Consejos

Los eventos son a menudo los grandes olvidados cuando se trata de generar un cambio social y proteger el medio ambiente. Cuando piensas en todo el papel, el plástico y la electricidad que se desperdician innecesariamente, queda claro que la industria de los eventos necesita cambiar para adaptarse a los nuevos tiempos y tomar cartas en un problema que nos afecta a todos. De cara a tus próximos eventos, puedes tener en cuenta algunos aspectos que reducirán el impacto medioambiental de tus reuniones o congresos y no te llevarán más tiempo de trabajo. Asimismo, los asistentes son cada vez más conscientes de estas prácticas y valoran muy positivamente el interés por el medio ambiente de las marcas.  Para ayudarte a comenzar este proceso, hemos determinado 6 aspectos básicos que puedes tener en cuenta para, poco a poco, diseñar eventos sostenibles. 

 

1. Invitaciones y registro online

Las invitaciones físicas, además de los costes y los problemas logísticos que suponen, constituyen una cantidad de gasto en papel, tinta, plásticos (sobres) y combustible (transportistas) innecesario. Más aún cuando el email, que es considerado como el canal preferido por los departamentos de marketing para generar confianza e imagen de marca, facilita el acceso a una página web de registro con solo hacer un clic, personaliza el mensaje de manera automática para cada asistente y no conlleva ningún otro gasto que afecte al medio ambiente. 

Además, si lo acompañas de una página web de registro, centralizarás toda la información en una misma base de datos (como un Excel) y ahorrarás tiempo y tinta cada vez que quieras repasar los listados. 

 

2. Elige un lugar accesible con transporte público

Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de buscar un lugar para tu evento es considerar la ubicación, no importa lo ecológico que sea la sede si tus invitados solo pueden acceder con vehículos privados o realizar varias escalas en avión para llegar hasta allí. Lo ideal es que tú o tu proveedor de servicios para la gestión de ubicaciones seleccione un lugar al que se pueda acceder en transporte público, tren o al menos con un viaje corto en avión, pero es comprensible que eso no siempre sea posible. 

Si estás organizando un evento nacional o internacional que requiere la asistencia de personas desde diferentes lugares, al menos trata de encontrar un lugar accesible desde el aeropuerto, la estación de tren u otros medios de transporte para que la gente no tenga dificultades para llegar a la sede, sin importar de dónde vengan. 

 

3. Busca sedes con certificados de eficiencia energética

Hoy en día, cada vez más lugares comienzan a comprender la importancia de utilizar la energía renovable en sus edificios, por lo que si deseas enfatizar en la sostenibilidad, elegir una sede que utilice energía solar o eólica puede ser una excelente opción. 

Aunque esto puede limitar la cantidad de opciones, hay muchos buscadores de sedes gratuitos o proveedores de servicios para la gestión de ubicaciones que pueden ayudarte a generar un listado de potenciales opciones. 

Hoy en día, la energía solar es más eficiente que nunca y no requiere mucho esfuerzo para conseguir satisfacer las demandas de electricidad más básicas como la iluminación. La sede siempre puede recurrir al suministro de la red local, por lo que no estás arriesgando nada al elegir este tipo de lugares y al mismo tiempo te diferencias de tus competidores con una notable orientación hacia la protección del medio ambiente. 

 

 

4. Utiliza tecnología en lugar de papel

Todo el mundo sabe lo que es una app, los asistentes están acostumbrados a utilizarlas e incluso esperan que tu evento disponga de una. Aprovecha esta solución para proporcionar la información del evento, como la agenda o el listado de ponentes, sin realizar ni una sola impresión y con los datos siempre actualizados. 

Además podrás incluir el código QR para el acceso, herramientas de interacción durante las sesiones o realizar las encuestas de satisfacción de manera online, ahorrando en papel y mejorando las tasas de interacción o engagement de tu evento. 

No olvides que, al elegir un lugar para eventos sostenibles, debes asegurarte de que todo el desarrollo del evento se haga en la misma línea y respete el medio ambiente. Por ejemplo, al elegir la sede asegúrate de que los platos y utensilios dispuestos en el lugar sean reutilizables, que utilizan luz natural para reducir el gasto en electricidad y que disponen de un sistema de organización y reciclado de las basuras. 

 

 

5. Si necesitas acreditaciones, sin plásticos

Todos sabemos que a veces, es imprescindible el uso de acreditaciones para gestionar a los asistentes y favorecer que los comerciales identifiquen a los posibles clientes. Para estos casos busca soluciones sostenibles que limiten el impacto medioambiental, como las acreditaciones de papel reciclable listas para utilizar con tus lanyards. Así estarás contribuyendo a eliminar los plásticos, que pueden tardar hasta 1.000 años en degradarse y son uno de los principales problemas en la lucha contra la contaminación. 

Y si además cuentas con un sistema de impresión onsite que acredite unicamente a los presentes, estarás ayudando también a una gran reducción del gasto. 

 

 6. Reduce la huella

Esta es un aspecto que debemos tener claro desde el principio. Evento tras evento vemos cómo después de que los asistentes se hayan ido, el lugar queda lleno de basura, que además se encuentra mezclada. Confirma con los responsables de la sede que tienen un plan para reciclar la basura y que cuentan con un sistema instalado. El objetivo es hacer que los asistentes puedan reciclar y mantener el lugar limpio de la manera más fácil posible mientras disfrutan, por lo que será imprescindible asegurarte de colocar muchas papeleras de reciclaje en lugares visibles del evento. 

Para ayudar en este proceso, recalca a los invitados la importancia de colaborar a través del personal de información e incluso estudia la posibilidad de contar con otra plantilla de apoyo y voluntarios para esta tarea. 

 

Empieza a hacer tus eventos sostenibles 

Hemos hablado de algunos cambios que puedes realizar durante el diseño de tus eventos para hacerlos más sostenibles, pero el primer paso y el más importante es estar realmente comprometido con el cambio. 

Empieza implementando las opciones más sencillas y utiliza una o dos horas a la semana para estudiar otras opciones y continuar avanzando, poco a poco, en el desarrollo de unos eventos más respetuosos con el medio ambiente. Las decisiones que tomamos todos los días impactarán al mundo durante las próximas décadas y tenemos la oportunidad de cambiar la forma en que nuestro sector actúa, escríbenos y empecemos a hacer tus eventos sostenibles ahora mismo.

