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20 Mar Claves para el diseño de experiencias para eventos

El reto de cautivar a los invitados y proporcionar el mejor diseño de experiencias posible a los asistentes nunca ha sido tan grande. La disminución de la atención y la intensificación de la competencia se combinan con la demanda de los asistentes de una experiencia inolvidable. Con todas estas expectativas, existe cada vez una mayor presión para garantizar que nuestros eventos sean educativos, significativos, motivadores, interesantes y, lo que es más importante, dentro del presupuesto.

El diseño de experiencias para eventos nos proporciona las herramientas para guiar a nuestros asistentes en un viaje gratificante que logre sus (y nuestros) objetivos, también ayuda a crear una visión común para orientar el diseño y la ejecución de los eventos, facilitando la gestión del mismo.

¿Qué es el diseño de experiencias?

El diseño de experiencias trata de proyectar intencionalmente un evento que aborde las motivaciones clave de los asistentes a lo largo de todo el ciclo de vida del evento, desde los momentos previos hasta los posteriores. Los organizadores de eventos son, por su propia naturaleza, diseñadores de experiencias y arquitectos de viajes que tratan de comprender el carácter, las necesidades y los deseos de los asistentes para guiar la creación de eventos de principio a fin.

Si no diseñamos los eventos intencionalmente, corremos el riesgo de dejar la experiencia de los asistentes al azar, pero si lo hacemos intencionalmente, aumentamos la oportunidad de éxito para nuestros eventos. Sin embargo, repetir tácticas del pasado tampoco es algo recomendable, ya que las expectativas de los asistentes son cambiantes y en constante evolución, por lo que la estrategia debe adaptarse a cada circunstancia, antes, durante y después del evento.

¿Cuales son las 5 dimensiones del diseño de experiencias?

Una experiencia positiva tiene que abordar las necesidades de los asistentes a múltiples niveles. Antes de sumergirnos en tácticas reales, debemos comprender lo que nuestros asistentes quieren obtener de la experiencia general del evento, es decir, tenemos que conceptualizar una perspectiva «holística». Este enfoque tiene en cuenta sus requisitos psicológicos, cognitivos, emocionales, sociales y ambientales, y la relación entre todos estos factores, como se describe en el popular libro Strategic Event Creation.

Psicológico: esto implica comprender la personalidad, el rol, el estado de ánimo y la imagen de un asistente.

Ten en cuenta: ¿cómo quieren los asistentes ser percibidos por sus compañeros y amigos, y cómo nuestro diseño del evento lo permite?

Cognitivo: Esto implica comprender cómo los aspectos psicológicos influyen en las expectativas, motivaciones y recuerdos de los eventos previos de los asistentes.

Ten en cuenta: ¿Cuáles son los recuerdos y expectativas positivos y negativos previos de los asistentes, y cómo podemos aprovecharlos para mejorar lo positivo y resolver lo negativo?

Emocional: Esto implica entender cómo los factores anteriores forman las necesidades emocionales de los asistentes. Por ejemplo, la felicidad, el estrés, la ansiedad, la euforia, la tristeza, el miedo, etc.

Ten en cuenta: ¿Cómo puede el diseño de nuestro evento destacar las emociones positivas y minimizar las que conducen a una experiencia insatisfactoria?

Social: Esto implica aprovechar todos los factores previos y comprender cómo los asistentes se ven afectados por otros asistentes y viceversa.

Ten en cuenta: ¿Cuál es la relación que tienen los asistentes entre sí, qué relación desean y cómo se relaciona esto con los factores psicológicos, cognitivos y emocionales antes mencionados? ¿Cómo podemos habilitar oportunidades de interacción que ayuden a desarrollar o mejorar estas relaciones?

Ambiental: Esto implica comprender el espacio físico y los requisitos del evento.

Ten en cuenta: ¿Cómo afectan el espacio y el lugar a los otros cuatro factores? ¿Se pueden usar factores ambientales para ayudar a lograr los resultados psicológicos, cognitivos, emocionales y sociales deseados?

El asistente es el protagonista del diseño de experiencias

El diseño de experiencias se centra en nuestros asistentes y al igual que en cualquier empresa, el servicio al cliente y la experiencia son lo que diferenciará nuestros eventos de los competidores y marcarán el éxito. Además, ten en cuenta que un cliente feliz suele ser un cliente recurrente, así que asegurar que nuestros eventos sean recordados por las razones correctas y mantener a los invitados contentos hará que repitan en tu próximo evento.

En una sociedad cargada de tecnología como la de hoy en día no podemos tener una mentalidad única para todos, donde cada asistente tenga la misma experiencia. Los asistentes son inteligentes y se vuelven cada vez más exigentes y particulares para satisfacer sus necesidades de la manera más rápida y fácil posible.

¿Por qué ir a un evento donde el proceso de registro es extremadamente lento o reservar un hotel es un quebradero de cabeza, cuando el evento de la competencia aprovecha la tecnología para crear una experiencia fluida y personalizada? Esta es la razón por la cual el diseño de experiencias para eventos se enfoca en comprender los intereses y las preferencias de los asistentes, y usa esa información para crear comunicaciones e interacciones personalizadas, tratando de seguir siendo competitivos y superar las expectativas de los asistentes.

El diseño de experiencias a partir del recorrido de los asistentes

A menudo, son las cosas más simples las que construyen relaciones duraderas con los clientes, pero ¿cómo identificamos esas oportunidades? ¿Y cómo sabemos qué oportunidades tendrán el mayor impacto? Aquí es donde el rastreo de experiencias, también denominado el recorrido de asistentes, se convierte en una herramienta esencial en nuestro kit para la planificación de eventos.

La experiencia de los asistentes no comienza cuando entran al evento ni tampoco termina cuando abandonan el evento. La experiencia de los asistentes en realidad puede comenzar semanas, tal vez incluso meses antes, o si son asistentes que regresan, sus experiencias puede ser incluso una continuación del evento anterior.

Como planificadores de eventos es vital que entendamos este recorrido completo, porque cada punto de contacto a lo largo de ese viaje es una oportunidad para que marquemos la diferencia, como por ejemplo, durante los accesos a los eventos. También es importante que no dejemos nada al azar, incluido dar tiempo para que los asistentes jueguen, se pregunten o interactúen con el contenido y otros asistentes a su propio ritmo.

