Consejos

¿Cómo se puede medir el impacto de un evento en tus asistentes? ¿Es posible? Te descubrimos los secretos del engagement en los eventos y cómo medirlo.

El engagement puede parecer una palabra de moda, pero en realidad, es una prueba de que la estrategia de tu evento funcionó y generó un retorno de la inversión tangible. A veces tendemos a medirlo en función de nuestra intuición cuando, de hecho, al igual que en otras métricas de eventos, se pueden utilizar números para ello.

Si no mides el engagement en los eventos, no sabrás con precisión el interés de tus asistentes. No solo no podrás demostrar el valor de tu evento, sino que tampoco podrás encontrar los errores que necesitan ser mejorados para mejorar la participación de los asistentes y hacer que tus futuros eventos sean más efectivos.

Aquí encontrarás algunos métodos contrastados para medir los niveles de participación de los asistentes en eventos profesionales, con los que poder descubrir qué impresión generan tus evento realmente.

el engagement en los eventos

Realiza una investigación

Comienza por analizar el tráfico de tu sitio web. Cuando una persona tiene un interés en tu evento, el sitio web es el primer lugar que visita. Un evento exitoso y bien publicitado debe despertar el interés en tu marca y esto debería conducir a un aumento en el tráfico del sitio web. Estoy seguro de que ya estás usando Google Analytics para medir el tráfico y analizar el rendimiento de tu sitio web.

Para aprovecharlo al máximo e interpretar los números lo más correctamente posible, puedes establecer objetivos de engagement en los eventos. Al hacerlo, puedes medir qué cantidad de tráfico se convierte en cliente potencial después del evento . Aquí hay algunas maneras de hacerlo:

  • Objetivos de URL: Haz un seguimiento de cuántos de tus visitantes van a una página específica en tu sitio web.
  • Objetivos del evento: Realiza un seguimiento de acciones específicas, por ejemplo, descargas o suscripciones al boletín.
  • Objetivos de tiempo: Realiza un seguimiento de la duración promedio de cada visita al sitio web.
  • Objetivos de la página: Realiza un seguimiento del número de páginas por visita.

Como planificador de eventos profesional, debes saber que tu lista de correo electrónico es extremadamente valiosa. No solo puedes segmentar inteligentemente las campañas de mailling para orientar los contactos específicos, también puedes realizar un seguimiento del rendimiento de estas campañas. Estamos hablando de tasas de apertura, recuento de clics y cantidad de descargas.

Al comparar estas métricas de email marketing con los números de asistencia reales, descubrirás qué partes de tu evento mantuvieron más interesada a tu audiencia. Esta información también te ayudará a planificar tus futuros eventos, ya que sabrás qué acciones tuvieron un mejor rendimiento del engagement en los eventos.

Aprovecha las ventajas de las redes sociales

A la gente le gustan los hashtags. Encontrar el hashtag perfecto es la manera idónea de completar una sesión o categorizar un mensaje digital. Además, los estudios muestran que los hashtags aumentan drásticamente la participación en las redes sociales.

De acuerdo con los expertos en marketing, la creación y el uso de un hashtag único es una de las mejores formas de crear expectación en torno a tu evento en las redes sociales. Al hacer clic en un hashtag, las personas pueden ver rápidamente todo lo que se comparte y asocia con tu evento. También es un gran iniciador de conversaciones y una herramienta de descubrimiento.

Con el objetivo de configurar una alerta para tu hashtag utiliza las herramientas de redes sociales como Brand24, Hootsuite o Buffer. Algunas plataformas de administración de eventos también te permitirán monitorear las interacciones online en tu evento y medir el engagement en los eventos.

Otro beneficio de controlar tu propio hashtag es que podrás ver los temas más candentes y los comentarios más interesantes sobre tu evento. En las redes sociales, las personas tienden a compartir lo que realmente piensan sobre tu evento, sobre los ponentes y lo que más les entusiasmó o decepcionó.

¡Asegúrate de participar en las conversaciones! Y no olvides que también puedes usar estas conversaciones para generar nuevas ideas de contenido que compartir con tus asistentes una vez finalice el evento.

Cuando las personas participan en un evento, lo más probable es que visiten tus cuentas de redes sociales. Un notable aumento en el número de seguidores es una señal de que tu evento fue un éxito, o al menos tuvo repercusión. Pero no te olvides de tus nuevos seguidores, mantén vivo el engagement en los eventos a través de interacciones regulares que prolonguen la relación con tu marca. Esta es una increíble forma de convertir a tus seguidores en embajadores que promocionen tu próximo evento.

el engagement en los eventos

Aprovecha el marketing de contenidos

Esto requiere un poco más de trabajo pero vale la pena. Crea y comparte contenido que realmente resulte interesante para tus asistentes una vez finalizado el evento.

Puedes medir comentarios, me gustas y responderlos en redes sociales. Pero eso no es todo: al mantener viva la conversación, puedes mantener altos los niveles de engagement. Mantén a tus lectores actualizados sobre los temas que se trataron en tu evento, comparte los momentos más destacados de los ponentes, resume los puntos clave, comparte las fotos de los asistentes participando en las distintas acciones y recuerda los mejores momentos de tu evento.

Mide e impulsa la participación

Un alto nivel de participación es un signo comprobado del engagement de tus asistentes. Mientras más estimulados e involucrados estén tus asistentes, más probable es que participen haciendo preguntas y tomando parte en las discusiones. Puedes impulsar la participación aún más utilizando apps para eventos con sistemas de votación y preguntas a los ponentes durante las sesiones.

Si quieres saber más sobre como mejorar el engagement con una app para eventos, desacarga ya nuestra Guía de Engagement en Apps para Eventos.

Mira los números de asistencia

Compara las cifras del registro inicial con la tasa de abandono. Si están pasándolo bien en el evento, lo más probable es que no salgan de el antes de que termine. Lo mismo vale para cualquier evento, los asistentes comprometidos son más propensos a quedarse hasta el final de tu evento. Puedes recopilar una imagen bastante precisa del éxito de tu evento al mantener las invitaciones RSVP (Répondez S’il Vous Plait, una invitación con petición de respuesta), y compararlos con los números finales.

Pregunta a tus asistentes

A veces todo lo que tienes que hacer es preguntar. Realiza una encuesta en el evento, esta es una técnica probada y verificada para obtener comentarios honestos. Es una gran idea encuestar tanto a los asistentes como a los ponentes para obtener tantas perspectivas e ideas diferentes como sea posible. Puedes utilizar una app para eventos o el correo electrónico para enviar las encuestas.

Para obtener los mejores resultados, envía tu encuesta inmediatamente después del evento. La gente tendrá más probabilidades de responder, ya que el evento todavía estará fresco en su mente. Asegúrate de que la encuesta sea lo más simple y directa posible.

el engagement en los eventos

Conclusión: los datos correctos de las preguntas correctas

Hay una gran cantidad de datos que puedes usar para medir la participación de tus asistentes. A veces solo tienes confiar en tu intuición, pero con estos simples métodos para medir la participación de tus asistentes, serás capaz de sostener tu instinto con alguna evidencia real.

¿Cómo se mide la participación de la audiencia en tus eventos? ¿Tienes una técnica probada que te gusta usar? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a mejorar el engagement en los eventos, con el fin de crear eventos más efectivos y memorables.

El mundo de los eventos es cada vez más complejo, donde los organizadores tratan de diferenciarse de los demás a través de la originalidad y la personalización, enfocada siempre en los objetivos. En busca de las opciones más eficientes, hoy hablaremos de 5 herramientas que serán fundamentales para el futuro del marketing de eventos:

1. Growth Hacking

Lo que a menudo puede ser una palabra de moda para aquellos que operan en marketing digital se está convirtiendo en sinónimo de un enfoque científico sobre cómo hacer marketing online.

Los eventos de marketing no son diferentes. Los expertos en el marketing de eventos aprovechan el marketing tradicional y online con un enfoque analítico.

Las técnicas empleadas por los Growth Hackers​ se basan en la analítica pormenorizada, el estudio de las tendencias y comportamientos del usuario para adaptar su estrategia. De esto modo son capaces de diseñar un producto con un alto potencial de penetración y respuesta por parte del consumidor.

