Consejos

Hace 10 años, cuando las soluciones tecnológicas para eventos aparecieron como una tecnología disruptiva para los organizadores, era difícil convencerlos de que invitar a los asistentes a través de sus teléfonos móviles podría ser un aspecto fundamental para la experiencia integral del evento. 

En cambio, hoy en día es imposible lograr que los asistentes no consulten sus teléfonos durante los eventos. La proliferación de los smartphones y otros dispositivos digitales promueven la comunicación a través de nuevos canales como las redes sociales y las aplicaciones móviles, que se vuelven imprescindibles. 

El uso de la tecnología en los eventos es considerado como un estándar y es esperado por los invitados, pero el gran desafío sigue siendo el desarrollo de una experiencia personalizada para el asistente y la óptima gestión de los datos para convertirlos en recursos de valor. 

Esta irrupción de la tecnología se ha integrado en cada punto crítico del ciclo de vida del evento, desde la promoción y la gestión de información de los invitados, hasta en las interacciones de los asistentes y las opciones de patrocinio, así como en informes sobre las estadísticas del evento. Según la investigación de Cramer y Event Marketer, la cantidad de proveedores de tecnología para eventos pasó de 144 en 2014 a 245 en 2018, ¡más del 70% en solo cuatro años!  

Necesitamos cambiar radicalmente nuestra visión sobre el software para la gestión de eventos. Tu experiencia como planificador en la gestión de tecnología es tan importante como la experiencia que estás creando para tus asistentes. 

 

Tipos de soluciones tecnológicas para eventos y como elegirlas

 

¿Cuál es el punto crítico de la gestión tecnológica? Cuando tus herramientas no trabajan juntas. 

Echamos un vistazo a la situación actual. Probablemente contrates diferentes soluciones de diferentes proveedores según tus necesidades, donde podrían incluirse el sitio web, el email marketing, el registro y el check-in, la app del evento, el seguimiento de asistentes, las votaciones en sesiones, las encuestas de satisfacción y el análisis del evento. 

En general, tendemos a comprar una solución «la mejor de su categoría» que es compleja y costosa, o, si las necesidades son simples, optamos por una solución muy básica que a veces es gratuita o de bajo precio. De cualquier manera, los planificadores tienen que lidiar con los siguientes problemas: 

  1. Lleva mucho tiempo investigar y seleccionar el software adecuado para tu evento. Toda la investigación, lecturas y demostraciones que se necesitan para encontrar una herramienta que resuelva un problema específico consume mucho tiempo. ¡Sin mencionar que podrías tener diferentes empleados en diferentes departamentos haciendo exactamente lo mismo! 
  2. Pérdida del poder de negociación. Al comprar las herramientas por separado, no puedes negociar sobre el precio o la agrupación de funciones para ahorrar más. Y si te registras en una herramienta para eventos básica, recuerda que obtienes lo que pagas. ¡Nada es gratis! 
  3. Menos práctico. Aprender a usar todas estas herramientas de software lleva mucho tiempo y de hecho, muchas soluciones son realmente complejas y exigen experiencia en el uso de estas tecnologías, lo que dificulta el aprendizaje y la practicidad de la herramienta.  
  4. Dificultad de integración entre plataformas. Una vez hayas elegido todos los proveedores debes permitir la sincronización automatizada entre sus herramientas. Esto puede ser un trabajo confuso, que a menudo requiere la ayuda del soporte y de los técnicos que trabajan en otros departamentos. Algunos proveedores también cobran mucho por las integraciones como una forma de alentarlos a utilizar su ecosistema completo de productos. 
  5. No disponer de una gestión de datos centralizada. Incluso después de invertir mucho tiempo en la integración del software, los datos de tu evento estarán alojados en múltiples plataformas, lo que hace que la recopilación de la información y la generación de informes sea mucho más complicada y lenta. Para colmo, este proceso se vuelve aún más complejo si terminas cambiando de proveedor cada año. 

Ahora bien, esto no quiere decir que las soluciones puntuales no sean prácticas para determinadas tareas de un planificador de eventos. Pero la experiencia de trabajar con tantos productos diferentes e intentar conectarlos entre sí no es la ideal, ya que el tiempo y los recursos invertidos provocan que el resultado no sea eficiente. Muy pocas soluciones puntuales están diseñadas para integrarse de manera correcta con otras tecnologías que buscan construir un ecosistema de gestión integral. 

 

El mito de la solución integrada para la gestión de eventos «todo en uno» 

Quizás pienses: «De acuerdo, si las soluciones puntuales requieren tantos recursos, entonces los «todo en uno» son la respuesta definitiva, ¿no? 

Existen muy pocas soluciones todo en uno que realmente integran todos los servicios y sean escalables. La mayoría de ellas se han desarrollado bajo unas suposiciones que ya no son válidas. 

  1. El alto costo de entrada. El precio de las soluciones que «lo hacen todo» puede ser excesivamente alto e inaccesible para el presupuesto de un planificador de eventos. Esto dificulta que los eventos más pequeños no puedan justificar el gasto, no tengan el tiempo necesario para configurar el sistema antes de un evento o que acaben pagando por funciones que nunca usarán. 
  2. Gestor de contenidos y flujo de datos complejos. Muchas soluciones «todo en uno» son en realidad conjuntos de tecnología independientes que han sido adquiridas por una empresa más grande y conectadas a través de API´s o integraciones rápidas. Esto significa que aun así sigues necesitando conocer cada herramienta porque cada una funciona por separado. Algunas de estos productos «todo en uno» son complejos, mientras que otros productos son básicos y carecerán de personalización, ya que cada herramienta se diseñó para diferentes funciones. 
  3. Tus datos dejan de ser tuyos. Algunas soluciones contarán con una API que te permita integrar tus datos y las herramientas que tu empresa ya utiliza. Sin embargo, es bastante común que incluso dentro del propio producto las integraciones puedan ser irregulares y limitadas. También tienden a dificultar el uso de otros proveedores externos, llegando incluso a cobrarte por acceder a tus propios datos. 

 

Tipos de soluciones tecnológicas para eventos y como elegirlas

Las plataformas abiertas para la gestión de eventos son el futuro 

La plataforma de gestión idónea debe ofrecer opciones fiables y asequibles para los organizadores de eventos de cualquier tipo y tamaño. La plataforma ideal debe ofrecer: 

  • Control de todas las herramientas desde un gestor de contenidos estable. Esto incluye el registro, las invitaciones por correo electrónico, el check-in, la app del evento, las notificaciones, la gamificación, las votaciones durante las sesiones, las encuestas de satisfacción y el análisis completo del evento. Incluso si los planificadores desean usar servicios de proveedores externos, la opción debe estar siempre disponible. 
  • Integración con otros sistemas que tu organización utiliza o piensa hacerlo. Simplificando la forma en que se transfieren los datos entre sistemas, sin cobrar altas tarifas. 
  • Agrupación de los datos en informes y análisis. Para que los planificadores puedan recopilar rápidamente información sobre cómo los asistentes interactúan entre sí, con ponentes y patrocinadores, antes, durante y después de cada evento. 
  • Personalización en función de las necesidades. La plataforma debe ser flexible para adaptarse a las diferentes características de los eventos y poder actualizar en cualquier momento la agenda, las sesiones o el contenido. 
  • Seguridad, confiabilidad y escalabilidad. Cuando hay mucho en juego, es fundamental que la plataforma esté construida sobre una tecnología confiable y escalable. 
  • Colaboración entre equipos. Organizar eventos es un trabajo en equipo, donde varias personas (a menudo de diferentes departamentos) usan la plataforma durante las distintas etapas. Es fundamental que la plataforma permita la gestión y la colaboración entre los miembros del equipo. 
  • Flexibilidad para las empresas. Los eventos empresariales no son necesariamente grandes y complejos, a veces son pequeños o varían durante su duración. Esto significa que las plataformas para la gestión de eventos necesitan poder escalarse y adaptarse a una variedad ilimitada de tipos y tamaños, desde pequeñas reuniones internas de personal hasta grandes conferencias corporativas. Es la capacidad de conseguir resultados e información a través de los eventos lo que hace que una plataforma esté lista para la empresa. 

