Consejos

Así que usted está entusiasmado por introducir tecnología en su próximo evento. No importa si usted es un organizador de eventos internos o un planificador de eventos independiente trabajando en nombre de un cliente, es importante presionar el botón de “pausa”.

 

Aprendí está lección años atrás cuando trabajaba para una firma de comunicaciones inalámbricas.

 

El modelo de uno de los programas de desarrollo de gestión del que se me pidió que me hiciera cargo era serio y aburrido. Por lo que me dediqué a hacer un cambio de imagen completo. Los cambios fueron recibidos con entusiasmo, excepto por la primera vez que traté de implementarlos. Poco después del comienzo del programa, quedó claro que el grupo no estaba cómodo con los ejercicios interactivos y las propuestas coloridas y decoraciones que añadidas para reforzar el tema.

 

Llamé al grupo a un receso no planificado, coloqué todas las propuestas en una mesa auxiliar y las revisamos con el grupo antes de continuar. Este era un grupo de gerentes veteranos y directivos quienes prefieren un modelo tradicional para aprender. Por lo tanto, para este grupo, utilicé la versión anterior del programa de aprendizaje.

 

Hubo una serie de aprendizajes que me llevé de esta experiencia que nunca he olvidado. La primera y más importante lección fue “conoce a tu público”. Esto es directamente relevante cuando se lanza nueva tecnología innovadora para ejecutivos seniors.

 

  1. Conozca su Audiencia

Cuando se está introduciendo la tecnología en eventos, recuerde que hay al menos dos tipos de público:

  • Ejecutivos senior con el poder de permitir o vetar las decisiones acerca de nueva tecnología.
  • Participantes de Eventos.

A menudo, los ejecutivos senior y los participantes son de diferentes grupos demográficos y psicográficos. Sus percepciones acerca de la tecnología pueden no estar en sintonía. No es sólo una cuestión de edad. Tiene que ver con el nivel de comodidad en el uso de la tecnología y adaptabilidad a las innovaciones tecnológicas.

Aquí está un cuadrante bastante simple que puede utilizar para determinar las más efectivas estrategias para vender la tecnología a los ejecutivos senior.

 

estrategias para convencer en el uso de tecnología para eventos

 

Pasos a tomar:

  • Tome el tiempo necesario para averiguar la cantidad de experiencia que los ejecutivos senior y los participantes del evento tienen con la tecnología que desea introducir.
  • Puede obtener esta información hablando con los asistentes ejecutivos de los ejecutivos senior, entrevistas individuales, mini encuestas y grupos de enfoque.
  • A continuación, cree un perfil para cada ejecutivo senior para capturar la información que recoja.
  • Diseñe su estrategia para enganchar a los ejecutivos senior basada en su evaluación de la aptitud técnica de los ejecutivos senior y su nivel de comodidad con el riesgo.

 

  1. Compárese con los mejores

Benchmarking es un paso importante para ganar el apoyo de los ejecutivos senior. Identifique compañías e industrias que los ejecutivos senior en su organización consideren las mejores en su clase las cuales hayan usado la tecnología para eventos que usted desea introducir.

 

¿Cómo descubrir esta información? Siga los pasos anteriormente planteados . Adicione una pregunta acerca de cuáles organizaciones y ejecutivos son vistos como innovadores o campeones. También, preste atención a los ejemplos que los ejecutivos senior usan en sus propias presentaciones.

 

  1. Haga sus deberes

Identifique:

  • Eventos que son similares a los eventos que usted está planificando.
  • La tecnología que es usada en estos eventos.
  • Historias de éxito y mejores prácticas.
  • Fallas que se deben evitar.

 

Afortunadamente, vivimos en una época en la cual los procesos de investigación se han simplificado teniendo acceso a artículos, publicaciones en los blogs y videos.

 

  1. Identifique los beneficios

Los beneficios deben ser claros, específicos y cuantificables. Si usted está pidiendo a un alto ejecutivo que apruebe una inversión en nueva tecnología, sin duda debe  asegurarse que los beneficios queden claramente articulados y proporcionar ejemplos específicos como respaldo.

 

Por ejemplo, si está tratando de vender una app para eventos a los ejecutivos senior, los beneficios deben incluir ahorro de costes, racionalización de la comunicación, la eliminación de cuellos de botella y la transmisión de información importante a tiempo a los participantes, ponentes, patrocinadores y expositores. Si hay una larga lista de beneficios pocos se negarán a apoyar su propuesta.

 

  1. Investigue todos los costes asociados.

Un modelo “sin sorpresas” funciona mejor cuando se introduce nueva tecnología. Esto es particularmente importante si hay alguna resistencia que ha tomado algún tiempo vencer para soportar las nuevas iniciativas tecnológicas.

 

  1. Construya y presente su propuesta de negocios.

Debe ser ajustada, dirigida y concisa. Deje tiempo para preguntas. Incluya datos y cifras, pero, recuerde, ejemplos y anécdotas de fuentes fidedignas puede ser una poderosa manera de construir apoyo. Identifique posibles preocupaciones y objeciones y proporcione información para hacerles frente.

 

Aquí se presenta un esquema que le ayudará a construir su propuesta de negocio.

  • Reto u oportunidad
  • Solución o enfoque propuesto (tecnología que se está recomendando)
  • Beneficios
  • Credenciales (que le cualifica para hacer esta recomendación).
  • Pasos a seguir
  • Call-to-action

 

  1. Programe una demostración

  • Organice una demostración personalizada para que tenga lugar durante una reunión ejecutiva.

