Consejos

Desde los drones y la GoPro a la realidad aumentada y las impresoras 3D, nadie podría haber predicho la explosión sin precedentes en la tecnología de eventos. Dado el ritmo de los cambios tecnológicos en el espacio de eventos, tratar de mantenerse al día puede ser abrumador. ¿Cómo pueden los profesionales mantenerse al día con estos cambios y determinar las maneras más estratégicas de incorporar la tecnología emergente a sus eventos?

Tecnología Emergente

Aquí hay 8 claves para ayudarle a integrar con éxito la tecnología emergente en eventos corporativos, reuniones, conferencias y eventos de asociaciones.

 

  1. Monitorear y rastrear sistemáticamente las tendencias emergentes.

 

Las redes sociales es una de las formas más efectivas para aprender acerca de lo último y más nuevo en materia de tecnología para Eventos.

 

  • Una forma de mantenernos actualizados es monitorizar las discusiones en los grupos de LinkedIn. Aquí hay algunos grupos que están estrictamente dedicados a las redes sociales y a la tecnología en Eventos.
  • Siga los siguientes hashtags regularmente #eventprofs y #eventtech para encontrar artículos, publicaciones en blogs y anuncios acerca de la tecnología emergente.
  • Visite a los proveedores de tecnología para eventos en las ferias y conferencias y pídales que le agreguen a su lista de correos. Atienda a las competiciones de start-up en las ferias.
  • No se restrinja a ferias en la industria de los eventos. SXSW, GITEX y CES  son ejemplos de grandes ferias en donde tomar ideas interesantes.
  • Manténgase al corriente de las tendencias en las industrias de la música, el cine y la moda. A veces es donde surge la nueva tecnología.
  • Vigile las tendencias en otras partes del mundo, en particular Asia y Oriente Medio.

 

 

  1. Diseñe una estrategia ganadora para crear apoyo.

 

Aun si está pensando incorporar la tecnología emergente en sus eventos ( o en los de los clientes), los altos ejecutivos pueden no estar listos para intentar algo nuevo. Así que aquí está lo que le sugerimos:

 

  • Nunca se lance a la piscina. Si el enfoque que sugiere es completamente nuevo, es lo peor que puede hacer, ya que seguro que se encontrará una resistencia mayor.
  • Haga su Trabajo. Determine si los tomadores de decisiones han estado expuestos a algo similar.
  • Engrase el mecanismo. Mucho antes de presentar sus ideas traiga ejemplos de lo que otras organizaciones de la industria están haciendo.
  • Comparta con su Audiencia artículos y videos relevantes para despertar interés y curiosidad.

 

 

  1. Esté seguro que la tecnología escogida refuerza los objetivos de su Evento

 

La tecnología para Eventos es útil solamente si esta contribuye a que usted alcance los objetivos del Evento. Aquí hay algunos ejemplos:

 

 

Tecnología Emergente

 

 

 

  1. Considere el nivel de experiencia tecnológica de sus asistentes

 

Esto puede ser tan fácil como agregar unas dos o tres preguntas en el formulario del registro. Puede preguntar:

 

  • ¿Con qué frecuencia utiliza las redes sociales? Y proporcionar espacios para marcar Twitter, Instagram y Snapchat.
  • Preguntar si está familiarizado con alguna plataforma de tecnología en Eventos.

  1. Evalúe los datos Demográficos

 

En algunos países es ilegal preguntar acerca de la edad, pero usted puede usar ciertas preguntas como filtro. Por ejemplo provea listas de verificación y pregunte a los participantes:

 

  • ¿Cuánta experiencia de liderazgo de equipo tiene?
  • ¿Cuáles son tus géneros o grupos musicales favoritos?
  • ¿Series o Películas?

 

Use esta información para identificar preferencias de forma tal que pueda seleccionar temas, tecnología e incluso un plan de entretenimiento que muy probablemente este alineado con su audiencia.

 

  1. Seleccione un enfoque que se ajuste a su presupuesto

 

Si usted tiene un presupuesto alto, no se prive de nada. Pero aun con un presupuesto limitado, los drones o el mapping en 3D puede que no estén fuera de su alcance. Para un pequeño evento interno siempre hay soluciones muy maduras que pueden ajustarse a su presupuesto.

 

 

  1. Evite la trampa del “Sabor del Mes”

 

Aunque Pokémon GO sea el nuevo juguete del mes, puede que no sea la mejor elección para sus participantes. La gente un poco mayor puede preferir un Pac-Man (Come Cocos).

 

Si está pensando en gamificación, provea un breve formulario y dé a los participantes la oportunidad  de expresar si prefieren Pokémon, Pac-Man, Space Invaders, Monopoly u otros.

 

 

 

 

  1. Proporcione entrenamiento y apoyo

 

Utilice equipos de Soporte tecnológico, training corners y sesiones de grupo para preparar a los participantes y a los ponentes en sesiones que utilicen tecnología para eventos.

 

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Vamos a hablar de las principales razones por las que su empresa puede no estar caminando hacia eventos sin papel y soluciones sostenibles . Quizás se encuentre en un punto donde puede escoger entre contratar servicios tecnológicos que ayuden a este cometido o esperar a tener una razón para tener que hacerlo de manera inmediata.

 

Hay muchas razones por las cuales las empresas se encuentran vacilantes en adoptar una estrategia para organizar eventos sin papel a pesar de sus muchos beneficios: es ecológico, eficiente y, en la mayoría de casos, puede ahorrar dinero a su empresa.

Lo primero que hay que aprender es que la mayoría de las objeciones podrían ser cuestionadas y, en segundo lugar, que se podría incrementar un plan para no tener que llevar papel a través de un proceso gradual, dando pequeños pasos poco a poco.

 

Aquí presentamos algunas de las excusas más comunes a la hora de hablar sobre los eventos sin papel y qué puedes hacer para cambiarlo.

eventos sin papel

 

Es cierto que no todas las personas que participan en el evento tienen educación en el uso de la tecnología, pero esto está cambiando rápidamente. Es probable que debido al ritmo en que avanza la tecnología en muchas empresas y profesiones, sus asistentes estén recibiendo capacitación en relación al uso de la tecnología para desarrollar sus trabajos. El mejor enfoque para su organización puede ser aplicar una Fase Uno. Hablamos de eso a continuación.

eventos sin papel

Como con cualquier tipo de cambio (nuevas sedes, opciones de comidas y bebidas, o cambios en los ponentes principales) hay siempre un porcentaje de participantes en el evento que pueden presentar resistencia al cambio. Una gran manera de afrontar la resistencia es sacarla a la luz y reconocerla de una manera respetuosa, tal vez incluso con un poco de humor. De esa tarea al departamento de Marketing. Te lo agradecerán.

 

eventos sin papel

 

Puede que su empresa tenga poco presupuesto para usar tecnología para eventos y no tener que llevar papeles a sus eventos, en este caso, considere solamente las opciones tecnológicas que le permitan ahorrar dinero y aportar más ingresos netos.

Por ejemplo las aplicaciones de eventos y la señalización digital pueden abrir una cantidad de oportunidades de patrocinio que son medibles, no solo cubren el coste de la tecnología, sino que además pueden generan ingresos adicionales.

 

eventos sin papel

Hay muchas opciones de tecnología en el mercado y la mayoría de los planificadores de Eventos no tienen el tiempo o el entrenamiento suficiente para manejar múltiples proveedores. Puede remediar esta situación eligiendo una solución tecnológica integrada que le permita digitalizar, por ejemplo, el registro, una app para evento y la señalización digital en una sola plataforma.

