayudarán a crear el contenido del evento y a conocer los tipos de ponentes, sesiones o talleres que serán más útiles para tus asistentes. Estas preguntas, además del registro, puedes hacerlas a través de campañas de correo electrónico, con una plataforma como Formularios de Google o de manera integral con una app para eventos como Eventmobi . Sondear a tus asistentes siempre es una buena manera de comprender su punto de vista, conocer sus gustos y dirigir tus esfuerzos de una manera más eficiente.

 

Creando la agenda perfecta para tu evento - Parte 1

 

2) Sincroniza la agenda con tu app para eventos

Una vez hayas establecido el contenido de tu agenda perfecta, debes decidir el modo de hacer que esta información sea accesible para los asistentes. Antes de la era digital las agendas se distribuían principalmente en papel, pero ahora, con la irrupción de las tecnologías móviles, los organizadores pueden cargar todo el programa en una app para facilitar su distribución, actualizar los posibles cambios y permitir el acceso antes, durante y después del evento.

Organizar la agenda dentro de una app para eventos proporciona una experiencia más fluida, ya que la aplicación también incluye otros aspectos del evento relacionados con la agenda, como ver la lista de ponentes o recibir avisos para los cambio de sala. Mientras más suave sea la sincronización entre la app y tu agenda, mejor será la experiencia general del evento.

 

3) Organiza sesiones por temas

Un desafío común que surge al tratar de organizar el contenido del evento es encontrar una manera de organizar toda la información para facilitar su búsqueda a los asistentes. Si tu evento tiene más de cien sesiones, navegar por todo el programa puede ser abrumador.

Para evitarlo, organiza tus sesiones por temas. Por ejemplo, si estás organizando una conferencia de redes sociales, uno de los temas puede ser el vídeo marketing. Esta sección incluirá todas las sesiones enfocadas en el vídeo marketing y los asistentes podrán realizar búsquedas de una manera más estructurada. Esto hace que la experiencia de la agenda sea mucho más intuitiva.

 

4) Crea múltiples vistas de agenda

Así como las personas aprenden de maneras distintas, también difieren en la manera de ver la información. Por este motivo la agenda perfecta para tu evento debe tener múltiples opciones de visualización, especialmente si existe una gran variedad de sesiones para elegir. Algunos ejemplos para organizar las distintas opciones de visualización pueden ser, por sala, por ponente, por hora o por tema. Los distintos tipos de vista que elija deben alinearse con la estructura general de la conferencia, así como con el lugar.

 

5) Permite añadir sesiones en sus calendarios

En algunos casos, los asistentes preferirán que la agenda del evento se pueda integrar directamente con sus calendarios personales. Esto permite a los asistentes ver cada sesión dentro del contexto de sus propios horarios, haciendo que la experiencia del evento sea más relevante personalmente. Una experiencia perfecta es siempre un factor clave para el éxito del evento, y la posibilidad de agregar sesiones rápidamente a un calendario personal lo convierte en una experiencia intuitiva.

 

6) Facilita la participación de los asistentes dentro de la agenda

La agenda del evento proporciona un valor mínimo para el asistente si simplemente sirve para mostrar los horarios de las sesiones, ya que para maximizar su valor la agenda debe ser lo más interactiva posible. Asegúrate de que cada sesión sea del agrado de tus asistentes a través de encuestas de valoración en la propia agenda, que puedan participar en las votaciones y preguntas que se realicen durante las mismas o tengan rápido acceso a la información del ponente.

 

Pronto la segunda parte…

Una buena experiencia en los eventos depende de cómo los asistentes buscan, navegan y consumen el contenido. Por ello, es esencial dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario para la creación de una agenda del evento que impulse la interacción y analice la participación.

En 15 días os traeremos la segunda parte ¿No puedes esperar? ¡Empecemos a crear la agenda de tu evento ahora! 🚀

La estrategia de tu evento, como cualquier campaña de marketing, se basa en la premisa de: construir, medir, aprender y construir de nuevo. Cada evento es una nueva oportunidad para mejorar este proceso y cómo no, la tecnología en tus eventos te ayudará a automatizar este trabajo y a hacerlo cada vez más productivo.

En las siguientes secciones, examinaremos los desafíos más comunes a los que se enfrentan los organizadores de eventos y recomendaremos las mejores soluciones para abordarlos. A continuación analizaremos una variedad de soluciones para que puedas encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades:

Antes del evento

Antes de que llegue el día del evento, es necesario realizar una gran parte del trabajo. En esta sección, examinaremos qué herramientas utilizar y cómo promocionar tu evento.

1. Crea un sitio web para el evento

Tecnología recomendada: Plataforma de registro online

Tu sitio web es, a menudo, la primera impresión que la gente tendrá de tu evento y lo que representa. Además de compartir información sobre tu evento, tu sitio web será el lugar donde la gente se registre para tu evento.

Afortunadamente, cuando se trata de construir un sitio web para eventos, tienes muchas posibilidades para crear una plataforma online que cumpla con los objetivos del registro, personalizando tanto los campos de registro como la estética y la información que contenga.

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

2. Promociona tu evento por correo electrónico

Tecnología recomendada: Mailchimp

Los especialistas en marketing de las organizaciones más exitosas creen que el email es el canal más exitoso para promocionar los eventos. Una campaña de marketing por correo electrónico debe segmentar de forma inteligente los contactos de correo electrónico en función de los objetivos de tu evento y, por otro lado, lograr una identidad visual propia y práctica.

3. Anúncialo en las redes sociales

Tecnología recomendada: Hootsuite

Si bien las redes sociales pueden no ser el canal más popular para promocionar tu evento, es un medio muy útil con un bajo presupuesto. Las prácticas comunes incluyen tener un hashtag para las comunicaciones, monitorear los canales de las redes sociales para conversar sobre tu evento y la colaboraciones con influencers.

