Author: devteam

Nos encontramos ante una presente crisis climática la cual provoca una gran preocupación por el nivel de la sostenibilidad de nuestra sociedad occidental actualTodos los acontecimientos ocurridos han obligado a la mayoría de las empresas a buscar soluciones innovadoras y tecnológicas para adaptarse a esta situación y reducir el impacto ecológico, desarrollando así eventos más sostenibles.

Todos los organizadores de eventos son conscientes del uso de energía que requieren todas estas actividades como conferencias, ferias o convenciones y por ello, existen tendencias que sugieren un compromiso preocupación con el medio ambiente debido a la emergencia ecológica actual.  Un dato destacable es que solo el 9% de los organizadores españoles tiene un enfoque sostenible frente a un 30% que tienen países como Alemania y Francia.  

A la hora de planificar un evento, tenemos que crear un impacto positivo sobre el medio ambiente para transmitir una imagen de marca llena de preocupación por el futuro sostenible. De esta forma obtendrás varios beneficios tanto para tu empresa como para tu evento (y también para el medio ambiente y el planeta) 

  • Aumento del engagement de los usuarios. 
  • Mayor competitividad empresarial con el fin de alcanzar un buen posicionamiento. 
  • Reducción del presupuesto y residuos perjudiciales para el medio ambiente.  
  • Ahorro de energía.  
  • Reducir el nivel de contaminación acústica y energética. 

Para aportar credibilidad a los usuarios y al resto de las instituciones necesitas un certificado oficial que demuestra que tu evento cumple las pautas para verificar que es sostenible. Para conseguir el certificado de “Red de eventos sostenibles” tienes que rellenar un documento con todos los planes que se implementarán, los recursos que se van a utilizarel diseño y todos los impactos positivos que va a tener tu evento hacia el entorno.   

Se han realizado entrevistas a diferentes expertos para obtener nuevas ideas al respecto. Entre todos ellos concluyeron que uno de los principales problemas es que la conciencia sobre la sostenibilidad y gestión de residuos es mínima. Por ello, realizar un seguimiento del lugar donde aterrizan los desechos de eventos y tener un control de la cantidad de residuos utilizados, sería un paso muy necesario para disminuir el problema medio ambiental.  

Los eventos, conferencias y reuniones generan impactos medio ambientales y sociales, aspectos innovadores y adquisición de talento como avances tecnológicos, sanidad… Pero los efectos positivos de los eventos son más difíciles de medir que otros factores como las estadísticas de la cantidad de residuos producidos. No obstante, varios estudios demuestran que los organizadores de eventos no están siendo tan eficientes y proactivos en disminuir los efectos negativos. Al hablar de sostenibilidad hay que pensar en las consecuencias y repercusiones que tendrán nuestros actos hacia generaciones futuras y el verdadero valor comercial y productivo de los eventos.  Por ese motivo, están surgiendo nuevas oportunidades de crear eventos virtuales e híbridos para seguir aportando valor a empresas, asociaciones y a los asistentes con un enfoque de responsabilidad sostenible. 

Algunos organizadores creen que la clave está en una mezcla de concienciación y colaboración, enfatizando la necesidad de compartir las mejores prácticas y soluciones. Por ejemplo, Alemania tiene un alto nivel de sostenibilidad y un elevado rendimiento en comparación con otros países.  

De hecho, el Alemania Convention Bureau se compromete con la promoción del desarrollo sostenible en Alemania y ofrece mucha información sobre el tema. Para eso, se exige un compromiso de los lugares de celebración de eventos en Alemania, y así han implementado un sistema de gestión de la sostenibilidad y numerosos proveedores poseen certificados de sostenibilidad. 

Varios destinos y lugares de celebración son socios cruciales en el esfuerzo continuo de hacer que los eventos sean más sostenibles, y muchos están asumiendo los altos costes de este cambio de percepción por parte de los planificadores hacia el entorno y los impactos positivos.  

Aunque está claro que la sostenibilidad de los eventos es mucho más que las emisiones de CO2 y el plástico, una gran parte de ese impacto positivo implicará reducir o compensar estos efectos negativos que los eventos a gran escala tienen inevitablemente en nuestro planeta.  

En conclusión, los debates sobre la sostenibilidad de los eventos y la gestión de residuos poco a poco se extenderán a las organizaciones y gobiernos de todo el mundo. También es importante reconocer el valor de los eventos y tener en cuenta los beneficios a largo plazo que generan los eventos en la industria de servicios.  El cambio hacia prácticas beneficiosas para el medio ambienty asociaciones significativas con destinos de eventos sostenibles es prometedor y, sin duda, continuará dando forma al futuro de la industria en esta próxima década. Si quieres saber más sobre nuestra tecnología y cambiar la forma de ver tus eventos para mejorar tu impacto en el planeta ¡contacta con nosotros!

*Webgrafía consultada: www.eventmanagerblog.com/sustainability-in-events

Como parte de la nueva suite de herramientas de EventMobi para el Marketing de Eventos -incluyendo Registro Avanzado y Analítica de Medios Sociales- la compañía está muy emocionadpor poder ofrecer a los Organizadores de Eventos y Ferias, Especialistas en Marketing  y Gerentes de Redes Sociales las primeras experiencias de Realidad Aumentada (RA) fácilmente accesibles y asequibles, ayudando así a impulsar el engagement y el ROI.

Los filtros de realidad aumentada (RA) proporcionan la oportunidad perfecta para que los profesionales de eventos utilicen la realidad aumentada (RAinteractiva tanto para el marketing como para el engagement onsite sin coste ni complicaciones. Los filtros de RA son accesibles en Instagram, Facebook y la web, y se han desarrollado en colaboración con AccessAR, especialistas en medios sociales personalizados y desarrollo de realidad aumentada basada en la web. 

El éxito de la Realidad Aumentada (RA) móvil en los últimos años ha llevado a muchos organizadores de eventos a preguntarse si es una tecnología que deberían considerar para sus eventos. Las implementaciones exitosas en nuestro sector han sido limitadas, principalmente porque la creación de contenido de RA personalizado y el desarrollo de aplicaciones es extremadamente costoso. A partir de ahí, convencer a los usuarios potenciales para que descarguen otra aplicación presenta un desafío más. 

Ahora que las experiencias de RA interactiva pueden publicarse en tfeed de Instagram, en tu página de Facebook o abrirse mediante un enlace web personalizado, los responsables de marketing y los planificadores de eventos pueden incorporar fácilmente las experiencias de realidad aumentada (RA) interactiva en su estrategia de marketing de eventos y de engagement. 

Filtros de RA de marca para el marketing de eventos y el engagement 

Los filtros de RA son tan impactantes porque son fácilmente accesibles (no se necesita descargar ninguna aplicación adicional) y altamente compatibles. Los profesionales del marketing de eventos han luchado durante mucho tiempo por entender cómo se puede utilizar la tecnología de RA para aumentar el impacto de sus contenidos o de las redes socialesAdemás, las experiencias de RA en la web se pueden utilizar, compartir y rastrear fácilmente. 

Filtros de RA con tu branding en las redes sociales  

Utiliza tus propios filtros de RA de redes sociales diseñados a medida para difundir información sobre tus eventos, impulsar la inscripción y aumentar la participación de los asistentes. Después del evento, reúne el contenido generado por el usuario para compartirlo a través de tus principales redes sociales mantener una conversación activa sobre el evento 

Las posibilidades creativas de los filtros de RA personalizados son infinitas. Utiliza el tema de tu evento y los activos de tu marca para crear un concepto totalmente único.  

Los filtros de RA pueden utilizarse para sustituir el fotomatón estándar in situIntegra los mensajes de la marca de tu patrocinador en la experiencia y anima a los usuarios a compartir el contenido obtenido de las redes sociales y etiqueta el feed del evento. 

