Consejos

Las diferentes herramientas de tecnología para eventos pueden ayudarte a analizar múltiples aspectos de tu evento y recopilar la información necesaria para sacar el máximo provecho al análisis de tus resultados. En este artículo te mencionamos 5 aspectos que debes vigilar en el proceso de análisis de resultados de tu evento

1. Nivel de compromiso e interacción online:

Empieza por examinar los esfuerzos de la campaña de marketing analizando su rendimiento, es decir, controla cuánto tráfico está llegando a tu web, qué páginas están siendo visitadas, y la cantidad de tiempo que pasan los usuarios en cada página. Esta información te servirá para evaluar si tu sitio web está funcionando o es necesario que revises los aspectos que debes mejorar.  También nos permite saber cómo los visitantes han encontrado nuestra página web.

Gracias a estos datos podrás mejorar el marketing y la presencia digital del evento.

2. Datos demográficos del registro y tasa de finalización:

No te pierdas toda la información relevante que puedes recopilar de los asistentes durante el proceso de registro. Recuerda incluir preguntas sobre la demografía e intereses de los asistentes en el formulario de inscripción y utiliza estos datos para segmentar sus datos y analizarlos más a fondo. De esta manera, puedes evaluar si ciertos segmentos de asistentes están aumentando o disminuyendo en función de la demografía o las áreas de interés.

Para disminuir el número de inscripciones abandonadas, puedes hacer un marketing de seguimiento a aquellas personas que abandonaron el proceso de registro a mitad de camino.

3. Apps de Eventos disponibles en dispositivos móviles y participación en sesiones:

Nuestras apps para eventos ofrecen una gran cantidad de información valiosa que te permite hacer un seguimiento del evento a tiempo real, obtener resultados y analizar los perfiles de los asistentes para entender cuál es el contenido que más les interesa.

De esta manera, podrás tomar decisiones basadas en datos y mejorar la experiencia de tus usuarios demostrando el valor del evento.

También, la app cuenta con la opción de realizar una encuesta de satisfacción que te ofrece las opiniones de los asistentes para que puedas tener en cuenta sus valoraciones sobre los cambios que necesitas realizar.

4. Encuestas a los asistentes y feedback:

La información que recopilas de una encuesta a los asistentes puede proporcionarte una visión que normalmente no obtendrías al ver otros análisis de eventos. Los asistentes pueden ser a veces, tu fuente de información más valiosa y es importante escuchar sus comentarios y saber cómo aplicarlos de manera útil.

La encuesta puede ser tan simple como pedir a los asistentes que califiquen tu evento en una escala del 1 al 10 o puedes hacer preguntas más específicas sobre múltiples aspectos de tu evento. La encuesta puede ser enviada mediante correo electrónico o estar integrada en la app para eventos.

Los comentarios de la encuesta puedes utilizarlos para identificar a los usuarios satisfechos de tu evento quiénes podrían tener una influencia positiva en los demás asistentes.  Para ganar la confianza de tus asistentes, ponte en contacto con esos usuarios contentos para ver si les gustaría ser entrevistados con el fin de mostrar sus testimonios en tu sitio web del evento para generar buenas opiniones que llamen la atención sobre ese evento o los siguientes. Además, la encuesta también podrá ayudarte a saber qué aspectos han sido los menos efectivos o a descubrir nuevas ideas para mejorar en tus próximos eventos.

5. Comportamiento de los asistentes después del evento y análisis online:

Extrae toda la información posible cuando el evento finalice para alcanzar el éxito en los próximos. Además, identifica las posibles tendencias comparando información nueva con pasada (por ejemplo, el número de nuevos asistentes frente a participantes anteriores), ya que esto te ayudará a ver que áreas pueden seguir evolucionando o cuales ya consiguen todo lo que deseas.

 

En conclusión, analiza estos aspectos de tu evento o cualquiera otro que consideres interesante para extraer la máxima información relevante y beneficiosa que te ayudará a alcanzar los objetivos y focalizar tus esfuerzos de cara al futuro. Utiliza nuestras herramientas para que te ayudemos a que este proceso sea más fácil. ¡Contáctanos!

El tiempo avanza muy rápido y con él, todas las tecnologías y técnicas de marketing para eventos, así que no puedes quedarte atrás. Con la ayuda de algunos tips de marketing y tecnología para impulsar el éxito de tus eventos podrás ofrecer a tus clientes y asistentes herramientas tecnológicas para destacar tu evento y amplificar su alcance.

Infórmate de todas estas nuevas herramientas y tecnologías y logra que tu evento sea célebre y memorable. Aquí te mostramos algunas ideas:

Usa herramientas promocionales creativas para dar exposición y valor a tu evento desde todos los ángulos, reorientar tus campañas a tus “leads” o incrementar tus ventas a través de las redes sociales.

Posiciona tu marca en todos los niveles: desde una página web del evento dinámica y gráfica que impresione, hasta una buena estrategia de networking para los asistentes, que puedes conseguir a través de tecnologías como las apps o gamificación.

Crea un mensaje claro y consistente: crea una identidad para tu evento que se ajuste a tu imagen de marca, siendo única y memorable. Para reforzar esta identidad e involucrar a los asistentes, podrás utilizar herramientas de emailing o apps móviles.

Busca tener acceso a los pensamientos y percepciones acerca de las campañas de marketing. Utiliza alguna de las siguientes herramientas para impulsar y mejorar tus campañas: utiliza los “Tracking pixels” para saber qué campañas han sido más efectivas a la hora de impulsar el registro y da uso a los códigos promocionales, para ofrecer descuentos y para monitorizar el sistema de registro ajustándolo a la campaña.

