Comprometerte con tu público los 365 días del año, no durante el evento, es el objetivo final de muchos planificadores de evento con visión de futuro.

¿Qué estás haciendo en este momento para captar la atención de tu audiencia, desarrollas estrategias con anticipación e impulsas la venta de entradas antes que comience el evento?

¿Cómo te aseguras que las conversaciones y las relaciones continúen mucho tiempo después de finalizado el evento?

Debes saber que la tecnología para eventos aporta un increíble valor a la experiencia on-site pero puede también ayudar a alcanzar objetivos antes del evento, durante, después del mismo ¡y mucho más!.

Escribiremos sobre estos tópicos en un futuro cercano, pero ahora la conversación se enfocará en cómo la tecnología para eventos puede ayudar a completar su lista de acciones que puede hacer antes del evento.

Como Gerente de Éxito de los Clientes con EventMobi, hay varios objetivos que han surgido en conversaciones con mis clientes que puede que también estés tratando de alcanzar:

1. El incremento de los registros en el evento y el aumento de la venta de tickets

Si tu objetivo es manejar el registro y/o venta de tickets, el usar una plataforma de registro que se integre con tu App del evento realmente simplificará tu trabajo.

Las ventajas de manejar tu propia App para Eventos y su Señalética Digital a través de un Gestor de Contenidos te permitirá:

• Hacer cambios al instante.
• Personalizar fácilmente la página de registro a las necesidades de tus eventos.
• Tener tu sistema de registro en línea de forma inmediata y a tu conveniencia

Algunas recomendaciones para dirigir el tráfico a tu página de Registro:

• Realizando promociones temprano, ofreciendo una reserva anticipada.
• Reparte las fechas de publicación del registro para dirigirte a diferentes grupos de asistentes.
• Aprovecha las analíticas de su sistema de automatización de marketing o sistema de envío de correos para comprender los días y las horas en que tu audiencia suele abrir los mensajes que les envía. Envía sus invitaciones en estos días y horas.

La ventaja de escoger una app para evento que esté integrada con tu registro es una forma en que puedes usar tu página de registro como una oportunidad de dirigir el tráfico hacia tu app. Incluso si tus sesiones no están todavía confirmadas, puedes cargar un esquema de lo que será el contenido, el logotipo y un adelanto del contenido de forma de tal forma que se pueda empezar a promover entre los asistentes la descarga y la utilización de la App para el Evento.

2. Resaltar a los Ponentes destacados para generar entusiasmo.

Una vez que tienes fichado ese ponente fuera de serie, ¿qué hacer? No es un secreto que una sesión destacada (keynote) puede incrementar la asistencia a un evento.

Aquí presentamos algunas formas para destacar a los ponentes estrella en tu página de registro y en tu aplicación:

• Colócalos en la página principal de tu App.
• Ubica su perfil al principio de lista de ponentes para darle mayor importancia.
• Envía alertas mediante la App a grupos específicos de asistentes con material promocional para la presentación del ponente destacado.
• Utiliza módulos como «Foros de Discusión» como una sección de preguntas y respuestas antes del evento a fin de recabar las preguntas más frecuentes y que el ponente puede contestarlas durante su presentación.

3. Compartir el contenido correcto en el momento preciso.

¿Sabes lo impresionante que sería “saber antes de ir” a través de un correo electrónico que le envíes a los asistentes? En lugar de que los asistentes estén como locos buscando información acerca de todo lo que rodea al evento. ¿Por qué no incluirlo dentro de la Aplicación? El crear una página de información en donde esté todo el conocimiento centralizado ayuda a dirigir el tráfico a tu aplicación y proporciona un valor constante a los asistentes.

En esa página puede incluir cosas tales como:

• Información de Viaje
• Cosas que hacer en la zona
• Información de contacto con el personal de staff para cualquier pregunta.
• Información de Emergencia
• El Clima
• Código de vestimenta
• Recomendaciones de Seguridad

4. Dar a los patrocinadores una oportunidad de alcanzar una audiencia más amplia.

¿Quieres dar a los patrocinadores una mayor visibilidad, pero no estás seguro como llegar a este objetivo con el uso de la tecnología?

• Coloca a un patrocinador en la página principal del sistema de registro.
• Darle presencia real y continua en banner, perfiles de patrocinadores, o en un lugar destacado en la página principal de la App.
• Sube folletos acerca de la información de tus Patrocinadores antes del Evento.
• Programa alertas con información sobre el patrocinador, enlaces a su trabajo o cualquier otra información destacada. Puedes incluso dirigir esta información a grupos específicos de usuarios.
• Crea un «Foro de Discusión» para permitir a los Patrocinadores compartir información en cualquier momento antes del evento con los asistentes.

5. Facilitar el networking más allá de las cuatro paredes que conforman la sede del evento

Durante la búsqueda de una plataforma de tecnología para eventos, asegúrate de que la plataforma permite el contacto en cualquier momento durante toda la experiencia del evento. Enfocarse en el compromiso y seguimiento sólo durante la experiencia en el sitio deja de lado esa premisa de contacto durante los 365 días del año, por lo cual utiliza herramientas tales como perfiles de asistentes, enlaces a LinkedIn y canales de discusión privados (Como los Foros Grupales) para iniciar la interacción antes del evento.

Recuerda que la participación antes del evento es vital para alcanzar el éxito. Facilitar el networking sumará valor tanto a los asistentes como a los patrocinadores.

Via | Blog Eventmobi