A medida que los presupuestos disminuyen globalmente, los especialistas del marketing en los eventos se centran en las herramientas en línea y sin conexión que ofrecen valor, prueban diferentes alternativas y lanzan campañas a pequeña escala para obtener comentarios inmediatos de los clientes. Growth Hacking se basa en un conjunto específico de herramientas, de menor tamaño pero de mayor calidad.

5 herramientas para el futuro del marketing de eventos

2. Co-creación

Uno de los mayores secretos de la industria de eventos que nadie menciona. Después de realizar investigaciones con 1,600 profesionales de eventos y haber analizado la mayor parte de la literatura sobre el tema del compromiso en los eventos, se puede decir con confianza que la co-creación será la tendencia más sorprendente que vendrá en los los próximos 12 meses.

La creación de lazos entre el marketing de eventos y el compromiso de los asistentes es el principal impulsor de la satisfacción, y también es el motivador número uno para que los asistentes creen contenido en los eventos y lo compartan.

Particularmente en entornos corporativos a menudo nos quejamos de que los asistentes están aburridos, se sientan imperturbables en más de 3/4 del evento, verificando su correo o prestando atención a cualquier cosa menos a lo que sucede en el evento. La respuesta para elevar el nivel de participación de estos interesados es involucrarlos en el evento mucho antes de que comience este. Las redes y el establecimiento de contactos significantes son las herramientas que garantizarán una comercialización eficaz y tasas de satisfacción y respuesta increíblemente altas.3

3. Live streaming

Podemos imaginar la reacción de la mitad de ustedes leyendo esto. Estás pensando, no puedo hacer esto en un entorno corporativo. Pues lo mismo sucedió en 2008 cuando aparecieron las redes sociales. Las redes sociales se están usando con éxito en los eventos corporativos diariamente para atraer a los asistentes y hacer que se involucren, cada vez más, los medios sociales se están convirtiendo en video y en vivo.

La forma en que lo usan con sus ponentes, invitados y asistentes, así como el resto de partes interesadas es esencial para promocionar su evento de manera adecuada.

Lo anterior es una tendencia del marketing de eventos inestimable, pero también una poderosa interacción. Los asistentes usan cada vez más sus teléfonos y no sólo para tomar fotos, presionan el botón “en vivo” en plataformas como Facebook Live o Periscope y comienzan a transmitir sus impresiones. Lo hacen para conectar a su red y audiencia al evento. Esta puede ser una opción válida incluso cuando un evento tiene contenido delicado o no está abierto al público. Muchas, muchas herramientas ofrecen canales privados de transmisión en vivo para involucrar a los asistentes remotos de una manera segura y seguir incrementando el éxito del evento.

5 herramientas para el futuro del marketing de eventos

4. Analíticas antes, durante y después del evento

No hay excusa para no tener datos reales sobre cómo los asistentes interactúan con nuestro evento y con nuestros patrocinadores. Trabajar en el marketing de eventos significa mantener felices a todas las partes.

Durante demasiado tiempo no hemos estado utilizando datos estratégicamente para conseguir atraer más patrocinadores y más asistentes el próximo año. Al utilizar herramientas como puntos de rastreo (Bluetooth Low Energy, NFC) ,aplicaciones móviles y herramientas de respuesta en vivo podemos confiar en una estrategia y recogida de datos completa para analizar el impacto de nuestras actividades de marketing y patrocinio.

Analizar y digerir estos datos definirá nuestra estrategia de marketing y participación de patrocinadores en el futuro. El futuro del marketing de eventos no se trata de informar a nuestro jefe o partes interesadas que ‘todos disfrutaron el evento’, si no de ofrecer un estudio pormenorizado de cómo transcurrió el evento.

5. Moderación o Catalización

Los profesionales de eventos, especialmente en entornos corporativos, se están convirtiendo en moderadores de comunidades. Son los catalizadores de las conversaciones, el contenido y las conexiones que suceden en un grupo de personas con intereses comunes.

Su trabajo es comprender estas dinámicas, recopilarlas, analizarlas y luego exponerlas en el patrocinio del evento. Descubrir a los nuevos influenciadores en un evento y darles exposición es solo un ejemplo de ser un gestor de la comunidad. Es muy probable que uno de los roles del futuro involucre a un coordinador de multitudes, alguien que se encargue del contenido generado por y para un grupo específico y le dé sentido al negocio.

5 herramientas para el futuro del marketing de eventos

Lo mismo sucede al conectar a los asistentes antes de que ocurra el evento para que puedan comenzar a disfrutar de los beneficios de las redes sociales y la comunidad mientras apoyan activamente el evento y contribuyen a su visibilidad. Este resultado a menudo se define como evangelismo, la persona o equipo encargado de llevar el marketing de eventos debe ser el coordinador de dicho proceso.

¿Necesitas una guía de marketing para tus apps para eventos? ¡Descárgala aquí!

Cada año los planificadores de eventos se reúnen para establecer los objetivos para que el nuevo curso sea más productivo, emocionante e impactante. Si bien estos propósitos generalmente se aplican a la vida personal o profesional de cada uno, en Orquidea, comenzamos a generar ideas de propósitos fáciles de llevar a cabo y que aprovechen al máximo la tecnología para eventos.

Tecnología para eventos: 4 Retos para los organizadores en 2018

Reto #1: Prueba algo nuevo

Más allá de la tecnología para eventos, este es un objetivo realmente común para los profesionales del sector. Nos proponemos aprender una nueva habilidad, leer más, hacer deporte o dar clases de cocina. Nosotros creemos que este propósito es algo en lo que vale la pena invertir cuando se trata de probar nuevas oportunidades en los eventos de 2018, especialmente teniendo en cuenta la variedad de nuevos productos y características que se lanzaron durante 2017 y que se lanzarán en 2018.

Si estás planeando una reunión anual, establecer una meta para encontrar nuevas formas de involucrar a tus asistentes es una buena estrategia para garantizar la novedad y la emoción en tus eventos, especialmente si tus asistentes regresan año tras año. Una manera sencilla de lograr este propósito es la de intentar algo nuevo observando las formas en que actualmente se están involucrando los asistentes en los eventos y experimentar con un nuevo enfoque. Por ejemplo, crear un juego del evento, presentar encuestas en vivo durante las sesiones o usar la señalización digital.

Prueba esto: Si deseas que tus asistentes se conecten entre sí durante el evento, usa un juego de networking para alentarlos e incentivarlos a establecer esas conexiones. Cada asistente puede tener un código de acceso en su acreditación que se pueda canjear por puntos cuando hacen una nueva conexión.

Otra opción de la tecnología para eventos que puedes probar tiene que ver con la forma de entregar e implementar una App para eventos. Como seguimiento de las directrices actualizadas de Apple que se lanzaron a finales del año pasado, hemos lanzado la aplicación y las páginas de EventMobi como una manera fácil para que los asistentes accedan a todo el contenido de tu evento. También te permite aprovechar la funcionalidad de la aplicación nativa, como las notificaciones push, con beneficios tales como la reducción de costes, ahorrar tiempo y reducir las molestias de la presentación de una aplicación individual.

Tecnología para eventos: 4 Retos para los organizadores en 2018

Reto #2: Anticipa la toma de decisiones

Otra propósito común es el de ser más decisivo, preparar mejor los proyectos o dejar de procrastinar. Muchos aún ven la tecnología para eventos como una herramienta secundaria y, como tal, dejarán la decisión de que plataforma usar o que características necesita para el último momento. Al seleccionar a su proveedor e incorporar más opciones tecnológicas en su plan general de eventos, seguramente verá una mayor adopción y compromiso.

Prueba esto:  Hemos trabajado con muchos organizadores que han comenzado a utilizar la app para eventos semanas y, a veces, meses antes de que comience el evento. Un enfoque común es centralizar la comunicación del evento a través de la función de anuncios en la aplicación para dirigir el tráfico hacia la misma y garantizar que los asistentes sepan dónde encontrar los detalles que necesitan antes de llegar al evento. También podrías considerar añadir algunos desafíos de gamificación o encuestas previas al evento para recopilar información relevante de los asistentes antes de comenzar la experiencia en el evento.