Convierte a tus invitados en embajadores de marca consiguiendo que muchos asistentes hablen bien de tu evento. De esta forma, conseguirás incrementar notablemente las buenas opiniones sobre tu marca en todo el sector. Para esto haz sentir únicos a los asistentes: organiza eventos exclusivos, invita a ponentes increíbles y fomenta la participación resolviendo preguntas y votaciones en el evento y ofrece códigos de descuento a todos los asistentes que se hayan registrado.

Utiliza Hot Leads, lo que te permite monitorizar e identificar quien de los asistentes empezaron el registro, pero no lo terminaron del todo. Para no olvidarte de esos usuarios, puedes crear banners o landing pages en Google Ads reorientados hacia estos usuarios, que favorecerán el recordatorio del usuario y por lo tanto incrementarán los registros.

Crea correos electrónicos llamativos con capacidades de personalización y plantillas con un diseño atractivo. Dirígete a la gente correcta con el mensaje correcto, gracias a la personalización compleja y detallada que ofrecen muchas herramientas tecnológicas.

Haz que la primera impresión sea memorable: asegúrate de que la primera toma de contacto del cliente con el evento sea inolvidable, con una página web potente o una app que ofrezca información de calidad. Podrás personalizar estas herramientas manteniendo tu identidad de marca, pero generando igualmente una fuerte primera impresión.

Consigue diferenciarte del resto y que todos tus eventos destaquen sobre los demás y sean un absoluto éxito, cumpliendo todos tus objetivos de una forma eficaz y sencilla. Si buscas impresionar a tus asistentes con técnicas como el networking, apps para todo tipo de dispositivos o incluso con el diseño de la página web, nosotros somos tu solución. ¡Te esperamos!

Diseñar el sitio web de tu evento puede ser algo complicado de manejar, y tratar de evitar errores en el diseño causará mejor impresión.

Muchos profesionales de eventos todavía lidian con la problemática de crear una web del evento que se vea estéticamente bien, sea útil y cómoda para su audiencia y se enfoque en el aumento de registros y, en general, del engagement.

Un sitio web del evento debería ser:

  • Visualmente atractivo e interesante (que llame la atención del usuario y le haga quedarse)
  • Fácil de usar y de navegar
  • Adaptable

Suele ser uno de los primeros puntos de contacto con los visitantes de tu evento así que los primeros segundos cuentan y necesitas hacer esta primera impresión lo más impactante posible.

Es probable encontrar webs de eventos que se quedan cortas en esto, y que lamentablemente logran justo lo contrario: ser molestas, de uso frustrante y ahuyentar a la gente.

Es una realidad que una buena experiencia de usuario, puede mejorar y aumentar los ingresos y el engagement; arreglar los errores de su web del evento puede llevar algo de tiempo pero te ayudará a largo plazo.

Veamos una lista de errores que deberías evitar:

1. Un diseño no responsive

Aproximadamente un 60% de su audiencia visitará la web del evento desde un móvil, y si no pueden acceder a la información, o resulta complicada de leer, te arriesgas a perderlos en un punto crítico. La visibilidad en los motores de búsqueda también se verá afectada, ya que según Google es una ventaja tener un diseño responsive. Asegúrate de elegir un proveedor que te permita mostrar u ocultar elementos del contenido según el dispositivo usado.

 

2. Imágenes grandes y archivos multimedia

A los motores de búsqueda no les gusta la baja velocidad por tanto, si tus imágenes de alta calidad cargan lento, la visibilidad de tu página estará perjudicada. Puedes utilizar herramientas gratuitas (TinyPNG, ShortPixel, etc.) para reducir el tamaño del material gráfico y poder destacar tu página con imágenes impactantes sin que el ojo humano perciba la diferencia.

 

3. No incluir favicon

No tener favicon (el pequeño icono que aparece en la barra de herramientas de tu navegador) resulta poco profesional. Estos iconos son la pequeña etiqueta de identificación de la web del evento, muy útiles para el reconocimiento de la marca y   una ayuda visual para los visitantes de la web que quieran mantener la pestaña abierta mientras visitan otras páginas. Así harás más fácil la visita a tu web.

 

4. No tener un sitio seguro

¿Ves un HTTPS cuando miras en la parte superior izquierda de la barra de tu navegador? En este caso si lo ves, porque estás en nuestro sitio y nosotros somos 100% seguros. Pero con demasiada frecuencia los sitios web de eventos carecen de ese ingrediente crucial: no tener una web de eventos segura es como ondear con una bandera roja, no sólo en sus potenciales registrantes, sino también en los motores de búsqueda.

 

5.  No tener el registro online integrado

Tener el registro online separado del sitio web del evento confundirá a la gente.

Si quieres hacerlo más sencillo que nunca y compaginar la información con la posibilidad de inscribirse en el evento, no debería ser necesario cambiar de una plataforma a otra, si no que todo se englobe en la misma web de tu evento.

 

6. Uso de reproducción automática de vídeos

No importa lo importante, divertido, informativo o inspirador que sea tu video, por favor no lo hagas autoejecutable, en especial no hagas que se reproduzca de inmediato, y aún menos con el sonido encendido; puede ser realmente molesto para los visitantes.

 

7. Mala gramática y ortografía

Los errores ortográficos le suceden a cualquiera y nadie te juzgará por ello; pero si ocurren en todas las páginas y titulares puede hacer que parezcas poco profesional y perjudicará tu visibilidad.

 

8. Ignorar la legibilidad

Usar fuentes demasiado pequeñas, utilizar un fondo en conflicto con la fuente, combinaciones de colores equivocadas, o usar fuentes que chocan (cuando son muy similares), entre otros errores. Todo esto puede causar confusión y desviar la atención del contenido; cuando lo que buscamos es que el visitante se centre en él.

