Ponte el cinturón porque, cuando se trata de la tecnología en el área de reuniones y eventos, este va a ser «un paseo muy divertido», el experto en tecnología para eventos Corbin Ball, fundador de Corbin Ball Associates, dijo a los asistentes a la «Religious Conference Management Association Emerge»: «En estos próximos años, vamos a ver algunos cambios increíbles«, impulsado por tres tendencias tecnológicas.

1. Wi-Fi :

Sigue siendo el elemento vital de la demanda en la Comunicación para Eventos. La demanda de Wi-Fi seguirá creciendo de manera exponencial y las salas de reuniones tendrán que adaptarse para mantener la actividad, dijo Ball. «[Wi-Fi] es una utilidad básica para el funcionamiento de una reunión eficaz.»

Entre los hechos que citó: Una encuesta reciente encontró que el servicio más deseado de los huéspedes del hotel es el acceso gratuito a internet en la habitación. Además, el 64% de los planificadores de reuniones dijo que la disponibilidad de conexión Wi-Fi afecta a su elección del lugar, y el 31% dijo que podría afectar su elección, sólo el 5% dijo que la conexión Wi-Fi no afectaría a las decisiones de selección de sitios.

El reto para las instalaciones es mantenerse al día con la creciente demanda de ancho de banda de los clientes. «Las tabletas están impulsando el uso de datos rápidamente. Los iPads , en promedio, consumen un 400% más ancho de banda que el promedio de iPhone«, dijo Ball. Las tabletas son la tecnología de más rápido crecimiento en la historia – más rápido incluso que los teléfonos y la televisión – y la gente está viajando con varios dispositivos. Todo esto está impulsando los requisitos de ancho de banda a niveles insostenibles para los hoteles y lugares de reunión.

Existe la tecnología para construir la infraestructura para manejar todo el ancho de banda, dijo Ball. Es sólo una cuestión de los hoteles y centros de convenciones, tomar la decisión de dar un paso adelante y proporcionarla. Ciertamente, hay un costo al hacerlo, pero el costo de no hacerlo es aún mayor, dijo. Una solución consiste en ofrecer acceso libre «restringido» a Internet en todo el recinto del hotel o reunión, lo que significa que el lugar proporcionaría suficiente ancho de banda para los clientes para comprobar el correo electrónico, navegar por la Web y Twitter. Los huéspedes que deseen más ancho de banda – para transmitir video o descargar archivos de gran tamaño, por ejemplo – tendrían que pagar por el acceso a Internet de alta calidad.

Es un tema complejo, dijo , Ball , que los planificadores y los proveedores necesitan educarse a sí mismos para que sepan lo que necesitan y cómo conseguirlo .

«Tenemos que tener algún tipo de compromiso que no va a costar grandes cantidades a las instalaciones , pero va a proporcionar un nivel básico de servicio para el grupo«, agregó .

Él cree que la visión de la tecnología Wi -Fi como un centro de beneficios terminará eventualmente, al igual que lo hizo con los teléfonos en la habitación.

 2 . Todo va Online : 

Dado que las empresas se convierten en empresas «basadas en

la red», así lo hace la planificación de eventos. Las nuevas tecnologías han hecho que sea más barato, más rápido y más fácil de gestionar las reuniones a través del uso de aplicaciones en línea. «Lo que solía tomar un equipo de programadores semanas , meses, y cientos de miles de dólares para hacerlo, ahora lo puede lograr por un adolescente superdotado en un fin de semana en su dormitorio«, dijo Ball. El resultado es una explosión de aplicaciones ( 650.000 aplicaciones para el iPad , 500.000 aplicaciones de Android ) , muchos de los cuales son gratuitos o de muy bajo costo . Y son muy fáciles de desarrollar para sus reuniones.

Esta tendencia está conducida por la computación en la nube, el movimiento de datos y software a servidores remotos que los usuarios acceden a través de Internet. La gente no tiene que instalar el software y descargar toneladas de datos en sus dispositivos, sino que todo se almacena en «la nube», para acceder cuando sea necesario. También hay una mayor interoperabilidad entre los sitios web, que se refiere a la capacidad de un sitio Web para trabajar con otros para compartir datos. Esto hace que sea fácil de añadir, por ejemplo, el alquiler de coches o un hotel información a un sitio de registro. Estas tendencias han dado lugar a la utilización de los Tablet PC para gestionar reuniones. «Estamos entrando en una era post- PC en un ordenador portátil parecerá tan pintoresco como un teléfono móvil del tamaño de un ladrillo«, dijo Ball.

Todos los aspectos del proceso de planificación de reuniones puede ser asistido por la tecnología basada en la Web , desde el registro hasta la comercialización, la gestión de la relación, y los viajes, dijo Ball, cuyo sitio Web enumera 59 categorías de productos de tecnología de la planificación de reuniones creadas por más de 1.500 empresas diferentes. Muchos de ellos son gratuitos, como Amiando, un sitio de registro que permite a los asistentes a registrarse para una reunión, a través de  Facebook y promover el evento a sus amigos. Otra es la de planos de pisos Genie, una herramienta de gestión de plantas en la feria.

3 . Las reuniones virtuales e híbridos:

El futuro es ahora. La tecnología para reuniones virtuales ha recorrido un largo camino en un corto periodo de tiempo y seguirá transformando la industria. «¿Recuerda la clásica escena en la película ‘Star Wars’ , donde los proyectos R2D2 la imagen brillante de la princesa Leia? Estamos mucho más allá que la tecnología en este momento» .

«Las reuniones híbridas están de moda en este momento, y vamos a ver más de ellos, ya que se vuelve más barato y más fácil de extender una reunión cara a cara a un público mayor«, dijo Ball. Los planificadores están encontrando que las reuniones híbridas no están canibalizando eventos cara a cara como muchos temían, en realidad están aumentando su exposición. Ball citó una reciente encuesta de Meeting Professionals International, donde dos tercios de los encuestados dijeron que la reunión híbrida no disminuían la asistencia, mientras que cerca de un cuarto dijo que aumentó la asistencia.

Hay una variedad de herramientas de reunión virtual libres que se pueden utilizar en conjunto con eventos cara a cara. Skype, que conecta a las personas cara a cara a través de Internet, también se puede utilizar para transmitir altavoces para eventos en vivo . Mencionó una conferencia a la que asistió recientemente en la India, donde un orador se unió a un grupo en directo a través de Skype .

Otra herramienta es Google Plus Hangouts. Los que tienen cuentas gratuitas Google Plus puede utilizar Hangouts convocar grupos pequeños de manera virtual y difundir una grabación de vídeo de su Hangout a YouTube o sus propios sitios Web. Podría ser una herramienta eficaz para los planificadores para celebrar seminarios web o pequeñas reuniones y publicarlos en la Web, YouTube u otros sitios de medios sociales.

Via | Meetingsnet (Dave Kovaleski)