Debes incluir varias funciones para promocionar tu evento en redes sociales y medir el éxito. Cuando se trata de programar publicaciones, tu software de automatización en redes sociales es tu mejor amigo.

Durante el evento

En esta sección, exploraremos cómo la tecnología en tus eventos pueden ayudarte a administrar una gran variedad de procesos, desde registrar a los asistentes hasta mostrar a los patrocinadores del evento.

1. Agiliza el acceso

Tecnología recomendada: Fielddrive

El primer contacto físico con el evento debe proporcionar una buena impresión y no desilusionar al asistente con largas esperas. El acceso además puede ser personalizado con impresión instantánea de acreditaciones por categorías de asistentes o aplicando tecnologías de reconocimiento facial durante la entrada.

Es importante que el sistema de acceso esté sincronizado con el registro de los asistentes para conocer y gestionar los datos en tiempo real, ampliando además, el posterior análisis.

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

2. Analiza la asistencia de sesiones

Tecnología recomendada: Plataformas de registro, Apps para eventos y Encuestas de satisfacción.

Quién se inscribe en cada sesión y qué sesiones son más populares entre los asistentes son dos datos muy útiles para el posterior análisis del evento. Por un lado, los datos sobre la cantidad de registros de cada sesión pueden indicarte qué sesiones son más populares mientras, por otro lado, saber en qué sesiones están interesados ​​tus asistentes puede ayudarte a elaborar el contenido de futuros eventos o el contenido posterior al evento para dar seguimiento a los asistentes.

Posteriormente, recibir el feedback de tus asistentes a través de encuestas de satisfacción puede revelarte si el ponente y el contenido de las sesiones fué realmente interesante.

3. Haz que participen y se integren

Tecnología recomendada: Eventmobi 

Como mencionamos anteriormente, los asistentes se han acostumbrado a usar aplicaciones para eventos para consultar la información de las conferencias o congresos. A continuación te dejamos varios casos de uso:

  • Ver el programa del evento, lo ponentes y crear agendas personales
  • Conocer a los asistentes y fomentar el networking
  • Participar en votaciones o realizar preguntas durante las sesiones
  • Valorar las sesiones y los ponentes
  • Recibir actualizaciones del evento a través de notificaciones push

4. Ofrece exposición a tus socios y patrocinadores

Tecnología recomendada: Eventmobi

Los patrocinadores de eventos son absolutamente esenciales para hacer posible las conferencias o congresos B2B. Para atraer patrocinadores y mantenerlos felices, los organizadores de eventos deben demostrar que su evento vale la pena la inversión.

Los organizadores de eventos tienen múltiples formas de hacer que un evento valga la pena a través de paquetes de patrocinio. La tecnología en tus eventos y en concreto las apps, multiplican las opciones. Imagina que puedes mostrar sin problemas los logotipos de tus patrocinadores en los correos electrónicos, la web y la aplicación del evento, todo con una única tecnología.

Algunas aplicaciones para eventos, como Eventmobi, ofrecen funciones exclusivas solo para patrocinadores que incluyen:

  • Registro e invitaciones patrocinadas
  • Espacios de patrocinio personalizados
  • Ofertas especiales y promociones en la app
  • Resultados y estadísticas de interacción con la marca patrocinadora
  • Sincronización con pantallas del evento para la exposición dinámica de información y patrocinadores

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

Después del evento

La etapa posterior a tu evento es el momento dedicado a impulsar acciones y aportar valor a tu estrategia.

1. Del evento a las ventas

Tecnología recomendada: Salesforce

Gracias a tu sistema de registro debes tener una lista de todos tus invitados, incluso con la app del evento puedes tener otra información, como a qué sesiones asistieron o qué patrocinadores visitaron.

Una vez que esta información sea sincronizada con el CRM, tu equipo de ventas tendrá una mejor idea de a quién deben contactar.

2. Estadísticas y ROI

Tecnología recomendada: Eventmobi

A través de tu app para eventos puedes medir los ingresos, los registros, la popularidad de las sesiones o la exposición de tus patrocinadores, todo ello a través de sencillos informes y gráficos.

Planifica tus objetivos y enfoca la recogida de datos a los aspectos más importantes de tu campaña o compara de manera cruzada los resultados de dos o más eventos similares.

Conclusión

En cada etapa del evento existe la oportunidad de aprovechar la tecnología en tus eventos para que tú y tu equipo seáis más productivos que nunca. En este artículo cubrimos las tecnologías centrales que pueden llevar tu estrategia de eventos al siguiente nivel. A medida que continúes desarrollando tu abanico de tecnología para eventos, podrás encontrar nuevas tecnologías que sirvan en tu estrategia.

  • Aprovecha el registro online, la app para eventos y el CRM para maximizar la productividad.
  • Antes de tu evento, puedes aprovechar la tecnología en tus eventos para construir la base de tu campaña promocional y de patrocinio.
  • Durante tu evento, puedes aprovechar la tecnología para mostrar a tus patrocinadores y socios, involucrar a los asistentes y recopilar datos de gran valor.
  • Después, la tecnología en tus eventos facilita la comunicación entre los diferentes equipos, el seguimiento de asistentes, la creación de informes, la visualización de resultados y el ROI.
  • En cada etapa del evento, asegúrate de que tu tecnología esté integrada a la perfección para evitar perder datos de interés.

Si quieres rentabilizar tu tiempo y tu presupuesto durante tu próximo evento, llámanos y te ayudaremos a planificar la estrategia que necesitas para alcanzar tus objetivos con las mejores tecnologías de integración en eventos.