 

9. No pensar en la audiencia

No hagas que todo tu contenido gire en torno al evento o a la marca. Muestra a los visitantes lo que hay para ellos y cómo el evento les puede aportar algo positivo. Piensa en los deseos, metas, temores y demás de tu público, y busca que tu contenido también se adapte a esto, así el engagement crecerá.

 

En conclusión, estos y muchos otros consejos pueden ayudarte a crear un sitio web que capte la atención del público, sea eficiente y les ayude a registrarse para el evento.

Si quieres más consejos y que te ayudemos a conseguir una web del evento muy completa e impactante, ponte en contacto con nosotros. ¡Será un éxito!

Encontrar las preguntas correctas para tu registro puede hacerte debatir entre preguntar lo suficiente o no preguntar demasiado y, seamos sinceros, muchos organizadores no le dan la suficiente importancia a este aspecto. Recuerda que un formulario de registro te facilitará la gestión de la logística en hoteles y restaurantes, la personalización de las experiencias y el análisis posterior de tu evento. 

 

¿Qué preguntas no deben faltar y por qué? 

Aparte de los campos habituales en los formularios, como la empresa, el cargo, su categoría de asistente, su ciudad o código postal, es importante tener en cuenta las siguientes preguntas:

 

1. Ropa o talla de zapatos

Si vas a dar una bolsa con obsequios y tienes pensado incluir camisetas o zapatillas (o sandalias si tu evento es más veraniego) pregunta por su talla, es mejor recopilar esta información ahora y no necesitarla, que no pedirla y limitar las opciones de tus regalos.

 

2. Información de contacto de emergencia

Desafortunadamente, muchos organizadores prescinden de esta pregunta. ¿Qué sucede si le ocurre algo a un asistente durante el evento y necesitas ponerte en contacto con un familiar o amigo? Si quieres cuidarte las espaldas, incluye esta información para tenerla a mano en caso de que suceda algo inesperado. 

 

3. Alergias y preferencias alimentarias

Un aspecto indispensable para ofrecer una buena experiencia a tus asistentes, por lo que vale la pena incluirla. Además, si añades una opción de respuesta con selección múltiple para las alergias o preferencias alimentarias más populares podrás saber rápidamente cuantos menús vegetarianos necesitarás en el evento.

 

4. Casilla de verificación de cumplimiento GDPR

En la era de la privacidad es mejor ser transparente y asegurarte de que tus asistentes saben en manos de quién queda su información, así como que es tratada de manera correcta. El GDPR es todavía bastante nuevo pero es un aspecto clave y no debes olvidarlo a la hora de incluir una casilla de verificación en tus formularios de registro. 

 

7 preguntas que debes hacer en tus registros

 

5. Imagen de perfil

¿Para qué esperar a solicitarla cuando ya estén registrados? Las imágenes de perfil ayudarán a tus asistentes a iniciar conversaciones y enviar solicitudes de reunión entre ellos, ya que aporta un aspecto más humano a tu evento.

Además, si quieres sorprender a tus asistentes con un acceso a través de reconocimiento facial, será necesario solicitar una foto para su identificación. Puedes saber más sobre cómo funciona el reconocimiento facial y la seguridad que proporciona a tu evento en este artículo.

 

6. Selección de sesión

Es importante pensar en la logística del evento y conocer el número de asistentes que irá a una determinada sesión, esto te permitirá gestionar la capacidad de la sala o la cantidad de comida que necesitas contratar. También sabrás cuál es la sesión más popular para moverla a una sala más grande o enviar avisos personalizados para fomentar la asistencia a aquellas sesiones menos multitudinarias. 

 

7. Información de hospedaje

Si estás gestionando la lista de habitaciones de un hotel, debes asegurarte de solicitar las fechas de entrada y salida de sus asistentes. Inclúyelas en el email de confirmación para que no haya ningún tipo de confusión. Ten en cuenta la capacidad del hotel y deshabilita las opciones que ya no estén disponibles.

 

Deshazte de las preguntas que no son esenciales 

Ten en cuenta que cuanto más largo sea el formulario, menor será la probabilidad de que los potenciales asistentes se registren. Lo que queremos es que el formulario sea accesible, intuitivo y rápido de cumplimentar, por lo que una página web destinada a este uso es la mejor opción. 

 

Conclusión 

Espero que estos consejos te sean de utilidad cuando vayas a diseñar tu próximo registro para eventos, recuerda cumplir con la privacidad de tus asistentes (incluye la casilla de verificación para cumplir con el RGPD), tener en cuenta su información individual (tallas de ropa y alergias) y solicitar los datos necesarios para gestionar de manera eficiente la logística de tu evento (fechas de entrada-salida de hoteles, asistencia a sesiones y contactos de emergencia). 

¿Quieres sacar el máximo partido a tus registros? Nosotros te ayudamos.

Los eventos son a menudo los grandes olvidados cuando se trata de generar un cambio social y proteger el medio ambiente. Cuando piensas en todo el papel, el plástico y la electricidad que se desperdician innecesariamente, queda claro que la industria de los eventos necesita cambiar para adaptarse a los nuevos tiempos y tomar cartas en un problema que nos afecta a todos. De cara a tus próximos eventos, puedes tener en cuenta algunos aspectos que reducirán el impacto medioambiental de tus reuniones o congresos y no te llevarán más tiempo de trabajo. Asimismo, los asistentes son cada vez más conscientes de estas prácticas y valoran muy positivamente el interés por el medio ambiente de las marcas.  Para ayudarte a comenzar este proceso, hemos determinado 6 aspectos básicos que puedes tener en cuenta para, poco a poco, diseñar eventos sostenibles. 