Análisis del recorrido de los asistentes

Se ha hablado mucho en los últimos años sobre las compañías que trazan el «recorrido del cliente», es decir, los puntos de contacto clave donde un cliente interactúa con la empresa. Al analizar el recorrido del cliente, se obtiene información sobre cómo determinar qué funciona durante el ciclo de compra y dónde se encuentra la brecha entre lo que un cliente desea y lo que la empresa está ofreciendo.

El objetivo final es tratar de proporcionar a nuestro público la mejor experiencia posible para que vuelvan y recomienden la experiencia a otros. En el contexto de los eventos, podemos considerar un punto de contacto como cualquier punto de interacción entre nuestra organización o personal y los asistentes, esto incluye la encuesta de satisfacción y los comentarios después del evento.

Elaboración del recorrido digital del asistente

La tecnología para eventos puede jugar un papel crucial en el proceso de identificación de los perfiles de los asistentes. Este tema fué una constante en Transform USA 2017, una de las conferencias líderes que se enfoca en el análisis y la estrategia digital de la industria de eventos. Las sesiones se centraron en la relación entre las tecnologías digitales y el recorrido de los asistentes, las tecnologías a usar en cada punto de contacto, los datos que los organizadores de eventos pueden y deben recopilar, y las herramientas para analizar los datos.

La industria de los eventos es consciente de que la digitalización de los procesos y las experiencias de los asistentes se está convirtiendo en una necesidad para la sostenibilidad y el crecimiento. Pero con tantas opciones de tecnología viables y mensajes que nos llegan desde todos los ángulos, puede ser fácil que nos perdamos en el caos. De ahí la importancia de recordar al asistente como un protagonista que nos guiará en la dirección correcta para finalmente diseñar una experiencia ganadora. Puede haber 10 opciones de tecnología diferentes que se pueden usar durante un evento, pero ¿cuáles realmente mejorarán la experiencia de los asistentes y crearán un proceso sin interrupciones para nuestra audiencia?

En conclusión

El asistente actual exige y espera una experiencia fluida durante todo el evento, esto incluye facilitar el registro y agilizar el check-in, lo que permite más tiempo para comunicarse con otros asistentes y participar en actividades durante el evento. La industria de los eventos está en constante evolución y las nuevas tecnologías nos permiten sorprender a nuestros asistentes en cada contacto.

Pero antes de buscar ideas que estén de moda, debemos asegurarnos de que nuestro asistente el centro del evento, ponernos en su piel y diseñar la mejor experiencia posible. La tecnología para eventos es crucial en la transformación digital de nuestras reuniones, pero el hecho de que usemos tecnología no significa que el asistente se vaya a beneficiar de ella. Siempre debemos recordar que para alcanzar el éxito con cualquier tecnología que incorporemos en nuestro diseño de la experiencia, ésta necesitará abordar las necesidades de los asistentes con una solución personalizada.

20 Mar Los 5 mejores usos de la tecnología para eventos

La tecnología para eventos es una poderosa herramienta enfocada a mejorar todos los puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida del asistente, desde el momento de la creación del evento, su involucración, el análisis de resultados y la construcción de relaciones a largo plazo.

Según un estudio de CEIR 2016, los asistentes llevan un promedio de 1,5 dispositivos móviles (teléfonos y tabletas) a los eventos, junto con los portátiles. Forrester también predice que 2018 será el año en que el móvil se convierta en el núcleo del ecosistema digital, los dispositivos están evolucionando para funcionar juntos sin problemas y esto influirá en las demandas de los asistentes. Con esto en mente, es fundamental garantizar que el contenido de nuestro evento se encuentre disponible para todos los tipos de dispositivos.

Afortunadamente, hay muchas tecnologías móviles que debemos considerar. Echemos un vistazo a cómo se puede incorporar la tecnología para eventos en el diseño de una experiencia intuitiva, memorable y valiosa para nuestros asistentes durante los puntos de contacto importantes.

1. Crear un proceso sencillo de registro y compra de entradas

El registro es una de las primeras impresiones que tendrá un posible asistente y no hay nada más frustrante que una experiencia de registro o compra de entradas fallida. La racionalización del proceso de registro inicia el recorrido de los asistentes con una experiencia positiva y nos facilita el resto de tareas a medida que avanza el evento. La tecnología de registro y venta de entradas ayudará a aliviar las frustraciones que los asistentes pudieran haber experimentado en el pasado.

2. Datos para comprender lo que nuestros asistentes quieren

Al planear, y durante un evento, es importante considerar lo que los asistentes desean y esperan para proporcionar el contenido y la experiencia general que más se adapte a sus necesidades. Cuando nuestros eventos no cumplen con las expectativas de los asistentes, generalmente nunca regresan y para maximizar la asistencia continuada, debemos preguntarles a nuestros asistentes qué es lo que quieren y luego asegurarnos de entregarlo.

Una de las mejores maneras de descubrir qué quieren los asistentes, es preguntarles a través de una encuesta previa al evento. El uso de encuestas para preguntar a los asistentes qué es lo que quieren antes de que lleguen a nuestro evento garantizará que podamos adaptar el contenido y las actividades de acuerdo con sus intereses y proporcionarles valor. El envío de encuestas es algo fácil de hacer con las notificaciones push a través de una app para eventos o por correo electrónico.

La clave para recopilar comentarios útiles en la encuesta es asegurarse de que se están haciendo las preguntas correctas, de la manera correcta. Estas son las mejores prácticas sobre cómo estructurar tu encuesta y evitar enviar la peor encuesta de eventos jamás realizada.

3. Promover la participación a través de la gamificación

La mayoría de nosotros probablemente hayamos escuchado acerca de la gamificación de eventos, y tal vez incluso, haya participado en juegos durante un evento reciente. La idea de aplicar mecánicas de juego, como puntos, distintivos y tablas de clasificación, ha ido creciendo en popularidad con el aumento del uso de los smartphones. Piensa en ello como una táctica para guiar el comportamiento de los asistentes de una manera que mejore su experiencia en el evento. Por ejemplo, muchas personas asisten a eventos para conectarse y conocer gente nueva, por lo que las actividades de gamificación pueden ayudar a romper el hielo de una manera divertida y atractiva.

Hacer uso de una app para eventos es una manera sencilla de implementar la gamificación en los eventos. Los asistentes pueden ser recompensados ​​por interactuar con otros, visitar expositores o asistir a sesiones mientras una tabla de clasificación ayudará a fomentar la competencia amistosa y creará una experiencia divertida. Hay muchas formas creativas de llevar a cabo actividades de gamificación.