Experiencias de RA en la Web  

La Web RA (realidad aumentada para Web) ofrece el punto de entrada más sencillo a la experiencia de realidad aumentada interactiva. El enlace de acceso se puede incrustar directamente en la appcompartirlo a través de correo electrónico, las redes sociales o los asistentes pueden abrirlo escaneando un código QR in situ.  

La Web RA puede utilizarse para permitir a los asistentes acceder a una carpeta de vídeo(con o sin contenido 3D adicional), o incluso lanzar un Live Stream. Cualquier objeto, imagen impresa o digital puede utilizarse como marcador para activar una experiencia de RA interactiva.  

Para compartir estas experiencias de RA en la web, al igual que en las redes sociales, se activan utilizando la cámara frontal o la trasera, dependiendo de si la experiencia es un filtro de cara o de mundo. 

Experiencias de RA con juego 

Las experiencias de RA con juegos también son posibles en las redes sociales (Instagram y Facebook) y en la web: los usuarios podrán jugar a juegos sencillos y llevar la puntuación; con la RA en la web, se pueden crear juegos multiusuario más complejos con tablas de clasificación en tiempo real para atraer y entretener a los asistentes dentro o fuera de las instalaciones. Como parte de una estrategia dentro de tu aplicaciónes para eventos, utiliza insignias o un póster para activar y mostrar un código secreto para introducirlo en la app.  

Puedes crear una experiencia mágica interactiva de pared usando una serie de filtros personalizados que se activan cuando los usuarios apuntan su cámara a un marcador visual en el sitio. Puede tratarse de un stand de expositor o de un espacio en el que puedes diseñarlo para que tu filtro de RA se mezcle con el espacio físico circundante en el lugar del evento. Utiliza estos filtros para aumentar la emoción revelando los códigos de los juegos en 3D, potenciando las publicaciones sociales o enviando a los asistentes a una búsqueda del tesoro para desbloquearlos y capturarlos todos. 

Cómo usar y compartir los filtros RA en Instagram y Facebook 

Los filtros RA de Instagram y Facebook se activan usando la cámara frontal o posterior de la aplicación, dependiendo de si se trata de un filtro Face o World. 

Para compartir el filtro dentro de Instagram: 

  • Publica en Instagram Historias que capten la atención de tus usuarios. 
  • Haz una foto o un vídeo utilizando un efecto, guardarlo y luego publícalo para llegar a los seguidores que no han visto el efecto en tus Historias. 
  • Añade el enlace para compartir el efecto a la biografía utilízalo en la foto de perfil. 

Para compartir su filtro fuera de Instagram, puede publicar tu URL única y disponible en cualquier sitio web o aplicación. 

Para compartirlo a través de Facebook:   

  • Inicia la aplicación móvil de Facebook. 
  • Haz una foto o un vídeo usando un efecto en la cámara de Facebook y compártelo como una historia o un post. 
  • Cuando compartas una foto o un vídeo con un efecto de cámara en tu página, tu publicación incluirá un botón que permite a tus seguidores probar el efecto en sus propios dispositivos móviles                                                                                                                        

Seguimiento del retorno de la inversión en tu filtro  

Analiza el ROI a través de tres métricas: Impresiones, Capturas y Acciones. 

  1. Las impresiones son el número de veces que un efecto ha sido mostrado en la pantalla. 
  2. Las capturas son el número de veces que alguien ha hecho una captura de pantalla a una foto o un vídeo en el que aparece tu efecto en la cámara de Instagram. 
  3. Acciones: Pide a personas influyentes asociadas con tu marca que utilicen tu filtro, también puedes crear un concurso para que la gente utilice tu filtro de forma creativa. 

En conclusión, gracias a los enlaces web en la app de eventos, sitio web, contenido a través de correos electrónicos y redes sociales, tu público podrá acceder a tu experiencia.  Además, pueden capturar el contenido y compartirlo con sus propios seguidores. Mediante Google Analytics, los organizadores de eventos pueden hacer un seguimiento del ROI en la experiencia de RA 

Hay que tener en cuenta que la creación de filtros de RA de primera calidad tanto para las redes sociales como para la Web requiere unos conocimientos muy específicos. Se necesitan modeladores y animadores 3D para crear activos interactivos realistas y programadores para desarrollar la experienciaPor esta razón, Eventmobi se ha asociado con el líder de la industria AccessAR para ayudarle a integrar fácilmente experiencias de RA atractivas en cada etapa de su evento. 

Al ser Global Partner de Eventmobi, desde Orquidea Technology Group, podemos ayudarte a integrar estas nuevas tecnologías tan innovadoras en tu evento, e incentivar así la participación de tus asistentes y la promoción de tu evento. 

*Artículo basado y traducido de Eventmobi: www.eventmobi.com/blog/the-intersection-of-augmented-reality-social-media-and-events-is-finally-here/

Las conexiones en persona están siendo más auténticas y ganando fuerza en un entorno cada vez más digital debido a las redes sociales, los correos electrónicos o anuncios. Conoce a fondo al público y personaliza el evento, ya que los expertos en marketing de eventos que miran hacia este año 2020,  saben que es una gran oportunidad para impulsar experiencias más personalizadas e incentivar la participación de los asistentes dirigiéndose a una audiencia específica y adaptándose a ella 

Para una perfecta personalización de eventos, hay muchas herramientas y tácticas tecnológicas que ayudan a cumplir los objetivos y sacar partido a la información adquirida antes, durante y después del evento.  

Para empezar, los organizadores de eventos tienen que tener presente en qué consiste la personalización de eventos. Podemos definirlo como el conjunto de estrategias y tácticas implementadas y adaptadas a las necesidades del target (público objetivo) con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. Para ello, hay que crear una experiencia única e inolvidable para cada tipo de persona que asiste al evento y posteriormente, personalizarlo en base a:  

  • El contacto: expertos de Marketing.  
  • La Persona: expertos que trabajan en diferentes sectores como tecnologíasalud, etc 
  • La cuenta: hace referencia a una organización. 

Diferentes estudios demuestran que más del 41% de los profesionales del marketing creen que los eventos son el canal de marketing más efectivo debido a que surge la necesidad de ofrecer una experiencia personalizada. De esta forma, algunos objetivos como el aumento de los ingresos, así como, la creación y mantenimiento de relaciones con los clientes, se cumplen.  

Además, al centrarse en el poder combinado de la personalización y en una estrategia de eventos y marketing basado en cuentas, estos profesionales tienen claro cuál es el camino para conseguir resultados comerciales. 

La personalización y la estrategia utilizada tienen diferentes metas. La primera desea cumplir expectativas e intereses de los asistentes, mientras que la segunda quiere vender e incentivar el Marketing B2B para construir relaciones 

La recopilación de datos es clave para dar un enfoque específico a los eventos en estas áreas. Para ello, hay que dar prioridad a la información que nos ofrecen las distintas personas (contacto, persona o cuenta), diseñar experiencias y crear contenidos atractivos basados en sus expectativas. Es importante también, revisar qué tipo de tecnología nos ofrecen los proveedores para conseguir la mayor sincronización e integración de los datos y poder desarrollar un buen plan personalizado.  

Tenemos que distinguir los datos que se pueden extraer antes, durante y después del eventoLos datos capturados antes del evento ayudan a dar forma a la dirección de tu estrategia de personalización de eventosa la integración de la plataforma y al CRM para alinear tu equipo de ventas y marketing consiguiendo así, éxito en el evento.  Mientras que la captura de datos durante y después del evento ayudará en vistas a futuro debido al análisis cuantitativo y cualitativo que puedes extraer de las encuestas realizadas.  Con estos datos, los profesionales del marketing de eventos pueden aumentar la velocidad de personalización del evento optimizando la experiencia del próximo asistente en base a cada punto crítico de medición. 