Como planificadores de eventos nos esforzamos por contentar a los asistentes de nuestros eventos y tratamos de causar una impacto duradero. Tras la primera parte, desde el equipo de Orquidea os traemos la segunda parte de 16 maneras de darles a tus invitados una experiencia única y agradable.

Como hablamos en el artículo anterior, contentar a los asistentes es un proceso que requiere mucha planificación para potenciar las experiencias agradables y disminuir cualquier causa que pueda obstaculizarlas. Es sabido que el presupuesto permite muchas facilidades a los organizadores pero no es lo más importante y aquí te traemos algunos ejemplos para obtener buenos resultados y hacer sonreír a tus invitados.

9. Elige el ponente adecuado

Los buenos ponentes pueden brindar grandes discursos, animar y aportar un valor incalculable a tus asistentes, pero uno erróneo puede irritar el ánimo de cualquier evento. Selecciona tus ponentes con prudencia, informales y anímalos a aumentar la participación y ser más cautivadores con su público.

Un ponente entretenido e interesante puede alegrar el ambiente y hacer que el evento perdure en la mente de los asistentes, generando un público fiel a tu marca que no dudará en acudir la próxima vez que hagas tu reunión, conferencia o congreso.

10. Mejora la accesibilidad

Haz que el evento sea accesible para todos, facilitando la integración de asistentes con algún tipo de discapacidad, necesidades especiales o intolerancias alimenticias, asegurandote de que todos están bien atendidos y pueden participar plenamente. Asegurate de preguntar sobre cualquier necesidad por adelantado para estar completamente preparado y poder comprobar las debidas soluciones antes de que lleguen.

La accesibilidad también incluye la facilidad para acceder o abandonar tu evento, así que tenlo en consideración a la hora de seleccionar el lugar. Si es de difícil acceso, estudia proporcionar tu propio transporte o servicios de transporte para hacerlo más cómodo y alentar la asistencia de más asistentes. Si un evento es sencillo y atiende a sus invitados, estos se encontrarán más cómodos, ya que lo último que deseas es que aquellos con necesidades especiales se sientan excluidos.

16 Formas de contentar a los asistentes en tus eventos (II)

11. Utiliza la tecnología

La tecnología puede mejorar la experiencia de tu evento, así como facilitarles la vida a los asistentes (¡y a los planificadores también!). La herramienta correcta, utilizada de la manera correcta puede marcar una gran diferencia. Por ejemplo, utiliza una app para eventos que permita a los asistentes registrarse y evitar las largas esperas o ofrece un entretenimiento exclusivo a través de realidad virtual o drones.

Incluso si no tienes el presupuesto necesario para integrar la realidad virtual, puedes proporcionar elementos básicos como el WiFi gratuito. También existen multitud de cámaras con grabación de 360 grados disponibles en el mercado a un precio accesible y que aportarán un toque especial a tu evento, así como otras tendencias tecnológicas que amplian tus posibilidades de patrocinio ¡Así que toma la iniciativa!

12. Se honesto

No hay nada como generar unas expectativas y luego ver cómo se desvanecen en el último minuto cuando te das cuenta de que algo va mal o de que los asistentes no han sido correctamente comunicados. Tu público aprecia la sinceridad, de modo que si sucede algo no contemplado, trata de reorganizar el evento o poner en marcha tu plan B. Si no hay otra alternativa, se sincero desde el primer momento ya que para algunos asistentes, esta puede ser la razón de su asistencia y no querrás que se enteren en el último instante.

Honestamente, no puedes complacer a todos pero no hay nada peor que una marca que no admite que podría haber hecho las cosas mejor. Si sabes que has cometido un error, discúlpate y compensa de algún modo al asistente para que no afecte demasiado a su experiencia en el evento.

13. Conexiones

Ofrece múltiples oportunidades de networking a tus asistentes para fomentar la interactividad y generar nuevas conexiones de valor. El networking potencia los negocios y crea una experiencia añadida de gran valor para tu público, ofreciendo nuevas oportunidades para sus carreras profesionales de una manera cómoda y natural. Definitivamente, ésta es una sencilla manera de diferenciar tu evento y crear una comunidad alrededor del mismo.

14. Tómatelo con calma

No elimines las pausas e intentes introducir demasiadas actividades en el programa, ya que suavizar el ritmo del evento te permite centrarte más en la calidad que en la cantidad. Siempre existe la tentación de sorprender a tus asistentes con una gran variedad de experiencias, pero si están demasiado ocupados tratando de cambiar de actividad, no disfrutarán y aprovecharán el evento. Por ello, permite que los asistentes asimilen realmente lo que está sucediendo a su alrededor y se concentren en sus oportunidades de aprendizaje y networking, en lugar de sentirse agobiados.

16 Formas de contentar a los asistentes en tus eventos (II)

15. Exclusividad

Agregar elementos de exclusividad en tu evento puede impulsar la asistencia y contentar a los asistentes, especialmente si pueden ser los primeros en compartir una experiencia única con sus amigos. Puedes hacer esto dándoles acceso exclusivo al contenido o a los productos antes que a nadie. ¡Mientras más interesante sea la información, mejor!

Añadir un elemento de exclusividad en el evento siempre es una opción para gestionar las áreas VIP, pases entre bastidores u opciones de rápido acceso.

16. Sorprende

Haz algo diferente y brinda a los asistentes una nueva perspectiva para para contentar a los asistentes y hacer que tengan un gran recuerdo de tu evento. Estas acciones ayudan a agregar valor añadido y permite a los asistentes obtener conocimientos nuevos y expertos.

¿Qué deberías hacer y que no para hacer felices a tus invitados?
Aquí tiene más formas de contentar a los asistentes y hacer que regresen a todos y cada uno de tus eventos.