En ocasiones toma algún tiempo convencer a los ejecutivos senior del valor de introducir nueva tecnología para eventos. El tiempo invertido tendrá su premio cuando sus recomendaciones sean aceptadas e implementadas.

 

Via | Blog Eventmobi

Las acciones de los asistentes durante un evento son un indicador de cómo el evento está sucediendo. ¿Están los asistentes completamente inmersos en los grupos de trabajos y en las exposiciones, o no están comprometidos con el evento y dedican mucho tiempo a hablar por teléfono? Si durante su evento esto último es lo que está sucediendo, entonces su evento puede no tener los elementos necesarios para crear una participación total de los asistentes y fomentar el networking entre los participantes.

Existen algunas recomendaciones que puedes implementar para mantener a sus asistentes enganchados (engaged) y comprometidos. Lo último que usted quiere, después de todo, es que ellos sientan que deberían estar en otro lugar.

 

1.- Escuchar las preferencias del asistente

Usted recibirá un diverso grupo de respuestas y no será capaz de satisfacer las preferencias de todos, pero podrá tener una idea de lo que los asistentes como grupo desean.

Algunas preguntas que puede hacer antes del evento:

  • ¿Qué tipo actividades prefiere tener en el evento?
  • ¿Cuál es la probabilidad de que quieran probar un kiosko interactivo?
  • ¿Prefiere todo el material para el evento en papel, todo digitalmente o una mezcla de ellos?
  • ¿A cuáles workshops planean asistir?

 

2.- Haga un evento móvil amigable

Es seguro que no todos los asistentes tendrán un dispositivo móvil, pero los que no lo tienen realmente son una minoría. Complazca a la mayoría incorporando una App para evento. De esta forma, la mayor del tiempo que  los asistentes utilizan sus smartphones será para consultar e interactuar con la app del evento y no para estar chateando de cosas no relacionadas con el evento. El aspecto más importante de las apps para eventos es que los usuarios pueden hacer sus propias agendas basadas en las horas de exposición o las presentaciones que desean atender. Adicionalmente, pueden hacer networking con otros asistentes utilizando elementos de gamificación en la propia App.

Con las apps para eventos podrá  también enviar notificaciones en tiempo real, así como alentar a los participantes a contribuir con el Social Wall o recordarle que visiten algún stand de algún patrocinador en específico. Además puede agregar preguntas al ponente, votaciones en vivo y hacerle un recordatorio para que rellenen la encuesta de satisfacción antes de partir.

 

3.- NO DESCUIDEN LAS REDES SOCIALES

Muchos planificadores de eventos utilizan en gran medida las redes sociales para promover el evento pero descuidan el empleo de cualquier tipo de actividad en las redes sociales cuando el evento está en progreso. Consulta nuestros anteriores artículos sobre los Social Wall y como alentar a los asistentes a participar de las redes sociales. Los miembros de la organización deberían comenzar enviando algunos para despertar el interés entre los participantes. Sería bueno ofrecer algún tipo de icentivo para los asistentes más activos.

 

Redes Sociales

 

También puedes hacerlo divertido enviando notificaciones (por medio de tu app para evento) alentando a los asistentes a enviar un tipo de publicación específica al Social Wall, tales como:

  • Un tweet de tres palabras resumiendo como lo están pasando.
  • Un “selfie” con una mueca graciosa o representativa de la temática.
  • Un tweet con un emoticono para describir lo que sienten en ese momento.

Cuando se es creativo, los asistentes están más propensos a participar y compartir con otros asistentes. Asegúrese de recordarle a todos que todas las publicaciones deben estar acompañadas del hashtag oficial del evento.

 

4.- Involucre a los asistentes en las presentaciones

Si van a ver presentaciones, asegúrese que el ponente tiene un esquema en el que promueva la participación de los asistentes. Un ponente que no hace otra cosa que hablar y mostrar una diapositiva tras otra va a llevar a que la gente se aburra, algunos se duerman y otros se salgan a la mitad de la presentación.

Aquí hay algunas recomendaciones que un buen ponente debería seguir:

  • Hacer a la audiencia un par de preguntas que requieran respuestas meditadas en vez de solamente levantar la mano.
  • Subir un asistente o dos al escenario para una demostración en vivo.
  • Hacer que los asistentes respondan preguntas en vivo y mostrar los resultados para posteriormente comentar sobre ellos.
  • Cuando las presentaciones son muy largas, permitir un receso para que la gente utilice los aseos o pueda estirar sus piernas.

No importa si el ponente es alguien interno de la compañía o alguien contratado de otra compañía. Esté seguro que conoce en que consiste la presentación planeada. Insista que envíe un esquema de lo que será cubierto en la presentación, y no tenga miedo en sugerir interacción durante alguna presentación que lo requiera.

 

5.- Haga la tecnología una parte integral del evento

Además del App para el evento y del Social Wall, hay necesidad de otras formas de implementación de la tecnología. Considere algunos otros métodos de pantallas digitales interactivas como una iPad Wall, pantallas táctiles, sensores corporales de movimiento. Otras ideas incluyen photo calls, impresiones en 3D, acreditaciones con micro ubicaciones y tecnología de Wall mapping. Un evento rico en tecnología incrementa el factor “wow”, lo cual se convierte en impresiones positivas de los asistentes hacia la experiencia total en el evento.

 

Lleve su Evento al próximo nivel.

Si los asistentes no están comprometidos (engaged), su atención estará probablemente en cualquier otro lugar. Creando varias formas de engagement, se asegura que sus asistentes estén completamente inmersos en la experiencia que usted les ha provisto.