 

El sector de los eventos, por su naturaleza, evoluciona a pasos agigantados para adaptarse y mantener un carácter innovador de cara a su factor más importante, los asistentes. Para ello, es imprescindible que los profesionales de eventos estén constantemente realizando cambios y mejoras en el diseño de sus experiencias. Para ayudarte a comenzar con buen pie, aquí te traemos 6 consejos para modernizar tus eventos. 

 

1. Mantén el factor sorpresa en las experiencias 

Los eventos han evolucionado hasta convertirse en completas experiencias, donde los asistentes esperan ser sorprendidos cada vez y los organizadores trabajan para mantenerse a la vanguardia con el factor sorpresa. El marketing experiencial se ha convertido en una forma popular de atraer a los asistentes, a la vez que proporciona una experiencia que añade valor a tu evento. 

  

2. Usa la tecnología de manera inteligente 

Estamos viendo como la tecnología ha ganado popularidad en los últimos años y que su incorporación abre un abanico de posibilidades para la industria. Dada la variedad y la cantidad de opciones que tienes a tu disposición, tomate el tiempo necesario para elegir cuidadosamente la tecnología que agregue mayor valor a la experiencia general de tu evento, implántala de forma transparente y explica sus beneficios.  

Por ejemplo, puedes incorporar la tecnología de reconocimiento facial para acreditar a los asistentes con un efecto sorprendente, a la vez que recoges datos desde el primer momento. 

 

3. Adapta más soluciones ecológicas 

Diseñar eventos sostenibles no solo tiene un impacto positivo en el medio ambiente, sino que también puede tener un impacto positivo en tus asistentes, en cómo se sienten y en cómo te ven. Incorporar soluciones ecológicas puede ser más fácil de lo que piensas.  

Por ejemplo, ofrece la agenda actualizada dentro de la app del evento en lugar de imprimir los programas cada vez que se realiza un cambio, así reducirás el impacto medioambiental e incluso tus gastos. Echa un vistazo a este artículo para obtener 5 consejos para diseñar eventos sostenibles. 

 

Renovarse o morir Empieza a modernizar tus eventos

 

4. Toma mejores decisiones con datos 

La tecnología nos permite recopilar más datos que nunca, desde los intereses y preferencias de los asistentes, hasta los niveles de interacción y asistencia en las sesiones. Los organizadores pueden aprovechar esta información para obtener valiosas interpretaciones que ayuden a crear una mejor experiencia y, en última instancia, hagan crecer el negocio y las ventas. Cuando diseñes tus eventos, busca formas de capturar información fácilmente y durante todo el ciclo de vida del evento. 

Por ejemplo, cuenta con un registro online que te permita recoger la información y centralizarla en una sola base de datos, que se integre con el sistema de check-in o la app del evento, donde continuar recogiendo más datos y que te permita tomar decisiones para este y futuros eventos. 

 

5. Automatiza los procesos donde sea posible 

Trabajar más arduamente no significa alcanzar mejores resultados, sino trabajar de manera de manera más inteligente. Aprovecha la tecnología que tienes disponible para automatizar procesos, ahorrar tiempo y centrarte en aspectos más importantes. 

Por ejemplo, crea campañas de email automatizadas para el save the date, la invitación, la confirmación del registro o el recordatorio los días previos al evento y analiza las estadísticas de apertura o clic, entre otras. 

  

6. Ofrece a los asistentes algo más que sesiones 

Los programas de los eventos están repletos de ponentes, sesiones informativas y muchos otros contenidos en un corto espacio de tiempo. Da un poco de libertad a tus asistentes y, además de una experiencia educativa, proporciona un tiempo y espacio para la relajación. 

Por ejemplo, puedes disponer de una sala alejada de las sesiones para que las personas tengan la oportunidad de relajarse y charlar de manera distendida con el resto de asistentes, creando una experiencia más cómoda y mejorando el networking. 

 

Si no quieres quedarte atrás en tus eventos, nosotros te ayudamos. En Orquidea te ofrecemos las mejores soluciones tecnológicas para todo el ciclo de vida del evento, ofreciendo una experiencia única para los asistentes y ahorrando tiempo y recursos a los organizadores.

La personalización y la presencia de tu marca en una aplicación para eventos no es un elemento meramente estético, sino que ayuda a establecer el tono del evento y a reforzar el engagement de los asistentes con el contenido que compartes. Apelar a un diseño llamativo y diferente a lo que los asistentes están acostumbrados a ver, puede potenciar la interacción con la aplicación y crear una conexión más fuerte entre ellos y tu marca o evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio tu app. 

La pantalla de inicio es lo primero que los asistentes ven cuando interactúan con tu aplicación del evento y establecer una buena primera impresión es fundamental para mejorar su acogida. Para ayudarte a crear una app memorable queremos compartir contigo algunas sugerencias que te guiarán en el momento de personalizar tu pantalla de inicio. 

 

¿Qué deberías tener en cuenta para el diseño? 

Si bien las apps suelen contar con unos diseños preestablecidos, dónde resulta difícil destacar, nuestras aplicaciones para eventos ofrecen multitud de posibilidades para su personalización que pueden marcar la diferencia cuando se trata de impresionar y crear una conexión de marca con los asistentes. Esto se hace vinculando los widgets de tu pantalla de inicio a secciones específicas dentro de la app o a sitios web externos. La creación de imágenes visualmente atractivas ayudará a captar la atención de tus asistentes y animará a interactuar con la aplicación, facilitando y agilizando la forma en que acceden al contenido. 

Para establecer una experiencia coherente, recomendamos trabajar con un diseñador gráfico que desarrolle las imágenes personalizadas que reflejen tu marca o el tema del evento. Si no tienes acceso a un diseñador gráfico, en Orquidea proporcionamos servicios de diseño como parte de nuestra oferta de servicios profesionales. 

 

Personalizando las imágenes de la pantalla de inicio 

Una vez tengas decidido el tema y carácter de tu evento será hora de comenzar a pensar en el diseño que quieres que tenga tu app y las sensaciones que quieres transmitir. 