¿Qué podrías hacer?

  • Testimonios y referencias: Algunos asistentes necesitan leer referencias o escuchar sobre las experiencias de otros para decidirse por tu evento, y esta puede ser la oportunidad perfecta para mostrar el trabajo realizado en eventos anteriores. ¡Muestra la satisfacción de tus asistentes recurrentes, aporta crédito a tus eventos y alienta a los primerizos a asistir!
  • Se claro y conciso: La comunicación y la transparencia con los asistentes son los pilares del buen servicio al cliente y la manera más sencilla de contentar a los asistentes. Se claro con tus intenciones e instrucciones y haz que todo sea fácil para tus asistentes.

¿Qué no deberías hacer?

  • Generar colas: Evita crear situaciones de espera durante el evento, ¡molestan a todos y pueden destruir incluso los mejores eventos! Si no tienes más opciones, ofrece distracciones o formas de entretener a tus asistentes mientras hacen cola. Utiliza tecnologías para evitar las esperas y agilizar los accesos.
  • Utilizar figuras polémicas: Ya se trate de entretenimiento o de una novedad en el sector, evita a las personas con reputaciones deterioradas o que distorsionen la imagen de la marca. Aunque la controversia puede ser una herramienta de marketing efectiva, no ayuda a que los asistentes estén contentos con tu elección.

En conclusión

Esperamos que estos consejos te sirvan de utilidad a la hora de planificar tus próximos eventos y de formar al personal que se hará cargo de ellos para focalizar su atención en la experiencia de tus asistentes. Si quieres que hablemos sobre cómo potenciar las experiencias en tus eventos ¡Contáctanos hoy mismo!

 

Notificaciones en apps para eventos, alertas, mensajes… seguramente utilices diferentes tecnologías y formas de comunicación para informar a tus asistentes de las novedades o cambios que se producen durante tus eventos.

Con total seguridad, podríamos considerar estas herramientas como las formas más rápidas de comunicación para enviar mensajes urgentes sobre alteraciones en los horarios de los ponentes, cambios de sala o para avisarles del inicio del coffee break. Sin embargo, si miramos más allá y los vemos como medios para simplificar y automatizar las comunicaciones, podemos considerar otros casos de uso dentro de una gran estrategia de notificaciones con los asistentes.

A continuación os dejamos algunas formas de comunicación que han proliferado en estas tecnologías y que, a través de nuestra experiencia, hemos detectado cada vez más en nuestros clientes:

Programar mensajes estratégicos

Dependiendo de la tecnología que utilices, es probable que tengas la capacidad de programar previamente las alertas y notificaciones en apps para eventos. Esto significa que debes considerarlas como parte de tu estrategia de comunicación general. Cuando planifiques el evento, debes pensar en lo que te gustaría que supieran tus asistentes y en qué momento, y configurarlo con anticipación.

Planificar estos aspectos en la preparación del evento, te permitirá más tiempo para trabajar en otros detalles sin preocuparte de enviar los mensajes manualmente durante tu conferencia o congreso.

Claves para tus notificaciones en apps para eventos

Mensajes de patrocinador

Un tipo de alerta en la aplicación para eventos que podrías tener en cuenta durante la programación serían los mensajes de tus patrocinadores. Estos podrían invitar a los asistentes a acercarse a su stand, a conectarlos con su página web o a hacerlos participar en las promociones exclusivas de tu patrocinador en el evento. Incluir mensajes como parte de tus paquetes de patrocinio es un enfoque estratégico diferente que demuestra el valor añadido y diferencia entre los distintos niveles de patrocinio que puedas tener.

Como consejo, podrías asignar un número de notificaciones en tus paquetes de patrocinio para aumentar los beneficios y el atractivo de tu evento para los posibles interesados.

Si quieres obtener más ideas para aumentar tu presupuesto de patrocinios descarga ya nuestra guía sobre Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento.

Contenido multimedia

Pero no todo son alertas y notificaciones en apps para eventos, también puedes considerar el uso de contenido multimedia, como imágenes y enlaces directos. Esto te permite proporcionar un contenido de valor a tus asistentes y mantener tus notificaciones emocionantes e interesantes, con diferentes modelos de comunicación.

Conoce a tus asistentes y adapta el formato a cada comunicación para aumentar la conexión con ellos, no resultar monótono y gracias a las analíticas, conseguir una comunicación cada vez más efectiva.

Gamificación

Otro enfoque interesante es incluir la gamificación como parte de tu estrategia de notificaciones. Considera programar alertas que te ayuden a motivar la participación en el juego del evento, enviando pistas o dirigiendo a tus asistentes a donde puedan encontrarlas.

Incorporar esto en tu estrategia global de notificaciones en apps para eventos hará que los participantes de tu juego estén atentos a los retos para competir en la clasificación y conseguir las recompensas.

Alertas dirigidas

¿Tienes una recepción especial para los asistentes primerizos? ¿Buscas comunicarte con los asistentes VIPs? Considera utilizar alertas especiales para enviar mensajes específicos a estos grupos de invitados. Al hacerlo, puedes enviar información para ayudar a controlar el comportamiento de asistentes de características similares y mantener tu comunicación enfocada en la generación de valor.

Claves para tus notificaciones en apps para eventos

Estrategia de notificaciones

Al diseñar tu estrategia de alertas y notificaciones, debes asegurarte de que tus mensajes sean relevantes, enfocados y oportunos. Enviar demasiadas alertas puede disuadir a los asistentes de leerlas o incluso molestarlos. Como práctica recomendada te aconsejamos ponerte en el lugar de tus asistentes y pensar en el valor que aporta cada notificación, en el momento determinado, a su experiencia.

