GetWellNetwork y la conferencia GetConnected 2018
GetWellNetwork es una compañía de atención médica que ofrece soluciones, herramientas y estrategias para ayudar a los pacientes y capacitar a las organizaciones para brindar experiencias individualizadas a sus clientes y familiares, en cualquier clase de entorno.
Cada dos años celebra la Conferencia GetConnected, que reúne a los usuarios de usuarios de sus productos durante tres días de networking, educación e innovación en torno al futuro del compromiso con el paciente. Los profesionales médicos aprenden de los líderes de opinión de la industria, participan en laboratorios de aprendizaje y se involucran con las últimas innovaciones de productos.
Los objetivos del evento
- Educar a los asistentes sobre las últimas tendencias de la industria
La conferencia se centró en la innovación y la colaboración en torno al futuro del compromiso con los pacientes y sus familias. Se eligieron varios líderes de opinión de GetWellNetwork y otros especialistas del sector para presentar estos temas.
- Presentar el lanzamiento de nuevos productos
Las innovaciones de la conferencia se mostraron en la sala de exposiciones, con varias líneas de productos y soluciones para pacientes. El componente de colaboración fue uno de los elementos más importantes, y para ayudarlos a facilitar la creación de comunidad el equipo organizador decidió invertir en una aplicación para eventos.
¿Por qué invertir en una aplicación para eventos?
Al ser una empresa tecnológica, eran conscientes de cualquier error en este sentido provocaría una falta de confianza en sus clientes y un contratiempo en su imagen corporativa.
El equipo organizador decidió alcanzar sus objetivos a través de la aplicación del evento, utilizándola como herramienta de consulta, reemplazando todos sus folletos y agendas físicas, así como para aumentar el engagement de los asistentes con el contenido y construir una comunidad de alrededor de la conferencia.
Compra vs. creación de una aplicación para eventos
Este fue el primer año en que GetWellNetwork celebró la Conferencia GetConnected desde que se cambió al modelo bienal, lo que significa que el presupuesto para el evento presentaba un gran desafío. Debido a ello, el equipo organizador, que inicialmente quiso desarrollar una aplicación propia, se encontró con algunos problemas.
¿Por qué eligieron EventMobi?
El presupuesto siempre es una preocupación cuando se trata de comprar tecnología para eventos, y después de evaluar las distintas opciones de proveedores, GetWellNetwork determinó que EventMobi ofrecía el mejor retorno de la inversión para su evento.
Gamificación y facilidad de uso
El equipo organizador del evento había utilizado diferentes aplicaciones para eventos anteriormente, pero a todos les faltaba una integración de gamificación perfecta, que les facilitase más información sobre los asistentes y les permitiera analizarla.
Además, durante la preparación los organizadores tienen otras prioridades que requieren su atención y necesitan una solución fácil de usar, funcional, rápida y, sobre todo, muy fiable.
¿Cómo lograron alcanzar sus objetivos en el evento?
El equipo sabía lo que la audiencia, profesionales de la salud muy experimentados y comprometidos con los pacientes, esperaba de la conferencia GetConnected y preparó diferentes retos gamificados basados en el networking.
Los 3 pasos de GetWellNetwork para usar la gamificación durante el evento
1. Maximizar la adopción de la aplicación de evento
Para que la aplicación del evento tuviera éxito y significara una experiencia interactiva para los asistentes fue necesario una adopción máxima. El equipo desarrolló una estrategia basada en la promoción de los desafíos de gamificación los días previos al evento y antes de las sesiones clave.
El mensaje destacaba que para participar en la actividad deberían utilizar su aplicación del evento, por lo que era necesario descargarla si no se querían quedar fuera de la experiencia.
Además, en la sesión inaugural, el presentador incentivo al uso de la aplicación y facilito el primer código para la acumulación de puntos. Esto motivó a los asistentes a introudcir el código en tiempo real y ver como sumaban puntos instantáneamente.
2. Diseña la aplicación del evento para facilitar la participación
GetWellNetwork trabajó con los diseñadores de EventMobi para crear una experiencia que facilite la participación durante los desafíos gamificados. Se añadió un apartado de gamificación y una tabla de clasificación actualizada en tiempo real en la home de la app. Todo lo que tenían que hacer los participantes era pulsar y accedían a los desafíos y puntuaciones.
Además, una pantalla situada en un área de alto tráfico del evento mostraba la clasificación, información sobre las sesiones y algunos avisos, lo que mantenía a los asistentes pendientes de los retos.
