Consejos

Muchos organizadores de eventos se entusiasman con la idea de incorporar la gamificación en sus eventos, pero cuando llega el momento de llevar esas ideas a la práctica es difícil saber por dónde empezar. Pero no te preocupes, vamos a darte un par de ideas para conseguir aumentar el engagement de tus asistentes.

 

El secreto para ejecutar tus juegos 

Para garantizar tus probabilidades de éxito, asegúrate de tener una sólida comprensión de los objetivos que deseas lograr e identifica las métricas de éxito para cada uno de ellos. Si no tienes una estrategia sólida desde el principio, será difícil ejecutar la gamificación de manera eficiente y efectiva. La combinación de retos y diversión es ideal para diseñar una experiencia atractiva, pero en última instancia, deben ser un vehículo para alcanzar tus objetivos. 

 

¿Tienes una App del evento? Aprovéchala 

Sin duda puedes crear un juego para tu evento sin ningún tipo de tecnología. Pero si buscas eficiencia, efectividad y facilidad de uso, existen muchas razones por las que las aplicaciones de eventos son una excelente manera de hacer que la gamificación cobre vida. 

La gamificación a través de una app para eventos proporciona una gran cantidad de beneficios para el planificador de eventos, así como también mejora  y aumenta la participación de los asistentes.

  • Estos son solo algunos ejemplos: 

– Hace que sea más fácil garantizar la equidad en el cumplimiento de las reglas y permite que los desafíos del juego estén disponibles para todos los participantes del evento. 

– Supone un ahorro de tiempo y esfuerzo porque no requiere un recuento manual de los puntos al finalizar cada juego. 

– Permite a los jugadores ver su progreso en tiempo real en una tabla de clasificación y mantiene la competitividad durante todo el evento. 

– Proporciona un medio para que los jugadores se conecten entre sí a través de mensajes, propiciando el networking. 

– Permite que los participantes jueguen desde cualquier lugar del evento. 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

¿Cuál es el objetivo de tu evento? 

Los organizadores de eventos tienen muchos objetivos, pero normalmente uno o dos tienen prioridad sobre el resto. Identificar y priorizar tus objetivos es muy útil porque puede ayudarte a orientar qué tipos de juegos son las más adecuadas para ti y tus asistentes. Estos son los objetivos más comunes del evento: 

 1. Aumentar el engagement de tus asistentes a través del contenido 

Asegurar que tus asistentes reciban el máximo valor de las presentaciones durante las conferencias y sientan que están aprendiendo algo útil es una prioridad en la mayoría de eventos. 

La comunicación es muy importante ya que todo acto puede verse reducido o amplificado dependiendo de la capacidad para transmitir el mensaje clave de manera clara a los asistentes, sobre todo en actos como presentaciones de producto o reuniones corporativas. 

Muchos eventos organizados por asociaciones y organizaciones sin ánimo de lucro también tienen un componente educativo integral que es vital para el propósito principal del evento de formar a los miembros de la industria. 

Idea de juego: Quiz de conocimiento

A la gente le encanta que los vean como expertos en la materia, por lo que seguramente un juego como pueda ser un quiz de conocimiento encenderá su espíritu competitivo. Configura las preguntas que desees realizar dentro de tu aplicación para eventos y haz que se relacionen directamente con el contenido y el tema que vas a tratar. 

¿Como hacer que funcione? 

  • Crea preguntas basadas en el contenido clave: 

¿Qué quieres que recuerde la audiencia de tu evento? Si está organizando un lanzamiento de ventas, tus preguntas podrían enfocarse en la nueva línea de productos que estas presentando. Si tienes una reunión general, puedes crear un juego de preguntas y respuestas que ayude a resaltar los resultados y los logros de tu organización durante el año. 

  • Consigue que se involucren: 

Recibe inspiración de tus ponentes pidiéndoles que identifiquen una o dos de las conclusiones clave que esperan transmitir durante sus sesiones. Estos pueden transmitir explícitamente la pregunta durante su presentación y proporcionar la respuesta directamente, o simplemente pueden aconsejar a la audiencia que preste mucha atención para que no se pierdan nada. 

  • Incorpora el contenido al evento: 

¿Tiene material de lectura, folletos o algún tipo de contenido que esperas que los asistentes revisen durante el evento? Hazles saber que las respuestas a ciertas preguntas del juego solo se pueden encontrar leyendo este material que les estás proporcionando. Si cuentas con una aplicación para eventos puedes cargar estos documentos dentro de la aplicación para mejorar aún más la accesibilidad. 

  • Mide el éxito: 

Crea una encuesta al finalizar el evento y evalúa la satisfacción de tus asistentes respecto a lo aprendido, una forma sencilla es a través de la valoración con estrellas donde la máxima puntuación pudiera ser: “Siento que salgo de este evento con una valiosa información”. 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

2. Crea oportunidades de networking

El crecimiento profesional de tus asistentes es otra razón de peso por la que las personas asisten a los eventos. Este dato es respaldado por un estudio reciente de la IAEE donde el 76% de los encuestados afirmó que se vieron motivados a asistir a un evento debido a las posibilidades de ampliar su red de contactos profesionales. Pero para muchos esta puede ser una situación incómoda o intimidante. Entonces, ¿cómo consigues que rompan el hielo de una manera fácil y divertida? 

 

Idea de juego: ¿Has conocido a …? 

Los asistentes reciben un código personal, ubicado en la parte posterior de sus acreditaciones para facilitar el acceso. Un mensaje de acompañamiento puede despertar curiosidad, como por ejemplo: “Este es tu código secreto. ¡Compártelo con cualquier otro asistente del evento y regístralo en nuestra app para optar al premio del Rey o Reina del Networking!” 

Hay muchas maneras divertidas de modificar este concepto y conseguir alentar a tus asistentes para que inicien nuevas relaciones con el resto de participantes. 

 

¿Cómo hacer que funcione? 

  • Recompensa con más puntos el interactuar con asistentes clave:

Dentro del marco del juego se pueden asignar diferentes tipos de desafíos. La gente buscará con entusiasmo los desafíos que reporten una mayor cantidad de punto, dándote la oportunidad de designar asistentes clave dentro del juego. 

Por ejemplo, anima a tus asistentes a acercarse a los nuevos miembros de tu empresa asignando a estos los códigos que valen más puntos. De igual manera puedes otorgar una mayor cantidad de puntos por interactuar con los altos directivos y conseguir así derribar la barrera existente entre ellos y su plantilla. 

Por otro lado, puedes recompensar a las personas que han estado en la empresa durante mucho tiempo. Por ejemplo, en una reunión corporativa puedes asignar más puntos a los empleados que han estado trabajando para la marca durante 5 años, 10 años, etc. 

  • Permite a los asistentes personalizar sus códigos: 

Si tienes un poco más de tiempo puedes convertir estas contraseñas en verdaderos iniciadores de conversación. Haz una pregunta a tus asistentes durante el registro e incorpora estas preguntas en el proceso de networking. 