Una plataforma abierta puede integrar a proveedores adicionales y añadir nuevas funcionalidades. Y, como todo se administra desde una sola plataforma, es fácil de aprender y usar, todos los datos de eventos se centralizan en una sola plataforma, lo que hace que los informes sean mucho más rápidos y completos. 

 

¿Cómo saber si necesitas una plataforma para la gestión de eventos? 

  • Si estás utilizando más de 5 herramientas independientes para conectar con los asistentes antes, durante y después del evento. 
  • Si confías en más de un equipo o departamento de tu organización para ayudarte a administrar esta tecnología. Por ejemplo, con IT o Marketing. 
  • Si no puedes negociar los costes de la mayoría de las herramientas porque estás compartiendo licencias con otros equipos de tu organización. 
  • Si tus soluciones para eventos no están integradas. 
  • Si debes presentar múltiples análisis de diferentes herramientas o crear tus propios informes a partir de distintas fuentes de datos. 
  • Si tú y/o tu equipo técnico tenéis dificultades para aprender y configurar todas las herramientas. 

¿Quieres que te ayudemos a simplificar la gestión de tus eventos? 👾

¿Por qué deberías promocionar tu evento en Twitter? ¿Cómo se puede crear el hashtag perfecto y cómo puedes hacer que tu evento sea viral viral? En este artículo responderemos todas tus preguntas y más. 

El evento está organizado, los ponentes preparados y todos los proveedores están confirmados, pero ¿cómo te aseguras de que todo el mundo se entere? Twitter es la red social óptima para promocionar tus eventos porque las personas buscan en ella noticias en directo, novedades y contenido atractivo. Si sigues la estrategia correcta, tu evento puede llegar a miles de personas interesadas en asistir.

¿Qué dudas trataremos? 

  1. Pasos para desarrollar una estrategia previa al evento con contenido visual 
  2. Cómo crear el hashtag perfecto para tu evento 
  3. Elegir a la persona adecuada para administrar tu cuenta de Twitter 
  4. Cómo involucrar a tu público y generar engagement 
  5. Trabajar con influencers en las redes sociales

 

Antes que nada, ¿por qué Twitter? 

Vamos a recurrir a las estadísticas: 

Personas de todo el mundo recurren a Twitter para recibir información en directo sobre las noticias o los temas de actualidad. De hecho, hay 330 millones de usuarios y unos 5 millones son españoles. 

El 30% de estos 5 millones lo componen jóvenes de entre 16 y 24 años, así como el 31% lo forman personas entre 25 y 34 años. Esto significa que los jóvenes profesionales consumen y comparten constantemente noticias en esta red social. 

Mucha gente recurre a Twitter cada día, pero ¿cómo relacionamos esto con los eventos? En el tercer trimestre de 2017 Twitter retransmitió en vivo más de 830 eventos, casi tres cuartas partes de ellos a una audiencia mundial. Además, descubrieron que los tuits con vídeos tienen 6 veces más probabilidades de ser retuiteados que los tuits con fotos. 

¿Qué nos dicen todas estas estadísticas? Que Twitter tiene unas tasas de interacción extremadamente elevadas y un gran alcance, lo que permite a las marcas promocionar sus eventos de manera pública para obtener el mayor engagement posible, aumentar las ventas y la presencia de su marca. 

 

 5 formas en que puedes promocionar tus eventos en Twitter

 

5 Consejos para promocionar tu evento en Twitter

 

Consejo 1: Desarrollar una estrategia previa al evento con contenido visual 

Es importante crear expectación meses antes de que tu evento tenga lugar. Trabaja con tu equipo para desarrollar una estrategia previa que te ayude a aumentar la visibilidad y la venta de entradas. ¡Esta es tu oportunidad para destacar el valor del evento y animar a la gente a registrarse!

Desarrolla imágenes y vídeos para que tu evento sea reconocible en Twitter. Las fotos son un contenido que invita a ser compartido y ayuda a mejorar el alcance, especialmente si resultan vistosas y reciben retuits de tu público.  

Una vez que tengas suficiente contenido para promocionar tu evento, comienza a publicarlo en Twitter y a medir el comportamiento. Mientras más “me gusta” y retuits recibas, más ampliarás el círculo de personas a las que llegas de forma orgánica. 

 

Consejo 2: Cómo crear el Hashtag perfecto 

Crear el hashtag perfecto es realmente importante e incrementa tus posibilidades de ser «trending topic”, es decir, ser el tema de conversación en Twitter el día de tu evento. Tu hashtag debe ser corto, fácil de recordar y divertido. ¡Recuerda, diferenciarte y ser relevante son las claves! 

Las personas que asistan a tu evento usarán este hashtag antes, durante y después del mismo, por lo que debes asegurarte de que sea simple pero llamativo. Según Buffer , los tuits con hashtags reciben 2 veces más engagement que aquellos sin hashtags. 

Trata de que el hashtag de tu evento sea sencillo, breve y fácil de recordar. Trabaja con tu equipo para desarrollar el hashtag perfecto y comienza a incluirlo en todos tus tuits.

 

Consejo 3: Elegir a la persona adecuada para administrar tu cuenta de Twitter 

Utiliza la cuenta de Twitter de tu empresa o crea una cuenta para cada evento. Una vez tengas tu perfil listo, elige a alguien (o a varias personas) que sea responsable de dar toda la cobertura durante el evento. Esta persona debe ser una experta en redes sociales, tener acceso a todos los aspectos del evento y ser una persona sociable.

Esta debe hacer que cualquiera que no pueda asistir al evento sienta que es parte de él e incluso interactúe con los invitados y ponentes. Utilizar fotos y vídeos, así como entrevistas y transmisiones en directo del evento acercará la sensación de estar allí a todos tus seguidores y reforzarás la imagen de tu marca. 

Para facilitar este proceso, puedes diseñar un plan sobre cómo se desarrollará el evento. Quizás desees entrevistar a los ponentes después de su discurso e incluso programar un horario para sentarse con ellos y realizar entrevistas en vídeo de 5 minutos. 

Los vídeos, fotos y tuits publicados en tiempo real ayudarán a mantener a todos conectados durante el evento. Otra responsabilidad que tendrá es la de responder a cada tuit en menos de una hora y cuanto más oportuno e ingenioso sea en los comentarios, más interesados estarán tus seguidores de Twitter. 

 

Consejo 4: Cómo hacer que todos participen 

Ahora que tienes elegido el hashtag y el personal que cubrirá el evento en redes sociales, asegúrate de involucrar a todos los demás también. Habla con proveedores, ponentes, patrocinadores, empleados, clientes, asistentes y personal del evento para animarlos a tuitear durante el mismo.  

Crea incentivos para involucrar a todos. Por ejemplo, podrías ofrecer entradas para el cine al equipo que más tuitee sobre el evento, o bien, puedes tuitear acerca de tus patrocinadores, siempre y cuando, también se comprometan a tuitear acerca de tu evento.  

Asegúrate de que estén motivados y sepan exactamente cómo compartir el contenido. 

 

5 Consejos para promocionar tu evento en Twitter

 

Consejo 5: Trabajar con influencers en redes sociales 

El marketing de influencers se ha convertido en una estrategia de marketing muy utilizada por las marcas para mejorar el posicionamiento e impulsar las ventas. Si tu presupuesto te lo permite, analiza y elige detenidamente a varias personas influyentes en las redes sociales que conecten con tu evento y asegúrate de que son relevantes para tu público objetivo comprobando que estos los sigan en Twitter. 

Trabajar con influencers puede aumentar tu alcance y es una excelente manera de promocionar tu evento en Twitter.  

Si puedes conseguir que una celebridad, un político o un influencer conocido tuitee sobre tu evento, puedes aumentar tu número de seguidores y alcanzar a más personas para que asistan.

 

Conclusión: promoción de tu evento en Twitter 

Las redes sociales desempeñan un papel cada vez más importante en el marketing de eventos y son el canal perfecto para atraer a tu público. Twitter es el lugar al que acuden millones de personas para conocer las últimas noticias, novedades y tendencias, y promocionar tu evento de la manera correcta es muy importante cuando se trata de aumentar tu visibilidad y el número de registros o entradas vendidas. 

