Consejos

Debido al auge de las redes sociales y la innovación de las plataformas de marketing para eventos, cada vez es más fácil crear experiencias de networking y aprovecharlas para convertir a tus asistentes en clientes. El desafío es garantizar que el evento sea un verdadero éxito para ellos, por lo que antes de comenzar, vale la pena formular las siguientes preguntas: 

  • ¿El evento es interesante para la audiencia que quieres atraer? 
  • ¿Habrá suficientes actividades atractivas? 
  • ¿Habrá un buen equilibrio entre ocio y oportunidades de networking? 

 

1. Se claro sobre el propósito del evento

La clave para comercializar un evento es aclarar las razones por las cuales se está llevando a cabo. ¿Es una oportunidad para que los asistentes conozcan más sobre tu marca o para que entren en contacto con tus socios o patrocinadores? 

Es algo obvio pero a menudo se pasa por alto. Ser transparente sobre el propósito del evento mejora la disposición de los asistentes. 

Una forma de conseguirlo es comenzar las comunicaciones antes del evento, explicando a los asistentes que ocurrirá en el evento e incluso poniéndolos en contacto con tus comerciales o patrocinadores. Esta es una excelente manera de romper el hielo y anticipar las posibles asociaciones comerciales. 

 

2. Haz que todos ganen

Elige una fecha apropiada y selecciona un lugar de fácil acceso tanto para los asistentes, con posibilidad de aparcamiento y transporte público. 

Ten en cuenta que las reuniones matutinas, como los desayunos, también pueden ser muy productivas. Por lo general, comienzan con una breve presentación de un ponente invitado, seguida de una sesión de preguntas y respuestas. 

 

3. Crea un evento cómodo

El toque humano también es un factor determinante para el éxito. Asegúrate de que la comida y las bebidas tienen una buena presentación, de que la decoración y el diseño de la habitación predispongan positivamente a los asistentes y de que el personal de asistencia sepa responder ante cualquier emergencia o duda. 

 

4. Mantenlo personal

Ten en cuenta que cuanto más grande sea el evento, más difícil será establecer una ruta para cada uno de ellos y personalizar su experiencia, de modo que debes definir el equilibrio entre asistencia y oportunidades de negocio. 

Una forma de mantener el trato personal es hablar con todos, agradecerles su asistencia y recordar sus nombres. Utilizar un formato y un lenguaje familiar aumentará la sensación de comodidad. 

 

5. Promociona el evento

Conseguir asistentes requiere una promoción efectiva con mucha antelación e incluso compartir estrategia con socios y patrocinadores para aumentar las bases de datos. 

Los eventos pequeños se divulgan mejor a través de las redes sociales, los anuncios y las publicaciones en blogs o vídeos de prescriptores.

El listado de ponentes, los horarios, los testimonios de eventos anteriores y una lista de los beneficios de la asistencia pueden ayudarte a vender entradas. 

Descubre 7 recomendaciones para convertir a los ponentes en patrocinadores del evento.

 

6. Realiza el seguimiento

Una vez que el evento haya terminado, recuerda hacer un seguimiento a los invitados para agradecerles su asistencia y continuar obteniendo más de ellos. 

Si surgió una oportunidad de negocio, realiza un seguimiento y programa una serie de acciones para conseguir tu objetivo, aprovechando la información que obtuviste en el evento. 

Las redes sociales como LinkedIn pueden ser un gran lugar para conectar a tus comerciales con los clientes y añadir valor a las relaciones comerciales. 

Los sistemas de respuesta para la audiencia, como las preguntas a los ponentes o las votaciones en sesiones, son dos formas muy efectivas de involucrar a los asistentes y recopilar comentarios e intereses de manera instantánea. Estas herramientas facilitan la interacción de los asistentes más tímidos y permiten a los ponentes dirigir su charla en función de las respuestas de la audiencia. 

 

La evolución a través del tiempo

  • Mandos de votación 

A principios de los 90 surgieron los mandos de votación, de un tamaño similar al de los teléfonos móviles y utilizando la frecuencia de radio. Una estación base recogía los votos y los enviaba al ordenador del ponente, desde donde se mostraban en la pantalla principal. 

Hoy en día, estos dispositivos son cada vez menos usados ya que necesitan una configuración de hardware específica y ocasionan problemas logísticos para garantizar que todo el mundo pueda participar. 

  • Votaciones SMS 

La tecnología siguió evolucionando y la votación por mensajes de texto permitió a los asistentes utilizar sus propios dispositivos. Los asistentes enviaban su voto por SMS y una página web mostraba los resultados.  

Los SMS interactivos permitían formular preguntas a los ponentes e incluso crear foros de conversación entre los asistentes. Todo ello sin alquilar ningún hardware adicional pero incurriendo en un coste que podía sr aún mayor en caso de tener audiencia internacional. 

  • Votaciones dentro de la app 

Llegaron las aplicaciones y con ellas su vertiente para los eventos. La mayoría de las aplicaciones para eventos permiten a los organizadores crear diferentes tipos de preguntas (abiertas, de opción múltiple o de calificación de estrellas, por ejemplo), programarlas o enviarlas en tiempo real. Las preguntas se muestran públicamente durante las sesiones y los asistentes seleccionan la respuesta adecuada desde su móvil. 

  • Preguntas al ponente dentro de la app 

Al igual que las votaciones, las preguntas a los ponentes se pueden incorporar en la aplicación del evento. A los asistentes les encanta sentirse escuchados, pero a menudo sienten que no tienen voz o algunos son demasiado tímidos para usarla. Hacer posible que todos participen no solo aumenta el engagement, sino que también genera un contenido más relevante y un mayor valor para el evento. 

Con las aplicaciones no es necesario gestionar un hardware adicional y permiten personalizar el entorno de interacción para potenciar la marca del evento. En cambio, para favorecer la descarga en el evento y evitar fallos en las votaciones, debes contar con una conexión WiFi estable en la sede. 

 

Votaciones en sesiones: Sacando el máximo partido

 

Cómo aumentar el compromiso durante las sesiones 

Contar con una app para las votaciones y las preguntas a los ponentes no significa prescindir del micrófono. Para garantizar un proceso dinámico y sin problemas, el moderador puede comenzar a recibir preguntas a través de la aplicación sin tener que esperar a que alguien levante la mano. Mientras se responde a la primera pregunta, el miembro del personal tiene tiempo para identificar a la siguiente persona que quiere usar el micrófono y cambiar a este formato para la siguiente pregunta. A su vez, el moderador que recibe preguntas a través de la aplicación puede usar ese tiempo para examinar las preguntas recibidas y determinar cuál será la siguiente. 

El uso de esta combinación garantiza un contenido mucho más rico, sin pausas y abierto para todo el mundo. Por último, asegúrate de que la aplicación permita moderar las preguntas y respuestas antes de que las reciba el ponente. 

