Consejos

La estrategia de tu evento, como cualquier campaña de marketing, se basa en la premisa de: construir, medir, aprender y construir de nuevo. Cada evento es una nueva oportunidad para mejorar este proceso y cómo no, la tecnología en tus eventos te ayudará a automatizar este trabajo y a hacerlo cada vez más productivo.

En las siguientes secciones, examinaremos los desafíos más comunes a los que se enfrentan los organizadores de eventos y recomendaremos las mejores soluciones para abordarlos. A continuación analizaremos una variedad de soluciones para que puedas encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades:

Antes del evento

Antes de que llegue el día del evento, es necesario realizar una gran parte del trabajo. En esta sección, examinaremos qué herramientas utilizar y cómo promocionar tu evento.

1. Crea un sitio web para el evento

Tecnología recomendada: Plataforma de registro online

Tu sitio web es, a menudo, la primera impresión que la gente tendrá de tu evento y lo que representa. Además de compartir información sobre tu evento, tu sitio web será el lugar donde la gente se registre para tu evento.

Afortunadamente, cuando se trata de construir un sitio web para eventos, tienes muchas posibilidades para crear una plataforma online que cumpla con los objetivos del registro, personalizando tanto los campos de registro como la estética y la información que contenga.

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

2. Promociona tu evento por correo electrónico

Tecnología recomendada: Mailchimp

Los especialistas en marketing de las organizaciones más exitosas creen que el email es el canal más exitoso para promocionar los eventos. Una campaña de marketing por correo electrónico debe segmentar de forma inteligente los contactos de correo electrónico en función de los objetivos de tu evento y, por otro lado, lograr una identidad visual propia y práctica.

3. Anúncialo en las redes sociales

Tecnología recomendada: Hootsuite

Si bien las redes sociales pueden no ser el canal más popular para promocionar tu evento, es un medio muy útil con un bajo presupuesto. Las prácticas comunes incluyen tener un hashtag para las comunicaciones, monitorear los canales de las redes sociales para conversar sobre tu evento y la colaboraciones con influencers.

Debes incluir varias funciones para promocionar tu evento en redes sociales y medir el éxito. Cuando se trata de programar publicaciones, tu software de automatización en redes sociales es tu mejor amigo.

Durante el evento

En esta sección, exploraremos cómo la tecnología en tus eventos pueden ayudarte a administrar una gran variedad de procesos, desde registrar a los asistentes hasta mostrar a los patrocinadores del evento.

1. Agiliza el acceso

Tecnología recomendada: Fielddrive

El primer contacto físico con el evento debe proporcionar una buena impresión y no desilusionar al asistente con largas esperas. El acceso además puede ser personalizado con impresión instantánea de acreditaciones por categorías de asistentes o aplicando tecnologías de reconocimiento facial durante la entrada.

Es importante que el sistema de acceso esté sincronizado con el registro de los asistentes para conocer y gestionar los datos en tiempo real, ampliando además, el posterior análisis.

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

2. Analiza la asistencia de sesiones

Tecnología recomendada: Plataformas de registro, Apps para eventos y Encuestas de satisfacción.

Quién se inscribe en cada sesión y qué sesiones son más populares entre los asistentes son dos datos muy útiles para el posterior análisis del evento. Por un lado, los datos sobre la cantidad de registros de cada sesión pueden indicarte qué sesiones son más populares mientras, por otro lado, saber en qué sesiones están interesados ​​tus asistentes puede ayudarte a elaborar el contenido de futuros eventos o el contenido posterior al evento para dar seguimiento a los asistentes.

Posteriormente, recibir el feedback de tus asistentes a través de encuestas de satisfacción puede revelarte si el ponente y el contenido de las sesiones fué realmente interesante.

3. Haz que participen y se integren

Tecnología recomendada: Eventmobi 

Como mencionamos anteriormente, los asistentes se han acostumbrado a usar aplicaciones para eventos para consultar la información de las conferencias o congresos. A continuación te dejamos varios casos de uso:

  • Ver el programa del evento, lo ponentes y crear agendas personales
  • Conocer a los asistentes y fomentar el networking
  • Participar en votaciones o realizar preguntas durante las sesiones
  • Valorar las sesiones y los ponentes
  • Recibir actualizaciones del evento a través de notificaciones push

4. Ofrece exposición a tus socios y patrocinadores

Tecnología recomendada: Eventmobi

Los patrocinadores de eventos son absolutamente esenciales para hacer posible las conferencias o congresos B2B. Para atraer patrocinadores y mantenerlos felices, los organizadores de eventos deben demostrar que su evento vale la pena la inversión.

Los organizadores de eventos tienen múltiples formas de hacer que un evento valga la pena a través de paquetes de patrocinio. La tecnología en tus eventos y en concreto las apps, multiplican las opciones. Imagina que puedes mostrar sin problemas los logotipos de tus patrocinadores en los correos electrónicos, la web y la aplicación del evento, todo con una única tecnología.

Algunas aplicaciones para eventos, como Eventmobi, ofrecen funciones exclusivas solo para patrocinadores que incluyen:

  • Registro e invitaciones patrocinadas
  • Espacios de patrocinio personalizados
  • Ofertas especiales y promociones en la app
  • Resultados y estadísticas de interacción con la marca patrocinadora
  • Sincronización con pantallas del evento para la exposición dinámica de información y patrocinadores

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

Después del evento

La etapa posterior a tu evento es el momento dedicado a impulsar acciones y aportar valor a tu estrategia.

1. Del evento a las ventas

Tecnología recomendada: Salesforce

Gracias a tu sistema de registro debes tener una lista de todos tus invitados, incluso con la app del evento puedes tener otra información, como a qué sesiones asistieron o qué patrocinadores visitaron.

Una vez que esta información sea sincronizada con el CRM, tu equipo de ventas tendrá una mejor idea de a quién deben contactar.

2. Estadísticas y ROI

Tecnología recomendada: Eventmobi

A través de tu app para eventos puedes medir los ingresos, los registros, la popularidad de las sesiones o la exposición de tus patrocinadores, todo ello a través de sencillos informes y gráficos.

Planifica tus objetivos y enfoca la recogida de datos a los aspectos más importantes de tu campaña o compara de manera cruzada los resultados de dos o más eventos similares.

Conclusión

En cada etapa del evento existe la oportunidad de aprovechar la tecnología en tus eventos para que tú y tu equipo seáis más productivos que nunca. En este artículo cubrimos las tecnologías centrales que pueden llevar tu estrategia de eventos al siguiente nivel. A medida que continúes desarrollando tu abanico de tecnología para eventos, podrás encontrar nuevas tecnologías que sirvan en tu estrategia.

  • Aprovecha el registro online, la app para eventos y el CRM para maximizar la productividad.
  • Antes de tu evento, puedes aprovechar la tecnología en tus eventos para construir la base de tu campaña promocional y de patrocinio.
  • Durante tu evento, puedes aprovechar la tecnología para mostrar a tus patrocinadores y socios, involucrar a los asistentes y recopilar datos de gran valor.
  • Después, la tecnología en tus eventos facilita la comunicación entre los diferentes equipos, el seguimiento de asistentes, la creación de informes, la visualización de resultados y el ROI.
  • En cada etapa del evento, asegúrate de que tu tecnología esté integrada a la perfección para evitar perder datos de interés.

Si quieres rentabilizar tu tiempo y tu presupuesto durante tu próximo evento, llámanos y te ayudaremos a planificar la estrategia que necesitas para alcanzar tus objetivos con las mejores tecnologías de integración en eventos.

Como planificadores de eventos nos esforzamos por contentar a los asistentes de nuestros eventos y tratamos de causar una impacto duradero. Tras la primera parte, desde el equipo de Orquidea os traemos la segunda parte de 16 maneras de darles a tus invitados una experiencia única y agradable.

Como hablamos en el artículo anterior, contentar a los asistentes es un proceso que requiere mucha planificación para potenciar las experiencias agradables y disminuir cualquier causa que pueda obstaculizarlas. Es sabido que el presupuesto permite muchas facilidades a los organizadores pero no es lo más importante y aquí te traemos algunos ejemplos para obtener buenos resultados y hacer sonreír a tus invitados.

9. Elige el ponente adecuado

Los buenos ponentes pueden brindar grandes discursos, animar y aportar un valor incalculable a tus asistentes, pero uno erróneo puede irritar el ánimo de cualquier evento. Selecciona tus ponentes con prudencia, informales y anímalos a aumentar la participación y ser más cautivadores con su público.

Un ponente entretenido e interesante puede alegrar el ambiente y hacer que el evento perdure en la mente de los asistentes, generando un público fiel a tu marca que no dudará en acudir la próxima vez que hagas tu reunión, conferencia o congreso.

10. Mejora la accesibilidad

Haz que el evento sea accesible para todos, facilitando la integración de asistentes con algún tipo de discapacidad, necesidades especiales o intolerancias alimenticias, asegurandote de que todos están bien atendidos y pueden participar plenamente. Asegurate de preguntar sobre cualquier necesidad por adelantado para estar completamente preparado y poder comprobar las debidas soluciones antes de que lleguen.