 

1. Invitaciones y registro online

Las invitaciones físicas, además de los costes y los problemas logísticos que suponen, constituyen una cantidad de gasto en papel, tinta, plásticos (sobres) y combustible (transportistas) innecesario. Más aún cuando el email, que es considerado como el canal preferido por los departamentos de marketing para generar confianza e imagen de marca, facilita el acceso a una página web de registro con solo hacer un clic, personaliza el mensaje de manera automática para cada asistente y no conlleva ningún otro gasto que afecte al medio ambiente. 

Además, si lo acompañas de una página web de registro, centralizarás toda la información en una misma base de datos (como un Excel) y ahorrarás tiempo y tinta cada vez que quieras repasar los listados. 

 

2. Elige un lugar accesible con transporte público

Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de buscar un lugar para tu evento es considerar la ubicación, no importa lo ecológico que sea la sede si tus invitados solo pueden acceder con vehículos privados o realizar varias escalas en avión para llegar hasta allí. Lo ideal es que tú o tu proveedor de servicios para la gestión de ubicaciones seleccione un lugar al que se pueda acceder en transporte público, tren o al menos con un viaje corto en avión, pero es comprensible que eso no siempre sea posible. 

Si estás organizando un evento nacional o internacional que requiere la asistencia de personas desde diferentes lugares, al menos trata de encontrar un lugar accesible desde el aeropuerto, la estación de tren u otros medios de transporte para que la gente no tenga dificultades para llegar a la sede, sin importar de dónde vengan. 

 

3. Busca sedes con certificados de eficiencia energética

Hoy en día, cada vez más lugares comienzan a comprender la importancia de utilizar la energía renovable en sus edificios, por lo que si deseas enfatizar en la sostenibilidad, elegir una sede que utilice energía solar o eólica puede ser una excelente opción. 

Aunque esto puede limitar la cantidad de opciones, hay muchos buscadores de sedes gratuitos o proveedores de servicios para la gestión de ubicaciones que pueden ayudarte a generar un listado de potenciales opciones. 

Hoy en día, la energía solar es más eficiente que nunca y no requiere mucho esfuerzo para conseguir satisfacer las demandas de electricidad más básicas como la iluminación. La sede siempre puede recurrir al suministro de la red local, por lo que no estás arriesgando nada al elegir este tipo de lugares y al mismo tiempo te diferencias de tus competidores con una notable orientación hacia la protección del medio ambiente. 

 

 

4. Utiliza tecnología en lugar de papel

Todo el mundo sabe lo que es una app, los asistentes están acostumbrados a utilizarlas e incluso esperan que tu evento disponga de una. Aprovecha esta solución para proporcionar la información del evento, como la agenda o el listado de ponentes, sin realizar ni una sola impresión y con los datos siempre actualizados. 

Además podrás incluir el código QR para el acceso, herramientas de interacción durante las sesiones o realizar las encuestas de satisfacción de manera online, ahorrando en papel y mejorando las tasas de interacción o engagement de tu evento. 

No olvides que, al elegir un lugar para eventos sostenibles, debes asegurarte de que todo el desarrollo del evento se haga en la misma línea y respete el medio ambiente. Por ejemplo, al elegir la sede asegúrate de que los platos y utensilios dispuestos en el lugar sean reutilizables, que utilizan luz natural para reducir el gasto en electricidad y que disponen de un sistema de organización y reciclado de las basuras. 

 

 

5. Si necesitas acreditaciones, sin plásticos

Todos sabemos que a veces, es imprescindible el uso de acreditaciones para gestionar a los asistentes y favorecer que los comerciales identifiquen a los posibles clientes. Para estos casos busca soluciones sostenibles que limiten el impacto medioambiental, como las acreditaciones de papel reciclable listas para utilizar con tus lanyards. Así estarás contribuyendo a eliminar los plásticos, que pueden tardar hasta 1.000 años en degradarse y son uno de los principales problemas en la lucha contra la contaminación. 

Y si además cuentas con un sistema de impresión onsite que acredite unicamente a los presentes, estarás ayudando también a una gran reducción del gasto. 

 

 6. Reduce la huella

Esta es un aspecto que debemos tener claro desde el principio. Evento tras evento vemos cómo después de que los asistentes se hayan ido, el lugar queda lleno de basura, que además se encuentra mezclada. Confirma con los responsables de la sede que tienen un plan para reciclar la basura y que cuentan con un sistema instalado. El objetivo es hacer que los asistentes puedan reciclar y mantener el lugar limpio de la manera más fácil posible mientras disfrutan, por lo que será imprescindible asegurarte de colocar muchas papeleras de reciclaje en lugares visibles del evento. 

Para ayudar en este proceso, recalca a los invitados la importancia de colaborar a través del personal de información e incluso estudia la posibilidad de contar con otra plantilla de apoyo y voluntarios para esta tarea. 

 

Empieza a hacer tus eventos sostenibles 

Hemos hablado de algunos cambios que puedes realizar durante el diseño de tus eventos para hacerlos más sostenibles, pero el primer paso y el más importante es estar realmente comprometido con el cambio. 

Empieza implementando las opciones más sencillas y utiliza una o dos horas a la semana para estudiar otras opciones y continuar avanzando, poco a poco, en el desarrollo de unos eventos más respetuosos con el medio ambiente. Las decisiones que tomamos todos los días impactarán al mundo durante las próximas décadas y tenemos la oportunidad de cambiar la forma en que nuestro sector actúa, escríbenos y empecemos a hacer tus eventos sostenibles ahora mismo.