Cuando los asistentes están enganchados y comprometidos, teniendo una buena experiencia, eso se traduce en clientes que repiten, lealtad y beneficios.


Author: Dan McCarthy is an Event Manager at JD Parties, an event management company based in the UK.

Las reuniones Kick-off deberían ser excitantes e inspiradoras, no sosas y aburridas. Esta es su oportunidad para reunir a todos en una sala para reflexionar acerca de ideas, obtener una valiosa retroalimentación, y realmente establecer el tono para el resto del año.

 

Aparte de reunir a todo el equipo y transmitir el entusiasmo acerca de lo que está por venir, las reuniones KICK-OFF le permiten ganar perspectiva para el nuevo año con una reflexión sobre el año anterior. Usted puede celebrar los éxitos, pero también admitir importantes fracasos y usar estos como experiencias de aprendizaje en su movimiento hacia adelante. Estas reuniones también proveen una oportunidad para una valiosa planificación en equipo, iniciativas de entrenamiento y construcción de equipos.

 

Si bien es posible que usted desee tratar estas reuniones como cualquier otra reunión, es importante darles a los asistentes la atención extra que ellos desean. ¡Usted está presentando y planeando su año entero! Es crucial construir el impulso adecuado con su equipo y sólo tiene poco tiempo para hacerlo. Si usted está perplejo, tenemos algunos consejos que le agregarán algo de entusiasmo a su reunión KICK-OFF.

 

1. Cambie el nombre

Considere no llamarle “Reunión KICK-OFF”. Cuando usted le llama una reunión “KICK-OFF”, esto implica que una serie de decisiones han sido ya tomadas sin ninguna participación, y esto pudiera hacer que algunos miembros se sientan excluidos. También “Reunión KICK-OFF” suena congestionado, a cliché y aburrido ¿no te parece? Un enfoque más positivo sería colocar un nombre a la reunión que sugiera que aún hay trabajo por hacer (lo cual es cierto). ¿Por qué no llamar a su reunión inicial: El camino por recorrer en 2016 o 2016:Preparándonos para el crecimiento? Usted podrá crear diapositivas con la información que ya ha sido decidida para el año nuevo, pero dándole un nombre diferente implica que hay espacio para las ideas, cambios y participación – tal cual como debería ser. Si los miembros del equipo sienten que serán capaces de impacto en la reunión, ellos estarán más propensos a escuchar activamente y a participar, en vez de sólo recostarse, oír y disfrutar de su café.

 

2. Hágalo Interactivo

Reuniones Kick-off

 

Todo el mundo se apunta a la reunión esperando tener que sentarse el tiempo que dure la reunión y oír al presentador como todos los años. Es probable, que la mayoría de la gente haya realizado un check-out mental incluso antes que la reunión haya comenzado. ¡Cambie su reunión! Comience la reunión preguntando a todos algunas ideas para la conferencia o evento que justo va a comenzar.

 

El  Crowdsourcing de contenidos e ideas se simplifica utilizando tecnología para eventos como una App con un sistema de respuesta de la audiencia. Permitiendo a los asistentes hacer sus preguntas o comentarios usando funcionalidades como “Haga Una Pregunta” que les dará a ellos la oportunidad de plantear preguntas o apoyar preguntas que otros ya hayan realizado.

 

Alternativamente puede abrir una sesión de preguntas en vivo con preguntas tales como: ¿Qué sesiones piensa que deben ser incluidas? ¿Qué actividades para romper el hielo funcionaron mejor?  ¿A qué presentadores quieren ver de nuevo? ¿Qué tipo de comida quieren ver en el próximo evento? Aunque ya usted tenga pensado su próximo evento, mantenga un espacio abierto a nuevas ideas que se le puedan haber pasado, recopilando datos en tiempo real para un impacto inmediato o descargándola a posteriori para analizar los números.

 

Considere un enfoque divertido como un juego de trivial. Utilice técnicas de gamificación para contribuir al logro de sus objetivos. Si el objetivo de la reunión es revisar el desempeño del año pasado, incluya preguntas acerca de los logros obtenidos el año anterior, algo de lo que el ponente esté hablando, para verificar que los conceptos han quedado claros y también para comprobar el grado de compenetración que está logrando el ponente con los asistentes. Aunque esto funcionará como un juego, la información que se puede obtener de las respuestas es fundamental para medir el éxito o fracaso del mismo evento.

 

3. Considere un ponente sorpresa

Aunque  su reunión KICK-OFF es probable que ya esté planificada para 2016, no es demasiado tarde para llegar a algunos contactos (incluso algún cliente) para que venga y ofrezca una breve introducción o 15 minutos de conversación inspiradora. Si usted tiene un cliente de confianza, tal vez estaría interesado en venir a charlar sobre una experiencia positiva que haya tenido con su equipo el pasado año. Dentro de la aplicación de eventos, puede mencionar a una ponente sorpresa al nombrar la sesión “Ponente Secreto” y la posibilidad de subir un perfil del ponente sin su fotografía, pero si con su biografía.

 

No tiene por qué ser complejo, sólo algo para cambiar las cosas y conseguir que su equipo disponga a sentarse con la espalda recta y se sientan motivados para escuchar. Incluso se podría considerar tener a alguien vía Skype.

 

4. Promueva un excelente networking

Reuniones Kick-off

 

La Gamificación es también una gran forma de promover networking y el team building. Destine tiempo para que en medio de la reunión la gente se levante de sus asientos para hablar unos con otros. En una oportunidad vimos a un cliente crear un reto llamado “Conozca al Fundador” como parte de su juego de evento en donde el jugador tiene que encontrar al Fundador de la Empresa, presentarse y/o saludarle, y él a cambio le dará un PASSCODE que representa puntos para su cuenta particular en la competencia general que se establece con la Gamificación. Si usted no está familiarizado con el uso de Gamificación en Eventos consulte nuestra Guía Definitiva de Gamificación para Eventos.