La accesibilidad también incluye la facilidad para acceder o abandonar tu evento, así que tenlo en consideración a la hora de seleccionar el lugar. Si es de difícil acceso, estudia proporcionar tu propio transporte o servicios de transporte para hacerlo más cómodo y alentar la asistencia de más asistentes. Si un evento es sencillo y atiende a sus invitados, estos se encontrarán más cómodos, ya que lo último que deseas es que aquellos con necesidades especiales se sientan excluidos.

16 Formas de contentar a los asistentes en tus eventos (II)

11. Utiliza la tecnología

La tecnología puede mejorar la experiencia de tu evento, así como facilitarles la vida a los asistentes (¡y a los planificadores también!). La herramienta correcta, utilizada de la manera correcta puede marcar una gran diferencia. Por ejemplo, utiliza una app para eventos que permita a los asistentes registrarse y evitar las largas esperas o ofrece un entretenimiento exclusivo a través de realidad virtual o drones.

Incluso si no tienes el presupuesto necesario para integrar la realidad virtual, puedes proporcionar elementos básicos como el WiFi gratuito. También existen multitud de cámaras con grabación de 360 grados disponibles en el mercado a un precio accesible y que aportarán un toque especial a tu evento, así como otras tendencias tecnológicas que amplian tus posibilidades de patrocinio ¡Así que toma la iniciativa!

12. Se honesto

No hay nada como generar unas expectativas y luego ver cómo se desvanecen en el último minuto cuando te das cuenta de que algo va mal o de que los asistentes no han sido correctamente comunicados. Tu público aprecia la sinceridad, de modo que si sucede algo no contemplado, trata de reorganizar el evento o poner en marcha tu plan B. Si no hay otra alternativa, se sincero desde el primer momento ya que para algunos asistentes, esta puede ser la razón de su asistencia y no querrás que se enteren en el último instante.

Honestamente, no puedes complacer a todos pero no hay nada peor que una marca que no admite que podría haber hecho las cosas mejor. Si sabes que has cometido un error, discúlpate y compensa de algún modo al asistente para que no afecte demasiado a su experiencia en el evento.

13. Conexiones

Ofrece múltiples oportunidades de networking a tus asistentes para fomentar la interactividad y generar nuevas conexiones de valor. El networking potencia los negocios y crea una experiencia añadida de gran valor para tu público, ofreciendo nuevas oportunidades para sus carreras profesionales de una manera cómoda y natural. Definitivamente, ésta es una sencilla manera de diferenciar tu evento y crear una comunidad alrededor del mismo.

14. Tómatelo con calma

No elimines las pausas e intentes introducir demasiadas actividades en el programa, ya que suavizar el ritmo del evento te permite centrarte más en la calidad que en la cantidad. Siempre existe la tentación de sorprender a tus asistentes con una gran variedad de experiencias, pero si están demasiado ocupados tratando de cambiar de actividad, no disfrutarán y aprovecharán el evento. Por ello, permite que los asistentes asimilen realmente lo que está sucediendo a su alrededor y se concentren en sus oportunidades de aprendizaje y networking, en lugar de sentirse agobiados.

16 Formas de contentar a los asistentes en tus eventos (II)

15. Exclusividad

Agregar elementos de exclusividad en tu evento puede impulsar la asistencia y contentar a los asistentes, especialmente si pueden ser los primeros en compartir una experiencia única con sus amigos. Puedes hacer esto dándoles acceso exclusivo al contenido o a los productos antes que a nadie. ¡Mientras más interesante sea la información, mejor!

Añadir un elemento de exclusividad en el evento siempre es una opción para gestionar las áreas VIP, pases entre bastidores u opciones de rápido acceso.

16. Sorprende

Haz algo diferente y brinda a los asistentes una nueva perspectiva para para contentar a los asistentes y hacer que tengan un gran recuerdo de tu evento. Estas acciones ayudan a agregar valor añadido y permite a los asistentes obtener conocimientos nuevos y expertos.

¿Qué deberías hacer y que no para hacer felices a tus invitados?
Aquí tiene más formas de contentar a los asistentes y hacer que regresen a todos y cada uno de tus eventos.

¿Qué podrías hacer?

  • Testimonios y referencias: Algunos asistentes necesitan leer referencias o escuchar sobre las experiencias de otros para decidirse por tu evento, y esta puede ser la oportunidad perfecta para mostrar el trabajo realizado en eventos anteriores. ¡Muestra la satisfacción de tus asistentes recurrentes, aporta crédito a tus eventos y alienta a los primerizos a asistir!
  • Se claro y conciso: La comunicación y la transparencia con los asistentes son los pilares del buen servicio al cliente y la manera más sencilla de contentar a los asistentes. Se claro con tus intenciones e instrucciones y haz que todo sea fácil para tus asistentes.

¿Qué no deberías hacer?

  • Generar colas: Evita crear situaciones de espera durante el evento, ¡molestan a todos y pueden destruir incluso los mejores eventos! Si no tienes más opciones, ofrece distracciones o formas de entretener a tus asistentes mientras hacen cola. Utiliza tecnologías para evitar las esperas y agilizar los accesos.
  • Utilizar figuras polémicas: Ya se trate de entretenimiento o de una novedad en el sector, evita a las personas con reputaciones deterioradas o que distorsionen la imagen de la marca. Aunque la controversia puede ser una herramienta de marketing efectiva, no ayuda a que los asistentes estén contentos con tu elección.

En conclusión

Esperamos que estos consejos te sirvan de utilidad a la hora de planificar tus próximos eventos y de formar al personal que se hará cargo de ellos para focalizar su atención en la experiencia de tus asistentes. Si quieres que hablemos sobre cómo potenciar las experiencias en tus eventos ¡Contáctanos hoy mismo!

 

Notificaciones en apps para eventos, alertas, mensajes… seguramente utilices diferentes tecnologías y formas de comunicación para informar a tus asistentes de las novedades o cambios que se producen durante tus eventos.

Con total seguridad, podríamos considerar estas herramientas como las formas más rápidas de comunicación para enviar mensajes urgentes sobre alteraciones en los horarios de los ponentes, cambios de sala o para avisarles del inicio del coffee break. Sin embargo, si miramos más allá y los vemos como medios para simplificar y automatizar las comunicaciones, podemos considerar otros casos de uso dentro de una gran estrategia de notificaciones con los asistentes.

A continuación os dejamos algunas formas de comunicación que han proliferado en estas tecnologías y que, a través de nuestra experiencia, hemos detectado cada vez más en nuestros clientes:

Programar mensajes estratégicos

Dependiendo de la tecnología que utilices, es probable que tengas la capacidad de programar previamente las alertas y notificaciones en apps para eventos. Esto significa que debes considerarlas como parte de tu estrategia de comunicación general. Cuando planifiques el evento, debes pensar en lo que te gustaría que supieran tus asistentes y en qué momento, y configurarlo con anticipación.

Planificar estos aspectos en la preparación del evento, te permitirá más tiempo para trabajar en otros detalles sin preocuparte de enviar los mensajes manualmente durante tu conferencia o congreso.

Claves para tus notificaciones en apps para eventos

Mensajes de patrocinador

Un tipo de alerta en la aplicación para eventos que podrías tener en cuenta durante la programación serían los mensajes de tus patrocinadores. Estos podrían invitar a los asistentes a acercarse a su stand, a conectarlos con su página web o a hacerlos participar en las promociones exclusivas de tu patrocinador en el evento. Incluir mensajes como parte de tus paquetes de patrocinio es un enfoque estratégico diferente que demuestra el valor añadido y diferencia entre los distintos niveles de patrocinio que puedas tener.

Como consejo, podrías asignar un número de notificaciones en tus paquetes de patrocinio para aumentar los beneficios y el atractivo de tu evento para los posibles interesados.

Si quieres obtener más ideas para aumentar tu presupuesto de patrocinios descarga ya nuestra guía sobre Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento.

Contenido multimedia

Pero no todo son alertas y notificaciones en apps para eventos, también puedes considerar el uso de contenido multimedia, como imágenes y enlaces directos. Esto te permite proporcionar un contenido de valor a tus asistentes y mantener tus notificaciones emocionantes e interesantes, con diferentes modelos de comunicación.

Conoce a tus asistentes y adapta el formato a cada comunicación para aumentar la conexión con ellos, no resultar monótono y gracias a las analíticas, conseguir una comunicación cada vez más efectiva.

Gamificación

Otro enfoque interesante es incluir la gamificación como parte de tu estrategia de notificaciones. Considera programar alertas que te ayuden a motivar la participación en el juego del evento, enviando pistas o dirigiendo a tus asistentes a donde puedan encontrarlas.

Incorporar esto en tu estrategia global de notificaciones en apps para eventos hará que los participantes de tu juego estén atentos a los retos para competir en la clasificación y conseguir las recompensas.

