Consejos

17 Oct ¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I

La planificación de ferias o congresos implica multitud de variables y factores que complican la capacidad de evaluar los resultados y conocer el ROI en los eventos (Return of Investment o retorno de la inversión). ¿Cómo puedes asegurarte de que estás midiendo el éxito de tu reunión, feria o conferencia? Esta pregunta es la razón por la que la definición de las métricas del evento debe ser una tarea prioritaria.

Para ayudarte a la hora de definir con éxito los indicadores de tu evento, aquí te traemos una lista de 20 KPI´s (Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento) imprescindibles para la medición del ROI en los eventos. Si tu principal objetivo es aumentar el conocimiento de la marca, maximizar los ingresos o fidelizar a los asistentes, esta lista te ayudará a comenzar a definir la fórmula para el éxito de tus eventos.

1) Total de inscripciones

Seguramente una de las métricas más importantes para la medición del ROI en los eventos, el número de registros es una de las maneras más rápidas para calcular el éxito del evento. También es clave realizar un seguimiento mensual de las inscripciones para tener una comprensión más clara del desempeño de las ventas a lo largo del tiempo.

¿Qué mes tuvo más registros? ¿Por qué? Cuanto más detallada sea la métrica, más claridad te proporcionará al evaluar el ROI en los eventos.

2) Check-in del evento

Este indicador muestra directamente la cantidad de asistentes que se han registrado y han llegado al evento. Este KPI es crucial para medir el ROI en los eventos, tanto en términos absolutos como relativos. Comparar el número de check-in con el número total de registros es una estadística importante que te puede indicar por qué estás perdiendo a tus asistentes entre el registro y el check-in.

Asegúrate de que el número de registro es exacto para cada día de tu evento y así poder comparar este número con otras métricas.

Si deseas un sistema de acreditación y check-in automático, pregúntanos sobre nuestras acreditaciones para eventos, pioneras en el mercado.

3) Encuestas de satisfacción de los asistentes

La manera más inmediata de saber si los asistentes disfrutaron del evento es preguntándoles directamente. Las respuestas a las encuestas son útiles para entender la satisfacción de los asistentes y asegurar que los eventos futuros cumplan con las expectativas.

Se específico con las preguntas y cuando sea posible, ofrece opiniones de respuesta numéricas, así serás capaz de sacar conclusiones más profundas con datos cuantificables que aporten fiabilidad a la hora de medir el ROI en los eventos.

4) Puntuación Neta de Promotores (NPS)

Aunque este KPI también entra dentro de las encuestas de satisfacción de los asistentes, el NPS es lo suficientemente importante como para merecer su propio lugar en esta lista.

Al hacer una pregunta de escala 1-10, las puntuaciones 9-10 son considerados “promotores” que actuarán como entusiastas leales a la marca de tu evento. Las puntuaciones de 7-8 son “pasivos”, asistentes satisfechos pero que siguen siendo vulnerables a otras ofertas competitivas. Por último, las puntuaciones entre 0-6 son considerados “detractores” y corren el riesgo de dañar tu marca a través de reseñas negativas. El NPS se calcula del siguiente modo.

[ % De promotores ] – [ % de Detractores ] = NPS

Esta puntuación es un indicador clave de la cantidad de valor que tu evento ha aportado a los asistentes, algo que a todo profesional de los eventos le gustaría saber. En una segunda fase, el objetivo será conocer el por qué de esas respuestas con preguntas cómo ¿Que destacaría al recomendarlo a un amigo? para los promotores, ¿Que aspectos mejoraría? para los pasivos y ¿Cuáles son los aspectos negativos? para los detractores.

5) Número de miembros activos de la comunidad

Este indicador garantiza que se mantengan tanto los niveles de actividad dentro de la comunidad, así como de los tipos de asistentes más activos. Las métricas de un miembro activo de la comunidad pueden ser el número de perfiles vistos o el tiempo pasado dentro de la aplicación. Estos datos son útiles para optimizar la experiencia de la App y encontrar formas de involucrar a los asistentes dentro de la plataforma, así como de evaluar el ROI en los eventos.

