La industria de los Viajes de incentivo es una industria creciente a medida que más y más empresas se están dando cuenta del valor de reconocer sus empleados, fomentando la conciliación de la vida laboral  y el desempeño ejemplar inspirador. Los empleados podrán disfrutar de nuevas experiencias y del teambuilding  en ambientes de lujo, y los ejecutivos de la empresa podrán  apreciar una forma eficaz para incentivar el trabajo duro y una oportunidad libre de quejas para realinear valores de la compañía, la visión y dirección.

A lo largo de los años, hemos sido testigos de la creatividad de los  planificadores para ver cómo se aplicaban nuestras soluciones de tecnología de eventos para un viaje de incentivo tras otro. El año pasado, decidimos hacer un balance de todas las mejores estrategias y aplicarlas a nuestro propio viaje de incentivo a ver si podíamos empujar hasta los límites. Nuestro destino: Islandia. La finalidad productiva del viaje fue la visión, la unión, y la planificación para el futuro (pero las aguas termales sonaban bien también).

He aquí seis consejos creativos que hemos aprendido de los clientes que utilizan la tecnología de eventos para crear una experiencia más productiva, atractiva y divertida para todos.

1. Establezca una referencia consistente y actualizada de información: Su App para Viaje de Incentivo.

En los días previos al viaje, queríamos conseguir que cada uno estuviera excitado y motivado, pero más que nada, queríamos asegurarnos de que todos estuvieran preparados. Usando una aplicación de evento como el eje central para toda la información y las comunicaciones relacionadas con el viaje nos permitió a todos contar con un lugar sencillo para comprobar cualquier cosa que se quisiera saber. Incluso permitió al personal de staff compartir artículos excitantes y otras noticias emocionantes de Islandia dentro de la App del Evento.

Detalles curiosos y graciosos, una lista de empaque sugerida, y el protocolo de emergencia podrían ser encontrados en el Info Booth junto con algunos puntos destacados del paisaje de Islandia. Mientras tanto, los mapas de Reykjavik que destacaban restaurantes, monumentos y otros sitios de interés se podían encontrar en su propia sección y relacionados con puntos relevantes en la agenda. ¡Nadie se podía perder en este viaje!

La aplicación viaje de incentivo también fue utilizada para gestionar todas las comunicaciones esenciales. Actualizaciones, alertas y notificaciones push fueron enviadas a través de la aplicación de eventos, y se almacenaron en un registro de fácil acceso para referencia.

Con la aplicación viaje de incentivo como una guía definitiva también permitió que cada uno de nosotros personalizara nuestras experiencias de viaje, añadiendo sesiones, oradores invitados, documentos y otra información de nuestras preferencias personales para referencia rápida después. Dentro de cada uno de nuestros perfiles personales existían campos privados que podíamos usar para llenar las restricciones dietéticas y otras alergias o datos de interés, que se exportaron por el equipo de planificación como una guía útil después de que nos inscribimos para actividades. Los campos privados de sólo lectura también se utilizaron para darnos importante información de los vuelos y nuestros números de habitación.

2. Haga las Reuniones más Productivas Proporcionando  el Contenido Antes de Tiempo  

Haciendo las reuniones de negocios en las mañanas, nos aseguramos que teníamos el equilibrio perfecto entre el trabajo y el juego. Las reuniones se planificaron con mucha antelación para maximizar la productividad. El adicionar reuniones prospectivas como sesiones les dio a todos los asistentes un anticipo acerca de los tópicos , las sesiones de feedback fueron usadas para evaluar el interés y para hacer crowdsourcing y colaborar con el contenido de las sesiones. Equipos más pequeños tomaron el control de los proyectos más populares, y fue entonces cuando las presentaciones finales fueron posteadas como documentos descargables justo en las páginas que correspondían a esas sesiones de forma tal que cualquiera pudiera revisarlas y preparar preguntas y comentarios interesantes al respecto.