Una de las primeras cosas que deberás hacer, y posiblemente sea uno de los factores más importantes de la pantalla de inicio, es establecer una paleta de colores que se adapte a tu evento. Seleccionar los colores correctos ayudará a captar la atención de los asistentes y a posicionar tu marca. 

El siguiente paso consistirá en elegir las imágenes de los widgets (botones de la pantalla de inicio) que deseas utilizar, ya que cada uno de ellos debe estar en línea con tu marca o evento, a la vez que indica el tipo de contenido al que dirige. Ten en cuenta las tipografías, los íconos y los gráficos, todos contribuyen a la estética general que transmites. 

Para causar una mayor impresión, considera componer una imagen única a través de los widgets o utilizar archivos gif para darle vida a tu app. 

 

Diseñando la pantalla de inicio de tu app para eventos

 

Piensa en ir más allá 

¿Buscas una aplicación para tu evento completamente única? Explora más allá de los límites y crea una aplicación a tu medida con nuestra herramienta de diseño avanzado. Te permite incorporar CSS, modificando el estilo general de la app, como la disposición, la forma y el espaciado de los widgets. 

Tu equipo de diseño podrá trabajar libremente o, en caso de no disponer de especialistas en lenguaje CSS, nosotros nos aseguraremos de que tu app se haga realidad. 

 

En conclusión 

Si bien el diseño y la marca no son las primeras razones por la que elegiste utilizar una aplicación en tu evento, estos apartados pueden jugar un papel muy importante en la acogida y en la forma en que los asistentes interactúan con el contenido. Con una pantalla de inicio bien diseñada proporcionas a tus invitados un espacio agradable donde consultar el contenido y estar al tanto de las novedades. Independiente de tu marca o evento, transmitir su carácter o temática siempre aportará un plus para su posicionamiento. 

Planificar y llevar a cabo un evento no es tarea fácil, incluso para el planificador más experimentado. La combinación de múltiples tareas pequeñas y grandes, predecibles e impredecibles, que se acumulan en torno a una fecha límite es caótico para cualquiera. Por ello, es fácil entender que un trabajo como el de organizador de eventos se encuentra de manera sistemática en la lista de los trabajos más estresantes. 

La cantidad de tiempo, recursos y conocimientos técnicos necesarios para producir un evento con éxito es algo con lo que muchos equipos lidian todos los días. Y cuando añades las demandas de los asistentes para una experiencia más atractiva y tecnológica, la presión es aún mayor. 

No es de extrañar que los asistentes de hoy en día esperen elementos tecnológicos, como una aplicación del evento, para acceder fácilmente a la información del evento, participar en las votaciones o en los retos de gamificación. Es por eso que muchos organizadores aprovechan la experiencia y conocimiento de sus proveedores, para poder centrarse en lo que mejor hacen: diseñar una experiencia memorable. 

En este artículo te mostraremos 5 servicios que te ayudarán a diseñar la mejor aplicación para tu evento.

  

1. Consultoría técnica, para alinear tu aplicación con tus objetivos

Los objetivos que estableces al comienzo del proyecto deben ser la base sobre la que se sustenta todo el diseño del evento y a través de los cuales medirás el éxito. Los objetivos para cada evento son diferentes, por lo que la manera en que deben ser llevados a cabo debe abordarse de manera particular para cada evento.  

En Orquidea trabajamos contigo para desarrollar una estrategia personalizada con objetivos específicos, que se puedan medir a través de los datos que arroja la aplicación del evento. También te ayudamos a planificar los tiempos de producción y mantenerte al día con las últimas tendencias y normativas del sector. 

 

2. Diseño experto, para reforzar tu imagen de marca

El branding de la aplicación del evento actúa como otro punto de contacto para reforzar la conexión entre tu público, la organización y el evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio de la aplicación del evento. 

La pantalla de inicio es lo primero que tus asistentes ven cuando acceden con la aplicación de eventos. En Orquidea te ofrecemos una plataforma completamente personalizable, desde la simple selección de colores hasta las técnicas de estilo avanzado como el CSS, y un equipo de diseño especializado para impresionar a tus asistentes. 

 

5 Servicios que te ayudarán a alcanzar el éxito con tu app para eventos

 

3. Servicios de integración, para conectar tu app del evento

Las integraciones de una aplicación para eventos pueden ayudarte a mejorar el flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo a la hora de gestionar y analizar los datos. Pero comprender la parte técnica de una integración puede ser complejo y muchos equipos no cuentan con especialistas en este apartado. 

Una forma típica de integración es la generada entre el sistema de registro y la aplicación del evento. En este caso, los datos relacionados con los asistentes, los ponentes y las sesiones se recogen durante el proceso de registro y se sincronizan con la aplicación móvil para que todo esté listo cuando los asistentes descarguen la aplicación. En Orquidea, nuestros servicios de integración te permiten sincronizar automáticamente tu app con multitud de herramientas, incluyendo: 

  • Herramientas de gestión de la relación con el cliente (CRM) 
  • Asociación de Sistemas de Gestión (AMS) 
  • Automatización de Marketing y Plataformas de Email Marketing 
  • Herramientas de registro 
  • Sitios web de eventos 

Nuestro equipo trabaja en estrecha colaboración con organizadores de eventos como para garantizar que se definan y cumplan los requisitos de la integración, consiguiendo que todos los sistemas se comuniquen y gestionen los datos de manera impecable.

 

4. Materiales de marketing, para impulsar tu comunicación y promoción

Si bien el diseño de una aplicación para eventos y la creación de funciones basadas en las necesidades de los asistentes es una prioridad, todos tus esfuerzos se malgastarán si el público no conoce la aplicación o no entiende la importancia de su descarga y uso. No comunicar y promocionar sus beneficios al público dará lugar a desaprovechar una herramienta tan completa. 

Nuestros servicios complementarios te permiten promocionar tu aplicación para eventos y aumentar las tasas de adopción a través de materiales y herramientas de marketing con tu marca.  

Página web de registro 

Esta página de registro es la oportunidad perfecta para promocionar tu evento y animar a los asistentes a que descarguen la aplicación del evento. Con nuestro servicio de registro podrás crear una página web completamente personalizada con la imagen de tu marca y proporcionar un formulario intuitivo e integrado con la aplicación móvil. 