 

Algunos consejos:

Votaciones en vivo 

  • Anuncia la votación al inicio de la sesión 
  • Incluye una diapositiva con las instrucciones para participar 
  • Haz que el ponente invite a la participación y lea las preguntas en voz alta 
  • Cuenta con una diapositiva con la pregunta y respuestas 
  • Permite a los asistentes el tiempo suficiente para sacar su dispositivo, leer la pregunta y enviar su respuesta 
  • Proyecta los resultados y deja que el ponente redirija la charla 

Preguntas al ponente 

  • Establece un proceso de moderación antes del evento 
  • Asegúrate de tener la tecnología necesaria, como las tablets del ponente y del moderador 
  • Informe al ponente sobre el funcionamiento de las preguntas 
  • Muestra en una diapositiva cómo enviar preguntas durante los espacios de interacción 

Encuesta de eventos 

  • Menciona en la sesión de clausura que ya está disponible la encuesta del evento a través de la aplicación 
  • Envía una notifiación después del evento que dirija directamente a la encuesta 

 

¿Quieres sacarle el máximo partido? Lee nuestro artículo sobre cómo preparar a tus ponentes en 5 pasos.

The automation of registration for events and the sending of emails facilitates both the promotion and the sale of tickets. Learn to get the most out of this quick guide.

The to-do list of an event organizer never ends. No matter what the type of event, a congress, a conference, an incentive trip or a product presentation, a lot of planning is needed to create an impeccable experience.

One of the most important steps in the task list is to invite and register attendees . While it seems like a simple step on the list, getting guests to attend the event is part of the crucial process for success, and it’s not always a simple task.

To register your attendees while juggling other priorities, such as hiring speakers or choosing catering providers, many event organizers rely on registration automation and email communications. Email invitations are not only more effective; They can also be automated to speed up and reduce the workload of your team.

With the automation of these two elements you can create a flow of emails and automatically send them to the inboxes of potential attendees. You can schedule emails to be sent at a specific date and time or configure some details to send these emails based on the characteristics, preferences or behavior of your audience. The automation of communications will help you optimize the registration process, increase ticket sales and, in short, achieve your goals for a positive ROI return.

To help you automate the creation and sending of emails we provide you step by step the elements that you need to integrate into your registration process and thus ensure that your event is well received.

Whether you are an organizer, a collaborator or you are focused on the sale of events, these tips will help you meet the expectations of your next congress, fair or meeting.

automatización de registro y comunicaciones por correo electrónico para los eventos.

Questions your invitation should answer

Before immersing ourselves in the automation of the registration and sending of communications, we must review the way in which we design and structure our invitations, with the aim of transmitting a clear message and with an image that strengthens it. A design with a strong brand image and a consistent structure is crucial to make a good first impression and set the tone for subsequent communications.

This initial email should be simple and answer the key questions that will arise at first. You must present your event to the guests, explain what makes your event different, offer important details such as the date, the schedule, the speakers or the topics of the sessions, and of course, encourage them to register or confirm their attendance. Remember to establish a line of design and communication that is maintained in all communications, this will make your event win in personality and attractiveness.

To ensure that this invitation offers the right and necessary amount of information, here are four key questions that your invitation must answer …

Is your event one more?

First of all you have to get your potential attendees to open the email and perceive that your event is not one more. For this it will be important that you take care of the subject of the mail and, once inside, the name and logo of the same appear at the top.

Later we will see more details, but the first thing is to make an impact on your guests and get them to resort to the name of your event.

Why should I attend?

An invitation should convince the guests that it is a great opportunity for them. You need more than a simple description of the event, you have to tell your audience what differentiates your event with a proposal of clear value and focused on the profile of those who are reading it.

Remember that you are asking your guests to give you their time and, in some cases, to take care of the cost of the event through the purchase of tickets. Therefore, make sure that your invitation contains the list of speakers that will participate in the event and the topics they will discuss. Remember that everyone asks «What benefit does this have for me?»

This question must be addressed immediately, as in the first lines of the invitation, strive to explain why.

When and where?

Your invitation should include some basic details such as when and where, providing the exact location, dates and time.

Confirm that these data are the definitive ones and verify these details before sending your invitation since resending a second email to rectify these aspects will not make a good impression on your potential attendees.

How can I confirm my attendance?

Suppose you manage to retain the attention of your audience and are prepared to register or confirm their attendance. Make sure that the next step is clear with a highlighted button and that when you click it takes you to a simple and intuitive registration page.

Use a provider specialized in the registration for events and the sending of communications, so that the whole process is fluid and no problems arise that complicate it further. The design of this registration page must be in line with the one used in the invitation, it is very important that your brand is always present.

Emails to automate after invitation

The email invitation is just the first contact with potential attendees. As the registration process progresses and the date of the event approaches, you must send different communications depending on the objective to be achieved with each of your recipients, such as confirming their attendance or informing them of changes or developments that may be of interest.

If attendees have access to other types of platforms, such as an app for events , you should also send an email to those registered to access them in a comfortable way, such as a

Automate this series of emails based on the status of the registration, interests or calendar will help you maximize reach and reduce the workload.

Correos electrónicos para automatizar después de una invitación para eventos

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To attract more people to your event, you can send an email with the keynote speakers, the master sessions or the opinions of attendees in previous years.

Increase the conversion and generate a flow of emails based on the response of your recipients.

How to automate: It is important to keep attendees informed that they have already registered, but at this point it will be key to identify those who have not yet done so to try to convince them.

Rate Changes

You can generate more records by planning rate changes and providing deadlines to your potential attendees. Warn that there are few places left or that, as of a date, all rates will be increased.

How to automate: Schedule the email for sending when there are a certain number of places or a few days before the rates change, so your audience will have the opportunity to choose the best price.

Last chance

When the registration deadline is close, send an email to potential attendees and notify them of the last opportunity to register. Set a deadline for registration and take care of transmitting this information in a clear way.

The email should emphasize the value of your event and you might even consider offering a discount to increase ticket sales.

How to automate: Send mail to those who have clicked on the invitation but have not registered. Schedule it to arrive one day before registration closes.

Reminders

As the event approaches you should send reminders to your attendees. Although you can’t think of anything else, your guests have their own concerns and agendas, so a kind reminder is always a good idea.

Highlight the basic details once again and offer the possibility of contacting you or a member of your team to answer any questions.

How to automate: Schedule a reminder for confirmed attendees a day or several days before the event and make sure all the information is correct.

Post Event Survey

Once the event is over, it encourages attendees to complete a stasis survey and analyzes the opinions.

It is important to collect valuable feedback when you are trying to improve or develop services, so you should create a survey in advance. The email should thank the guests for their assistance and ask them to complete a quick survey to make sure that next year’s event is even better.

You can also create specific surveys for different groups. For example, if you want to know how the networking sessions were, create a survey on this specific aspect and send the email to the attendees.

How to automate: Schedule the satisfaction survey one hour after the end of the event.

aplicaciones para Encuesta posterior al evento

In conclusion

By automating emails, event organizers can easily communicate and reduce the workload of your team. The ability to manage emails for sending based on the characteristics or interests of your guest list will make them gain personalization and effectiveness to achieve your registration goals.

Do you need to organize a conference or congress and want to improve your registration results with a platform that meets your expectations? Get in touch with us and we will help you get the most out of your event!

Todos sabemos que mantenerse al día con las últimas novedades y técnicas de marketing puede ser un desafío, pero no quieres que tu estrategia de marketing se quede atrás. Desde la persona que contesta el teléfono a la que se presenta a los clientes, todo el mundo es importante en el proceso de representación y promoción de tu evento.  Aquí os dejaremos algunos consejos para vender más entradas en tus eventos.