 

Aprovechar las técnicas de Gamificación es una manera inteligente de animar a los miembros más nuevos del equipo a conocer a empleados con más experiencia. Puede tener retos tales como “Conozca un colega que tenga más de 5 años dentro del departamento” o “Conozca a la persona con más tiempo en el Departamento de Marketing”. Esto es en general una excelente forma de romper el hielo entre los miembros del equipo.

 

Las reuniones de compañía no tienen que seguir siendo una calle de un solo sentido en donde un Ponente se para y suelta una gran cantidad de información. En vez de esto, puede ser un tiempo excitante e inspirador para que todo el equipo esté junto, se conozcan unos a otros, y se sientan listos para realmente comenzar el año. No pase por alto los pequeños detalles y no tenga miedo de tomar algunos pequeños riesgos con su reunión KICK-OFF.

 

Mark Dumschat | Eventmobi

Para entusiastas de la tecnología como nosotros, ver la tecnología en acción es una cosa hermosa. Aún más gratificante es ver las muchas maneras en que la tecnología mejora las conexiones cara a cara que ocurren todos los días en los eventos.
EventMobi asistió recientemente a SPiNCon 2015, la conferencia anual de la Red de Planificadores Senior de la Industria (Senior Planners Industry Network SPiN).

Llegamos a ver cómo la tecnología ayuda a planificadores y asistentes en el siempre importante proyecto de networking en los eventos. En SPiNCon, los miembros se reúnen para obtener apoyo e inspiración de otros, compartir sus experiencias con los productos que les gustan, las estrategias que han tenido éxito y las tendencias a tener en cuenta.

En el espíritu de compartir conocimientos y presentar mejores eventos en todos los ámbitos, los planificadores SPiN también están felices de compartir sus comentarios con los patrocinadores y los proveedores.

 

Networking para eventos

 

En SPiNCon, Dylan Monorchio habló sobre el engagement y la tecnología que abarca todo el ciclo del evento para líderes de eventos exitosos. En la sesión, algunos de los temas que suscitaron mayor debate fueron el networking y la gamificación en el evento.

En SPiNCon, las sesiones educativas están bien equilibradas con actividades de networking y de ocio, todo esto estuvo soportado por una  única App para Eventos de EventMobi, por lo cual los planificadores hablaron positivamente sobre esto.

 

1. El establecimiento de una presencia en el evento

La App del evento de SPiNCon ayudó a los planificadores a mantener su política de ejecutar eventos completamente sin papel al proporcionar una fuente digital para toda la información. Debido a que la App residía en el dispositivo móvil de todos y cada uno de los asistentes, la aplicación de la conferencia también fue capaz de aprovechar todas las características de la tecnología para apoyar la experiencia del evento.

El Networking en la App de la conferencia SPiN fue fácil. Cada participante tenía un perfil completo con una fotografía, breve biografía, enlaces a redes sociales, y la información profesional para que pudieran llegar a conocerse unos a otros y mostrar su personalidad. Es prerrogativa del planificador el recoger esa información durante el registro y hacer que aparezca automáticamente en la aplicación de evento, o el permitir a los asistentes el agregar y editar su propia información a través del panel del asistente en la App.

El panel del asistente está allí para permitirles personalizar completamente su experiencia a partir de la adición de sesiones y patrocinadores a su lista de favoritos, la creación de su presencia en la App del evento y la gestión de las conexiones entre sí a través de mensajes de chat dentro de la App.

Los asistentes que hacían presentaciones en el evento también se vincularon en la App a las sesiones en las que participaban, lo que permitió a su público encontrarles y conectar con ellos rápidamente. Antes del evento, los asistentes pudieron ver sus perfiles y prepararse para sus conversaciones, maximizando el potencial del Networking en los tiempos asignados.

 

2. Hacer conexiones con el Chat de la App

Los asistentes también pudieron conversar entre ellos directamente desde sus perfiles en la App del evento, lo que realmente fue práctico durante este estilo de evento de networking rápido y sin papeles. Cada proveedor se sentó en una mesa mientras que los planificadores en equipos de dos se rotaban en las mesas. Se les dio cinco minutos a cada uno para hablar de lo que hacen y – La palabra clave es hablar. Se les instruyó para guardar sus tarjetas, panfletos, y cuadernos y sólo tener conversaciones para resolver problemas reales con los demás. Con sólo cinco minutos y dos planificadores para charlar  la mayoría de las conversaciones se iniciaron con  “cuéntame acerca de un problema que estés teniendo y te diré si sé cómo resolverlo.”

Algunos planificadores desafiantes dieron tarjetas de visita a pesar de las reglas, pero la mayoría de los profesionales de eventos con los que Dylan conversó no tenían una manera de anotar los nombres y detalles. Todo el mundo apreció el tener la App del evento como respaldo para su posterior consulta.

 

 

Networking para eventos - Chat entre asistentes

 

La funcionalidad de chat interno es una gran manera de mantenerse en contacto con otros asistentes o ponentes, independientemente de las circunstancias de networking. Los mensajes se envían y reciben al instante, y se notifica a los destinatarios dentro de la App del evento y por correo electrónico.