Intenta hacer preguntas que generen respuestas cortas, como su ciudad natal, primer empleo, hobby o una pregunta directamente relevante sobre tema de tu evento. De esta manera, los asistentes tendrán un primer tema de conversación y podrán llegar a conocerse un poco más. 

  • Mide el éxito 

En tu encuesta de satisfacción pregunta a los asistentes si están totalmente de acuerdo, de acuerdo, en desacuerdo o totalmente en desacuerdo con la afirmación: “Hice nuevas conexiones durante este evento”. 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

Estas son solo algunas ideas que esperamos te puedan inspirar a a diseñar geniales retos de gamificación durante tus eventos y conseguir así alcanzar los objetivos que te habías propuesto. ¡A jugar!

 

¿Quieres disfrutar del sol en verano y crear experiencias memorables para tus invitados al mismo tiempo? Estos eventos giran alrededor del buen tiempo, los diseños atractivos y las experiencias divertidas, así que piensa en actividades al aire libre con detalles tropicales, refrescos y espacios dónde llevar la sensación de verano a tus invitados. 

La planificación en estas fechas ofrece nuevas opciones y la posibilidad de realizar eventos en diferentes espacios. Aquí os traemos algunos consejos para mantener a tus invitados contentos durante un evento de verano. 

1- Ten en cuenta el tiempo y prepara un plan B 

Todos hemos soportado los males del tiempo veraniego, 40 grados a la sombra, lluvias de monzón o tormentas eléctricas que llegan sin avisar. Es por ello que siempre que planees un evento al aire libre debes tener un plan B. ¿Una fecha diferente? ¿Un espacio techado de contingencia? Define este segundo plan y mantén informados a tus asistentes para transmitir una confianza extra. 

 

2- Aquí viene el sol, prepárate 

¿Recuerdas a tu madre diciéndote una y otra vez que bebas agua y te pongas crema solar? Bueno, pues resulta que tenía razón. Recuérdales a tus asistentes que hagan lo mismo si no quieres arruinar la experiencia, de hecho, no estaría de más llevar protector solar y botellas de agua en caso de que ellos se olviden.  

 9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

3- El acceso al evento marca la diferencia 

Si bien la elección de actividades es muy importante en un evento, la ubicación es igualmente trascendental. ¿El lugar tiene parking o es fácilmente accesible en transporte público? Si no lo es, probablemente sea mejor proporcionar otras opciones que alienten la asistencia. O, por ejemplo, si estás sirviendo alcohol diseña un sistema de transporte que lleve a los asistentes a casa de manera segura. 

 

4- Seguridad y preocupaciones del verano para tus asistentes 

Cuando las temperaturas suben, también lo hacen el riesgo de los golpes de calor y el agotamiento. Los síntomas del calor incluyen calambres musculares, fatiga, debilidad, mareos, desorientación, náuseas y vómitos. La atención médica inmediata es imprescindible tanto para los golpes de calor como para el agotamiento. Asegúrate de tener los servicios de emergencia en su lugar para que tus asistentes tengan acceso a la atención médica requerida, si fuera necesario.  

 

5- El catering también se adapta al tiempo

A todo el mundo le gustan los eventos informales con una deliciosa comida y bebida, y el verano es el mejor momento para ello. Diseña un catering con food trucks, visitas a las bodegas o seduce a tus invitados con un menú veraniegos mientras hacen conexiones con sus compañeros. 

La ubicación de tu evento también establecerá el tono de la comida, con multitud de opciones al aire libre como parques, casas rurales, playas, bodegas y terrazas. 

Por último, debemos hacer hincapié en la elección de los alimentos, ya que algunos de ellos tienden a estropearse con las altas temperaturas y pueden llegar a ser peligrosos para la salud, como pueden ser el huevo, el marisco o el pescado crudo.

 

9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

6- Aumenta la comodidad de tus asistentes para disfrutar al máximo del evento 

Asegúrate de proporcionar un espacio cómodo a tus asistentes durante la comida. Garantiza un lugar con mucha sombra para proteger del sol abrasador, proporcionar mantas para las noches de verano más frías y que todos se sientan cómodos mientras disfrutan de tu evento. 

 

 7- Alquila complementos para transformar tu evento 

Los artículos de alquiler son una forma fácil y divertida de cambiar el aspecto de tu evento y proporcionar un estilo propio. Elementos como las sillas, accesorios, decoraciones, mesas, carpas o pistas de baile pueden cambiar las impresiones que perciben tus asistentes. Diseñar formas creativas de exhibir los alimentos y las bebidas, como las cintas de buffet o la ambientación de los espacios también mejorará la percepción de los asistentes. Es fácil suponer que, a menos que estés alojando a cientos de personas, no es necesario alquilar multitud de elementos adicionales, pero incluso un grupo de 20 invitados puede beneficiarse de algunos elementos clave que aporten comodidad y eleven la experiencia. 

 

8- Deportes al aire libre

Ya sea una carrera benéfica de 5km, yoga o simplemente una caminata de verano, el movimiento y el aire fresco revitalizará a tus invitados para el resto del evento. 

Una gran idea es añadir un elemento distintivo como son los polvos de colores, que hace tu evento mucho más divertido y facilita la difusión a través de las redes sociales. Una vez terminada la carrera puedes incluir música u otras actividades atractivas que mantengan a tus asistentes dentro del evento y que haga que lo recuerden año tras año. 

¿Prefieres optar por un plan más tranquilo? Organiza clases de yoga al aire libre. Uno de los beneficios del yoga es que puedes hacerlo en cualquier lugar, y resulta que la naturaleza es el mejor de todos ellos. La belleza del lugar puede mejorar su práctica y te facilitará enfocar el resto del evento hacia un aspecto natural y sano. 

 

9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

9- El networking no se detiene en verano 

El verano es el momento perfecto del año para hacer conexiones y mejorar las relaciones. Los asistentes pueden relajarse en un picnic corporativo, hacer un pequeño crucero o disfrutar de una escapada. Las salidas grupales son una excelente manera de facilitar la vinculación entre asistentes, reducir el estrés y darles la oportunidad de conocerse entre sí. Aquí te dejamos algunos conceptos para que fluya tu creatividad: 

  • Gymkhana 
  • Kayak o piragüismo por equipos 
  • Carreras de karts 
  • Paintball 
  • Excursión turística local 
  • Escape room 

Ahora estás listo para mostrar a tus asistentes una actividad emocionante que además aporte un valor añadido al evento. Si se desarrolla con éxito, participar en una actividad de networking con un propósito definido fomenta radicalmente las conexiones. 

 

10- Un lugar atractivo 

Elegir un lugar al aire libre con buenas vistas panorámicas puede ser de gran ayuda para atraer a los asistentes. Se creativo y organiza tu próxima reunión o evento en un lugar único. Considera los restaurantes con espacio al aire libre y las ciudades históricas como lugares propicios para brindar una experiencia de reunión inolvidable. Si no puedes llegar lejos, una reunión en un parque local puede hacer que tu simple evento parezca más atractivo. 