Tecnología para eventos: 4 Retos para los organizadores en 2018

Reto #3: Aprende una nueva habilidad

¿Has prometido aprender o perfeccionar una nueva habilidad en 2018? ¿Por qué no poner la tecnología para eventos en tu lista? Hay muchas maneras de aumentar el conocimiento sobre la tecnología para eventos, como seguir blogs de la industria, asistir a conferencias donde la tecnología para eventos es el tema principal o los cursos online sobre esta materia.

El año pasado, Eventmobi lanzó un Certificado en tecnología de reuniones y eventos para ayudar a los estudiantes en los programas universitarios de planificación de eventos a convertirse en expertos administradores y obtener experiencia de primera mano en el uso de tecnología de aplicaciones para eventos. Si estás interesado, proximamente lanzarán un nuevo programa de Certificado específico para planificadores de eventos profesionales.

Tecnología para eventos: 4 Retos para los organizadores en 2018

Reto #4: Aumenta los ingresos

Algunos retos también se centran en el aspecto financiero, al igual que los objetivos del evento. Nuestro último propósito gira en torno al aumento de los ingresos de patrocinio a través de nuevos métodos relacionados con la tecnología de tu evento. Con banners de patrocinio, visibilidad en la pantalla de inicio de la App para eventos, la señalización digital u otros enfoques más recientes como los desafíos de gamificación patrocinados, alertas dirigidas o exposiciones durante el registro. Entendamos la tecnología para eventos no solo como una forma de ofrecer más oportunidades a sus patrocinadores, sino concediendo información tangible.

Prueba esto: Si trasladas a tus patrocinadores las típicas oportunidades tradicionales, como oportunidades de impresión a digital este año, establezca una reunión con ellos después del evento para guiarlos a través del análisis del evento. Poder mostrarles la cantidad de impresiones y clics que recibió su anuncio publicitario, cuántos asistentes miraron su perfil o cuántos enviaron una alerta es una excelente manera de asegurarse de que entienden el valor de su inversión.

Esperamos que en 2018 cumplas todos tus propósitos, personales y profesionales. Ya sean grandes o pequeños, tómate el tiempo necesario para reflexionar sobre el año pasado y establecer objetivos para el futuro. Apúntate a esa carrera, aprende a cocinar o prueba esa nueva solución tecnológica para eventos, ¡Sácale el máximo partido a tu año!

Para optimizar el presupuesto para eventos, junto con grandes expertos de la industria de los eventos de todo el mundo, EventMobi ha desarrollado un programa integral de tecnología de eventos llamado “Certificado de Tecnología de Meetings y Eventos” (METC) que cubre todo el ámbito de la gestión de eventos. El programa dota a los planificadores de eventos de un proceso integral para implantar la tecnología en la planificación de sus reuniones, ayudándoles a promocionar profesionalmente en el mercado laboral y aportando valor a sus clientes

El presupuesto para eventos te mostrará el camino

Establecer un presupuesto para eventos es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de establecer las metas y objetivos. Un presupuesto es un pronóstico detallado de lo que sucederá financieramente en tu evento. Te ayuda a controlar tus gastos e ingresos, mide el éxito y el rendimiento del evento.

Y aunque es cierto que la importancia de un presupuesto para eventos no puede sacarse de contexto, un presupuesto bien planificado lleva tiempo para su creación y administración, puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos acerca de la capacidad general de su organización para la presupuestación de eventos, esto es lo que dijeron:

6% declaró que tienen “suerte de tener un proceso”
30% dijo que los procesos existen solo por proyecto
El 33% mencionó que existen estándares y procesos para la organización
El 28% respondió que su organización gestiona recursos y procesos para ello

Presupuestos para eventos

¿Cómo empezar con tu presupuesto para eventos?

Para comenzar a elaborar tu presupuesto para eventos, lo mejor es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo desea medirlo. Para lograr esto, debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente ocurran en tu evento. Siempre debes tener en mente tu flujo de efectivo y una vez hayas desarrollado tu presupuesto, tendrás que darle continuidad y revisarlo regularmente para asegurarte de que se mantenga dentro de los recursos asignados.

Determina qué significa para ti el éxito financiero

Uno de los primeros pasos para cada planificador de eventos es preparar un presupuesto para eventos y predecir con la mayor precisión posible si el evento generará ganancias, pérdidas o puntos de equilibrio. Sin embargo, determinar qué significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y tus objetivos. Por ejemplo, una cumbre de liderazgo a menudo obtiene pérdida, los eventos de asociación generalmente son eventos que se equilibran, y las ferias a menudo son la mejor oportunidad para obtener ganancias.

Antes de planificar tu presupuesto para eventos, necesitas comprender las necesidades de tu organización. El presupuesto es realmente un pronóstico, o proyección, de todos los gastos e ingresos que incurrirán en tu evento. No podrás pronosticar todos ellos desde el principio, y algunos de ellos incluso podrían cambiar con el tiempo, sin embargo, es necesario planificar tu presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes.

Presupuestos para eventos

¿Cómo elaborar el presupuesto para eventos?

Cuando se realiza un presupuesto para eventos, es fundamental identificar qué elementos representan los gastos y cuáles son las fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Además, debe distinguir entre los costes fijos y variables, a fin de pronosticar acertadamente un presupuesto para tu próximo evento.

Uno de los principales desafíos para los planificadores es el de administrar cuidadosamente los gastos e ingresos con el fin de alcanzar los objetivos financieros que haya establecido su organización, así como de medir con precisión el éxito de su evento.

Gastos

Según una encuesta de Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son solo para alimentos y bebidas. Este cuadro muestra una descripción general de los gastos más comunes en las reuniones y eventos. Ten en cuenta que la tecnología en los eventos se puede incorporar a todos estos gastos comunes. Por ejemplo, una Apps para eventos puede ayudar con el marketing y la promoción, ya que permite a los planificadores enviar notificaciones sobre las actividades o los principales ponentes.

 

Presupuestos para eventos - GastosTu reunión o evento gira alrededor de la experiencia de tus asistentes, por lo que debes asegurarte de que la inversión de tu dinero añade valor a tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagas 140€ por el café o 25€ por persona por un desayuno continental. Sin embargo, les importa tener una gran experiencia general y, por supuesto, la comida y la bebida son importantes en la satisfacción de los asistentes. PCMA sugiere gastar el 55% de tu presupuesto para eventos en alimentos y bebidas, audiovisuales y ponentes o entretenimiento en general, ya que éstas tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.

Costes fijos y variables

También es crucial diferenciar entre los costes fijos y variables. Los fijos son los costes que no cambian en función del número de asistentes y se calculan como una cantidad total. Los variables son los costes que cambian dependiendo del número de asistentes y se calculan por persona.

 

Presupuestos para eventos - Ejemplo

Fuentes de ingresos

Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes fuentes de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, el pago del alquiler por exhibiciones o expositores, los cobros por gestión, registro y las tarifas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Esto de ninguna manera es una lista completa, especialmente cuando nos referimos a los ingresos por patrocinio.

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas disponibles en el mercado, la mayoría de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su desarrollo del presupuesto. Cada uno de los gastos e ingresos mencionados anteriormente estarían individualmente organizados en tu presupuesto para eventos. Agrupa tus gastos e ingresos de una manera que tenga sentido con el evento. Por ejemplo, ‘Sitio’, ‘Decoraciones’ o ‘Publicidad’, podrían ser potenciales categorías.

Recomendamos asignar títulos o categorías específicas para facilitar el seguimiento y la generación de informes. También debes tener dos columnas para los números estimados y los reales. La forma más práctica de pronosticar los gastos e ingresos es mirando los resultados de años anteriores y utilizar un promedio de éstos como punto de partida. Es importante comprender todos los números de tu presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen. Guarda siempre todas las facturas y recibos para respaldar tu presupuesto para eventos.

Otra línea de partida fundamental en tu presupuesto debe ser el fondo de contingencia; siempre es mejor planificar los gastos imprevistos adicionales para estar preparado durante el evento. Piensa en lo que podría generar un coste adicional y desarrolla un plan para abordarlo.

No tiene sentido planificar demasiado tu evento si no tienes un presupuesto adecuado, es fundamental saber si es financieramente viable. Una vez que se ha determinado el presupuesto, puedes considerar la sede, las promociones, los equipos, el personal y cualquier otro elemento relacionado con tu evento.