Otro factor a tener en cuenta es la identificación del ROI del evento en términos de cuales han sido los ingresos generados por el evento ya sea venta de entradas, registros o el engagement de los asistentes.  

Es interesante para los profesionales del marketing que deseen personalizar una estrategia de eventos a gran escala, capturar el análisis de eventos cruzados. Esto, permite comparar varios eventos al mismo tiempo y evaluar qué eventos han tenido mayor impacto en la cifra de ventas.  

¿Cuál es la clave del éxito? 

La personalización de los eventos comienza con el acercamiento en cada momento a la experiencia del asistente comola explicación clara de dónde sentarse en una conferenciarecibir un correo electrónico de confirmación o una notificación push en la app nativa. La clave del éxito es centrarse en personalizar el engagement de cada asistente y hacerlo único e impactante. 

1. Crea campañas de correo electrónico segmentadas.  

Los profesionales del marketing utilizan las nuevas tecnologías para aumentar la velocidad y minimizar el tiempo de trabajo.  Les permiten crear plantillas de correo electrónico e incluso programar y personalizarlas con diferentes etiquetas. Con ello, conseguirás incrementar la tasa de apertura y los clics.   

2. Haz registros personalizados 

Elabora un proceso de registro original y distinto a tu competencia en el que cada asistente pueda encontrar el tipo de ticket perfecto, el precio y la información que permita un proceso de registro rápido y agradable.  Una forma simple y efectiva es crear preguntas condicionales en el formulario.   

Todo evento comienza con un check-in el cual tiene que ser rápido y eficaz. Utiliza tecnologías como los quioscos de reconocimiento facial o lectores de QR (sobre lo que encontrarás varios artículos en nuestro blog) que aumentan la seguridad, protegen los datosminimizan los daños con el medio ambiente e inclusodan una sensación profesional.  

  

3. Diseña una agenda de eventos personalizada 

La construcción de una impresionante agenda de eventos es un ingrediente importante para la personalización de tu evento.  Al potenciar la agenda con funciones de búsqueda, filtrado y etiquetado de las sesiones del evento, los asistentes pueden crear un mapa de la experiencia del evento que sea significativo y valioso para ellos.  

Una opción al crear agendas personalizadas es etiquetar las sesiones y los ponentes en función del asistente al que se dirige. Además, el hecho de tener URLs separadas para cada agenda también facilita a los asistentes la comprensión de qué sesiones son más relevantes para ellos. 

Este pequeño detalle eleva una experiencia totalmente personalizada a una experiencia de evento a la carta hecha para uno. 


4. Evalúa, mide y
analiza los resultados del evento.  

El análisis de KPIs es una necesidad.  Evaluar los resultados nos permite obtener información acerca de las ventas, ingresos, compromiso del asistente, la participación, etc.  

Te ayudará a crear los informes para la personalización de eventos. Existe una variedad de datos que puedeincluir: 

  • Interés de la sesión  
  • Calificación de las sesiones y ponentes 
  • Asistencia a la sesión 
  • Engagement con la app 
  • Uso de la aplicación 
  • Encuestas realizadas 
  • Feedback 

Utilizando los datos obtenidos, puedes descubrir las tendencias más profundas en los tipos de contenido que destacan entre tu público objetivo y la mejor manera de ofrecer una gran experiencia. 

Con todo esto, podemos concluir que los organizadores de eventos tienen que crear un viaje inolvidable para los asistentesPara ello, debemos saber cuáles son sus intereses y necesidades; desarrollar una buena estrategia de marketing basada en las distintas personas; recopilar los datos relevantes y utilizar una tecnología potente. De esta forma, podrás personalizar los eventos al gusto de los asistentes y transformarlo a un evento muy profesionalCon las nuevas tecnologías que tienen un papel importante en los eventos, nosotros te haremos el camino más fácil.

Referencias de artículos originales:
https://blog.bizzabo.com/event-personalization-guide
https://blog.bizzabo.com/event-strategy 

Las capacidades de la tecnología son cada vez más rápidas y completas y los profesionales del marketing tienen que adaptar sus tácticas y estrategias a las necesidades de los usuarios con las herramientas adecuadas. Actualmente las páginas web, las redes sociales y el correo electrónico son los puntos críticos para tener contacto con tus clientes actuales y potenciales. Por tanto, si el punto de fricción es la usabilidad o las conversiones, siempre hay espacio para la mejora, conquista a tus asistentes mejorando la experiencia de usuario (UX).   

Uno de los principales retos que afrontan los profesionales del marketing hoy en día, es aumentar el número de ventas detrás de un ordenador. Hay que entender a los usuarios, comprometerse con ellos y mantenerles informados. Pero también se trata de sorprenderles realizando cambios impactantes a través de los medios 

Pero encontrar estas soluciones puede ser difícil con la limitada capacidad de atención que viene con este aumento de la tecnologíaNo es de extrañar que las tasas de conversión hayan bajado. Por ello, una de las medidas más efectivas es ofrecer una buena experiencia de usuario que los mantenga enganchadoslo que requiere un nuevo enfoque. Hay que distinguir la diferencia entre UX (user experience) que se trata de lanzar un producto que satisfaga las necesidades de tu target y resulte cómodo y fácil de usar y UI (user interface) se centra en la parte visual para crear contenido dinámico e imágenes atractivas. Por este motivo el UX y UI tienen que ir de la mano para construir un producto 10 ante los ojos de tus clientes.   

Aquí hay varios consejos para mejorar el UX:

1. Optimiza la usabilidad: según estudios realizados por Eyetrack III, los usuarios tienen tendencia a dirigir la vista hacia la esquina superior izquierda cuando sostienen un teléfono. Esto significa que los elementos de la esquina superior izquierda de tu sitio web deben ser claros y atractivos. Además, el dedo pulgar es el más utilizado a la hora de realizar cualquier acción con el dispositivo móvil. A veces las llamadas a la acción o puntos de compromiso están fuera del alcance del pulgar de un usuario. Por ello, existen varias herramientas en el mercado que muestran donde el dedo pulgar puede llegar en tu sitio móvil

2. La velocidad de carga de tu página web y la facilidad de navegación también afecta a la subida o bajada de las tasas de conversión y puede tener consecuencias en la experiencia digital del usuario. Cuanto más fácil sea para los usuarios dominar rápidamente tu sitio, más probable es que se conviertan.

3. Elabora el contenido y cuida la organización: es más probable que las personas tomen decisiones basadas en la emoción, y asignen una razón a esa decisión después del hecho. Incorpora este conocimiento en tus landing pages e intenta obtener una respuesta emocional con el diseño de tu sitio. Por último, no olvides que no se trata sólo de qué información presentas, sino de cómo la presentas. Concéntrate en el contenido y en la jerarquía visual y natural.  

Cuánto más fácil sea el camino para encontrar la información que los usuarios deseen, mejor experiencia tendrán.  Sigue también estos pasos para hacer su experiencia fluida:  

1. Identificalo que está funcionando contus usuarios
Examina cuales son las necesidades de tu target y qué aspectos de tu sitio no son atractivos. Se puede utilizar una variedad de herramientas como los mapas de calor, las encuestas a los consumidores y los vídeos de los usuarios que permiten averiguar el compromiso con tu página web.  Realiza estrategias de prueba y utiliza herramientas que ofrezcan los resultados de cómo responderán los visitantes a tus diseños antes de ponerlos en marcha.   

2. Agiliza el proceso de compra
Si eres una empresa que ofrece la opción de realizar compras online, asegúrate de que el embudo de compra sea eficiente y de mostrar al usuario toda la información necesaria antes de comenzar el proceso de compra como impuestos, costes de envío…  Por ello, minimizar el tiempo que tardan los usuarios en realizar este proceso es imprescindible, de lo contrario, abandonarán automáticamente tu sitio web.  