Alertas dirigidas

¿Tienes una recepción especial para los asistentes primerizos? ¿Buscas comunicarte con los asistentes VIPs? Considera utilizar alertas especiales para enviar mensajes específicos a estos grupos de invitados. Al hacerlo, puedes enviar información para ayudar a controlar el comportamiento de asistentes de características similares y mantener tu comunicación enfocada en la generación de valor.

Claves para tus notificaciones en apps para eventos

Estrategia de notificaciones

Al diseñar tu estrategia de alertas y notificaciones, debes asegurarte de que tus mensajes sean relevantes, enfocados y oportunos. Enviar demasiadas alertas puede disuadir a los asistentes de leerlas o incluso molestarlos. Como práctica recomendada te aconsejamos ponerte en el lugar de tus asistentes y pensar en el valor que aporta cada notificación, en el momento determinado, a su experiencia.

¿Tienes curiosidad sobre cómo mejorar tu estrategia de notificaciones en apps para eventos con Eventmobi? Ponte en contacto con nuestro equipo para incorporar una app para eventos en tus ferias, conferencias y congresos o para obtener nuevas ideas sobre tu evento tecnológico hoy mismo.

Como planificadores de eventos nos esforzamos por contentar a los asistentes de nuestros eventos y tratar de causar un impacto duradero. Así que aquí os traemos la primera parte de 16 maneras de darles a tus invitados una experiencia feliz y agradable.

Contentar a los asistentes no es algo que suceda por accidente, es algo que requiere mucha planificación para no obstaculizar una experiencia de usuario positiva. Y no solo los eventos de gran presupuesto pueden contentar a los asistente, así que no importa si tu evento o presupuesto es grande o pequeño, aquí tienes algunas maneras prácticas de obtener buenos resultados y hacer sonreír a tus invitados.

1. Muestra que te importan

Conoce a tus asistentes, pregúntales sus problemas y lo que les gustaría ver y responde con una organización adecuada. Crea votaciones o encuestas , así como oportunidades para hablar sobre sí mismos y demuestra que no se trata solo de tu marca. Una de las principales formas de mostrar tu interés por los asistentes es escuchándolos y, a veces, simplemente con hacer las preguntas correctas puedes diferenciarte de la competencia.

También podrías mostrar las iniciativas sociales en las que está involucrado, así como colaborar con tu entorno para mostrar a los asistentes la importancia de tus valores. Los asistentes que sienten que una marca tiene moral y trabaja para mejorar la comunidad son más propensos a ser leales.

2. Obsequiales

Obviamente, ¡los regalos te ayudan a contentar a los asistentes! Dicho esto, por mucho que deseamos tener el presupuesto necesario para regalar tecnología o un dispositivo a cada asistente, no siempre es posible. Pero puedes optar por algo un poco más económico en su lugar que, por ejemplo, tenga un valor añadido o ayude al desarrollo profesional del asistente, como un libro electrónico o un seminario web. O simplemente dale un toque creativo a tus bolsas de regalos para que sean más interesantes que las genéricas de la mayoría de eventos y muestra que realmente has pensado en ello.

Nada anima más a tus asistentes que obtener regalos desde el principio y eso les dispone para aceptar el diseño de tu evento de una manera positiva. Alternativamente, si te preocupa que los asistentes los “cojan y corran”, puedes hacer regalos más pequeños durante todo el evento, ¡lo que prolonga la felicidad!

16 formas de contentar a los asistentes

3. Haz que se sientan importantes

Muestra a los asistentes que no son sólo un número más, haciéndoles sentir importantes y queridos. Personaliza las comunicaciones y dirígete por sus nombres cuando hables con ellos, ya sea por correo electrónico, a través de la App del evento o en redes sociales como Twitter o Facebook. Intenta responderles rápidamente y con aportaciones de valor que ayuden a construir una relación de lealtad con la marca y aumentar las recomendaciones boca a boca.

4. Recompensa la lealtad

Con todas las marcas llamando la atención y buscando nuevas maneras para impactar a tus invitados, recompensa la fidelidad de tus asistentes y seguidores para mantenerlos contentos. Asegúrate de que no tengan ningún motivo para ser atraídos por tu competencia y haz uso de tarjetas de fidelidad, descuentos exclusivos, ofertas anticipadas para asistentes de eventos pasados ​​o sorteos regulares entre los suscriptores.

Contentar a los asistentes a través de una estrategia de fidelización es la manera más rentable de crear un vínculo entre tu marca, el evento y los asistentes, ayudando a prolongar su asistencia y creando una comunidad que potencie tus ferias, congresos o conferencias.

5. Piensa en sus necesidades

Planifica tu evento pensando contentar a los asistentes y solventar sus necesidades en lugar de centrarte en las los intereses de patrocinadores u otras partes interesadas para no comprometer la experiencia de tus invitados. Considera obtener una mayor aceptación a través de la co-creación y la colaboración en tus eventos y pregunta a los asistentes qué es lo que quieren ver, por qué asisten o qué quieren conseguir con ello para, finalmente, utilizar esta información durante el proceso de planificación.

6. Renueva la energía de tu asistentes

No importa cómo de grande sea tu evento, la energía se desvanece al cabo del tiempo y los asistentes se cansan, particularmente en eventos que requieren pasar mucho tiempo de pie o caminando, como en ferias o tras una serie de presentaciones. En su lugar, ofrece formas de activarlos y renovar su energía para el evento, mejorando su estado de ánimo.

Algunas de estas formas son: haciendo las sesiones más cortas, incluyendo actividades durante las sesiones, incorporando estaciones de comida variada y llamativa o incluso estaciones de carga para los dispositivos móviles.

16 formas de contentar a los asistentes

7. Comunica siempre

A los asistentes les gusta estar conectados y conocer los últimos acontecimientos, así que comunícate con ellos, informales sobre lo que está sucediendo y asegúrate de que la información sea clara, fácil de encontrar y comprender. Además, participa en las redes sociales y preséntate para que sepan que eres fácil de contactar. La comunicación es clave y sabemos que los asistentes no siempre leen o digieren la información, por lo que condensarla y hacerlo de una manera que aporte valor facilita el proceso.

8. Innova

Haz algo diferente para contentar a los asistentes, diseña tus eventos con nuevos giros sobre las ideas pasadas y presenta algo original en cada evento que tengas, incluso si son pequeños cambios, pueden marcar una gran diferencia y tener un gran impacto en la experiencia del usuario. Observa todos los aspectos del evento, no solo los elementos orientados a los asistentes, sino también las creativas ideas de marketing y patrocinio para crear un ambiente impactante y duradero.

¿Qué podrías hacer?

  • Mostrar quién está invitado: a los asistentes les gusta saber quién asistirá, particularmente si es una celebridad, un influencer o un experto del sector. También les gusta saber quién más estará allí para conectarse y hablar, por lo que agregar un listado de los invitados en tu app para eventos con sus respectivos perfiles podrá incrementar la interactividad.
  • Utilizar la empatía: establece una conexión emocional con los asistentes, ya sea a través del evento en sí o de tu marca. Si están emocionalmente comprometidos, su lealtad será más alta.

¿Qué no deberías hacer?

  • Retrasar el horario: los asistentes también tienen planes y un evento que se retrasa puede frustrarlos. Un ponente que se demora, un acceso lento y desorganizado o los cambios de última hora en el programa, ¡todas estas cosas pueden empañar el ambiente!
  • Ignorar el feedback negativo: aunque no siempre es bueno recibir comentarios negativos, es vital la mejora de los eventos futuros. Además, los asistentes enfadados que te hacen llegar sus comentarios negativos también podrían explotar y causar serias repercusiones si no se solucionan. Escuchar y reconocer el problema, a veces, también es suficiente para apaciguar a los asistentes.
  • Despreciar a los asistentes “estándar”: si decides agregar exclusividad a tu evento, ten cuidado de no descuidar a los que no son VIP. Asegura los conceptos básicos correctos para que todos los asistentes queden contentos.

En conclusión

Contentar a los asistentes predispone tu evento hacia el éxito, y como puedes ver, no importa qué tipo de presupuesto tengas, en última instancia, priorizar la experiencia a los asistentes los hace felices, ya sea en las fases de planificación, a través de la comunicación o durante el propio evento. Si los tienes en cuenta y consideras sus necesidades, ¡estás en el camino correcto!

Cuando se prepara un evento se dedica mucha atención a crear una experiencia atractiva para los asistentes pero maximizar la participación antes de un evento se suele considerar al final de la planificación, en caso de que se haga.

No quieres que todos los meses de duro trabajo en el diseño y planificación de la experiencia hayan sido en vano, por lo que es crucial que pienses cómo promover tu evento y entusiasmar a los asistentes antes de que lleguen. La estrategia de participación antes de un evento es tan importante como tu estrategia para mantener a los asistentes involucrados durante el mismo. Desarrollar una relación con los asistentes antes del evento puede ser extremadamente ventajoso para que tu audiencia colabore en el proceso de elección de los contenidos o comience a promover el evento por su cuenta.

Objetivos para la promoción previa al evento

Antes de un evento, los principales objetivos de un organizador de eventos son mantener informados a los asistentes sobre todo lo relacionado con el evento y permitirles comenzar a conectarse con otros asistentes.