 

 

Una vez que tome la decisión de realizar un evento sin papel (esperemos que basado en algunas o todas las ideas expresadas en la idea anterior), el próximo paso es preparar un plan de actuación sobre la audiencia. Aquí hay un enfoque de 3 fases.

 

Fase 1: Pequeños pasos

 

Antes de incorporar tecnología de evento de cualquier clase en las manes de sus participantes, haga lo siguiente:

 

  • Involucre a los participantes en la planificación del proceso. Pregunte cómo les gustaría recibir la información, el entrenamiento y la asistencia en el uso de la tecnología (algunos vendedores ofrecen versiones de prueba gratuitas).

 

  • Por ejemplo: La Asociación Canadiense de Matronas celebró una reunión con su junta directiva y su personal de nivel superior para darle entrenamiento acerca de la App para Evento que iban a implementar. Haciendo esto convirtieron a los líderes de la asociación en evangelistas y los asistentes las siguieron.

 

  • Si la tecnología es abrumadora para su audiencia, quizás comience sólo con un tipo de tecnología: el registro o la App del evento para implementar el primer año. Cada viaje comienza con un solo paso ¿verdad?

 

  • Antes del evento, prepare una lista de beneficios y pregunte a sus miembros de la audiencia cómo ellos preferirían que usted les comparta esos beneficios. Por ejemplo, con el ahorro de costes de utilizar una aplicación móvil en lugar de un directorio impreso, tal vez les gustaría WiFi en más áreas. Ofrezca ejemplos a sus miembros más involucrados y obtenga sus comentarios.

 

  • Reduzca sustancialmente el número de directorios impresos ofreciendo la mayor parte del contenido de su evento exclusivamente en la aplicación. Para aquellos asistentes que necesitan un poco más de tiempo para ajustarse a la tecnología, haga directorios impresos disponibles sólo por solicitud.

 

  • Prepare su campaña de marketing para informar, entrenar y animar a los usuarios acerca de los próximos cambios.

 

  • Cree una línea de tiempo para introducir la tecnología e informe a los usuarios potenciales para que puedan construir en la línea de tiempo otras tareas asociadas con sus eventos.

 

  • Evite abrumar a su audiencia difundiendo la línea de tiempo para la introducción de la tecnología en todos sus Eventos.


 

Fase 2: Despliegue Suave

 

Para el primer evento en el cual vaya a usar tecnología de eventos, observe las siguientes sugerencias:

 

  • De a los usuarios un fácil acceso a la tecnología. Permita que los usuarios ingresen con un clic. Los inicios de sesión complicados son enemigos de la adopción de tecnología.

 

  • Proporcione asistencia técnica in-situ. Esté seguro que todos sus trabajadores conocen el uso de la App de forma tal que puedan ayudar a resolver problemas sencillos a los asistentes.

 

  • Ofrezca un incentivo a los asistentes que usen este tipo de tecnología para eventos, por ejemplo: un cupón de Starbucks o un ticket para una bebida extra en el bar.

 

  • Busque feedback en todas partes (tal vez utilizando las encuestas en la Aplicación de Eventos) acerca de cómo se está desplegando la tecnología. Revise todo –positivo o negativo- con su personal y su proveedor de Apps. Podría ser algo tan sencillo como habilitar una opción cualquiera de la App para ofrecer una mejor experiencia para usted y sus visitantes.

 

Fase 3: Reúna comentarios y planifique para el próximo año

 

Una vez que haya completado el despliegue y obtenga información sobre si fue un éxito o no su evento sin papel, puede tener en cuenta estas opciones:

 

  • Construya sobre su éxito. Si el registro en sus eventos sin papel ha resultado un éxito el primer año, use el mismo enfoque para desplegar una App móvil (para reemplazar la agenda impresa) o la señalización digital (para reemplazar la cartelería) en el segundo año. Dicho esto, si su equipo y asistentes lo han aceptado sin problemas, usted es libre de seguir con este proceso con total tranquilidad.

 

  • Recompense a los usuarios por su audaz paso hacia el futuro. Agradezca su participación. Hágales saber cómo ha beneficiado a la organización y al evento, también hable sobre el futuro y la disposición de la organización de hacer sus vidas más fáciles con la incorporación de la tecnología para los futuros Eventos.

 

Su decisión de tener un Evento sin papeles tiene que ser tanto por liderazgo como por cuidar a la audiencia. En este mundo en rápido movimiento de negocios y profesionales, no puede esperar hasta que sus asistentes rueguen por eventos sin papel o imponer la tecnología por la fuerza.

Al ir conociendo en detalle las objeciones de los participantes y atacando esas reticencias, recibir asesoramiento de expertos y haciendo que el cambio ocurra, tanto usted como el organizador se beneficiará en muchos más aspectos que si tuviera papeles en sus eventos.

 

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Aunque las Apps para Eventos son cada vez más populares, la mayor parte de los eventos que se llevan a cabo ya tienen una o están pensando tenerla para su próxima edición.

Siempre la primera vez, como todo en la vida,  necesita un cuidado especial. Muchos Organizadores de Eventos se decepcionan de todas las supuestas ventajas de la tecnología para Eventos porque han experimentado en su propia piel una primera vez muy difícil cuando han utilizado una App para Eventos.

A continuación algunos consejos para que su primera vez sea lo que usted espera:

1. Alinee los objetivos de su evento con lo que espera de la tecnología.

Si necesita una Agenda, información de las Ponencias y los Ponentes o decirle a los asistentes cómo llegar al Evento, entonces utilice una App sencilla que haga lo que usted espera, pero que lo haga bien. Por el contrario si su evento son discusiones de casos médicos y lo que necesita es conocer la opinión de la audiencia entonces de más importancia a las funcionalidades relacionadas con el sistema de votación sobre cualquier otra.

 

No tenga funciones que no necesita porque esto lo que hace es crear ruido de fondo y no permite discernir lo que es visible de lo que es importante.

2. Tenga su App diseñada con antelación.

Tenga su App diseñada y disponible para los asistentes con suficiente tiempo de antelación. La idea es que con la App usted mantenga el interés: antes, durante y después del Evento. Lo peor que puede ocurrir es que el asistente llegue al Evento y sea ahí donde se entere que existe una App.

 

Mi primera App para Evento

 

Los Organizadores de Eventos que tienen cierta experiencia en la utilización de Apps utilizan muy bien el concepto de PRE-EVENTO y van colocando información de interés, preguntas, posibilidades de colaboración y muchas otras formas de interacción justo antes del Evento.

3. Haga marketing de su App.

Haga marketing de su App, de las plataformas para las que está disponible, de cómo descargarla y de su utilidad en el evento.

Que en un Evento exista una App no significa que los asistentes sepan que existe y a veces damos por sentado que así es, lo más triste es tener una excelente App que nadie utiliza.

Si quiere ir un paso más allá, no prepare ninguna información que tenga en la App en formato papel, parece radical pero muchos grandes Eventos llevan años haciéndolo de esa manera por lo cual eso contribuye no sólo a su economía sino también a colaborar a que el evento sea más sostenible.  Por supuesto cuando tome esta decisión dedique parte de estos recursos a promocionar la App.

4. Vaya monitorizando el desempeño de la App desde la fecha de lanzamiento.

Pida a su proveedor que le vaya informando acerca del número de descargas, de usuarios únicos y de páginas vistas. Esto le permitirá tomar acciones acerca de la promoción de la App antes del día del Evento.

5. Hable con los informáticos.

Si su Evento es una reunión de Ejecutivos de su empresa, hable con los informáticos y trate de distribuirla automáticamente a través de los sistemas MDM de la Organización, que les aparezca a todos automáticamente en su menú de inicio y que esto sea una preocupación menos.