6) Número de mensajes enviados dentro de la comunidad

Entre las muchas otras formas de medir la actividad dentro de la comunidad del evento, el número de mensajes enviados entre los miembros demostrará si la plataforma se está utilizando como una herramienta eficaz de networking. Desarrollar relaciones comerciales es uno de los componentes claves de cualquier evento y medir esta métrica en particular demostrará si la App es útil para facilitar las conexiones.

7) Participación de los ponentes

Aunque puede haber mucho interés en que un ponente en concreto suba al escenario, el desempeño de éste es determinado, en última instancia, por la audiencia. Una forma de evaluar el interés, es el de medir la cantidad de vistas de perfil que reciben dentro de la App. Además, proporcionar formas en las que los ponentes puedan interactuar y responder a las preguntas de los asistentes genera una comunicación de doble sentido que añadirá valor e incrementará el ROI en los eventos.

8) Tasa de respuesta en encuestas durante las sesiones

Con una App para eventos, puedes hacer que los asistentes voten en encuestas en directo durante las sesiones. Esta tasa de respuesta indicará los niveles de participación de los asistentes y es una manera, para los organizadores del evento, de conocer qué sesiones tuvieron más éxito.

9) Menciones en redes sociales

Las menciones se dan cuando los usuarios escriben directamente el nombre de tu perfil del evento o lo hacen a través de un hashtag en su comentario o tuit. Durante el proceso de planificación del evento, asegúrate de que tu nombre de perfil y tu hashtag son simples, únicos y de fácil difusión. Mantener un seguimiento de las menciones te ayudará a medir el ROI en los eventos, entender el ruido social y la predisposición de tus asistentes a compartirlo en las redes.

10) Participación en los medios sociales

Algo diferente de las menciones es la reacción ante los mensajes con un “me gusta”, las veces que se han compartido o retuiteado. Esta métrica es un indicador preciso de saber que sesiones, ponentes y el propio evento es de popular. Asegúrate de tener suficiente contenido y de calidad para reaccionar a los comentarios de tus seguidores.

En ocasiones, los eventos son difíciles de medir y es complicado recibir la aprobación de ciertos gastos si no se pueden mostrar unos resultados que los justifiquen. Por ello, establecer unos indicadores correctos y ajustados a tu estrategia es de vital importancia para el diseño de tus eventos.

Si quieres conocer más KPI´s para medir el ROI en los eventos ya está disponible la parte II en nuestro blog.

¡Dentro de poco la segunda parte!

03 Oct 12 consejos para evitar cambios de última hora en tu evento

La planificación de eventos se sitúa habitualmente entre las 10 profesiones más estresantes junto con las de bombero, policía o piloto de aviones, actividades que involucran situaciones de máxima responsabilidad. La frecuencia de los cambios, particularmente los cambios de última hora, se destacaron como uno de los principales causantes del aumento de los niveles de estrés en los organizadores de eventos, reuniones o conferencias.

La buena noticia es que se pueden evitar muchos cambios de última hora y, con una planificación cuidadosa, se pueden anticipar y gestionar algunos cambios.

A continuación te ofrecemos 12 consejos para evitar cualquier imprevisto:

1. Crea un plan alternativo para reemplazar a los ponentes o artistas principales.

Si contratas a los ponentes a través de una agencia, incluye una cláusula que cubra un ponente o artista de reemplazo en caso de haber una problema de última hora. A medida que se vaya acercando la fecha, la agencia podrá facilitarte la disponibilidad de una serie de ponentes o artistas que puedan participar en caso de cancelación.

2. Prepara reuniones regulares para comprobar el estado de las partes interesadas.

3. Plantea una lluvia de ideas, identifica las áreas que son más propensas a cambios de última hora y dale prioridad en tus planes.
Por ejemplo, puedes predecir de manera bastante acertada que habrá cancelaciones de última hora por parte de algunos participantes del evento, retrasos debido al tráfico o vuelos tardíos, particularmente en invierno o los días de lluvia, y cambios de última hora en la agenda.  Retira las agendas obsoletas de los participantes cancelados, aceptando esto como una realidad. Reserva la impresora en la mañana del día, antes del comienzo de la sesión, para imprimir y recopilar cualquier folleto u otro material impreso que incluya la agenda. Si lo hace antes, se garantiza que habrá re-trabajo. Tenga a mano un equipo para colocar el material a última hora del día anterior a la reunión o evento.