Esta experiencia también es ideal para la creación de networking proactivo. Antes del evento, Dylan fue capaz de llegar a un par de clientes existentes entre los planificadores de alto nivel para ver si querían reunirse en el evento. Dado que los los asistentes se pueden buscar por contenido del perfil, también tuvo la oportunidad de ponerse en contacto con la gente en base a intereses comunes, denominaciones y ubicaciones. Por ejemplo, él se acercó a todos los demás asistentes canadienses para ver si estarían interesados ​​en unirse a él para un número grupal durante la batalla de Lip-sync del evento.

 

Networking para eventos - Actividades

 

3. Juego de Networking

La batalla de Lip-sync fue un ejemplo de un juego de Networking. Mediante la adición de un poco de competencia amistosa a una actividad divertida, los planificadores de SPiN fueron capaces de mantener a todos en  la sala entusiasmados y comprometidos. Todo el mundo estaba ya sea en el escenario o riendo en la audiencia. Un juego tonto como este es la manera perfecta para involucrar incluso al participante más tímido y reservado, por lo que es fácil para todo el mundo iniciar conversaciones casuales y  romper el hielo.
La gamificación del evento fue uno de los temas más debatidos durante la sesión de Dylan. Los planificadores y los proveedores están constantemente en la búsqueda de nuevas e innovadoras maneras de involucrar a los asistentes y convertirlos en los participantes del evento. La gamificación busca lo que hace a los juegos tan cautivadores y aprovechar aquellos aspectos para motivar acciones de los asistentes y, a su vez, apoyar los objetivos del evento. Entérese de lo que impulsa el juego en nuestro último libro electrónico: La Guía Definitiva para la Gamificación de Eventos.

Los Juegos de Networking en la App del evento funcionaron mediante la creación de desafíos para hacer conexiones, diseñando normas para apoyar los tipos de conexiones que se deseaba que hicieran los asistentes y luego incentivar la actividad con puntos y premios. Los juegos son fáciles de jugar y cada tipo se ejecuta con la misma mecánica simple. Los asistentes pueden ver las reglas y una lista de desafíos en cuanto se abra el juego. Cada desafío tiene la forma de una pregunta o idea, y cada uno tiene un código correspondiente. Los jugadores completan un reto introduciendo su código, y se otorgan puntos en consecuencia.

Para romper el hielo, se puede configurar el juego para motivar a la gente para hacer las conexiones más profundas, dando a cada jugador un código y la creación de una regla en la que la gente sólo divulgan sus códigos después de cinco minutos de conversación. Si usted tiene objetivos específicos para la conversación, que los jugadores intercambian sus códigos después de haber sido discutido alguna serie de temas predeterminados. Esta es también una gran manera de crear conversaciones con los patrocinadores, o entre compradores y vendedores.

 

Networking para eventos - Mesas redondas

 

Alternativamente, se puede diseñar un juego de Networking basado en la velocidad, para dar a cada persona una gran cantidad de contacto más ligero, lo que podría implicar la asignación de puntos sólo a los ciertos asistentes (estos deben mantenerse en secreto). Entonces, se convierte en un juego de números ya que todo el mundo trata de hablar con tanta gente como sea posible para descubrir los jugadores con puntos.

Otro tipo de Networking se realiza para promover el intercambio entre grupos particulares, por ejemplo, fomentar las conexiones entre veteranos de la industria y los planificadores más nuevos o con menos experiencia para lo cual varíe la asignación de puntos para que cada uno consiga más puntos cuando intercambia con el grupo con el que usted desea que se relacione. Es decir cada vez que un novato habla con un senior o viceversa cada uno obtenga mayor puntuación que cuando hablan con uno que tiene su mismo nivel de experiencia.

Muestre a los participantes que más conectan en una tabla de clasificación en directo para dar a la gente un sentido de cómo va la competición. Dependiendo de su audiencia, simplemente ser reconocido por su sociabilidad y capacidad de networking es un poderoso incentivo para jugar  y tomar la actividad de Networking en serio.

El uso de un juego de networking en su App para evento permite realizar un seguimiento de cada conexión realizada y utilizar datos sólidos para demostrar el éxito del evento de networking. El número de jugadores indica cuántas personas en el evento fueron seducidas a participar y el número de desafíos completados por cada jugador le dará una sensación de éxito de networking promedio por persona.

Para obtener más información acerca de cómo crear y evaluar los juegos de redes en sus eventos, visita nuestra guía de implementación.

Fotografía por Josh Power Photography
Dylan Monorchio | Eventmobi

La conexión entre sí es el foco central de cualquier evento. Ya sea que usted está tratando de reunir gente por una causa, cerrar la brecha entre las empresas y los clientes potenciales, o educar a un grupo de profesionales de la industria, su tarea como planificador es identificar un público y crear el vehículo perfecto para un contenido valioso y relevante.

Así que, ¿cuál es la mejor manera de conectar con sus asistentes? ¿Cómo es relevante para lo que cada asistente está tratando de lograr? Concéntrese hacer la experiencia personal. La tecnología existe, los datos están ahí.

Esta es una guía rápida para mejorar la calidad de las conexiones, la ampliación de su público, y la creación de la experiencia personal que necesita para mantener a todos comprometidos.

1. LA GENTE CONFÍA EN EL REFERENTE

Cualquiera que sea la razón para la celebración de su evento, la reputación para presentar contenido valioso y atractivo hará que todos los demás aspectos de la promoción de evento sean más fácil.