 

La forma de promocionar tu evento en Twitter incluye: 

  1. Desarrollar una estrategia previa 
  2. Elaborar el hashtag perfecto para tus comunicaciones 
  3. Elegir a la persona adecuada para administrar tu cuenta de Twitter 
  4. Involucrar a todos el equipo y participantes 
  5. Trabajar con personas influyentes en redes sociales 

En resumen, Twitter es un poderoso canal de promoción y aprovechando todas sus funcionalidades puede transformar la forma de acercar el evento a tu público, posicionar la marca y aumentar el número de asistentes.

Si quieres saber más, te invitamos a leer Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos. 📣

Que los ponentes vuelvan es esencial para una estrategia exitosa de marketing B2C y B2B en el evento. De hecho el 75% de los organizadores califican los eventos como la táctica de marketing más efectiva y a los ponentes cómo la clave para atraer a tu audiencia. 

Y si has encontrado a los ponentes perfectos para tu evento querrás que vuelvan, ¿verdad? 

Cuando todo funciona sin problemas, tus ponentes pueden dar su mejor versión durante las presentaciones. Los ponentes satisfechos tienen un impacto directo en tu estrategia de marketing. Por naturaleza son influyentes y contar con ellos en tus eventos es una herramienta increíblemente poderosa para asociar sus valores positivos a tu marca, hasta incluso llegar a ser defensores de tus eventos. 

¡No olvides que una experiencia positiva aumenta la probabilidad de que un ponente vuelva a participar en tus eventos! 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

¿Cómo los mantienes contentos? 

A nadie le gusta ser avisado por sorpresa, eso solo lleva a errores y frustraciones. La mejor manera de mostrar tu aprecio es prestar atención a los detalles, es decir, mantener las necesidades del ponente como una prioridad constante. 

Los eventos implican demasiadas tareas, pero es fundamental asegurarte de que todos los detalles relacionados con los ponentes se están llevando a cabo. Trátalos mal y no querrán volver a promocionar tu evento o incluso, ¿quién sabe lo que pueden decir sobre ti a sus compañeros de profesión? 

Aquí te traemos 7 consejos para asegurarte de que tus ponentes vuelvan y tengan una buena disposición en tu evento, lo que lo hará mucho más interesante para tus asistentes. 

 

  1. Prepara una sala sólo para ellos

Reserva un espacio dedicado a los ponentes y permite así que tengan intimidad para hacer retoques de última hora en sus presentaciones, hacer pruebas o simplemente tener la tranquilidad necesaria para concentrarse y visualizar su discurso. 

Una sala dedicada a los ponentes también les da la posibilidad de ponerse al día en su trabajo, consultar su correo electrónico y realizar llamadas. Es difícil hacer esto cuando están en una sala de conferencias rodeados de invitados al evento que desean hacerles preguntas. 

Para finalizar, asegúrate de que haya un lugar seguro para guardar sus objetos. Muchas veces se dirigen directamente al aeropuerto nada más terminar y no quieres que la pérdida de algún objeto arruine una buena experiencia. 

 

  1. Comunicaciones, fechas límite y aprobación de permisos

Lo primero es lo primero: no te conformes con leer el título de un discurso suyo o ver su biografía en una búsqueda rápida de Google. Aunque estés seguro al 99% de que es su discurso oficial, asegúrate de verificarlo antes de incluirlo en el sitio web o en el programa de tu evento. 

Esto no debería ser ninguna novedad pero puede que no tengas mucho tiempo y buscarlos a través de internet sea la solución más rápida, pero el hecho de que hayas encontrado su perfil en Internet no significa que sea cierto. Cuando solicites información del ponente, asegúrate de dar una fecha límite para recibir todos los materiales. Esto incluye finalizar el tema y el título de la presentación. 

También necesitas la aprobación para las comunicaciones posteriores al evento. Algunos ponentes están dispuestos a compartir sus diapositivas de PowerPoint con los asistentes al evento, en cambio, otros rechazarán rotundamente esta propuesta. 

No te olvides de las aprobaciones para los vídeos. Si grabas la presentación y deseas incluir parte de ella en tu canal de YouTube, debes tener su permiso para hacerlo. 

También querrás asegurarte de contar con las presentaciones de tus ponentes para que tu equipo de audiovisuales compruebe que todo funciona correctamente y posteriormente contar siempre con la versión actualizada. 

 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

 

  1. Solicita un contacto adicional

Solo buscamos obtener aprobación para el material relacionado con tus ponentes. Es importante recordar que son personas ocupadas, con horarios ajustados y muchas veces te comunicarás con el representante o agencia encargada de su contratación. Si no es el caso, es conveniente solicitar una segunda persona de contacto. 

Un asistente ejecutivo ayudará a garantizar que se cumplan todos los plazos. Esto es crítico cuando tienes unos plazos de impresión para el programa del evento (o puedes contar con una aplicación del evento que te ahorre la tarea y elimine este estrés). Cumplir con esa fecha límite requiere la aprobación del encabezado, el título de la presentación y el resumen de la sesión.   

Si un ponente está ocupado y tarda mucho tiempo en responder a tus correos electrónicos, no querrás sentir que lo estás presionando. Los asistentes ejecutivos están familiarizados con este trabajo y harán el seguimiento por ti (persistiendo cuando sea necesario) para garantizar que se cumplan los plazos. 

 

  1. Coordina los viajes y el alojamiento

Como parte del acuerdo que has establecido con los ponentes lo más probable es que te estés haciendo cargo del viaje y su alojamiento. Los ponentes de renombre pueden estar acostumbrados a volar en primera clase y alojarse en hoteles sofisticados, por ello es importante conocer las expectativas del ponente y el presupuesto que necesitas para alcanzarlas. 

Algunos ponentes tendrán hoteles o aerolíneas preferidas para acumular puntos de fidelidad y millas de viajero frecuente. Por eso no te olvides de preguntarle si tiene alguna cadena de hoteles o aerolínea preferida. O bien, en lugar de organizar los detalles del viaje, considera pedirle a tu ponente que reserve los detalles del viaje y te envíe la factura. 

Si reservas el vuelo, es imprescindible obtener los detalles exactos del horario para facilitar la recogida en el aeropuerto, el check-in del hotel o la hora del vuelo de vuelta, ya que pueden tener otro evento inmediatamente después del tuyo. 

 

  1. Comunica todos los detalles del día del evento

A nadie le gustan las sorpresas, especialmente cuando están a punto de presentarse frente a cientos o miles de personas. 

Preparar a los ponentes para la sesión del evento garantizará que su presentación se desarrolle sin problemas y que disfruten de la experiencia. Al compartir la información con tus ponentes, asegúrate de ser claro en el funcionamiento de la agenda. 

Ten en cuenta lo siguiente: 

  • ¿A qué hora es la presentación de tu ponente?   
  • ¿A qué hora los necesitas en la sala de presentación para la prueba de sonido? 
  • ¿Cuánto tiempo habrá para preguntas y respuestas? 
  • ¿Cómo llegará el ponente desde su hotel al evento ?   
  • ¿Cómo de lejos está la sala de ponentes de la sala de presentaciones? 

¡Lo último que quieres es que tu ponente se pierda de camino al evento! Haz que un miembro del equipo esté preparado para guiar a los ponentes en todo momento. 

Si bien es esencial que compartas toda la información del programa, también debes tener en cuenta los detalles técnicos. Esto es especialmente importante en presentaciones interactivas con preguntas y respuestas, el siguiente punto de la lista. 

 

  1. Planifica la presentación, las preguntas y las respuestas

Los ponentes necesitan que alguien los presente. Puede ser un miembro destacado de tu empresa o un presentador profesional. 

Proporciona al presentador la información detallada de la biografía del ponente. ¿Qué aspectos destacados debe destacar ante los invitados del evento? Si tienen poco tiempo, incluso puedes escribir el guion de introducción tú mismo. 

También debes considerar el cierre de la presentación o la sesión de preguntas y respuestas (en papel o a través de una app para eventos), que es una parte esencial del valor del evento. 

¿Cómo se llevarán a cabo las preguntas y respuestas? ¿Señalará el ponente a los asistentes que levantan la mano, o elegirá el personal del evento entre las manos alzadas? 