3. Aproveche la Experiencia de la Audiencia mediante las Sesiones Interactivas

Mientras las sesiones de feedback antes del evento permitieron un enfoque reflexivo y colaborativo del contenido, los sondeos en vivo mantuvieron a los participantes “enganchados” en las sesiones en vivo. Las reuniones del Desayuno fueron transformadas en discusiones interactivas. En una sesión, a cada equipo se le pidió que escogieran los valores  que se relacionaran más con sus tareas. El mostrar los resultados en vivo, permitían una ayuda visual invaluable y constituían una plataforma para la discusión. Predeciblemente, el equipo de soporte seleccionó los valores de amabilidad y transparencia, mientras otros equipos tuvieron una oportunidad de alinearse porque sus votos fueron más divididos, y la discusión creaba convergencia mientras que los datos iban cambiando antes sus ojos.

4. Use Juegos Motivantes para que todos se Involucren, se Motiven y estén Atentos

Los juegos son adictivos y “enganchan” porque, objetivos muy ambiciosos son divididos en pequeños retos, estos proveen gratificación instantánea y una frecuente dosis de logros. Durante una de nuestras sesiones más largas, dividimos el contenido en retos para probar la memoria, premiamos con puntos cada respuesta correcta. El ganador obtuvo una de las dos suites especiales del hotel. Jugamos por la otra suite a finales de la tarde, y el premio fue para la persona con más retención.

Los juegos son divertidos y sociales, también. Cuando el viaje llegó a su fin, una amistosa (pero competitiva) búsqueda del tesoro, envió a los participantes a través de la sede en búsqueda de los códigos que le permitieran ganar puntos. Las pistas fueron apareciendo dentro de la App y toda la actividad fue registrada y las clasificaciones mantenidas para determinar el ganador final. El ganador obtuvo un upgrade a primera clase en el vuelo de vuelta.

5. Utilice la App para Ofrecer las mejores Actividades y Experiencias

Las noches fueron para la diversión y la unión: cenas, excursiones y tours. La App del evento estaba llena de cosas que ver y hacer en Islandia por lo cual la gente estuvo bien motivada antes del evento, y una encuesta antes del comienzo le permitió a cada uno expresar sus preferencias y pudimos reducir la larga lista de posibles cosas que hacer. Esto también permitió el seguimiento del número de participantes por actividad, los espacios de tiempo preferido, y exactamente definir quién iba a ir a cada evento, ayudándonos a que la gente pasara y compartiera tiempo juntos.

6. Comuníquese con todos en un Instante

Los cambios son típicos para cualquier evento, y las aventuras patrocinadas por una compañía no son la excepción. Actualizaciones en vivo y alertas dentro de la App del Evento aparecieron en cada dispositivo, no importando el tipo, y mantuvo a todos los asistentes informados. Información esencial, cambios y cancelaciones pudieron ser enviadas en línea y fueron esenciales para la coordinación en el sitio (después de todo, es difícil disfrutar un tour caminando en medio de un chaparrón).

La App fue también útil para acorralar el grupo instantáneamente. ¿Ya es tiempo para el desafío del cubo de hielo de 30 personas? Estuvo bien enviar un recordatorio. Las actualizaciones en vivo nos dieron la flexibilidad y la agilidad para cambiar el plan al momento y adaptarnos a obstáculos inapropiados y a las nuevas oportunidades a medidas que van apareciendo.

Bonus: Buscar Feedback

“¿Te gustaría algo más con esto?”

Dar a los participantes la oportunidad de prepararse, una oportunidad para que opinen, y una selección de las actividades es una gran manera de obtener el máximo provecho de su viaje de incentivo, pero no hay sustituto para la retrospectiva. Cuando se trata de mejorar sus eventos de año en año, la retroalimentación cualitativa es su mejor amiga.

Después del evento, hemos llenado de una encuesta en la aplicación viaje de incentivo, el suministro de información acerca de lo que nos gustaba y lo que no nos gustó. Las Analíticas que indicaban nuestro uso de  la aplicación del evento se utilizaron para corroborar nuestras historias. Tomando estos datos cualitativos y cuantitativos como base, tendremos criterio para mejorar el evento del próximo año.

Alertas por correo electrónico de seguimiento con las instrucciones para la carga de fotos y filmaciones para poder compartir nuestras experiencias y recuerdos uno con el otro, y la aplicación de eventos todavía se utiliza para guiar a los equipos a través de la ejecución del proyecto sobre la base de las reuniones que tuvieron lugar en Islandia.

Mientras que muchos viajes de incentivos son privados debido a la puesta en común de los documentos internos, estamos felices de compartir nuestras experiencias y otros consejos que hemos aprendido de planificadores de viajes de incentivo en el pasado.