 

1. Empatiza con tus asistentes 

Conocemos la importancia de proporcionar a la audiencia lo que necesita desde una perspectiva de contenido y comprender sus problemas puede a posicionar tu evento de manera clave.  

Al enfocar el marketing de eventos en los puntos débiles, debes asegurarte de ofrecer una solución innovadora, que no hayan sido capaces de encontrar por otras vías. Deberás establecer una estrategia sobre cómo presentar el problema y ayudarles a encontrar una solución. Apoya a tu público objetivo y gana su lealtad: 

  • Un buen consejo es posicionar adecuadamente tu evento a través de contenido informativo y desde ahí facilitar la compra de entradas. 
  • Debe pensarse mucho en la programación de las sesiones de la conferencia para asegurar que resulten atractivas para tu público y para lo que desean lograr. Las sesiones deben explicarse bien en términos de contenido y nivel. 
  • Utiliza el storytelling con tu marketing previo al evento para impulsar la emoción y, por consiguiente, la venta de entradas. Aquellos que descubren tu evento por primera vez a menudo están interesados en aprender más sobre su historia, siendo un detonante más para su asistencia. 

 

 2. Consigue asistentes hasta el último minuto 

Una de las tendencias más populares de la industria de eventos es garantizar la venta de entradas hasta el último minuto. Los asistentes esperan cada vez más y más tiempo para registrarse y comprar su entrada, manteniendo todas sus opciones abiertas y esperando ofertas de viajes de última hora. Entonces, ¿cómo se consiguen registros de última hora y se aprovechan los recursos?Mantén la vista en la venta de entradas: 

  • Envía correos electrónicos de recordatorio a los asistentes de eventos anteriores que aún no se hayan registrado y personaliza el mensaje para aumentar su efectividad. 
  • Aléjate de los descuentos por compra anticipada y utiliza precios más extremos. Establece un número limitado de entradas a un precio más bajo u ofrece una tarifa con descuento hasta que finalice un contador. 
  • Al tener precios estándar y una tarifa de entrada por compra tardía, puedes comenzar a cambiar el enfoque de compra de las personas. 

 

 

3. Microinfluencers para un gran impacto 

Muchos eventos están teniendo éxito trabajando con múltiples micro-influencers. En lugar de trabajar con una celebridad con cientos de miles de seguidores, puede ser más rentable trabajar con una gran cantidad de influencers con miles o decenas de miles de seguidores. Las audiencias de los micro-influencers pueden centrarse más en los intereses de su nicho, lo que significa que la proporción y la interacción pueden ser más efectivas y ofrecer una forma escalable de combinar influencia y autenticidad. De lo pequeño a lo grande: 

  • Investiga y haz una lista de los micro-influencers con los que estarías interesado en trabajar. 
  • Crea una oferta convincente para animarlos a trabajar contigo. Los micro-influencers están abiertos a obtener tarifas más bajas que las de los grandes influencers. 
  • Aprovecha el microblogging, ya sea por tu propia cuenta o trabajando con un micro-influencer que utilice esta técnica. 

 

4. Contenido auténtico para tu audiencia

Hay un marco legislativo para el trabajo con influencers. Por ley, se debe divulgar cuando se trata de una promoción o pubicación pagada, ya sea en redes sociales como Twitter o Instagram, en un video de YouTube o una publicación de su blog. Si tu estrategia está bien orientada, conseguirás identificar una afinidad genuina entre el contenido del influencer y tu evento. Los profesionales de marketing no deben tener miedo de las normas del contenido patrocinado. Cómo crear una campaña persuasiva: 

  • La mejor estrategia para trabajar con cualquier influencer es garantizar que tengan la libertad de crear contenido auténtico. Aunque es tentador ser prescriptivo y dictar los mensajes, las imágenes y los resultados que deseas que usen, esto puede ser un contraproducente para sus seguidores que buscan algo más personal. 
  • Sé valiente y trabaja en estrecha colaboración con influencers. Escucha sus ideas para conectar con la audiencia e invítale a participar activamente en la estrategia de contenidos. Esto también permitirá que mantenga su tono de blogger, sin perder credibilidad. 
  • Las redes sociales están cambiando y Facebook incluso tiene herramientas específicas para contenido de marca, lo que significa que los socios pueden ser etiquetados y proporcionará información de alto nivel sobre el rendimiento. 

 

5. El poder de tu marca 

Los eventos son una parte importante del marketing corporativo y una forma poderosa de consolidar el reconocimiento y la lealtad de la marca. La percepción de una marca es clave en términos de posicionamiento de mercado y estrategia de precios. Google está buscando señales que identifiquen una marca de calidad para descifrar quiénes deben aparecer en la parte superior de las listas de motores de búsqueda. Las marcas populares dominan cada vez más los resultados de búsqueda online y no es una coincidencia que estas marcas a menudo invierten más en eventos en vivo. 

Eleva tu marca: 

  • Google parece tener un aspecto favorable en las marcas que tienen muchos usuarios que buscan, hacen clic e interactúan con la marca. Los eventos pueden animar a que todos estos comportamientos sucedan. 
  • Muchas marcas de renombre tienen un programa de eventos activo y producen conferencias anuales de usuarios para reunir a muchas de sus comunidades. Ofrecer entradas gratuitas para el evento también puede ser un incentivo para los nuevos clientes. 
  • En lugar de cuentas de redes sociales corporativas anónimas, oficiales y carentes de personalidad, las marcas se están animando a participar más activamente en las redes, si limitarse únicamente al contenido publicitario. 
  • Los empleados son parte de la marca. Permítales tener una opinión, ser más abiertos, ser más auténticos, compartir imágenes y vídeos mientras trabajan. El personal puede brindar una representación natural y mostrar las personalidades detrás de la empresa. No todas las organizaciones están siendo valientes en este sentido, pero puede valer como estrategia y su equipo puede ser el mejor embajador de la marca. 

 

¡Si quieres conocer más consejos para eventos, suscríbete a nuestro blog y no te pierdas nada! 

En 2016, cuando decidimos asociarnos con Fielddrive para potenciar la transformación digital en los eventos de nuestros clientes, nuestro sueño era liderar y poner al alcance de los organizadores españoles una tecnología fiable, rápida e innovadora  para el acceso de sus eventos. Hoy ese sueño es real y se ha ganado el reconocimiento de los mayores exponentes de la industria. 

Fielddrive y Zenus, ganadores del premio a mejor tecnología colaborativa y respectivamente elegidas como mejor empresa tecnológica para la gestión de asistentes y mejor aplicación de inteligencia artificial para eventos en los Event Tech Awards de Londres, han sido galardonados con el prestigioso Tech Watch Award de IBTM World en Barcelona. 

Danny Stevens, fundador y CEO de Fielddrive, dijo que estaban «muy orgullosos de guiar el cambio». El presidente de Zenus, Panos Moutafis , agregó: «Este premio conjunto nos da fuerza para continuar desarrollando soluciones innovadoras y mejorando la vida de los profesionales de eventos”. 

Esta asociación de dos potentes tecnologías ha revolucionado la industria y la forma de ver los accesos, desarrollando el registro más rápido del mundo. Una experiencia profesional, memorable y vanguardista para los asistentes de ferias comerciales, congresos, conferencias y eventos corporativos, la combinación de Fielddrive y Zenus se integra a la perfección y proporciona la máxima seguridad a través de unos datos biométricos completamente encriptados. 