Calcula el flujo de efectivo para tu evento

Dos elementos claves, que a menudo se suelen pasan por alto al pronosticar los gastos y los ingresos de un evento, son: el flujo de efectivo y el efectivo inicial. Especialmente en los eventos, los gastos se darán antes de que se generen los primeros ingresos. Cuando reservas espacios, a menudo tienes que depositar una señal; un gasto que probablemente ocurra antes de vender tu primera entrada. En resumen, debes poder pagar tus cuentas mientras esperas los pagos.

Para calcular tu flujo de efectivo, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar (dinero a cobrar por los servicios / trabajo realizado). Este es tu dinero en efectivo antes de los gastos. Si luego restas todas las cuentas por pagar (dinero que debes por los servicios / trabajo recibido) de ese número, tendrás tu efectivo. Si el número es positivo, tienes un flujo de caja positivo.

Cálculo de flujo de efectivo

Todos los ingresos – Cuentas por cobrar sin cobrar = Efectivo disponible antes de los gastos

Efectivo disponible antes de los gastos – Cuentas por pagar = Efectivo disponible

El efectivo inicial es la cantidad de dinero que tienes disponible al comienzo de un período determinado. A continuación se muestra un ejemplo de flujo de efectivo simplificado.

Presupuestos para eventos

Revisa y haz un seguimiento del presupuesto para tu evento

La etapa de planificación durante la presupuestación del evento es solo el punto de partida. Como mencionamos anteriormente, no todos los gastos pueden ser pronosticados y tu presupuesto probablemente cambie durante el proceso de planificación del evento. Esto hace que sea crucial revisar y analizar tu presupuesto. Si es posible, sería un buen comienzo reunirte con el contable o financiero de tu empresa para revisar el formato de tu presupuesto. Dependiendo del tamaño de tu empresa, tal vez quieras reunirte con el propietario. De esta manera, puedes asegurarte de estar en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las condiciones de tu evento pueden cambiar, también es una buena idea confirmar con antelación quién tendrá la autoridad de gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo de contingencia mencionado anteriormente, será útil cuando se trata de gastos no planificados.

El seguimiento del presupuesto a lo largo de tu evento, incluidas las etapas de planificación, es importante. Hay una serie de soluciones tecnológicas útiles en el mercado que te respaldarán en esta búsqueda, como Expensify.

Una de las muchas formas en las que la tecnología puede ayudarte a lograr tus objetivos financieros es a través de la velocidad y la precisión en tiempo real que te permiten comunicarte y colaborar con tu equipo. La transferencia de todos tus sistemas financieros a un sistema basado en la nube, literalmente, te permitirá administrar tus operaciones financieras en cualquier lugar y en cualquier momento.

Existe una gama de productos y servicios disponibles para respaldar tus necesidades financieras, actuales y futuras, como Cendyn Arcaneo, FreshBooks, Certify o Money Owl. Antes de tomar una decisión sobre un producto en particular, asegúrate de haber hablado con todas las partes interesadas dentro de tu organización. Pregúntate si la solución tecnológica se puede implementar fácilmente o si es necesario tener unos conocimientos avanzados. Además, debes contar con procesos que te ayuden a evaluar el desempeño de eventos pasados y a pronosticar la rentabilidad financiero futura.

Analiza el rendimiento financiero de tu evento

Una vez que tu reunión o evento haya finalizado, debes cerrar el ciclo y sumar todos los gastos e ingresos. Esto no solo es importante para mostrarselo a los interesados, sino también para que puedas aprender de tus experiencias y mejorar el próximo evento al analizar tu trabajo financiero.

Primero, regresa a las medidas de éxito y puntos de referencia que estableciste antes del evento para determinar si tuvo éxito. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento general de un evento de múltiples maneras. Al utilizar datos de eventos cualitativos y cuantitativos, puedes cuantificar mejor el rendimiento de tu evento y mostrar su impacto.

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno de tu evento en relación con los costes que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que le ayudarán a calcular el ROI de tu evento, por ejemplo:

  • Escucha social
  • Encuestas antes/durante/después del evento
  • Información de la App para eventos y conexión con los asistentes
  • Reconocimiento de patrocinador

Si quieres saber más sobre cómo medir el ROI de tus eventos, echa un vistazo a nuestras guías “¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte 1” y “¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte 2

En resumen

La capacidad de evaluar y analizar tu labor financiera general es compleja, pero al mismo tiempo enriquecedora, dando la oportunidad de promover la mejora continua a través del escrutinio cuidadoso de tus esfuerzos anteriores. Prioriza qué áreas de medición son las más importantes y luego asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) para enfocarte en cada una de estas áreas cruciales. Tus KPI se deben elegir en función de la relevancia para el área de medición, así como de la capacidad para seguir y analizar con precisión este indicador. Después de haber hecho esto, puedes medir el rendimiento de tus eventos año tras año y, también establecer un objetivo para la medición general de tu desempeño financiero.

Las herramientas par presupuestar eventos son solo un aspecto de cómo el planificador de hoy aprovecha la tecnología en los eventos.

Las aplicaciones móviles tienen mucha competencia estos días, por lo que es importante diseñar tanto una aplicación valiosa como una experiencia de usuario que conquiste a los asistentes. Aquí os dejamos algunas ideas para conseguirlo.

Crear una aplicación móvil no sólo consiste en la propia app, hay que desarrollar su promoción y la experiencia de usuario específica para esa app. E incluso, si este último trabajo se realiza de una manera correcta, el boca a boca se encargará de comercializar el producto.

Según un estudio realizado por comScore, el usuario promedio utiliza el 71% de su tiempo accediendo a internet desde el móvil. Los usuarios móviles han superado a los que acceden desde ordenadores por tanto, tiene sentido intentar captar y mantener a tu audiencia móvil. Sin embargo, también es importante conocer que el 20% de las apps móviles sólo se usan una vez. Si bien, esto podría valer para un evento anual, si el evento se repite a lo largo del tiempo, desearás que tu aplicación mantenga a la comunidad unida e interesada en tu producto. Para que esto suceda, debes crear una experiencia de usuario atractiva, desde su diseño hasta su uso antes, durante y después de cada evento.

Una aplicación hecha por y para tus asistentes

El principal problema con las aplicaciones es que se trata de un mercado abarrotado dónde la descarga de una gran cantidad de ellas puede tender a saturar los teléfonos, un problema para los usuarios de teléfonos móviles antiguos o con poca memoria. A los ojos de los usuarios, muy pocas aplicaciones parecen valer la pena, sin importar lo útiles que sean.

Abordaremos las necesidades del usuario más adelante, pero es importante tener en cuenta que el primer paso para la adopción es siempre la descarga, y para que ellos puedan hacerlo, debes darles una razón. Debes conocer a tu público y, en base a ello, existen algunas estadísticas que pueden influir en su forma de pensar acerca de las apps móviles:

Los usuarios de iPhone tienden a interactuar con las aplicaciones más que los usuarios de Android, con un promedio de nueve horas más al mes. El 29% del tiempo dedicado a usar aplicaciones móviles se destina a redes sociales, según datos de comScore. Y el usuario promedio de medios digitales pasa 5 horas al día consultando el móvil.

Los usuarios de entre 18 y 24 años son los que pasan una mayor parte del tiempo en aplicaciones, con la friolera de 26,7 horas al mes. Conoce cuál es tu principal grupo demográfico y realiza una pequeña investigación sobre su uso y preferencias. Si estás utilizando una empresa para diseñar la aplicación, hazles saber estos detalles para que puedan incorporarlo en el diseño y la experiencia de usuario.

Cómo crear una experiencia de usuario móvil en tu evento

Factores claves en la creación de la experiencia:

Las necesidades del usuario

El objetivo de tu App para eventos es el de ayudar a tus asistentes a hacer lo que desean y necesitan, de una manera mucho más simple. Estás buscando cubrir una necesidad de tus asistentes, ponentes, expositores o proveedores, al igual que lo haces a través de las redes sociales, la selección del espacio o la búsqueda de patrocinios, la app debe hacer algo por ellos que simplifique sus vidas o no verán la razón para descargarla y usarla.