4. Uso de pantallas para comunicaciones en tiempo real

El primer paso para mantener a los asistentes comprometidos es mantenerlos informados. La tecnología para eventos de señalización digital ofrece una forma dinámica y atractiva de mostrar la información clave a través de pantallas ubicadas en tu evento. Además, se pueden ubicar y gestionar estratégicamente en función de las necesidades del evento, convirtiéndose en una herramienta útil y versátil.

Este tipo de tecnología para eventos nos permite transmitir información de gran importancia durante los eventos, como anuncios de última hora o cambios de programación. La agenda del evento y la información de la sesión también se pueden mostrar para que los asistentes sepan qué está sucediendo ahora y qué sucederá a continuación. Incluso pueden mostrarse las redes sociales y la clasificación de los retos de gamificación para mantener a los asistentes motivados e interactuando entre ellos.

5. Aumentar la participación de los asistentes durante las sesiones

Con tantas cosas sucediendo en el evento, a veces puede resultar difícil para los ponentes mantener la atención de los asistentes. La tecnología para eventos que posibilita las votaciones y encuestas durante las sesiones anima a los asistentes a actuar como participantes en lugar de espectadores. Cuantas más oportunidades proporcionamos para que los asistentes interactúen, más valor reciben.

El uso de una app para eventos que facilite las votaciones y encuestas durante las sesiones también permite a los asistentes más tímidos o dudosos realizar preguntas. Los ponentes también pueden considerar elegir una temática para sus sesiones o el nivel de profundización de las mismas a través de preguntas al público, en cualquier momento de la ponencia, o sirviéndose de ellas mantener la atención de los asistentes.

Si quieres saber más sobre tecnología para eventos o quieres comenzar a implantarla, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantando de llevar tus eventos a otro nivel!

20 Feb Marketing de eventos: 5 herramientas para el futuro

El mundo de los eventos es cada vez más complejo, donde los organizadores tratan de diferenciarse de los demás a través de la originalidad y la personalización, enfocada siempre en los objetivos. En busca de las opciones más eficientes, hoy hablaremos de 5 herramientas que serán fundamentales para el futuro del marketing de eventos:

1. Growth Hacking

Lo que a menudo puede ser una palabra de moda para aquellos que operan en marketing digital se está convirtiendo en sinónimo de un enfoque científico sobre cómo hacer marketing online.

Los eventos de marketing no son diferentes. Los expertos en el marketing de eventos aprovechan el marketing tradicional y online con un enfoque analítico.

Las técnicas empleadas por los Growth Hackers​ se basan en la analítica pormenorizada, el estudio de las tendencias y comportamientos del usuario para adaptar su estrategia. De esto modo son capaces de diseñar un producto con un alto potencial de penetración y respuesta por parte del consumidor.

A medida que los presupuestos disminuyen globalmente, los especialistas del marketing en los eventos se centran en las herramientas en línea y sin conexión que ofrecen valor, prueban diferentes alternativas y lanzan campañas a pequeña escala para obtener comentarios inmediatos de los clientes. Growth Hacking se basa en un conjunto específico de herramientas, de menor tamaño pero de mayor calidad.

2. Co-creación

Uno de los mayores secretos de la industria de eventos que nadie menciona. Después de realizar investigaciones con 1,600 profesionales de eventos y haber analizado la mayor parte de la literatura sobre el tema del compromiso en los eventos, se puede decir con confianza que la co-creación será la tendencia más sorprendente que vendrá en los los próximos 12 meses.

La creación de lazos entre el marketing de eventos y el compromiso de los asistentes es el principal impulsor de la satisfacción, y también es el motivador número uno para que los asistentes creen contenido en los eventos y lo compartan.

Particularmente en entornos corporativos a menudo nos quejamos de que los asistentes están aburridos, se sientan imperturbables en más de 3/4 del evento, verificando su correo o prestando atención a cualquier cosa menos a lo que sucede en el evento. La respuesta para elevar el nivel de participación de estos interesados es involucrarlos en el evento mucho antes de que comience este. Las redes y el establecimiento de contactos significantes son las herramientas que garantizarán una comercialización eficaz y tasas de satisfacción y respuesta increíblemente altas.3

3. Live streaming

Podemos imaginar la reacción de la mitad de ustedes leyendo esto. Estás pensando, no puedo hacer esto en un entorno corporativo. Pues lo mismo sucedió en 2008 cuando aparecieron las redes sociales. Las redes sociales se están usando con éxito en los eventos corporativos diariamente para atraer a los asistentes y hacer que se involucren, cada vez más, los medios sociales se están convirtiendo en video y en vivo.

La forma en que lo usan con sus ponentes, invitados y asistentes, así como el resto de partes interesadas es esencial para promocionar su evento de manera adecuada.

Lo anterior es una tendencia del marketing de eventos inestimable, pero también una poderosa interacción. Los asistentes usan cada vez más sus teléfonos y no sólo para tomar fotos, presionan el botón «en vivo» en plataformas como Facebook Live o Periscope y comienzan a transmitir sus impresiones. Lo hacen para conectar a su red y audiencia al evento. Esta puede ser una opción válida incluso cuando un evento tiene contenido delicado o no está abierto al público. Muchas, muchas herramientas ofrecen canales privados de transmisión en vivo para involucrar a los asistentes remotos de una manera segura y seguir incrementando el éxito del evento.

4. Analíticas antes, durante y después del evento

No hay excusa para no tener datos reales sobre cómo los asistentes interactúan con nuestro evento y con nuestros patrocinadores. Trabajar en el marketing de eventos significa mantener felices a todas las partes.

Durante demasiado tiempo no hemos estado utilizando datos estratégicamente para conseguir atraer más patrocinadores y más asistentes el próximo año. Al utilizar herramientas como puntos de rastreo (Bluetooth Low Energy, NFC) ,aplicaciones móviles y herramientas de respuesta en vivo podemos confiar en una estrategia y recogida de datos completa para analizar el impacto de nuestras actividades de marketing y patrocinio.

Analizar y digerir estos datos definirá nuestra estrategia de marketing y participación de patrocinadores en el futuro. El futuro del marketing de eventos no se trata de informar a nuestro jefe o partes interesadas que ‘todos disfrutaron el evento’, si no de ofrecer un estudio pormenorizado de cómo transcurrió el evento.

5. Moderación o Catalización

Los profesionales de eventos, especialmente en entornos corporativos, se están convirtiendo en moderadores de comunidades. Son los catalizadores de las conversaciones, el contenido y las conexiones que suceden en un grupo de personas con intereses comunes.