¿Cómo funciona? 

Como resultado de esta colaboración obtenemos un sistema rápido, seguro y disruptivo, focalizado en el seguimiento y la personalización de los accesos. Pero profundicemos en estos aspectos para comprender por qué ha sido reconocida como la mejor tecnología para la gestión de asistentes 

1. Registro

Integrable con cualquier plataforma de registro o base de datos en excel, permite gestionar a los asistentes con información relevante, actualizada y segura para el seguimiento del acceso en tiempo real y el ingreso de nuevos registros en tiempo real. 

2. Identificación

Con tecnología de reconocimiento facial y/o lectura de códigos de barras para reconocer a los asistentes, imprimir en 6 segundos su acreditación e impedir la suplantación de identidad o el uso del mismo código en repetidas ocasiones. 

3. Acreditaciones 

A todo color y personalizadas con los datos obtenidos durante el registro como el nombre, la especialidad o la empresa, entre otros. Están diseñadas para su uso inmediato en el momento del acceso gracias a su formato troquelado, resistente, sin necesidad de plásticos y con distintos diseños para cada categoría de asistente. 

4. Seguimiento y resultados 

La base de datos se actualiza en tiempo real durante el evento, de esta manera los organizadores pueden consultar las estadísticas generales del acceso y comprobar si ciertos asistentes o ponentes han realizado el check-in.  

La mejor tecnología de acreditación y check-in en 2018

¿Qué opinan los clientes? 

El cliente y socio de Fielddrive, Keller Williams, fue uno de los primeros en probar el nuevo check-in con reconocimiento facial. Allison Young, Coordinadora de Proyectos de Eventos en Keller Williams cuenta: 

“Hemos sido clientes de Fielddrive desde 2016 y valoramos mucho su compromiso con la innovación de la industria. Este año, incorporamos la solución de reconocimiento facial de Zenus a nuestros eventos exclusivos y el check-in ha seguido siendo cada vez más rápido y sin estrés. ¡Utilizando esta tecnología nuestros asistentes pueden acceder rápidamente al evento y les brinda a los planificadores más información sobre los datos, mayores medidas de seguridad y mejores experiencias!” 

El Centro de Exposiciones y Convenciones RAI de Ámsterdam será el primero en incluir el reconocimiento facial en su cartera de ferias comerciales. Pim Schoonderwoerd, gerente de Servicios IT, cree que esto será una mejora significativa en la experiencia de los asistentes: 

“La implementación del sistema de acceso con Fielddrive en los eventos de la RAI de Ámsterdam proporcionará un gran valor añadido. Con el registro express, el reconocimiento facial y las amplias opciones para la impresión de acreditaciones, se multiplicarán las soluciones que podemos ofrecer a los organizadores. Me entusiasman las soluciones de Fielddrive y aspiro a una asociación a largo plazo.”

Acerca de Fielddrive y Zeus 

Fielddrive es la galardonada empresa de tecnología innovadora para eventos que ofrece soluciones a medida para el registro, el check-in, la acreditación, el seguimiento de los asistentes y la captación de leads. 

Por otro lado, Zenus Biometrics es el líder en soluciones de reconocimiento facial para eventos. Sus servicios son utilizados por organizadores y compañías de todo el mundo para facilitar a los asistentes una experiencia óptima, respetando la privacidad del usuario final, que forma parte de la misión principal de la empresa.  

Acerca de Orquidea Technology Group

En Orquidea contamos con más de 6 años de experiencia en la implementación de tecnología para la gestión de asistentes y como Global Partner de Fielddrive, somos los encargados de su distribución en España.


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El software para eventos y las integraciones con apps ayudan a los organizadores a mejorar su flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo en la gestión del evento, pero entender el aspecto técnico de su configuración puede resultar.

Aquí encontrarás una guía completa para comprender rápidamente las integraciones en apps para eventos y, de esta manera, poder tener una conversación informada con los proveedores de software. ¡No es tan difícil como te imaginas! 

Abordaremos las siguientes preguntas: 

  1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 
  2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones? 
  3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos? 
  4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil? 
  5. ¿Cómo se configuran? 
  6. ¿Cuánto cuestan? 
  7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 
  8. ¿Cómo puedo saber si una integración valdrá la pena para mi trabajo? 
  9. Cuando busco una aplicación parar eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo hacerles para hacer una buena elección? 

 

1. ¿Qué es una integración y cómo funciona con una app para eventos? 

Una integración permite a dos herramientas o sistemas, que no fueron creados por la misma compañía, la capacidad de compartir datos entre sí. Esto posibilita que los cambios en un sistema se reflejen automáticamente en el otro. 

Las integraciones de las aplicaciones para eventos generalmente funcionan de dos maneras: 

  • Sincronizan automáticamente y muestran en la app los datos de otras fuentes, como plataformas de registro o sitios web. Se conocen como integraciones de «una sola dirección» porque los datos de múltiples sistemas se están canalizando en uno solo. 
  • Comparten automáticamente los datos de participación en la app del evento, como las visitas a los distintos perfiles de asistente, la asistencia y la interacción en las sesiones o los resultados de la encuesta de satisfacción en otro sistema después del evento para fines de marketing o seguimiento. 

 

2. ¿Cuáles son los beneficios de configurar integraciones?

Hay beneficios tanto para los planificadores de eventos como para los asistentes. Las integraciones simplifican el aspecto técnico y agilizan los procesos para que tanto los asistentes como los organizadores puedan centrarse en otros aspectos más importantes de la experiencia. 

Los organizadores de eventos se benefician de: 

  • El ahorro de tiempo con la sincronización automática de datos, en lugar de la carga manual 
  • La reducción de errores e información obsoleta 
  • Los informes mejorados con los datos de sus asistentes en sus sistemas, una vez finalizado el evento 
  • El incremento de efectividad en las comunicaciones al usar menos herramientas o tener menos canales digitales para llegar a los asistentes. 

Los asistentes se benefician de: 

  • La sincronización de sus datos y preferencias se realiza sin problemas, por lo que solo necesitan introducir la información una vez. 
  • Poder acceder a la información del evento a través de una única plataforma, en lugar de tener que consultar varias aplicaciones, sitios web y correos electrónicos. 
  • Acceder más fácilmente a la formación, recursos, networking o materiales posteriores al evento.

 

 

3. ¿Cuáles son las integraciones más comunes con una app para eventos?

Los organizadores suelen integrar su aplicación para eventos con: 

  • El sitio web del evento 
  • La plataforma de registro 
  • Soluciones de gestión de datos como CRM o AMS 
  • Herramientas para viajes y/o reserva de hoteles. 
  • Calendario 
  • Automatización del marketing y email marketing 

¿Cuáles son sus beneficios? 

Sitio web del evento:  Consigue que la información y los cambios realizados en la agenda, las sesiones o los ponentes se actualice automáticamente en la aplicación móvil. 

Plataforma de registro: Añade los usuarios registrados en la plataforma a tu app del evento. 

Soluciones de gestión de datos: Transfiere la información desde tu CRM o AMS al perfil de tus asistentes. 