Un blog es una fantástica manera de obtener este tipo de renombre. Al mostrar contenido actual y relevante, de interés para su público objetivo, se puede demostrar que usted está cualificado para decidir qué información es beneficiosa y qué puede ser sacrificado. Para tener un blog exitoso que funcione como una base de conocimientos para su público, sea lo más consistente posible, pero lo más importante, aporte ideas de alta calidad y contribuya a las conversaciones que suceden en la vanguardia de la industria.

¿No tiene el tiempo ni los recursos para generar conocimientos pertinentes y originales regularmente? Intente organizar una serie de webinars, o traiga algún invitado experto a la conversación. Ambos son métodos sólidos de aumentar su audiencia en línea y aumentar su reputación como una fuente fiable de contenido.

Público de evento

Para entregar el contenido que valoran sus asistentes, necesita mantener el ritmo durante todo el año. No tenga miedo de incorporar contenidos que les gustaba de años anteriores tampoco. Mezclar el conocimiento clásico y bien establecido con las nuevas tendencias proporciona una base para el análisis y la comparación que sólo puede dar lugar a discusiones más inteligentes y beneficiosas – y eso significa un compromiso mayor en sus lectores.

Durante su conferencia real, resalte cualquier colaborador del blog en la asistencia. “John Smith fue presentado en nuestra entrada en el blog de julio, sobre la ética empresarial moderna, y pensamos que sería una buena idea traerlo aquí para hablar con ustedes hoy.” Ahora, John es un campeón y tiene una razón para contribuir a tu blog de nuevo en el futuro, y tiene una capacidad demostrada para mostrar los temas influyentes y hacerlos accesibles a su público.

2. AMPLÍE SU RED

Los medios sociales son tan ubicuos que se ha convertido en un acto reflejo para cualquiera que trate de ampliar la audiencia y mantenerla comprometida. Una presencia en medios sociales saludable puede generar un ruido valioso acerca de su evento, reforzar la asistencia y mantener el impulso de su evento mucho más allá de la fecha final. Usted puede incluso extraer los feeds de contenido potencial y saber qué temas, ponentes o características entusiasman a los asistentes. Utilice este conocimiento para averiguar qué enfatizar y cómo invertir su tiempo y recursos.

Utilice las herramientas de medios sociales como Followerwonk, Sprout Social o Hootsuite para entender quién le está siguiendo y lo que valoran. La identificación y la orientación de sus principales factores de influencia hace que se sientan más valorados mientras que le ofrece el comienzo de una muy eficaz campaña de boca-a-boca.

3. SEGUIMIENTO CON PRECISIÓN

Mientras que los medios sociales llega a un amplia audiencia y extiende su alcance, apuntar a segmentos es una buena forma de aumentar su notoriedad y fomentar una gran relación con su público principal. Campañas de correo electrónico a un segmento específico, por ejemplo, le permiten ofrecer el contenido más relevante, impactante. El uso de la mensajería personalizada para entregar el contenido reflexivo engendrará confianza en usted y su marca, lo que garantiza una gran participación.

Si crea un canal de doble vía, también puede ser una gran manera de obtener retroalimentación específica, calificada sobre su evento sin siquiera dejar que toda su audiencia sepa que la está buscando. La recompensa a su público principal es una experiencia más personalizada de eventos.

4. MENSAJERÍA PERSONAL IN SITU

En el evento, las alertas en su App de eventos pueden mejorar la focalización. Digamos que su lista de asistentes está formado por profesionales y personalidades de la industria en general, y que le gustaría invitar a este último grupo a un evento de networking de alto perfil. Tal vez le gustaría aislar un grupo de compradores invitados o los tomadores de decisiones clave y darles un exclusivo espacio de tiempo exclusivo en feria. EventMobi permite establecer aquellos grupos dentro de su lista de los asistentes y enviarles mensajes específicos para que pueda conectar con precisión.

 

 

Apps para eventos con notificaciones push

5. CONVIERTA SU APP PARA EVENTOS EN UN ALTAVOZ

Las alertas son también una gran manera de transmitir información esencial para todos. Utilizando sólo su App, usted puede difundir cambios de habitación, nuevos ponentes, promociones especiales, o cualquier otra cosa que surja. EventMobi también le da la opción de enviar su alerta junto a una notificación por correo electrónico o una notificación push para asegurarse de que, ya sea que estén en la aplicación de evento o no, todo el mundo va a recibir el mensaje.

Esto puede hacer de su App para evento un activo vital en una crisis. En 2013, un planificador de Calgary se despertó el día de su evento para encontrar que una inundación masiva había sumergido el lugar del evento (y otros más de 20 barrios). ¡Su App para Evento al rescate! Ella fue capaz de utilizar las alertas dentro de la aplicación para mantener sus asistentes al corriente de cambios esenciales, protocolo de emergencia y cancelaciones necesarias.

Ofreciendo datos contextuales oportunos asegurará asistentes se sientan valorados e importantes – incluso en tiempos difíciles.

6. TRANSFORME A SUS ESPECTADORES EN PARTICIPANTES

Otra forma probada para involucrar a la gente y obtener ideas en crowdsourcing es a través de encuestas de eventos. Usted puede entregar este valioso e impactante feedback en todo tipo de correspondencia, desde alertas a correos electrónicos. En los días previos a su conferencia, cree una encuesta en su App para evento para medir el nivel de interés en sus temas, ponentes y sesiones. Haga preguntas que ayuden a determinar el nivel medio de conocimientos en un tema en particular para ayudar a los ponentes evitar cualquier concepto demasiado complejo o básico. Sus asistentes apreciarán la investigación y es una gran manera de reforzar su uso de aplicaciones acercándose a la fecha del evento.