Transmitir el valor

Si has dedicado tiempo a averiguar qué necesitan los asistentes de tu aplicación, debes hacérselo saber. No les hables de la aplicación, en su lugar, muéstrales cómo les facilitará la vida o qué la hace atractiva para sus necesidades.

Una vez lanzada la app continúa observando cómo las personas la utilizan. ¿Cuánto tiempo pasan en ella y dónde lo hacen? La que inicialmente pensaste que era la característica más útil, puede no ser la más valiosa para tus asistentes. Hacer un seguimiento de estos datos te ayudará a conocer las áreas que debes explotar o las características que puedes desarrollar.

El tamaño es un problema

La mayoría de las personas tienen cuidado con la descarga de aplicaciones debido al espacio de su dispositivo. Si deben elegir entre una aplicación monstruosa que hace de todo o una más pequeña que hace lo único que necesita, se decantarán por la última. Si deseas que mantengan tu aplicación de eventos durante todo el año, debe asegurarte de que les aporte valor y de que no sea tan grande como para deshacerse de ella solo por el tamaño.

Convierte los datos en personalización

Con una aplicación móvil del evento, ahora tienes acceso a mucha más información y deberías usarla. Puedes utilizar estos datos, a lo largo de los años, para crear nuevas mejoras que atraían a tus clientes o personalizar las ofertas dirigidas a un segmento de tu audiencia. Esto posibilita mostrar a tus asistentes exactamente lo que quieren ver en función de los datos y la actividad histórica de tu app.

Cómo crear una experiencia de usuario móvil en tu evento

Alinear con el resto de mensajes

Si bien a las personas les puede encantar la nueva aplicación de eventos, nunca querrán que sea un reemplazo de sus otras actividades digitales. Por ejemplo, no importa lo interesante que sea tu nueva red social y su multitud de funciones, tus asistentes seguirán utilizando Facebook. ¿Por qué? Incluso si tiene una tasa de adopción extraordinariamente alta, las personas tienen conocidos, familiares y amigos que no están en esta aplicación.

En lugar de ver Facebook o Instagram como rivales de tu aplicación, encuentra formas de incorporarlos a una experiencia de usuario fluida. Si los asistentes pueden ir y venir entre las aplicaciones con acciones y conexiones sencillas, es probable que usen más tu aplicación.

Que no caiga en el olvido

Como mencionamos anteriormente, el 20% de las aplicaciones descargadas solo se usan una vez. Para evitar que esto suceda, debes cumplir con los requisitos anteriores y trabajar para formar parte del hábito digital diario de tus asistentes. ¿Cuántos de nosotros encontramos un descanso en nuestro horario y abrimos una aplicación de correo electrónico o una de redes sociales? La mayoría de nosotros, supongo.

Lógicamente, deseas que los asistentes sientan lo mismo acerca de tu aplicación. Si tienen un momento, quieres que la abran. Para ello, deben recordar la aplicación y el inicio de sesión. Esto significa que uno de sus principales trabajos de marketing en tu aplicación es aumentar el número de inicios de sesión.

Para que tu aplicación se convierta en un hábito, debes incentivar el uso inicial con algo más. Hay dos opciones:

  • Una oferta
  • Un sorpresa

Una oferta es una promesa directa, “Descargue esta app y reciba ésto”. Si bien una oferta generalmente funciona para aumentar las descargas y su primer uso, estas cosas a menudo desaparecen cuando la oferta ya no está disponible.

Una sorpresa es algo que la gente no espera. Descargan la aplicación y reciben un mensaje de ganadores de un premio del que no sabían nada. La razón por la que un “Huevo de Pascua” es tan popular es debido a que una sorpresa agradable, a menudo, hace que la gente hable. “¿Has descargado la aplicación? ¡Hay bebidas gratis si lo haces!”. Esto genera su propio ruido y debate sobre la aplicación. Hay una emoción ilícita detrás de descubrir este tipo de incentivos “secretos”.

Pero también condiciona a las personas a observar este tipo de acciones. Si periódicamente premia el uso (sin previo aviso) los usuarios, normalmente, permanecerán involucrados y abrirán la aplicación solo para ver qué sucede en la comunidad, al igual que en los juegos y la gamificación, las sorpresas hacen que la gente haga clic.

Agregar un elemento de diversión ayuda, en gran medida, a crear un hábito para iniciar sesión en tu aplicación de manera constante.

Haz nuevos amigos y conserva los que tienes

La experiencia de usuario primerizo es una de las más críticas. La mayoría de los asistentes lo intentarán una vez (con suerte) y tomarán una decisión al respecto a partir de esa experiencia de un minuto de duración. Para su éxito, es fundamental que le brindes al usuario algo que hacer y que demuestre valor.

A continuación, deberás crear un hábito de inicio de sesión y finalmente, es importante acercarse a aquellos que han sido usuarios de larga duración. Tu aplicación está luchando todos los días por conservar su espacio en el teléfono de tus asistentes, así que dales una razón para conservarla.

Es mucho menos costoso mantener a los usuarios existentes que adquirir otros nuevos. Cuando se trata de eventos, querrás ambos. Pero es importante que continúes enviando mensajes a los usuarios, esto les recordará a las personas que inicien sesión y les mostrará que no se trata de una aplicación única que pueden eliminar sin previo aviso. Crea valor y mantenlo durante todo el año para obtener las mejores tasas de retención.

Cómo crear una experiencia de usuario móvil en tu evento

¿Por qué la garantía de calidad es importante para el proceso de diseño de la aplicación?

Todos los puntos analizados en este artículo pueden no servir de nada debido a un simple problema: el mal desarrollo. Una aplicación que tarda demasiado en cargar, tiene problemas técnicos o no hace lo que dice que hará, no genera una buena experiencia de usuario móvil. Un tiempo de carga prolongado (más de dos segundos) también afectará su posicionamiento en las tiendas.

Asegúrate de desarrollar un producto de calidad y pruébalo con personas que no entienden completamente lo que se supone que debe hacer, dáselo a tu hijo o intenta llevarla al límite. Haz todo ello antes de tratar convencer a tu audiencia de que lo necesitan más que cualquier otra app.

Si no estás desarrollando tu propia aplicación, úsalos como iniciadores de conversación con tu proveedor, debes asegurarte de que están usando las mismas consideraciones para tu audiencia.

En conclusión

La adopción de la aplicación y la creación de una buena experiencia de usuario móvil debe darse en el momento del lanzamiento y prolongarse en el tiempo. Para hacerlo, debes proporcionarles un valor que no puedan obtener en otro lugar. Una de las formas de proporcionar valor es conocer a tu público y continuar desarrollando tu aplicación en función de sus necesidades. De igual manera, ya desarrolles una app de manera propia o selecciones una empresa para hacerlo, el conocimiento de la audiencia es crucial para el éxito y la creación de una experiencia de usuario mucho más agradable.

Cómo comentamos en anteriores entradas, los indicadores son parte fundamental de la estrategia para medir el ROI en los eventos. Si te perdiste “¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I”, te recomendamos echarle un vistazo antes seguir leyendo.

¿Ya? ¿Preparada/o?… Pues continuamos con nuestra lista de KPI´s imprescindibles para medir el ROI en los eventos:

11) Registros por Tipo de entrada

Esta es otra forma de descomponer tus datos de registro para obtener mayores resultados. Al dividir el rendimiento del registro por el tipo de entradas, te harás una idea mejor de los tipos de entradas y precios más atractivos para tus asistentes. Dichos datos, además, serán útiles cuando organices tu próximo evento y tengas que crear la estrategia de entradas y precios a partir del ROI en los eventos anteriores.

Cómo medir el ROI en los eventos

12) Ingresos Brutos

Muchos dirían que este es el principal KPI para el éxito del evento. Es una medida importante para la comparación con tus objetivos de ingresos iniciales y la diferencia entre los dos indicará lo realista o idealista que eras sobre los puntos de referencia establecidos. El ingreso bruto también es un barómetro de gran relevancia para la cantidad de demanda que tu evento ha tenido dentro de la industria.

13) Coeficiente de Costes e Ingresos

Los ingresos brutos no son una métrica determinante a menos que se comparen con el coste total del evento. Esta proporción es importante para entender cuánta ganancia (o pérdida) ha generado tu evento y cómo podría continuar mejorando esta proporción para futuros eventos. Este es un KPI que los interesados, como patrocinadores e inversionistas, estarían encantados de ver en el análisis del ROI en los eventos.

