La conexión entre sí es el foco central de cualquier evento. Ya sea que usted está tratando de reunir gente por una causa, cerrar la brecha entre las empresas y los clientes potenciales, o educar a un grupo de profesionales de la industria, su tarea como planificador es identificar un público y crear el vehículo perfecto para un contenido valioso y relevante.
Así que, ¿cuál es la mejor manera de conectar con sus asistentes? ¿Cómo es relevante para lo que cada asistente está tratando de lograr? Concéntrese hacer la experiencia personal. La tecnología existe, los datos están ahí.
Esta es una guía rápida para mejorar la calidad de las conexiones, la ampliación de su público, y la creación de la experiencia personal que necesita para mantener a todos comprometidos.
1. LA GENTE CONFÍA EN EL REFERENTE
Cualquiera que sea la razón para la celebración de su evento, la reputación para presentar contenido valioso y atractivo hará que todos los demás aspectos de la promoción de evento sean más fácil.
Un blog es una fantástica manera de obtener este tipo de renombre. Al mostrar contenido actual y relevante, de interés para su público objetivo, se puede demostrar que usted está cualificado para decidir qué información es beneficiosa y qué puede ser sacrificado. Para tener un blog exitoso que funcione como una base de conocimientos para su público, sea lo más consistente posible, pero lo más importante, aporte ideas de alta calidad y contribuya a las conversaciones que suceden en la vanguardia de la industria.
¿No tiene el tiempo ni los recursos para generar conocimientos pertinentes y originales regularmente? Intente organizar una serie de webinars, o traiga algún invitado experto a la conversación. Ambos son métodos sólidos de aumentar su audiencia en línea y aumentar su reputación como una fuente fiable de contenido.
Para entregar el contenido que valoran sus asistentes, necesita mantener el ritmo durante todo el año. No tenga miedo de incorporar contenidos que les gustaba de años anteriores tampoco. Mezclar el conocimiento clásico y bien establecido con las nuevas tendencias proporciona una base para el análisis y la comparación que sólo puede dar lugar a discusiones más inteligentes y beneficiosas – y eso significa un compromiso mayor en sus lectores.
Durante su conferencia real, resalte cualquier colaborador del blog en la asistencia. «John Smith fue presentado en nuestra entrada en el blog de julio, sobre la ética empresarial moderna, y pensamos que sería una buena idea traerlo aquí para hablar con ustedes hoy.» Ahora, John es un campeón y tiene una razón para contribuir a tu blog de nuevo en el futuro, y tiene una capacidad demostrada para mostrar los temas influyentes y hacerlos accesibles a su público.
2. AMPLÍE SU RED
Los medios sociales son tan ubicuos que se ha convertido en un acto reflejo para cualquiera que trate de ampliar la audiencia y mantenerla comprometida. Una presencia en medios sociales saludable puede generar un ruido valioso acerca de su evento, reforzar la asistencia y mantener el impulso de su evento mucho más allá de la fecha final. Usted puede incluso extraer los feeds de contenido potencial y saber qué temas, ponentes o características entusiasman a los asistentes. Utilice este conocimiento para averiguar qué enfatizar y cómo invertir su tiempo y recursos.
Utilice las herramientas de medios sociales como Followerwonk, Sprout Social o Hootsuite para entender quién le está siguiendo y lo que valoran. La identificación y la orientación de sus principales factores de influencia hace que se sientan más valorados mientras que le ofrece el comienzo de una muy eficaz campaña de boca-a-boca.
3. SEGUIMIENTO CON PRECISIÓN
Mientras que los medios sociales llega a un amplia audiencia y extiende su alcance, apuntar a segmentos es una buena forma de aumentar su notoriedad y fomentar una gran relación con su público principal. Campañas de correo electrónico a un segmento específico, por ejemplo, le permiten ofrecer el contenido más relevante, impactante. El uso de la mensajería personalizada para entregar el contenido reflexivo engendrará confianza en usted y su marca, lo que garantiza una gran participación.
Si crea un canal de doble vía, también puede ser una gran manera de obtener retroalimentación específica, calificada sobre su evento sin siquiera dejar que toda su audiencia sepa que la está buscando. La recompensa a su público principal es una experiencia más personalizada de eventos.
4. MENSAJERÍA PERSONAL IN SITU
En el evento, las alertas en su App de eventos pueden mejorar la focalización. Digamos que su lista de asistentes está formado por profesionales y personalidades de la industria en general, y que le gustaría invitar a este último grupo a un evento de networking de alto perfil. Tal vez le gustaría aislar un grupo de compradores invitados o los tomadores de decisiones clave y darles un exclusivo espacio de tiempo exclusivo en feria. EventMobi permite establecer aquellos grupos dentro de su lista de los asistentes y enviarles mensajes específicos para que pueda conectar con precisión.
