Las reuniones solían ser conocidas como el «agujero negro» de los datos de la gestión de eventos. Los planificadores utilizaban ordenadores para obtener información antes y después de los eventos, pero durante un evento seguían «volando a ciegas». Por ejemplo, las encuestas de papel se entregaban durante los eventos, pero el recuento no se completaba hasta después del mismo, sin posibilidad de hacer correcciones durante el evento.

Nuevas Herramientas de Recogida de Datos

Ahora bien, es posible que cada toque en una aplicación móvil del evento sea seguido, calificado y clasificado. Los canales de redes sociales pueden ser monitorizados y se incorporan a la mezcla. Los «me gusta» in-situ y las herramientas de sondeos y encuestas móviles pueden ser analizados en tiempo real. Los planificadores de eventos pueden saber inmediatamente respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los “trending topics”?
• ¿Quiénes son los ponentes más populares?
• ¿Qué Stands de exposición tienen el más visitas?
• ¿Los ponentes/expositores con mayor número de «me gusta»?
• ¿Cuáles son las calificaciones de los asistentes sobre las votaciones y/o encuestas específicas?

Con los próximos avances en geoposicionamiento y la tecnología de beacons, será posible para cada movimiento asistente sea monitorizado con precisión (por lo general con el permiso del asistente) para producir aún más datos. Esto incluye:

• ¿Cuál es el flujo de la gente a través de una sala de exposiciones? ¿Dónde están los puntos calientes y los que no lo son?
• ¿Cuáles son los «tiempos de permanencia» de asistentes específicos delante de stands de expositores específicos? (Por ejemplo:. Un asistente estará probablemente más interesados durante una exposición si permanece en un stand durante 15 minutos en comparación con sólo pasar en frente. Ésta es una información muy valiosa para los expositores para saber quién podría específicamente están interesados ​​en su producto o servicio. También será útil para que los asistentes sean capaces de generar una lista de los stands visitados y la cantidad de tiempo que pasa con cada uno de ellos.)
• ¿Dónde están las colas que forman para el registro, la comida y/o transporte con el fin de enviar refuerzos?
• ¿Quién está en la sala de reuniones? (Esto podría ser útil para muchos propósitos, incluyendo el seguimiento CEU automatizado o para enviar mensajes emergentes dirigidas únicamente a los asistentes en la sala para abrir una encuesta móvil en una habitación específica.)

Esta colección en tiempo real de los datos en el sitio puede ser una mina de oro de información para obtener una visión de mejora de eventos, para hacer correcciones a medio camino, para involucrar a los participantes y proporcionar una comercialización más específica

El próximo paso: Analítica de datos

Con mejores herramientas de recolección de datos in-situ que nunca antes; el siguiente reto será encontrar, en tiempo real las herramientas analíticas útiles para interpretar estos datos. Muchas empresas de aplicaciones móviles para eventos están comenzando a proporcionar un fácil de entender herramientas de análisis en tiempo real..

Más allá de esto, hay otras herramientas analíticas emergentes. Watson Analytics de IBM (creadores de los súper equipo que ganó el concurso Jeopardy TV), ahora ofrece una herramienta freemium «super computadora» de análisis de datos. ¡Hasta 50 columnas por 100.000 filas de datos por carga se pueden analizar de forma gratuita! Incluido en el conjunto de características están los gráficos simplificados y herramienta de análisis para ver más fácilmente las tendencias y contar la historia a los demás.

Estas herramientas de  «big data» pueden proporcionar ideas de negocio muy útiles acerca de lo que está sucediendo en un evento….¡Y a tiempo para hacer una corrección a mitad de camino si es necesario!

El campo de la analítica de datos es de rápido crecimiento y evolución. Los costes seguirán cayendo y los conocimientos adquiridos serán más rápidos y más profundos. Los asistentes ya están cargando con las herramientas de sensores y de “engagement” en sus bolsillos (teléfonos inteligentes con aplicaciones de móviles de eventos). Ahora es el momento en que los planificadores de eventos y los proveedores de tecnología lleven estas herramientas de recopilación y análisis de datos al siguiente nivel para implementarlas más plenamente en vista de mejorar la calidad del evento.