14) Ingresos por Códigos de Promoción

Tener distintos códigos promocionales con vínculos de seguimiento es muy útil para comprender exactamente de dónde viene tu flujo de ingresos. Si un código de promoción en particular que fue dirigido a altos ejecutivos está trayendo la mayoría de los registros, este es definitivamente un punto de datos notable. Crea códigos promocionales para proporcionar un desglose más detallado de tus ventas de entradas.

Cómo medir el ROI en los eventos

 

15) Participación en la Página de Patrocinio

Este KPI será crucial para satisfacer a los patrocinadores y para cerrar futuras asociaciones. Lo más probable es que haya varias páginas dentro de las apps para eventos en las que los patrocinadores estén visibles. El compromiso con estas páginas, como las vistas de páginas y los gustos, son métricas importantes para demostrar que los asistentes interactúan con tus patrocinadores en el análisis del ROI en los eventos.

16) Satisfacción del Patrocinio

Debido a que los patrocinadores son, en gran parte, responsables del respaldo financiero de tu evento, garantizar su satisfacción es una métrica clave a tener en cuenta en el ROI en los eventos, así como una forma de medir la probabilidad de futuros patrocinios. Hay muchas maneras de medir este valor, como por medio de encuestas o reuniones post-evento. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de registrar estos datos para entender lo que funcionó para los patrocinadores y lo que no.

¿Quieres conseguir algunos patrocinadores aún más grandes? Echa un vistazo a esta guía para el patrocinio en apps para eventos.

17) Número de asistentes frecuentes

Lo más probable es que tu equipo organice eventos de manera recurrente, ya sea mensual, anual o incluso bianual, y una estadística muy interesante para el ROI en los eventos es la de conocer el número de asistentes repetidos que vienen a eventos posteriores. Esto mostrará si el contenido de tu evento conecta con el público objetivo y te dará una idea del valor que está creando para ellos. Un gran número de asistentes que vuelven es un indicador de que ha encontrado la fórmula correcta.

Cómo medir el ROI en los eventos

18) Número de leads cualificados

Si tu evento está destinado a generar perspectivas para tu equipo de ventas, medir el número de clientes potenciales cualificados es un indicador clave del éxito para el ROI en los eventos. La definición de un lead cualificado es determinada por tu empresa, así que asegúrese de tener criterios detallados antes de medir este KPI. Un lead cualificado puede ser de una industria determinada, estar en una posición de gerencia o demostrar una necesidad clara del servicio/producto de tu compañía.

19) Clientes adquiridos

Tras la captación de leads cualificados en el evento, el siguiente paso sería medir la cantidad de clientes en los que se han convertido. En este momento, deberías asegurarte de que la atribución ha sido limpia y que estos clientes fueron realmente adquiridos como resultado del evento. Existen varios canales a través de los cuales un cliente potencial puede convertirse en un cliente final, por lo que también es importante que se identifique la fuente principal. Todos estos datos del ROI en los eventos te servirán de gran ayuda para los siguientes eventos y el tratamiento de esos leads.

20) Coste por adquisición del cliente

Esta métrica es sobre todo relevante para las compañías que venden un producto específico y están organizando eventos con la esperanza de adquirir un mayor número de clientes. Aunque el número de clientes adquiridos es una métrica clave, posiblemente un KPI más importante es el del costo por adquisición de clientes. Ser consciente de la cantidad de tiempo y presupuesto que se requiere para cerrar un acuerdo es un indicador importante del impacto de su evento en la mente de los asistentes.

Cómo medir el ROI en los eventos

Calcular el ROI en los eventos es imprescindible para definir y medir el éxito de cada evento, aportando una gran cantidad de datos para la optimización de su organización.

Los KPIs de mayor importancia los marcarán los objetivos de cada evento, sin embargo, estos 20 KPIs te ayudarán a entender mejor qué métricas son de mayor relevancia y cómo puedes empezar a medirlas.

Octubre puede ser el mes de los fantasmas, duendes, casas embrujadas y altos niveles de azúcar en sangre, pero para los que pertenecemos al mundo del marketing de eventos, sabemos que hay cosas mucho más aterradoras.

En el mundo del marketing de eventos hay momentos que pueden dejar a los asistentes congelados. Cambios que pueden hacer que los presentadores estén terroríficamente perdidos. Cosas que solo podríamos llamar… ¡Pesadillas del marketing de eventos!

Aunque parezcan aterradoras, las pesadillas del marketing de eventos son solo grandes obstáculos. Son desafíos hacia el éxito que todos los organizadores afrontan en un momento u otro y, como todos los desafíos, pueden resolverse.

Coge tu linterna y ármate de coraje… ¡Es hora de vencer tus temores del Marketing de Eventos!

5 pesadillas del marketing de eventos

1) ¡ La conferencia fantasma!

Si hay una pesadilla que mantiene a los organizadores de eventos, marketeros y directivos despiertos en medio de la noche, es esto. Has gastado mucho dinero en hacer que la gente vaya a tu evento, has traído a algunos de los ponentes de mayor talento para hablar y has logrado encontrar el lugar perfecto para tu evento. Finalmente, llega el día del evento. Para tu horror, encuentras que tu sala de conferencias está completamente vacía.

Solución: Optimiza tus esfuerzos de marketing y duplica la retención de la audiencia.

Hay varias formas de aumentar la asistencia con el marketing de eventos. Aquí te traemos algunas:

– Asegúrate de que tu evento esté claramente anunciado en todos tus perfiles de redes sociales, blog y sitio web. Esto también significa realizar campañas de anuncios pagados cuando sea necesario.
– Invitar a los que ya han confirmado la asistencia, especialmente a los ponentes, a ser embajadores del evento alentándolos a compartirlo en sus propios perfiles de redes sociales y sitios web.
– Crea invitaciones RSVP para que los asistentes sean responsables.

2) ¡Asistentes zombis!

Parecida a la primera pesadilla, pero en lugar de que la sala de conferencias esté completamente vacía, ahora se encuentra llena de asistentes desinteresados.

Solución: Hay varias formas de involucrar a los asistentes antes de los eventos y durante ellos con el marketing de eventos. Realizando entrevistas, mesas de networking, hangouts o seminarios web relacionados con las sesiones de los eventos. Además, envía correos electrónicos segmentados con los datos del registro para obtener un feedback detallado de aspectos específicos del evento.

5 pesadillas del marketing de eventos

3) ¡El fantasma de las redes sociales!

Felicitaciones. Has logrado organizar un evento increíble. Sin embargo, hay un gran problema: prácticamente no hay rastros de tu evento en las redes sociales.

Solución: Idear una estrategia de marketing de eventos integrada con las redes sociales.

Un evento exitoso no solo es memorable; fomenta una comunidad que sobrevive al evento en sí mismo y no hay mejor manera de hacerlo que con las redes sociales. Averigua qué plataformas de redes sociales quieres usar y cómo las usarás. Considera hacer uso de Snapchat Geofilters o los chats de Twitter y anima a los asistentes a hacer publicaciones regularmente en medios sociales.

4) ¡El desvanecimiento de los ponentes!

Has trabajado mucho para confirmar a tu ponente principal. Has hablado con ella varias veces por teléfono y has estudiado tanto el evento como las expectativas. Te has asegurado de que llegue al hotel la noche anterior al evento y que sea bien recibida la mañana de su gran presentación. Ella revisa la conferencia y se sorprende por el trabajo estelar que has hecho en la planificación del evento. Estás encantado de tenerla presente pero unos minutos antes del evento… no puedes encontrar a tu presentador en ninguna parte. ¡Que cunda el pánico!

Solución: No eches por tierra tu estrategia de marketing de eventos, proporciona a tu presentador un descanso de seguridad antes de una presentación.

De esta forma, puedes asegurarte de que todo está donde debe, mental y físicamente.

5) ¡La cola interminable!

Tus asistentes solo quieren participar en el evento, pero han estado esperando lo que parecían horas en la línea de registro.