 

El sector de los eventos, por su naturaleza, evoluciona a pasos agigantados para adaptarse y mantener un carácter innovador de cara a su factor más importante, los asistentes. Para ello, es imprescindible que los profesionales de eventos estén constantemente realizando cambios y mejoras en el diseño de sus experiencias. Para ayudarte a comenzar con buen pie, aquí te traemos 6 consejos para modernizar tus eventos. 

 

1. Mantén el factor sorpresa en las experiencias 

Los eventos han evolucionado hasta convertirse en completas experiencias, donde los asistentes esperan ser sorprendidos cada vez y los organizadores trabajan para mantenerse a la vanguardia con el factor sorpresa. El marketing experiencial se ha convertido en una forma popular de atraer a los asistentes, a la vez que proporciona una experiencia que añade valor a tu evento. 

  

2. Usa la tecnología de manera inteligente 

Estamos viendo como la tecnología ha ganado popularidad en los últimos años y que su incorporación abre un abanico de posibilidades para la industria. Dada la variedad y la cantidad de opciones que tienes a tu disposición, tomate el tiempo necesario para elegir cuidadosamente la tecnología que agregue mayor valor a la experiencia general de tu evento, implántala de forma transparente y explica sus beneficios.  

Por ejemplo, puedes incorporar la tecnología de reconocimiento facial para acreditar a los asistentes con un efecto sorprendente, a la vez que recoges datos desde el primer momento. 

 

3. Adapta más soluciones ecológicas 

Diseñar eventos sostenibles no solo tiene un impacto positivo en el medio ambiente, sino que también puede tener un impacto positivo en tus asistentes, en cómo se sienten y en cómo te ven. Incorporar soluciones ecológicas puede ser más fácil de lo que piensas.  

Por ejemplo, ofrece la agenda actualizada dentro de la app del evento en lugar de imprimir los programas cada vez que se realiza un cambio, así reducirás el impacto medioambiental e incluso tus gastos. Echa un vistazo a este artículo para obtener 5 consejos para diseñar eventos sostenibles. 

 

Renovarse o morir Empieza a modernizar tus eventos

 

4. Toma mejores decisiones con datos 

La tecnología nos permite recopilar más datos que nunca, desde los intereses y preferencias de los asistentes, hasta los niveles de interacción y asistencia en las sesiones. Los organizadores pueden aprovechar esta información para obtener valiosas interpretaciones que ayuden a crear una mejor experiencia y, en última instancia, hagan crecer el negocio y las ventas. Cuando diseñes tus eventos, busca formas de capturar información fácilmente y durante todo el ciclo de vida del evento. 

Por ejemplo, cuenta con un registro online que te permita recoger la información y centralizarla en una sola base de datos, que se integre con el sistema de check-in o la app del evento, donde continuar recogiendo más datos y que te permita tomar decisiones para este y futuros eventos. 

 

5. Automatiza los procesos donde sea posible 

Trabajar más arduamente no significa alcanzar mejores resultados, sino trabajar de manera de manera más inteligente. Aprovecha la tecnología que tienes disponible para automatizar procesos, ahorrar tiempo y centrarte en aspectos más importantes. 

Por ejemplo, crea campañas de email automatizadas para el save the date, la invitación, la confirmación del registro o el recordatorio los días previos al evento y analiza las estadísticas de apertura o clic, entre otras. 

  

6. Ofrece a los asistentes algo más que sesiones 

Los programas de los eventos están repletos de ponentes, sesiones informativas y muchos otros contenidos en un corto espacio de tiempo. Da un poco de libertad a tus asistentes y, además de una experiencia educativa, proporciona un tiempo y espacio para la relajación. 

Por ejemplo, puedes disponer de una sala alejada de las sesiones para que las personas tengan la oportunidad de relajarse y charlar de manera distendida con el resto de asistentes, creando una experiencia más cómoda y mejorando el networking. 

 

Si no quieres quedarte atrás en tus eventos, nosotros te ayudamos. En Orquidea te ofrecemos las mejores soluciones tecnológicas para todo el ciclo de vida del evento, ofreciendo una experiencia única para los asistentes y ahorrando tiempo y recursos a los organizadores.

La personalización y la presencia de tu marca en una aplicación para eventos no es un elemento meramente estético, sino que ayuda a establecer el tono del evento y a reforzar el engagement de los asistentes con el contenido que compartes. Apelar a un diseño llamativo y diferente a lo que los asistentes están acostumbrados a ver, puede potenciar la interacción con la aplicación y crear una conexión más fuerte entre ellos y tu marca o evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio tu app. 

La pantalla de inicio es lo primero que los asistentes ven cuando interactúan con tu aplicación del evento y establecer una buena primera impresión es fundamental para mejorar su acogida. Para ayudarte a crear una app memorable queremos compartir contigo algunas sugerencias que te guiarán en el momento de personalizar tu pantalla de inicio. 

 

¿Qué deberías tener en cuenta para el diseño? 

Si bien las apps suelen contar con unos diseños preestablecidos, dónde resulta difícil destacar, nuestras aplicaciones para eventos ofrecen multitud de posibilidades para su personalización que pueden marcar la diferencia cuando se trata de impresionar y crear una conexión de marca con los asistentes. Esto se hace vinculando los widgets de tu pantalla de inicio a secciones específicas dentro de la app o a sitios web externos. La creación de imágenes visualmente atractivas ayudará a captar la atención de tus asistentes y animará a interactuar con la aplicación, facilitando y agilizando la forma en que acceden al contenido. 