Prescindir del papel y proporcionar la agenda a través de apps para eventos te permitirá eliminar errores en la reimpresión de material cuando hay cambios de última hora.

4. Crea planes de contingencia para cada área de la programación y logística que sean propensas a cambios de última hora.

5. Los planificadores de eventos corporativos deben hacer que sea una práctica habitual incluir al patrocinador en las reuniones clave.
Multitud de organizadores se resisten a esto, pero muchos contratiempos de reunión son creados por los ejecutivos que son informados en el último minuto. El patrocinador debe participar en la reunión inicial del proyecto para comunicar claramente su visión. También debe firmar en el contenido, la agenda, e incluso definir el momento para el servicio de catering.

Muchas veces, cuando un organizador de eventos ha planificado el inicio para cuando todo el mundo haya llegado, un ejecutivo intervendrá en el último minuto e insistirá en que el servicio comience de inmediato. Si no estás coordinado con el ejecutivo, todo estará en el aire y serán inevitables los cambios de última hora.

6. Reorganiza tu agenda.
Incluye un margen en tu agenda, configuración y logística. Los retrasos en la llegada debido al tráfico, las inclemencias del tiempo y las cancelaciones o retrasos en los vuelos son bastante comunes. Necesitarás ese margen para poder desplazar el contenido a las franjas horarias posteriores, en caso de que exista un retraso en el inicio de la reunión o conferencia.

7. Para los clientes corporativos, confirma las fechas de reserva de habitaciones y las cláusulas que se aplican si hay cancelaciones de última hora.

Prepáralo en una nube online, dónde no pueda perderse y fija el plazo un par de días antes de necesitarlo, de modo que evites recibir la lista en el último momento.

8. Establece un plazo para recibir notificaciones de cancelaciones.
Estipula que, después de esa fecha, el cliente es el responsable de cancelar directamente su reserva en el hotel y avisar al planificador de eventos. Siempre habrá cancelaciones de última hora entre los clientes corporativos. Traspasar la responsabilidad al cliente eliminará lo que es una fuente importante de disputas de última hora.

9. Envía un comunicado a los participantes una semana antes del evento y pídeles que avisen inmediatamente si hay algún cambio en sus planes de viaje o en la duración de su estancia.
Recuérdales que deben informar a las organizaciones de eventos sobre cualquier tipo de intolerancia alimenticia. De esta manera podrás hacer ajustes de manera más relajada.

10. Reúne a los ponentes 2 noches antes de su participación.

Los ponentes que vuelen hacia el lugar del evento, necesitan descansar después del viaje y además, te asegurarás de que no existan problemas con los inevitables retrasos en los vuelos.

11. Programa las reuniones finales de control con todo el equipo 1 semana y 2 días antes del evento.
Esto te ayudará a identificar cualquier error y desarrollar una estrategia para solucionarlo.

12. Forma un equipo de choque, con algunos miembros del equipo de planificación para hacer frente a las emergencias de última hora.

Este equipo de choque debe estar compuesto por miembros de los subcomités de planificación que hayan participado en todo el proceso de organización. Deben ser liberados de sus funciones durante los 2 días previos y durante el evento ya que su papel es el de solucionar los problemas de última hora, para lo que además deben tener el poder necesario para tomar decisiones rápidas.

Claves:

1. Mantén la calma.
2. Acepta el hecho de que algunos cambios son inevitables.
3. Respira profundamente.
4. Avisa al equipo de choque para solucionar problemas.
5. Brainstorming y puesta en marcha de soluciones.
6. Un miembro del equipo debe contactar e involucrar a todas las partes directamente afectadas.
7. Sea honesto con los participantes sobre los cambios, por qué son necesarios y qué alternativas ofreces.

Esperamos que todos estos consejos te ayuden a evitar o, al menos, ser consciente de todos los detalles susceptibles de cambios para que tu evento sea todo un éxito.

¡Se acabaron los problemas de última hora!