Incluso durante las sesiones, los asistentes también pueden participar en encuestas interactivas en vivo. Emocione a sus ponentes acerca de sus próximas sesiones, ofreciéndoles esta fácil herramienta de compromiso. Haga que envíen sus preguntas a usted con antelación para que pueda crear la encuesta, incorporarlo a su presentación, y que ensayen para asegurar una transición sin problemas dentro y fuera de ella.

No sólo sus ponentes estarán comprometiendo mejor a los asistentes, todos y cada uno de los asistentes pueden contribuir personalmente a la experiencia educativa mediante el envío de preguntas y comentarios durante la sesión.

7. CONEXIÓN ENTRE ASISTENTES FÁCIL Y SEGURA

Crear una experiencia más personalizada para sus asistentes no significa que usted tiene que hacer todo el trabajo pesado. Anime a los asistentes a que hagan nuevas conexiones con otros.

Los asistentes pueden enviar mensajes a través de chat privado en su App. Los mensajes se almacenan dentro de la bandeja de entrada personal de un asistente, con acceso a su perfil personal usando su correo electrónico. La gente en el evento, incluso puede conectarse con los participantes remotos siempre que todos estén en la aplicación de eventos, y toda la correspondencia es privada y segura.

 

Listado de ponentes - Apps para eventos

8. EL SEGUIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN ES INTEGRAL PARA MEJORAR LA PARTICIPACIÓN

Lo que se hace al finalizar su evento es casi tan importante como la calidad de su contenido o la planificación. Reunir buenos datos cualitativos acerca de su contenido es esencial para mejorar de año en año. Hemos discutido varias maneras de obtener retroalimentación y crowdsourcing de su contenido: obteniéndose desde medios de comunicación social, encuestas o sondeos en vivo.

Otro elemento en su recopilación de datos que no pueden faltar son las analíticas del evento. En estos días, se puede realizar un seguimiento de casi todo su público, y los asistentes, de forma digital. Desde su página de medios de comunicación social a su página de registro, y bien en su App para eventos, cada clic deja una huella y se alegrará al tener un servicio cualificado para realizar un seguimiento de ellos.

Desde páginas vistas a visitantes únicos, impresiones de anuncios al comportamiento de los asistentes, cualquier proveedor de software de evento debe estar preparado para dar acceso a los datos. Esto le dará una información inestimable sobre lo que la gente le gusta y lo mucho que utilizan las herramientas en las que invirtió. ¿Dónde estaban las personas haciendo la mayor cantidad de conexiones? ¿Cuántas personas se dedicaban a la sesión de apertura? ¿Hubo mucha actividad en el evento de networking, y estaban haciendo networking antes de que empezara?

Las analíticas del evento ofrecen respuestas; el reto es hacer las preguntas correctas. Los reportes en tiempo real y los informes post-evento ofrecen acceso a ideas que le ayudarán a lograr mejores experiencias y más personales para sus participantes en el evento.

Ya sea que usted está eligiendo una tecnología más inteligente u opera de manera más estratégica, estos son algunos pequeños pasos que puede tomar para asegurarse de que cada persona en su evento goza de contenido relevante y una valiosa experiencia de un evento, altamente adaptado.

Instagram es una de las herramientas más populares para compartir fotos en las redes sociales y ha ganado gran adopción en la industria de los eventos. Nuestros asistentes están utilizando Instagram cada vez más para compartir con personas de la industria y en la vida cotidiana. Pero, ¿cómo facilitar el uso de este en nuestros eventos? ¿Y cómo podemos integrar aún más esta herramienta en nuestros eventos?

Photo Sharing o Compartir Fotos

Una de las mejores cosas de Instagram es que permite etiquetar  fotos utilizando hashtags – similar a Twitter. Esta es una manera fácil de recopilar todas las imágenes de su evento y ver lo que están llevando a los asistentes. Mucha más gente podría aprovechar esto simplemente compartiendo el hashtag oficial para el evento antes, durante y después del evento y luego recoger todas las fotos de las personas que las han compartido.

Detrás de las Cámaras

Con la tecnología convirtiéndose en un facilitador para acercar a la gente, las marcas son cada vez más auténticas. Están aprendiendo a compartir más de lo que sucede detrás de las cámaras y ser vulnerable con su mercado objetivo. Para los organizadores de eventos, esto es una excelente manera de involucrar a nuestro público. Utilice Instagram para mostrar la planificación que va en un evento, la puesta en marcha, el equipo trabajando duro. Estas imágenes crean una conexión emocional con el evento y ayudar a crear un zumbido.

Video

Instagram lanzó recientemente Instavid – lo que le permite capturar 15 segundos de video y compartir en la misma red social. Esta es otra gran herramienta que puede utilizar para compartir la acción detrás de las cámaras. También puede utilizar el hashtag a los videos agregados por los asistentes. Si una foto vale más que 1.000 palabras, imagine lo que la historia de un vídeo puede decir!

¿Y tu, estás utilizando Instagram para tus eventos?

La capacidad para que los asistentes interactúen a través de canales sociales es una parte muy importante para que los eventos sean exitosos.

Aquí les dejamos 4 sencillas maneras de maximizar la presencia en las redes sociales de su próximo evento.

# 1: Promover tu Hashtag en todas partes

Un hashtag ofrece a todos una forma fácil de encontrar enlaces o contenidos relevantes y participar en la discusión sobre el evento.
Cuando usted está preparando materiales para su evento, todo lo que debe incluir es un hashtag oficial del evento.