Al elegir un lugar al aire libre, asegúrate de tener en cuenta todos los detalles que podrían afectar a la experiencia. Siempre que planifiques a fondo la seguridad y el confort de tus asistentes, la elección del lugar habrá sido un éxito 

 

11- Regala obsequios prácticos 

Mantener a los asistentes cómodos y contentos es clave durante los eventos de verano. Llenar la bolsa de bienvenida con artículos prácticos ayudará a mantener su enfoque en el evento. Los pequeños ventiladores, las botellas de agua, el protector solar o el repelente de insectos serán muy apreciados. 

Alternativamente, puedes ofrecer algunas actividades divertidas para el verano, como pudieran ser los libros. El presupuesto de tu evento obviamente afectará en estas decisiones, pero no permitas que eso te impida generar ideas originales. El objetivo es, después de todo, exponer tu marca a la mayor cantidad de personas posible. Comienza tu planificación con una lista de elementos y piensa cómo podría potenciar tu marca. ¡Diviértete y sé creativo! 

 

12- No olvides la diversión en verano 

El verano es un buen momento para recaudar fondos en una causa solidaria. La clave para ello es fomentar el compromiso y hacerlo divertido. Llevar a cabo una campaña basada en un partido de voleibol o una fiesta temática es una excelente manera de multiplicar la participación en tus eventos. 

 

En conclusión 

A los asistentes les encantará tu evento de verano si incluye detalles originales, ubicaciones y actividades estimulantes. Ya estés planeando una salida corporativa de verano, una actividad para la motivación de equipos o un evento de networking, estos trucos mantendrán a tus asistentes conectados al evento.  

Los organizadores de eventos se enfrentan a grandes desafíos todos los días, planificando cada detalle para crear eventos únicos, por lo que no es de extrañar que los niveles de estrés se disparen en estas fechas.

Pero llega el momento de descansar, desconectar y cargar las pilas para la vuelta de las vacaciones. Llega el verano y es importante detenerte para encontrar nuevas soluciones a los desafíos de tus eventos y deshacerte del estrés que muchas veces complica esta tarea. Por eso hemos reunido 10 consejos para que los profesionales de eventos como tú os toméis un merecido descanso, os relajéis y aprovechéis el verano para renovar energías.

 

1. Sal a caminar: el ejercicio es una de las mejores maneras de aliviar el estrés. Tómate el tiempo necesario cada día para dar un paseo, estirar las piernas y despejar la mente. Alejarte de tu escritorio 10 minutos te ayudará a mejorar la concentración durante los procesos creativos y reducirá tu nivel de estrés.

 

2. Deja de pulsar el botón de posponer: sabemos que esta idea no es la más popular pero intenta despertarte un poco más temprano para aprovechar mejor el tiempo y sentirte realizado durante este verano. Para algunas personas, tener un poco más de tiempo en su rutina diaria le permite cumplir con sus objetivos diarios y dedicar el resto del día a disfrutar con todos los demás. Puedes usar este tiempo para probar el primer consejo y dar un paseo por tu vecindario para ayudarte a desestresarte.

 

3. Escucha música: ya sea heavy metal o música clásica, se ha descubierto que la música es una herramienta muy eficaz para controlar el estrés. La próxima vez que te sientas estresado, ponte tu canción favorita y tómate un momento para disfrutarla. La música te ayuda a aumentar los niveles de dopamina en el cerebro y te hace sentir más feliz y relajado.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

4. Cuenta con tus amigos: los amigos son uno de nuestros mayores activos cuando se trata de lidiar con el estrés. Cuando sientas la presión, busca un amigo con el que tener una conversación o recibir un buen consejo. Esto te ayudará a aliviar la presión y obtener una mejor perspectiva de los problemas.

 

5. Ríete: ¿Sabías que la risa disminuye las hormonas del estrés? Reír es una de las mejores e inmediatas maneras de sentirte mejor y reducir el estrés. Ya sea una broma tonta o un vídeo de Whatsapp, ¡encuentra algo divertido y ríete a carcajadas!

 

6. Compra una planta: Las plantas purifican el aire de forma natural pero también ayudan a calmar los nervios y eliminar el estrés. Los estudios han demostrado que las plantas mejoran la concentración, reducen el estrés y mejoran el estado de ánimo, por lo que son perfectas tanto para la oficina como para tu casa.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

7. Apaga el teléfono: los smartphones han conseguido que sea increíblemente difícil desconectarse de las cosas que causan estrés. Elimina la tentación y apaga tu teléfono cuando no lo necesites y quieras disfrutar del tiempo con tus seres queridos.

 

8. Disfruta de un dulce: si te sientes estresado y necesitas una solución rápida, ten a mano un pequeño dulce para calmar los nervios. Comer algo dulce puede reducir la producción de hormonas que se relacionan con el estrés y… ¿quién no quiere una excusa para comer chocolate?

 

9. Medita: relaja tu mente y reduce el estrés con la meditación. La meditación ayuda a traer una sensación de calma y paz sólo con practicarla durante 10 minutos al día.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

10. Inhala y exhala: si la meditación te parece muy compleja puedes optar por los ejercicios de respiración para reducir significativamente el estrés en el cuerpo. Rompe tu rutina diaria practicando 5 minutos de respiración para disminuir la frecuencia cardíaca y ayudar a disminuir la presión arterial.

Aprovechar el verano para desestresarte y cuidarte es lo más importante. Esperamos que estos consejos te ayuden a relajarte y preparar tus futuros eventos con más energía que nunca.

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Es posible que quede poco para tu próximo evento y probablemente estés inmerso en el caos de la logística y el diseño de los espacios. Pero también es el momento perfecto para comenzar a involucrar a tu audiencia y generar expectación en tus asistentes. Puede parecer desalentador, pero impulsar el uso de las redes sociales es mucho más fácil de lo que piensas.

Aumentar el engagement y el ruido en torno a tu evento es lo que en última instancia aumentará los registros, así que veamos algunas de las mejores prácticas para usar las redes sociales en tu estrategia de marketing promocional.

1. Contesta las preguntas del evento

Los consumidores están cada vez más acostumbrados a relacionarse con las marcas a través de twitter, facebook o instagram para solucionar sus dudas. Y en el caso de los eventos, se suelen hacer muchas preguntas a los organizadores que quedan fuera de las preguntas habituales.

Preguntas individuales sobre las reservas de hotel, el transporte, la comida o la sala de la siguiente sesión, todas las dudas de tus asistentes deben ser resultas de la manera más simple y cómoda posible, tanto para ellos como para ti. Si vas a utilizar tus redes sociales para responder las preguntas de tus asistentes, asegurate de tener una solución para administrar los distintos canales y solventar cualquier consulta o responder a los comentarios de la comunidad.