Para establecer una experiencia coherente, recomendamos trabajar con un diseñador gráfico que desarrolle las imágenes personalizadas que reflejen tu marca o el tema del evento. Si no tienes acceso a un diseñador gráfico, en Orquidea proporcionamos servicios de diseño como parte de nuestra oferta de servicios profesionales. 

 

Personalizando las imágenes de la pantalla de inicio 

Una vez tengas decidido el tema y carácter de tu evento será hora de comenzar a pensar en el diseño que quieres que tenga tu app y las sensaciones que quieres transmitir. 

Una de las primeras cosas que deberás hacer, y posiblemente sea uno de los factores más importantes de la pantalla de inicio, es establecer una paleta de colores que se adapte a tu evento. Seleccionar los colores correctos ayudará a captar la atención de los asistentes y a posicionar tu marca. 

El siguiente paso consistirá en elegir las imágenes de los widgets (botones de la pantalla de inicio) que deseas utilizar, ya que cada uno de ellos debe estar en línea con tu marca o evento, a la vez que indica el tipo de contenido al que dirige. Ten en cuenta las tipografías, los íconos y los gráficos, todos contribuyen a la estética general que transmites. 

Para causar una mayor impresión, considera componer una imagen única a través de los widgets o utilizar archivos gif para darle vida a tu app. 

 

Diseñando la pantalla de inicio de tu app para eventos

 

Piensa en ir más allá 

¿Buscas una aplicación para tu evento completamente única? Explora más allá de los límites y crea una aplicación a tu medida con nuestra herramienta de diseño avanzado. Te permite incorporar CSS, modificando el estilo general de la app, como la disposición, la forma y el espaciado de los widgets. 

Tu equipo de diseño podrá trabajar libremente o, en caso de no disponer de especialistas en lenguaje CSS, nosotros nos aseguraremos de que tu app se haga realidad. 

 

En conclusión 

Si bien el diseño y la marca no son las primeras razones por la que elegiste utilizar una aplicación en tu evento, estos apartados pueden jugar un papel muy importante en la acogida y en la forma en que los asistentes interactúan con el contenido. Con una pantalla de inicio bien diseñada proporcionas a tus invitados un espacio agradable donde consultar el contenido y estar al tanto de las novedades. Independiente de tu marca o evento, transmitir su carácter o temática siempre aportará un plus para su posicionamiento. 

Planificar y llevar a cabo un evento no es tarea fácil, incluso para el planificador más experimentado. La combinación de múltiples tareas pequeñas y grandes, predecibles e impredecibles, que se acumulan en torno a una fecha límite es caótico para cualquiera. Por ello, es fácil entender que un trabajo como el de organizador de eventos se encuentra de manera sistemática en la lista de los trabajos más estresantes. 

La cantidad de tiempo, recursos y conocimientos técnicos necesarios para producir un evento con éxito es algo con lo que muchos equipos lidian todos los días. Y cuando añades las demandas de los asistentes para una experiencia más atractiva y tecnológica, la presión es aún mayor. 

No es de extrañar que los asistentes de hoy en día esperen elementos tecnológicos, como una aplicación del evento, para acceder fácilmente a la información del evento, participar en las votaciones o en los retos de gamificación. Es por eso que muchos organizadores aprovechan la experiencia y conocimiento de sus proveedores, para poder centrarse en lo que mejor hacen: diseñar una experiencia memorable. 

En este artículo te mostraremos 5 servicios que te ayudarán a diseñar la mejor aplicación para tu evento.

  

1. Consultoría técnica, para alinear tu aplicación con tus objetivos

Los objetivos que estableces al comienzo del proyecto deben ser la base sobre la que se sustenta todo el diseño del evento y a través de los cuales medirás el éxito. Los objetivos para cada evento son diferentes, por lo que la manera en que deben ser llevados a cabo debe abordarse de manera particular para cada evento.  

En Orquidea trabajamos contigo para desarrollar una estrategia personalizada con objetivos específicos, que se puedan medir a través de los datos que arroja la aplicación del evento. También te ayudamos a planificar los tiempos de producción y mantenerte al día con las últimas tendencias y normativas del sector. 

 

2. Diseño experto, para reforzar tu imagen de marca

El branding de la aplicación del evento actúa como otro punto de contacto para reforzar la conexión entre tu público, la organización y el evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio de la aplicación del evento. 

La pantalla de inicio es lo primero que tus asistentes ven cuando acceden con la aplicación de eventos. En Orquidea te ofrecemos una plataforma completamente personalizable, desde la simple selección de colores hasta las técnicas de estilo avanzado como el CSS, y un equipo de diseño especializado para impresionar a tus asistentes. 

 

5 Servicios que te ayudarán a alcanzar el éxito con tu app para eventos

 

3. Servicios de integración, para conectar tu app del evento

Las integraciones de una aplicación para eventos pueden ayudarte a mejorar el flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo a la hora de gestionar y analizar los datos. Pero comprender la parte técnica de una integración puede ser complejo y muchos equipos no cuentan con especialistas en este apartado. 

Una forma típica de integración es la generada entre el sistema de registro y la aplicación del evento. En este caso, los datos relacionados con los asistentes, los ponentes y las sesiones se recogen durante el proceso de registro y se sincronizan con la aplicación móvil para que todo esté listo cuando los asistentes descarguen la aplicación. En Orquidea, nuestros servicios de integración te permiten sincronizar automáticamente tu app con multitud de herramientas, incluyendo: 

  • Herramientas de gestión de la relación con el cliente (CRM) 
  • Asociación de Sistemas de Gestión (AMS) 
  • Automatización de Marketing y Plataformas de Email Marketing 
  • Herramientas de registro 
  • Sitios web de eventos 

Nuestro equipo trabaja en estrecha colaboración con organizadores de eventos como para garantizar que se definan y cumplan los requisitos de la integración, consiguiendo que todos los sistemas se comuniquen y gestionen los datos de manera impecable.