Su trabajo es comprender estas dinámicas, recopilarlas, analizarlas y luego exponerlas en el patrocinio del evento. Descubrir a los nuevos influenciadores en un evento y darles exposición es solo un ejemplo de ser un gestor de la comunidad. Es muy probable que uno de los roles del futuro involucre a un coordinador de multitudes, alguien que se encargue del contenido generado por y para un grupo específico y le dé sentido al negocio.

Lo mismo sucede al conectar a los asistentes antes de que ocurra el evento para que puedan comenzar a disfrutar de los beneficios de las redes sociales y la comunidad mientras apoyan activamente el evento y contribuyen a su visibilidad. Este resultado a menudo se define como evangelismo, la persona o equipo encargado de llevar el marketing de eventos debe ser el coordinador de dicho proceso.

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05 Ene Cómo crear un presupuesto para eventos desde cero

Para optimizar el presupuesto para eventos, junto con grandes expertos de la industria de los eventos de todo el mundo, EventMobi ha desarrollado un programa integral de tecnología de eventos llamado «Certificado de Tecnología de Meetings y Eventos» (METC) que cubre todo el ámbito de la gestión de eventos. El programa dota a los planificadores de eventos de un proceso integral para implantar la tecnología en la planificación de sus reuniones, ayudándoles a promocionar profesionalmente en el mercado laboral y aportando valor a sus clientes

El presupuesto para eventos te mostrará el camino

Establecer un presupuesto para eventos es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de establecer las metas y objetivos. Un presupuesto es un pronóstico detallado de lo que sucederá financieramente en tu evento. Te ayuda a controlar tus gastos e ingresos, mide el éxito y el rendimiento del evento.

Y aunque es cierto que la importancia de un presupuesto para eventos no puede sacarse de contexto, un presupuesto bien planificado lleva tiempo para su creación y administración, puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos acerca de la capacidad general de su organización para la presupuestación de eventos, esto es lo que dijeron:

6% declaró que tienen «suerte de tener un proceso»
30% dijo que los procesos existen solo por proyecto
El 33% mencionó que existen estándares y procesos para la organización
El 28% respondió que su organización gestiona recursos y procesos para ello

¿Cómo empezar con tu presupuesto para eventos?

Para comenzar a elaborar tu presupuesto para eventos, lo mejor es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo desea medirlo. Para lograr esto, debes enumerar todos los posibles gastos e ingresos que probablemente ocurran en tu evento. Siempre debes tener en mente tu flujo de efectivo y una vez hayas desarrollado tu presupuesto, tendrás que darle continuidad y revisarlo regularmente para asegurarte de que se mantenga dentro de los recursos asignados.

Determina qué significa para ti el éxito financiero

Uno de los primeros pasos para cada planificador de eventos es preparar un presupuesto para eventos y predecir con la mayor precisión posible si el evento generará ganancias, pérdidas o puntos de equilibrio. Sin embargo, determinar qué significa el éxito financiero para tu evento depende del tipo de evento y tus objetivos. Por ejemplo, una cumbre de liderazgo a menudo obtiene pérdida, los eventos de asociación generalmente son eventos que se equilibran, y las ferias a menudo son la mejor oportunidad para obtener ganancias.

Antes de planificar tu presupuesto para eventos, necesitas comprender las necesidades de tu organización. El presupuesto es realmente un pronóstico, o proyección, de todos los gastos e ingresos que incurrirán en tu evento. No podrás pronosticar todos ellos desde el principio, y algunos de ellos incluso podrían cambiar con el tiempo, sin embargo, es necesario planificar tu presupuesto teniendo en cuenta los gastos e ingresos más comunes.

¿Cómo elaborar el presupuesto para eventos?

Cuando se realiza un presupuesto para eventos, es fundamental identificar qué elementos representan los gastos y cuáles son las fuentes de ingresos que pueden cubrir los costes. Además, debe distinguir entre los costes fijos y variables, a fin de pronosticar acertadamente un presupuesto para tu próximo evento.

Uno de los principales desafíos para los planificadores es el de administrar cuidadosamente los gastos e ingresos con el fin de alcanzar los objetivos financieros que haya establecido su organización, así como de medir con precisión el éxito de su evento.

Gastos

Según una encuesta de Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son solo para alimentos y bebidas. Este cuadro muestra una descripción general de los gastos más comunes en las reuniones y eventos. Ten en cuenta que la tecnología en los eventos se puede incorporar a todos estos gastos comunes. Por ejemplo, una Apps para eventos puede ayudar con el marketing y la promoción, ya que permite a los planificadores enviar notificaciones sobre las actividades o los principales ponentes.

Tu reunión o evento gira alrededor de la experiencia de tus asistentes, por lo que debes asegurarte de que la inversión de tu dinero añade valor a tu público objetivo. A los asistentes no les importa si pagas 140€ por el café o 25€ por persona por un desayuno continental. Sin embargo, les importa tener una gran experiencia general y, por supuesto, la comida y la bebida son importantes en la satisfacción de los asistentes. PCMA sugiere gastar el 55% de tu presupuesto para eventos en alimentos y bebidas, audiovisuales y ponentes o entretenimiento en general, ya que éstas tienen un impacto directo en la experiencia general de los asistentes.

Costes fijos y variables

También es crucial diferenciar entre los costes fijos y variables. Los fijos son los costes que no cambian en función del número de asistentes y se calculan como una cantidad total. Los variables son los costes que cambian dependiendo del número de asistentes y se calculan por persona.

Fuentes de ingresos

Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes fuentes de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, las concesiones, el pago del alquiler por exhibiciones o expositores, los cobros por gestión, registro y las tarifas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Esto de ninguna manera es una lista completa, especialmente cuando nos referimos a los ingresos por patrocinio.

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas disponibles en el mercado, la mayoría de los planificadores de reuniones y eventos utilizan Excel o Google Sheets para su desarrollo del presupuesto. Cada uno de los gastos e ingresos mencionados anteriormente estarían individualmente organizados en tu presupuesto para eventos. Agrupa tus gastos e ingresos de una manera que tenga sentido con el evento. Por ejemplo, ‘Sitio’, ‘Decoraciones’ o ‘Publicidad’, podrían ser potenciales categorías.

Recomendamos asignar títulos o categorías específicas para facilitar el seguimiento y la generación de informes. También debes tener dos columnas para los números estimados y los reales. La forma más práctica de pronosticar los gastos e ingresos es mirando los resultados de años anteriores y utilizar un promedio de éstos como punto de partida. Es importante comprender todos los números de tu presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen. Guarda siempre todas las facturas y recibos para respaldar tu presupuesto para eventos.