Apps para eventos personalizada

6. Involucre a los ponentes con el uso de la App.

Involucre a los ponentes con el uso de la App de manera tal que sepan que desde el primer momento puede existir interacción entre ellos y la Audiencia de manera bidireccional. Que los asistentes puedan hacer preguntas al Ponente con moderación o no y que los ponentes puedan hacer tantas preguntas cómo quieran a la audiencia y que tendrán los resultados en vivo. Esto suele dar mucho juego y puede ser la diferencia entre un Evento muy bueno y un Evento memorable.

7. Ajuste sus recursos in- situ.

Ajuste sus recursos in- situ de acuerdo al tipo de audiencia que asiste al Evento, cuando la mayor parte de la audiencia son Millenials necesitará menos soporte in-situ para que carguen la App con toda la información en el sitio. Cuando la audiencia son mayoritariamente Baby Boomers entonces tenga mayor número de personal para ayudar a los asistentes a cargar la App, a muchos se les olvida cargarla y a la hora de descargarla en el sitio también tardan un poco más.

8. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible.

Aunque la mayoría de las Apps descargan su contenido en el dispositivo móvil. Hay funcionalidades como las votaciones, las notificaciones en directo, el escribir en un Foro de Discusión, entre otras, que requieren conexión a Internet. Hay que asegurar que la conexión a internet está disponible bien por una WIFI o mediante conexión 4G. Si no hay Internet en ese maravilloso Resort alejado de todo entonces no nos sirve como sede para nuestro Evento.

9. Tenga el personal técnico apropiado.

Tenga el personal técnico apropiado para soportar las operaciones: registro, atención in-situ para cargar o utilizar la App, Check-in del Evento, Votaciones. No deje a la suerte este aspecto porque aunque todo lo demás funcione es muy importante tener bajo control todos los aspectos el día del Evento. No escatime una partida de su presupuesto tratando de hacer algo que usted no conoce ni controla, sólo los profesionales podrán manejar esos cambios en el último minuto que siempre ocurren en los eventos.

10. Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías

Seleccione un proveedor con experiencia y un producto con garantías que esté al alcance de su presupuesto. Cada día salen muchos nuevos productos para que usted mismo haga todo, pero enfóquese en lo que realmente es importante para usted y deje el trabajo de la App para el proveedor seleccionado.

Creo que siguiendo estos sencillos pero interesantes consejos podrá lograr que su primera vez utilizando la tecnología para Eventos sea más un éxito que una decepción. Demás está decir que estos consejos son aplicables esté en su primer evento o tenga cientos de ellos a sus espaldas.

Comprometerte con tu público los 365 días del año, no durante el evento, es el objetivo final de muchos planificadores de evento con visión de futuro.

¿Qué estás haciendo en este momento para captar la atención de tu audiencia, desarrollas estrategias con anticipación e impulsas la venta de entradas antes que comience el evento?

¿Cómo te aseguras que las conversaciones y las relaciones continúen mucho tiempo después de finalizado el evento?

Debes saber que la tecnología para eventos aporta un increíble valor a la experiencia on-site pero puede también ayudar a alcanzar objetivos antes del evento, durante, después del mismo ¡y mucho más!.

Escribiremos sobre estos tópicos en un futuro cercano, pero ahora la conversación se enfocará en cómo la tecnología para eventos puede ayudar a completar su lista de acciones que puede hacer antes del evento.

Como Gerente de Éxito de los Clientes con EventMobi, hay varios objetivos que han surgido en conversaciones con mis clientes que puede que también estés tratando de alcanzar:

 

1. El incremento de los registros en el evento y el aumento de la venta de tickets

Si tu objetivo es manejar el registro y/o venta de tickets, el usar una plataforma de registro que se integre con tu App del evento realmente simplificará tu trabajo.

Las ventajas de manejar tu propia App para Eventos y su Señalética Digital a través de un Gestor de Contenidos te permitirá:

  • Hacer cambios al instante.
  • Personalizar fácilmente la página de registro a las necesidades de tus eventos.
  • Tener tu sistema de registro en línea de forma inmediata y a tu conveniencia

 

Registro para eventos multiplataforma

 

Algunas recomendaciones para dirigir el tráfico a tu página de Registro:

  • Realizando promociones temprano, ofreciendo una reserva anticipada.
  • Reparte las fechas de publicación del registro para dirigirte a diferentes grupos de asistentes.
  • Aprovecha las analíticas de su sistema de automatización de marketing o sistema de envío de correos para comprender los días y las horas en que tu audiencia suele abrir los mensajes que les envía. Envía sus invitaciones en estos días y horas.

La ventaja de escoger una app para evento que esté integrada con tu registro es una forma en que puedes usar tu página de registro como una oportunidad de dirigir el tráfico hacia tu app. Incluso si tus sesiones no están todavía confirmadas, puedes cargar un esquema de lo que será el contenido, el logotipo y un adelanto del contenido de forma de tal forma que se pueda empezar a promover entre los asistentes la descarga y la utilización de la App para el Evento.

 

2. Resaltar a los Ponentes destacados para generar entusiasmo.

Una vez que tienes fichado ese ponente fuera de serie, ¿qué hacer? No es un secreto que una sesión destacada (keynote) puede incrementar la asistencia a un evento.

Aquí presentamos algunas formas para destacar a los ponentes estrella en tu página de registro y en tu aplicación:

  • Colócalos en la página principal de tu App.
  • Ubica su perfil al principio de lista de ponentes para darle mayor importancia.
  • Envía alertas mediante la App a grupos específicos de asistentes con material promocional para la presentación del ponente destacado.
  • Utiliza módulos como «Foros de Discusión» como una sección de preguntas y respuestas antes del evento a fin de recabar las preguntas más frecuentes y que el ponente puede contestarlas durante su presentación.

 

3. Compartir el contenido correcto en el momento preciso.

¿Sabes lo impresionante que sería “saber antes de ir” a través de un correo electrónico que le envíes a los asistentes? En lugar de que los asistentes estén como locos buscando información acerca de todo lo que rodea al evento. ¿Por qué no incluirlo dentro de la Aplicación? El crear una página de información en donde esté todo el conocimiento centralizado ayuda a dirigir el tráfico a tu aplicación y proporciona un valor constante a los asistentes.

En esa página puede incluir cosas tales como:

  • Información de Viaje
  • Cosas que hacer en la zona
  • Información de contacto con el personal de staff para cualquier pregunta.
  • Información de Emergencia
  • El Clima
  • Código de vestimenta
  • Recomendaciones de Seguridad

 

4. Dar a los patrocinadores una oportunidad de alcanzar una audiencia más amplia.

¿Quieres dar a los patrocinadores una mayor visibilidad, pero no estás seguro como llegar a este objetivo con el uso de la tecnología?

  • Coloca a un patrocinador en la página principal del sistema de registro.
  • Darle presencia real y continua en banner, perfiles de patrocinadores, o en un lugar destacado en la página principal de la App.
  • Sube folletos acerca de la información de tus Patrocinadores antes del Evento.
  • Programa alertas con información sobre el patrocinador, enlaces a su trabajo o cualquier otra información destacada. Puedes incluso dirigir esta información a grupos específicos de usuarios.
  • Crea un «Foro de Discusión» para permitir a los Patrocinadores compartir información en cualquier momento antes del evento con los asistentes.

 

5. Facilitar el networking más allá de las cuatro paredes que conforman la sede del evento

Durante la búsqueda de una plataforma de tecnología para eventos, asegúrate de que la plataforma permite el contacto en cualquier momento durante toda la experiencia del evento. Enfocarse en el compromiso y seguimiento sólo durante la experiencia en el sitio deja de lado esa premisa de contacto durante los 365 días del año, por lo cual utiliza herramientas tales como perfiles de asistentes, enlaces a LinkedIn y canales de discusión privados (Como los Foros Grupales) para iniciar la interacción antes del evento.