Los objetivos comunes incluyen:

  • Aumentar la expectación mediante el intercambio de detalles del evento con los asistentes a través de canales privados y públicos
  • Romper el hielo entre los asistentes para ayudarlos a sacar el máximo provecho de la experiencia
  • Conectar a los asistentes primerizos con los más experimentados para dar la posibilidad de comunicarse y solucionar dudas entre la propia comunidad
  • Involucrar a los asistentes en la planificación de la experiencia al obtener sus comentarios y aportes
  • Ayudar a los asistentes a encontrar a otros interesados en los mismos temas o interesantes para su crecimiento profesional
  • Ofrecer a los ponentes la oportunidad de iniciar una discusión con los asistentes sobre los temas de las sesiones

Tácticas para comenzar

A continuación se detallan las tácticas que te ayudarán a ejecutar una estrategia promocional previa al evento, aumentando la participación de los asistentes. Estos consejos se basan en los éxitos que hemos experimentado con nuestros clientes, por lo que aprender de sus beneficios también te permitirá alcanzar el éxito en la promoción de tu evento.

1. Crea engagement a través de las redes sociales públicas

Inicia conversaciones en medios sociales como en tu página de Facebook, LinkedIn Groups, foros, Twitter o Instagram para generar espectación alrededor del evento.

Publica contenido promocional como videos de eventos pasados, publicaciones de ponentes y comentarios con el hashtag del evento. Ver un video de un evento anterior puede estimular los buenos recuerdos entre la comunidad, despertar la curiosidad en los “novatos” e impulsar la participación antes de un evento.

Diseña e incorpora campañas de marketing dirigidas a cada segmento de los miembros de tu audiencia en torno a un tema o inquietud común. Esto funciona especialmente bien con un público amplio que pueda dividirse en distintos grupos con intereses especializados.

2. Genera engagement a través de los canales internos

Crea y promueve el uso de plataformas sociales internas, como los foros online exclusivos para miembros, las comunidades en sitios web y los canales de discusión dentro de la aplicación del evento. Los canales privados son ideales para ciertos tipos de discusiones relacionadas con el evento que pueden no ser tan relevantes para la los demás. También crean una sensación de exclusividad que alienta a los asistentes a interactuar entre ellos y favorece la participación antes de un evento para conocer las últimas noticias.

Sugerencias de aplicaciones en eventos:

Crea una app para eventos y anima a tus asistentes a descargarla antes del evento

Las apps para eventos son una excelente manera de ayudar a aumentar la participación antes de un evento y ofrecen muchas oportunidades para que los asistentes se conecten entre sí. Anuncia la descarga de la aplicación unas semanas antes del evento durante las promociones y preséntala como una forma de obtener información actualizada o contenido exclusivo para fomentar la adopción. Aquí te dejamos un par de ideas creativas sobre cómo aprovechar la aplicación para generar entusiasmo y oportunidades de networking antes del evento:

– En los canales de discusión los asistentes pueden comenzar a conversar sobre temas de interés, como organizar excursiones para visitar los lugares de interés locales antes del evento para los primeros en llegar.

– Actualiza el muro del evento con las imágenes de tu equipo preparando el evento o anuncia a los nuevos ponentes que estarán presentes en tu evento para entusiasmar a los asistentes y difundir los mensajes.

Comparte contenido relacionado con los ponentes y las sesiones del evento: publica y comparte enlaces a contenido de formato más extenso, como las publicaciones del blog o los artículos escritos por los ponentes y el equipo del evento, para entusiasmar a los asistentes y mostrarles más información sobre las sesiones del evento.

Utiliza la app del evento para comunicarte con los asistentes

Las notificaciones y las alertas desde la app son una excelente manera de mantener a los asistentes informados sobre las últimas novedades y actualizaciones de la agenda. Por ejemplo, cuando se añaden nuevas sesiones y ponentes al programa, puedes enviar una notificación y crear un grupo de discusión para que los asistentes puedan interactuar con los ponentes y hacerles preguntas de antemano. Los documentos también se pueden cargar en una biblioteca dentro de la aplicación del evento para que los asistentes los consulten o descarguen.

Impulsa la participación antes de un evento: los canales de discusión en la app son una gran herramienta para organizar el chat grupal con temas específicos y ayudar a tu público a conocer a aquellos con intereses comunes. Los asistentes pueden usar esta plataforma para comenzar a conectarse con el evento y entre ellos.

Reúne las ideas de los asistentes a través de encuestas de registro

Durante la etapa de registro, utiliza esta oportunidad para recopilar los datos que puedas usar para segmentar a tu audiencia y ayudarte con el diseño del evento. Para evaluar qué temas les interesan más a tus asistentes o las actividades en las que podrían estar interesados ​​en participar antes y/o durante el evento, puedes usar tu aplicación para enviar encuestas y recopilar comentarios antes del evento.

Además de ayudar a tu equipo a diseñar la agenda y la experiencia del evento, también puedes compartir los resultados de la encuesta en el muro del evento y enviar una notificación para informar a los asistentes que sientan curiosidad por ver los resultados. Los beneficios son dobles: no solo se brinda a los asistentes la oportunidad de interactuar entre ellos y contribuir con sus comentarios, sino que también se obtiene información valiosa que te ayudará a guiar el diseño de tu agenda y del evento en general. ¡Todos ganan!

En conclusión

Para los organizadores de eventos interesados ​​en crear el evento más exitoso posible, la participación antes de un evento es una de las mejores prácticas de la industria que puede resultar en asistentes más felices al evento.

El retorno de la inversión de tu evento proviene de la capacidad para extraer valor de las interacciones y el compromiso de tus asistentes. La promoción previa al evento ayuda a los organizadores, no solo a atraer a una multitud al evento, sino también a conseguir los mejores leads de esa multitud.

¡Si quieres saber más sobre cómo aumentar la participación en tus eventos a través de la tecnología, descarga ya de manera gratuita nuestra Guía de Engagement en Apps para Eventos!

Si un evento no se comercializa, ¿se debe a una mala organización o a un plan de marketing no definido? En este artículo comentaremos, en base a nuestra experiencia y a la de nuestros clientes, algunos buenos consejos y las mejores prácticas para crear un plan de marketing para eventos memorable.

Después de meses de búsqueda de lugares, ponentes y la organización de una agenda, los componentes principales de tu evento están listos.

¡Uf! Es hora de tomar un respiro, ¿verdad? (Creo que ya sabemos la respuesta a eso).

Administrar un evento es una cosa, publicitarlo y hacer que la gente se sienta atraída a asistir es otra. Y una vez reconocida la importancia de la promoción, la pregunta es: ¿Por dónde empiezas?

Hay muchas maneras diferentes de crear un plan de marketing y como en la mayoría de planes, no existe una solución única, si no que se trata de escoger y elegir qué estrategias funcionarán mejor para tu evento.

A continuación te facilitamos 10 pasos para crear tu propio plan de marketing para eventos, ayudándote a alcanzar de manera correcta a tu público objetivo y maximizar el registro.

1) Diseña un registro online personalizado

La página web del registro es dónde los potenciales asistentes se convertirán en asistentes y, por esa sola razón, se convierte en una de las piezas del marketing para eventos más importantes.

Teniendo esto en cuenta, invierte un tiempo y esfuerzo considerables en la construcción de un sitio web bien diseñado en términos de apariencia y experiencia del usuario. En el aspecto estético potencia la imagen de tu evento con imágenes, colores y tipografías que refuercen la unidad de tu marca. En el técnico destaca el contenido, la usabilidad para el usuario y la facilidad de registro para evitar fugas durante este proceso.

2) Desarrolla una estrategia de contenido

El marketing de contenidos es el canal de referencia para aumentar la expectación antes del evento. Más específicamente, el contenido enviado en las distintas fases del proceso de registro al evento es una forma efectiva de involucrar a los asistentes, favorecer el proceso de comprar y aumentar el ruido y la emoción alrededor del evento.

Para ello es muy importante definir los distintos estadios por los que pasará el asistente y crear un contenido específico que genere interés y valor.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

3) Planifica las campañas de correo electrónico

De forma similar a la estrategia de contenido, la creación de una estrategia de email marketing implica el envío de varios correos electrónicos durante un período de tiempo para mantener a la audiencia comprometida.

El objetivo de las campañas de correo electrónico es nutrir y empujar gradualmente al destinatario hacia la acción deseada (es decir, registrarse para el evento) a través de una serie de contactos. Para aumentar la efectividad los correos deben ser segmentados por las características de los potenciales asistentes y el tiempo entre mensaje y mensaje debe extenderse para no inundar la bandeja de entrada del destinatario y crear una experiencia desagradable.

Si quieres saber más sobre cómo optimizar el registro y el envío de contenido de marketing puedes seguir leyendo aquí.

4) Crea una propuesta de valor

¿Qué hay para mí? Todos nos los preguntamos cuando asistimos a un evento y tus asistentes no son distintos.