Otra línea de partida fundamental en tu presupuesto debe ser el fondo de contingencia; siempre es mejor planificar los gastos imprevistos adicionales para estar preparado durante el evento. Piensa en lo que podría generar un coste adicional y desarrolla un plan para abordarlo.

No tiene sentido planificar demasiado tu evento si no tienes un presupuesto adecuado, es fundamental saber si es financieramente viable. Una vez que se ha determinado el presupuesto, puedes considerar la sede, las promociones, los equipos, el personal y cualquier otro elemento relacionado con tu evento.

Calcula el flujo de efectivo para tu evento

Dos elementos claves, que a menudo se suelen pasan por alto al pronosticar los gastos y los ingresos de un evento, son: el flujo de efectivo y el efectivo inicial. Especialmente en los eventos, los gastos se darán antes de que se generen los primeros ingresos. Cuando reservas espacios, a menudo tienes que depositar una señal; un gasto que probablemente ocurra antes de vender tu primera entrada. En resumen, debes poder pagar tus cuentas mientras esperas los pagos.

Para calcular tu flujo de efectivo, suma todos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar (dinero a cobrar por los servicios / trabajo realizado). Este es tu dinero en efectivo antes de los gastos. Si luego restas todas las cuentas por pagar (dinero que debes por los servicios / trabajo recibido) de ese número, tendrás tu efectivo. Si el número es positivo, tienes un flujo de caja positivo.

Cálculo de flujo de efectivo

Todos los ingresos – Cuentas por cobrar sin cobrar = Efectivo disponible antes de los gastos

Efectivo disponible antes de los gastos – Cuentas por pagar = Efectivo disponible

El efectivo inicial es la cantidad de dinero que tienes disponible al comienzo de un período determinado. A continuación se muestra un ejemplo de flujo de efectivo simplificado.

Revisa y haz un seguimiento del presupuesto para tu evento

La etapa de planificación durante la presupuestación del evento es solo el punto de partida. Como mencionamos anteriormente, no todos los gastos pueden ser pronosticados y tu presupuesto probablemente cambie durante el proceso de planificación del evento. Esto hace que sea crucial revisar y analizar tu presupuesto. Si es posible, sería un buen comienzo reunirte con el contable o financiero de tu empresa para revisar el formato de tu presupuesto. Dependiendo del tamaño de tu empresa, tal vez quieras reunirte con el propietario. De esta manera, puedes asegurarte de estar en buena forma antes de continuar con el proceso de planificación del evento. Como las condiciones de tu evento pueden cambiar, también es una buena idea confirmar con antelación quién tendrá la autoridad de gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, el fondo de contingencia mencionado anteriormente, será útil cuando se trata de gastos no planificados.

El seguimiento del presupuesto a lo largo de tu evento, incluidas las etapas de planificación, es importante. Hay una serie de soluciones tecnológicas útiles en el mercado que te respaldarán en esta búsqueda, como Expensify.

Una de las muchas formas en las que la tecnología puede ayudarte a lograr tus objetivos financieros es a través de la velocidad y la precisión en tiempo real que te permiten comunicarte y colaborar con tu equipo. La transferencia de todos tus sistemas financieros a un sistema basado en la nube, literalmente, te permitirá administrar tus operaciones financieras en cualquier lugar y en cualquier momento.

Existe una gama de productos y servicios disponibles para respaldar tus necesidades financieras, actuales y futuras, como Cendyn Arcaneo, FreshBooks, Certify o Money Owl. Antes de tomar una decisión sobre un producto en particular, asegúrate de haber hablado con todas las partes interesadas dentro de tu organización. Pregúntate si la solución tecnológica se puede implementar fácilmente o si es necesario tener unos conocimientos avanzados. Además, debes contar con procesos que te ayuden a evaluar el desempeño de eventos pasados y a pronosticar la rentabilidad financiero futura.

Analiza el rendimiento financiero de tu evento

Una vez que tu reunión o evento haya finalizado, debes cerrar el ciclo y sumar todos los gastos e ingresos. Esto no solo es importante para mostrarselo a los interesados, sino también para que puedas aprender de tus experiencias y mejorar el próximo evento al analizar tu trabajo financiero.

Primero, regresa a las medidas de éxito y puntos de referencia que estableciste antes del evento para determinar si tuvo éxito. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento general de un evento de múltiples maneras. Al utilizar datos de eventos cualitativos y cuantitativos, puedes cuantificar mejor el rendimiento de tu evento y mostrar su impacto.

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno de tu evento en relación con los costes que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que le ayudarán a calcular el ROI de tu evento, por ejemplo:

• Escucha social
• Encuestas antes/durante/después del evento
• Información de la App para eventos y conexión con los asistentes
• Reconocimiento de patrocinador

Si quieres saber más sobre cómo medir el ROI de tus eventos, echa un vistazo a nuestras guías «¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte 1» y «¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte 2»

En resumen

La capacidad de evaluar y analizar tu labor financiera general es compleja, pero al mismo tiempo enriquecedora, dando la oportunidad de promover la mejora continua a través del escrutinio cuidadoso de tus esfuerzos anteriores. Prioriza qué áreas de medición son las más importantes y luego asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) para enfocarte en cada una de estas áreas cruciales. Tus KPI se deben elegir en función de la relevancia para el área de medición, así como de la capacidad para seguir y analizar con precisión este indicador. Después de haber hecho esto, puedes medir el rendimiento de tus eventos año tras año y, también establecer un objetivo para la medición general de tu desempeño financiero.

Las herramientas par presupuestar eventos son solo un aspecto de cómo el planificador de hoy aprovecha la tecnología en los eventos.

14 Dic Cómo crear una experiencia de usuario móvil en tu evento con éxito

Las aplicaciones móviles tienen mucha competencia estos días, por lo que es importante diseñar tanto una aplicación valiosa como una experiencia de usuario que conquiste a los asistentes. Aquí os dejamos algunas ideas para conseguirlo.

Crear una aplicación móvil no sólo consiste en la propia app, hay que desarrollar su promoción y la experiencia de usuario específica para esa app. E incluso, si este último trabajo se realiza de una manera correcta, el boca a boca se encargará de comercializar el producto.