Recuerda que la participación antes del evento es vital para alcanzar el éxito. Facilitar el networking sumará valor tanto a los asistentes como a los patrocinadores.

 

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Así que usted está entusiasmado por introducir tecnología en su próximo evento. No importa si usted es un organizador de eventos internos o un planificador de eventos independiente trabajando en nombre de un cliente, es importante presionar el botón de «pausa».

 

Aprendí está lección años atrás cuando trabajaba para una firma de comunicaciones inalámbricas.

 

El modelo de uno de los programas de desarrollo de gestión del que se me pidió que me hiciera cargo era serio y aburrido. Por lo que me dediqué a hacer un cambio de imagen completo. Los cambios fueron recibidos con entusiasmo, excepto por la primera vez que traté de implementarlos. Poco después del comienzo del programa, quedó claro que el grupo no estaba cómodo con los ejercicios interactivos y las propuestas coloridas y decoraciones que añadidas para reforzar el tema.

 

Llamé al grupo a un receso no planificado, coloqué todas las propuestas en una mesa auxiliar y las revisamos con el grupo antes de continuar. Este era un grupo de gerentes veteranos y directivos quienes prefieren un modelo tradicional para aprender. Por lo tanto, para este grupo, utilicé la versión anterior del programa de aprendizaje.

 

Hubo una serie de aprendizajes que me llevé de esta experiencia que nunca he olvidado. La primera y más importante lección fue “conoce a tu público”. Esto es directamente relevante cuando se lanza nueva tecnología innovadora para ejecutivos seniors.

 

  1. Conozca su Audiencia

Cuando se está introduciendo la tecnología en eventos, recuerde que hay al menos dos tipos de público:

  • Ejecutivos senior con el poder de permitir o vetar las decisiones acerca de nueva tecnología.
  • Participantes de Eventos.

A menudo, los ejecutivos senior y los participantes son de diferentes grupos demográficos y psicográficos. Sus percepciones acerca de la tecnología pueden no estar en sintonía. No es sólo una cuestión de edad. Tiene que ver con el nivel de comodidad en el uso de la tecnología y adaptabilidad a las innovaciones tecnológicas.

Aquí está un cuadrante bastante simple que puede utilizar para determinar las más efectivas estrategias para vender la tecnología a los ejecutivos senior.

 

estrategias para convencer en el uso de tecnología para eventos

 

Pasos a tomar:

  • Tome el tiempo necesario para averiguar la cantidad de experiencia que los ejecutivos senior y los participantes del evento tienen con la tecnología que desea introducir.
  • Puede obtener esta información hablando con los asistentes ejecutivos de los ejecutivos senior, entrevistas individuales, mini encuestas y grupos de enfoque.
  • A continuación, cree un perfil para cada ejecutivo senior para capturar la información que recoja.
  • Diseñe su estrategia para enganchar a los ejecutivos senior basada en su evaluación de la aptitud técnica de los ejecutivos senior y su nivel de comodidad con el riesgo.

 

  1. Compárese con los mejores

Benchmarking es un paso importante para ganar el apoyo de los ejecutivos senior. Identifique compañías e industrias que los ejecutivos senior en su organización consideren las mejores en su clase las cuales hayan usado la tecnología para eventos que usted desea introducir.

 

¿Cómo descubrir esta información? Siga los pasos anteriormente planteados . Adicione una pregunta acerca de cuáles organizaciones y ejecutivos son vistos como innovadores o campeones. También, preste atención a los ejemplos que los ejecutivos senior usan en sus propias presentaciones.

 

  1. Haga sus deberes

Identifique:

  • Eventos que son similares a los eventos que usted está planificando.
  • La tecnología que es usada en estos eventos.
  • Historias de éxito y mejores prácticas.
  • Fallas que se deben evitar.

 

Afortunadamente, vivimos en una época en la cual los procesos de investigación se han simplificado teniendo acceso a artículos, publicaciones en los blogs y videos.

 

  1. Identifique los beneficios

Los beneficios deben ser claros, específicos y cuantificables. Si usted está pidiendo a un alto ejecutivo que apruebe una inversión en nueva tecnología, sin duda debe  asegurarse que los beneficios queden claramente articulados y proporcionar ejemplos específicos como respaldo.

 

Por ejemplo, si está tratando de vender una app para eventos a los ejecutivos senior, los beneficios deben incluir ahorro de costes, racionalización de la comunicación, la eliminación de cuellos de botella y la transmisión de información importante a tiempo a los participantes, ponentes, patrocinadores y expositores. Si hay una larga lista de beneficios pocos se negarán a apoyar su propuesta.

 

  1. Investigue todos los costes asociados.

Un modelo “sin sorpresas” funciona mejor cuando se introduce nueva tecnología. Esto es particularmente importante si hay alguna resistencia que ha tomado algún tiempo vencer para soportar las nuevas iniciativas tecnológicas.

 

  1. Construya y presente su propuesta de negocios.

Debe ser ajustada, dirigida y concisa. Deje tiempo para preguntas. Incluya datos y cifras, pero, recuerde, ejemplos y anécdotas de fuentes fidedignas puede ser una poderosa manera de construir apoyo. Identifique posibles preocupaciones y objeciones y proporcione información para hacerles frente.

 

Aquí se presenta un esquema que le ayudará a construir su propuesta de negocio.

  • Reto u oportunidad
  • Solución o enfoque propuesto (tecnología que se está recomendando)
  • Beneficios
  • Credenciales (que le cualifica para hacer esta recomendación).
  • Pasos a seguir
  • Call-to-action

 

  1. Programe una demostración

  • Organice una demostración personalizada para que tenga lugar durante una reunión ejecutiva.

En ocasiones toma algún tiempo convencer a los ejecutivos senior del valor de introducir nueva tecnología para eventos. El tiempo invertido tendrá su premio cuando sus recomendaciones sean aceptadas e implementadas.

 

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Las acciones de los asistentes durante un evento son un indicador de cómo el evento está sucediendo. ¿Están los asistentes completamente inmersos en los grupos de trabajos y en las exposiciones, o no están comprometidos con el evento y dedican mucho tiempo a hablar por teléfono? Si durante su evento esto último es lo que está sucediendo, entonces su evento puede no tener los elementos necesarios para crear una participación total de los asistentes y fomentar el networking entre los participantes.

Existen algunas recomendaciones que puedes implementar para mantener a sus asistentes enganchados (engaged) y comprometidos. Lo último que usted quiere, después de todo, es que ellos sientan que deberían estar en otro lugar.

 

1.- Escuchar las preferencias del asistente

Usted recibirá un diverso grupo de respuestas y no será capaz de satisfacer las preferencias de todos, pero podrá tener una idea de lo que los asistentes como grupo desean.

Algunas preguntas que puede hacer antes del evento:

  • ¿Qué tipo actividades prefiere tener en el evento?
  • ¿Cuál es la probabilidad de que quieran probar un kiosko interactivo?
  • ¿Prefiere todo el material para el evento en papel, todo digitalmente o una mezcla de ellos?
  • ¿A cuáles workshops planean asistir?

 

2.- Haga un evento móvil amigable

Es seguro que no todos los asistentes tendrán un dispositivo móvil, pero los que no lo tienen realmente son una minoría. Complazca a la mayoría incorporando una App para evento. De esta forma, la mayor del tiempo que  los asistentes utilizan sus smartphones será para consultar e interactuar con la app del evento y no para estar chateando de cosas no relacionadas con el evento. El aspecto más importante de las apps para eventos es que los usuarios pueden hacer sus propias agendas basadas en las horas de exposición o las presentaciones que desean atender. Adicionalmente, pueden hacer networking con otros asistentes utilizando elementos de gamificación en la propia App.