3. Incorpora imágenes y vídeos dinámicos
Para la mayoría de las personas, leer requiere más tiempo y esfuerzo que escuchar o ver algo. De hecho, según Wyzowl, el 79% de los consumidores prefieren los vídeos con información sobre el producto al texto sin formato.  Los usuarios tienen períodos de atención cortos y además carecen de tiempo libre, por lo tanto, ofrece contenido interesante y de corta duración. 

Con las nuevas tecnologías que ofrecen la posibilidad de acceder a contenido online, las tendencias sociales de los consumidores que están constantemente en movimiento; tu página web necesita una impresionante UX. La usabilidad y el contenido de alta calidad son factores importantes, pero no olvides los pasos más pequeños como el proceso de compra y los videos de oferta. La implementación de todos estos factores hará que los clientes vuelvan sin que tu se lo pidas.  

Si quieres saber más sobre UX y UI para atraer a tu público objetivo, puedes ponerte en contacto con nosotros y te ayudaremos a adaptar todos tus contenidos para crear una gran experiencia de usuario. ¡El trabajo en equipo siempre funciona!

Inspirado en el artículo original de:  https://blog.marketo.com/2018/12/how-to-improve-your-conversion-rate-with-a-great-ux.html 

El principal reto de los organizadores de eventos es mantener a los asistentes involucrados en todos los aspectos a través de la capacidad de atención, de superar la gran competencia existente entre los proveedores y cubrir las expectativas de los asistentes. Los planificadores de eventos tienen como desafío crear experiencias inolvidables, significativas y motivadoras dentro de su presupuesto, por ello, deben jugar con el uso de un diseño de experiencia sólido como base. Este artículo muestra los 6 pasos para crear una mezcla de experiencias inolvidable y transformar los eventos en acontecimientos memorables.   

Paso 1: Visualizar quiénes son las partes interesadas en recibir esa sensación.   

Identifica y determina a las personas que se benefician del éxito de tu evento. Realiza una lista con grupos que reúnan el interés y la motivación necesarios en qué se logren los objetivos.

Organiza estos grupos en función de sus necesidades ya que, esto determinará las primeras expectativas y opiniones sobre tu evento. Apóyate en ellos para poder transmitir correctamente tu mensaje de forma que resuene con ellos.   

Paso 2: Seleccionar y determinar cuáles son tus metas.  

Hay que tener una clara comprensión de los objetivos para identificar y ejecutar las acciones adecuadas para cada grupo interesado. Para crear una buena experiencia hay que fijar bien los objetivos. Estos son algunos consejos:   

  • Una vez, has identificado quienes son tus grupos de interés y cles son los respectivos retos que deseas alcanzar con cada uno, hay que codificar y clasificar los resultados que les satisfagan y hacer que el evento sea un éxito desde su perspectiva.  
  • Cuantificar el éxito con cada una de las partes interesadas.   
  • Señala hechos destacados y realistas para hacer un seguimiento del progreso. Por ejemplo, si utilizas gamificación para animar a los asistentes a interactuar con el evento, necesitas una aplicación para que el proceso sea más sencillo y para poder estar informado de los avances en la interacción. Además, las apps para eventos que podemos ofrecerte, cuentan con muchas otras opciones que generarán interés en tus asistentes; e información y estadísticas de uso para poder analizarlo tras el evento.  

Paso 3: Analiza el presupuesto de tu evento ajústalo a los gastos.   

Siempre cabe la posibilidad de que el presupuesto del evento no sea muy holgado, y por eso es tan importante priorizar tus objetivos y los de las partes interesadas y ser realista en lo que te puedes comprometer a lograr. Para mantenerte en el camino correcto y asegurarte de que asignas tus recursos financieros de la mejor manera, aquí hay algunos consejos:  

  • Crea un presupuesto del evento especificando los objetivos y el punto de equilibrio de tu evento.    
  • Es necesario actualizar las estimaciones con cifras reales una vez que las partidas presupuestarias hayan sido confirmadas para que el proceso sea efectivo.   
  • Asegúrate de reservar una parte para imprevistos como porcentaje del presupuesto total que podrás utilizar para hacer frente a cualquier problema en los aspectos esenciales o de la lista de deseos.  

Paso 4: Trazar un mapa de la mezcla de experiencias  

Una experiencia se crea a través de una mezcla de diferentes factores y elementos conocidos como la Mezcla de Experiencias. La forma en que todos estos elementos fluyen e interconectan entre sí e impactan a los asistentes a los eventos, puede ser compleja, por lo que es fundamental realizar un análisis y una planificación rigurosos. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo diseñar tu propia mezcla de experiencias:  

  • Haz una lista de los principales puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida de tu evento donde cada uno de tus grupos de interés clave se verá afectado. El “viaje” para un asistente normal será diferente al de un ponente o patrocinador. Por lo tanto, el proceso debe ser considerado desde cada uno de sus puntos de vista. Se tiene que realizar antes, durante y después de su evento.  
  • Debajo de cada punto de contacto principal, haz un listado de las oportunidades e ideas para crear una experiencia memorable. Esto puede ser en forma de pequeños toques hasta grandes elementos que sorprendan y deleitan. Asegúrate de tener en cuenta el espacio del lugar y el plano del evento. Puede haber formas interesantes de usar el espacio.  
  • Es importante saber cómo se utilizan la marca y la mensajería de tu evento en cada punto de contacto ya que puede ser en forma de un logotipo o formas más tangibles de comunicar la marca y dar vida a la cultura y el espíritu de tu organización.  
  • Considera el uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes. La tecnología de eventos se puede aprovechar en cualquier momento dentro del ciclo de vida del evento para crear una experiencia más impactante, dinámica e interactiva.   

Paso 5:  Sé visual a la hora de comunicar el concepto del evento.   

Después de identificar a las partes interesadas, establecer los objetivos y diseñar una mezcla de experiencias, el siguiente paso es comunicar a los invitados como será esa experiencia en el evento. Algunos consejos son:   

Utiliza herramientas visuales para mostrar el diseño físico, el diseño y la producción. Esto ayudará a los grupos interesados a visualizar cuales son las labores adecuadas lograr los resultados deseados.  

Considera el uso de imágenes en 3D y maquetas físicas para tus espacios en los eventos. Estos pueden incluir sus planos, decoración, muebles y producción audiovisual. Esto es particularmente útil para que el personal, los proveedores y la gerencia entiendan la visión del concepto y el mensaje que se quiere transmitir y planifiquen sus propias prioridades antes del evento.  

Paso 6: Elige qué métodos vas a utilizar para medir el ROI y el éxito del evento  

El paso final es averiguar qué tipo de informe necesitas para medir el ROI del evento y otras métricas de éxito que abordan los objetivos y las metas a lograr. El diseño de eventos a menudo se centra en el cambio de comportamiento a largo plazo y en la mejora continua, por lo que debe estar basado y apoyado en datos para poder realizar los ajustes adecuados.  

Demuestra el valor de participar en tu evento a cada grupo interesado. Aquí hay algunas ideas:  

  • Escoge cada uno de los objetivos pactados por las partes interesadas y define cómo se medirá y se le dará seguimiento.   
  • Piensa en los datos e información como la captación de clientes potenciales, a los que se puede acceder a través de diferentes herramientas y cómo combinar esta información para demostrar que se ha logrado el objetivo.   
  • Combina datos cuantitativos y cualitativos para obtener una imagen completa de los resultados del evento. Las estadísticas y las cifras son importantes, pero también son valiosos los datos de las encuestas y el feedback de las partes interesadas y de los asistentes del evento. 

Con nuestras tecnologías podrás diseñar una mezcla de experiencias inolvidable. ¡Te esperamos! 