Gracias a la tecnología, los asistentes pueden enviar preguntas anónimas (o no) a través de tu aplicación para eventos y simplificar la tarea. Esta es una de las formas más populares de hacer preguntas y respuestas, ya que ofrece muchos beneficios. Tal vez esta es la razón por la cual el 75% de los profesionales del sector aseguró hacer uso de una app para eventos en los próximos 12 meses. 

Las aplicaciones permiten a un miembro de tu equipo proyectar las preguntas en el escenario, asegurándose de que sean adecuadas e interesantes. De esta manera, tu ponente puede responder las preguntas de mayor valor o incluso, seleccionarlas el mismo a través de una tablet o móvil. 

Siempre es útil preparar algunas preguntas previamente, ya que en caso de que el público no se anime, esto garantizará que tu ponente se sienta apreciado. En este caso una app del evento es la solución más cómoda y segura para tus ponencias. 

 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

 

  1. ¡Recuerda dar las gracias!

No olvides agradecer a tus ponentes la asistencia a tu evento, tanto durante el mismo acto como después del el. Envíales un mail de agradecimiento o incluso considera como una opción el clásico correo postal. El tiempo que lleva escribir una carta a mano muestra un profundo nivel de gratitud. 

Ten preparados los obsequios a la llegada y finalización del evento para tus ponentes y, si hubo un asistente o un compañero de trabajo que fue notablemente útil en el proceso de planificación, considera enviarles también una pequeña muestra de agradecimiento. 

¿Quién sabe? ¡También podrían convertirse en defensores de tu evento, proporcionando el estímulo que el ponente necesita para volver a trabajar con usted! 

 

En conclusión: el ponente primero 

En caso de duda, ponte en el lugar del ponente. ¿Qué información necesita para estar seguro en su presentación?

Las preferencias personales también entran en juego, ya que algunos ponentes pueden necesitar más detalles del evento, mientras que otros son buenos para adaptarse al ritmo y el ambiente del mismo. Ten en cuenta sus necesidades y prepárate para responder a cualquier pregunta de los ponentes de manera oportuna. 

Por encima de todo, se sincero con ellos y comparte toda la información de interés. 

Todos quieren ser reconocidos y apreciados por su valor. Al mostrar tu consideración y gratitud, tendrás ponentes listos para atender su llamada año tras año. 

Has invertido en una App para tu próximo evento y seguramente ya tengas en mente el diseño que quieres llevar a cabo, pero antes de ello queremos darte algunos consejos para aumentar el valor de tu marca. 

Como especialistas en el diseño de apps para eventos, queremos compartir contigo toda nuestra experiencia desarrollando cientos de aplicaciones con nuestros clientes.  

¡Vamos a diseñar una app a la medida de tu evento! 

 

Una aplicación alineada con tu marca 

Comprender dónde ingresar el contenido de la aplicación de eventos, como los nombres de los asistentes, los detalles de la agenda y los perfiles de los patrocinadores, es fácil de aprender y, por lo general, bastante intuitivo. 

Pero cuando se trata de diseñar la apariencia de tu aplicación y aumentar el valor de tu marca a través de ella, la tarea se vuelvo un poco más complicada. 

La clave para diseñar una App para eventos llamativa e intuitiva, que refuerce los valores de tu marca es mantener los mismos colores, temas y mensajes que utilizas habitualmente en cualquier otro contexto, hasta el último detalle. 

 

Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Elige los colores de tu aplicación 

Elegir los colores adecuados para el tema de tu evento y la marca de la empresa no tiene que ser complicado. De hecho, es posible que ya tengas muchos de los elementos de diseño que necesitas. 

Estos elementos pueden ser el logotipo de tu empresa, el color de la marca y el tipo de letra corporativos. También puede tener pautas de marca sobre cómo mostrar mejor el logotipo, los colores secundarios y terciarios, y los tipos de letra utilizados en cada sección de la App. 

 Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Elige el tema de tu evento 

Ahora es el momento de decidir el tema. ¿Tu evento es un evento profesional o corporativo, como una conferencia o una reunión de ventas? Intenta utilizar el logotipo de tu empresa y los colores de tu marca para obtener una imagen fuerte y profesional. También puedes crear esta imagen utilizando widgets simples y limpios. 

¿O en cambio es más relajado y divertido? Intenta usar la ubicación del evento como inspiración para tu tema. Si es un lugar soleado cerca de la playa intenta trabajar con colores tropicales y un tipo de letra divertida para atraer a tus asistentes y combínalo con tu marca para darle un toque extra. 

La clave es adaptar la imagen de tu evento a cada aplicación, consiguiendo transmitir tu marca a cada tipo de asistente. O incluso, si realizas varios eventos al año, puedes tener tu propia app en las tiendas que facilite el acceso a las diferentes aplicaciones.

 

Un poco de inspiración 

Una imagen dice mil palabras, así que aquí te traemos los ejemplos de 2 eventos realizados por la misma marca. 

 

Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Ambos usan el mismo tipo de letra en el widget del encabezado superior.  Sin embargo, en el primer caso continúan con este tipo de letra y los colores de la marca para mantener una apariencia profesional en todo momento. En el caso opuesto, el tema adquiere nuevos colores como los azules claros y verdes para reflejar el tema de la playa, ayudando a emitir una estética más divertida y distendida de la app para eventos. 

En general, incorporar un tema diseñado exclusivamente para un evento ayuda a los asistentes a identificar la clase de evento y refuerza la marca antes, durante y después del evento.  ¡Empieza hoy mismo!

Muchos organizadores de eventos se entusiasman con la idea de incorporar la gamificación en sus eventos, pero cuando llega el momento de llevar esas ideas a la práctica es difícil saber por dónde empezar. Pero no te preocupes, vamos a darte un par de ideas para conseguir aumentar el engagement de tus asistentes.

 

El secreto para ejecutar tus juegos 

Para garantizar tus probabilidades de éxito, asegúrate de tener una sólida comprensión de los objetivos que deseas lograr e identifica las métricas de éxito para cada uno de ellos. Si no tienes una estrategia sólida desde el principio, será difícil ejecutar la gamificación de manera eficiente y efectiva. La combinación de retos y diversión es ideal para diseñar una experiencia atractiva, pero en última instancia, deben ser un vehículo para alcanzar tus objetivos. 

 

¿Tienes una App del evento? Aprovéchala 

Sin duda puedes crear un juego para tu evento sin ningún tipo de tecnología. Pero si buscas eficiencia, efectividad y facilidad de uso, existen muchas razones por las que las aplicaciones de eventos son una excelente manera de hacer que la gamificación cobre vida. 

La gamificación a través de una app para eventos proporciona una gran cantidad de beneficios para el planificador de eventos, así como también mejora  y aumenta la participación de los asistentes.

  • Estos son solo algunos ejemplos: 

– Hace que sea más fácil garantizar la equidad en el cumplimiento de las reglas y permite que los desafíos del juego estén disponibles para todos los participantes del evento. 

– Supone un ahorro de tiempo y esfuerzo porque no requiere un recuento manual de los puntos al finalizar cada juego. 

– Permite a los jugadores ver su progreso en tiempo real en una tabla de clasificación y mantiene la competitividad durante todo el evento. 

– Proporciona un medio para que los jugadores se conecten entre sí a través de mensajes, propiciando el networking. 

– Permite que los participantes jueguen desde cualquier lugar del evento. 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

¿Cuál es el objetivo de tu evento? 

Los organizadores de eventos tienen muchos objetivos, pero normalmente uno o dos tienen prioridad sobre el resto. Identificar y priorizar tus objetivos es muy útil porque puede ayudarte a orientar qué tipos de juegos son las más adecuadas para ti y tus asistentes. Estos son los objetivos más comunes del evento: 

 1. Aumentar el engagement de tus asistentes a través del contenido 

Asegurar que tus asistentes reciban el máximo valor de las presentaciones durante las conferencias y sientan que están aprendiendo algo útil es una prioridad en la mayoría de eventos. 

La comunicación es muy importante ya que todo acto puede verse reducido o amplificado dependiendo de la capacidad para transmitir el mensaje clave de manera clara a los asistentes, sobre todo en actos como presentaciones de producto o reuniones corporativas. 