Con las apps para eventos podrá  también enviar notificaciones en tiempo real, así como alentar a los participantes a contribuir con el Social Wall o recordarle que visiten algún stand de algún patrocinador en específico. Además puede agregar preguntas al ponente, votaciones en vivo y hacerle un recordatorio para que rellenen la encuesta de satisfacción antes de partir.

 

3.- NO DESCUIDEN LAS REDES SOCIALES

Muchos planificadores de eventos utilizan en gran medida las redes sociales para promover el evento pero descuidan el empleo de cualquier tipo de actividad en las redes sociales cuando el evento está en progreso. Consulta nuestros anteriores artículos sobre los Social Wall y como alentar a los asistentes a participar de las redes sociales. Los miembros de la organización deberían comenzar enviando algunos para despertar el interés entre los participantes. Sería bueno ofrecer algún tipo de icentivo para los asistentes más activos.

 

Redes Sociales

 

También puedes hacerlo divertido enviando notificaciones (por medio de tu app para evento) alentando a los asistentes a enviar un tipo de publicación específica al Social Wall, tales como:

  • Un tweet de tres palabras resumiendo como lo están pasando.
  • Un “selfie” con una mueca graciosa o representativa de la temática.
  • Un tweet con un emoticono para describir lo que sienten en ese momento.

Cuando se es creativo, los asistentes están más propensos a participar y compartir con otros asistentes. Asegúrese de recordarle a todos que todas las publicaciones deben estar acompañadas del hashtag oficial del evento.

 

4.- Involucre a los asistentes en las presentaciones

Si van a ver presentaciones, asegúrese que el ponente tiene un esquema en el que promueva la participación de los asistentes. Un ponente que no hace otra cosa que hablar y mostrar una diapositiva tras otra va a llevar a que la gente se aburra, algunos se duerman y otros se salgan a la mitad de la presentación.

Aquí hay algunas recomendaciones que un buen ponente debería seguir:

  • Hacer a la audiencia un par de preguntas que requieran respuestas meditadas en vez de solamente levantar la mano.
  • Subir un asistente o dos al escenario para una demostración en vivo.
  • Hacer que los asistentes respondan preguntas en vivo y mostrar los resultados para posteriormente comentar sobre ellos.
  • Cuando las presentaciones son muy largas, permitir un receso para que la gente utilice los aseos o pueda estirar sus piernas.

No importa si el ponente es alguien interno de la compañía o alguien contratado de otra compañía. Esté seguro que conoce en que consiste la presentación planeada. Insista que envíe un esquema de lo que será cubierto en la presentación, y no tenga miedo en sugerir interacción durante alguna presentación que lo requiera.

 

5.- Haga la tecnología una parte integral del evento

Además del App para el evento y del Social Wall, hay necesidad de otras formas de implementación de la tecnología. Considere algunos otros métodos de pantallas digitales interactivas como una iPad Wall, pantallas táctiles, sensores corporales de movimiento. Otras ideas incluyen photo calls, impresiones en 3D, acreditaciones con micro ubicaciones y tecnología de Wall mapping. Un evento rico en tecnología incrementa el factor “wow”, lo cual se convierte en impresiones positivas de los asistentes hacia la experiencia total en el evento.

 

Lleve su Evento al próximo nivel.

Si los asistentes no están comprometidos (engaged), su atención estará probablemente en cualquier otro lugar. Creando varias formas de engagement, se asegura que sus asistentes estén completamente inmersos en la experiencia que usted les ha provisto.

Cuando los asistentes están enganchados y comprometidos, teniendo una buena experiencia, eso se traduce en clientes que repiten, lealtad y beneficios.


Author: Dan McCarthy is an Event Manager at JD Parties, an event management company based in the UK.

Las reuniones Kick-off deberían ser excitantes e inspiradoras, no sosas y aburridas. Esta es su oportunidad para reunir a todos en una sala para reflexionar acerca de ideas, obtener una valiosa retroalimentación, y realmente establecer el tono para el resto del año.

 

Aparte de reunir a todo el equipo y transmitir el entusiasmo acerca de lo que está por venir, las reuniones KICK-OFF le permiten ganar perspectiva para el nuevo año con una reflexión sobre el año anterior. Usted puede celebrar los éxitos, pero también admitir importantes fracasos y usar estos como experiencias de aprendizaje en su movimiento hacia adelante. Estas reuniones también proveen una oportunidad para una valiosa planificación en equipo, iniciativas de entrenamiento y construcción de equipos.

 

Si bien es posible que usted desee tratar estas reuniones como cualquier otra reunión, es importante darles a los asistentes la atención extra que ellos desean. ¡Usted está presentando y planeando su año entero! Es crucial construir el impulso adecuado con su equipo y sólo tiene poco tiempo para hacerlo. Si usted está perplejo, tenemos algunos consejos que le agregarán algo de entusiasmo a su reunión KICK-OFF.

 

1. Cambie el nombre

Considere no llamarle “Reunión KICK-OFF”. Cuando usted le llama una reunión “KICK-OFF”, esto implica que una serie de decisiones han sido ya tomadas sin ninguna participación, y esto pudiera hacer que algunos miembros se sientan excluidos. También “Reunión KICK-OFF” suena congestionado, a cliché y aburrido ¿no te parece? Un enfoque más positivo sería colocar un nombre a la reunión que sugiera que aún hay trabajo por hacer (lo cual es cierto). ¿Por qué no llamar a su reunión inicial: El camino por recorrer en 2016 o 2016:Preparándonos para el crecimiento? Usted podrá crear diapositivas con la información que ya ha sido decidida para el año nuevo, pero dándole un nombre diferente implica que hay espacio para las ideas, cambios y participación – tal cual como debería ser. Si los miembros del equipo sienten que serán capaces de impacto en la reunión, ellos estarán más propensos a escuchar activamente y a participar, en vez de sólo recostarse, oír y disfrutar de su café.

 

2. Hágalo Interactivo

Reuniones Kick-off

 

Todo el mundo se apunta a la reunión esperando tener que sentarse el tiempo que dure la reunión y oír al presentador como todos los años. Es probable, que la mayoría de la gente haya realizado un check-out mental incluso antes que la reunión haya comenzado. ¡Cambie su reunión! Comience la reunión preguntando a todos algunas ideas para la conferencia o evento que justo va a comenzar.

 

El  Crowdsourcing de contenidos e ideas se simplifica utilizando tecnología para eventos como una App con un sistema de respuesta de la audiencia. Permitiendo a los asistentes hacer sus preguntas o comentarios usando funcionalidades como «Haga Una Pregunta» que les dará a ellos la oportunidad de plantear preguntas o apoyar preguntas que otros ya hayan realizado.

 

Alternativamente puede abrir una sesión de preguntas en vivo con preguntas tales como: ¿Qué sesiones piensa que deben ser incluidas? ¿Qué actividades para romper el hielo funcionaron mejor?  ¿A qué presentadores quieren ver de nuevo? ¿Qué tipo de comida quieren ver en el próximo evento? Aunque ya usted tenga pensado su próximo evento, mantenga un espacio abierto a nuevas ideas que se le puedan haber pasado, recopilando datos en tiempo real para un impacto inmediato o descargándola a posteriori para analizar los números.