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Como planificadores de eventos nos esforzamos por contentar a los asistentes de nuestros eventos y tratar de causar un impacto duradero. Así que aquí os traemos la primera parte de 16 maneras de darles a tus invitados una experiencia feliz y agradable.

Contentar a los asistentes no es algo que suceda por accidente, es algo que requiere mucha planificación para no obstaculizar una experiencia de usuario positiva. Y no solo los eventos de gran presupuesto pueden contentar a los asistente, así que no importa si tu evento o presupuesto es grande o pequeño, aquí tienes algunas maneras prácticas de obtener buenos resultados y hacer sonreír a tus invitados.

1. Muestra que te importan

Conoce a tus asistentes, pregúntales sus problemas y lo que les gustaría ver y responde con una organización adecuada. Crea votaciones o encuestas , así como oportunidades para hablar sobre sí mismos y demuestra que no se trata solo de tu marca. Una de las principales formas de mostrar tu interés por los asistentes es escuchándolos y, a veces, simplemente con hacer las preguntas correctas puedes diferenciarte de la competencia.

También podrías mostrar las iniciativas sociales en las que está involucrado, así como colaborar con tu entorno para mostrar a los asistentes la importancia de tus valores. Los asistentes que sienten que una marca tiene moral y trabaja para mejorar la comunidad son más propensos a ser leales.

2. Obsequiales

Obviamente, ¡los regalos te ayudan a contentar a los asistentes! Dicho esto, por mucho que deseamos tener el presupuesto necesario para regalar tecnología o un dispositivo a cada asistente, no siempre es posible. Pero puedes optar por algo un poco más económico en su lugar que, por ejemplo, tenga un valor añadido o ayude al desarrollo profesional del asistente, como un libro electrónico o un seminario web. O simplemente dale un toque creativo a tus bolsas de regalos para que sean más interesantes que las genéricas de la mayoría de eventos y muestra que realmente has pensado en ello.

Nada anima más a tus asistentes que obtener regalos desde el principio y eso les dispone para aceptar el diseño de tu evento de una manera positiva. Alternativamente, si te preocupa que los asistentes los «cojan y corran», puedes hacer regalos más pequeños durante todo el evento, ¡lo que prolonga la felicidad!

16 formas de contentar a los asistentes

3. Haz que se sientan importantes

Muestra a los asistentes que no son sólo un número más, haciéndoles sentir importantes y queridos. Personaliza las comunicaciones y dirígete por sus nombres cuando hables con ellos, ya sea por correo electrónico, a través de la App del evento o en redes sociales como Twitter o Facebook. Intenta responderles rápidamente y con aportaciones de valor que ayuden a construir una relación de lealtad con la marca y aumentar las recomendaciones boca a boca.

4. Recompensa la lealtad

Con todas las marcas llamando la atención y buscando nuevas maneras para impactar a tus invitados, recompensa la fidelidad de tus asistentes y seguidores para mantenerlos contentos. Asegúrate de que no tengan ningún motivo para ser atraídos por tu competencia y haz uso de tarjetas de fidelidad, descuentos exclusivos, ofertas anticipadas para asistentes de eventos pasados ​​o sorteos regulares entre los suscriptores.

Contentar a los asistentes a través de una estrategia de fidelización es la manera más rentable de crear un vínculo entre tu marca, el evento y los asistentes, ayudando a prolongar su asistencia y creando una comunidad que potencie tus ferias, congresos o conferencias.

5. Piensa en sus necesidades

Planifica tu evento pensando contentar a los asistentes y solventar sus necesidades en lugar de centrarte en las los intereses de patrocinadores u otras partes interesadas para no comprometer la experiencia de tus invitados. Considera obtener una mayor aceptación a través de la co-creación y la colaboración en tus eventos y pregunta a los asistentes qué es lo que quieren ver, por qué asisten o qué quieren conseguir con ello para, finalmente, utilizar esta información durante el proceso de planificación.

6. Renueva la energía de tu asistentes

No importa cómo de grande sea tu evento, la energía se desvanece al cabo del tiempo y los asistentes se cansan, particularmente en eventos que requieren pasar mucho tiempo de pie o caminando, como en ferias o tras una serie de presentaciones. En su lugar, ofrece formas de activarlos y renovar su energía para el evento, mejorando su estado de ánimo.

Algunas de estas formas son: haciendo las sesiones más cortas, incluyendo actividades durante las sesiones, incorporando estaciones de comida variada y llamativa o incluso estaciones de carga para los dispositivos móviles.

16 formas de contentar a los asistentes

7. Comunica siempre

A los asistentes les gusta estar conectados y conocer los últimos acontecimientos, así que comunícate con ellos, informales sobre lo que está sucediendo y asegúrate de que la información sea clara, fácil de encontrar y comprender. Además, participa en las redes sociales y preséntate para que sepan que eres fácil de contactar. La comunicación es clave y sabemos que los asistentes no siempre leen o digieren la información, por lo que condensarla y hacerlo de una manera que aporte valor facilita el proceso.

8. Innova

Haz algo diferente para contentar a los asistentes, diseña tus eventos con nuevos giros sobre las ideas pasadas y presenta algo original en cada evento que tengas, incluso si son pequeños cambios, pueden marcar una gran diferencia y tener un gran impacto en la experiencia del usuario. Observa todos los aspectos del evento, no solo los elementos orientados a los asistentes, sino también las creativas ideas de marketing y patrocinio para crear un ambiente impactante y duradero.

¿Qué podrías hacer?

  • Mostrar quién está invitado: a los asistentes les gusta saber quién asistirá, particularmente si es una celebridad, un influencer o un experto del sector. También les gusta saber quién más estará allí para conectarse y hablar, por lo que agregar un listado de los invitados en tu app para eventos con sus respectivos perfiles podrá incrementar la interactividad.
  • Utilizar la empatía: establece una conexión emocional con los asistentes, ya sea a través del evento en sí o de tu marca. Si están emocionalmente comprometidos, su lealtad será más alta.