Según un estudio realizado por comScore, el usuario promedio utiliza el 71% de su tiempo accediendo a internet desde el móvil. Los usuarios móviles han superado a los que acceden desde ordenadores por tanto, tiene sentido intentar captar y mantener a tu audiencia móvil. Sin embargo, también es importante conocer que el 20% de las apps móviles sólo se usan una vez. Si bien, esto podría valer para un evento anual, si el evento se repite a lo largo del tiempo, desearás que tu aplicación mantenga a la comunidad unida e interesada en tu producto. Para que esto suceda, debes crear una experiencia de usuario atractiva, desde su diseño hasta su uso antes, durante y después de cada evento.

Una aplicación hecha por y para tus asistentes

El principal problema con las aplicaciones es que se trata de un mercado abarrotado dónde la descarga de una gran cantidad de ellas puede tender a saturar los teléfonos, un problema para los usuarios de teléfonos móviles antiguos o con poca memoria. A los ojos de los usuarios, muy pocas aplicaciones parecen valer la pena, sin importar lo útiles que sean.

Abordaremos las necesidades del usuario más adelante, pero es importante tener en cuenta que el primer paso para la adopción es siempre la descarga, y para que ellos puedan hacerlo, debes darles una razón. Debes conocer a tu público y, en base a ello, existen algunas estadísticas que pueden influir en su forma de pensar acerca de las apps móviles:

Los usuarios de iPhone tienden a interactuar con las aplicaciones más que los usuarios de Android, con un promedio de nueve horas más al mes. El 29% del tiempo dedicado a usar aplicaciones móviles se destina a redes sociales, según datos de comScore. Y el usuario promedio de medios digitales pasa 5 horas al día consultando el móvil.

Los usuarios de entre 18 y 24 años son los que pasan una mayor parte del tiempo en aplicaciones, con la friolera de 26,7 horas al mes. Conoce cuál es tu principal grupo demográfico y realiza una pequeña investigación sobre su uso y preferencias. Si estás utilizando una empresa para diseñar la aplicación, hazles saber estos detalles para que puedan incorporarlo en el diseño y la experiencia de usuario.

Factores claves en la creación de la experiencia:

Las necesidades del usuario

El objetivo de tu App para eventos es el de ayudar a tus asistentes a hacer lo que desean y necesitan, de una manera mucho más simple. Estás buscando cubrir una necesidad de tus asistentes, ponentes, expositores o proveedores, al igual que lo haces a través de las redes sociales, la selección del espacio o la búsqueda de patrocinios, la app debe hacer algo por ellos que simplifique sus vidas o no verán la razón para descargarla y usarla.

Transmitir el valor

Si has dedicado tiempo a averiguar qué necesitan los asistentes de tu aplicación, debes hacérselo saber. No les hables de la aplicación, en su lugar, muéstrales cómo les facilitará la vida o qué la hace atractiva para sus necesidades.

Una vez lanzada la app continúa observando cómo las personas la utilizan. ¿Cuánto tiempo pasan en ella y dónde lo hacen? La que inicialmente pensaste que era la característica más útil, puede no ser la más valiosa para tus asistentes. Hacer un seguimiento de estos datos te ayudará a conocer las áreas que debes explotar o las características que puedes desarrollar.

El tamaño es un problema

La mayoría de las personas tienen cuidado con la descarga de aplicaciones debido al espacio de su dispositivo. Si deben elegir entre una aplicación monstruosa que hace de todo o una más pequeña que hace lo único que necesita, se decantarán por la última. Si deseas que mantengan tu aplicación de eventos durante todo el año, debe asegurarte de que les aporte valor y de que no sea tan grande como para deshacerse de ella solo por el tamaño.

Convierte los datos en personalización

Con una aplicación móvil del evento, ahora tienes acceso a mucha más información y deberías usarla. Puedes utilizar estos datos, a lo largo de los años, para crear nuevas mejoras que atraían a tus clientes o personalizar las ofertas dirigidas a un segmento de tu audiencia. Esto posibilita mostrar a tus asistentes exactamente lo que quieren ver en función de los datos y la actividad histórica de tu app.

Alinear con el resto de mensajes

Si bien a las personas les puede encantar la nueva aplicación de eventos, nunca querrán que sea un reemplazo de sus otras actividades digitales. Por ejemplo, no importa lo interesante que sea tu nueva red social y su multitud de funciones, tus asistentes seguirán utilizando Facebook. ¿Por qué? Incluso si tiene una tasa de adopción extraordinariamente alta, las personas tienen conocidos, familiares y amigos que no están en esta aplicación.

En lugar de ver Facebook o Instagram como rivales de tu aplicación, encuentra formas de incorporarlos a una experiencia de usuario fluida. Si los asistentes pueden ir y venir entre las aplicaciones con acciones y conexiones sencillas, es probable que usen más tu aplicación.

Que no caiga en el olvido

Como mencionamos anteriormente, el 20% de las aplicaciones descargadas solo se usan una vez. Para evitar que esto suceda, debes cumplir con los requisitos anteriores y trabajar para formar parte del hábito digital diario de tus asistentes. ¿Cuántos de nosotros encontramos un descanso en nuestro horario y abrimos una aplicación de correo electrónico o una de redes sociales? La mayoría de nosotros, supongo.

Lógicamente, deseas que los asistentes sientan lo mismo acerca de tu aplicación. Si tienen un momento, quieres que la abran. Para ello, deben recordar la aplicación y el inicio de sesión. Esto significa que uno de sus principales trabajos de marketing en tu aplicación es aumentar el número de inicios de sesión.

Para que tu aplicación se convierta en un hábito, debes incentivar el uso inicial con algo más. Hay dos opciones:

• Una oferta
• Un sorpresa

Una oferta es una promesa directa, “Descargue esta app y reciba ésto”. Si bien una oferta generalmente funciona para aumentar las descargas y su primer uso, estas cosas a menudo desaparecen cuando la oferta ya no está disponible.

Una sorpresa es algo que la gente no espera. Descargan la aplicación y reciben un mensaje de ganadores de un premio del que no sabían nada. La razón por la que un “Huevo de Pascua” es tan popular es debido a que una sorpresa agradable, a menudo, hace que la gente hable. «¿Has descargado la aplicación? ¡Hay bebidas gratis si lo haces!». Esto genera su propio ruido y debate sobre la aplicación. Hay una emoción ilícita detrás de descubrir este tipo de incentivos «secretos».

Pero también condiciona a las personas a observar este tipo de acciones. Si periódicamente premia el uso (sin previo aviso) los usuarios, normalmente, permanecerán involucrados y abrirán la aplicación solo para ver qué sucede en la comunidad, al igual que en los juegos y la gamificación, las sorpresas hacen que la gente haga clic.