Muchos eventos organizados por asociaciones y organizaciones sin ánimo de lucro también tienen un componente educativo integral que es vital para el propósito principal del evento de formar a los miembros de la industria. 

Idea de juego: Quiz de conocimiento

A la gente le encanta que los vean como expertos en la materia, por lo que seguramente un juego como pueda ser un quiz de conocimiento encenderá su espíritu competitivo. Configura las preguntas que desees realizar dentro de tu aplicación para eventos y haz que se relacionen directamente con el contenido y el tema que vas a tratar. 

¿Como hacer que funcione? 

  • Crea preguntas basadas en el contenido clave: 

¿Qué quieres que recuerde la audiencia de tu evento? Si está organizando un lanzamiento de ventas, tus preguntas podrían enfocarse en la nueva línea de productos que estas presentando. Si tienes una reunión general, puedes crear un juego de preguntas y respuestas que ayude a resaltar los resultados y los logros de tu organización durante el año. 

  • Consigue que se involucren: 

Recibe inspiración de tus ponentes pidiéndoles que identifiquen una o dos de las conclusiones clave que esperan transmitir durante sus sesiones. Estos pueden transmitir explícitamente la pregunta durante su presentación y proporcionar la respuesta directamente, o simplemente pueden aconsejar a la audiencia que preste mucha atención para que no se pierdan nada. 

  • Incorpora el contenido al evento: 

¿Tiene material de lectura, folletos o algún tipo de contenido que esperas que los asistentes revisen durante el evento? Hazles saber que las respuestas a ciertas preguntas del juego solo se pueden encontrar leyendo este material que les estás proporcionando. Si cuentas con una aplicación para eventos puedes cargar estos documentos dentro de la aplicación para mejorar aún más la accesibilidad. 

  • Mide el éxito: 

Crea una encuesta al finalizar el evento y evalúa la satisfacción de tus asistentes respecto a lo aprendido, una forma sencilla es a través de la valoración con estrellas donde la máxima puntuación pudiera ser: «Siento que salgo de este evento con una valiosa información». 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

2. Crea oportunidades de networking

El crecimiento profesional de tus asistentes es otra razón de peso por la que las personas asisten a los eventos. Este dato es respaldado por un estudio reciente de la IAEE donde el 76% de los encuestados afirmó que se vieron motivados a asistir a un evento debido a las posibilidades de ampliar su red de contactos profesionales. Pero para muchos esta puede ser una situación incómoda o intimidante. Entonces, ¿cómo consigues que rompan el hielo de una manera fácil y divertida? 

 

Idea de juego: ¿Has conocido a …? 

Los asistentes reciben un código personal, ubicado en la parte posterior de sus acreditaciones para facilitar el acceso. Un mensaje de acompañamiento puede despertar curiosidad, como por ejemplo: «Este es tu código secreto. ¡Compártelo con cualquier otro asistente del evento y regístralo en nuestra app para optar al premio del Rey o Reina del Networking!” 

Hay muchas maneras divertidas de modificar este concepto y conseguir alentar a tus asistentes para que inicien nuevas relaciones con el resto de participantes. 

 

¿Cómo hacer que funcione? 

  • Recompensa con más puntos el interactuar con asistentes clave:

Dentro del marco del juego se pueden asignar diferentes tipos de desafíos. La gente buscará con entusiasmo los desafíos que reporten una mayor cantidad de punto, dándote la oportunidad de designar asistentes clave dentro del juego. 

Por ejemplo, anima a tus asistentes a acercarse a los nuevos miembros de tu empresa asignando a estos los códigos que valen más puntos. De igual manera puedes otorgar una mayor cantidad de puntos por interactuar con los altos directivos y conseguir así derribar la barrera existente entre ellos y su plantilla. 

Por otro lado, puedes recompensar a las personas que han estado en la empresa durante mucho tiempo. Por ejemplo, en una reunión corporativa puedes asignar más puntos a los empleados que han estado trabajando para la marca durante 5 años, 10 años, etc. 

  • Permite a los asistentes personalizar sus códigos: 

Si tienes un poco más de tiempo puedes convertir estas contraseñas en verdaderos iniciadores de conversación. Haz una pregunta a tus asistentes durante el registro e incorpora estas preguntas en el proceso de networking. 

Intenta hacer preguntas que generen respuestas cortas, como su ciudad natal, primer empleo, hobby o una pregunta directamente relevante sobre tema de tu evento. De esta manera, los asistentes tendrán un primer tema de conversación y podrán llegar a conocerse un poco más. 

  • Mide el éxito 

En tu encuesta de satisfacción pregunta a los asistentes si están totalmente de acuerdo, de acuerdo, en desacuerdo o totalmente en desacuerdo con la afirmación: «Hice nuevas conexiones durante este evento». 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

Estas son solo algunas ideas que esperamos te puedan inspirar a a diseñar geniales retos de gamificación durante tus eventos y conseguir así alcanzar los objetivos que te habías propuesto. ¡A jugar!

 

¿Quieres disfrutar del sol en verano y crear experiencias memorables para tus invitados al mismo tiempo? Estos eventos giran alrededor del buen tiempo, los diseños atractivos y las experiencias divertidas, así que piensa en actividades al aire libre con detalles tropicales, refrescos y espacios dónde llevar la sensación de verano a tus invitados. 

La planificación en estas fechas ofrece nuevas opciones y la posibilidad de realizar eventos en diferentes espacios. Aquí os traemos algunos consejos para mantener a tus invitados contentos durante un evento de verano. 

1- Ten en cuenta el tiempo y prepara un plan B 

Todos hemos soportado los males del tiempo veraniego, 40 grados a la sombra, lluvias de monzón o tormentas eléctricas que llegan sin avisar. Es por ello que siempre que planees un evento al aire libre debes tener un plan B. ¿Una fecha diferente? ¿Un espacio techado de contingencia? Define este segundo plan y mantén informados a tus asistentes para transmitir una confianza extra. 

 

2- Aquí viene el sol, prepárate 

¿Recuerdas a tu madre diciéndote una y otra vez que bebas agua y te pongas crema solar? Bueno, pues resulta que tenía razón. Recuérdales a tus asistentes que hagan lo mismo si no quieres arruinar la experiencia, de hecho, no estaría de más llevar protector solar y botellas de agua en caso de que ellos se olviden.  

 9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

3- El acceso al evento marca la diferencia 

Si bien la elección de actividades es muy importante en un evento, la ubicación es igualmente trascendental. ¿El lugar tiene parking o es fácilmente accesible en transporte público? Si no lo es, probablemente sea mejor proporcionar otras opciones que alienten la asistencia. O, por ejemplo, si estás sirviendo alcohol diseña un sistema de transporte que lleve a los asistentes a casa de manera segura. 

 

4- Seguridad y preocupaciones del verano para tus asistentes 

Cuando las temperaturas suben, también lo hacen el riesgo de los golpes de calor y el agotamiento. Los síntomas del calor incluyen calambres musculares, fatiga, debilidad, mareos, desorientación, náuseas y vómitos. La atención médica inmediata es imprescindible tanto para los golpes de calor como para el agotamiento. Asegúrate de tener los servicios de emergencia en su lugar para que tus asistentes tengan acceso a la atención médica requerida, si fuera necesario.  

 

5- El catering también se adapta al tiempo

A todo el mundo le gustan los eventos informales con una deliciosa comida y bebida, y el verano es el mejor momento para ello. Diseña un catering con food trucks, visitas a las bodegas o seduce a tus invitados con un menú veraniegos mientras hacen conexiones con sus compañeros. 

La ubicación de tu evento también establecerá el tono de la comida, con multitud de opciones al aire libre como parques, casas rurales, playas, bodegas y terrazas. 

Por último, debemos hacer hincapié en la elección de los alimentos, ya que algunos de ellos tienden a estropearse con las altas temperaturas y pueden llegar a ser peligrosos para la salud, como pueden ser el huevo, el marisco o el pescado crudo.