Si los asistentes sienten que están siendo ignorados o que sus dudas no son debidamente respondidas, corres el riesgo de que esto se refleje negativamente en tu marca y en tu evento. Si deseas impulsar la participación a través de tus redes sociales, debes asegurarte de responder a las consultas de manera oportuna y eficiente.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

2. Comparte la información y el contenido del evento

Las redes sociales pueden ser una manera enormemente eficiente para que los organizadores compartan la información de sus eventos. Proporcionando contenido exclusivo, como imágenes o vídeos y creando una atractiva experiencia en tiempo real.

Dependiendo de la estructura de la organización, lo más probable es que sea mucho más rápido comunicarse a través de las redes sociales que actualizar el sitio web del evento, favoreciendo además la comunicación bidireccional con los miembros de la comunidad de tu evento.

 

3. Fomentar la conversación entre los miembros de la comunidad

Una razón por la cual las personas disfrutan asistiendo a los eventos, especialmente si se trata de eventos anuales, es por el hecho de reforzar sus relaciones de networking. Las redes sociales son el canal perfecto para mantener la conversación durante todo el año y aumentar el engagement a medida que se acerca el evento.

La mayoría de las personas tienen cuenta en redes sociales, son activas e interactúan online dentro de su comunidad, por lo que una genial idea es que tus ponentes participen en las redes y se relacionen con los asistentes de tu evento.

Un hashtag, un grupo de Facebook o de LinkedIn son espacios para que tus invitados hablen sobre el evento, las actividades locales y las sesiones más interesantes. Crea el espacio e inicia el debate con algún comentario o reto atractivo para que comiencen las interacciones.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

4. Aprovecha el feedback para diseñar el evento

Con la cantidad de interacciones que tienen lugar en las redes sociales cuentas con un gran feedback para dar forma a tu programa del evento. O bien, si estás buscando retroalimentación de un aspecto específico, puedes obtenerla directamente de tus asistentes a través de encuestas online o foros de discusión sobre el tema en cuestión.

A cambio, los asistentes tienen la oportunidad de participar en el desarrollo del evento para que éste se ajuste a sus necesidades y expectativas. Las redes sociales facilitan a tus asistentes crear una comunidad alrededor del evento, con una opinión y un sentido de pertenencia propio.

 

En conclusión:

Cada vez es más común que los asistentes acudan directamente a las redes sociales para comunicarse con las marcas, ya sea para realizar una queja, hacer una pregunta o simplemente para dejar un comentario positivo. Las redes sociales son una poderosa herramienta de comunicación bidireccional que facilita la creación de comunidades y potencia el engagement.

Los organizadores de eventos cuentan además con otras tecnologías que les permiten aprovechar esto para impulsar la participación de los asistentes a través de las redes sociales y ampliar la exposición del mismo. La clave es saber cómo integrarlo en la estructura de tu evento desde el inicio de la planificación. ¿Te ayudamos?

¿Quieres saber más? Lee ya nuestro artículo sobre cómo las comunidades de eventos pueden potenciar tu marca.

Un objetivo común de los organizadores de eventos es el de hacer que las sesiones sean más interactivas y atractivas para los asistentes. Una manera de lograrlo es realizando encuestas en directo, proyectando los resultados o permitiendo que los asistentes envíen preguntas a estos a través de una aplicación móvil. Prepara a tus ponentes para utilizar estas herramientas durante sus sesiones.

Dependiendo de la familiaridad de los ponentes con estas tecnologías es posible que exista cierta resistencia a su uso. Aquí os traemos los 5 pasos necesarios para preparar a los ponentes en estos casos y conseguir hacer las sesiones más interactivas. Con un poco de planificación y educación, los asistentes experimentarán una sesión interactiva y memorable.

 

Paso 1: Construye un plan

Antes de presentar la idea a tus ponentes es importante considerar cómo vas a utilizar esta herramienta durante todo el evento, en lugar de una única vez por sesión.

  • Votación en vivo

Utilizar las encuestas en situaciones estratégicas de tu evento, como en la sesión de apertura o en las sesiones generales, es una excelente manera de aumentar la adopción de la app y enseñar a tus invitados a utilizarla correctamente.

  • Preguntas a los ponentes

Esta herramienta tiene un uso dirigido a charlas magistrales o a foros de discusión, donde su uso se integra de manera completa en la experiencia del asistente, facilitando la participación y aumentando el valor añadido de las sesiones.

Si bien el exceso de engagement e interactividad nunca afectan de manera negativa al evento, debes ser consciente de cuándo utilizar cada herramienta para cada acción. Para realizar una encuesta en vivo o permitir el envío de preguntas a los ponentes tienes que tener un objetivo claro en mente y aportar un valor al propósito.

 

¿Sesiones más interactivas? Prepara a tus ponentes en 5 pasos

 

Paso 2: Pon a prueba el conocimiento o recoge información

Mientras preparas a tus ponentes para el uso de estas herramientas en sus sesiones, debes comunicarles también que objetivos se persiguen, pueden ser dos:

  • Comprobar el conocimiento de la audiencia

Por ejemplo, puedes crear una pregunta sobre algún tema específico de la charla para conocer en qué nivel de conocimiento se encuentran los asistentes, si están prestando atención o entendiendo el contenido de la sesión. El ponente puede aprovechar esto para redirigir su discurso o insistir en ciertos aspectos.

  • Recoger información o comentarios

A si mismo, puedes comprobar las opiniones de tu audiencia sobre un tema determinado y luego utilizarlo para cambiar el guión de la ponencia.

Estas técnicas son un excelente argumento para convencer a tus ponentes e introducir estas herramientas durante sus sesiones. ¡No sólo será memorable para tu público, si no también para tus ponentes!

 

Paso 3: Recoge las preguntas por adelantado

Una vez hayas recibido la aprobación de tus ponentes para el uso de encuestas y preguntas, el siguiente paso es recopilar las preguntas que quieren realizar bajo este formato e introducirlas en el gestor de contenido de la aplicación para su uso durante las sesiones.

Si bien este es el proceso recomendado, puedes configurar una nueva encuesta o habilitar las preguntas a los ponentes en cualquier momento. Como complemento a esta herramienta, también recomendamos al ponente introducir la pregunta en su presentación y solicitar la participación de la audiencia.

 

¿Sesiones más interactivas? Prepara a tus ponentes en 5 pasos

 

Paso 4: Comunica las mejores prácticas a tus ponentes

Es importante informar a tus ponentes de cómo proceder para conseguir los mejores resultados, especialmente si es la primera vez que interactúan con esta tecnología.

  • El ponente debe presentar la pregunta y leer la pregunta en voz alta
  • Conceder el tiempo necesario para responder a la pregunta, que dependiendo del contenido puede variar, y tú como organizador debes tenerlo en cuenta para el correcto funcionamiento de la agenda
  • Reflexionar sobre las respuestas y el uso de las mismas para el desarrollo de la ponencia

 

Paso 5: Haz sesiones de prueba y entrena con tus ponentes

Las últimas palabras antes del evento. Es importante que tus ponentes se sientan cómodos con la herramienta, por lo que podrías considerar realizar una sesión el día anterior al evento. Esto les permitirá utilizar la tecnología, ver cómo funciona y practicar el proceso a seguir.