19 Sep Personalización de eventos: Creando la experiencia definitiva.

Centrarse en los clientes no es un concepto nuevo para los profesionales de los eventos, todo el mundo conoce su importancia y el valor añadido y diferencial que aporta a cada evento. Por el contrario, la personalización de eventos para los asistentes se encuentra en una etapa de desarrollo primario, con multitud de posibilidades por explorar.

En un informe reciente de Forrester, la analista Laura Ramos identifica la personalización de eventos como una de las mejores maneras de hacer que los eventos sean más atractivos. “En la era del cliente, los compradores y asistentes exigen que los eventos cumplan con sus expectativas y objetivos” escribe Ramos. Y ella no está sola… encontrarás la personalización de eventos en todas las listas de principales tendencias para 2018.

Las oportunidades de la tecnología

Con las herramientas y tecnologías que los vendedores y los planificadores tienen disponibles, ahora existe una increíble oportunidad de integrar sistemas y proporcionar una experiencia de eventos mucho más relevante. En la personalización de eventos es muy importante recolectar toda la información de los asistentes para generar un engagement a medida, que haga sentir a los asistentes como si el evento hubiera sido creado para ellos.

Esta gran cantidad de datos puede ser utilizada por los organizadores de eventos y los vendedores para sugerir que sesiones, temas y otros eventos serían significativos para un participante en particular, en lugar de ofrecer un servicio generalista. Esto puede ser increíblemente impactante, particularmente para la personalización de eventos de gran escala y multi-secuencia, donde la agenda puede ser abrumadora.

Y la personalización de eventos puede extenderse mucho más allá de la simple selección de sesiones. La experiencia del evento puede ser personalizada para los asistentes uno a uno, desde su primera invitación, la experiencia vivida durante las jornadas, seguida por el contenido y la comunicación que reciben después del evento, existe potencial de personalización en cada interacción.

Entonces, ¿Por dónde empezar la personalización de eventos?

Bien, teniendo en cuenta que la tecnología para los eventos ha pasado de ser algo nuevo para los asistentes a ser algo que esperan y en lo que confían para ser guiados a través de la experiencia del evento, empieza con los datos que has estado recolectando por medio de tus herramientas tecnológicas. Esta tecnología es una fuente de datos para guiarnos en cada interacción con los asistentes.

A continuación se muestran algunas maneras en que los planificadores están desarrollando la personalización eventos para los asistentes:

• Invitaciones de eventos personalizadas basadas en su comportamiento anterior y en las selecciones de sesiones pasadas.
• Sugerencias de actividades basadas en datos demográficos.
• Nuevas sugerencias de sesiones basadas en factores demográficos.
• Sugerencias de actividad basadas en las preferencias de comida.
• Publica la entrega de contenido de eventos.
• Participación a largo plazo de los asistentes.

Pero la personalización de eventos es sólo una de las maneras de asegurar que se está maximizando el impacto de tus eventos y atraer a tu público, conectándolo con tu marca. Si mejorar el impacto de sus eventos es importante para ti, asegúrate de leer «Eventos y experiencias que activan la Emoción» para crear eventos más contextuales y atractivos.

09 May Planificación de eventos al aire libre: 8 Consideraciones prácticas

Ahora que el calendario ha pasado la temporada de Pascua y el clima más cálido está regresando, sus asistentes acogerán con beneplácito la oportunidad de pasar algún tiempo al aire libre. Trasladar al grupo al aire libre, por poco que sea, dará un aire fresco a lo que sería una de tantas de monótonas reuniones de interior. Incluso si el evento completo no puede estar al aire libre, usted puede organizar un descanso al aire libre, aperitivos, almuerzo, cena, conciertos u otros entretenimientos que ocurran fuera en un clima más agradable.

Aquí hay 8 consideraciones prácticas que deben ser incorporadas en su plan para eventos al aire libre:

Tener un plan de respaldo

Suena bastante básico, pero este fundamental y es frecuentemente ignorado.

Un enfoque para un plan de respaldo es una agenda flexible. Programe el componente al aire libre para la mañana o, para un evento de varios días, prográmelo el primer día. Si la madre naturaleza no coopera, entonces puede cambiar las sesiones al aire libre a la tarde u otro día.