 

9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

6- Aumenta la comodidad de tus asistentes para disfrutar al máximo del evento 

Asegúrate de proporcionar un espacio cómodo a tus asistentes durante la comida. Garantiza un lugar con mucha sombra para proteger del sol abrasador, proporcionar mantas para las noches de verano más frías y que todos se sientan cómodos mientras disfrutan de tu evento. 

 

 7- Alquila complementos para transformar tu evento 

Los artículos de alquiler son una forma fácil y divertida de cambiar el aspecto de tu evento y proporcionar un estilo propio. Elementos como las sillas, accesorios, decoraciones, mesas, carpas o pistas de baile pueden cambiar las impresiones que perciben tus asistentes. Diseñar formas creativas de exhibir los alimentos y las bebidas, como las cintas de buffet o la ambientación de los espacios también mejorará la percepción de los asistentes. Es fácil suponer que, a menos que estés alojando a cientos de personas, no es necesario alquilar multitud de elementos adicionales, pero incluso un grupo de 20 invitados puede beneficiarse de algunos elementos clave que aporten comodidad y eleven la experiencia. 

 

8- Deportes al aire libre

Ya sea una carrera benéfica de 5km, yoga o simplemente una caminata de verano, el movimiento y el aire fresco revitalizará a tus invitados para el resto del evento. 

Una gran idea es añadir un elemento distintivo como son los polvos de colores, que hace tu evento mucho más divertido y facilita la difusión a través de las redes sociales. Una vez terminada la carrera puedes incluir música u otras actividades atractivas que mantengan a tus asistentes dentro del evento y que haga que lo recuerden año tras año. 

¿Prefieres optar por un plan más tranquilo? Organiza clases de yoga al aire libre. Uno de los beneficios del yoga es que puedes hacerlo en cualquier lugar, y resulta que la naturaleza es el mejor de todos ellos. La belleza del lugar puede mejorar su práctica y te facilitará enfocar el resto del evento hacia un aspecto natural y sano. 

 

9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

9- El networking no se detiene en verano 

El verano es el momento perfecto del año para hacer conexiones y mejorar las relaciones. Los asistentes pueden relajarse en un picnic corporativo, hacer un pequeño crucero o disfrutar de una escapada. Las salidas grupales son una excelente manera de facilitar la vinculación entre asistentes, reducir el estrés y darles la oportunidad de conocerse entre sí. Aquí te dejamos algunos conceptos para que fluya tu creatividad: 

  • Gymkhana 
  • Kayak o piragüismo por equipos 
  • Carreras de karts 
  • Paintball 
  • Excursión turística local 
  • Escape room 

Ahora estás listo para mostrar a tus asistentes una actividad emocionante que además aporte un valor añadido al evento. Si se desarrolla con éxito, participar en una actividad de networking con un propósito definido fomenta radicalmente las conexiones. 

 

10- Un lugar atractivo 

Elegir un lugar al aire libre con buenas vistas panorámicas puede ser de gran ayuda para atraer a los asistentes. Se creativo y organiza tu próxima reunión o evento en un lugar único. Considera los restaurantes con espacio al aire libre y las ciudades históricas como lugares propicios para brindar una experiencia de reunión inolvidable. Si no puedes llegar lejos, una reunión en un parque local puede hacer que tu simple evento parezca más atractivo. 

Al elegir un lugar al aire libre, asegúrate de tener en cuenta todos los detalles que podrían afectar a la experiencia. Siempre que planifiques a fondo la seguridad y el confort de tus asistentes, la elección del lugar habrá sido un éxito 

 

11- Regala obsequios prácticos 

Mantener a los asistentes cómodos y contentos es clave durante los eventos de verano. Llenar la bolsa de bienvenida con artículos prácticos ayudará a mantener su enfoque en el evento. Los pequeños ventiladores, las botellas de agua, el protector solar o el repelente de insectos serán muy apreciados. 

Alternativamente, puedes ofrecer algunas actividades divertidas para el verano, como pudieran ser los libros. El presupuesto de tu evento obviamente afectará en estas decisiones, pero no permitas que eso te impida generar ideas originales. El objetivo es, después de todo, exponer tu marca a la mayor cantidad de personas posible. Comienza tu planificación con una lista de elementos y piensa cómo podría potenciar tu marca. ¡Diviértete y sé creativo! 

 

12- No olvides la diversión en verano 

El verano es un buen momento para recaudar fondos en una causa solidaria. La clave para ello es fomentar el compromiso y hacerlo divertido. Llevar a cabo una campaña basada en un partido de voleibol o una fiesta temática es una excelente manera de multiplicar la participación en tus eventos. 

 

En conclusión 

A los asistentes les encantará tu evento de verano si incluye detalles originales, ubicaciones y actividades estimulantes. Ya estés planeando una salida corporativa de verano, una actividad para la motivación de equipos o un evento de networking, estos trucos mantendrán a tus asistentes conectados al evento.  

Los organizadores de eventos se enfrentan a grandes desafíos todos los días, planificando cada detalle para crear eventos únicos, por lo que no es de extrañar que los niveles de estrés se disparen en estas fechas.

Pero llega el momento de descansar, desconectar y cargar las pilas para la vuelta de las vacaciones. Llega el verano y es importante detenerte para encontrar nuevas soluciones a los desafíos de tus eventos y deshacerte del estrés que muchas veces complica esta tarea. Por eso hemos reunido 10 consejos para que los profesionales de eventos como tú os toméis un merecido descanso, os relajéis y aprovechéis el verano para renovar energías.

 

1. Sal a caminar: el ejercicio es una de las mejores maneras de aliviar el estrés. Tómate el tiempo necesario cada día para dar un paseo, estirar las piernas y despejar la mente. Alejarte de tu escritorio 10 minutos te ayudará a mejorar la concentración durante los procesos creativos y reducirá tu nivel de estrés.

 

2. Deja de pulsar el botón de posponer: sabemos que esta idea no es la más popular pero intenta despertarte un poco más temprano para aprovechar mejor el tiempo y sentirte realizado durante este verano. Para algunas personas, tener un poco más de tiempo en su rutina diaria le permite cumplir con sus objetivos diarios y dedicar el resto del día a disfrutar con todos los demás. Puedes usar este tiempo para probar el primer consejo y dar un paseo por tu vecindario para ayudarte a desestresarte.

 

3. Escucha música: ya sea heavy metal o música clásica, se ha descubierto que la música es una herramienta muy eficaz para controlar el estrés. La próxima vez que te sientas estresado, ponte tu canción favorita y tómate un momento para disfrutarla. La música te ayuda a aumentar los niveles de dopamina en el cerebro y te hace sentir más feliz y relajado.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

4. Cuenta con tus amigos: los amigos son uno de nuestros mayores activos cuando se trata de lidiar con el estrés. Cuando sientas la presión, busca un amigo con el que tener una conversación o recibir un buen consejo. Esto te ayudará a aliviar la presión y obtener una mejor perspectiva de los problemas.

 

5. Ríete: ¿Sabías que la risa disminuye las hormonas del estrés? Reír es una de las mejores e inmediatas maneras de sentirte mejor y reducir el estrés. Ya sea una broma tonta o un vídeo de Whatsapp, ¡encuentra algo divertido y ríete a carcajadas!

 

6. Compra una planta: Las plantas purifican el aire de forma natural pero también ayudan a calmar los nervios y eliminar el estrés. Los estudios han demostrado que las plantas mejoran la concentración, reducen el estrés y mejoran el estado de ánimo, por lo que son perfectas tanto para la oficina como para tu casa.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

7. Apaga el teléfono: los smartphones han conseguido que sea increíblemente difícil desconectarse de las cosas que causan estrés. Elimina la tentación y apaga tu teléfono cuando no lo necesites y quieras disfrutar del tiempo con tus seres queridos.

 

8. Disfruta de un dulce: si te sientes estresado y necesitas una solución rápida, ten a mano un pequeño dulce para calmar los nervios. Comer algo dulce puede reducir la producción de hormonas que se relacionan con el estrés y… ¿quién no quiere una excusa para comer chocolate?