¿Qué no deberías hacer?

  • Retrasar el horario: los asistentes también tienen planes y un evento que se retrasa puede frustrarlos. Un ponente que se demora, un acceso lento y desorganizado o los cambios de última hora en el programa, ¡todas estas cosas pueden empañar el ambiente!
  • Ignorar el feedback negativo: aunque no siempre es bueno recibir comentarios negativos, es vital la mejora de los eventos futuros. Además, los asistentes enfadados que te hacen llegar sus comentarios negativos también podrían explotar y causar serias repercusiones si no se solucionan. Escuchar y reconocer el problema, a veces, también es suficiente para apaciguar a los asistentes.
  • Despreciar a los asistentes «estándar»: si decides agregar exclusividad a tu evento, ten cuidado de no descuidar a los que no son VIP. Asegura los conceptos básicos correctos para que todos los asistentes queden contentos.

En conclusión

Contentar a los asistentes predispone tu evento hacia el éxito, y como puedes ver, no importa qué tipo de presupuesto tengas, en última instancia, priorizar la experiencia a los asistentes los hace felices, ya sea en las fases de planificación, a través de la comunicación o durante el propio evento. Si los tienes en cuenta y consideras sus necesidades, ¡estás en el camino correcto!

Cuando se prepara un evento se dedica mucha atención a crear una experiencia atractiva para los asistentes pero maximizar la participación antes de un evento se suele considerar al final de la planificación, en caso de que se haga.

No quieres que todos los meses de duro trabajo en el diseño y planificación de la experiencia hayan sido en vano, por lo que es crucial que pienses cómo promover tu evento y entusiasmar a los asistentes antes de que lleguen. La estrategia de participación antes de un evento es tan importante como tu estrategia para mantener a los asistentes involucrados durante el mismo. Desarrollar una relación con los asistentes antes del evento puede ser extremadamente ventajoso para que tu audiencia colabore en el proceso de elección de los contenidos o comience a promover el evento por su cuenta.

Objetivos para la promoción previa al evento

Antes de un evento, los principales objetivos de un organizador de eventos son mantener informados a los asistentes sobre todo lo relacionado con el evento y permitirles comenzar a conectarse con otros asistentes.

Los objetivos comunes incluyen:

  • Aumentar la expectación mediante el intercambio de detalles del evento con los asistentes a través de canales privados y públicos
  • Romper el hielo entre los asistentes para ayudarlos a sacar el máximo provecho de la experiencia
  • Conectar a los asistentes primerizos con los más experimentados para dar la posibilidad de comunicarse y solucionar dudas entre la propia comunidad
  • Involucrar a los asistentes en la planificación de la experiencia al obtener sus comentarios y aportes
  • Ayudar a los asistentes a encontrar a otros interesados en los mismos temas o interesantes para su crecimiento profesional
  • Ofrecer a los ponentes la oportunidad de iniciar una discusión con los asistentes sobre los temas de las sesiones

Tácticas para comenzar

A continuación se detallan las tácticas que te ayudarán a ejecutar una estrategia promocional previa al evento, aumentando la participación de los asistentes. Estos consejos se basan en los éxitos que hemos experimentado con nuestros clientes, por lo que aprender de sus beneficios también te permitirá alcanzar el éxito en la promoción de tu evento.

1. Crea engagement a través de las redes sociales públicas

Inicia conversaciones en medios sociales como en tu página de Facebook, LinkedIn Groups, foros, Twitter o Instagram para generar espectación alrededor del evento.

Publica contenido promocional como videos de eventos pasados, publicaciones de ponentes y comentarios con el hashtag del evento. Ver un video de un evento anterior puede estimular los buenos recuerdos entre la comunidad, despertar la curiosidad en los “novatos” e impulsar la participación antes de un evento.

Diseña e incorpora campañas de marketing dirigidas a cada segmento de los miembros de tu audiencia en torno a un tema o inquietud común. Esto funciona especialmente bien con un público amplio que pueda dividirse en distintos grupos con intereses especializados.

2. Genera engagement a través de los canales internos

Crea y promueve el uso de plataformas sociales internas, como los foros online exclusivos para miembros, las comunidades en sitios web y los canales de discusión dentro de la aplicación del evento. Los canales privados son ideales para ciertos tipos de discusiones relacionadas con el evento que pueden no ser tan relevantes para la los demás. También crean una sensación de exclusividad que alienta a los asistentes a interactuar entre ellos y favorece la participación antes de un evento para conocer las últimas noticias.

Sugerencias de aplicaciones en eventos:

Crea una app para eventos y anima a tus asistentes a descargarla antes del evento

Las apps para eventos son una excelente manera de ayudar a aumentar la participación antes de un evento y ofrecen muchas oportunidades para que los asistentes se conecten entre sí. Anuncia la descarga de la aplicación unas semanas antes del evento durante las promociones y preséntala como una forma de obtener información actualizada o contenido exclusivo para fomentar la adopción. Aquí te dejamos un par de ideas creativas sobre cómo aprovechar la aplicación para generar entusiasmo y oportunidades de networking antes del evento:

– En los canales de discusión los asistentes pueden comenzar a conversar sobre temas de interés, como organizar excursiones para visitar los lugares de interés locales antes del evento para los primeros en llegar.

– Actualiza el muro del evento con las imágenes de tu equipo preparando el evento o anuncia a los nuevos ponentes que estarán presentes en tu evento para entusiasmar a los asistentes y difundir los mensajes.