Los avances en la tecnología de eventos ofrecen mayor tranquilidad para los organizadores. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar estas herramientas y así repercutir positivamente en el momento de planificar un evento para aumentar la seguridad y la protección de los invitados en el proceso:

Crea y diseña acreditaciones   

Aporta seguridad a las credenciales de los asistentes haciéndoles una foto en el momento de check-in y añadiendo esa imagen a su acreditación cuando tenga lugar la impresión de esta. De esta forma, ayudarás a identificar a los asistentes rápidamente aumentando la seguridad y acelerando el proceso de entrada al evento.   

Es común que los asistentes pierdan su acreditación o la dejen en la habitación del hotel cuando regresen para el segundo día de la conferencia. Para evitar cualquier problema con esto, usa un sistema que invalide la acreditación original, una vez que se cree una nueva impresión.  

Reconocimiento facial para el registro de asistentes  

Otro elemento de la tecnología de seguridad que puedes incorporar es el reconocimiento facial para el check-in de los asistentes. Utiliza esta tecnología para añadir un elemento emocionante y personalizado para el registro. Con la tecnología de reconocimiento facial, los asistentes son reconocidos por una cámara en el quiosco de registro a medida que se acercan, y su acreditación se imprime instantáneamente. Para verificar que la persona que se registra es el asistente correcto, el quiosco cuenta con patrones biométricos de las fotos de todos los posibles visitantes, y compara ese patrón con los que detecta en cara que enfoca en el momento.  

Esta tecnología potencia la seguridad en la organización de eventos. Si quieres saber más sobre reconocimiento facial podrás leer algunos artículos en este blog sobre el tema.   

Robótica  

Los avances en la robótica han creado nuevas oportunidades para los eventos. La robótica puede ayudar a aumentar la cobertura de seguridad en eventos con tecnología que llena los vacíos de la seguridad humana, como ver en la oscuridad o sentir y responder a cambios ambientales. Los robots de seguridad pueden utilizarse para ayudar a que los elementos de seguridad existentes funcionen de forma más eficaz y proporcionen una protección e interés adicional para tus asistentes. Además, el robot patrulla un área en busca de objetos inusuales u otras amenazas a la seguridad.   

Control de Acceso y Seguimiento de Asistentes  

Una tecnología como el rastreo RFID es una solución confiable para el control de acceso en eventos. Los chips o tarjetas RFID se pueden conectar a la acreditación de un asistente y se utilizan para entrar y salir del recinto del evento. El uso de tecnología para mejorar el control de acceso en tu evento puede ayudar a eliminar el error humano y aumentar la seguridad en general. El rastreo RFID permite al personal del evento identificar fácilmente si un asistente puede acceder al lugar, a un evento de recepción nocturna o incluso a una sesión específica.  

La implementación de tecnología permite realizar un seguimiento de los asistentes durante el evento. Tecnología como las cámaras de análisis facial, beacons o Bluetooth proporcionan mapas de calor que permiten al organizador del evento ver dónde se están moviendo los asistentes a lo largo del evento y posteriormente, analizar su comportamiento. Te ayudará a identificar las zonas en las que se necesita más seguridad, o también que zonas han generado mayor interés en los invitados para potenciarlas de cara al futuro.   

Simuladores  

La tecnología avanzada de un simulador puede ser utilizada como un método adicional de seguridad antes de su evento. Los organizadores de eventos pueden crear simulaciones del flujo del evento y del tráfico de asistentes para planificar la cantidad de personas adecuada en caso de emergencia. Además, sirve para crear planes de evacuación e identificar las áreas más inseguras.   

Aplicación para Eventos  

Una manera sencilla de incorporar seguridad con tecnologías es utilizar aplicaciones para eventos las cuales permiten alertar sobre incidencias o emergencias, así como, enviar notificaciones a los asistentes.  También puedes crear en la aplicación diferentes secciones que contengan toda la información necesaria como la ubicación de su estancia, el timing del evento, votaciones en vivo, secciones de seguridad o de gamificación con el objetivo de incentivar el engagement.  

Recuerda también indicar claramente a dónde pueden ir los asistentes o a quién pueden contactar para informar de una amenaza o problema durante el evento.  

A la hora de elegir la tecnología para tu evento, recuerda centrarte en la experiencia del asistente. Selecciona elementos de tecnología que mejoren la seguridad y hagan que el asistente se sienta más seguro, así como, que sean herramientas complementarias para todo el proceso del evento.

¡Contacta con nosotros y te ayudaremos desarrollar tus eventos con éxito y de la manera más segura!

A la hora de organizar un evento es imprescindible establecer un presupuesto en la fase de planificación, justo después de definir tus metas y objetivos. Es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en tu evento. Ayuda a controlar los gastos e ingresos, y mide el éxito del evento. Consulta en este artículo todo lo que necesitas saber y descubre 7 aspectos cruciales en el presupuesto de tu evento. 

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para presupuestar los eventos, esto es lo que dijeron: 

6% declararon que son “afortunados de tener un proceso”. 

30% de dichos procesos existen sólo por proyecto. 

El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización. 

El 28% respondió que su organización gestiona los recursos y procesos para ellos.   

¿Cuál es el punto de partida del presupuesto de un evento? 

Al elaborar el presupuesto deevento, lo primero es saber el significado del éxito financiero de tu evento y qué herramientas vas a utilizar para medirlo. Para conseguirlo, realiza una lista de todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en el evento. Siempre hay que tener en cuenta el flujo de efectivo. Una vez el presupuesto esté desarrollado, tienes que realizar un seguimiento y revisarlo regularmente para asegurarte de que estás dentro de los límites de los recursos asignados y predecir los resultados con la mayor precisión posible.  

Dependiendo del tipo de evento y objetivos que se realice, el éxito financiero se determina de distinta forma.  Además, tienes que comprender las necesidades de tu organización para planificar tu presupuesto en base a los gastos e ingresos más comunes. 

Por lo tanto, cuando se presupuesta un evento, es fundamental identificar qué aspectos representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costos. Además, es necesario distinguir entre costes fijos y variables para poder pronosticar eficazmente el presupuesto para tu próximo evento. 

Uno de los retos clave para los planificadores es asegurar cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar las metas financieras, así como para medir con precisión el éxito de tu evento. 

1. Gastos 

Según una encuesta de la Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son para alimentos y bebidas solamente. Este gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes de las reuniones y eventos. Además, la tecnología de eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes debido a que puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro. 

gastos-comunes-presupuesto

Un evento se trata crear la mejor experiencia del asistente, por lo que asegúrate que los lugares donde gastas el dinero añaden y aportan valor a tu público objetivo.

2. Costes fijos y variables 

También es crucial diferenciar entre gastos fijos y variablesLos fijos son costes que no se modifican en función del número de participantes. Estos costes se calculan como un importe total. Sin embargo, los variables son costes que se modifican en función del número de participantes. Estos se calculan por persona. Aquí tienes un ejemplo. 

ejemplo-presupuesto

3. Fuentes de ingresos 

Con el fin de cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos por publicidad, concesiones, tarifas de alquiler de stands o exposiciones, tarifas de gestión, registro y patrocinio. Todas las anteriores se consideran fuentes de ingresos.  

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas del mercado, la mayoría de los planificadores de eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación de presupuestos: 

  • Organiza los ingresos y gastos en categorías según su importancia.  
  • Asigna títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y la elaboración de informes. También, crea dos columnas para números estimados y reales.  
  • La manera más práctica de pronosticar los gastos y los ingresos es mirar a los años anteriores y usar un promedio de esas cifras como punto de partida. Es importante entender todos los números en el presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen.  Procura guardar todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto del evento en caso de que ocurra algún suceso inesperado.  

4. Fondo de contingencia  

Un punto clave es planear los gastos imprevistos adicionales para estar preparado ante lo inesperado durante el evento. Piensa en lo que podría desencadenar un costo adicional y desarrolla un plan para enfrentarlo. 