 

9. Medita: relaja tu mente y reduce el estrés con la meditación. La meditación ayuda a traer una sensación de calma y paz sólo con practicarla durante 10 minutos al día.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

10. Inhala y exhala: si la meditación te parece muy compleja puedes optar por los ejercicios de respiración para reducir significativamente el estrés en el cuerpo. Rompe tu rutina diaria practicando 5 minutos de respiración para disminuir la frecuencia cardíaca y ayudar a disminuir la presión arterial.

Aprovechar el verano para desestresarte y cuidarte es lo más importante. Esperamos que estos consejos te ayuden a relajarte y preparar tus futuros eventos con más energía que nunca.

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Es posible que quede poco para tu próximo evento y probablemente estés inmerso en el caos de la logística y el diseño de los espacios. Pero también es el momento perfecto para comenzar a involucrar a tu audiencia y generar expectación en tus asistentes. Puede parecer desalentador, pero impulsar el uso de las redes sociales es mucho más fácil de lo que piensas.

Aumentar el engagement y el ruido en torno a tu evento es lo que en última instancia aumentará los registros, así que veamos algunas de las mejores prácticas para usar las redes sociales en tu estrategia de marketing promocional.

1. Contesta las preguntas del evento

Los consumidores están cada vez más acostumbrados a relacionarse con las marcas a través de twitter, facebook o instagram para solucionar sus dudas. Y en el caso de los eventos, se suelen hacer muchas preguntas a los organizadores que quedan fuera de las preguntas habituales.

Preguntas individuales sobre las reservas de hotel, el transporte, la comida o la sala de la siguiente sesión, todas las dudas de tus asistentes deben ser resultas de la manera más simple y cómoda posible, tanto para ellos como para ti. Si vas a utilizar tus redes sociales para responder las preguntas de tus asistentes, asegurate de tener una solución para administrar los distintos canales y solventar cualquier consulta o responder a los comentarios de la comunidad.

Si los asistentes sienten que están siendo ignorados o que sus dudas no son debidamente respondidas, corres el riesgo de que esto se refleje negativamente en tu marca y en tu evento. Si deseas impulsar la participación a través de tus redes sociales, debes asegurarte de responder a las consultas de manera oportuna y eficiente.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

2. Comparte la información y el contenido del evento

Las redes sociales pueden ser una manera enormemente eficiente para que los organizadores compartan la información de sus eventos. Proporcionando contenido exclusivo, como imágenes o vídeos y creando una atractiva experiencia en tiempo real.

Dependiendo de la estructura de la organización, lo más probable es que sea mucho más rápido comunicarse a través de las redes sociales que actualizar el sitio web del evento, favoreciendo además la comunicación bidireccional con los miembros de la comunidad de tu evento.

 

3. Fomentar la conversación entre los miembros de la comunidad

Una razón por la cual las personas disfrutan asistiendo a los eventos, especialmente si se trata de eventos anuales, es por el hecho de reforzar sus relaciones de networking. Las redes sociales son el canal perfecto para mantener la conversación durante todo el año y aumentar el engagement a medida que se acerca el evento.

La mayoría de las personas tienen cuenta en redes sociales, son activas e interactúan online dentro de su comunidad, por lo que una genial idea es que tus ponentes participen en las redes y se relacionen con los asistentes de tu evento.

Un hashtag, un grupo de Facebook o de LinkedIn son espacios para que tus invitados hablen sobre el evento, las actividades locales y las sesiones más interesantes. Crea el espacio e inicia el debate con algún comentario o reto atractivo para que comiencen las interacciones.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

4. Aprovecha el feedback para diseñar el evento

Con la cantidad de interacciones que tienen lugar en las redes sociales cuentas con un gran feedback para dar forma a tu programa del evento. O bien, si estás buscando retroalimentación de un aspecto específico, puedes obtenerla directamente de tus asistentes a través de encuestas online o foros de discusión sobre el tema en cuestión.

A cambio, los asistentes tienen la oportunidad de participar en el desarrollo del evento para que éste se ajuste a sus necesidades y expectativas. Las redes sociales facilitan a tus asistentes crear una comunidad alrededor del evento, con una opinión y un sentido de pertenencia propio.

 

En conclusión:

Cada vez es más común que los asistentes acudan directamente a las redes sociales para comunicarse con las marcas, ya sea para realizar una queja, hacer una pregunta o simplemente para dejar un comentario positivo. Las redes sociales son una poderosa herramienta de comunicación bidireccional que facilita la creación de comunidades y potencia el engagement.

Los organizadores de eventos cuentan además con otras tecnologías que les permiten aprovechar esto para impulsar la participación de los asistentes a través de las redes sociales y ampliar la exposición del mismo. La clave es saber cómo integrarlo en la estructura de tu evento desde el inicio de la planificación. ¿Te ayudamos?

¿Quieres saber más? Lee ya nuestro artículo sobre cómo las comunidades de eventos pueden potenciar tu marca.

Un objetivo común de los organizadores de eventos es el de hacer que las sesiones sean más interactivas y atractivas para los asistentes. Una manera de lograrlo es realizando encuestas en directo, proyectando los resultados o permitiendo que los asistentes envíen preguntas a estos a través de una aplicación móvil. Prepara a tus ponentes para utilizar estas herramientas durante sus sesiones.

Dependiendo de la familiaridad de los ponentes con estas tecnologías es posible que exista cierta resistencia a su uso. Aquí os traemos los 5 pasos necesarios para preparar a los ponentes en estos casos y conseguir hacer las sesiones más interactivas. Con un poco de planificación y educación, los asistentes experimentarán una sesión interactiva y memorable.

 

Paso 1: Construye un plan

Antes de presentar la idea a tus ponentes es importante considerar cómo vas a utilizar esta herramienta durante todo el evento, en lugar de una única vez por sesión.

  • Votación en vivo

Utilizar las encuestas en situaciones estratégicas de tu evento, como en la sesión de apertura o en las sesiones generales, es una excelente manera de aumentar la adopción de la app y enseñar a tus invitados a utilizarla correctamente.

  • Preguntas a los ponentes

Esta herramienta tiene un uso dirigido a charlas magistrales o a foros de discusión, donde su uso se integra de manera completa en la experiencia del asistente, facilitando la participación y aumentando el valor añadido de las sesiones.

Si bien el exceso de engagement e interactividad nunca afectan de manera negativa al evento, debes ser consciente de cuándo utilizar cada herramienta para cada acción. Para realizar una encuesta en vivo o permitir el envío de preguntas a los ponentes tienes que tener un objetivo claro en mente y aportar un valor al propósito.

 

¿Sesiones más interactivas? Prepara a tus ponentes en 5 pasos

 

Paso 2: Pon a prueba el conocimiento o recoge información

Mientras preparas a tus ponentes para el uso de estas herramientas en sus sesiones, debes comunicarles también que objetivos se persiguen, pueden ser dos:

  • Comprobar el conocimiento de la audiencia

Por ejemplo, puedes crear una pregunta sobre algún tema específico de la charla para conocer en qué nivel de conocimiento se encuentran los asistentes, si están prestando atención o entendiendo el contenido de la sesión. El ponente puede aprovechar esto para redirigir su discurso o insistir en ciertos aspectos.

  • Recoger información o comentarios

A si mismo, puedes comprobar las opiniones de tu audiencia sobre un tema determinado y luego utilizarlo para cambiar el guión de la ponencia.

Estas técnicas son un excelente argumento para convencer a tus ponentes e introducir estas herramientas durante sus sesiones. ¡No sólo será memorable para tu público, si no también para tus ponentes!

 

Paso 3: Recoge las preguntas por adelantado

Una vez hayas recibido la aprobación de tus ponentes para el uso de encuestas y preguntas, el siguiente paso es recopilar las preguntas que quieren realizar bajo este formato e introducirlas en el gestor de contenido de la aplicación para su uso durante las sesiones.

Si bien este es el proceso recomendado, puedes configurar una nueva encuesta o habilitar las preguntas a los ponentes en cualquier momento. Como complemento a esta herramienta, también recomendamos al ponente introducir la pregunta en su presentación y solicitar la participación de la audiencia.

 

¿Sesiones más interactivas? Prepara a tus ponentes en 5 pasos

 

Paso 4: Comunica las mejores prácticas a tus ponentes

Es importante informar a tus ponentes de cómo proceder para conseguir los mejores resultados, especialmente si es la primera vez que interactúan con esta tecnología.