 

Considere un enfoque divertido como un juego de trivial. Utilice técnicas de gamificación para contribuir al logro de sus objetivos. Si el objetivo de la reunión es revisar el desempeño del año pasado, incluya preguntas acerca de los logros obtenidos el año anterior, algo de lo que el ponente esté hablando, para verificar que los conceptos han quedado claros y también para comprobar el grado de compenetración que está logrando el ponente con los asistentes. Aunque esto funcionará como un juego, la información que se puede obtener de las respuestas es fundamental para medir el éxito o fracaso del mismo evento.

 

3. Considere un ponente sorpresa

Aunque  su reunión KICK-OFF es probable que ya esté planificada para 2016, no es demasiado tarde para llegar a algunos contactos (incluso algún cliente) para que venga y ofrezca una breve introducción o 15 minutos de conversación inspiradora. Si usted tiene un cliente de confianza, tal vez estaría interesado en venir a charlar sobre una experiencia positiva que haya tenido con su equipo el pasado año. Dentro de la aplicación de eventos, puede mencionar a una ponente sorpresa al nombrar la sesión «Ponente Secreto» y la posibilidad de subir un perfil del ponente sin su fotografía, pero si con su biografía.

 

No tiene por qué ser complejo, sólo algo para cambiar las cosas y conseguir que su equipo disponga a sentarse con la espalda recta y se sientan motivados para escuchar. Incluso se podría considerar tener a alguien vía Skype.

 

4. Promueva un excelente networking

Reuniones Kick-off

 

La Gamificación es también una gran forma de promover networking y el team building. Destine tiempo para que en medio de la reunión la gente se levante de sus asientos para hablar unos con otros. En una oportunidad vimos a un cliente crear un reto llamado “Conozca al Fundador” como parte de su juego de evento en donde el jugador tiene que encontrar al Fundador de la Empresa, presentarse y/o saludarle, y él a cambio le dará un PASSCODE que representa puntos para su cuenta particular en la competencia general que se establece con la Gamificación. Si usted no está familiarizado con el uso de Gamificación en Eventos consulte nuestra Guía Definitiva de Gamificación para Eventos.

 

Aprovechar las técnicas de Gamificación es una manera inteligente de animar a los miembros más nuevos del equipo a conocer a empleados con más experiencia. Puede tener retos tales como “Conozca un colega que tenga más de 5 años dentro del departamento” o “Conozca a la persona con más tiempo en el Departamento de Marketing”. Esto es en general una excelente forma de romper el hielo entre los miembros del equipo.

 

Las reuniones de compañía no tienen que seguir siendo una calle de un solo sentido en donde un Ponente se para y suelta una gran cantidad de información. En vez de esto, puede ser un tiempo excitante e inspirador para que todo el equipo esté junto, se conozcan unos a otros, y se sientan listos para realmente comenzar el año. No pase por alto los pequeños detalles y no tenga miedo de tomar algunos pequeños riesgos con su reunión KICK-OFF.

 

Mark Dumschat | Eventmobi

Para entusiastas de la tecnología como nosotros, ver la tecnología en acción es una cosa hermosa. Aún más gratificante es ver las muchas maneras en que la tecnología mejora las conexiones cara a cara que ocurren todos los días en los eventos.
EventMobi asistió recientemente a SPiNCon 2015, la conferencia anual de la Red de Planificadores Senior de la Industria (Senior Planners Industry Network SPiN).

Llegamos a ver cómo la tecnología ayuda a planificadores y asistentes en el siempre importante proyecto de networking en los eventos. En SPiNCon, los miembros se reúnen para obtener apoyo e inspiración de otros, compartir sus experiencias con los productos que les gustan, las estrategias que han tenido éxito y las tendencias a tener en cuenta.

En el espíritu de compartir conocimientos y presentar mejores eventos en todos los ámbitos, los planificadores SPiN también están felices de compartir sus comentarios con los patrocinadores y los proveedores.

 

Networking para eventos

 

En SPiNCon, Dylan Monorchio habló sobre el engagement y la tecnología que abarca todo el ciclo del evento para líderes de eventos exitosos. En la sesión, algunos de los temas que suscitaron mayor debate fueron el networking y la gamificación en el evento.

En SPiNCon, las sesiones educativas están bien equilibradas con actividades de networking y de ocio, todo esto estuvo soportado por una  única App para Eventos de EventMobi, por lo cual los planificadores hablaron positivamente sobre esto.

 

1. El establecimiento de una presencia en el evento

La App del evento de SPiNCon ayudó a los planificadores a mantener su política de ejecutar eventos completamente sin papel al proporcionar una fuente digital para toda la información. Debido a que la App residía en el dispositivo móvil de todos y cada uno de los asistentes, la aplicación de la conferencia también fue capaz de aprovechar todas las características de la tecnología para apoyar la experiencia del evento.

El Networking en la App de la conferencia SPiN fue fácil. Cada participante tenía un perfil completo con una fotografía, breve biografía, enlaces a redes sociales, y la información profesional para que pudieran llegar a conocerse unos a otros y mostrar su personalidad. Es prerrogativa del planificador el recoger esa información durante el registro y hacer que aparezca automáticamente en la aplicación de evento, o el permitir a los asistentes el agregar y editar su propia información a través del panel del asistente en la App.

El panel del asistente está allí para permitirles personalizar completamente su experiencia a partir de la adición de sesiones y patrocinadores a su lista de favoritos, la creación de su presencia en la App del evento y la gestión de las conexiones entre sí a través de mensajes de chat dentro de la App.

Los asistentes que hacían presentaciones en el evento también se vincularon en la App a las sesiones en las que participaban, lo que permitió a su público encontrarles y conectar con ellos rápidamente. Antes del evento, los asistentes pudieron ver sus perfiles y prepararse para sus conversaciones, maximizando el potencial del Networking en los tiempos asignados.

 

2. Hacer conexiones con el Chat de la App

Los asistentes también pudieron conversar entre ellos directamente desde sus perfiles en la App del evento, lo que realmente fue práctico durante este estilo de evento de networking rápido y sin papeles. Cada proveedor se sentó en una mesa mientras que los planificadores en equipos de dos se rotaban en las mesas. Se les dio cinco minutos a cada uno para hablar de lo que hacen y – La palabra clave es hablar. Se les instruyó para guardar sus tarjetas, panfletos, y cuadernos y sólo tener conversaciones para resolver problemas reales con los demás. Con sólo cinco minutos y dos planificadores para charlar  la mayoría de las conversaciones se iniciaron con  «cuéntame acerca de un problema que estés teniendo y te diré si sé cómo resolverlo

Algunos planificadores desafiantes dieron tarjetas de visita a pesar de las reglas, pero la mayoría de los profesionales de eventos con los que Dylan conversó no tenían una manera de anotar los nombres y detalles. Todo el mundo apreció el tener la App del evento como respaldo para su posterior consulta.

 

 

Networking para eventos - Chat entre asistentes

 

La funcionalidad de chat interno es una gran manera de mantenerse en contacto con otros asistentes o ponentes, independientemente de las circunstancias de networking. Los mensajes se envían y reciben al instante, y se notifica a los destinatarios dentro de la App del evento y por correo electrónico.

Esta experiencia también es ideal para la creación de networking proactivo. Antes del evento, Dylan fue capaz de llegar a un par de clientes existentes entre los planificadores de alto nivel para ver si querían reunirse en el evento. Dado que los los asistentes se pueden buscar por contenido del perfil, también tuvo la oportunidad de ponerse en contacto con la gente en base a intereses comunes, denominaciones y ubicaciones. Por ejemplo, él se acercó a todos los demás asistentes canadienses para ver si estarían interesados ​​en unirse a él para un número grupal durante la batalla de Lip-sync del evento.