Email marketing 

Como parte de nuestros servicios creamos campañas de correos electrónicos con tu imagen de marca para el save the date, la invitación o el registro, por ejemplo. Si tienes la posibilidad, te recomendamos enviar un email promocionando tu aplicación del evento y mostrando los beneficios de su descarga. El mensaje puede ser directo, alentando a los asistentes para que comiencen a explorar el contenido e incluso ofrecer un incentivo a los primeros que accedan. 

 

5. Soporte en el evento, para asegurar que todo salga perfecto

No importa las veces que lo hayas repasado en tu cabeza y preparado para el evento, siempre habrá pequeñas (y a veces grandes) sorpresas. Con tantos elementos en juego, como los cambios de última hora en los horarios de las salas, la cancelación de ponentes o los problemas con los alimentos y las bebidas, lo último que necesitas es preocuparte por los aspectos técnicas. 

En Orquidea ofrecemos servicios de soporte en el lugar del evento para garantizar una experiencia fluida y sin problemas. Con este servicio, un especialista en tecnología te acompaña durante todo el evento para ayudarte con cualquier aspecto técnico, como la gestión de la aplicación para eventos, el lanzamiento de encuestas en vivo, la proyección de resultados, etc.

 

En conclusión 

Si no cuentas con un ejército de personas, con las habilidades técnicas o el tiempo necesario para diseñar y lanzar tu aplicación para eventos, nuestro equipo de expertos estará disponible para que todo salga según lo tienes planeado. Aprovecha nuestra experiencia en el diseño de soluciones tecnológicas y alcanza el éxito mientras ahorras tiempo y energía.

Descubrir nuevas tecnologías y transformar las experiencias de los asistentes es el primer paso para un organizador de eventos, saber sacar el máximo partido de éstas es el resultado de su experiencia o de la de sus proveedores. Sabemos que no sólo quieres modernizar tus procesos sino aprovechar las nuevas tecnologías para crear mejores experiencias, por eso en este artículo os traemos siete ideas interactivas para conquistar a tus asistentes. 

 1. Empieza rompiendo el hielo

Realizar una votación para romper el hielo no solo avisa a la audiencia de que la sesión será interactiva, sino que también hace que todos los asistentes tengan tiempo para iniciar sesión en la plataforma y aprendan a utilizarla. Cuantas más personas participen, mejores serán tus análisis del evento. 

Recomendamos que sea algo divertido, después de todo, es una oportunidad para generar un buen ambiente que anime a los asistentes a participar.  

También puedes gamificar este sondeo y dar puntos por las respuestas correctas. Así podrás mostrar los resultados en tiempo real a través de una tabla de clasificación e impulsar la competitividad. 

  

2. Guarda un par de preguntas bajo la manga 

Ya sea para asegurarte de que la sesión se mantenga enfocada en un tema específico o simplemente para comenzar a recibir preguntas, tener un par de ellas preparadas de antemano te será de gran utilidad. 

Una vez que los asistentes vean el estilo o el tono de una pregunta enviada, estarán mucho más dispuestos a formularlas por ellos mismos. 

 

3. Diseña encuestas que generen impacto

Una forma particularmente interesante de involucrar a tu audiencia es el uso de encuestas de impacto. 

Cuando implementas una encuesta de este tipo primero preguntas a la audiencia sobre un tema, después les presentas una información adicional y procedes a encuestarlos de nuevo. De esta manera, se puede ver el impacto de esta información y medirlo a través de datos reales.

Puedes aprovechar este resultado para orientar la sesión y darle mayor relevancia al contenido, lo que ayuda a mantener a tu audiencia interesada. 

 

7 ideas interactivas para conquistar a tus asistentes

 

4. Mantén el anonimato de tu audiencia

Si bien a veces es útil saber quién está preguntando o respondiendo, también hay ciertos escenarios en los que mantener las preguntas en el anonimato es muy beneficioso. 

Uno de esos escenarios podría ser una sesión sobre un tema delicado o polarizado. La audiencia a menudo tiene miedo a hacer las preguntas que realmente le interesan si tiene que preocuparse por lo que otros pensarán de ellos. Con las preguntas y respuestas anónimas, los asistentes tienen la capacidad de decir lo que piensan sin temor a ser juzgados, lo que aporta más valor a tu público y por ende, aumenta los niveles de participación. 

  

5. Aprovecha el contenido audiovisual

Has encuestado a tu audiencia, has gamificado tus sesiones y has brindado la oportunidad de recibir preguntas y comentarios en tiempo real. Puede que sientas que tu audiencia necesita un respiro, ¡no hay problema! Incluye un video y bríndales un descanso bien merecido. 

Para una mejor experiencia recomendamos que reproduzcas el video en una pantalla de grandes dimensiones.

  

6. Cede el poder a tu público 

Una magnífica manera de mantener el dinamismo de tu presentación es poner a tu audiencia en el centro y generar contenido en base a sus necesidades. 

Para hacer esto, encuesta a tus asistentes sobre un tema. Por ejemplo, puedes preguntar sobre su opinión de un evento reciente o sobre una tendencia existente dentro de la industria. El debate y el contenido que se genere a continuación será definido por los resultados de la encuesta. 

Tu audiencia tendrá una experiencia única y se sentirá valorada al poder dirigir la sesión en función de sus intereses.

  

7. ¿Crees que es el final? Para nada

Si tienes pensado facilitar a los asistentes las presentaciones de las sesiones, incluye una encuesta final para poder descargarlas y, de esta manera, incentivar la participación. Esto es música para los oídos de cualquier organizador de eventos. 

En lugar de enviar tu encuesta de satisfacción días o semanas después del evento, lo que provoca que el público olvide ciertos detalles, de esta manera tienes la oportunidad de recopilar los datos allí mismo. Esto no solo te proporciona datos más precisos, sino también una tasa de respuesta de entre un 30% a un 90%. 

 

¿Quieres hacer más interactivas tus sesiones? En Orquidea te ayudamos a conseguir tus objetivos. 

Los perfiles de los asistentes a conferencias y eventos han cambiado en la última década. Las nuevas generaciones se han integrado en el mundo laboral y la tecnología es una parte integral de nuestra vida cotidiana. Debido a ello, el objetivo de un planificador de eventos ha pasado de obtener el mayor número de asistentes a centrar su labor en el diseño de experiencias que aporten valor al público.