Gestión de viajes y/o reserva de hoteles: Incorpora los detalles de los vuelos y alojamientos para sincronizarlos en sus agendas. 

Calendario: Si los asistentes conciertan reuniones en una herramienta externa, consigue que esas reuniones se añadan automáticamente a sus agendas personales de la app. 

Automatización de marketing y email marketing:  Aprovecha los datos de los asistentes y su actividad en la aplicación, como la asistencia a determinados talleres y sesiones o los detalles de su perfil para crear campañas de seguimiento o nuevos perfiles de clientes potenciales. 

 

4. ¿Qué se requiere para configurar una integración? ¿Realmente es tan difícil?

Las integraciones se pueden configurar fácilmente si los dos proveedores de software entre los que deseas crear la integración crean una Interfaz de Programación de Aplicaciones (API). Una API facilita la transferencia de datos entre aplicaciones que no se crearon originalmente para comunicarse entre sí. 

Existen dos tipos de API: 

  1. Protocolo Simple de Acceso a Objetos (SOAP)
  2. Transferencia de Estado Representacional (REST)

Si las dos herramientas que estás utilizando tienen una API (preferiblemente REST, consideras la mejor opción para los desarrolladores) ya creada, entonces debería ser posible configurar una integración. 

Si ambos proveedores de software te facilitan sus claves de API, puedes pedirle a un desarrollador con más con experiencia que cree la integración para ti. 

Si no tienes los recursos técnicos necesarios para llevarlo a cabo internamente, puedes contratar un proveedor de software para diseñar la integración y que ellos se ocupen del desarrollo. 

 

5. ¿Cómo se configuran?

El proceso para configurar una integración consta de los siguientes pasos: 

  1. Describir los objetivos y necesidades de la integración 
  2. Revisar la documentación y los requerimientos o detalles de la API 
  3. Comprobar que la integración es técnicamente posible. 
  4. Realizar pruebas para garantizar que los datos fluyen correctamente y si es así, se implementa la integración. 

Si una empresa externa se va a encargar de la integración, el proceso será similar pero con algunas pequeñas diferencias: 

  1. Transmitir las necesidades y objetivos a tus proveedores. Ellos te asesorarán sobre las mejores posibilidades. 
  2. El proveedor revisa los detalles de la API para el software con el que desea integrar su solución. 
  3. El proveedor confirma cómo funcionará la integración y establece un cronograma para construir, probar e implementar la integración. 
  4. El proveedor trabaja con usted para ejecutar una prueba y asegurarse de que funciona. Si tiene éxito, se implementa la integración. 

 

¿Cómo realizar Integraciones con Apps para eventos?

 

6. ¿Cuánto cuestan?

Los proveedores disponen de varías formas para el cobro de integraciones. Algunos cobran por el uso de la API, lo que significa que cobran por la cantidad de datos que se transfieren entre las plataformas. Sin embargo, esto puede ser difícil de predecir. 

Por otro lado, otros cobran una tarifa única por el acceso a su API o cobran por el tiempo que le tome a su equipo de servicios/soluciones construir e implementar la integración. Este método genera menos incertidumbre sobre los costes. 

Si alguien de tu equipo puede facilitar la integración utilizando solo las API de los proveedores, conseguirás un gran ahorro de desarrollo. 

 

7. Si mi presupuesto es limitado, ¿cuáles son las integraciones más rentables? 

Las integraciones ofrecen grandes ventajas y aunque tu presupuesto sea limitado para diseñar un flujo de trabajo completo entre todas tus plataformas, existen algunas integraciones indispensables: 

  1. Ahorra tiempo al importar los datos de los asistentes desde el registro a la aplicación del evento 
  2. Mejora los informes y el seguimiento de clientes potenciales aprovechando los datos del evento para integrarlos en tus sistemas de ventas y marketing. 

 

 8. ¿En qué casos me beneficia una integración?

Aquí te mostramos algunos ejemplos donde una integración te sería de utilidad, ahorrando tiempo y ofreciendo una mejor experiencia a los asistentes. 

  • Si ya usas una serie de plataformas para tus eventos y administrarlas todas internamente es difícil. 
  • Si tienes un pequeño equipo de eventos y necesita ahorrar tiempo en la importación manual de datos. Si calculas el salario por hora en comparación con la integración, ¡los costos pueden ser iguales o incluso menores! 
  • Si tienes una audiencia muy tecnológica y quieres impresionarlos con una experiencia estelar, tecnológicamente hablando. 
  • Si tienes mucha información sobre tu evento (horarios, sesiones, planes de viaje, presentaciones, votaciones, retos gamificados, etc.) y no deseas que los asistentes tengan que utilizar varios canales para acceder a la información o participar. 
  • Si tienes un contrato de varios años con tus proveedores quizás te resulte interesante invertir en integraciones para optimizar el flujo de datos entre las distintas plataformas. 

 

9. Cuando busco una aplicación para eventos o un proveedor de tecnología, ¿qué preguntas debo formular para hacer una buena elección? 

Habla con los proveedores sobre los siguientes factores antes de elegir a tu proveedor: 

Seguridad: Los datos son muy sensibles e importantes y deben mantenerse seguros y protegidos en todo momento, respetando el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Busca un sistema de integración seguro, en centros de datos de alta calidad, utilizando un cifrado sólido y con controles de acceso a los mismos. 

Flexibilidad: Debe permitir la compatibilidad de formatos y que los datos fluyan correctamente entre sistemas, independientemente de cómo se recoja la información. 

Registro de datos: Las buenas integraciones también deben poder realizar copias de seguridad de los datos, registrar las actualizaciones que realizan y deshacer o reprocesar los cambios, así que consulta a tu proveedor acerca de estas funcionalidades. 

Escalabilidad: En eventos de mayor envergadura, asegúrate de que el sistema pueda manejar datos en tiempo real y para la cantidad de asistentes que esperas. Una solución escalable debería poder manejar esto con facilidad. 

Experiencia: Pide hablar con la persona responsable de configurar las integraciones con los clientes y solicita ejemplos o referencias. 

Fijación de precios: Las integraciones deben ser asequibles y asegurar el beneficio con unos recursos iguales o inferiores a los actuales. Calcula las horas de tratamiento, importación y exportación de datos y compáralas con los costes. El feedback de los asistentes sobre su experiencia también te indicará si la integración valió la pena o no. 

 

¡Ahorra tiempo y optimiza la información de tus eventos ahora! ⚡

Hoy en día es habitual que las personas utilicen aplicaciones móviles para acceder a información o realizar tareas diarias, como consultar la cuenta bancaria o ver series y películas. Para los organizadores de eventos esta es una oportunidad de involucrar a los asistentes y captar su atención.

Según un estudio de ComScore, el 80% del tiempo que dedicamos a los dispositivos móviles lo hacemos en aplicaciones. Es por ello que cada vez están más presentes en los eventos y cada vez con mayor trascendencia en las actividades para aumentar la participación de los asistentes. Aunque una vez reconocida la necesidad de contar con una app para cumplir con las expectativas del público y los objetivos del congreso o conferencia llega la gran pregunta: ¿Crear una app propia o comprarla? 