Los asistentes deben ser capaces de entender exactamente lo que recibirán como resultado de asistir a tu evento. No poder comunicar claramente la propuesta de valor a través de tus esfuerzos de marketing es una señal de que el contenido del evento debe estar mejor organizado y articulado.

Los potenciales asistentes querrán saber cómo se beneficiarán y, cuanto más claro les quede, más probable será que asistan.

5) Diseñar mensajes específicos para los tomadores de decisiones

Para decir lo obvio, el objetivo final de un plan de marketing para eventos es maximizar el registro. Para ser más específico, eso también significa convencer a las personas adecuadas.

Muchas veces una persona quiere registrarse para el evento, pero es su jefe u otro ejecutivo de alto nivel quien debe firmar la compra. En estos casos, tiene sentido crear un material de marketing que aborde directamente las inquietudes de los responsables de la toma de decisiones, a fin de acelerar el proceso de compra.

Las tácticas reflexivas, como adjuntar una carta pre-redactada para que los empleados puedan enviar a los tomadores de la decisión y convencerlos, son lo que separan las estrategias de marketing predecibles de las excepcionales.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

6) Convierte a los asistentes en defensores

Recuerda que la promoción de eventos no solo tiene que ser tarea del organizador, los asistentes también pueden animar al registro a través de las redes sociales. Esto puede suceder como resultado de su entusiasmo, pero crear un incentivo también es una solución efectiva.

Los asistentes pueden recibir descuentos retroactivos si las personas se registran con el enlace que compartieron en sus redes sociales. Esta forma incentivada de compartir tu evento de manera orgánica a través de las redes sociales convierte fácilmente a tus asistentes en defensores del evento.

7) Crear imágenes de eventos anteriores

A veces es mejor mostrar a las personas lo que van a disfrutar en el evento en lugar de decírselo. Los planes de marketing deben incluir imágenes y videos de eventos anteriores para ayudar a los posibles asistentes a visualizar cómo será asistir al evento. El uso de testimonios a través de vídeos ayuda a consolidar aún más el concepto de la experiencia a los potenciales asistentes.

8) Iniciativas de co-marketing con patrocinadores

Del mismo modo que los asistentes pueden participar en el plan de marketing para eventos, los patrocinadores también pueden colaborar para crear estrategias de marketing conjunto. Los patrocinadores tienen fuertes motivaciones para incrementar el número de asistentes ya que eso significará una audiencia más amplia para sus propios objetivos.

Se creativo y proactivo en la creación de estrategias de marketing compartido,que te sirvan tanto a ti como a los intereses de tus patrocinadores. Una forma simple de hacerlo es incluir los logotipos y colores de tus patrocinadores en las comunicaciones del evento.

9) Campañas en las redes sociales

Tanto de forma orgánica como de pago, las redes sociales son soluciones recurrentes para promocionar tu evento. Aquí hay un par de consejos a tener en cuenta en el diseño de tus campañas orgánicas en las redes sociales:

Usa términos cortos como hashtags o títulos, que sean fáciles de recordar y que tengan un mensaje directo
Utiliza material publicitario que se pueda compartir fácilmente, como videos de 5 segundos, imágenes llamativas e infografías bien diseñadas

Para las campañas sociales de pago la estrategia puede volverse más compleja, especificando tu objetivo demográfico, publicando diferentes tipos de anuncios y optimizando constantemente el alcance y las conversiones para asegurar el éxito.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

10) Mide el éxito con indicadores

Todas las buenas estrategias de marketing consisten en una variedad de canales que tienen como objetivo convertir a la audiencia en asistentes. Sin embargo, iniciar diferentes campañas en diferentes canales no constituye por sí sola una estrategia exitosa.

Si bien puede parecer conveniente tener campañas de AdWords, correo electrónico y redes sociales al mismo tiempo, estas iniciativas no tienen mucha repercusión si los objetivos no se definen o no se miden. Para cada iniciativa de marketing debes establecer unos indicadores específicos que midan correctamente los resultados durante el transcurso de la campaña.

¿Cuántas veces se comparte el sitio web de su evento en redes sociales? ¿Cuál es la tasa de clics para las pujas de palabra clave en AdWords? Establecer indicadores es esencial para comprender el nivel de rendimiento de cada campaña.

El indicador clave para cualquier organizador es el que muestra el número de registros al evento y los canales que han conducido a ellos. Para obtener una visión precisa de esta cuestión, tus plataformas deben integrarse para que cada base de datos pueda comunicarse entre sí. Ser capaz de integrar todas las campañas es clave para atribuir correctamente un canal a cada registro y mejorar las estrategias de un plan de marketing para eventos futuros.

Si quieres conocer algunos indicadores para medir el éxito de tu evento también puedes leer ¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I y Parte II

Conclusión: Elaboración de un plan de marketing memorable

En el mundo caótico de la mensajería actual, puede resultar abrumador idear una estrategia de marketing para eventos que funcione. La buena noticia es que tienes muchas herramientas a tu disposición, y no las estás usando todas (y en algunos casos, no deberías).

La próxima vez que prepares un plan de marketing ten en cuenta:

  • Crear un sitio web del evento y registro con tu marca
  • Crear una estrategia de contenido y promociones
  • Aprovechar la participación de tus socios, patrocinadores e incluso asistentes
  • Estar presente en las redes sociales
  • Segmentar tus mensajes
  • Y lo más importante, mide tu éxito.

Es tu evento, así que marca la diferencia con un plan de marketing definido y enfocado a tus asistentes. Si necesitas más información puedes leer nuestro artículo sobre “Las 5 herramientas que marcarán el futuro del marketing para eventos” o si necesitas integrar la tecnología en tu próximo evento ¡contactanos ya y comienza a optimizar tu trabajo!

Las comunidades se han formado y evolucionado desde el comienzo de la humanidad, es parte del ser humano, pero las comunidades online solo han comenzado a aparecer en la última década. Estas comunidades de eventos conectan a personas afines en múltiples aspectos, personas que comparten desafíos, preocupaciones y éxitos.

Muchas empresas aprovechan este deseo de conexión creando sus propias comunidades online de marca. Mantienen a los miembros fidelizados con la organización y les brindan una plataforma para el apoyo mutuo y el intercambio de conocimientos, que a menudo es difícil de encontrar en otros lugares.

Las comunidades de eventos son excelentes para acceder a información especializada y compartir ideas, pero es difícil movilizar a los miembros para colaborar y crear algo duradero simplemente conectándolos a través de una página web. Para establecer fuertes vínculos y fomentar la lealtad entre los miembros, es necesario que se comprometan y vean el valor de sus relaciones. Las comunidades online carecen del contexto de las expresiones faciales, el tono de voz y el lenguaje corporal. Es por eso que las experiencias offline son tan poderosas en la creación de una sólida base para las comunidades de eventos.

Construir una comunidad de eventos prospera en experiencias
Con un estilo de vida cada vez más digitalizado, la importancia de las comunidades de eventos está creciendo a medida que los individuos ven el valor de crear, aprender y compartir juntos. Pero más que en cualquier otro canal de comercialización, las experiencias cara a cara fortalecen estas comunidades y ayudan a mantenerlas en el largo plazo. Los eventos conectan a personas de ideas afines, brindando oportunidades e inspiración que alienta a las personas a participar y comprometerse personalmente. En el proceso, los miembros de las comunidades de eventos entregan valor agregado a los asistentes, patrocinadores, socios y organizadores del evento. Pueden suceder cosas increíbles cuando se une a las personas.

¿Por qué es importante construir una comunidad de eventos comprometida?
Tu equipo de marketing valorará los esfuerzos para construir una comunidad en torno a tu evento cuando vean más y más oportunidades de generar puntos de contacto con tu organización. Además, no olvides lo fácil que será demostrar el compromiso medible de la audiencia cuando llegue el momento de informar sobre el ROI de tu evento.

¿Por qué construir comunidades de eventos para tu marca?

Impulsar y apoyar la creación de una comunidad en torno a tu marca puede ayudar a:

1. Incrementar la participación de los asistentes antes, durante y después del evento
Ayuda a los asistentes a conectarse a través de sus intereses comunes antes del evento y a romper el hielo durante sus interacciones. Crear espacios en el evento para que los asistentes se reúnan, compartan pensamientos, ideas y desafíos a través de la discusión puede fomentar las conexiones de valor después del evento. Y sabrás que has involucrado con éxito a la audiencia cuando tus asistentes elijan mantenerse en contacto y compartir sus conocimientos durante el resto del año.

2. Disminuir la desconexión de los asistentes
Sabes que algunos asistentes están allí por los regalos, entrando y saliendo de las sesiones de los ponentes. Brindarles a los asistentes una variedad de opciones para conectarse, por ejemplo, los canales de discusión a través de una app para eventos son una excelente manera de disminuir la desconexiones por parte de los asistentes y ayuda a que todos se sientan parte de un grupo muy unido.

3. Construye la marca del evento
Lo más importante para los eventos recurrentes, la creación de una marca en torno a tus eventos solo es posible cuando tienes una comunidad de seguidores dispuestos a predicar tu marca. TED es un ejemplo perfecto de una serie de charlas y conferencias que se ha expandido más allá de las paredes físicas del espacio del evento. Una marca fuerte no se desvanece después del evento y, de hecho, puede mantenerse viva durante el resto del año en los corazones y las mentes de una comunidad unida.