La economía también está cambiando, los presupuestos de los eventos se están recortando y el acceso a los recursos online es abundante. Por lo tanto, tiene sentido que los asistentes sean más selectivos a la hora de elegir los eventos a los que asistir.

Los asistentes también son consumidores. El proceso para decidir si se registrará en tu evento es el mismo que lleva a cabo cuando compra cualquier otro producto, y siempre vas a tener competidores en el mercado, por lo que necesitas diferenciar tu evento. La mejor manera de hacerlo es proporcionar la mayor cantidad de valor posible en relación con tu tiempo y presupuesto. 

 

Arrojando algo de luz 

En todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Millennials), el 76% de los encuestados dijo que es importante que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos. Por lo tanto, deducimos que la posibilidad de establecer conexiones de relevancia influye en su decisión de asistir a tu evento. 

Con un 84% destacándolo como un factor determinante, el networking es especialmente importante para los Millennials. Las generaciones más jóvenes ven los eventos como una forma de hacer crecer su red de contactos y buscar oportunidades de mejora profesional. 

Si estás utilizando una aplicación móvil para promover el networking, esta es tu oportunidad de animar a los asistentes a descargarla. 

 

Reuniones 1 a 1: Impulsando el networking

 

Solicitud de reuniones a través de la App del evento

 

Beneficios para los planificadores 

  • Mejor engagement y uso de la tecnología. Promover la solicitud de reuniones antes del evento es un valor añadido para impulsar la descarga de la app y fomentar su uso. 
  • Mayor satisfacción de los asistentes. Permite que tu público participe en las reuniones 1 a 1 y genere conexiones de calidad durante tu evento. 
  • Crear una comunidad de eventos más fuerte. Las reuniones ayudan a crear un sentido de comunidad, que se mantendrá unida en éste y en futuros eventos.
  • Una sede alineada con los objetivos del evento. Saber que los asistentes tendrán reuniones ayudará a diseñar un espacio que permita tomar un café y hablar con cierta privacidad. 

Beneficios para los asistentes 

  • Maximiza su tiempo en el evento. Las reuniones programadas permiten aprovechar mejor el tiempo y organizar la agenda de cada asistente.
  • Brinda una manera más fácil de conexión. La capacidad de solicitar reuniones con personas clave aumenta las posibilidades de establecer relaciones significativas durante el evento. Es fácil buscar contactos a través de la lista de asistentes o encontrarlos por su nombre, compañía o cargo. 
  • Facilita la forma en que rompen el hielo. Se evitan las incómodas presentaciones en persona, ya que la comunicación online es mucho menos intimidante. 
  • Aumenta la eficiencia en la gestión de los detalles. Las reuniones se incluyen en las agendas de los asistentes con la hora y el lugar de las mismas. 

 

¿Cómo potenciar el networking con la app para eventos?

1. Los asistentes se encuentran a través de la lista de asistentes en la propia App.

2. Envían una solicitud de reunión a la persona elegida con una fecha y hora determinadas.

3. El destinatario acepta o rechaza la invitación. Si es aceptada, la reunión se incluye en la agenda de los participantes.

 

En el pasado, lograr el éxito del evento se enfocaba en hacer que las personas asistieran al evento, pero los asistentes de hoy en día tienen unas expectativas más exigentes respecto al valor de la experiencia en el evento. Esto obliga a los organizadores a buscar nuevos métodos para contentarlos y diferenciar su evento de la competencia.

La mejor forma de hacerlo es a través del networking, ofrece a tus asistentes la libertad de establecer sus propias conexiones a través de una app para eventos y genera un valor diferencial en tu evento. ¡En Orquidea te ayudamos a conseguirlo! 

Hay muchas maneras de generar valor y hacer que tus asistentes participen en tus eventos, darles voz durante las sesiones es sin duda una excelente forma de hacerlo. Ofrecer la posibilidad de responder las preguntas de los ponentes en directo y enviar las dudas que puedan surgir a través de una aplicación móvil proporciona un valor añadido no solo para los ponentes, sino también para los organizadores, que podrán recoger más información de una manera centralizada. 

A pesar de ello, es común que los organizadores tengan ciertas dudas la primera vez que utilizan esta tecnología en sus eventos. A veces, nuestros clientes se enfrentan diferentes desafíos cuando tienen que determinar el número de preguntas, el tipo de respuestas, aumentar la adopción de la aplicación por parte de los asistentes o presentar los resultados en directo. Para ayudarte a tomar estas decisiones queremos compartir las respuestas a cinco preguntas comunes que recibimos cuando se trata de interacción en sesiones. 

 

¿Cómo puedo aumentar el engagement de mis sesiones? 

Una de las mejores maneras de aumentar la participación de los asistentes durante tus sesiones es hacer que interactúen con el contenido. Intenta incorporar dinámicas que permitan a los asistentes participar activamente, respondiendo a una votación iniciada por el ponente o enviando preguntas al mismo. 

Las votaciones en vivo permiten a los ponentes conectar con la audiencia para hacer preguntas que aumenten el valor de las sesiones, redirigiéndolas o centrándose en algunos aspectos según la respuesta recibida. Debido a que las respuestas se comparten en tiempo real, los ponentes tienen la oportunidad de conocer cuáles son las necesidades de los asistentes, personalizar el discurso o incluso demostrar el cambio de opinión o conocimientos adquiridos de la audiencia entre el inicio y el final de las sesiones. 

Que los asistentes, por otro lado, puedan realizar preguntas desde su teléfono, aumenta la facilidad en que pueden transmitir sus inquietudes y opinar sobre el contenido de forma anónima. A diferencia del tradicional micrófono, en las que los asistentes deben ponerse de pie y hablar ante la multitud, esta función permite que incluso las personalidades más tímidas participen en la sesión. Además, un sistema de “likes” para las preguntas ya realizadas asegurará que las de mayor interés para la audiencia sean contestadas primero. El organizador siempre tendrá la oportunidad de moderar y ocultar las preguntas que no considere oportunas. 

 

¿Cuál es la mejor manera de recoger comentarios? 