5. CONVIERTA SU APP PARA EVENTOS EN UN ALTAVOZ
Las alertas son también una gran manera de transmitir información esencial para todos. Utilizando sólo su App, usted puede difundir cambios de habitación, nuevos ponentes, promociones especiales, o cualquier otra cosa que surja. EventMobi también le da la opción de enviar su alerta junto a una notificación por correo electrónico o una notificación push para asegurarse de que, ya sea que estén en la aplicación de evento o no, todo el mundo va a recibir el mensaje.
Esto puede hacer de su App para evento un activo vital en una crisis. En 2013, un planificador de Calgary se despertó el día de su evento para encontrar que una inundación masiva había sumergido el lugar del evento (y otros más de 20 barrios). ¡Su App para Evento al rescate! Ella fue capaz de utilizar las alertas dentro de la aplicación para mantener sus asistentes al corriente de cambios esenciales, protocolo de emergencia y cancelaciones necesarias.
Ofreciendo datos contextuales oportunos asegurará asistentes se sientan valorados e importantes – incluso en tiempos difíciles.
6. TRANSFORME A SUS ESPECTADORES EN PARTICIPANTES
Otra forma probada para involucrar a la gente y obtener ideas en crowdsourcing es a través de encuestas de eventos. Usted puede entregar este valioso e impactante feedback en todo tipo de correspondencia, desde alertas a correos electrónicos. En los días previos a su conferencia, cree una encuesta en su App para evento para medir el nivel de interés en sus temas, ponentes y sesiones. Haga preguntas que ayuden a determinar el nivel medio de conocimientos en un tema en particular para ayudar a los ponentes evitar cualquier concepto demasiado complejo o básico. Sus asistentes apreciarán la investigación y es una gran manera de reforzar su uso de aplicaciones acercándose a la fecha del evento.
Incluso durante las sesiones, los asistentes también pueden participar en encuestas interactivas en vivo. Emocione a sus ponentes acerca de sus próximas sesiones, ofreciéndoles esta fácil herramienta de compromiso. Haga que envíen sus preguntas a usted con antelación para que pueda crear la encuesta, incorporarlo a su presentación, y que ensayen para asegurar una transición sin problemas dentro y fuera de ella.
No sólo sus ponentes estarán comprometiendo mejor a los asistentes, todos y cada uno de los asistentes pueden contribuir personalmente a la experiencia educativa mediante el envío de preguntas y comentarios durante la sesión.
7. CONEXIÓN ENTRE ASISTENTES FÁCIL Y SEGURA
Crear una experiencia más personalizada para sus asistentes no significa que usted tiene que hacer todo el trabajo pesado. Anime a los asistentes a que hagan nuevas conexiones con otros.
Los asistentes pueden enviar mensajes a través de chat privado en su App. Los mensajes se almacenan dentro de la bandeja de entrada personal de un asistente, con acceso a su perfil personal usando su correo electrónico. La gente en el evento, incluso puede conectarse con los participantes remotos siempre que todos estén en la aplicación de eventos, y toda la correspondencia es privada y segura.
8. EL SEGUIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN ES INTEGRAL PARA MEJORAR LA PARTICIPACIÓN
Lo que se hace al finalizar su evento es casi tan importante como la calidad de su contenido o la planificación. Reunir buenos datos cualitativos acerca de su contenido es esencial para mejorar de año en año. Hemos discutido varias maneras de obtener retroalimentación y crowdsourcing de su contenido: obteniéndose desde medios de comunicación social, encuestas o sondeos en vivo.
Otro elemento en su recopilación de datos que no pueden faltar son las analíticas del evento. En estos días, se puede realizar un seguimiento de casi todo su público, y los asistentes, de forma digital. Desde su página de medios de comunicación social a su página de registro, y bien en su App para eventos, cada clic deja una huella y se alegrará al tener un servicio cualificado para realizar un seguimiento de ellos.
Desde páginas vistas a visitantes únicos, impresiones de anuncios al comportamiento de los asistentes, cualquier proveedor de software de evento debe estar preparado para dar acceso a los datos. Esto le dará una información inestimable sobre lo que la gente le gusta y lo mucho que utilizan las herramientas en las que invirtió. ¿Dónde estaban las personas haciendo la mayor cantidad de conexiones? ¿Cuántas personas se dedicaban a la sesión de apertura? ¿Hubo mucha actividad en el evento de networking, y estaban haciendo networking antes de que empezara?
Las analíticas del evento ofrecen respuestas; el reto es hacer las preguntas correctas. Los reportes en tiempo real y los informes post-evento ofrecen acceso a ideas que le ayudarán a lograr mejores experiencias y más personales para sus participantes en el evento.
Ya sea que usted está eligiendo una tecnología más inteligente u opera de manera más estratégica, estos son algunos pequeños pasos que puede tomar para asegurarse de que cada persona en su evento goza de contenido relevante y una valiosa experiencia de un evento, altamente adaptado.