3. Hacer de la gamificación una parte integral del evento.
Los objetivos generales del evento eran informar a los asistentes sobre las últimas tendencias en atención médica, así como en las nuevas soluciones GetWellNetwork. Esto condujo a que las actividades de gamificación integraran:
- La asistencia a sesiones y talleres
- El networking con otros asistentes, empleados de GetWellNetwork, socios y patrocinadores
- La asistencia a la sala de exposiciones, donde se realizaron demostraciones y lanzamientos de productos.
La gamificación se estructuró de modo que los asistentes tuvieran una gran variedad de formas para acumular puntos, al mismo tiempo que las acciones ayudaban a GetWellNetwork a lograr sus objetivos en el evento, creando una situación donde todos ganaban. Estas son algunas formas en que los asistentes conseguían puntos:
- Asistencia en sesiones: para alentar a las personas a asistir a las sesiones, los códigos de gamificación se incluyeron en la última diapositiva de las presentaciones.
- Networking: los códigos se imprimieron en las acreditaciones de los asistentes para que pudieran romper el hielo e iniciar conversaciones entre ellos.
- Asistencia en la sala de exposiciones: Se creó una sala donde los socios podían charlar y realizar demostraciones de los productos. Durante las mismas, los presentadores mostraban o facilitaban verbalmente códigos para la gamificación.
- Cada stand de patrocinadores tenía un código de gamificación asociado, por lo que los asistentes debían visitar estas áreas para acumular puntos. Además, se pudo extraer un informe al final de la conferencia para ver quién se detuvo en cada uno de ellos y se enviaron al equipo de ventas de cada patrocinador para realizar su seguimiento.
Además de la gamificación, la app se encargó de otros aspectos:
Preguntas en sesiones
Las preguntas durante las sesiones fomentaron la participación del público y los comentarios fueron clave para crear una experiencia atractiva.
Un gran ejemplo de esto fueron los lanzamientos de productos, donde la audiencia votó por el producto ganador a través de una encuesta en vivo.
Notificaciones push
Las notificaciones push (mensajes instantáneos que recibes en tu dispositivo móvil, como las notificaciones de WhatsApp, por ejemplo) hicieron más fácil destacar y recordar el inicio de las actividades y sesiones clave.
¿Cuáles fueron los resultados?
Una gran experiencia para los asistentes
El objetivo clave de la conferencia GetConnected fue diseñar una experiencia de colaboración en la que se alentara a los asistentes a establecer contactos, aprender e interactuar en las demostraciones de productos. Para evaluar el éxito de la conferencia, el equipo de eventos envió encuestas de satisfacción a los asistentes y recibió comentarios muy positivos.
- El 73% de los asistentes utilizaron la aplicación móvil de eventos.
- Ell 88% de los usuarios de la aplicación participaron en el juego
- El 72% de los participantes del juego canjearon sus artículos en la tienda de regalos
Una mayor proyección de la marca
El morado es el color oficial de la marca GetWellNetwork, por lo que los organizadores se aseguraron de incorporar el color en la mayor cantidad posible de aspectos de la conferencia, incluida la app del evento.
Para promocionar la marca, el equipo decidió crear una tienda de regalos morada, donde los asistentes podían canjear sus puntos para conseguir su recompensa. La demanda de los premios resultó ser mucho mayor que la anticipada por el equipo organizador.
Unos patrocinadores felices
La adquisición de patrocinadores y expositores fue necesaria para maximizar los ingresos del evento y, como una forma de incentivar las ventas, el equipo de eventos aprovechó los beneficios publicitarios ofrecidos dentro de la aplicación del evento.
Como incluir en la misma accesos a sus redes sociales, página web de su empresa, enviar promociones a los asistentes, aparecer en banners durante las votaciones o, como hablamos anteriormente, la recogida de clientes potenciales en sus stands a través de la gamificación.
Menos costes
Los organizadores decidieron eliminar cualquier elemento impreso en el evento a la hora de establecer su presupuesto para la conferencia. La información y el contenido del programa del evento solo estuvieron disponibles a través de la aplicación del evento y esta decisión, terminó provocando un ahorro significativo en costes, tiempo y recursos de diseño.
Como conclusión, no dejes que el miedo te impida innovar
Un desafío común que enfrentan los planificadores de eventos cuando consideran incorporar una nueva tecnología en sus eventos es cómo los asistentes van (o no) a adoptar el cambio.
Esto fue algo que pasó por las mentes de los organizadores cuando decidieron eliminar las impresiones de su presupuesto. Naturalmente, les preocupaba que la gente todavía prefiriera el formato físico, pero no dejaron que sus temores les impidieran dar el paso al éxito.
Tú también puedes crear una experiencia única para tus asistentes y alcanzar tus objetivos.