Recoger la opinión de los asistentes, tanto positiva como negativa, es una parte fundamental para la identificación de los éxitos y oportunidades de tu evento. Facilitar la manera en que los asistentes envían sus valoraciones y comentarios aumentará la participación y la tasa de respuesta, algo imprescindible para los resultados de los organizadores y los patrocinadores. El tipo de encuesta dependerá en última instancia de si estás buscando un feedback específico en una sesión, o general, relacionada con el evento en sí. 

Las encuestas pueden estar vinculadas directamente a las sesiones y así ofrecer una manera de identificar las tendencias, las preferencias sobre los estilos de presentación y comprobar el éxito en la selección de ponentes. Además, siempre puedes añadir una opción de comentarios para cada una de las sesiones. 

Las encuestas del evento, por otro lado, son de naturaleza más general ya que no están vinculadas a ninguna de las sesiones. Este tipo de encuesta se usa normalmente para recoger la opinión sobre los principales aspectos del evento, pero también se pueden usar para: 

  • Segmentar a la audiencia en diferentes grupos 
  • Realizar estudios de mercado propios o para patrocinadores 
  • Recoger comentarios sobre la propia aplicación

 

App para eventos: Haciendo crecer el engagement

 

 

¿Cómo puedo aumentar la adopción de la app? 

Una vez hayas decidido el tipo de preguntas que mejor funcionan para tu evento, el siguiente paso será asegurarse de que son enviadas correctamente y de que tienen la visibilidad adecuada a través de una estrategia de comunicación bien definida. 

El primer paso requerirá tener a tus ponentes en el mismo barco, especialmente si pretendes que realicen votaciones y respondan a las preguntas realizadas desde la aplicación del evento. Para ello debes demostrarles el valor que esta interacción puede aportar a la experiencia de la sesión, y desarrollar un plan para integrarla con el contenido. Un ponente que hace hincapié en el uso de la aplicación al inicio de su sesión es un gran impulso para la promoción de la herramienta y anima a los asistentes a participar. 

Además, te dejamos algunos consejos que puedes llevar a cabo para este objetivo: 

  • Al inicio de la sesión, muestra una diapositiva con las instrucciones de la aplicación y haz que tus ponentes soliciten la participación del público.
  • Cuando sea posible, utiliza la proyección de los resultados para acaparar la atención y animar a los asistentes a que participen. Así el público comprobará que su participación es valiosa y tiene repercusión en el transcurso de la sesión. 
  • Crea una sección en el menú de la aplicación que dirija a los asistentes a tu Encuesta del evento” y así nadie la pase por alto. 
  • Envía una notificación push o un correo electrónico durante y después del evento para recordar a los asistentes que proporcionen sus comentarios sobre su experiencia en el evento y las sesiones a las que asistieron. 

 

¿Qué necesito para proyectar los resultados? 

Para mostrar los resultados en directo no necesitas tener una experiencia técnica ni unos grandes requisitos: todo lo que precisas es un ordenador portátil con conexión a Internet y una pantalla dónde mostrar los gráficos obtenidos. 

Los gráficos de resultados están disponibles para cada una de las preguntas y se proyecta a través de una URL única, un proceso sencillo y fácil de configurar. Para este proceso, recomendamos que el ponente incluya en su presentación una diapositiva con la pregunta y las opciones de respuesta disponibles e incluso, si existe una respuesta correcta, tiene la opción de proyectarla después de mostrar los resultados de las votaciones. 

Durante el evento, deberá haber una persona encargada de gestionar las preguntas y mostrar los resultados en el momento correcto. Para crear una experiencia perfecta, te recomendamos utilizar dos portátiles para mostrar la presentación y los resultados por separado, y contar con un switcher o conmutador que permita alternar entre ambas pantallas de una manera más profesional. También te sugerimos realizar una prueba con los ponentes para que no haya ninguna duda respecto a los tiempos de respuesta y el momento en el que los resultados deben ser mostrados. 

 

¿Dónde puedo acceder a los resultados de mi aplicación? 

Una vez finalizada la sesión o el evento al completo, puedes generar informes de resultados en PDF o Excel y compartirlos con tu equipo, patrocinadores u otras personas interesadas. Una vez accedas al gestor de contenidos de la aplicación, solo tendrás que hacer clic en el botón “Descargar” situado en la parte superior derecha, dentro del apartado de “Votaciones en vivo” de la sesión elegida. Podrás generar informe con los resultados de una sola pregunta o de todas ellas, también tendrás la posibilidad de descargarlo con las respuestas nominales o anónimas. 

 

Conclusión 

Sabemos que tu tiempo es muy valioso y esperamos que estos consejos te hayan ayudado a resolver algunas dudas y mejorar el modo en que aplicas la tecnología para la interacción durante las sesiones. Si estás interesado en obtener más información sobre nuestras soluciones para eventos, no dudes en contactarnos. ¡Nunca es tarde para hacer tus eventos más interactivos! 

Uno de los mayores retos para los organizadores de eventos es aumentar los registros y la venta de entradas de sus eventos. Como pudiste ver en la Parte I, os daremos algunos consejos para alcanzar este objetivo aprovechando todos los medios disponibles a vuestro alcance. Desde páginas web de registro, pasando por las redes sociales o la publicidad, existen múltiples formas de dar a conocer tus eventos y alcanzar los objetivos de venta deseados. 

 

Aumenta la visibilidad de tu evento con publicidad 

 

7. No te olvides del retargeting 

Anunciar tu evento a todo el mundo es una formula segura para volar por los aires el presupuesto de marketing y no alcanzar tus objetivos. Para sacar el máximo provecho de tu publicidad, deberás decidir a quién quieres dirigirte. 

El retargeting permite dirigir diferentes contenidos publicitarios a los potenciales asistentes en función de su comportamiento, como puede ser una visita a la web o el abandono del proceso de registro. Prueba a publicar algunos anuncios de retargeting, solo algunos se registrarán o comprarán una entrada la primera vez que visiten tu página web pero ya han demostrado un interés, lo que convierte el retargeting en una inversión con mayores posibilidades de retorno. 

 

8. Elige sabiamente los medios 

Tienes muchas opciones a la hora de seleccionar una plataforma para tu publicidad, pero debes orientarte a las que mejor se adapten a tu evento y a tus asistentes. 

