Si el reciente éxodo de las guías de evento en papel hacia las apps para eventos sirve como signo, ciertos aspectos de su evento pronto se pueden ver afectados por el gran ritmo de la innovación en tecnología. «Moverse rápido y romper cosas» es la frase favorita de los innovadores de todo el mundo, y en el mundo de la planificación de eventos, esto no es diferente.
El papel de la innovación en el mundo de los eventos, ha tomado recientemente un centro de atención en los medios de comunicación de negocios. El blog de Harvard Business Review es uno de los contribuyentes más recientes al debate en curso. “4 maneras de arreglar las Preguntas y Respuestas (Q & A) de sesiones” está escrito por Thomas Wedell-Wedellsborg, un innovador empresarial del pensamiento-líder y speaker profesional.
Recientemente, EventMobi tuvo la oportunidad única de charlar uno-a-uno con Wedell-Wedellsborg. Le preguntamos por su visión y recomendaciones para ofrecer una gran sesión de Q & A en su próximo evento. Cuando se trata de ponentes y sesiones, sus consejos simples pero eficaces pueden ayudar incluso al planificador de eventos de mayor actividad a mantenerse por delante de la curva sin romper a sudar.
La innovación está justo debajo de su nariz
En su artículo del blog HBR, Wedell-Wedellsborg afirma que los Q & A tradicionales, que se utiliza casi exclusivamente en cada evento, necesita una reforma. «El mismo formato, en mi opinión, es una reliquia disfuncional del pasado, añadido sin pensar a las agendas de todas partes, y creo que es algo que tenemos que repensar«, escribe.
Todos estos temas de preguntas y respuestas se reducen a dos problemas fundamentales: las audiencias normalmente no están “comprometidas” y se mantienen en «modo de escucha», y la falta de moderación a menudo da lugar a una falta de calidad de las preguntas entrantes. Como resultado, «nueve de cada diez veces, el Q & A de sesiones terminan siendo la peor parte del evento«.
Le preguntamos por qué le ha costado tanto a la industria el cambio, y señala que algunos eventos más grandes ya han adoptado métodos con visión de futuro para mejorar. El problema, señala, se encuentra con la inercia que afecta a muchos eventos más pequeños.
«Cuando la gente piensa en lo que realmente hace bueno a un evento, el Q & A rara vez les viene a la mente«, dice. «La gente ya tienen bajas expectativas de los Q & A, por eso que hay una gran oportunidad para sorprender y deleitar a su público.»
En su búsqueda de mejoras fáciles y de gran impacto, los organizadores de eventos a menudo se olvidan de considerar si el Q & A tradicional realmente les está funcionando. Pero de acuerdo con Wedell-Wedellsborg, cautivar a los asistentes con una sesión optimizada de Q & A puede llegar a ser el elemento que los planificadores están buscando.
Ponentes, que sea sencillo
Wedell-Wedellsborg cree que una causa subyacente de la inercia es la falta de soluciones simples y fáciles de entender. Señala que incluso pasando un simple micrófono puede llegar a ser difícil de manejar, con tendencia a dificultades técnicas, e incómodo para los asistentes.
El desafío de encontrar una solución universalmente sencilla es difícil, pero Wedell-Wedellsborg tiene algunos trucos propios que ha utilizado con grandes resultados:
- La Q & A inversa: Al hablar, tratar de plantear una pregunta a la audiencia. Por ejemplo, usted podría decir que «Para usted, ¿cuáles son las claves de esta sesión?» Todo el mundo puede expresar su opinión, y los asistentes tendrán la oportunidad de relacionarse con los demás de una manera más natural.
- Pregunte por las reacciones, no sólo preguntas: A veces, los asistentes sólo quieren hacer comentarios. La apertura de la discusión de sus observaciones puede animar a más asistentes a compartir.
- Tenga gente enviando las preguntas en grupos: permita que la gente se congregue en grupos y discutan las preguntas entre ellos. Este proceso de auto-selección agrega un aspecto de la moderación en grupo que pueden mejorar la calidad de las preguntas que se hacen.
Pregunte a cualquier asistente lo que recuerda de una sesión y pueden mencionar los aspectos de cada etapa de la presentación. Pero pregúntele cómo se sentían acerca de ella, y puede estar seguro de que van a recordar más vívidamente cómo el orador terminó la charla. Poner fin de la sesión de Q & A con una explosión en lugar de un fiasco puede dejar impresiones duraderas en los asistentes, y Wedell-Wedellsborg cree que esta es una oportunidad para los planificadores de eventos de todos los tamaños.
«Q & A es una de esas cosas en las que normalmente no invertimos tiempo, pero es un aspecto que podría mejorar drásticamente la calidad del evento«, dice.
Con el fin de convertir más asistentes en participantes activos, muchos planificadores están optando por nuevas opciones tecnológicas. Como ejemplo eche un vistazo a las preguntas en tiempo real de Eventmobi, característica integrada en cada sesión de la App del evento, una forma fácil de conseguir que los asistentes hagan preguntas y voten por sus favoritas para llevarlas a la cima de la lista.
Para conocer más sobre la obra de Thomas Wedell-Wedellsborg en la innovación empresarial y los temas sobre los que habla, eche un vistazo a sus publicaciones, incluyendo ”Innovation As Usual: How To Help Your People Bring Great Ideas To Life”, así como su blog oficial.