4. Fortalece tu estrategia de marketing
Aprovechar el tema del evento, las actualizaciones y los recordatorios en todos los canales de comunicación a lo largo del año no solo respaldará tu estrategia de marketing para el evento, sino también para el de tu empresa. Antes del evento, produce y promueve contenido vinculado a la temática del evento, por ejemplo, seminarios web de los próximos ponentes o entrevistas en el blog con asistentes o conferenciantes de alto perfil.

5. Mejora la retención de asistentes
Los asistentes felices y comprometidos que sintieron que tu evento fue una experiencia valiosa no solo querrán asistir al próximo evento, sino que difundirán la palabra dentro de su entorno y a uno amigo o dos amigos la próxima vez. Fomentar un entorno confortable y orientado a la comunidad significa que los asistentes comenzarán a tratar a tu evento como un espacio de reunión para conectarse y relacionarse con sus compañeros y colegas, e incluso puede convertirse en una prioridad anual asistir a los mismos.

6. Cuantifica el ROI a través de canales de interacción medibles
Solía ​​ser un desafío medir y demostrar a la alta gerencia que los asistentes se involucraron y establecieron contactos durante el evento, pero con los desarrollos en la tecnología para eventos, esto se ha vuelto mucho más fácil. Ahora puedes medir y cuantificar la participación de los asistentes mirando números como:

  • Asistentes que participan en foros de discusión
  • Canales de discusión grupal en la aplicación
  • Grupos de LinkedIn relacionados con el evento
  • Publicaciones en redes sociales antes, durante y después del evento
  • Respuestas a sondeos
  • Encuestas previas y posteriores al evento

 

¡Mira como puedes hacerlo con una app para eventos hecha a tu medida!

 

¿Cómo comienzas a crear una comunidad de eventos?
Con tantos beneficios en la creación de una comunidad de eventos, es difícil hacer la vista gorda. No hay nada como el rumor de un evento entre compañeros y colegas respetados para hacer que los miembros se sientan emocionados, comprometidos y listos para comerse el mundo.

Pero, ¿cómo comienzas ese rumor, y una vez que se inicia, cómo lo mantienes?

Dentro de las próximas semanas, lanzaremos una guía completa con las mejores prácticas, consejos e ideas de diseño sobre cómo crear comunidades de eventos con éxito. ¡Suscríbete a nuestra newsletter si no lo estás aún y no te pierdas nada!

¿Conoces esa sensación en tu estómago? ¿La que tienes cuando hay algo que has estado posponiendo por un tiempo, pero hay una fecha límite que se acerca cada vez más? Bueno, pues así es como muchos organizadores de eventos se sienten en estos días por algo llamado GDPR en los eventos… ¿te suena familiar?

Para quienes necesiten un repaso, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es una parte de la legislación europea que entrará en vigor el 25 de mayo de 2018 con el objetivo de proteger los datos personales de los clientes en la era digital.

¿Cómo afecta el GDPR en los eventos?

A medida que avances en la planificación, comercialización y organización de un evento, es probable que recopiles y utilices una gran cantidad de datos personales: sobre tus asistentes, tus ponentes y otras partes interesadas del evento. Información como nombres, títulos de trabajo, correos electrónicos, ¡incluso intolerancias alimentarias! Todos estos son datos que estarán bajo el paraguas del GDPR a partir del 25 de mayo de 2018. Y el GDPR en los eventos tiene algunos requisitos bastante específicos sobre las circunstancias bajo las cuales se puede recopilar y usar esta información.

El GDPR en los eventos identifica dos funciones clave relacionadas con la recopilación, el procesamiento y el uso de datos personales: el controlador de datos y el procesador de datos. Como organizador del evento, eres un controlador de datos, decides y eres responsable de comunicar el propósito para el cual estás recopilando datos personales de los asistentes, ponentes y cualquier otro participante del evento. Todos los proveedores de tecnología para eventos actuarán normalmente como procesadores de datos en el contexto de su relación comercial.

El impacto de GDPR es global y garantizar su cumplimiento va más allá de elegir las tecnologías para eventos adecuadas. Incluye las actividades que llevas a cabo todos los días como parte de tu trabajo. Eso significa que los organizadores de eventos tendrán que aprender al menos un poco sobre GDPR, les guste o no. Aquí hay algunos pasos que deberás seguir para proteger a tu empresa de multas bastante graves por incumplimiento. Si no quieres que tu empresa pueda ser sancionada con hasta 20 millones de euros (o el 4% de su facturación total) continúa leyendo.

El GDPR en los eventos: La guía para organizadores

Entonces, ¿Por dónde empezamos?

Antes de seguir leyendo, aclaremos una cosa, ninguno de los siguientes consejos debe considerarse como un sustituto de un buen asesoramiento legal, así que te recomendamos que eches un vistazo al sitio web oficial de la Agencia Española de Protección de Datos. Para muchas empresas coordinarse con un departamento legal será la mejor manera de prepararse para el GDPR.

Dicho esto y conociendo bien tanto la industria de los eventos como las personas que trabajan en ella, nos hemos encontrado respondiendo una y otra vez las mismas preguntas de nuestros clientes, así que supusimos que ya era hora de compartir nuestros consejos sobre la preparación para el GDPR en los eventos.

¿El GDPR realmente me afectará a mí y a mi evento?

Si estás leyendo esta publicación lo más probable es que la respuesta sea sí. Si recopilas la información que los asistentes te proporcionan durante los eventos, ya sean en España o en el resto de Europa, o compartes estos datos con tus proveedores el cumplimiento de la GDPR debería ser importante para tí.

¿Qué debo hacer para garantizar el cumplimiento del GDPR en los eventos?

Hay muchas implicaciones, pero para resumir claramente: la forma en que los organizadores de eventos manejan los datos personales de los asistentes e invitados tendrá que cambiar. Estas son las principales áreas donde recomendamos que los profesionales centren sus esfuerzos:

Realiza una auditoría de datos

Puede ser aterrador admitirlo, pero hay muchos profesionales de los eventos que desconocen completamente el origen de sus datos. Algunos de los nombres de sus listas pueden provenir de tarjetas de negocios recogidas en stands, de listas de asistentes a eventos anteriores o incluso de listas de correo electrónico compradas.

La mayoría de las bases de datos de marketing en eventos se han construido durante un largo período de tiempo y utilizando una gran variedad de métodos. Pocas de estas bases de datos cumplirían con los requisitos del GDPR actual, que establecen que debes poder demostrar que las personas que figuran en tu base de datos han aceptado que su información sea almacenada y utilizada por ti. Esto significa que deberás validar la información de tu base de datos si deseas garantizar el cumplimiento, esto puede sonar algo desalentador, ¡pero trata de pensar en ello como una oportunidad para limpiar tus datos y enfocar mejor tus esfuerzos!

Revisa cómo obtienes el consentimiento

Si deseas seguir recopilando y usando datos personales para tus futuros eventos, es probable que debas cambiar la forma en la que obtienes el consentimiento de la información ya que el GDPR requiere que las solicitudes sean aceptadas de forma tangible y sean de fácil lectura, con el propósito de procesar sus datos.

Recomendamos buscar asesoramiento legal para garantizar que tu enfoque esté en línea con el GDPR, pero te recomendamos que hagas dos listas diferentes para comenzar.

En primer lugar, identifica y revisa las diferentes maneras en que recopilas la información personal, incluso durante el evento, en formularios desde el  sitio web, a través de páginas de registro o desde otras tecnologías para eventos.

En segundo lugar, pregúntate cómo usar esta información. Por ejemplo, ¿tienes la intención de compartir esta información con los patrocinadores o expositores del evento? En el futuro, cada vez que recojas datos personales deberás indicar claramente cómo los usarás y permitir que los asistentes acepten o no las condiciones.

Actualización y aviso de tu política de privacidad

Una vez hayas realizado el ejercicio de revisar dónde y cómo obtienes el consentimiento, el siguiente paso es actualizar tu política y aviso de privacidad. Estos dos términos a menudo se han utilizado indistintamente, pero para garantizar el cumplimiento del GDPR es útil distinguirlos. La política de privacidad del evento es un documento en el que comunicas a tu equipo cómo debe manejar los datos personales que has recopilado. Por el contrario, un aviso de privacidad es el documento que compartes con los participantes informando sobre los datos personales que estás recopilando y por qué.

Desarrollando conciencia en tu equipo

Puedes ser miembro de un departamento de marketing o el propietario de una agencia de eventos, o tal vez trabajes para una asociación que realiza eventos durante todo el año; independientemente de tu situación, es probable que trabajes con otras personas. Deseas que todos estén al tanto del impacto del GDPR en los eventos, de tal modo que nadie tenga dudas sobre cómo deben recopilarse y utilizarse los datos.

Otro aspecto a tener en cuenta es el plan en caso de existir una brecha en la seguridad de los datos, junto con el acceso y la eliminación de los datos.