 

En conclusión

Hacer que tus sesiones sean más interactivas es una forma segura de aumentar el engagement con tus asistentes y hacerlo memorable tanto para ellos como para tus ponentes. Preparar un plan y formar a tus ponentes te permite sacar el máximo partido a esta tecnología y, si además lo haces con la antelación suficiente, ¡tu evento está preparado para el éxito!

 

¿Más consejos para aumentar la interacción en tus eventos? ¡Claro! Aquí tienes otras 4 claves más.

Una pregunta común entre nuestros clientes es: “¿Cuál es la mejor manera de utilizar los datos para medir el retorno de la inversión del evento? ¡Y tenemos buenas noticias! En la era digital actual, los datos e informes están disponibles para todos los organizadores de eventos. Y cuando se utiliza en todo su potencial, esta información puede cuantificar los resultados, medir el ROI del evento y ayudarte a generar ideas para el éxito de tus acciones.

Simplemente se trata de hacer las preguntas correctas e identificar la causa y origen de los resultados de los informes. Para medir el ROI del evento, las métricas variarán según los objetivos de tu estrategia. Algunos beneficios del análisis de datos incluyen:

  • Proporcionar métricas del ROI cuantificables
  • Medir el compromiso de la audiencia
  • Identificar áreas de mejora

 

5 maneras de utilizar los datos para responder a preguntas clave

1. ¿Cuántos ingresos generó mi evento?

El cálculo del ROI se usa como una medida clave para medir el éxito del evento. También es una excelente forma de proporcionar resultados cuantificables a las partes interesadas de tu evento, incluido el equipo ejecutivo y los patrocinadores de tu organización.

A menudo, deberás presentar números que arrojen confianza y justifiquen tu presupuesto para los eventos. El registro y la venta de entradas son el momento idóneo para empezar a recoger datos y medir, como por ejemplo:

  • El número total de entradas vendidas y los ingresos resultantes
  • Comparando la cantidad de registrados con la tasa de asistencia

 

5 maneras de usar los datos para medir el ROI del evento

 

2. ¿Mis patrocinadores percibieron el valor de participar en el evento?

Dependiendo del tipo de evento, los patrocinios pueden significar una parte importante de los ingresos. Los sponsors proporcionan una cantidad de recursos considerable que posibilitan el desarrollo de acciones de marketing para el evento y, teniendo esto en cuenta, es imprescindible proporcionar unos indicadores para justificar el valor y el éxito de sus inversiones.

Si estás considerando aprovechar tu app del evento para ampliar las oportunidades de patrocinio, ser capaz de proporcionar la información generada por la aplicación será fundamental para ayudar a tus patrocinadores a medir el ROI del evento.

Por ejemplo, algunas de las métricas que puedes incluir son:

  • Número de impresiones de los banners
  • Número total de clics
  • Métricas de conversión

Además, los patrocinadores podrán ver el número de visitas a su espacio dentro de la aplicación. Esto ayuda a conocer el nivel de exposición que recibió cada patrocinador y la influencia que tuvo en la audiencia.

Estos son solo algunos ejemplos de los muchos datos que la tecnología te permite medir para conocer el ROI de tus patrocinadores y diseñar una estrategia personalizada a cada uno de ellos para que continúen participando en tus eventos.

Lectura recomendada: asegúrese de leer nuestro libro electrónico “Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento”.

 

3. ¿Cuál fue el nivel de participación de los asistentes durante el evento?

Determinar el nivel de participación de los asistentes es un gran indicador del éxito de tu evento y de la conexión con tu público objetivo. Esta medida puede servir como un pronóstico de la probabilidad de que tus asistentes regresen el próximo año.

El análisis de los datos recogidos por la aplicación del evento puede permitirte crear distintos perfiles de asistentes. Los datos relacionados con temas de interés, ponentes populares y la asistencia a las distintas sesiones te permiten adaptar tu próximo evento y planificar el contenido y los objetivos en consecuencia.

Temas de alto interés: el análisis de datos recogidos por las aplicaciones para eventos pueden revelar muchas ideas sobre lo que tu audiencia encontró interesante. Puedes descubrir nuevas tendencias a través de:

  • Las sesiones más populares en la app por número de visitas
  • Secciones más visitadas en la aplicación
  • Los documentos que más veces se han abierto
  • Los canales de discusión grupales con mayor interacción

Esto ayuda a destacar qué temas y medios obtuvieron la mayor cantidad de interés y tráfico. A continuación, podrás comenzar a decidir qué información incorporar a tus próximos eventos para maximizar el registro y la asistencia.

Mediante el seguimiento de las actividades en tiempo real, ahora es más fácil que nunca seguir y personalizar la experiencia de los asistentes con campañas más efectivas.

 

4. ¿Los asistentes pudieron hacer networking y establecer conexiones?

Si los objetivos de tu evento se centran en facilitar la creación de conexiones, las métricas clave de la aplicación serían el uso de la función de chat privado y la participación en discusiones grupales.

Las estadísticas del chat o de la interacción en los foros brindan unos datos cuantificables del nivel de networking o conexión entre asistentes que hubo en tu evento.

Lectura recomendada: aprende cómo fomentar conexiones significativas entre tus asistentes y reforzar tu marca con nuestro artículo “¿Cómo crear comunidades de eventos puede potenciar tu marca?”.

 

5. ¿Se divirtieron los asistentes?

¿Estás integrando la gamificación o algunos sistemas de respuesta de la audiencia como las encuestas en vivo o las preguntas a los ponentes para impulsar el compromiso y crear experiencias inmersivas?

Si es así, asegúrate de hacer un seguimiento de sus tasas de adopción para comprender qué nivel de participación tuvieron tus asistentes. Dependiendo de la herramienta de interacción que estés utilizando, podrás analizar diferentes tipos de información.

La gamificación ofrece estadísticas sobre los desafíos completados y la cantidad de jugadores que han participado en ellos para que puedas determinar fácilmente con qué éxito interactuaron los asistentes de tu evento.

Consejo: Piensa en tus mejores asistentes como los “campeones del evento”, es decir, personas que estuvieron muy inmersas en el evento y que probablemente estén dispuestas a brindar testimonios positivos sobre su experiencia, además de ser excelentes clientes potenciales para tu negocio, dependiendo del tipo de evento que estés organizando.