Agregar un elemento de diversión ayuda, en gran medida, a crear un hábito para iniciar sesión en tu aplicación de manera constante.

Haz nuevos amigos y conserva los que tienes

La experiencia de usuario primerizo es una de las más críticas. La mayoría de los asistentes lo intentarán una vez (con suerte) y tomarán una decisión al respecto a partir de esa experiencia de un minuto de duración. Para su éxito, es fundamental que le brindes al usuario algo que hacer y que demuestre valor.

A continuación, deberás crear un hábito de inicio de sesión y finalmente, es importante acercarse a aquellos que han sido usuarios de larga duración. Tu aplicación está luchando todos los días por conservar su espacio en el teléfono de tus asistentes, así que dales una razón para conservarla.

Es mucho menos costoso mantener a los usuarios existentes que adquirir otros nuevos. Cuando se trata de eventos, querrás ambos. Pero es importante que continúes enviando mensajes a los usuarios, esto les recordará a las personas que inicien sesión y les mostrará que no se trata de una aplicación única que pueden eliminar sin previo aviso. Crea valor y mantenlo durante todo el año para obtener las mejores tasas de retención.

¿Por qué la garantía de calidad es importante para el proceso de diseño de la aplicación?

Todos los puntos analizados en este artículo pueden no servir de nada debido a un simple problema: el mal desarrollo. Una aplicación que tarda demasiado en cargar, tiene problemas técnicos o no hace lo que dice que hará, no genera una buena experiencia de usuario móvil. Un tiempo de carga prolongado (más de dos segundos) también afectará su posicionamiento en las tiendas.

Asegúrate de desarrollar un producto de calidad y pruébalo con personas que no entienden completamente lo que se supone que debe hacer, dáselo a tu hijo o intenta llevarla al límite. Haz todo ello antes de tratar convencer a tu audiencia de que lo necesitan más que cualquier otra app.

Si no estás desarrollando tu propia aplicación, úsalos como iniciadores de conversación con tu proveedor, debes asegurarte de que están usando las mismas consideraciones para tu audiencia.

En conclusión

La adopción de la aplicación y la creación de una buena experiencia de usuario móvil debe darse en el momento del lanzamiento y prolongarse en el tiempo. Para hacerlo, debes proporcionarles un valor que no puedan obtener en otro lugar. Una de las formas de proporcionar valor es conocer a tu público y continuar desarrollando tu aplicación en función de sus necesidades. De igual manera, ya desarrolles una app de manera propia o selecciones una empresa para hacerlo, el conocimiento de la audiencia es crucial para el éxito y la creación de una experiencia de usuario mucho más agradable.

07 Nov ¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte II

Cómo comentamos en anteriores entradas, los indicadores son parte fundamental de la estrategia para medir el ROI en los eventos. Si te perdiste “¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I”, te recomendamos echarle un vistazo antes seguir leyendo.

¿Ya? ¿Preparada/o?… Pues continuamos con nuestra lista de KPI´s imprescindibles para medir el ROI en los eventos:

11) Registros por Tipo de entrada

Esta es otra forma de descomponer tus datos de registro para obtener mayores resultados. Al dividir el rendimiento del registro por el tipo de entradas, te harás una idea mejor de los tipos de entradas y precios más atractivos para tus asistentes. Dichos datos, además, serán útiles cuando organices tu próximo evento y tengas que crear la estrategia de entradas y precios a partir del ROI en los eventos anteriores.

12) Ingresos Brutos

Muchos dirían que este es el principal KPI para el éxito del evento. Es una medida importante para la comparación con tus objetivos de ingresos iniciales y la diferencia entre los dos indicará lo realista o idealista que eras sobre los puntos de referencia establecidos. El ingreso bruto también es un barómetro de gran relevancia para la cantidad de demanda que tu evento ha tenido dentro de la industria.

13) Coeficiente de Costes e Ingresos

Los ingresos brutos no son una métrica determinante a menos que se comparen con el coste total del evento. Esta proporción es importante para entender cuánta ganancia (o pérdida) ha generado tu evento y cómo podría continuar mejorando esta proporción para futuros eventos. Este es un KPI que los interesados, como patrocinadores e inversionistas, estarían encantados de ver en el análisis del ROI en los eventos.

14) Ingresos por Códigos de Promoción

Tener distintos códigos promocionales con vínculos de seguimiento es muy útil para comprender exactamente de dónde viene tu flujo de ingresos. Si un código de promoción en particular que fue dirigido a altos ejecutivos está trayendo la mayoría de los registros, este es definitivamente un punto de datos notable. Crea códigos promocionales para proporcionar un desglose más detallado de tus ventas de entradas.

15) Participación en la Página de Patrocinio

Este KPI será crucial para satisfacer a los patrocinadores y para cerrar futuras asociaciones. Lo más probable es que haya varias páginas dentro de las apps para eventos en las que los patrocinadores estén visibles. El compromiso con estas páginas, como las vistas de páginas y los gustos, son métricas importantes para demostrar que los asistentes interactúan con tus patrocinadores en el análisis del ROI en los eventos.

16) Satisfacción del Patrocinio

Debido a que los patrocinadores son, en gran parte, responsables del respaldo financiero de tu evento, garantizar su satisfacción es una métrica clave a tener en cuenta en el ROI en los eventos, así como una forma de medir la probabilidad de futuros patrocinios. Hay muchas maneras de medir este valor, como por medio de encuestas o reuniones post-evento. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de registrar estos datos para entender lo que funcionó para los patrocinadores y lo que no.

¿Quieres conseguir algunos patrocinadores aún más grandes? Echa un vistazo a esta guía para el patrocinio en apps para eventos.

17) Número de asistentes frecuentes

Lo más probable es que tu equipo organice eventos de manera recurrente, ya sea mensual, anual o incluso bianual, y una estadística muy interesante para el ROI en los eventos es la de conocer el número de asistentes repetidos que vienen a eventos posteriores. Esto mostrará si el contenido de tu evento conecta con el público objetivo y te dará una idea del valor que está creando para ellos. Un gran número de asistentes que vuelven es un indicador de que ha encontrado la fórmula correcta.

18) Número de leads cualificados

Si tu evento está destinado a generar perspectivas para tu equipo de ventas, medir el número de clientes potenciales cualificados es un indicador clave del éxito para el ROI en los eventos. La definición de un lead cualificado es determinada por tu empresa, así que asegúrese de tener criterios detallados antes de medir este KPI. Un lead cualificado puede ser de una industria determinada, estar en una posición de gerencia o demostrar una necesidad clara del servicio/producto de tu compañía.