Invertir en tecnología para eventos es un desafío para cualquier planificador, pero si eres consciente de la necesidad de incorporar este elemento en tus reuniones y estás decidiendo si comprar una app o crear una desde cero, es importante que tengas en cuenta algunos aspectos. 

 

Crear vs. Comprar una App para eventos

 

Plantéate crear una App para eventos si tienes: 

1. Unos objetivos sencillos: Cosas básicas como mostrar la agenda, los perfiles de los patrocinadores y la comunicación en el sitio a través de notificaciones push.

2. Los recursos técnicos:  Como un equipo interno de desarrolladores con el tiempo (aproximadamente 400 horas para el desarrollo, las pruebas y el tiempo dedicado a promover la aplicación antes del evento) y los recursos necesarios.

3. Un equipo especializado y con experiencia:  Especializado en el desarrollo de aplicaciones móviles y con experiencia en el diseño UX/UI para garantizar que la aplicación del evento sea atractiva y fácil de usar para los asistentes.

4. La capacidad de controlar el desarrollo y las pruebas: Puedes asignar un jefe de proyectos y un supervisor de calidad que gestione el desarrollo y las pruebas, establezca los plazos y responda a las solicitudes o cambios adhoc del proyecto.

5. Tiempo para la promoción: Para diseñar el material de marketing y promocionar adecuadamente la app entre los asistentes a través de los diferentes canales de comunicación disponibles.

6. La posibilidad de realizar cambios durante el evento:  Cambios de última hora en el contenido de la aplicación, resolver problemas técnicos y guiar a los asistentes sobre su uso.

7. Un software de analítica para eventos: En función de los objetivos necesitas medir un área específica de datos y evaluar su éxito, como pueden ser el registro, las interacciones en sesiones o las encuestas de satisfacción.

8. Costes: Puedes invertir desde 18.000 a 100.000 euros para crear un software a la medida de tus necesidades, sin contar con otros costes inesperados.

 

Crear vs. Comprar una App para eventos

 

Plantéate comprar una App para eventos si necesitas: 

1. Unos objetivos complejos: Que están estrechamente relacionados con el éxito de la app a través de funcionalidades avanzadas para patrocinadores, ponentes y asistentes.

2. Ahorrar recursos técnicos, experiencia y tiempo: Si no cuentas internamente con estos recursos, necesitas una aplicación que pueda construirse rápidamente, probarse y que tenga un equipo dedicado a garantizar que funcione sin problemas.

3. Un diseño funcional y atractivo: Aprovecha la experiencia de un proveedor que desarrolle un diseño a la medida de tus necesidades, basado en los éxitos de clientes anteriores.

4. Delegar el desarrollo y la pruebas: Ahorrar tiempo con un consultor experto que pueda supervisar el desarrollo de la aplicación, predecir y comunicar cualquier problema o solución potencial.

5. Crear materiales para la promoción de la app: El soporte y la experiencia de un proveedor te ayudará a aumentar la adopción de la aplicación y el éxito del evento.

6. Olvidarte de los aspectos técnicos durante el evento: Con un equipo dedicado a modificar el contenido de la app y solucionar los potenciales problemas.

7. La necesidad de conocer análisis completos: Para evaluar las distintas áreas, como el registro, la participación de los asistentes y el retorno de la inversión del patrocinio, donde los informes se vuelven esenciales.

8. Costes: Una aplicación para eventos por lo general cuesta entre 2.000 y 10.000 euros.

¿Estás interesado en contar con una aplicación para tus próximos eventos? Antes de decidir si crear una o contratar un proveedor, solicita una demo de nuestra aplicación de manera completamente gratuita. 👈

Las sesiones de capacitación pueden parecer sencillas pero solo algunas de ellas consiguen ser relevantes y efectivas, asegurando el aprendizaje de los asistentes. Como os comentamos en la primera parte de esta entrega (si te la perdiste, aún estás a tiempo), aquí veremos algunos consejos para diseñar una sesión de formación que alcance tus objetivos. 

 

6. Una presentación clara y atractiva

La presentación es el material de capacitación más importante del evento y sirve de guía tanto para organizadores como para asistentes. Cuando se trata de desarrollar tu presentación, los detalles son clave. 

El texto debe ser claro y conciso. ¿Has oído hablar de la regla 1-6-6 ? Esta guía sugiere que las presentaciones efectivas deben tener: 

  • 1 idea por diapositiva 
  • Un máximo de 6 viñetas por página. 
  • No más de 6 palabras por cada punto. 

Esta técnica optimizará tu presentación para que sea concisa y entretenida para tus asistentes. 

 

7. Incluye actividades 

A veces, una sesión de formación puede involucrar a decenas de personas, algunas de las cuales pueden no conocerse entre sí y en este caso, las actividades son un rompehielos idóneo, permitiendo dividir a los asistentes en grupos de trabajo más pequeños. En estos grupos los participantes pueden establecer puntos en común, los que permiten a las personas establecer vínculos y crear entornos de aprendizaje propicios. 

Otra posibilidad es la inversión de roles. Cuando el formador haya cubierto cada objetivo de la sesión, pase la presentación a los asistentes y pídales que presenten lo que han aprendido. Fomentar la participación solidificará el aprendizaje. 

 

10 consejos para diseñar una sesión de formación - Parte II

 

8. Gestión del tiempo

Organizar eventos significa saber administrar el tiempo. Si has creado un cronograma, debes seguirlo atentamente para asegurarte de tener el tiempo suficiente para adaptarte a todos los aspectos de la formación. ¿Conoces la regla 80/20, también conocida como el Principio de Pareto? Es la teoría de que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. Como organizador, esta regla es una forma de priorizar el tiempo en base a tus objetivos y definir cuál es el 20% de elementos más importantes para tu evento de formación. 

Ten en cuenta que algunos conceptos o habilidades necesitarán más tiempo que otros. ¿En qué habilidades estás dispuesto a dedicar más tiempo? Acuérdate de utilizar la evaluación de necesidades, así como el feedback para determinar cuánto tiempo debes dedicar a cada apartado de formación. 

Consejo profesional: No olvides los descansos, es difícil que los asistentes mantengan la atención durante un periodo de tiempo prolongado y estos, sin embargo, están relacionados con la mejora de la concentración. Desde el Método Ultradiano hasta el Método 52-17, existen muchas técnicas diferentes, así que elige la que mejor se adapte a tu sesión. 

 

9. Elige el lugar adecuado para tu sesión

El lugar dependerá de la marca de tu evento, así como del tamaño de las sesiones. Si tienes una única sesión de capacitación para toda la empresa, quizás sea adecuado un lugar para conferencias o, si se trata de un grupo pequeño, tal vez una sala de reuniones sea suficiente. 

¿Quieres algo un poco más creativo? ¿Por qué no elegir un lugar donde puedas innovar e inspirar a tus invitados? ¿Sabías que las reuniones o conferencias fuera del lugar de trabajo a menudo mejoran la productividad? Según Forbes, el 51% de los trabajadores se siente más productivos fuera de la oficina y, lo que es peor, el 17% no se encuentra cómodo en su oficina.

 

10. Evaluación

Realizar una evaluación final es clave para conocer tanto los puntos fuertes como débiles del evento y asegurarte de que has alcanzado los objetivos. El feedback a veces puede ser desalentador, pero es esencial para tu desarrollo como capacitador. Una de las mejores formas de recopilar comentarios es a través de encuestas de satisfacción en persona o a través de una app para eventos. 