 

Networking para eventos - Actividades

 

3. Juego de Networking

La batalla de Lip-sync fue un ejemplo de un juego de Networking. Mediante la adición de un poco de competencia amistosa a una actividad divertida, los planificadores de SPiN fueron capaces de mantener a todos en  la sala entusiasmados y comprometidos. Todo el mundo estaba ya sea en el escenario o riendo en la audiencia. Un juego tonto como este es la manera perfecta para involucrar incluso al participante más tímido y reservado, por lo que es fácil para todo el mundo iniciar conversaciones casuales y  romper el hielo.
La gamificación del evento fue uno de los temas más debatidos durante la sesión de Dylan. Los planificadores y los proveedores están constantemente en la búsqueda de nuevas e innovadoras maneras de involucrar a los asistentes y convertirlos en los participantes del evento. La gamificación busca lo que hace a los juegos tan cautivadores y aprovechar aquellos aspectos para motivar acciones de los asistentes y, a su vez, apoyar los objetivos del evento. Entérese de lo que impulsa el juego en nuestro último libro electrónico: La Guía Definitiva para la Gamificación de Eventos.

Los Juegos de Networking en la App del evento funcionaron mediante la creación de desafíos para hacer conexiones, diseñando normas para apoyar los tipos de conexiones que se deseaba que hicieran los asistentes y luego incentivar la actividad con puntos y premios. Los juegos son fáciles de jugar y cada tipo se ejecuta con la misma mecánica simple. Los asistentes pueden ver las reglas y una lista de desafíos en cuanto se abra el juego. Cada desafío tiene la forma de una pregunta o idea, y cada uno tiene un código correspondiente. Los jugadores completan un reto introduciendo su código, y se otorgan puntos en consecuencia.

Para romper el hielo, se puede configurar el juego para motivar a la gente para hacer las conexiones más profundas, dando a cada jugador un código y la creación de una regla en la que la gente sólo divulgan sus códigos después de cinco minutos de conversación. Si usted tiene objetivos específicos para la conversación, que los jugadores intercambian sus códigos después de haber sido discutido alguna serie de temas predeterminados. Esta es también una gran manera de crear conversaciones con los patrocinadores, o entre compradores y vendedores.

 

Networking para eventos - Mesas redondas

 

Alternativamente, se puede diseñar un juego de Networking basado en la velocidad, para dar a cada persona una gran cantidad de contacto más ligero, lo que podría implicar la asignación de puntos sólo a los ciertos asistentes (estos deben mantenerse en secreto). Entonces, se convierte en un juego de números ya que todo el mundo trata de hablar con tanta gente como sea posible para descubrir los jugadores con puntos.

Otro tipo de Networking se realiza para promover el intercambio entre grupos particulares, por ejemplo, fomentar las conexiones entre veteranos de la industria y los planificadores más nuevos o con menos experiencia para lo cual varíe la asignación de puntos para que cada uno consiga más puntos cuando intercambia con el grupo con el que usted desea que se relacione. Es decir cada vez que un novato habla con un senior o viceversa cada uno obtenga mayor puntuación que cuando hablan con uno que tiene su mismo nivel de experiencia.

Muestre a los participantes que más conectan en una tabla de clasificación en directo para dar a la gente un sentido de cómo va la competición. Dependiendo de su audiencia, simplemente ser reconocido por su sociabilidad y capacidad de networking es un poderoso incentivo para jugar  y tomar la actividad de Networking en serio.

El uso de un juego de networking en su App para evento permite realizar un seguimiento de cada conexión realizada y utilizar datos sólidos para demostrar el éxito del evento de networking. El número de jugadores indica cuántas personas en el evento fueron seducidas a participar y el número de desafíos completados por cada jugador le dará una sensación de éxito de networking promedio por persona.

Para obtener más información acerca de cómo crear y evaluar los juegos de redes en sus eventos, visita nuestra guía de implementación.

Fotografía por Josh Power Photography
Dylan Monorchio | Eventmobi

La conexión entre sí es el foco central de cualquier evento. Ya sea que usted está tratando de reunir gente por una causa, cerrar la brecha entre las empresas y los clientes potenciales, o educar a un grupo de profesionales de la industria, su tarea como planificador es identificar un público y crear el vehículo perfecto para un contenido valioso y relevante.

Así que, ¿cuál es la mejor manera de conectar con sus asistentes? ¿Cómo es relevante para lo que cada asistente está tratando de lograr? Concéntrese hacer la experiencia personal. La tecnología existe, los datos están ahí.

Esta es una guía rápida para mejorar la calidad de las conexiones, la ampliación de su público, y la creación de la experiencia personal que necesita para mantener a todos comprometidos.

1. LA GENTE CONFÍA EN EL REFERENTE

Cualquiera que sea la razón para la celebración de su evento, la reputación para presentar contenido valioso y atractivo hará que todos los demás aspectos de la promoción de evento sean más fácil.

Un blog es una fantástica manera de obtener este tipo de renombre. Al mostrar contenido actual y relevante, de interés para su público objetivo, se puede demostrar que usted está cualificado para decidir qué información es beneficiosa y qué puede ser sacrificado. Para tener un blog exitoso que funcione como una base de conocimientos para su público, sea lo más consistente posible, pero lo más importante, aporte ideas de alta calidad y contribuya a las conversaciones que suceden en la vanguardia de la industria.

¿No tiene el tiempo ni los recursos para generar conocimientos pertinentes y originales regularmente? Intente organizar una serie de webinars, o traiga algún invitado experto a la conversación. Ambos son métodos sólidos de aumentar su audiencia en línea y aumentar su reputación como una fuente fiable de contenido.

Público de evento

Para entregar el contenido que valoran sus asistentes, necesita mantener el ritmo durante todo el año. No tenga miedo de incorporar contenidos que les gustaba de años anteriores tampoco. Mezclar el conocimiento clásico y bien establecido con las nuevas tendencias proporciona una base para el análisis y la comparación que sólo puede dar lugar a discusiones más inteligentes y beneficiosas – y eso significa un compromiso mayor en sus lectores.

Durante su conferencia real, resalte cualquier colaborador del blog en la asistencia. «John Smith fue presentado en nuestra entrada en el blog de julio, sobre la ética empresarial moderna, y pensamos que sería una buena idea traerlo aquí para hablar con ustedes hoy.» Ahora, John es un campeón y tiene una razón para contribuir a tu blog de nuevo en el futuro, y tiene una capacidad demostrada para mostrar los temas influyentes y hacerlos accesibles a su público.

2. AMPLÍE SU RED

Los medios sociales son tan ubicuos que se ha convertido en un acto reflejo para cualquiera que trate de ampliar la audiencia y mantenerla comprometida. Una presencia en medios sociales saludable puede generar un ruido valioso acerca de su evento, reforzar la asistencia y mantener el impulso de su evento mucho más allá de la fecha final. Usted puede incluso extraer los feeds de contenido potencial y saber qué temas, ponentes o características entusiasman a los asistentes. Utilice este conocimiento para averiguar qué enfatizar y cómo invertir su tiempo y recursos.

Utilice las herramientas de medios sociales como Followerwonk, Sprout Social o Hootsuite para entender quién le está siguiendo y lo que valoran. La identificación y la orientación de sus principales factores de influencia hace que se sientan más valorados mientras que le ofrece el comienzo de una muy eficaz campaña de boca-a-boca.

3. SEGUIMIENTO CON PRECISIÓN

Mientras que los medios sociales llega a un amplia audiencia y extiende su alcance, apuntar a segmentos es una buena forma de aumentar su notoriedad y fomentar una gran relación con su público principal. Campañas de correo electrónico a un segmento específico, por ejemplo, le permiten ofrecer el contenido más relevante, impactante. El uso de la mensajería personalizada para entregar el contenido reflexivo engendrará confianza en usted y su marca, lo que garantiza una gran participación.