Comparte contenido relacionado con los ponentes y las sesiones del evento: publica y comparte enlaces a contenido de formato más extenso, como las publicaciones del blog o los artículos escritos por los ponentes y el equipo del evento, para entusiasmar a los asistentes y mostrarles más información sobre las sesiones del evento.

Utiliza la app del evento para comunicarte con los asistentes

Las notificaciones y las alertas desde la app son una excelente manera de mantener a los asistentes informados sobre las últimas novedades y actualizaciones de la agenda. Por ejemplo, cuando se añaden nuevas sesiones y ponentes al programa, puedes enviar una notificación y crear un grupo de discusión para que los asistentes puedan interactuar con los ponentes y hacerles preguntas de antemano. Los documentos también se pueden cargar en una biblioteca dentro de la aplicación del evento para que los asistentes los consulten o descarguen.

Impulsa la participación antes de un evento: los canales de discusión en la app son una gran herramienta para organizar el chat grupal con temas específicos y ayudar a tu público a conocer a aquellos con intereses comunes. Los asistentes pueden usar esta plataforma para comenzar a conectarse con el evento y entre ellos.

Reúne las ideas de los asistentes a través de encuestas de registro

Durante la etapa de registro, utiliza esta oportunidad para recopilar los datos que puedas usar para segmentar a tu audiencia y ayudarte con el diseño del evento. Para evaluar qué temas les interesan más a tus asistentes o las actividades en las que podrían estar interesados ​​en participar antes y/o durante el evento, puedes usar tu aplicación para enviar encuestas y recopilar comentarios antes del evento.

Además de ayudar a tu equipo a diseñar la agenda y la experiencia del evento, también puedes compartir los resultados de la encuesta en el muro del evento y enviar una notificación para informar a los asistentes que sientan curiosidad por ver los resultados. Los beneficios son dobles: no solo se brinda a los asistentes la oportunidad de interactuar entre ellos y contribuir con sus comentarios, sino que también se obtiene información valiosa que te ayudará a guiar el diseño de tu agenda y del evento en general. ¡Todos ganan!

En conclusión

Para los organizadores de eventos interesados ​​en crear el evento más exitoso posible, la participación antes de un evento es una de las mejores prácticas de la industria que puede resultar en asistentes más felices al evento.

El retorno de la inversión de tu evento proviene de la capacidad para extraer valor de las interacciones y el compromiso de tus asistentes. La promoción previa al evento ayuda a los organizadores, no solo a atraer a una multitud al evento, sino también a conseguir los mejores leads de esa multitud.

¡Si quieres saber más sobre cómo aumentar la participación en tus eventos a través de la tecnología, descarga ya de manera gratuita nuestra Guía de Engagement en Apps para Eventos!

Si un evento no se comercializa, ¿se debe a una mala organización o a un plan de marketing no definido? En este artículo comentaremos, en base a nuestra experiencia y a la de nuestros clientes, algunos buenos consejos y las mejores prácticas para crear un plan de marketing para eventos memorable.

Después de meses de búsqueda de lugares, ponentes y la organización de una agenda, los componentes principales de tu evento están listos.

¡Uf! Es hora de tomar un respiro, ¿verdad? (Creo que ya sabemos la respuesta a eso).

Administrar un evento es una cosa, publicitarlo y hacer que la gente se sienta atraída a asistir es otra. Y una vez reconocida la importancia de la promoción, la pregunta es: ¿Por dónde empiezas?

Hay muchas maneras diferentes de crear un plan de marketing y como en la mayoría de planes, no existe una solución única, si no que se trata de escoger y elegir qué estrategias funcionarán mejor para tu evento.

A continuación te facilitamos 10 pasos para crear tu propio plan de marketing para eventos, ayudándote a alcanzar de manera correcta a tu público objetivo y maximizar el registro.

1) Diseña un registro online personalizado

La página web del registro es dónde los potenciales asistentes se convertirán en asistentes y, por esa sola razón, se convierte en una de las piezas del marketing para eventos más importantes.

Teniendo esto en cuenta, invierte un tiempo y esfuerzo considerables en la construcción de un sitio web bien diseñado en términos de apariencia y experiencia del usuario. En el aspecto estético potencia la imagen de tu evento con imágenes, colores y tipografías que refuercen la unidad de tu marca. En el técnico destaca el contenido, la usabilidad para el usuario y la facilidad de registro para evitar fugas durante este proceso.

2) Desarrolla una estrategia de contenido

El marketing de contenidos es el canal de referencia para aumentar la expectación antes del evento. Más específicamente, el contenido enviado en las distintas fases del proceso de registro al evento es una forma efectiva de involucrar a los asistentes, favorecer el proceso de comprar y aumentar el ruido y la emoción alrededor del evento.

Para ello es muy importante definir los distintos estadios por los que pasará el asistente y crear un contenido específico que genere interés y valor.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

3) Planifica las campañas de correo electrónico

De forma similar a la estrategia de contenido, la creación de una estrategia de email marketing implica el envío de varios correos electrónicos durante un período de tiempo para mantener a la audiencia comprometida.

El objetivo de las campañas de correo electrónico es nutrir y empujar gradualmente al destinatario hacia la acción deseada (es decir, registrarse para el evento) a través de una serie de contactos. Para aumentar la efectividad los correos deben ser segmentados por las características de los potenciales asistentes y el tiempo entre mensaje y mensaje debe extenderse para no inundar la bandeja de entrada del destinatario y crear una experiencia desagradable.

Si quieres saber más sobre cómo optimizar el registro y el envío de contenido de marketing puedes seguir leyendo aquí.

4) Crea una propuesta de valor

¿Qué hay para mí? Todos nos los preguntamos cuando asistimos a un evento y tus asistentes no son distintos.