 

4. Materiales de marketing, para impulsar tu comunicación y promoción

Si bien el diseño de una aplicación para eventos y la creación de funciones basadas en las necesidades de los asistentes es una prioridad, todos tus esfuerzos se malgastarán si el público no conoce la aplicación o no entiende la importancia de su descarga y uso. No comunicar y promocionar sus beneficios al público dará lugar a desaprovechar una herramienta tan completa. 

Nuestros servicios complementarios te permiten promocionar tu aplicación para eventos y aumentar las tasas de adopción a través de materiales y herramientas de marketing con tu marca.  

Página web de registro 

Esta página de registro es la oportunidad perfecta para promocionar tu evento y animar a los asistentes a que descarguen la aplicación del evento. Con nuestro servicio de registro podrás crear una página web completamente personalizada con la imagen de tu marca y proporcionar un formulario intuitivo e integrado con la aplicación móvil. 

Email marketing 

Como parte de nuestros servicios creamos campañas de correos electrónicos con tu imagen de marca para el save the date, la invitación o el registro, por ejemplo. Si tienes la posibilidad, te recomendamos enviar un email promocionando tu aplicación del evento y mostrando los beneficios de su descarga. El mensaje puede ser directo, alentando a los asistentes para que comiencen a explorar el contenido e incluso ofrecer un incentivo a los primeros que accedan. 

 

5. Soporte en el evento, para asegurar que todo salga perfecto

No importa las veces que lo hayas repasado en tu cabeza y preparado para el evento, siempre habrá pequeñas (y a veces grandes) sorpresas. Con tantos elementos en juego, como los cambios de última hora en los horarios de las salas, la cancelación de ponentes o los problemas con los alimentos y las bebidas, lo último que necesitas es preocuparte por los aspectos técnicas. 

En Orquidea ofrecemos servicios de soporte en el lugar del evento para garantizar una experiencia fluida y sin problemas. Con este servicio, un especialista en tecnología te acompaña durante todo el evento para ayudarte con cualquier aspecto técnico, como la gestión de la aplicación para eventos, el lanzamiento de encuestas en vivo, la proyección de resultados, etc.

 

En conclusión 

Si no cuentas con un ejército de personas, con las habilidades técnicas o el tiempo necesario para diseñar y lanzar tu aplicación para eventos, nuestro equipo de expertos estará disponible para que todo salga según lo tienes planeado. Aprovecha nuestra experiencia en el diseño de soluciones tecnológicas y alcanza el éxito mientras ahorras tiempo y energía.

Descubrir nuevas tecnologías y transformar las experiencias de los asistentes es el primer paso para un organizador de eventos, saber sacar el máximo partido de éstas es el resultado de su experiencia o de la de sus proveedores. Sabemos que no sólo quieres modernizar tus procesos sino aprovechar las nuevas tecnologías para crear mejores experiencias, por eso en este artículo os traemos siete ideas interactivas para conquistar a tus asistentes. 

 1. Empieza rompiendo el hielo

Realizar una votación para romper el hielo no solo avisa a la audiencia de que la sesión será interactiva, sino que también hace que todos los asistentes tengan tiempo para iniciar sesión en la plataforma y aprendan a utilizarla. Cuantas más personas participen, mejores serán tus análisis del evento. 

Recomendamos que sea algo divertido, después de todo, es una oportunidad para generar un buen ambiente que anime a los asistentes a participar.  

También puedes gamificar este sondeo y dar puntos por las respuestas correctas. Así podrás mostrar los resultados en tiempo real a través de una tabla de clasificación e impulsar la competitividad. 

  

2. Guarda un par de preguntas bajo la manga 

Ya sea para asegurarte de que la sesión se mantenga enfocada en un tema específico o simplemente para comenzar a recibir preguntas, tener un par de ellas preparadas de antemano te será de gran utilidad. 

Una vez que los asistentes vean el estilo o el tono de una pregunta enviada, estarán mucho más dispuestos a formularlas por ellos mismos. 

 

3. Diseña encuestas que generen impacto

Una forma particularmente interesante de involucrar a tu audiencia es el uso de encuestas de impacto. 

Cuando implementas una encuesta de este tipo primero preguntas a la audiencia sobre un tema, después les presentas una información adicional y procedes a encuestarlos de nuevo. De esta manera, se puede ver el impacto de esta información y medirlo a través de datos reales.

Puedes aprovechar este resultado para orientar la sesión y darle mayor relevancia al contenido, lo que ayuda a mantener a tu audiencia interesada. 

 

7 ideas interactivas para conquistar a tus asistentes

 

4. Mantén el anonimato de tu audiencia

Si bien a veces es útil saber quién está preguntando o respondiendo, también hay ciertos escenarios en los que mantener las preguntas en el anonimato es muy beneficioso. 

Uno de esos escenarios podría ser una sesión sobre un tema delicado o polarizado. La audiencia a menudo tiene miedo a hacer las preguntas que realmente le interesan si tiene que preocuparse por lo que otros pensarán de ellos. Con las preguntas y respuestas anónimas, los asistentes tienen la capacidad de decir lo que piensan sin temor a ser juzgados, lo que aporta más valor a tu público y por ende, aumenta los niveles de participación. 