Si crea un canal de doble vía, también puede ser una gran manera de obtener retroalimentación específica, calificada sobre su evento sin siquiera dejar que toda su audiencia sepa que la está buscando. La recompensa a su público principal es una experiencia más personalizada de eventos.

4. MENSAJERÍA PERSONAL IN SITU

En el evento, las alertas en su App de eventos pueden mejorar la focalización. Digamos que su lista de asistentes está formado por profesionales y personalidades de la industria en general, y que le gustaría invitar a este último grupo a un evento de networking de alto perfil. Tal vez le gustaría aislar un grupo de compradores invitados o los tomadores de decisiones clave y darles un exclusivo espacio de tiempo exclusivo en feria. EventMobi permite establecer aquellos grupos dentro de su lista de los asistentes y enviarles mensajes específicos para que pueda conectar con precisión.

 

 

Apps para eventos con notificaciones push

5. CONVIERTA SU APP PARA EVENTOS EN UN ALTAVOZ

Las alertas son también una gran manera de transmitir información esencial para todos. Utilizando sólo su App, usted puede difundir cambios de habitación, nuevos ponentes, promociones especiales, o cualquier otra cosa que surja. EventMobi también le da la opción de enviar su alerta junto a una notificación por correo electrónico o una notificación push para asegurarse de que, ya sea que estén en la aplicación de evento o no, todo el mundo va a recibir el mensaje.

Esto puede hacer de su App para evento un activo vital en una crisis. En 2013, un planificador de Calgary se despertó el día de su evento para encontrar que una inundación masiva había sumergido el lugar del evento (y otros más de 20 barrios). ¡Su App para Evento al rescate! Ella fue capaz de utilizar las alertas dentro de la aplicación para mantener sus asistentes al corriente de cambios esenciales, protocolo de emergencia y cancelaciones necesarias.

Ofreciendo datos contextuales oportunos asegurará asistentes se sientan valorados e importantes – incluso en tiempos difíciles.

6. TRANSFORME A SUS ESPECTADORES EN PARTICIPANTES

Otra forma probada para involucrar a la gente y obtener ideas en crowdsourcing es a través de encuestas de eventos. Usted puede entregar este valioso e impactante feedback en todo tipo de correspondencia, desde alertas a correos electrónicos. En los días previos a su conferencia, cree una encuesta en su App para evento para medir el nivel de interés en sus temas, ponentes y sesiones. Haga preguntas que ayuden a determinar el nivel medio de conocimientos en un tema en particular para ayudar a los ponentes evitar cualquier concepto demasiado complejo o básico. Sus asistentes apreciarán la investigación y es una gran manera de reforzar su uso de aplicaciones acercándose a la fecha del evento.

Incluso durante las sesiones, los asistentes también pueden participar en encuestas interactivas en vivo. Emocione a sus ponentes acerca de sus próximas sesiones, ofreciéndoles esta fácil herramienta de compromiso. Haga que envíen sus preguntas a usted con antelación para que pueda crear la encuesta, incorporarlo a su presentación, y que ensayen para asegurar una transición sin problemas dentro y fuera de ella.

No sólo sus ponentes estarán comprometiendo mejor a los asistentes, todos y cada uno de los asistentes pueden contribuir personalmente a la experiencia educativa mediante el envío de preguntas y comentarios durante la sesión.

7. CONEXIÓN ENTRE ASISTENTES FÁCIL Y SEGURA

Crear una experiencia más personalizada para sus asistentes no significa que usted tiene que hacer todo el trabajo pesado. Anime a los asistentes a que hagan nuevas conexiones con otros.

Los asistentes pueden enviar mensajes a través de chat privado en su App. Los mensajes se almacenan dentro de la bandeja de entrada personal de un asistente, con acceso a su perfil personal usando su correo electrónico. La gente en el evento, incluso puede conectarse con los participantes remotos siempre que todos estén en la aplicación de eventos, y toda la correspondencia es privada y segura.

 

Listado de ponentes - Apps para eventos

8. EL SEGUIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN ES INTEGRAL PARA MEJORAR LA PARTICIPACIÓN

Lo que se hace al finalizar su evento es casi tan importante como la calidad de su contenido o la planificación. Reunir buenos datos cualitativos acerca de su contenido es esencial para mejorar de año en año. Hemos discutido varias maneras de obtener retroalimentación y crowdsourcing de su contenido: obteniéndose desde medios de comunicación social, encuestas o sondeos en vivo.

Otro elemento en su recopilación de datos que no pueden faltar son las analíticas del evento. En estos días, se puede realizar un seguimiento de casi todo su público, y los asistentes, de forma digital. Desde su página de medios de comunicación social a su página de registro, y bien en su App para eventos, cada clic deja una huella y se alegrará al tener un servicio cualificado para realizar un seguimiento de ellos.

Desde páginas vistas a visitantes únicos, impresiones de anuncios al comportamiento de los asistentes, cualquier proveedor de software de evento debe estar preparado para dar acceso a los datos. Esto le dará una información inestimable sobre lo que la gente le gusta y lo mucho que utilizan las herramientas en las que invirtió. ¿Dónde estaban las personas haciendo la mayor cantidad de conexiones? ¿Cuántas personas se dedicaban a la sesión de apertura? ¿Hubo mucha actividad en el evento de networking, y estaban haciendo networking antes de que empezara?

Las analíticas del evento ofrecen respuestas; el reto es hacer las preguntas correctas. Los reportes en tiempo real y los informes post-evento ofrecen acceso a ideas que le ayudarán a lograr mejores experiencias y más personales para sus participantes en el evento.

Ya sea que usted está eligiendo una tecnología más inteligente u opera de manera más estratégica, estos son algunos pequeños pasos que puede tomar para asegurarse de que cada persona en su evento goza de contenido relevante y una valiosa experiencia de un evento, altamente adaptado.

Instagram es una de las herramientas más populares para compartir fotos en las redes sociales y ha ganado gran adopción en la industria de los eventos. Nuestros asistentes están utilizando Instagram cada vez más para compartir con personas de la industria y en la vida cotidiana. Pero, ¿cómo facilitar el uso de este en nuestros eventos? ¿Y cómo podemos integrar aún más esta herramienta en nuestros eventos?

Photo Sharing o Compartir Fotos

Una de las mejores cosas de Instagram es que permite etiquetar  fotos utilizando hashtags – similar a Twitter. Esta es una manera fácil de recopilar todas las imágenes de su evento y ver lo que están llevando a los asistentes. Mucha más gente podría aprovechar esto simplemente compartiendo el hashtag oficial para el evento antes, durante y después del evento y luego recoger todas las fotos de las personas que las han compartido.

Detrás de las Cámaras

Con la tecnología convirtiéndose en un facilitador para acercar a la gente, las marcas son cada vez más auténticas. Están aprendiendo a compartir más de lo que sucede detrás de las cámaras y ser vulnerable con su mercado objetivo. Para los organizadores de eventos, esto es una excelente manera de involucrar a nuestro público. Utilice Instagram para mostrar la planificación que va en un evento, la puesta en marcha, el equipo trabajando duro. Estas imágenes crean una conexión emocional con el evento y ayudar a crear un zumbido.

Video

Instagram lanzó recientemente Instavid – lo que le permite capturar 15 segundos de video y compartir en la misma red social. Esta es otra gran herramienta que puede utilizar para compartir la acción detrás de las cámaras. También puede utilizar el hashtag a los videos agregados por los asistentes. Si una foto vale más que 1.000 palabras, imagine lo que la historia de un vídeo puede decir!

¿Y tu, estás utilizando Instagram para tus eventos?