El GDPR en los eventos: La guía para organizadores

¿Trabajas con tecnología para eventos? ¿Qué debería estar preguntando a tus proveedores?

La pregunta más importante que deberás hacer a tus proveedores no es “¿Cumples con el GDPR? “: La pregunta que debes formular es “¿Cómo me ayudarás a garantizar mi cumplimiento con el GDPR en los eventos?

Los profesionales de los eventos están usando una gran variedad de tecnologías para recopilar, almacenar y usar los datos personales de los asistentes, como plataformas de registro o aplicaciones para eventos. Esto significa que los proveedores de estas tecnologías tienen que desempeñar un papel muy importante para ayudar a garantizar el cumplimiento de tu GDPR.

Es posible que te preguntes si tu proveedor de tecnología es capaz de:

  • Publicar tu aviso de privacidad
  • Recopilar el consentimiento para el uso de los datos personales
  • Documentar ese consentimiento
  • Permitir a los participantes que gestionen su consentimiento
  • Responder de manera oportuna a las solicitudes de acceso a los datos
  • Actuar ante solicitudes de baja o eliminación de datos
  • Demostrar que conserva y procesa los datos de tus participantes de forma segura

Cómo Orquidea trabaja con los clientes para garantizar el cumplimiento del GDPR en los eventos

Aquí en Orquidea, siempre hemos tenido políticas y procedimientos para garantizar que almacenamos y procesamos los datos personales de forma segura. En previsión del GDPR, hemos estado revisando y en algunos casos actualizando estas políticas y procedimientos, mejorando la capacitación internamente.

Como resultado, podemos dar a nuestros clientes la seguridad de responder de manera rápida y efectiva a las solicitudes de datos personales, ya sean para acceder a ellos o eliminarlos.

Como parte de nuestra preparación para el GDPR, también hemos identificado varias oportunidades para apoyar mejor las necesidades de cumplimiento de nuestros clientes y estamos en el proceso de incorporarlas a nuestro producto.

Estas actualizaciones permitirán publicar fácilmente tu aviso de privacidad y recoger el consentimiento para el uso de los datos personales de los asistentes, y demostrar cuándo se recibió el consentimiento.

Los clientes de Orquidea pueden dormir tranquilos: ¡estamos preparados para respaldar plenamente tus necesidades de cumplimiento cuando el GDPR entre en vigencia el 25 de mayo de 2018!

El GDPR en los eventos: La guía para organizadores

Las claves: coordinar y comunicar

Ahora que has terminado de leer esta publicación, tienes una mejor idea de lo que debes hacer para garantizar el cumplimiento del GDPR en los eventos. ¡Pero no olvides tomarte el tiempo necesario para hablar con tus compañeros sobre la coordinación de vuestros esfuerzos!

En particular, comunícate con los expertos en seguridad, tecnología y datos de tu empresa, ya que pueden haber comenzado a documentar los procesos que deberías tener en cuenta. Si formas parte de un equipo de marketing más grande, asegúrate de comprender cómo evoluciona el enfoque de tu empresa respecto del email marketing y la recopilación del consentimiento para cumplir con los requisitos del GDPR.

¡No lo dejes pasar más tiempo! El reloj corre y es el momento de prepararse.

Con la confianza de cientos de organizadores de eventos, Orquidea posee una de las plataformas de apps para eventos más seguras y confiables del mercado. ¡Obtén más información sobre nuestras funciones y políticas de seguridad, o contacta con nosotros hoy mismo!

El reto de cautivar a los invitados y proporcionar el mejor diseño de experiencias posible a los asistentes nunca ha sido tan grande. La disminución de la atención y la intensificación de la competencia se combinan con la demanda de los asistentes de una experiencia inolvidable. Con todas estas expectativas, existe cada vez una mayor presión para garantizar que nuestros eventos sean educativos, significativos, motivadores, interesantes y, lo que es más importante, dentro del presupuesto.

El diseño de experiencias para eventos nos proporciona las herramientas para guiar a nuestros asistentes en un viaje gratificante que logre sus (y nuestros) objetivos, también ayuda a crear una visión común para orientar el diseño y la ejecución de los eventos, facilitando la gestión del mismo.

¿Qué es el diseño de experiencias?

El diseño de experiencias trata de proyectar intencionalmente un evento que aborde las motivaciones clave de los asistentes a lo largo de todo el ciclo de vida del evento, desde los momentos previos hasta los posteriores. Los organizadores de eventos son, por su propia naturaleza, diseñadores de experiencias y arquitectos de viajes que tratan de comprender el carácter, las necesidades y los deseos de los asistentes para guiar la creación de eventos de principio a fin.

Si no diseñamos los eventos intencionalmente, corremos el riesgo de dejar la experiencia de los asistentes al azar, pero si lo hacemos intencionalmente, aumentamos la oportunidad de éxito para nuestros eventos. Sin embargo, repetir tácticas del pasado tampoco es algo recomendable, ya que las expectativas de los asistentes son cambiantes y en constante evolución, por lo que la estrategia debe adaptarse a cada circunstancia, antes, durante y después del evento.

Claves para el diseño de experiencias para eventos

¿Cuales son las 5 dimensiones del diseño de experiencias?

Una experiencia positiva tiene que abordar las necesidades de los asistentes a múltiples niveles. Antes de sumergirnos en tácticas reales, debemos comprender lo que nuestros asistentes quieren obtener de la experiencia general del evento, es decir, tenemos que conceptualizar una perspectiva “holística”. Este enfoque tiene en cuenta sus requisitos psicológicos, cognitivos, emocionales, sociales y ambientales, y la relación entre todos estos factores, como se describe en el popular libro Strategic Event Creation.

Psicológico: esto implica comprender la personalidad, el rol, el estado de ánimo y la imagen de un asistente.

Ten en cuenta: ¿cómo quieren los asistentes ser percibidos por sus compañeros y amigos, y cómo nuestro diseño del evento lo permite?

Cognitivo: Esto implica comprender cómo los aspectos psicológicos influyen en las expectativas, motivaciones y recuerdos de los eventos previos de los asistentes.

Ten en cuenta: ¿Cuáles son los recuerdos y expectativas positivos y negativos previos de los asistentes, y cómo podemos aprovecharlos para mejorar lo positivo y resolver lo negativo?

Emocional: Esto implica entender cómo los factores anteriores forman las necesidades emocionales de los asistentes. Por ejemplo, la felicidad, el estrés, la ansiedad, la euforia, la tristeza, el miedo, etc.

Ten en cuenta: ¿Cómo puede el diseño de nuestro evento destacar las emociones positivas y minimizar las que conducen a una experiencia insatisfactoria?

Social: Esto implica aprovechar todos los factores previos y comprender cómo los asistentes se ven afectados por otros asistentes y viceversa.

Ten en cuenta: ¿Cuál es la relación que tienen los asistentes entre sí, qué relación desean y cómo se relaciona esto con los factores psicológicos, cognitivos y emocionales antes mencionados? ¿Cómo podemos habilitar oportunidades de interacción que ayuden a desarrollar o mejorar estas relaciones?

Ambiental: Esto implica comprender el espacio físico y los requisitos del evento.

Ten en cuenta: ¿Cómo afectan el espacio y el lugar a los otros cuatro factores? ¿Se pueden usar factores ambientales para ayudar a lograr los resultados psicológicos, cognitivos, emocionales y sociales deseados?

Claves para el diseño de experiencias para eventos

El asistente es el protagonista del diseño de experiencias

El diseño de experiencias se centra en nuestros asistentes y al igual que en cualquier empresa, el servicio al cliente y la experiencia son lo que diferenciará nuestros eventos de los competidores y marcarán el éxito. Además, ten en cuenta que un cliente feliz suele ser un cliente recurrente, así que asegurar que nuestros eventos sean recordados por las razones correctas y mantener a los invitados contentos hará que repitan en tu próximo evento.

En una sociedad cargada de tecnología como la de hoy en día no podemos tener una mentalidad única para todos, donde cada asistente tenga la misma experiencia. Los asistentes son inteligentes y se vuelven cada vez más exigentes y particulares para satisfacer sus necesidades de la manera más rápida y fácil posible.

¿Por qué ir a un evento donde el proceso de registro es extremadamente lento o reservar un hotel es un quebradero de cabeza, cuando el evento de la competencia aprovecha la tecnología para crear una experiencia fluida y personalizada? Esta es la razón por la cual el diseño de experiencias para eventos se enfoca en comprender los intereses y las preferencias de los asistentes, y usa esa información para crear comunicaciones e interacciones personalizadas, tratando de seguir siendo competitivos y superar las expectativas de los asistentes.

El diseño de experiencias a partir del recorrido de los asistentes

A menudo, son las cosas más simples las que construyen relaciones duraderas con los clientes, pero ¿cómo identificamos esas oportunidades? ¿Y cómo sabemos qué oportunidades tendrán el mayor impacto? Aquí es donde el rastreo de experiencias, también denominado el recorrido de asistentes, se convierte en una herramienta esencial en nuestro kit para la planificación de eventos.