Una vez llegado a este punto, tendrás que decidir si el evento es viable desde el punto de vista financiero. En ese caso, determinarás tu presupuesto y los elementos relacionados con el evento como promociones, equipo, personal… 

5. Calcula el flujo de caja para tu evento 

El flujo de caja y el inicio de la caja son dos elementos clave que a menudo se pasan por alto cuando se pronostican los gastos e ingresos de un eventoEspecialmente en el caso de eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos por eso necesitas poder pagar las cuentas mientras que esperas a los pagos.  

Para calcular el flujo de caja, sumtodos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (dinero que te deben por servicios/trabajo realizado). A continuación, si luego restatodas tus cuentas por pagar (dinero que debes por servicios/trabajo que se le ha proporcionado) a ese número, obtendrás el dinero en efectivo. Si el número es positivo significa que tienes un flujo de caja positivo. 

6. Haz un seguimiento y examina el presupuesto de tu evento 

Realizar un seguimiento del presupuesto es crucial para enfrentarte de la mejor forma a los gastos inesperados.  A la hora de continuar con el proceso de planificación, es buena idea confirmar de antemano quién tendrá la autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, también pueden existir gastos no planificados pero que gracias al fondo de contingencia estarán bajo control.  Para ello, hay una serie de soluciones tecnológicas útiles que te ayudarán en este proceso. Además, estas plataformas te proporcionan velocidad para alcanzar tus objetivos y precisión en tiempo real para comunicarte con tu equipo.

7. Analiza el rendimiento financiero 

Una vez haya finalizado el evento, cierra el ciclo y suma todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de sus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis derendimiento financiero. 

El siguiente pasoes pensar en las medidas de éxito y los puntos de referencia que se definieron antes de tu evento para determinar si tuvo éxito o no. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Utilizando datos cualitativos y cuantitativos de eventos, te permite tener mejores condiciones de cuantificar el rendimiento de tu evento y mostrar el impacto. 

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno deevento en relación con los costos que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos no monetarios del negocio como escucha social, encuestas de eventos o reconocimiento de patrocinadores.  

En conclusión, la forma de evaluar y analizar el desempeño financiero general es compleja, pero al mismo tiempo madura con la oportunidad de promover la mejora continua a través de un análisis cuidadoso de sus esfuerzos pasados. Da prioridad a las áreas de medición más importantes y, a continuación, asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) a cada una de estas áreas cruciales. Los KPIs deben ser elegidos en base a la relevancia del área de medición, así como a la capacidad de rastrear y medir con precisión ese indicador. Después de eso, podrás medir tu desempeño año tras año y también establecer una meta para una medición global de tu desempeño financiero. 

Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo el planificador actual está aprovechando la tecnología de eventos. Nosotros te animamos a que des la oportunidad a estas innovaciones tecnológicas y puedas determinar qué tanto por ciento está destinado para cada parte del evento de una manera eficiente.  

Si tienes alguna duda o si quieres invertir parte de tu presupuesto en tecnologías como apps para eventos, registros, etc. no dudes en ponerte en contacto con nosotros.  

*Artículo basado en “Event Budget Basics: Everything you need to know” (from Eventmobi Blog)

Sabemos que puede ser difícil pero el 84% de los líderes tecnológicos están de acuerdo en que los eventos en vivo son críticos para el éxito. Veamos los objetivos y los posibles obstáculos que puedan ocurrir, así como la optimización de la conversión de leads de calidad. Descubre cómo los eventos tienen un papel importante en la estrategia de conversión y consigue optimizar tu funnel de marketing con eventos.

¿Qué es el Marketing Funnel (o embudo de marketing)? 

El embudo de marketing representa las etapas que tiene que completar un usuario desde que visita tu página web hasta que realizar el objetivo determinado, es decir, guiar a los compradores a través del embudo para que puedan realizar la compra correcta. 

“Es una visualización del viaje del cliente”  

Los clientes potenciales se mueven por el embudo en puntos de inflexión específicos para tomar decisiones que determinan si se convertirán en compradores. Podemos dividirlo en 3 etapas:  

  • La notoriedad y el recuerdo en la parte superior del embudo. (TOFU: Top of the funnel) 
  • La etapa de consideración en el centro del embudo. (MOFU: Middle of the funnel) 
  • La etapa de conversión en la parte inferior del embudo. (BOFU: Below of the funnel 

A continuación, destacamos la evolución de qué es lo que consiguen los usuarios cuando cumplen las diferentes partes del funnel. En la primera parte son meros visitantes, los cuales se convierten en leads cuando han visitado tu página web, tus redes sociales y te proporcionan sus datos ya que te consideran como marca potencial que satisface sus necesidades. Posteriormente, podemos remarcar las oportunidades que te ofrece el contacto directo con ellos y puedes utilizar esto como herramienta para motivar la conversión y que se transformen en clientes fieles.  

marketing funnel

Tipos de eventos y el embudo 

Los eventos son una gran manera de interactuar con los clientes potenciales, pero ¿qué eventos informan en qué etapa del embudo te encuentras? 

Cada tipo de evento puede complementar y nutrir cualquier etapa del embudo de marketing.  

  1. Eventos para Top of the Funnel (TOFU) 

Representa la notoriedad y el recuerdo que los clientes potenciales tienen de tu marca.  Lo más probable es que estos nuevos clientes te descubran por primera vez. Esta es la razón por la que tu objetivo como organizador de eventos es aprovecharlos para ganar un buen posicionamiento y recuerdo cuando los asistentes interactúen con tu marca.  

Las principales metas a cumplir en esta parte del funnel, son generar conciencia y dar visibilidad a la marca creando buenas primeras impresiones.  Para ello, debemos proporcionar el mensaje correcto al cliente correcto.  

Una forma dinámica y atractiva para generar conciencia de tu marca es favorecer el networking en el evento. De esta forma, conseguirás a la audiencia adecuada en el lugar adecuado en el que recibirán un contenido valioso sobre de tus valores, tus puntos débiles y tus objetivos. Esto les ayudará a avanzar en el embudo.  

Disponer de espacios para establecer una comunicación con tu equipo y desarrollar la marca, potenciará a los usuarios a identificarla con autoridad y prestigio.  

Otra de las principales ventajas de la estrategia de eventos de funnel que genera reconocimientos y gran cobertura en medios es la entrega de premios, ya que posicionas tu marca como experta en el sector. Así, conseguirás atraer a los líderes de opinión quienes construirán una mayor conexión y visibilidad de tu marca compartiendo tus logros en redes sociales, prensa o correo electrónico.  

  1. Eventos para Middle of the Funnel (MOFU) 

Esta es la etapa de consideración. Para las marcas y los clientes potenciales significa un proceso de descubrimiento mutuo para determinar si su solución ayuda a satisfacer las necesidades de los futuros usuarios.  Por lo tanto, las ventas y el marketing tienen un papel importante en esta etapa y su alineación es absolutamente crítica para el éxito 

Para establecer relaciones más cercanas con los clientes potenciales, tu equipo de ventas necesita la lista de los asistentes y contactos que acudirán al evento antes del inicio del mismo. 

Otro gran desafío es diferenciarte de tus competidores. Por eso, los eventos son cruciales en esta etapa ya que proporcionan una plataforma para diferenciar tu propuesta de valor, tu producto, tu autoridad y tu visión.  

Asistir a ferias relevantes es imprescindible para colocar tu marca donde están tus clientes. La instalación de un stand, un espacio de demostración y un obsequio es una estrategia divertida para conectar a los clientes potenciales con el equipo de ventas. Además, las estrategias de patrocinio mantienen tu marca en el top of mind de clientes potenciales.  

Al igual que los eventos de networking, los eventos VIP atraen a los líderes de la industria que tienen influencia en las decisiones de compra. La clave es introducir gradualmente el mensaje de tu marca cuando sea relevante para la conversación. Esto significa hablar de los problemas que tu producto resuelve 

  1. Eventos para Below the funnel (BOFU) 

En la parte inferior del embudo, los clientes potenciales ya han invertido tiempo en evaluar la solución que ofreces y establecer una relación con tu marca. Ahora están determinando cuándo comprar. Por eso, es fundamental tener una relación sólida para abrir líneas de comunicación y acelerar las ventas.  