Si tienes muchos clientes B2B, LinkedIn seguramente sea tu mejor opción. Si por otro lado tu audiencia responde a anuncios más visuales, Facebook podría ser una gran elección. Incluso si tu presupuesto te permite utilizar todas las redes sociales, intenta ser específico y rentabilizar la inversión. 

 

9. Mide los resultados  

 

Sea cual sea tu objetivo, aumentar el número de registros o aumentar los ingresos en un 30%, lo importante es optimizar tus gastos publicitarios con un plan concreto. 

La mayor parte de la publicidad funciona a través de un modelo CPC (coste por clic). Si bien los precios varían, puede esperar gastar desde unos pocos céntimos hasta 1 o 2 euros por cada clic recibido en el anuncio. Mantén un registro de los resultados obtenidos y revisa qué anuncios son los más efectivos, así podrás afinar más con tu publicidad y alcanzar los objetivos de tu evento. 

 

Parte II: Cómo realizar un registro online con éxito

 

Utiliza el Email Marketing para tus comunicaciones 

 

10. Personaliza tu mensaje 

Siempre que envíes un correo electrónico a tus invitados para registrarse online en tus eventos, recuerda que debes tratarlos de la manera más personalizada posible. Puedes incluir variables como el nombre del asistente o personalizar el mensaje de manera predeterminada en función del remitente para conseguir este resultado. 

Cuanto más adaptes tus correos electrónicos, más personal será la sensación al leerlo y más posibilidades tendrás de alcanzar tus objetivos. Si además los emails cuentan con tu branding, más fuerte será el impacto del mensaje y mejor el posicionamiento de la marca de tu evento.  

 

11. Utiliza las mejores prácticas de mailing para el registro 

Tu email marketing no debe ser excesivamente largo, te recomendamos que, como máximo, esté compuesto por tres secciones y se dividan claramente con bloques de colores, líneas o imágenes. Esto ayuda a garantizar que tus correos sean concisos, simples y lo más importante, fáciles de recordar. 

También debes limitar la cantidad de texto que utilizas en cada correo electrónico para no sobrecargar la lectura y transmitir el mensaje lo más rápido posible. 

 

12. Involucra a tu audiencia 

Los emails ofrecen la posibilidad de compartir contenido con un alto nivel de engagement. Sin duda, el vídeo es uno de ellos, si vas a utilizarlo en tus correos asegúrate de que la imagen de la miniatura sea llamativa y que despierte la curiosidad del espectador. Lograr que tu audiencia disfrute de tu contenido y dedique más tiempo a tus correos electrónicos es un gran paso para aumentar la confianza en tu marca.   

Incluso puedes atraer a tu audiencia con el correo electrónico durante y después del evento para avisar de los cambios o enviar las presentaciones de los ponentes. También puedes mantener el contacto animándolos a registrarse para el próximo evento. 

 

Conclusión 

Recuerda que la mayor parte del éxito reside en dirigirte a cada uno de tus potenciales asistentes de la manera más personalizada posible. Para ello, será imprescindible contar con una plataforma de registro que, además de facilitar inscripción y potenciar el branding de tu evento, te permita gestionar el envío de correos electrónicos de forma integrada. ¿Quieres que te ayudemos a mejorar tus registros? En Orquidea te acompaños paso a paso para alcanzar el éxito. 

 

Uno de los mayores retos para los organizadores de eventos es aumentar el número de inscritos a través de un registro online. En este artículo os daremos algunos consejos para alcanzar este objetivo aprovechando todos los medios disponibles a vuestro alcance. Desde páginas web de registro, pasando por las redes sociales o la publicidad, existen múltiples formas de dar a conocer tus eventos y alcanzar los objetivos de venta deseados. 

 

Página web del evento 

Una página web donde los potenciales clientes accedan, consulten la información del evento y puedan registrase es, sin duda, el método más efectivo para aumentar el número de inscritos. Pero para ello debes tener en cuenta algunos aspectos importantes.

 

1. Diferencia tu marca

Pasar desapercibido no es una buena idea si deseas alcanzar el máximo número de registros. Tu evento debe tener una identidad propia y los usuarios que lleguen hasta tu página web deben sentirse atraídos tanto por la apariencia como por el contenido de la misma. 

Destaca los beneficios de tu evento y adapta la información a los intereses de tu público objetivo, utilizando imágenes o vídeos de promoción. 

 

2. Una experiencia facilitadora

Todo lo anterior no sirve de nada si el usuario no entiende cómo navegar a través de la página web, la plataforma falla o una mala experiencia de registro les hace desistir. Opta por una estructura sencilla, resaltando el nombre del evento, la ubicación, las fechas y otra información de interés.  

Organiza tu contenido en secciones y utiliza una barra de navegación que resulte intuitiva, así como un proceso de registro sencillo, con los mínimos datos posible para agilizar la compra.

 

3. Muestra tu personalidad

Tu página de registro es el lugar perfecto para resaltar los puntos clave del evento y convencer a los potenciales asistentes. Ya sea a través de un diseño llamativo o minimalista, hacer que tu marca destaque es tan sencillo como mostrar la personalidad de tu evento. 

Esto no significa que debas crear un concepto completamente nuevo o desde cero. Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo puedes adaptar la imagen de tu evento a la de la empresa. 

 

Registro online para eventos

 

Redes Sociales  

El boca a boca es una excelente manera de aumentar el número de registros para tus eventos. Para ello, deberás hacer publicaciones relacionadas con el evento en redes sociales. Crea y comparte el contenido, luego analiza los resultados y genera más contenido en función de la respuesta (engagement) que obtengas. 

 

4. Aprovecha a tus seguidores

Comunícate con tus principales seguidores. Ya están interesados en ti o incluso son fans de tu marca, así que compartir con ellos la promoción del evento te permitirá llegar a sus redes de contacto de una manera sencilla.  

Solo asegúrate de facilitarles el proceso. Aprovecha los diversos recursos que te ofrecen las plataformas de redes sociales o programa publicaciones en horas clave para agiliza la difusión.

 

5. Hacer un plan de promoción digital

Las redes sociales tienen una gran cantidad de detalles que gestionar en cada una de las plataformas usadas. Prepara un plan para antes, durante y después del evento. 