  • El ponente debe presentar la pregunta y leer la pregunta en voz alta
  • Conceder el tiempo necesario para responder a la pregunta, que dependiendo del contenido puede variar, y tú como organizador debes tenerlo en cuenta para el correcto funcionamiento de la agenda
  • Reflexionar sobre las respuestas y el uso de las mismas para el desarrollo de la ponencia

 

Paso 5: Haz sesiones de prueba y entrena con tus ponentes

Las últimas palabras antes del evento. Es importante que tus ponentes se sientan cómodos con la herramienta, por lo que podrías considerar realizar una sesión el día anterior al evento. Esto les permitirá utilizar la tecnología, ver cómo funciona y practicar el proceso a seguir.

 

En conclusión

Hacer que tus sesiones sean más interactivas es una forma segura de aumentar el engagement con tus asistentes y hacerlo memorable tanto para ellos como para tus ponentes. Preparar un plan y formar a tus ponentes te permite sacar el máximo partido a esta tecnología y, si además lo haces con la antelación suficiente, ¡tu evento está preparado para el éxito!

 

¿Más consejos para aumentar la interacción en tus eventos? ¡Claro! Aquí tienes otras 4 claves más.

Una pregunta común entre nuestros clientes es: «¿Cuál es la mejor manera de utilizar los datos para medir el retorno de la inversión del evento? ¡Y tenemos buenas noticias! En la era digital actual, los datos e informes están disponibles para todos los organizadores de eventos. Y cuando se utiliza en todo su potencial, esta información puede cuantificar los resultados, medir el ROI del evento y ayudarte a generar ideas para el éxito de tus acciones.

Simplemente se trata de hacer las preguntas correctas e identificar la causa y origen de los resultados de los informes. Para medir el ROI del evento, las métricas variarán según los objetivos de tu estrategia. Algunos beneficios del análisis de datos incluyen:

  • Proporcionar métricas del ROI cuantificables
  • Medir el compromiso de la audiencia
  • Identificar áreas de mejora

 

5 maneras de utilizar los datos para responder a preguntas clave

1. ¿Cuántos ingresos generó mi evento?

El cálculo del ROI se usa como una medida clave para medir el éxito del evento. También es una excelente forma de proporcionar resultados cuantificables a las partes interesadas de tu evento, incluido el equipo ejecutivo y los patrocinadores de tu organización.

A menudo, deberás presentar números que arrojen confianza y justifiquen tu presupuesto para los eventos. El registro y la venta de entradas son el momento idóneo para empezar a recoger datos y medir, como por ejemplo:

  • El número total de entradas vendidas y los ingresos resultantes
  • Comparando la cantidad de registrados con la tasa de asistencia

 

5 maneras de usar los datos para medir el ROI del evento

 

2. ¿Mis patrocinadores percibieron el valor de participar en el evento?

Dependiendo del tipo de evento, los patrocinios pueden significar una parte importante de los ingresos. Los sponsors proporcionan una cantidad de recursos considerable que posibilitan el desarrollo de acciones de marketing para el evento y, teniendo esto en cuenta, es imprescindible proporcionar unos indicadores para justificar el valor y el éxito de sus inversiones.

Si estás considerando aprovechar tu app del evento para ampliar las oportunidades de patrocinio, ser capaz de proporcionar la información generada por la aplicación será fundamental para ayudar a tus patrocinadores a medir el ROI del evento.

Por ejemplo, algunas de las métricas que puedes incluir son:

  • Número de impresiones de los banners
  • Número total de clics
  • Métricas de conversión

Además, los patrocinadores podrán ver el número de visitas a su espacio dentro de la aplicación. Esto ayuda a conocer el nivel de exposición que recibió cada patrocinador y la influencia que tuvo en la audiencia.

Estos son solo algunos ejemplos de los muchos datos que la tecnología te permite medir para conocer el ROI de tus patrocinadores y diseñar una estrategia personalizada a cada uno de ellos para que continúen participando en tus eventos.

Lectura recomendada: asegúrese de leer nuestro libro electrónico «Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento».

 

3. ¿Cuál fue el nivel de participación de los asistentes durante el evento?

Determinar el nivel de participación de los asistentes es un gran indicador del éxito de tu evento y de la conexión con tu público objetivo. Esta medida puede servir como un pronóstico de la probabilidad de que tus asistentes regresen el próximo año.

El análisis de los datos recogidos por la aplicación del evento puede permitirte crear distintos perfiles de asistentes. Los datos relacionados con temas de interés, ponentes populares y la asistencia a las distintas sesiones te permiten adaptar tu próximo evento y planificar el contenido y los objetivos en consecuencia.

Temas de alto interés: el análisis de datos recogidos por las aplicaciones para eventos pueden revelar muchas ideas sobre lo que tu audiencia encontró interesante. Puedes descubrir nuevas tendencias a través de:

  • Las sesiones más populares en la app por número de visitas
  • Secciones más visitadas en la aplicación
  • Los documentos que más veces se han abierto
  • Los canales de discusión grupales con mayor interacción

Esto ayuda a destacar qué temas y medios obtuvieron la mayor cantidad de interés y tráfico. A continuación, podrás comenzar a decidir qué información incorporar a tus próximos eventos para maximizar el registro y la asistencia.

Mediante el seguimiento de las actividades en tiempo real, ahora es más fácil que nunca seguir y personalizar la experiencia de los asistentes con campañas más efectivas.

 

4. ¿Los asistentes pudieron hacer networking y establecer conexiones?

Si los objetivos de tu evento se centran en facilitar la creación de conexiones, las métricas clave de la aplicación serían el uso de la función de chat privado y la participación en discusiones grupales.

Las estadísticas del chat o de la interacción en los foros brindan unos datos cuantificables del nivel de networking o conexión entre asistentes que hubo en tu evento.

Lectura recomendada: aprende cómo fomentar conexiones significativas entre tus asistentes y reforzar tu marca con nuestro artículo «¿Cómo crear comunidades de eventos puede potenciar tu marca?».

 

5. ¿Se divirtieron los asistentes?

¿Estás integrando la gamificación o algunos sistemas de respuesta de la audiencia como las encuestas en vivo o las preguntas a los ponentes para impulsar el compromiso y crear experiencias inmersivas?

Si es así, asegúrate de hacer un seguimiento de sus tasas de adopción para comprender qué nivel de participación tuvieron tus asistentes. Dependiendo de la herramienta de interacción que estés utilizando, podrás analizar diferentes tipos de información.

La gamificación ofrece estadísticas sobre los desafíos completados y la cantidad de jugadores que han participado en ellos para que puedas determinar fácilmente con qué éxito interactuaron los asistentes de tu evento.

Consejo: Piensa en tus mejores asistentes como los «campeones del evento», es decir, personas que estuvieron muy inmersas en el evento y que probablemente estén dispuestas a brindar testimonios positivos sobre su experiencia, además de ser excelentes clientes potenciales para tu negocio, dependiendo del tipo de evento que estés organizando.

 

En conclusión

Los informes de los eventos son una poderosa herramienta que te permite aprovechar los datos y analizarlos para aumentar tus recursos antes, durante y después del evento:

  • Proporcionando métricas de ROI cuantificables: Justifica el presupuesto de tu evento aumentando el número de registros e incrementando los beneficios por la venta de entradas. No olvides informar a tus patrocinadores sobre su propio ROI y proporcionarles información relevante sobre la interacción de su marca en la aplicación, como los clics en anuncios o impresiones de sus apartados.
  • Midiendo el compromiso de la audiencia: Identifica las áreas de interés de tus asistentes revisando las secciones más visitadas de la aplicación, los temas más populares en los foros de discusión y las ponencias más vistas. Del mismo modo, las tasas de uso del chat, las discusiones grupales y la gamificación indican el nivel de participación que tuvieron los asistentes durante el evento.
  • Identificando las áreas de mejora: Todos los datos recogidos se pueden utilizar para mejorar tus futuros eventos. Basándote en el análisis de asistentes y expositores, adapta el contenido de tu próximo evento, las funcionalidades de tu aplicación para eventos y los paquetes de patrocinio para atraer a más sponsors.