 

En conclusión

Los informes de los eventos son una poderosa herramienta que te permite aprovechar los datos y analizarlos para aumentar tus recursos antes, durante y después del evento:

  • Proporcionando métricas de ROI cuantificables: Justifica el presupuesto de tu evento aumentando el número de registros e incrementando los beneficios por la venta de entradas. No olvides informar a tus patrocinadores sobre su propio ROI y proporcionarles información relevante sobre la interacción de su marca en la aplicación, como los clics en anuncios o impresiones de sus apartados.
  • Midiendo el compromiso de la audiencia: Identifica las áreas de interés de tus asistentes revisando las secciones más visitadas de la aplicación, los temas más populares en los foros de discusión y las ponencias más vistas. Del mismo modo, las tasas de uso del chat, las discusiones grupales y la gamificación indican el nivel de participación que tuvieron los asistentes durante el evento.
  • Identificando las áreas de mejora: Todos los datos recogidos se pueden utilizar para mejorar tus futuros eventos. Basándote en el análisis de asistentes y expositores, adapta el contenido de tu próximo evento, las funcionalidades de tu aplicación para eventos y los paquetes de patrocinio para atraer a más sponsors.

Sin duda, todos los que asistieron o ayudaron a diseñar un Kick Off de ventas saben cómo de importantes son para los objetivos comerciales de una empresa. Es por ello que la planificación de estos eventos debe hacerse de manera adecuada y ejecutarse de forma efectiva, con el objetivo de lograr los máximos resultados posibles.

A continuación os traemos unas ideas y consejos que puedes usar para que tu próxima reunión se desarrolle a la perfección. No se trata de una lista exhaustiva pero definitivamente ayudará a dejar en tu organización un impacto positivo durante los próximos meses.

 

Utiliza las preguntas y encuestas durante las sesiones para cautivar la atención del equipo comercial

Uno de los objetivos prioritarios de un kick off de ventas es asegurarte de que tu equipo comprenda exactamente cuál es la estrategia de ventas para el próximo año y cómo van a lograrlo.

Esto podría incluir un curso intensivo sobre metodologías de ventas, capacitación e introducción de nuevos productos, revisión de objetivos, etc. La conformación de unos conocimientos y estrategias claras significa que todos pueden comenzar a trabajar para lograr el mismo objetivo desde el primer día.

Una forma de lograrlo es implementando un sistema de respuesta para la audiencia, desde dónde los asistentes puedan contestar a las preguntas e interaccionar con los presentadores o profesores. Mediante el uso de herramientas como encuestas en vivo y preguntas en tiempo real desde una aplicación para eventos, puedes comprobar el conocimiento de tus comerciales y asegurarte de que están en la misma onda. También los involucrará con el contenido de las sesiones y contribuirá a una experiencia más interactiva con los asistentes.

 

Consejos para diseñar un Kick Off de ventas memorable

 

Utiliza la gamificación para potenciar el networking y crear conexiones

¡Un kick off de ventas es una gran oportunidad para reunir a los miembros más nuevos de tu equipo e integrarlos con el resto del grupo! Si esto suena bien sobre el papel pero a la hora de la verdad, es difícil garantizar que esto suceda realmente. ¿Cómo puedes seguir con esto?

La gamificación implementada a través de la tecnología es una excelente manera de hacer que tus representantes interactúen. Los vendedores suelen resultar muy competitivos, por lo que utilizar la gamificación es una gran idea para recompensar a tu equipo por completar ciertas acciones y lograr los objetivos del evento.

Como ejemplo de juego, podrías asignarles a todos un código y dar al grupo 30 minutos para conocer a tantas personas nuevas como sea posible. Podrías retarlos a intercambiar 3 datos sobre ellos mismos para que la otra persona les proporcione su código de acceso. El código de acceso debería introducirse en la aplicación del evento para recopilar los puntos y a continuación, recompensar a los 3 mejores con premios especiales. Mostrar una tabla de clasificación digital de los mejores participantes en una gran pantalla, dónde todos puedan verla hará que aumente la competitividad y la emoción.

Lectura recomendada: Echa un vistazo a la “Guía de implementación del Juego de Networking”.

 

5 maneras de usar los datos para medir el ROI del evento

 

Pon a prueba el conocimiento de tus asesores comerciales

Las reuniones de ventas también brindan una oportunidad única de formación y aprendizaje para sus representantes. Puedes traer capacitadores de ventas externos, organizar talleres e incluso hacer que tu equipo genere un brainstorming en grupos.

Hemos hablado de varias formas en que la tecnología para eventos puede ayudarte a lograr tus objetivos durante los kick off de ventas. Con respecto a la formación, el uso de herramientas de respuesta para el público, como las encuestas en vivo o las preguntas a los ponentes, son una excelente manera de medir la interacción de los asistentes y asegurarte de que entren en contacto con el contenido del evento.

Y si hablamos de gamificación, ¿por qué no realizar un concurso que ponga a prueba su conocimiento? Puedes diseñar varios desafíos basados en el programa de formación, verificar quién ha asistido a los diferentes talleres y analizar en qué campos tu equipo necesita una capacitación adicional.

 

En conclusión

Aquí tienes 3 prácticos consejos que te ayudarán a crear un kick off de ventas memorable! Piensa cómo puedes integrar estas ideas en el diseño del evento para maximizar la conexión con tu equipo de ventas y lograr los objetivos del evento.

¿Quieres saber más? ¡Contáctanos aquí! Nuestro equipo de expertos te ofrecerá un asesoramiento personalizado sobre la implementación de tecnología en tus eventos.

¿Dónde se realiza la próxima sesión? ¿Quién es el ponente?… Como vimos en la primera parte de “Creando la agenda perfecta para tu evento”, la agenda tiene una gran importancia en el transcurso del evento, ejerciendo como columna vertebral y guía para tus invitados.

Hoy os traemos otros 6 consejos para diseñar la mejor experiencia posible, creando una agenda acorde a tu evento y utilizando la tecnología para aumentar la utilidad y la conexión con tu marca.

Coge papel y boli que empezamos:

 

7. Permitir que los asistentes contesten encuestas dentro de la agenda

Manteniéndonos en línea con el punto anterior, una forma específica de alentar la participación es mediante el envío de encuestas en vivo dentro de la agenda. Esto permite al organizador capturar los comentarios en tiempo real y compartirlos directamente con los ponentes. Las encuestas dentro de la agenda ayudan a mejorar no solo los eventos futuros, sino el evento que se está llevando a cabo actualmente. El análisis en tiempo real de las sesiones es una forma importante de controlar el ritmo de tu evento y te ayudará a realizar ciertos cambios en el programa si lo consideras necesario.

 

8. Ofrecer exposición a los patrocinadores

Los patrocinios son una gran oportunidad de aumentar tu presupuesto para eventos de una manera sencillas, siempre que ofrezcas oportunidades de interés para ellos. Debido a que la agenda del evento está presente continuamente a lo largo de la conferencia, es un espacio ideal para que los patrocinadores muestren sus marcas y ofertas. Las sesiones y las encuestas patrocinadas son excelentes maneras de conectar a las marcas con tus asistentes. Tener una agenda que sea capaz de proporcionar una exposición adecuada a tus patrocinadores y entender las necesidades de cada uno, son las claves para la consecución de patrocinios.