Los eventos son la clave para el fondo del embudo porque no sólo ofrecen una oportunidad sino también ayudan a establecer un equipo de clientes entregados y con expectativas correctas.  

El desafío en el sprint final del embudo es entender cómo tu solución se alinea con los objetivos comerciales más elevados y con los planes a largo plazo 

Los eventos VIP en la etapa de la BOFU son críticos para atraer a tus patrocinadores: deberás reunir a los líderes de pensamiento y ejecutivos clave que son muy influyentes dentro de sus organizaciones 

Las conferencias de usuarios son una excelente manera de entusiasmar a los clientes nuevos y antiguos y conectarlos con sus iguales, así como lanzar nuevos productos. Las conferencias son el evento más popular con más del 62% de los organizadores de eventos planificando conferencias.  

Además, otra forma de conexión con los clientes potenciales es a través de los eventos itinerantes, ya que darás la oportunidad de asistir a algunos clientes potenciales que no pudieron ir a la reunión más amplia y los conectarás con otros clientes locales que están resolviendo problemas que ellos también están tratando de solucionar.  

En conclusión, las conexiones en persona desde los eventos pueden tener un gran impacto en los números de conversión en tu funnel de marketing y acercar a tu equipo a esos objetivos de ventas a largo plazo. Por ello, identifica los desafíos clave de cada etapa del embudo y elabora el contenido del evento específico para cada una de ellas 

 Los eventos son siempre relevantes para las conversiones de marketing. 

¿Quieres sacar lo mejor de tus eventos? En Orquidea te ayudamos a conseguirlo.

En este artículo revisaremos las estrategias y consejos que podemos utilizar a la hora de hacer crecer la participación. Cautiva y atrapa a los asistentes: aumenta el engagement en tus eventos analizando en profundidad su significado y los modos de incentivar y medir el nivel de implicación e interactividad de los asistentes. 

¿Qué es?  

El engagement es el grado en el que los asistentes están participando plenamente y comprometidos por cada evento. La participación en eventos puede medirse en sesiones a las que se asiste, reuniones celebradas, conexiones realizadas, participación en encuestas, actividad de medios sociales y adopción (cantidad de descargas) de aplicaciones de eventos, entre otros parámetros.  

En definitiva, un asistente comprometido es un asistente satisfecho.  

Los organizadores de eventos tienen como objetivo incentivar la participación y la emoción de los asistentes para mejorar la experiencia en el evento. Por ello, el contenido del evento es un factor excepcional. Además, crear una plataforma en la que los asistentes puedan participar de una manera fácil y rápida nos ayudará a ofrecerles oportunidades para que puedan colaborar y formar parte del evento y así sentirse más implicados y escuchados.   

Profundizamos en las diferentes oportunidades que puedes ofrecer a tus asistentes para aumentar su participación, y en las distintas maneras de proporcionarte formas específicas para realizar un seguimiento de dicha actividad.    

Aspectos específicos que debes revisar para impulsar y facilitar la participación: 

  1. Une los parámetros: Antes de decidir qué oportunidades de engagement ofrecer, asegúrate de definir qué es exactamente lo que deseas para cumplir los objetivos propuestos.  Definiremos métricas que llamaremos KPI’s. Los indicadores deben ser acordados con el equipo de marketing de tu evento para que ellos puedan presentar sus propias sugerencias sobre cómo mejorarlos.  Una vez que se hayan elegido las métricas, hay que marcar las metas a seguir.   
  2. Maximiza la adopción de apps para eventos y marca unas expectativas con los asistentes: La forma más efectiva para que los asistentes participen en tu evento será a través de una aplicación para eventos que deben descargar antes de acudir al evento. Para incentivar la colaboración de los asistentes, asegúrate de comunicar eficazmente las distintas opciones que ofrece la app a los invitados para participar en el evento. Esto se puede lograr mediante el lanzamiento de una serie de correos electrónicos que describen las características y los consejos para sacarle el máximo provecho o explicarla en el proceso de registro.  
  3. Lluvia de ideas sobre iniciativas conjuntas con patrocinadores: Gracias a los patrocinadores de tu evento podrás promocionar todas las oportunidades adicionales para la participación antes, durante y después del mismo. Realiza un brainstorming para generar ideas con los patrocinadores sobre las formas más eficaces para favorecer la participación en el evento o la exposición de la marca de los patrocinadores mucho antes de la fecha de inicio de este. Las redes sociales o el contenido patrocinado pueden motivar a los asistentes a generar un mayor engagement tanto con el evento como con los patrocinadores.   
  4. Buzón de sugerencias virtual: Siempre y cuando los asistentes hayan acudido con anterioridad al evento, permite que, durante el periodo de preparación, expresen sus opiniones y recomendaciones acerca del evento, la alineación de oradores, o incluso, el menú de comidas.  Para ello, puedes abrir un buzón de sugerencias virtual para que los asistentes ofrezcan sus idead fácilmente. Además, cuántas más aportaciones, habrá más posibilidades de que los asistentes creen mayor engagement.  
  5. Chat en la app: Permite establecer contactos con otros asistentes y aumentar el networking. De esta forma la tasa de participación será mayor.  Cuanto más a menudo los asistentes se envían mensajes entre sí, mayor es la tasa de participación en el evento. Asegúrate de que los asistentes disponen de este apartado de la app antes de que empiece el evento.  
  6. Notificaciones push: Mientras que los mensajes del chat fomentan las interacciones entre los asistentes, las notificaciones push están destinadas a aumentar el engagement entre los organizadores y el asistente. Por lo general, estos mensajes se envían a todos los asistentes al mismo tiempo o por segmentado por grupos, para informarles de un cambio de horario, ofrecerles un contenido que complemente una sesión o difundir otra información importante. El diseño de notificaciones push que solicitan una respuesta de los asistentes es una buena manera de aumentar su nivel de engagement.   
  7. Agenda Personalizada: Las aplicaciones avanzadas de eventos permitirán a los asistentes crear su propia agenda con las sesiones a las que les gustaría asistir. La plataforma debería ser capaz de realizar un seguimiento de la cantidad de veces que una sesión en particular se ha añadido a la agenda personal de un asistente, lo que le permitirá saber qué sesiones fueron las más populares.  
  8. Valoración de las sesiones: La mejor manera de medir el nivel de engagement de los asistentes cuando se trata de sesiones, es permitir que se revise cada sesión. Lo ideal es que los asistentes puedan revisar las sesiones tanto en forma numérica (es decir, con una calificación de 1 a 5) como abierta. De esta manera, no se limitan al tipo de feedback que quieren dar. Cuánto más retroalimentación consigas de cada sesión, podrás mostrar fácilmente el alto nivel de participación de los asistentes.    