 

10 consejos para diseñar una sesión de formación - Parte II

Puntos clave 

Como la mayoría de los consejos, generalmente es mejor intentar implementar algunas de estas sugerencias de sesiones de capacitación. Dicho esto, las principales cosas que se deben recordar al planificar un día de capacitación exitosa son las siguientes: 

  • Organización ante todo. 
  • Aplica los principios del aprendizaje para adultos en todas las actividades y sesiones. 
  • Utiliza una sede externa para aumentar la productividad y la expectación del evento. 
  • Haz una llamada a la participación activa de tus asistentes. 
  • Evalúa, reflexiona, y recibe feedback de tus asistentes para continuar progresando en el diseño de este tipo de eventos. 

Ninguna sesión es perfecta la primera vez, pero tarde o temprano encontrarás la estrategia que mejor se adapta a ti y a tus asistentes. Recuerda estos 10 consejos cuando organices tu próxima sesión de formación. 

Y si necesitas ayuda o quieres aumentar la participación con una tecnología contrastada, escríbenos y recibe una demostración gratuita. 🔥

Las sesiones de capacitación pueden parecer sencillas pero solo algunas de ellas consiguen ser relevantes y efectivas, asegurando el aprendizaje de los asistentes. Estos 10 consejos para diseñar una sesión de formación te ayudarán mejorar la estructura de las sesiones, establecer pautas y, en definitiva, conseguir los objetivos clave. 

 

¿Qué es una sesión de formación y por qué deberías organizarla? 

Una sesión de capacitación es un evento que proporciona valor educativo a los asistentes. Ya sean habilidades corporativas, de trabajo en equipo o una certificación específica, estas sesiones pueden abarcar cualquier formato, desde conferencias y evaluaciones hasta discusiones y demostraciones. 

Los beneficios de la formación en el lugar de trabajo son innegables y constituyen una excelente manera de aumentar la moral, reenfocar a los equipos y mejorar el desarrollo profesional de sus empleados. A su vez, estos eventos ayudan a fomentar un entorno de trabajo más feliz y con una mayor productividad. 

Como organizador, es probable que tu objetivo sea maximizar la experiencia para que sea efectiva y valiosa para los asistentes. Nuestros 10 consejos te ayudarán a garantizar que el evento sea beneficioso para tu negocio o cliente, desde acelerar el rendimiento de los equipos hasta alcanzar objetivos clave. 

 1. Antes de la sesión, evaluar las necesidades

Realizar esta evaluación te ayudará a diseñar la estructura del evento y las sesiones de formación para mejorar las capacidades de los asistentes y, en última instancia, te ayudará a alcanzar los objetivos comerciales. 

Si bien existen muchas técnicas para realizar una prueba de necesidades, crear una plantilla de evaluación que muestre los distintos aspectos del evento es algo sencillo y efectivo. Define cada uno de los aspectos a tratar en el evento y evalúalos de 1 a 5 dependiendo de la importancia en relación con las necesidades de formación y la consecución de objetivos.  

 

 

2. Conocer los principios del aprendizaje para adultos

La organización de una sesión de capacitación debe tener en cuenta los principios de aprendizaje, más específicamente, los principios de aprendizaje para adultos. La Teoría del aprendizaje de adultos de Malcolm Knowles, pionera en el campo del aprendizaje para adultos, se centra en cinco principios fundamentales del aprendizaje: 

  • Autoconcepto: a medida que una persona madura, tiende a convertirse en un ser humano cada vez más autónomo. 
  • Experiencia del estudiante adulto: a medida que una persona madura, acumula una reserva creciente de experiencia que se convierte en un recurso cada vez mayor para el aprendizaje. 
  • Preparación para aprender: a medida que una persona madura, su disposición para aprender se orienta cada vez más hacia las tareas de desarrollo de sus roles sociales. 
  • Orientación al aprendizaje: a medida que una persona madura, sus perspectivas cambian y se enfocan más en resolver problemas. 
  • Motivación para aprender: A medida que una persona madura, la motivación para aprender se internaliza. 

Haz que las sesiones giren en torno a estos principios de aprendizaje y optimiza la formación con un enfoque de resolución de problemas que sustente todas tus sesiones. 

 

3. Establecer objetivos de aprendizaje

Los objetivos del aprendizaje son la base para la creación de las sesiones de formación. Éstos definirán las habilidades y el conocimiento que deberán tener tu equipo de formadores, pero lo más importante es que los objetivos del aprendizaje deben derivarse de la evaluación de necesidades que mencionamos anteriormente. Tener los objetivos claros maximiza el potencial y el impacto de las sesiones, estableciendo expectativas y asegurando a los asistentes que los temas sean relevantes. 

A su vez, los objetivos de aprendizaje deben ser medibles. Sería imposible mantener y apoyar futuras sesiones de capacitación sin poder hablar del éxito en eventos anteriores. Cuando se trata de establecer objetivos medibles, el formato SMART puede servirte de ayuda: 

  • Specific o Específico: los objetivos de la formación deben ser concretos. 
  • Measurable o Medible: los objetivos deben ser medibles para evaluar su éxito. 
  • Actionable o Alcanzable: los objetivos tienen que ser ambiciosos, pero también realistas y alcanzables. 
  • Reasonable o Relevante: considera las implicaciones para los asistentes y el negocio por igual. 
  • Time o Tiempo: un objetivo sin fecha límite no es factible. Ten en cuenta tanto el tiempo para la sesión como el tiempo para implementar las habilidades aprendidas en el lugar de trabajo. 

Trabajar sin unos objetivos claros de aprendizaje puede afectar al resultado de tus sesiones y la formación puede no ser tan exitosa como se esperaba.

 

4. Definir la estructura

La estructura de estas sesiones se puede hacer o deshacer. Como tal, debe planearse después de haber establecido los objetivos de aprendizaje y conociendo los principios del aprendizaje para adultos. 

La estructura permite establecer, como capacitador y/o organizador, un cronograma a seguir que sea indicativo de la claridad con la que estás resolviendo las necesidades de formación.  

 

 

5. Materiales de ayuda

Los materiales de capacitación son esenciales para aumentar la efectividad de las sesiones y se dividen en dos categorías: Para el formador y para los asistentes. 

Para el formador, los materiales actúan como una guía, deben respaldar lo que dice y mantenerle organizado, que puede ser la diferencia entre una excelente sesión de entrenamiento o una sesión más. El modelo de aprendizaje 5E es un ejemplo excelente:
 

  • Engage o Participar: para aprender, los asistentes deben poder contextualizar esta experiencia y tener actividades disponibles para guiarlos. 
  • Explore o Explorar: generalmente durante una actividad grupal, esta fase se enfoca en ayudar a los asistentes a entender y desarrollar las nuevas habilidades. 
  • Explain o Explicar: destaca la relevancia de la etapa anterior y su importancia para alcanzar el objetivo del aprendizaje. 
  • Elaborate o Elaborar: emplea a los participantes para perfeccionar esas habilidades conceptuales mediante la implementación de actividades de capacitación práctica. 
  • Evaluate o Evaluar: esta etapa se aplica tanto en formadores como en asistentes. Ambos deben valorar las sesiones e internalizar las lecciones aprendidas durante el evento. 