¿Quieres saber más sobre el patrocinio en eventos? Descárgate ya nuestra Guía para maximizar los ingresos por Patrocinio 🎯

 

Creando la agenda perfecta para tu evento

 

9. Enlaza la agenda perfecta para tu evento con las redes sociales

Para aumentar el interés, haz que la agenda se pueda compartir en las redes sociales antes del inicio del evento. Además del resto de estrategias de marketing, hacer que la agenda sea visible y se pueda compartir en las redes sociales permitirá que el contenido del evento hable por sí mismo y atraiga a más personas para que se registren en el evento. En la mayoría de los casos, la agenda no necesita ser secreta y en cuantos más medios sociales aparezca, más probable será que sirva como un elemento de atracción.

 

10. Captura el análisis de la agenda para compartir con las partes interesadas relevantes

Si bien es importante brindar oportunidades para que los asistentes interactúen con la agenda, esas acciones significan muy poco si no se pueden medir. Asegúrate de crear una agenda del evento en la que se pueda capturar y revisar toda la interacción de los asistentes después del evento.

Estas métricas serán de interés para las partes interesadas, como los patrocinadores y los responsables de las áreas de eventos, porque estas estadísticas arrojan luz sobre el ROI general del evento . Ser capaz de justificar el ROI del evento es necesario para atraer a más patrocinadores futuros, así como para persuadir a los gerentes con el poder de decisión necesario para que continúen invirtiendo en eventos en vivo.

 

11. Mantener la estética de la marca

La agenda perfecta para tu evento no es únicamente un medio para transferir información; es una extensión de la marca del evento. Cuando los asistentes vean la agenda, deberían poder asociarla de inmediato con tu evento en particular. Contar con un gestor de contenidos que ofrezca una amplia gama de fuentes, colores y otros detalles de diseño facilitará la creación de una agenda completamente personalizada que estandarice la imagen de tu marca y fortalezca las comunicaciones.

 

12. Crea tu agenda dentro de una plataforma todo en uno

La mayoría de las plataformas para eventos tendrán un creador de agenda nativo, pero es importante conocer sus capacidades y discernir si estas funcionalidades se alinean con los objetivos del evento.

Por ejemplo, si el análisis posterior al evento es una prioridad, asegúrate de que la participación se pueda medir desde el back-end. Los creadores de agendas independientes no pueden ofrecer tanto valor como los que se encuentran dentro de un software de gestión de eventos, por lo que hacer una investigación al respecto es crucial para contratar una plataforma de eventos completa y sólida.

 

Una buena experiencia en los eventos depende de cómo los asistentes buscan, navegan y consumen el contenido. Por ello, es esencial dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario para la creación de una agenda que impulse la interacción y analice la participación.

 

¿Quieres empezar a crear la agenda perfecta para tu evento? ¡Nosotros te ayudamos! 🤓

con la tecnología de Eventmobi

¡Es el gran día! Has pasado varios meses preparando tu gran evento y finalmente ha llegado, pero no hay tiempo para celebrarlo (o dormir) todavía. Participar activamente en el evento es una de las principales razones por las cuales tus invitados han decidido invertir su tiempo y dinero en asistir. Tu evento puede ser la única oportunidad que tienen para verse cada año y crear conexiones más profundas y beneficiosas.

 

Para crear momentos de conexión distendidos y una sensación general de participación en tu evento, debes centrarte en facilitar el contacto cara a cara entre los asistentes. Las principales claves a tener en cuenta incluyen:

  • Animar a tus asistentes a participar en los foros de discusión digitales y a reunirse en persona para continuar el debate.
  • Ampliar la repercusión de tu evento alentando a los asistentes a compartir su contenido favorito a través de las redes sociales privadas y/o públicas.
  • Facilitar mucho tiempo y espacio para potenciar el networking.

Cuando se trata de aumentar la participación de tus asistentes, el diseño del evento es tu mejor amigo. Estas son algunas de las mejores prácticas que puede incorporar a tu estrategia de eventos:

 

1. Desarrolla una agenda equilibrada

La variedad es la clave. Es aconsejable alternar tus sesiones con experiencias interactivas, como talleres para mantener a los asistentes emocionados y comprometidos. También debes asegurarte de incluir al menos 30 minutos para descansos entre las actividades más largas, permitiendo que tus invitados puedan estirar las piernas y conversar con sus compañeros.

 

2. Presentaciones atractivas e interactivas de ponentes

Para algunos temas y formatos, tiene sentido tener una presentación de una hora de duración, mientras que para otros, una charla ágil al más puro estilo TED de veinte minutos podría ser la más atractiva. En cualquier caso, proporciona a tus ponentes pautas sobre la duración de la presentación, el diseño de las diapositivas y las tecnologías disponibles para crear una experiencia más cautivadora. Debes animar los ponentes a aprovechar tu app para eventos, para aumentar la participación del público a través de funciones tales como las encuestas en vivo, las preguntas y las respuestas de los asistentes.

  • Consejo tecnológico: Mejora las sesiones de tus ponentes con encuestas en vivo

Los asistentes siempre están encantados de ver las opiniones de los demás, ¿por qué no mostrarlas en la pantalla grande del ponente? Si integras un sistema de respuesta de la audiencia con una app para eventos como la de Eventmobi, tienes una excelente oportunidad de utilizarlo para aumentar la participación de los asistentes. Los resultados de la encuesta mostrados durante la presentación son muy interesantes y si proporcionas el tiempo suficiente para la discusión grupal durante la sesión y consigues que los miembros interactúen entre ellos, puedes conseguir que el evento sea memorable para todos.

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

3. Reserva tiempo para el networking

Asegúrate de incluir en la agenda el tiempo necesario para las actividades de networking. Puede ser dificil para los asistentes romper el hielo y presentarse unos a otros, por lo que aprecian mucho el espacio y la planificación que permite estas conexiones. Esto podría ocurrir antes del evento, durante los descansos o en las fiestas posteriores, solo por nombrar algunos ejemplos.

  • Consejo tecnológico: Utiliza la gamificación para romper el hielo

El networking puede ser una actividad difícil de iniciar, especialmente por los nervios en el comienzo de las conversaciones entre extraños. Ayuda a tus asistentes a superar este obstáculo incentivándolos a conectarse de una manera divertida a través de la gamificación. Una forma popular de implementar la gamificación es crear desafíos que incluyan diversas actividades, que deban completar para acumular puntos. Aquí hay un ejemplo de cómo realizar un desafío de gamificación y cómo puedes usar la mensajería directa para impulsar las conversaciones entre los asistentes.

Lectura recomendada: aprende a crear retos en tus eventos con nuestra Guía de Gamificación 🏆

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

4. Haz que los ponentes conecten con los asistentes

Anima a tus ponentes a asistir a reuniones para que los asistentes los conozcan y se relacionen en un ambiente más propicio. Siempre es aconsejable asegurarse de invitar a personas influyentes al evento, dependiendo de tu tipo de audiencia y procurando tus materiales de la compañía para que tu marca siempre esté representada.