Seleccione una ubicación con espacios interiores y exteriores

Los mejores ejemplos incluyen un lugar al aire libre con uno interior como un chalet, anfiteatro interior o auditorio. Reserve ese espacio y úselo como respaldo en caso de lluvia.

En ocasiones anteriores, mi empresa ha planeado cenas de playa para eventos corporativos en destinos de sol. Por desgracia, algunos hoteles y complejos turísticos en caso de lluvia no han sido capaces de adaptarse a tiempo para reorganizar y  pasar a una sala de interior. En otras ocasiones hemos elegido lugares de interior sin un cuarto muro. Esto proporcionó una gran vista del aire libre así que los participantes consiguieron lo mejor de ambos mundos y permanecían secos.

Haga preguntas sobre los toques de queda

Algunos lugares al aire libre que están cerca de zonas residenciales tienen toques de queda para que la comunidad local no se moleste después de una hora determinada. Asegúrese de averiguar sobre los toques de queda y tener un regulador en su evento. Si las sesiones se atrasan, puede que tenga que terminar el evento antes de que se haya completado la agenda completa.

Asegúrese de hacer un arreglo para la cubierta protectora

La expresión «correr a cubierto» se usa a menudo para referirse a la reacción a un aguacero repentino. En los días calurosos o en lugares con temperaturas extremas como el desierto, proporcionar cobertura y protección del sol es importante.

Considere los toldos sobre las mesas o una marquesina. Recuerde, las carpas no se pueden pedir en el último minuto. Los planificadores de eventos deben pedirlos con anticipación y necesitan estar preparados y listos para usar.

En entretiempo pida a los participantes que vengan preparados para los cambios en las condiciones climáticas

Por ejemplo, en la primavera y el otoño, recuerde que el clima puede cambiar repentinamente les pide que traigan calzado apropiado, abrigos, sombreros, mitones, calcetines extra, y una bolsa de plástico para ropa de ropa mojada.

Guarde un kit de emergencia a mano

Al planear eventos al aire libre aumenta el número de cosas que podrían salir mal. Asegúrese de prepararse para lo inesperado. Lleve siempre extra de protector solar, repelente de insectos, loción para picaduras, paraguas y ponchos de lluvia. Recuerde a los participantes que deben empacar un par de calcetines extra y una bolsa de plástico para ropa mojada.

Seleccione las actividades que funcionarán bien tanto en interior como al aire libre

No hay nada peor que conseguir que un grupo se interese y espere una actividad específica y luego cancelarla. Por ejemplo, una empresa que crea eventos que reúne a los compradores con proveedores tenía en su agenda una competencia de castillo de arena. Los participantes estaban realmente deseando esta actividad pero cuando llegó la lluvia fue cancelada y la actividad que la sustituía no era tan atractiva. Con una planificación cuidadosa, se podría haber encontrado un enfoque para llevar este evento al interior o una actividad que tuviera menos riesgo de ser cancelada.

Con una planificación cuidadosa, los planificadores de eventos pueden evitar muchas de las trampas de los eventos al aire libre y asegurarse de que todo el mundo tiene una excelente experiecia.

Pida a los participantes que comuniquen cualquier malestar inmediatamente y estén preparados para cambiar su plan

Una vez organicé un evento en la primavera que involucró una fogata al aire libre. Estaba lo suficientemente caliente, pero, por desgracia, en el momento en que llegamos a la fogata en la noche, el suelo estaba empapado. A los participantes se les había pedido que usaran botas y calcetines calientes pero, a pesar de nuestros recordatorios, muchos se presentaron con sólo zapatos para correr. En lugar de continuar con el plan cuando tanta gente no estaba preparada, la mejor alternativa era ofrecer a la gente la oportunidad de cambiar su calzado húmedo y calcetines y dirigirse a un salón con una chimenea que habíamos reservado como respaldo.

Todos estos consejos funcionarán en tándem para salvar eventos al aire libre y asegurar que el participante disfrute del evento y regrese a casa con gran ánimo.

Via | Blog Eventmobi