La experiencia de los asistentes no comienza cuando entran al evento ni tampoco termina cuando abandonan el evento. La experiencia de los asistentes en realidad puede comenzar semanas, tal vez incluso meses antes, o si son asistentes que regresan, sus experiencias puede ser incluso una continuación del evento anterior.

Como planificadores de eventos es vital que entendamos este recorrido completo, porque cada punto de contacto a lo largo de ese viaje es una oportunidad para que marquemos la diferencia, como por ejemplo, durante los accesos a los eventos. También es importante que no dejemos nada al azar, incluido dar tiempo para que los asistentes jueguen, se pregunten o interactúen con el contenido y otros asistentes a su propio ritmo.

Claves para el diseño de experiencias para eventos

Análisis del recorrido de los asistentes

Se ha hablado mucho en los últimos años sobre las compañías que trazan el “recorrido del cliente”, es decir, los puntos de contacto clave donde un cliente interactúa con la empresa. Al analizar el recorrido del cliente, se obtiene información sobre cómo determinar qué funciona durante el ciclo de compra y dónde se encuentra la brecha entre lo que un cliente desea y lo que la empresa está ofreciendo.

El objetivo final es tratar de proporcionar a nuestro público la mejor experiencia posible para que vuelvan y recomienden la experiencia a otros. En el contexto de los eventos, podemos considerar un punto de contacto como cualquier punto de interacción entre nuestra organización o personal y los asistentes, esto incluye la encuesta de satisfacción y los comentarios después del evento.

Elaboración del recorrido digital del asistente

La tecnología para eventos puede jugar un papel crucial en el proceso de identificación de los perfiles de los asistentes. Este tema fué una constante en Transform USA 2017, una de las conferencias líderes que se enfoca en el análisis y la estrategia digital de la industria de eventos. Las sesiones se centraron en la relación entre las tecnologías digitales y el recorrido de los asistentes, las tecnologías a usar en cada punto de contacto, los datos que los organizadores de eventos pueden y deben recopilar, y las herramientas para analizar los datos.

La industria de los eventos es consciente de que la digitalización de los procesos y las experiencias de los asistentes se está convirtiendo en una necesidad para la sostenibilidad y el crecimiento. Pero con tantas opciones de tecnología viables y mensajes que nos llegan desde todos los ángulos, puede ser fácil que nos perdamos en el caos. De ahí la importancia de recordar al asistente como un protagonista que nos guiará en la dirección correcta para finalmente diseñar una experiencia ganadora. Puede haber 10 opciones de tecnología diferentes que se pueden usar durante un evento, pero ¿cuáles realmente mejorarán la experiencia de los asistentes y crearán un proceso sin interrupciones para nuestra audiencia?

Claves para el diseño de experiencias para eventos

En conclusión

El asistente actual exige y espera una experiencia fluida durante todo el evento, esto incluye facilitar el registro y agilizar el check-in, lo que permite más tiempo para comunicarse con otros asistentes y participar en actividades durante el evento. La industria de los eventos está en constante evolución y las nuevas tecnologías nos permiten sorprender a nuestros asistentes en cada contacto.

Pero antes de buscar ideas que estén de moda, debemos asegurarnos de que nuestro asistente el centro del evento, ponernos en su piel y diseñar la mejor experiencia posible. La tecnología para eventos es crucial en la transformación digital de nuestras reuniones, pero el hecho de que usemos tecnología no significa que el asistente se vaya a beneficiar de ella. Siempre debemos recordar que para alcanzar el éxito con cualquier tecnología que incorporemos en nuestro diseño de la experiencia, ésta necesitará abordar las necesidades de los asistentes con una solución personalizada.

La tecnología para eventos es una poderosa herramienta enfocada a mejorar todos los puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida del asistente, desde el momento de la creación del evento, su involucración, el análisis de resultados y la construcción de relaciones a largo plazo.

Según un estudio de CEIR 2016, los asistentes llevan un promedio de 1,5 dispositivos móviles (teléfonos y tabletas) a los eventos, junto con los portátiles. Forrester también predice que 2018 será el año en que el móvil se convierta en el núcleo del ecosistema digital, los dispositivos están evolucionando para funcionar juntos sin problemas y esto influirá en las demandas de los asistentes. Con esto en mente, es fundamental garantizar que el contenido de nuestro evento se encuentre disponible para todos los tipos de dispositivos.

Afortunadamente, hay muchas tecnologías móviles que debemos considerar. Echemos un vistazo a cómo se puede incorporar la tecnología para eventos en el diseño de una experiencia intuitiva, memorable y valiosa para nuestros asistentes durante los puntos de contacto importantes.

1. Crear un proceso sencillo de registro y compra de entradas

El registro es una de las primeras impresiones que tendrá un posible asistente y no hay nada más frustrante que una experiencia de registro o compra de entradas fallida. La racionalización del proceso de registro inicia el recorrido de los asistentes con una experiencia positiva y nos facilita el resto de tareas a medida que avanza el evento. La tecnología de registro y venta de entradas ayudará a aliviar las frustraciones que los asistentes pudieran haber experimentado en el pasado.

 

2. Datos para comprender lo que nuestros asistentes quieren

Al planear, y durante un evento, es importante considerar lo que los asistentes desean y esperan para proporcionar el contenido y la experiencia general que más se adapte a sus necesidades. Cuando nuestros eventos no cumplen con las expectativas de los asistentes, generalmente nunca regresan y para maximizar la asistencia continuada, debemos preguntarles a nuestros asistentes qué es lo que quieren y luego asegurarnos de entregarlo.

Una de las mejores maneras de descubrir qué quieren los asistentes, es preguntarles a través de una encuesta previa al evento. El uso de encuestas para preguntar a los asistentes qué es lo que quieren antes de que lleguen a nuestro evento garantizará que podamos adaptar el contenido y las actividades de acuerdo con sus intereses y proporcionarles valor. El envío de encuestas es algo fácil de hacer con las notificaciones push a través de una app para eventos o por correo electrónico.

La clave para recopilar comentarios útiles en la encuesta es asegurarse de que se están haciendo las preguntas correctas, de la manera correcta. Estas son las mejores prácticas sobre cómo estructurar tu encuesta y evitar enviar la peor encuesta de eventos jamás realizada.

3. Promover la participación a través de la gamificación

La mayoría de nosotros probablemente hayamos escuchado acerca de la gamificación de eventos, y tal vez incluso, haya participado en juegos durante un evento reciente. La idea de aplicar mecánicas de juego, como puntos, distintivos y tablas de clasificación, ha ido creciendo en popularidad con el aumento del uso de los smartphones. Piensa en ello como una táctica para guiar el comportamiento de los asistentes de una manera que mejore su experiencia en el evento. Por ejemplo, muchas personas asisten a eventos para conectarse y conocer gente nueva, por lo que las actividades de gamificación pueden ayudar a romper el hielo de una manera divertida y atractiva.

Hacer uso de una app para eventos es una manera sencilla de implementar la gamificación en los eventos. Los asistentes pueden ser recompensados ​​por interactuar con otros, visitar expositores o asistir a sesiones mientras una tabla de clasificación ayudará a fomentar la competencia amistosa y creará una experiencia divertida. Hay muchas formas creativas de llevar a cabo actividades de gamificación.

tecnología para eventos

4. Uso de pantallas para comunicaciones en tiempo real

El primer paso para mantener a los asistentes comprometidos es mantenerlos informados. La tecnología para eventos de señalización digital ofrece una forma dinámica y atractiva de mostrar la información clave a través de pantallas ubicadas en tu evento. Además, se pueden ubicar y gestionar estratégicamente en función de las necesidades del evento, convirtiéndose en una herramienta útil y versátil.

Este tipo de tecnología para eventos nos permite transmitir información de gran importancia durante los eventos, como anuncios de última hora o cambios de programación. La agenda del evento y la información de la sesión también se pueden mostrar para que los asistentes sepan qué está sucediendo ahora y qué sucederá a continuación. Incluso pueden mostrarse las redes sociales y la clasificación de los retos de gamificación para mantener a los asistentes motivados e interactuando entre ellos.

5. Aumentar la participación de los asistentes durante las sesiones

Con tantas cosas sucediendo en el evento, a veces puede resultar difícil para los ponentes mantener la atención de los asistentes. La tecnología para eventos que posibilita las votaciones y encuestas durante las sesiones anima a los asistentes a actuar como participantes en lugar de espectadores. Cuantas más oportunidades proporcionamos para que los asistentes interactúen, más valor reciben.

El uso de una app para eventos que facilite las votaciones y encuestas durante las sesiones también permite a los asistentes más tímidos o dudosos realizar preguntas. Los ponentes también pueden considerar elegir una temática para sus sesiones o el nivel de profundización de las mismas a través de preguntas al público, en cualquier momento de la ponencia, o sirviéndose de ellas mantener la atención de los asistentes.

Si quieres saber más sobre tecnología para eventos o quieres comenzar a implantarla, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantando de llevar tus eventos a otro nivel!