  • El hashtag debe ser visible en el sitio web del evento (tenga en cuenta mostrar un enlace de Twitter en su página de inicio).
  • Cuando promueva la conferencia entre los potenciales asistentes, incluya el hashtag, para facilitar de esta manera que las personas puedan encontrar a otros participantes que estén tuiteando sobre su conferencia.
  • Los carteles, diapositivas, folletos o directorios deben tener los hashtag de forma visible, para que los asistentes puedan identificarlos inmediatamente en Twitter y conectar con otros participantes, a través de los medios sociales.

Tener el hashtag en todos los materiales de la conferencia nos asegura que la gente recuerde lo que es y que puedes utilizarlo en sus redes sociales.

Debemos alentar a los conferenciantes a mencionar el hashtag, al comienzo de presentaciones y responder a mensajes de Twitter incluso después de que su presentación ha terminado.

Cuanto más vean los asistentes la utilización eficaz de los medios sociales en una conferencia, más se animaran a usarlo.

# 2: Incluir funciones de redes sociales en su aplicación móvil

La mayoría de las conferencias tienen ahora una aplicación móvil disponible para los asistentes. La aplicación no tiene por qué ser extensa, pero por lo general incluye el calendario, mapas e información sobre la aplicación.

Muchos eventos están llevando sus aplicaciones al siguiente nivel, al incluir también las integraciones de redes sociales. Esto es muy importante, ya que puede hacer más fácil que los asistentes conecten entre sí, y dado que las personas usan a menudo la app, hace de esta un lugar perfecto para incluirlas.

LeWeb es una conferencia anual para emprendedores y entusiastas digitales que se lleva a cabo en París. Tenían una app móvil que conecta a múltiples plataformas de redes sociales. Cualquiera que quisiera participar en la conversación en las redes sociales, podría ver fácilmente las diferentes cuentas, conectarse con otros en la conferencia , y participar ellos mismos.

Si va a crear una aplicación móvil, debe dar el paso extra para incluir integraciones de redes sociales.

No haga que sus asistentes vayan a la aplicación de un mapa y luego abrir sus perfiles de redes sociales para participar en la conversación en línea. Debe tener todo lo que sus asistentes necesitan en un solo lugar para darles una mejor experiencia en la red.

# 3: Tenga un Centro de Comando del Social Media

Mientras que los asistentes a su evento están publicando en varias redes sociales, depende de usted y su equipo de eventos, responderles. Es muy importante tener una o un pequeño grupo de personas dedicadas a la gestión de las redes sociales, especialmente ya que estas van a estar recibiendo más atención de lo normal.

Si alguien está utilizando el hashtag para hacer una pregunta, usted quiere
asegurarse de responder lo antes posible. Dependiendo del tamaño de su evento, puede asignar personal cuyo único trabajo durante la conferencia es dar respuesta a los comentarios y preguntas de las redes sociales.

Conferencia como la que haceSalesforce.com anualmente, la Dreamforce, atrae a cerca de 100.000 personas de todo el mundo para aprender sobre marketing, ventas y tecnología. Debido a los altos niveles de actividad en las redes sociales durante la conferencia, se ha establecido un centro de comando del social media con los miembros del personal para estar activos en las redes sociales durante todo el día.
El equipo cuenta con grandes pantallas que atraen a los asistentes y demuestran que si están participando en la conferencia a través de las redes sociales, recibirán una respuesta por parte de alguien que trabaja en la conferencia.

Aunque su conferencia sea de menos de 100 personas, es importante elegir a alguien que pueda responder en las redes sociales durante todo el día e incluso pequeños tuits de los oradores del evento. No importa el tamaño de su evento, siempre habrá alguien que hubiese querido venir pero no pudo y le gustaría seguirla a través de las redes sociales.

Al mostrar la actividad en las redes sociales, no son sólo contribuye a la experiencia de las personas en la conferencia, también se mejora la experiencia de las personas que no pudieron asistir.

La participación en la vida social en las conferencias también se trata de ponerse en contacto con sus fans y seguidores para animarlos a asistir a su evento en el futuro.

# 4: Utilice las redes sociales como una manera de que los asistentes puedan hacer preguntas

En muchas conferencias, hay un montón de preguntas que los asistentes desean expresar públicamente, pero no siempre hay un momento adecuado o medios para ello.

Muchas conferencias han adoptado el uso de plataformas de redes sociales, especialmente Twitter, para animar a los asistentes a hacer en sus preguntas utilizando el hashtag oficial de la conferencia. Con esto se logran dos objetivos: hacer que sea fácil para los asistentes el hacer preguntas, y al mismo tiempo se se aumenta el alcance social de la conferencia.

La Conferencia 140 se centra en utilizar las plataformas de redes sociales, especialmente Twitter. Leslie Hall sirvió como moderadora de uno de los paneles en el 2012 y animó a los asistentes a hacer preguntas en Twitter como una manera de participar en la conversación.

Los asistentes disfrutan participando en conferencias de esta manera. Muchas personas no se sienten lo suficientemente seguras como para hacer preguntas delante de todos, pero al hacer preguntas a través de Twitter, son capaces de hacer oír su voz publicamente.

Las conferencias son más interactivas y tienen una mayor presencia social mediante el uso de técnicas como ésta.

Ahora que las redes sociales son una parte tan importante de la vida diaria de todos, los asistentes esperan que sean incorporado en tu próximo evento o conferencia.

Como coordinador del evento, es tu trabajo conseguir que sea fácil para los asistentes a usar las redes sociales y averiguar donde las conversaciones online están teniendo lugar.

¿Qué te parece? ¿Qué otros eventos has visto que incorporan las redes sociales de manera creativa?

Por Rachel Sprung
Via | Social Media Examiner