A la hora de organizar un evento es imprescindible establecer un presupuesto en la fase de planificación, justo después de definir tus metas y objetivos. Es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en tu evento. Ayuda a controlar los gastos e ingresos, y mide el éxito del evento. Consulta en este artículo todo lo que necesitas saber y descubre 7 aspectos cruciales en el presupuesto de tu evento. 

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para presupuestar los eventos, esto es lo que dijeron: 

6% declararon que son “afortunados de tener un proceso”. 

30% de dichos procesos existen sólo por proyecto. 

El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización. 

El 28% respondió que su organización gestiona los recursos y procesos para ellos.   

¿Cuál es el punto de partida del presupuesto de un evento? 

Al elaborar el presupuesto deevento, lo primero es saber el significado del éxito financiero de tu evento y qué herramientas vas a utilizar para medirlo. Para conseguirlo, realiza una lista de todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en el evento. Siempre hay que tener en cuenta el flujo de efectivo. Una vez el presupuesto esté desarrollado, tienes que realizar un seguimiento y revisarlo regularmente para asegurarte de que estás dentro de los límites de los recursos asignados y predecir los resultados con la mayor precisión posible.  

Dependiendo del tipo de evento y objetivos que se realice, el éxito financiero se determina de distinta forma.  Además, tienes que comprender las necesidades de tu organización para planificar tu presupuesto en base a los gastos e ingresos más comunes. 

Por lo tanto, cuando se presupuesta un evento, es fundamental identificar qué aspectos representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costos. Además, es necesario distinguir entre costes fijos y variables para poder pronosticar eficazmente el presupuesto para tu próximo evento. 

Uno de los retos clave para los planificadores es asegurar cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar las metas financieras, así como para medir con precisión el éxito de tu evento. 

1. Gastos 

Según una encuesta de la Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son para alimentos y bebidas solamente. Este gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes de las reuniones y eventos. Además, la tecnología de eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes debido a que puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro. 

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Un evento se trata crear la mejor experiencia del asistente, por lo que asegúrate que los lugares donde gastas el dinero añaden y aportan valor a tu público objetivo.

2. Costes fijos y variables 

También es crucial diferenciar entre gastos fijos y variablesLos fijos son costes que no se modifican en función del número de participantes. Estos costes se calculan como un importe total. Sin embargo, los variables son costes que se modifican en función del número de participantes. Estos se calculan por persona. Aquí tienes un ejemplo. 

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3. Fuentes de ingresos 

Con el fin de cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos por publicidad, concesiones, tarifas de alquiler de stands o exposiciones, tarifas de gestión, registro y patrocinio. Todas las anteriores se consideran fuentes de ingresos.  

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas del mercado, la mayoría de los planificadores de eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación de presupuestos: 

  • Organiza los ingresos y gastos en categorías según su importancia.  
  • Asigna títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y la elaboración de informes. También, crea dos columnas para números estimados y reales.  
  • La manera más práctica de pronosticar los gastos y los ingresos es mirar a los años anteriores y usar un promedio de esas cifras como punto de partida. Es importante entender todos los números en el presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen.  Procura guardar todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto del evento en caso de que ocurra algún suceso inesperado.  

4. Fondo de contingencia  

Un punto clave es planear los gastos imprevistos adicionales para estar preparado ante lo inesperado durante el evento. Piensa en lo que podría desencadenar un costo adicional y desarrolla un plan para enfrentarlo. 

Una vez llegado a este punto, tendrás que decidir si el evento es viable desde el punto de vista financiero. En ese caso, determinarás tu presupuesto y los elementos relacionados con el evento como promociones, equipo, personal… 

5. Calcula el flujo de caja para tu evento 

El flujo de caja y el inicio de la caja son dos elementos clave que a menudo se pasan por alto cuando se pronostican los gastos e ingresos de un eventoEspecialmente en el caso de eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos por eso necesitas poder pagar las cuentas mientras que esperas a los pagos.  

Para calcular el flujo de caja, sumtodos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (dinero que te deben por servicios/trabajo realizado). A continuación, si luego restatodas tus cuentas por pagar (dinero que debes por servicios/trabajo que se le ha proporcionado) a ese número, obtendrás el dinero en efectivo. Si el número es positivo significa que tienes un flujo de caja positivo. 

6. Haz un seguimiento y examina el presupuesto de tu evento 

Realizar un seguimiento del presupuesto es crucial para enfrentarte de la mejor forma a los gastos inesperados.  A la hora de continuar con el proceso de planificación, es buena idea confirmar de antemano quién tendrá la autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, también pueden existir gastos no planificados pero que gracias al fondo de contingencia estarán bajo control.  Para ello, hay una serie de soluciones tecnológicas útiles que te ayudarán en este proceso. Además, estas plataformas te proporcionan velocidad para alcanzar tus objetivos y precisión en tiempo real para comunicarte con tu equipo.

7. Analiza el rendimiento financiero 

Una vez haya finalizado el evento, cierra el ciclo y suma todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de sus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis derendimiento financiero. 

El siguiente pasoes pensar en las medidas de éxito y los puntos de referencia que se definieron antes de tu evento para determinar si tuvo éxito o no. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Utilizando datos cualitativos y cuantitativos de eventos, te permite tener mejores condiciones de cuantificar el rendimiento de tu evento y mostrar el impacto. 

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno deevento en relación con los costos que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos no monetarios del negocio como escucha social, encuestas de eventos o reconocimiento de patrocinadores.  

En conclusión, la forma de evaluar y analizar el desempeño financiero general es compleja, pero al mismo tiempo madura con la oportunidad de promover la mejora continua a través de un análisis cuidadoso de sus esfuerzos pasados. Da prioridad a las áreas de medición más importantes y, a continuación, asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) a cada una de estas áreas cruciales. Los KPIs deben ser elegidos en base a la relevancia del área de medición, así como a la capacidad de rastrear y medir con precisión ese indicador. Después de eso, podrás medir tu desempeño año tras año y también establecer una meta para una medición global de tu desempeño financiero. 

Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo el planificador actual está aprovechando la tecnología de eventos. Nosotros te animamos a que des la oportunidad a estas innovaciones tecnológicas y puedas determinar qué tanto por ciento está destinado para cada parte del evento de una manera eficiente.  

Si tienes alguna duda o si quieres invertir parte de tu presupuesto en tecnologías como apps para eventos, registros, etc. no dudes en ponerte en contacto con nosotros.  

*Artículo basado en “Event Budget Basics: Everything you need to know” (from Eventmobi Blog)