Las sesiones de capacitación deben responder a estos problemas enseñando a todos los asistentes algo que no sabían, proporcionándoles nuevas habilidades y ayudándolos a hacer mejor su trabajo. 

Quizás te interese conocer algunos consejos para diseñar un Kick Off de ventas memorable.

Si quieres conocer el resto de consejos, mantente atento a la publicación de la segunda parte de 10 consejos para diseñar una sesión de formación, aquí en nuestro blog. 🎓

¿Estás tratando de averiguar cómo diseñar una experiencia para eventos? La tecnología es el arma secreta de muchos organizadores de eventos y tiene el poder de ser enormemente efectiva en la consecución de objetivos. Pero para ello debes analizar cada punto de contacto significativo con el asistente antes, durante y después del evento, con el objetivo de comprender dónde tiene sentido integrar la tecnología. 

A continuación, enumeramos algunos de los puntos de contacto y objetivos más comunes en los eventos para proporcionar ideas sobre como la tecnología puede ayudar a lograrlos. Desde la primera visita al sitio web hasta el seguimiento posterior al evento, una combinación de estos elementos puede ayudar a crear y mejorar la combinación de experiencias para tus asistentes y otros públicos.  

 

Objetivo #1: Sitio web del evento y registro online 

Hoy en día es más probable que los asistentes accedan a tu contenido online a través de dispositivos móviles, como smartphones o tablets, que desde un ordenador, por lo que el sitio web del evento y el proceso de registro debe adaptarse a cualquier tipo de pantalla y resultar cómodo para los asistentes. Además, Google da preferencia en los resultados de búsqueda a los sitios optimizados para dispositivos móviles con las velocidades de carga más rápidas. 

Ten en cuenta las siguientes estadísticas: 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnologíaConsejos: 

  • En el sitio web, incluye imágenes de la marca del evento y un gran botón CTA (llamada a la acción) en un color llamativo para que los asistentes tengan claro lo que necesitan hacer.   
  • Utiliza herramientas analíticas de sitios web como Google Analytics para tomar decisiones informadas sobre el diseño y mejorar la navegación o el tiempo promedio de los usuarios.   
  • Para el proceso de registro, ten una sola página o incluye una barra de progreso en la parte superior para que los asistentes sepan qué ya les queda poco. 
  • Busca una herramienta que permita el inicio de sesión social, que toma parte o la totalidad de los datos requeridos desde una plataforma de redes sociales. Lo único que tienen que hacer los asistentes es verificar dos veces su información antes de enviarla. 
  • Para los visitantes que no se registraron la primera vez, utiliza el retargeting personalizado e invítales de nuevo a realizar registro. 
  • Usa URL´s etiquetadas y páginas de destino únicas en tus campañas de retargeting basadas en el enlace que inicialmente atrajo al usuario. 

 

Objetivo #2: Registro y acceso rápido a tus eventos 

Las primeras impresiones importan y se otorga un gran valor a la primera interacción que tu asistente tiene con la marca y el personal del evento. Un mal comienzo puede afectar negativamente a toda la experiencia y echar por tierra el trabajo de meses. Para evitarlo, ten en cuenta estos consejos cuando diseñes el acceso: 

Consejos: 

  • Evita las colas al habilitar el registro online, el check-in desde tu app para eventos o para un registro más innovador, utiliza la tecnología de reconocimiento facial. 
  • Utiliza una herramienta de registro profesional para proporcionar información adicional sobre el asistente, lo que permitirá a tu equipo brindar una experiencia de bienvenida más personalizada para los invitados. 
  • Crea una gran entrada con efectos audiovisuales que comiencen desde fuera, con proyecciones de iluminación en el edificio. 
  • La señalización digital se puede usar para dar la bienvenida y dirigir a los asistentes, por ejemplo, cómo llegar al área de registro o a qué hora empieza la próxima sesión. 
  • Incorpora un sistema de pago sin efectivo. Los asistentes valorarán no tener que esperar en los puntos de registro por complicaciones en el método de pago y tus ventas no se verán afectadas.

 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnología

Objetivo #3: Mejora las conexiones entre asistentes  

El networking es uno de los métodos más efectivos para la contribución al éxito empresarial y si este es uno de tus valores añadidos o es algo que la gente espera de tu evento, el diseño no sólo debe hacer posible estas conexiones con el tiempo y los espacios oportunos, sino que debe promover las interacciones.  

Consejos tecnológicos: 

  • Utiliza un chat u otra herramienta social que permita a los asistentes buscar profesionales de valor para tu negocio y comenzar una conversación o concertar una reunión en algún espacio habilitado para ello. 
  • Utiliza acreditaciones distintivas para cada categoría de asistente e incluso integra tecnología para que vibren o iluminen al acercarse a un posible contacto de interés.

 

Objetivo # 4: Atraer y mantener a patrocinadores y expositores 

Los ingresos provenientes de patrocinadores y expositores pueden ser una parte importante de tu presupuesto, por lo tanto, es vital brindarles una experiencia de gran valor para que sigan patrocinando tu evento el próximo año. La tecnología abre un gran abanico de opciones en este sentido. 

Consejos tecnológicos: 

  • Crea experiencias a través de pantallas táctiles, gamificación o realidad aumentada para llamar la atención de los asistentes y acercar los productos de tus patrocinadores. 
  • Utiliza la tecnología para registrar a los potenciales clientes que visiten a tus expositores y facilitar su seguimiento. 
  • Aprovecha los entornos tecnológicos para exponer a tus patrocinadores. Algunos ejemplos de ello son las apps para evento, las proyecciones en sesiones y las pantallas de señalización. 
  • Utiliza el mailing o las notificaciones desde la App del evento para compartir ofertas especiales de los patrocinadores.

 

Cómo diseñar una experiencia para eventos con tecnología

Objetivo #5: Maximiza el aprendizaje

El contenido formativo es un elemento clave a la hora de que tus invitados decidan o no asistir al evento. Es por ello que la agenda, el contenido, los ponentes y las actividades son una de las partes más importantes de la experiencia. Un evento debe captar el interés, mantenerlo e inspirar a los participantes. 

Consejos tecnológicos: 

  • Convierte el aprendizaje en algo interactivo y divertido mediante sistemas de votaciones en directo, preguntas a los ponentes y encuestas de satisfacción para medir el éxito. 
  • La información recopilada puede ser utilizada por el ponente para adaptar el contenido de su presentación en tiempo real y por parte tu parte para conocer qué temas o ponentes se adaptan mejor a tu audiencia. 
  • En los eventos de negocios, la tecnología puede facilitar la colaboración entre asistentes a través de espacios de trabajo online, donde las personas colaboran para resolver un problema y crear una solución dentro de un período de tiempo establecido.

 

En conclusión: 

En la actualidad, el diseño de experiencias en eventos va más allá de la logística, se busca conseguir la lealtad de los asistentes a través de un impacto único y memorable. 

La tecnología, los audiovisuales y la producción son una manera sencilla de elevar la experiencia del evento y ofrecer una mayor cantidad de posibilidades. Pero cada vez que pienses en utilizar un elemento o herramienta concreta, pregúntate como te ayudará a alcanzar tus objetivos.