Solución: El evento comienza en el acceso así que intenta obtener una estimación de cuándo serán las horas punta de acceso y las horas de inactividad, y planea ambas. Para cubrir todos los imprevistos, designa a parte del personal de tu evento para ayudar a los asistentes.

O elige un sistema de acreditación onsite en 6 segundos que acabe con las largas esperas.

5 pesadillas del marketing de eventos

Hay muchas maneras espeluznantes de que tu marketing de eventos salga mal. ¡Pero no olvidemos que existen el mismo número de maneras para que salga bien!

La próxima vez que planees un evento, trata de proveerte con los sistemas adecuados para la gestión de eventos o, al menos intenta realizar una buena preparación, ya que siguiendo las famosas palabras de Benjamin Franklin: “Si fallas en prepararte, te estás preparando para fallar”.

¿Cuáles son tus pesadillas en la planificación de eventos? ¡Cuéntanoslas y te ayudaremos a deshacerte de ellas para siempre!

Sin truco… ¿Trato?

La planificación de ferias o congresos implica multitud de variables y factores que complican la capacidad de evaluar los resultados y conocer el ROI en los eventos (Return of Investment o retorno de la inversión). ¿Cómo puedes asegurarte de que estás midiendo el éxito de tu reunión, feria o conferencia? Esta pregunta es la razón por la que la definición de las métricas del evento debe ser una tarea prioritaria.

Para ayudarte a la hora de definir con éxito los indicadores de tu evento, aquí te traemos una lista de 20 KPI´s (Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento) imprescindibles para la medición del ROI en los eventos. Si tu principal objetivo es aumentar el conocimiento de la marca, maximizar los ingresos o fidelizar a los asistentes, esta lista te ayudará a comenzar a definir la fórmula para el éxito de tus eventos.

1) Total de inscripciones

Seguramente una de las métricas más importantes para la medición del ROI en los eventos, el número de registros es una de las maneras más rápidas para calcular el éxito del evento. También es clave realizar un seguimiento mensual de las inscripciones para tener una comprensión más clara del desempeño de las ventas a lo largo del tiempo.

¿Qué mes tuvo más registros? ¿Por qué? Cuanto más detallada sea la métrica, más claridad te proporcionará al evaluar el ROI en los eventos.

Cómo medir el ROI en eventos

2) Check-in del evento

Este indicador muestra directamente la cantidad de asistentes que se han registrado y han llegado al evento. Este KPI es crucial para medir el ROI en los eventos, tanto en términos absolutos como relativos. Comparar el número de check-in con el número total de registros es una estadística importante que te puede indicar por qué estás perdiendo a tus asistentes entre el registro y el check-in.

Asegúrate de que el número de registro es exacto para cada día de tu evento y así poder comparar este número con otras métricas.

Si deseas un sistema de acreditación y check-in automático, pregúntanos sobre nuestras acreditaciones para eventos, pioneras en el mercado.

3) Encuestas de satisfacción de los asistentes

La manera más inmediata de saber si los asistentes disfrutaron del evento es preguntándoles directamente. Las respuestas a las encuestas son útiles para entender la satisfacción de los asistentes y asegurar que los eventos futuros cumplan con las expectativas.

Se específico con las preguntas y cuando sea posible, ofrece opiniones de respuesta numéricas, así serás capaz de sacar conclusiones más profundas con datos cuantificables que aporten fiabilidad a la hora de medir el ROI en los eventos.

4) Puntuación Neta de Promotores (NPS)

Aunque este KPI también entra dentro de las encuestas de satisfacción de los asistentes, el NPS es lo suficientemente importante como para merecer su propio lugar en esta lista.

Al hacer una pregunta de escala 1-10, las puntuaciones 9-10 son considerados “promotores” que actuarán como entusiastas leales a la marca de tu evento. Las puntuaciones de 7-8 son “pasivos”, asistentes satisfechos pero que siguen siendo vulnerables a otras ofertas competitivas. Por último, las puntuaciones entre 0-6 son considerados “detractores” y corren el riesgo de dañar tu marca a través de reseñas negativas. El NPS se calcula del siguiente modo.

[ % De promotores ] – [ % de Detractores ] = NPS

Esta puntuación es un indicador clave de la cantidad de valor que tu evento ha aportado a los asistentes, algo que a todo profesional de los eventos le gustaría saber. En una segunda fase, el objetivo será conocer el por qué de esas respuestas con preguntas cómo ¿Que destacaría al recomendarlo a un amigo? para los promotores, ¿Que aspectos mejoraría? para los pasivos y ¿Cuáles son los aspectos negativos? para los detractores.

Cómo medir el ROI en los eventos

5) Número de miembros activos de la comunidad

Este indicador garantiza que se mantengan tanto los niveles de actividad dentro de la comunidad, así como de los tipos de asistentes más activos. Las métricas de un miembro activo de la comunidad pueden ser el número de perfiles vistos o el tiempo pasado dentro de la aplicación. Estos datos son útiles para optimizar la experiencia de la App y encontrar formas de involucrar a los asistentes dentro de la plataforma, así como de evaluar el ROI en los eventos.

6) Número de mensajes enviados dentro de la comunidad

Entre las muchas otras formas de medir la actividad dentro de la comunidad del evento, el número de mensajes enviados entre los miembros demostrará si la plataforma se está utilizando como una herramienta eficaz de networking. Desarrollar relaciones comerciales es uno de los componentes claves de cualquier evento y medir esta métrica en particular demostrará si la App es útil para facilitar las conexiones.

Cómo medir el ROI en los eventos

7) Participación de los ponentes

Aunque puede haber mucho interés en que un ponente en concreto suba al escenario, el desempeño de éste es determinado, en última instancia, por la audiencia. Una forma de evaluar el interés, es el de medir la cantidad de vistas de perfil que reciben dentro de la App. Además, proporcionar formas en las que los ponentes puedan interactuar y responder a las preguntas de los asistentes genera una comunicación de doble sentido que añadirá valor e incrementará el ROI en los eventos.

8) Tasa de respuesta en encuestas durante las sesiones

Con una App para eventos, puedes hacer que los asistentes voten en encuestas en directo durante las sesiones. Esta tasa de respuesta indicará los niveles de participación de los asistentes y es una manera, para los organizadores del evento, de conocer qué sesiones tuvieron más éxito.

9) Menciones en redes sociales

Las menciones se dan cuando los usuarios escriben directamente el nombre de tu perfil del evento o lo hacen a través de un hashtag en su comentario o tuit. Durante el proceso de planificación del evento, asegúrate de que tu nombre de perfil y tu hashtag son simples, únicos y de fácil difusión. Mantener un seguimiento de las menciones te ayudará a medir el ROI en los eventos, entender el ruido social y la predisposición de tus asistentes a compartirlo en las redes.

Cómo medir el ROI en los eventos

10) Participación en los medios sociales

Algo diferente de las menciones es la reacción ante los mensajes con un “me gusta”, las veces que se han compartido o retuiteado. Esta métrica es un indicador preciso de saber que sesiones, ponentes y el propio evento es de popular. Asegúrate de tener suficiente contenido y de calidad para reaccionar a los comentarios de tus seguidores.

En ocasiones, los eventos son difíciles de medir y es complicado recibir la aprobación de ciertos gastos si no se pueden mostrar unos resultados que los justifiquen. Por ello, establecer unos indicadores correctos y ajustados a tu estrategia es de vital importancia para el diseño de tus eventos.

Si quieres conocer más KPI´s para medir el ROI en los eventos ya está disponible la parte II en nuestro blog.

¡Dentro de poco la segunda parte!

La planificación de eventos se sitúa habitualmente entre las 10 profesiones más estresantes junto con las de bombero, policía o piloto de aviones, actividades que involucran situaciones de máxima responsabilidad. La frecuencia de los cambios, particularmente los cambios de última hora, se destacaron como uno de los principales causantes del aumento de los niveles de estrés en los organizadores de eventos, reuniones o conferencias.

La buena noticia es que se pueden evitar muchos cambios de última hora y, con una planificación cuidadosa, se pueden anticipar y gestionar algunos cambios.