Consejo tecnológico: Utiliza foros de discusión para conectar a las personas

En cualquier momento antes, durante o después del evento, los foros de discusión se pueden aprovechar para que los asistentes se relacionen con los ponentes y entre sí. Como organizador del evento, puedes alentar a tus ponentes a iniciar discusiones grupales en sus sesiones y organizar una reunión con los asistentes interesados ​​para continuar la conversación.

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

En conclusión

Aumentar la participación y el valor de tus eventos antes, durante y después, significa encontrar formas creativas de generar más canales de comunicación y lograr que interactúen entre ellos. Estas oportunidades ayudan a conocer nuevas conexiones y profundizar en las conversaciones para hacer tu evento memorable.

Si tu comunidad de asistentes es lo suficientemente fuerte, tu evento se convertirá en un acontecimiento de valor que esperarán durante todo el año. Sentirse parte de una comunidad hace que las personas se sientan conectadas, apoyadas, compartan noticias y ocasiones especiales.

Por lo tanto, es fundamental para las organizaciones y asociaciones involucrar a sus asistentes y delegados para fomentar la lealtad. Crear una comunidad en torno a tu evento te ayuda a obtener un mayor valor de marca, mejorar las comunicaciones con tu asistentes y aumentar la participación durante tus eventos.

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¿Dónde se realiza la próxima sesión? ¿Quién es el ponente? ¿A qué hora son los talleres? ¿Qué sesiones me serán más útiles? Estas son sólo algunas de las preguntas que le surgen a tus asistentes durante un evento. La clave para crear una experiencia agradable, sin abrumar a los asistentes, es organizar el contenido del evento de una manera intuitiva y digerible. Por esta razón, crear la agenda perfecta para tu evento es esencial para el éxito de tus ferias, reuniones o congresos.

 

La agenda del evento es la columna vertebral del contenido y esto no siempre se tiene en cuenta en el momento de la planificación y el diseño. A veces las agendas no están lo suficientemente bien estructuradas, no miden con precisión el compromiso de los asistentes, no tienen en cuenta la importancia de los descansos, no ofrecen opciones para comunicarse ni permiten actualizar el programa de manera instantánea.

Esto es desalentador para los invitados que están en el proceso de toma de decisiones y frustrante para los asistentes que han acudido a tu evento Asegurarte de que toda la información esté jerarquizada, sea entendible y relevante para crear la agenda perfecta de tu evento. Ten en cuenta que una agenda sólida y actualizada es tan importante para los organizadores como para los asistentes, ya que permite medir con precisión el compromiso del evento, recibir los comentarios de los asistentes y mejorar las oportunidades de patrocinio.

Los siguientes consejos están destinados a ayudarte a crear la agenda perfecta para tu evento:

 

1) Realizar encuestas previas al evento

Antes de sumergirte en la estructura de la agenda, los organizadores deben saber qué tipo de contenido quieren encontrar los asistentes y una vez decidido, debe dividirse en varias partes que faciliten su comunicación. Una buena forma de saberlo es preguntar directamente a tus asistentes, incluyendo preguntas dentro del registro del evento como:

  • ¿Qué esperas de esta conferencia?
  • ¿Qué tipos de sesiones serán más valiosas para ti?
  • ¿Cómo esperas aumentar tu conocimiento sobre este tema?

Preguntas como estas te ayudarán a crear el contenido del evento y a conocer los tipos de ponentes, sesiones o talleres que serán más útiles para tus asistentes. Estas preguntas, además del registro, puedes hacerlas a través de campañas de correo electrónico, con una plataforma como Formularios de Google o de manera integral con una app para eventos como Eventmobi . Sondear a tus asistentes siempre es una buena manera de comprender su punto de vista, conocer sus gustos y dirigir tus esfuerzos de una manera más eficiente.

 

Creando la agenda perfecta para tu evento - Parte 1

 

2) Sincroniza la agenda con tu app para eventos

Una vez hayas establecido el contenido de tu agenda perfecta, debes decidir el modo de hacer que esta información sea accesible para los asistentes. Antes de la era digital las agendas se distribuían principalmente en papel, pero ahora, con la irrupción de las tecnologías móviles, los organizadores pueden cargar todo el programa en una app para facilitar su distribución, actualizar los posibles cambios y permitir el acceso antes, durante y después del evento.

Organizar la agenda dentro de una app para eventos proporciona una experiencia más fluida, ya que la aplicación también incluye otros aspectos del evento relacionados con la agenda, como ver la lista de ponentes o recibir avisos para los cambio de sala. Mientras más suave sea la sincronización entre la app y tu agenda, mejor será la experiencia general del evento.

 

3) Organiza sesiones por temas

Un desafío común que surge al tratar de organizar el contenido del evento es encontrar una manera de organizar toda la información para facilitar su búsqueda a los asistentes. Si tu evento tiene más de cien sesiones, navegar por todo el programa puede ser abrumador.

Para evitarlo, organiza tus sesiones por temas. Por ejemplo, si estás organizando una conferencia de redes sociales, uno de los temas puede ser el vídeo marketing. Esta sección incluirá todas las sesiones enfocadas en el vídeo marketing y los asistentes podrán realizar búsquedas de una manera más estructurada. Esto hace que la experiencia de la agenda sea mucho más intuitiva.

 

4) Crea múltiples vistas de agenda

Así como las personas aprenden de maneras distintas, también difieren en la manera de ver la información. Por este motivo la agenda perfecta para tu evento debe tener múltiples opciones de visualización, especialmente si existe una gran variedad de sesiones para elegir. Algunos ejemplos para organizar las distintas opciones de visualización pueden ser, por sala, por ponente, por hora o por tema. Los distintos tipos de vista que elija deben alinearse con la estructura general de la conferencia, así como con el lugar.

 

5) Permite añadir sesiones en sus calendarios

En algunos casos, los asistentes preferirán que la agenda del evento se pueda integrar directamente con sus calendarios personales. Esto permite a los asistentes ver cada sesión dentro del contexto de sus propios horarios, haciendo que la experiencia del evento sea más relevante personalmente. Una experiencia perfecta es siempre un factor clave para el éxito del evento, y la posibilidad de agregar sesiones rápidamente a un calendario personal lo convierte en una experiencia intuitiva.

 

6) Facilita la participación de los asistentes dentro de la agenda

La agenda del evento proporciona un valor mínimo para el asistente si simplemente sirve para mostrar los horarios de las sesiones, ya que para maximizar su valor la agenda debe ser lo más interactiva posible. Asegúrate de que cada sesión sea del agrado de tus asistentes a través de encuestas de valoración en la propia agenda, que puedan participar en las votaciones y preguntas que se realicen durante las mismas o tengan rápido acceso a la información del ponente.

 

Pronto la segunda parte…

Una buena experiencia en los eventos depende de cómo los asistentes buscan, navegan y consumen el contenido. Por ello, es esencial dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario para la creación de una agenda del evento que impulse la interacción y analice la participación.

En 15 días os traeremos la segunda parte ¿No puedes esperar? ¡Empecemos a crear la agenda de tu evento ahora! 🚀