  

4 maneras de medir el engagement del evento: 

  1. Mide el número de asistentes al inicio y al final del evento: Para poder medir el engagement, los asistentes tienen que acudir al evento y participar. Por ese motivo, los organizadores de eventos tienen que registrar las personas que entran al inicio del evento y las personas que salen al final. De esta manera, dependiendo de la cantidad de personas registradas en los distintos periodos, podrás identificar el interés que han tenido tus asistentes con el evento. En conclusión, comparar el comienzo y el final de la jornada de asistencia, es una buena técnica para medir el compromiso, pero cabe destacar que existen otras formas de estudiarlo.   
  2. Se activo y constante en las redes sociales: Para saber cuánta actividad está generando tu evento en las redes sociales, tienes que tener presente varias preguntas: ¿cuánta gente está posteando sobre tu evento? ¿cuál es el hashtag utilizado y su tendencia?, ¿cuántas veces se comparte o se repite?  Para hacer un seguimiento de esta actividad y describir con precisión la participación de los asistentes, utiliza una herramienta de monitoreo de redes sociales. 
  3. Analiza el número de descargas de la app: Si tu evento se complementa con una app para mejorar la experiencia de los asistentes, tendrás que llevar el registro de cuántas personas se han bajado la app. Para ello, los organizadores sugieren una campaña coordinada para que los asistentes hagan clic en descargar y utilicen la app en el evento.    
  4. Maximiza la experiencia con la app: Durante el evento, la aplicación del evento será la principal fuente de engagement para los asistentes, debido a que gran parte del contenido del evento está en la aplicación. Los asistentes deben aprovechar al máximo este recurso y utilizar todas sus funciones para maximizar su experiencia en el evento. Lo ideal es que tu software de gestión de eventos tenga un panel de control con análisis de eventos que describa el rendimiento de la aplicación y la forma en que los asistentes se relacionan con ella.   

  

Conclusiones   

La participación en un evento es un aspecto necesario para el éxito de tu evento que debe ser comprendido desde múltiples ángulos. Aquí hay varias ideas clave para diseñar tu estrategia de participación en el evento:   

  • La implicación no es posible si los asistentes no saben cómo hacerlo. Comunica claramente las formas en que pueden participar y contribuir al evento.  
  • Fomenta la participación antes del evento organizando una comunidad online en la que los inscritos puedan conocerse entre sí y familiarizarse con el contenido del evento.  
  • Asigna métricas específicas a tus objetivos de engagement para cuantificar tus esfuerzos.  
  • Enlaza fuerzas con los socios y patrocinadores del evento para pensar en formas creativas de facilitar el engagement.   
  • Aprovecha al máximo tu aplicación para eventos y asegúrate de que los asistentes no sólo conozcan las funciones, sino que la descarguen desde el principio.  

Sigue estos consejos para diseñar tu estrategia de participación en el evento y conseguirás un alto nivel de engagement en los próximos eventos. Contamos con una plataforma integrada con la que desarrollamos apps para eventos. Nosotros te ayudaremos a atraer a esos asistentes. ¡Aquí te esperamos!

Una buena organización evita que tu tiempo y productividad se vean afectados. Tener varias tareas a la vez exige controlar el tiempo para conseguir ser efectivo, alcanzar un alto rendimiento, y así conseguir los objetivos propuestos. Hay 3 factores a evitar para maximizar tu productividad y que afectan negativamente a tu efectividad. Combate estos aspectos para elevar el nivel de eficiencia que tienen todos tus esfuerzos:  

Decir que sí   

Hay un gran movimiento en el mundo de la autoayuda para decir que sí. Decir que sí a la vida y aprovechar las oportunidades que normalmente no se presentan. Aunque esto tiene mucha importancia, hay que saber gestionarlo ya que con demasiada frecuencia decimos que sí a todo y a todos, y nuestra productividad se resiente por ello.  

Tu tiempo es limitado. Cuando decides decir sí a la cuarta reunión de tu calendario de hoy, para revisar el trabajo de un compañero, para aceptar un proyecto de un empleado, o para entregar otro informe de actualización de estado, estás perdiendo tiempo para trabajar en tus prioridades más altas. Cuando dices que sí con demasiada frecuencia, asumes la lista de cosas por hacer de los demás sin atender a la tuya propia. Para realizar más tareas en tu lista de prioridades, debes crear un equilibrio entre decir sí y no.  

Para maximizar el tiempo, deberás aprender a ser más asertivo, y saber decir que no. Sí, incluso a tu jefe, compañero, empleado, cliente o posible cliente potencial. Eso no quiere decir que puedas y debas decir que no a todo. Pregúntate a ti mismo (y a ellos) si realmente es una prioridad, y si es una prioridad más alta que la que está trabajando actualmente. No digas ciegamente que sí en el trabajo. Acostúmbrate a evaluar tus prioridades y cómo se verán afectadas al decir sí a otras tareas.  

Distracciones  

Hay muchas más distracciones en el trabajo de hoy en día que hace unos años. Internet está al alcance de la mano las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y nos tienta con las últimas noticias, actualizaciones en eventos y publicaciones en los medios sociales. Es interminable. Con el acceso a toda esta información, muchas personas tienen miedo a perderla. Perderse lo que tus amigos están haciendo, los últimos titulares, ofertas de Amazon Prime Day, el Black Friday, y mil opciones más. La distracción es una epidemia y está matando nuestra productividad.   

Un estudio encontró que se tarda un promedio de 25 minutos en volver a la tarea original después de una interrupción. Si permites que ocurran múltiples distracciones pequeñas en un día de trabajo, imagina todos los minutos y horas que perderás. Eliminar las distracciones es difícil. La mayoría de nosotros somos adictos a las noticias y los medios de comunicación ininterrumpidos en nuestros teléfonos. Un estudio de Deloitte de 2017 encontró que la gente revisa sus teléfonos 47 veces al día.  

Para minimizar las distracciones, primero debes de ser consciente de todas ellas. Empieza registrando cuántas veces haces lo siguiente en un día:  

  • Detener lo que estás haciendo para comprobar el correo electrónico.  
  • Contestar y mirar tu teléfono.   
  • Ser interrumpidos por alguien en cualquier momento.  
  • Enviar mensajes a través de apps de mensajería ya sea en un ámbito laboral o personal (Slack, Skype, Whatsapp)  
  • Abrir un navegador de Internet para leer noticias, buscar información o comprar online.   

Después de realizar tu propio seguimiento y análisis, es posible que te sorprenda el tiempo que dedicas a estos asesinos de la productividad. Incluso las personas que se consideran altamente productivas y enfocadas en el trabajo lo han hecho y se han sorprendido con los resultados. Al identificar de dónde vienen sus distracciones y cuánto tiempo están perdiendo, pueden empezar a minimizarlas.   

La mejor manera de liberarse de la distracción es reconocer que estás distraído y decirse a uno mismo que debes dejar de permitirlo.  

Dedicar más tiempo a las actividades de mayor Impacto 

La mayoría de las listas de cosas por hacer incluyen actividades de alto impacto, aquellas actividades que sabemos que nos ayudarán a impulsarnos hacia nuestras metas y a lograr rendimientos superiores. Las llamamos tus Actividades de Mayor Impacto. Estos son los lugares en los que deberías invertir la mayoría de tu tiempo.   

Sin embargo, la realidad es que nuestros hábitos de trabajo diarios impiden que muchos de nosotros pasemos el tiempo donde deberíamos. Nos arrastran a múltiples reuniones. Hay 25 cosas que revisar para nuestros compañeros de trabajo. Y no olvides las 17 llamadas programadas para la semana. Muchos de nosotros nos perdemos en nuestra interminable lista de tareas pendientes trabajando en tareas que son urgentes y sacrificando las que sabemos que pueden dar dividendos. Al final de cualquier semana, muchas personas sienten que no hubo suficiente tiempo para hacer todo lo que querían. La verdad es que tendemos a hacer tiempo para lo que es más urgente. De vez en cuando, deberíamos disfrutar y reservarnos un hueco para nosotros.  

Muchos de nosotros tenemos actividades y tiempo dedicado cada semana (en algunos casos, grandes cantidades de tiempo) que podríamos minimizar o subcontratar por completo. Para ayudar a combatir esto y usar la energía en actividades que te darán mayor beneficio, identifica tus actividades de mayor impacto todos los días y concéntrate en ellas primero.  

Si quieres ser más productivo, aprende a decir que no, a reconocer y a concentrarte en eliminar las constantes distracciones y a priorizar o delegar las diferentes actividades que desarrollas diariamente. Esperamos que estos consejos te ayuden organizarte y preparar tus futuros eventos con una alta productividad y buenos resultados. 

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