A continuación te ofrecemos 12 consejos para evitar cualquier imprevisto:

Cambios de última hora en eventos

1. Crea un plan alternativo para reemplazar a los ponentes o artistas principales.

Si contratas a los ponentes a través de una agencia, incluye una cláusula que cubra un ponente o artista de reemplazo en caso de haber una problema de última hora. A medida que se vaya acercando la fecha, la agencia podrá facilitarte la disponibilidad de una serie de ponentes o artistas que puedan participar en caso de cancelación.

2. Prepara reuniones regulares para comprobar el estado de las partes interesadas.


3. Plantea una lluvia de ideas, identifica las áreas que son más propensas a cambios de última hora y dale prioridad en tus planes.
Por ejemplo, puedes predecir de manera bastante acertada que habrá cancelaciones de última hora por parte de algunos participantes del evento, retrasos debido al tráfico o vuelos tardíos, particularmente en invierno o los días de lluvia, y cambios de última hora en la agenda.  Retira las agendas obsoletas de los participantes cancelados, aceptando esto como una realidad. Reserva la impresora en la mañana del día, antes del comienzo de la sesión, para imprimir y recopilar cualquier folleto u otro material impreso que incluya la agenda. Si lo hace antes, se garantiza que habrá re-trabajo. Tenga a mano un equipo para colocar el material a última hora del día anterior a la reunión o evento.

Prescindir del papel y proporcionar la agenda a través de apps para eventos te permitirá eliminar errores en la reimpresión de material cuando hay cambios de última hora.

4. Crea planes de contingencia para cada área de la programación y logística que sean propensas a cambios de última hora.

Cambios de última hora en eventos

5. Los planificadores de eventos corporativos deben hacer que sea una práctica habitual incluir al patrocinador en las reuniones clave.
Multitud de organizadores se resisten a esto, pero muchos contratiempos de reunión son creados por los ejecutivos que son informados en el último minuto. El patrocinador debe participar en la reunión inicial del proyecto para comunicar claramente su visión. También debe firmar en el contenido, la agenda, e incluso definir el momento para el servicio de catering.

Muchas veces, cuando un organizador de eventos ha planificado el inicio para cuando todo el mundo haya llegado, un ejecutivo intervendrá en el último minuto e insistirá en que el servicio comience de inmediato. Si no estás coordinado con el ejecutivo, todo estará en el aire y serán inevitables los cambios de última hora.

6. Reorganiza tu agenda.
Incluye un margen en tu agenda, configuración y logística. Los retrasos en la llegada debido al tráfico, las inclemencias del tiempo y las cancelaciones o retrasos en los vuelos son bastante comunes. Necesitarás ese margen para poder desplazar el contenido a las franjas horarias posteriores, en caso de que exista un retraso en el inicio de la reunión o conferencia.

Cambios de última hora en eventos

7. Para los clientes corporativos, confirma las fechas de reserva de habitaciones y las cláusulas que se aplican si hay cancelaciones de última hora.

Prepáralo en una nube online, dónde no pueda perderse y fija el plazo un par de días antes de necesitarlo, de modo que evites recibir la lista en el último momento.

8. Establece un plazo para recibir notificaciones de cancelaciones.
Estipula que, después de esa fecha, el cliente es el responsable de cancelar directamente su reserva en el hotel y avisar al planificador de eventos. Siempre habrá cancelaciones de última hora entre los clientes corporativos. Traspasar la responsabilidad al cliente eliminará lo que es una fuente importante de disputas de última hora.

9. Envía un comunicado a los participantes una semana antes del evento y pídeles que avisen inmediatamente si hay algún cambio en sus planes de viaje o en la duración de su estancia.
Recuérdales que deben informar a las organizaciones de eventos sobre cualquier tipo de intolerancia alimenticia. De esta manera podrás hacer ajustes de manera más relajada.

10. Reúne a los ponentes 2 noches antes de su participación.

Los ponentes que vuelen hacia el lugar del evento, necesitan descansar después del viaje y además, te asegurarás de que no existan problemas con los inevitables retrasos en los vuelos.

Cambios de última hora en eventos

11. Programa las reuniones finales de control con todo el equipo 1 semana y 2 días antes del evento.
Esto te ayudará a identificar cualquier error y desarrollar una estrategia para solucionarlo.

12. Forma un equipo de choque, con algunos miembros del equipo de planificación para hacer frente a las emergencias de última hora.

Este equipo de choque debe estar compuesto por miembros de los subcomités de planificación que hayan participado en todo el proceso de organización. Deben ser liberados de sus funciones durante los 2 días previos y durante el evento ya que su papel es el de solucionar los problemas de última hora, para lo que además deben tener el poder necesario para tomar decisiones rápidas.

Claves:

  1. Mantén la calma.
  2. Acepta el hecho de que algunos cambios son inevitables.
  3. Respira profundamente.
  4. Avisa al equipo de choque para solucionar problemas.
  5. Brainstorming y puesta en marcha de soluciones.
  6. Un miembro del equipo debe contactar e involucrar a todas las partes directamente afectadas.
  7. Sea honesto con los participantes sobre los cambios, por qué son necesarios y qué alternativas ofreces.

Esperamos que todos estos consejos te ayuden a evitar o, al menos, ser consciente de todos los detalles susceptibles de cambios para que tu evento sea todo un éxito.

¡Se acabaron los problemas de última hora!

Centrarse en los clientes no es un concepto nuevo para los profesionales de los eventos, todo el mundo conoce su importancia y el valor añadido y diferencial que aporta a cada evento. Por el contrario, la personalización de eventos para los asistentes se encuentra en una etapa de desarrollo primario, con multitud de posibilidades por explorar.

En un informe reciente de Forrester, la analista Laura Ramos identifica la personalización de eventos como una de las mejores maneras de hacer que los eventos sean más atractivos. “En la era del cliente, los compradores y asistentes exigen que los eventos cumplan con sus expectativas y objetivos” escribe Ramos. Y ella no está sola… encontrarás la personalización de eventos en todas las listas de principales tendencias para 2018.

 

Personalización de eventos

Las oportunidades de la tecnología

Con las herramientas y tecnologías que los vendedores y los planificadores tienen disponibles, ahora existe una increíble oportunidad de integrar sistemas y proporcionar una experiencia de eventos mucho más relevante. En la personalización de eventos es muy importante recolectar toda la información de los asistentes para generar un engagement a medida, que haga sentir a los asistentes como si el evento hubiera sido creado para ellos.

Esta gran cantidad de datos puede ser utilizada por los organizadores de eventos y los vendedores para sugerir que sesiones, temas y otros eventos serían significativos para un participante en particular, en lugar de ofrecer un servicio generalista. Esto puede ser increíblemente impactante, particularmente para la personalización de eventos de gran escala y multi-secuencia, donde la agenda puede ser abrumadora.

 

Y la personalización de eventos puede extenderse mucho más allá de la simple selección de sesiones. La experiencia del evento puede ser personalizada para los asistentes uno a uno, desde su primera invitación, la experiencia vivida durante las jornadas, seguida por el contenido y la comunicación que reciben después del evento, existe potencial de personalización en cada interacción.

 

Acreditaciones para eventos

Entonces, ¿Por dónde empezar la personalización de eventos?

Bien, teniendo en cuenta que la tecnología para los eventos ha pasado de ser algo nuevo para los asistentes a ser algo que esperan y en lo que confían para ser guiados a través de la experiencia del evento, empieza con los datos que has estado recolectando por medio de tus herramientas tecnológicas. Esta tecnología es una fuente de datos para guiarnos en cada interacción con los asistentes.

A continuación se muestran algunas maneras en que los planificadores están desarrollando la personalización eventos para los asistentes:

  • Invitaciones de eventos personalizadas basadas en su comportamiento anterior y en las selecciones de sesiones pasadas.
  • Sugerencias de actividades basadas en datos demográficos.
  • Nuevas sugerencias de sesiones basadas en factores demográficos.
  • Sugerencias de actividad basadas en las preferencias de comida.
  • Publica la entrega de contenido de eventos.
  • Participación a largo plazo de los asistentes.

Pero la personalización de eventos es sólo una de las maneras de asegurar que se está maximizando el impacto de tus eventos y atraer a tu público, conectándolo con tu marca. Si mejorar el impacto de sus eventos es importante para ti, asegúrate de leer “Eventos y experiencias que activan la Emoción” para crear eventos más contextuales y atractivos.