Los asistentes deben ser capaces de entender exactamente lo que recibirán como resultado de asistir a tu evento. No poder comunicar claramente la propuesta de valor a través de tus esfuerzos de marketing es una señal de que el contenido del evento debe estar mejor organizado y articulado.

Los potenciales asistentes querrán saber cómo se beneficiarán y, cuanto más claro les quede, más probable será que asistan.

5) Diseñar mensajes específicos para los tomadores de decisiones

Para decir lo obvio, el objetivo final de un plan de marketing para eventos es maximizar el registro. Para ser más específico, eso también significa convencer a las personas adecuadas.

Muchas veces una persona quiere registrarse para el evento, pero es su jefe u otro ejecutivo de alto nivel quien debe firmar la compra. En estos casos, tiene sentido crear un material de marketing que aborde directamente las inquietudes de los responsables de la toma de decisiones, a fin de acelerar el proceso de compra.

Las tácticas reflexivas, como adjuntar una carta pre-redactada para que los empleados puedan enviar a los tomadores de la decisión y convencerlos, son lo que separan las estrategias de marketing predecibles de las excepcionales.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

6) Convierte a los asistentes en defensores

Recuerda que la promoción de eventos no solo tiene que ser tarea del organizador, los asistentes también pueden animar al registro a través de las redes sociales. Esto puede suceder como resultado de su entusiasmo, pero crear un incentivo también es una solución efectiva.

Los asistentes pueden recibir descuentos retroactivos si las personas se registran con el enlace que compartieron en sus redes sociales. Esta forma incentivada de compartir tu evento de manera orgánica a través de las redes sociales convierte fácilmente a tus asistentes en defensores del evento.

7) Crear imágenes de eventos anteriores

A veces es mejor mostrar a las personas lo que van a disfrutar en el evento en lugar de decírselo. Los planes de marketing deben incluir imágenes y videos de eventos anteriores para ayudar a los posibles asistentes a visualizar cómo será asistir al evento. El uso de testimonios a través de vídeos ayuda a consolidar aún más el concepto de la experiencia a los potenciales asistentes.

8) Iniciativas de co-marketing con patrocinadores

Del mismo modo que los asistentes pueden participar en el plan de marketing para eventos, los patrocinadores también pueden colaborar para crear estrategias de marketing conjunto. Los patrocinadores tienen fuertes motivaciones para incrementar el número de asistentes ya que eso significará una audiencia más amplia para sus propios objetivos.

Se creativo y proactivo en la creación de estrategias de marketing compartido,que te sirvan tanto a ti como a los intereses de tus patrocinadores. Una forma simple de hacerlo es incluir los logotipos y colores de tus patrocinadores en las comunicaciones del evento.

9) Campañas en las redes sociales

Tanto de forma orgánica como de pago, las redes sociales son soluciones recurrentes para promocionar tu evento. Aquí hay un par de consejos a tener en cuenta en el diseño de tus campañas orgánicas en las redes sociales:

Usa términos cortos como hashtags o títulos, que sean fáciles de recordar y que tengan un mensaje directo
Utiliza material publicitario que se pueda compartir fácilmente, como videos de 5 segundos, imágenes llamativas e infografías bien diseñadas

Para las campañas sociales de pago la estrategia puede volverse más compleja, especificando tu objetivo demográfico, publicando diferentes tipos de anuncios y optimizando constantemente el alcance y las conversiones para asegurar el éxito.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

10) Mide el éxito con indicadores

Todas las buenas estrategias de marketing consisten en una variedad de canales que tienen como objetivo convertir a la audiencia en asistentes. Sin embargo, iniciar diferentes campañas en diferentes canales no constituye por sí sola una estrategia exitosa.

Si bien puede parecer conveniente tener campañas de AdWords, correo electrónico y redes sociales al mismo tiempo, estas iniciativas no tienen mucha repercusión si los objetivos no se definen o no se miden. Para cada iniciativa de marketing debes establecer unos indicadores específicos que midan correctamente los resultados durante el transcurso de la campaña.

¿Cuántas veces se comparte el sitio web de su evento en redes sociales? ¿Cuál es la tasa de clics para las pujas de palabra clave en AdWords? Establecer indicadores es esencial para comprender el nivel de rendimiento de cada campaña.

El indicador clave para cualquier organizador es el que muestra el número de registros al evento y los canales que han conducido a ellos. Para obtener una visión precisa de esta cuestión, tus plataformas deben integrarse para que cada base de datos pueda comunicarse entre sí. Ser capaz de integrar todas las campañas es clave para atribuir correctamente un canal a cada registro y mejorar las estrategias de un plan de marketing para eventos futuros.

Si quieres conocer algunos indicadores para medir el éxito de tu evento también puedes leer ¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I y Parte II

Conclusión: Elaboración de un plan de marketing memorable

En el mundo caótico de la mensajería actual, puede resultar abrumador idear una estrategia de marketing para eventos que funcione. La buena noticia es que tienes muchas herramientas a tu disposición, y no las estás usando todas (y en algunos casos, no deberías).

La próxima vez que prepares un plan de marketing ten en cuenta:

  • Crear un sitio web del evento y registro con tu marca
  • Crear una estrategia de contenido y promociones
  • Aprovechar la participación de tus socios, patrocinadores e incluso asistentes
  • Estar presente en las redes sociales
  • Segmentar tus mensajes
  • Y lo más importante, mide tu éxito.

Es tu evento, así que marca la diferencia con un plan de marketing definido y enfocado a tus asistentes. Si necesitas más información puedes leer nuestro artículo sobre «Las 5 herramientas que marcarán el futuro del marketing para eventos» o si necesitas integrar la tecnología en tu próximo evento ¡contactanos ya y comienza a optimizar tu trabajo!