19) Clientes adquiridos

Tras la captación de leads cualificados en el evento, el siguiente paso sería medir la cantidad de clientes en los que se han convertido. En este momento, deberías asegurarte de que la atribución ha sido limpia y que estos clientes fueron realmente adquiridos como resultado del evento. Existen varios canales a través de los cuales un cliente potencial puede convertirse en un cliente final, por lo que también es importante que se identifique la fuente principal. Todos estos datos del ROI en los eventos te servirán de gran ayuda para los siguientes eventos y el tratamiento de esos leads.

20) Coste por adquisición del cliente

Esta métrica es sobre todo relevante para las compañías que venden un producto específico y están organizando eventos con la esperanza de adquirir un mayor número de clientes. Aunque el número de clientes adquiridos es una métrica clave, posiblemente un KPI más importante es el del costo por adquisición de clientes. Ser consciente de la cantidad de tiempo y presupuesto que se requiere para cerrar un acuerdo es un indicador importante del impacto de su evento en la mente de los asistentes.

Calcular el ROI en los eventos es imprescindible para definir y medir el éxito de cada evento, aportando una gran cantidad de datos para la optimización de su organización.

Los KPIs de mayor importancia los marcarán los objetivos de cada evento, sin embargo, estos 20 KPIs te ayudarán a entender mejor qué métricas son de mayor relevancia y cómo puedes empezar a medirlas.

27 Oct 5 pesadillas del Marketing de Eventos… ¡y cómo despertar de ellas!

Octubre puede ser el mes de los fantasmas, duendes, casas embrujadas y altos niveles de azúcar en sangre, pero para los que pertenecemos al mundo del marketing de eventos, sabemos que hay cosas mucho más aterradoras.

En el mundo del marketing de eventos hay momentos que pueden dejar a los asistentes congelados. Cambios que pueden hacer que los presentadores estén terroríficamente perdidos. Cosas que solo podríamos llamar… ¡Pesadillas del marketing de eventos!

Aunque parezcan aterradoras, las pesadillas del marketing de eventos son solo grandes obstáculos. Son desafíos hacia el éxito que todos los organizadores afrontan en un momento u otro y, como todos los desafíos, pueden resolverse.

Coge tu linterna y ármate de coraje… ¡Es hora de vencer tus temores del Marketing de Eventos!

1) ¡ La conferencia fantasma!

Si hay una pesadilla que mantiene a los organizadores de eventos, marketeros y directivos despiertos en medio de la noche, es esto. Has gastado mucho dinero en hacer que la gente vaya a tu evento, has traído a algunos de los ponentes de mayor talento para hablar y has logrado encontrar el lugar perfecto para tu evento. Finalmente, llega el día del evento. Para tu horror, encuentras que tu sala de conferencias está completamente vacía.

Solución: Optimiza tus esfuerzos de marketing y duplica la retención de la audiencia.

Hay varias formas de aumentar la asistencia con el marketing de eventos. Aquí te traemos algunas:

– Asegúrate de que tu evento esté claramente anunciado en todos tus perfiles de redes sociales, blog y sitio web. Esto también significa realizar campañas de anuncios pagados cuando sea necesario.
– Invitar a los que ya han confirmado la asistencia, especialmente a los ponentes, a ser embajadores del evento alentándolos a compartirlo en sus propios perfiles de redes sociales y sitios web.
– Crea invitaciones RSVP para que los asistentes sean responsables.

2) ¡Asistentes zombis!

Parecida a la primera pesadilla, pero en lugar de que la sala de conferencias esté completamente vacía, ahora se encuentra llena de asistentes desinteresados.

Solución: Hay varias formas de involucrar a los asistentes antes de los eventos y durante ellos con el marketing de eventos. Realizando entrevistas, mesas de networking, hangouts o seminarios web relacionados con las sesiones de los eventos. Además, envía correos electrónicos segmentados con los datos del registro para obtener un feedback detallado de aspectos específicos del evento.

3) ¡El fantasma de las redes sociales!

Felicitaciones. Has logrado organizar un evento increíble. Sin embargo, hay un gran problema: prácticamente no hay rastros de tu evento en las redes sociales.

Solución: Idear una estrategia de marketing de eventos integrada con las redes sociales.

Un evento exitoso no solo es memorable; fomenta una comunidad que sobrevive al evento en sí mismo y no hay mejor manera de hacerlo que con las redes sociales. Averigua qué plataformas de redes sociales quieres usar y cómo las usarás. Considera hacer uso de Snapchat Geofilters o los chats de Twitter y anima a los asistentes a hacer publicaciones regularmente en medios sociales.

4) ¡El desvanecimiento de los ponentes!

Has trabajado mucho para confirmar a tu ponente principal. Has hablado con ella varias veces por teléfono y has estudiado tanto el evento como las expectativas. Te has asegurado de que llegue al hotel la noche anterior al evento y que sea bien recibida la mañana de su gran presentación. Ella revisa la conferencia y se sorprende por el trabajo estelar que has hecho en la planificación del evento. Estás encantado de tenerla presente pero unos minutos antes del evento… no puedes encontrar a tu presentador en ninguna parte. ¡Que cunda el pánico!

Solución: No eches por tierra tu estrategia de marketing de eventos, proporciona a tu presentador un descanso de seguridad antes de una presentación.

De esta forma, puedes asegurarte de que todo está donde debe, mental y físicamente.

5) ¡La cola interminable!

Tus asistentes solo quieren participar en el evento, pero han estado esperando lo que parecían horas en la línea de registro.

Solución: El evento comienza en el acceso así que intenta obtener una estimación de cuándo serán las horas punta de acceso y las horas de inactividad, y planea ambas. Para cubrir todos los imprevistos, designa a parte del personal de tu evento para ayudar a los asistentes.

O elige un sistema de acreditación onsite en 6 segundos que acabe con las largas esperas.

Hay muchas maneras espeluznantes de que tu marketing de eventos salga mal. ¡Pero no olvidemos que existen el mismo número de maneras para que salga bien!

La próxima vez que planees un evento, trata de proveerte con los sistemas adecuados para la gestión de eventos o, al menos intenta realizar una buena preparación, ya que siguiendo las famosas palabras de Benjamin Franklin: «Si fallas en prepararte, te estás preparando para fallar”.

¿Cuáles son tus pesadillas en la planificación de eventos? ¡Cuéntanoslas y te ayudaremos a deshacerte de ellas para siempre!

Sin truco… ¿Trato?