  

5. Aprovecha el contenido audiovisual

Has encuestado a tu audiencia, has gamificado tus sesiones y has brindado la oportunidad de recibir preguntas y comentarios en tiempo real. Puede que sientas que tu audiencia necesita un respiro, ¡no hay problema! Incluye un video y bríndales un descanso bien merecido. 

Para una mejor experiencia recomendamos que reproduzcas el video en una pantalla de grandes dimensiones.

  

6. Cede el poder a tu público 

Una magnífica manera de mantener el dinamismo de tu presentación es poner a tu audiencia en el centro y generar contenido en base a sus necesidades. 

Para hacer esto, encuesta a tus asistentes sobre un tema. Por ejemplo, puedes preguntar sobre su opinión de un evento reciente o sobre una tendencia existente dentro de la industria. El debate y el contenido que se genere a continuación será definido por los resultados de la encuesta. 

Tu audiencia tendrá una experiencia única y se sentirá valorada al poder dirigir la sesión en función de sus intereses.

  

7. ¿Crees que es el final? Para nada

Si tienes pensado facilitar a los asistentes las presentaciones de las sesiones, incluye una encuesta final para poder descargarlas y, de esta manera, incentivar la participación. Esto es música para los oídos de cualquier organizador de eventos. 

En lugar de enviar tu encuesta de satisfacción días o semanas después del evento, lo que provoca que el público olvide ciertos detalles, de esta manera tienes la oportunidad de recopilar los datos allí mismo. Esto no solo te proporciona datos más precisos, sino también una tasa de respuesta de entre un 30% a un 90%. 

 

¿Quieres hacer más interactivas tus sesiones? En Orquidea te ayudamos a conseguir tus objetivos. 

Los perfiles de los asistentes a conferencias y eventos han cambiado en la última década. Las nuevas generaciones se han integrado en el mundo laboral y la tecnología es una parte integral de nuestra vida cotidiana. Debido a ello, el objetivo de un planificador de eventos ha pasado de obtener el mayor número de asistentes a centrar su labor en el diseño de experiencias que aporten valor al público.

La economía también está cambiando, los presupuestos de los eventos se están recortando y el acceso a los recursos online es abundante. Por lo tanto, tiene sentido que los asistentes sean más selectivos a la hora de elegir los eventos a los que asistir.

Los asistentes también son consumidores. El proceso para decidir si se registrará en tu evento es el mismo que lleva a cabo cuando compra cualquier otro producto, y siempre vas a tener competidores en el mercado, por lo que necesitas diferenciar tu evento. La mejor manera de hacerlo es proporcionar la mayor cantidad de valor posible en relación con tu tiempo y presupuesto. 

 

Arrojando algo de luz 

En todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Millennials), el 76% de los encuestados dijo que es importante que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos. Por lo tanto, deducimos que la posibilidad de establecer conexiones de relevancia influye en su decisión de asistir a tu evento. 

Con un 84% destacándolo como un factor determinante, el networking es especialmente importante para los Millennials. Las generaciones más jóvenes ven los eventos como una forma de hacer crecer su red de contactos y buscar oportunidades de mejora profesional. 

Si estás utilizando una aplicación móvil para promover el networking, esta es tu oportunidad de animar a los asistentes a descargarla. 

 

Reuniones 1 a 1: Impulsando el networking

 

Solicitud de reuniones a través de la App del evento

 

Beneficios para los planificadores 

  • Mejor engagement y uso de la tecnología. Promover la solicitud de reuniones antes del evento es un valor añadido para impulsar la descarga de la app y fomentar su uso. 
  • Mayor satisfacción de los asistentes. Permite que tu público participe en las reuniones 1 a 1 y genere conexiones de calidad durante tu evento. 
  • Crear una comunidad de eventos más fuerte. Las reuniones ayudan a crear un sentido de comunidad, que se mantendrá unida en éste y en futuros eventos.
  • Una sede alineada con los objetivos del evento. Saber que los asistentes tendrán reuniones ayudará a diseñar un espacio que permita tomar un café y hablar con cierta privacidad. 

Beneficios para los asistentes 

  • Maximiza su tiempo en el evento. Las reuniones programadas permiten aprovechar mejor el tiempo y organizar la agenda de cada asistente.
  • Brinda una manera más fácil de conexión. La capacidad de solicitar reuniones con personas clave aumenta las posibilidades de establecer relaciones significativas durante el evento. Es fácil buscar contactos a través de la lista de asistentes o encontrarlos por su nombre, compañía o cargo. 
  • Facilita la forma en que rompen el hielo. Se evitan las incómodas presentaciones en persona, ya que la comunicación online es mucho menos intimidante. 
  • Aumenta la eficiencia en la gestión de los detalles. Las reuniones se incluyen en las agendas de los asistentes con la hora y el lugar de las mismas. 

 

¿Cómo potenciar el networking con la app para eventos?

1. Los asistentes se encuentran a través de la lista de asistentes en la propia App.

2. Envían una solicitud de reunión a la persona elegida con una fecha y hora determinadas.

3. El destinatario acepta o rechaza la invitación. Si es aceptada, la reunión se incluye en la agenda de los participantes.

 

En el pasado, lograr el éxito del evento se enfocaba en hacer que las personas asistieran al evento, pero los asistentes de hoy en día tienen unas expectativas más exigentes respecto al valor de la experiencia en el evento. Esto obliga a los organizadores a buscar nuevos métodos para contentarlos y diferenciar su evento de la competencia.

La mejor forma de hacerlo es a través del networking, ofrece a tus asistentes la libertad de establecer sus propias conexiones a través de una app para eventos y genera un valor diferencial en tu evento. ¡En Orquidea te ayudamos a conseguirlo!