Crea un plan de promoción digital que integre email marketing, publicidad de pago y promociones. Define los objetivos y cómo vas a medirlos para poder hacer un seguimiento del progreso y buscar nuevas oportunidades.

 

6. Utiliza más recursos

Definitivamente deberías crear una página web para el registro de tus eventos, pero también debes encontrar otras formas de registro para los potenciales asistentes. En la actualidad las personas pasan una gran parte de su tiempo en las redes sociales y tu evento debe estar allí. 

Además, la publicación en un sitio como Facebook brinda a las audiencias un lugar más distendido para conocer los detalles del evento. Pueden ver una lista de otras personas que asisten o compartir el evento y obtener aún audiencia.

 

Un registro bien planteado no consigue únicamente aumentar el número de inscritos, sino también reducir la carga de trabajo de los organizadores, potenciar la imagen de marca y gestionar correctamente todos los datos de los asistentes para crear una experiencia completamente personalizada. Suscríbete a nuestra newsletter si aún no lo estás y recibe próximamente la segunda parte de nuestro artículo en tu bandeja de entrada.

¿Y tú? ¿Necesitas ayuda con tu próximo registro? En Orquidea somos especialistas en el desarrollo de páginas web para registros y envío de comunicaciones, completamente personalizadas.

En una encuesta realizada, el 31% de los especialistas en marketing eligió los eventos como su canal de comercialización más efectivo y el 90% de ellos está de acuerdo en que los eventos son una gran oportunidad para establecer conexiones personales, en una época en la que la mayoría de las interacciones ocurren de manera online. Pero no todos son iguales y para ver resultados reales, el branding de tus eventos debe estar presente y ser visible desde la primera vez que los asistentes interactúan con el evento. 

 

Empieza definiendo el estilo 

Dotar de un diseño a tu evento puede ser una de las partes más complejas y, a su vez, divertidas de la preparación, pero si no consigues llevar el estilo a las diferentes soluciones o herramientas, es fácil que ese trabajo no haya servido para nada. 

Cuando el diseño de tus comunicaciones no es coherente, es difícil entender de qué tipo de evento se trata, cuál es el ambiente, cómo se desarrollará o el tono del mismo. La mejor manera de establecer una línea es crear, o hacer que un diseñador gráfico cree, una guía de estilo para tu evento.  

Esta guía establecerá todas las reglas sobre cómo usar los colores y logotipos para que cualquier diseñador pueda hacer sus propias composiciones con el estilo definido. Tener una guía de estilo puede ayudarte a marcar unos límites y mantener la apariencia del evento. 

 

1. Crea una página de registro con personalidad 

Las páginas web para eventos deben ser simples e intuitivas, ya que cuanto más fácil sea para los asistentes, más probable será que lleguen hasta la página de compra. 

Pero eso no significa que deban ser simples o carecer de un estilo propio, sino que debe haber un estudio (o aprovechar la experiencia de tus proveedores) para definir qué información se debe incluir y cuál no. 

El diseño y la capacidad de personalización serán claves para hacer valer ese contenido. Por un lado, una buena estructura de la web hará que el asistente encuentre la información que busca y destacará el contenido más. Por otro lado, diseñando una imagen propia del evento conseguirás diferenciarlo, reforzar el valor añadido y atraer a tus asistentes potenciales. 

También puedes incluir el contenido de tu blog, vídeos de eventos anteriores, testimonios de participantes o cualquier otro contenido que pueda ayudar a aumentar los registros. Asegúrate de que la información se distribuye de manera intuitiva y que priorizas los detalles más importantes. 

 

 

2. Tus comunicaciones con branding 

El correo electrónico debería estar en la cúspide de tus herramientas de comunicación. Es efectivo, barato y permite una mayor segmentación y análisis. 

El 35% de los destinatarios eligen qué correos abrir basándose solo en el asunto, lo que significa que tienes una frase para llamar la atención de tus potenciales asistentes. Por ello, el título de tus correos debe ser relevante, llamativo y generar intriga. 

La personalización es muy importante para conservar la esencia de tu evento, haciendo visibles tus colores y tu logotipo, dando una imagen profesional y diferenciada del resto. Además, puedes incluir variables para que cada uno de los correos enviados contenga el nombre del destinatario o una información determinada para cada categoría de invitado. 

Para terminar, incluye un CTA, un botón o enlace para atraer a los usuarios. Haz que destaque con diferentes formas y colores, utiliza una frase corta y un verbo que invite a la acción. La tasa de apertura, la tasa de clics y el número de registros te darán una idea de que es lo que está (y lo que no) funcionando en tus comunicaciones. 

 

3. Una App del evento personalizada 

Los folletos son parte del pasado, además de ser una solución irresponsable con el cuidado del medio ambiente, no permiten la actualización del contenido ni pueden facilitar tanta información como una aplicación móvil.  

El primer paso para comenzar a construir tu aplicación es determinar qué funciones necesitas, y esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de tus objetivos y metas. Incluye la información básica de tu evento como el nombre y el logotipo. A continuación, personaliza la aplicación con tus colores, iconos, imágenes del menú y, si lo deseas, renombrando los apartados para hacerlos únicos.  

La app acompañará a los asistentes durante toda la jornada y la pantalla de inicio es lo primero que verán cuando acceden a la aplicación, por lo que es importante que se reflejen en ella los colores y la marca del evento. 

 

La imagen de tu evento es muy importante 

Tener un estilo establecido significa tener una marca que permanece unificada, que es coherente y que está presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. En este sentido, las principales ubicaciones que debes cuidar y personalizar para potenciar tu marca son: la página web del evento, los correos electrónicos y la app del evento. 

Mientras más potenciales asistentes reciban tus comunicaciones, más probable será crear una imagen de tu marca en sus mentes y, en última instancia, que terminen registrándose. Algunos organizadores subestiman el poder de una marca potente, pero recuerda que si tu no defines la imagen de tu marca, estás invitando a tus asistentes a que la creen por ti. 

 

En Orquidea nos encargamos de acompañarte en todo el ciclo de vida del evento, gracias a que todas nuestras herramientas están diseñadas para adptarse a tus necesidades con el más alto nivel de personalización. ¿Quieres saber más sobre nuestros servicios? ¡Contáctanos ahora!