Para entusiastas de la tecnología como nosotros, ver la tecnología en acción es una cosa hermosa. Aún más gratificante es ver las muchas maneras en que la tecnología mejora las conexiones cara a cara que ocurren todos los días en los eventos.
EventMobi asistió recientemente a SPiNCon 2015, la conferencia anual de la Red de Planificadores Senior de la Industria (Senior Planners Industry Network SPiN).

Llegamos a ver cómo la tecnología ayuda a planificadores y asistentes en el siempre importante proyecto de networking en los eventos. En SPiNCon, los miembros se reúnen para obtener apoyo e inspiración de otros, compartir sus experiencias con los productos que les gustan, las estrategias que han tenido éxito y las tendencias a tener en cuenta.

En el espíritu de compartir conocimientos y presentar mejores eventos en todos los ámbitos, los planificadores SPiN también están felices de compartir sus comentarios con los patrocinadores y los proveedores.

En SPiNCon, Dylan Monorchio habló sobre el engagement y la tecnología que abarca todo el ciclo del evento para líderes de eventos exitosos. En la sesión, algunos de los temas que suscitaron mayor debate fueron el networking y la gamificación en el evento.

En SPiNCon, las sesiones educativas están bien equilibradas con actividades de networking y de ocio, todo esto estuvo soportado por una  única App para Eventos de EventMobi, por lo cual los planificadores hablaron positivamente sobre esto.

1. El establecimiento de una presencia en el evento

La App del evento de SPiNCon ayudó a los planificadores a mantener su política de ejecutar eventos completamente sin papel al proporcionar una fuente digital para toda la información. Debido a que la App residía en el dispositivo móvil de todos y cada uno de los asistentes, la aplicación de la conferencia también fue capaz de aprovechar todas las características de la tecnología para apoyar la experiencia del evento.

El Networking en la App de la conferencia SPiN fue fácil. Cada participante tenía un perfil completo con una fotografía, breve biografía, enlaces a redes sociales, y la información profesional para que pudieran llegar a conocerse unos a otros y mostrar su personalidad. Es prerrogativa del planificador el recoger esa información durante el registro y hacer que aparezca automáticamente en la aplicación de evento, o el permitir a los asistentes el agregar y editar su propia información a través del panel del asistente en la App.

El panel del asistente está allí para permitirles personalizar completamente su experiencia a partir de la adición de sesiones y patrocinadores a su lista de favoritos, la creación de su presencia en la App del evento y la gestión de las conexiones entre sí a través de mensajes de chat dentro de la App.

Los asistentes que hacían presentaciones en el evento también se vincularon en la App a las sesiones en las que participaban, lo que permitió a su público encontrarles y conectar con ellos rápidamente. Antes del evento, los asistentes pudieron ver sus perfiles y prepararse para sus conversaciones, maximizando el potencial del Networking en los tiempos asignados.

2. Hacer conexiones con el Chat de la App

Los asistentes también pudieron conversar entre ellos directamente desde sus perfiles en la App del evento, lo que realmente fue práctico durante este estilo de evento de networking rápido y sin papeles. Cada proveedor se sentó en una mesa mientras que los planificadores en equipos de dos se rotaban en las mesas. Se les dio cinco minutos a cada uno para hablar de lo que hacen y – La palabra clave es hablar. Se les instruyó para guardar sus tarjetas, panfletos, y cuadernos y sólo tener conversaciones para resolver problemas reales con los demás. Con sólo cinco minutos y dos planificadores para charlar  la mayoría de las conversaciones se iniciaron con  «cuéntame acerca de un problema que estés teniendo y te diré si sé cómo resolverlo.»

Algunos planificadores desafiantes dieron tarjetas de visita a pesar de las reglas, pero la mayoría de los profesionales de eventos con los que Dylan conversó no tenían una manera de anotar los nombres y detalles. Todo el mundo apreció el tener la App del evento como respaldo para su posterior consulta.

La funcionalidad de chat interno es una gran manera de mantenerse en contacto con otros asistentes o ponentes, independientemente de las circunstancias de networking. Los mensajes se envían y reciben al instante, y se notifica a los destinatarios dentro de la App del evento y por correo electrónico.

Esta experiencia también es ideal para la creación de networking proactivo. Antes del evento, Dylan fue capaz de llegar a un par de clientes existentes entre los planificadores de alto nivel para ver si querían reunirse en el evento. Dado que los los asistentes se pueden buscar por contenido del perfil, también tuvo la oportunidad de ponerse en contacto con la gente en base a intereses comunes, denominaciones y ubicaciones. Por ejemplo, él se acercó a todos los demás asistentes canadienses para ver si estarían interesados ​​en unirse a él para un número grupal durante la batalla de Lip-sync del evento.

3. Juego de Networking

La batalla de Lip-sync fue un ejemplo de un juego de Networking. Mediante la adición de un poco de competencia amistosa a una actividad divertida, los planificadores de SPiN fueron capaces de mantener a todos en  la sala entusiasmados y comprometidos. Todo el mundo estaba ya sea en el escenario o riendo en la audiencia. Un juego tonto como este es la manera perfecta para involucrar incluso al participante más tímido y reservado, por lo que es fácil para todo el mundo iniciar conversaciones casuales y  romper el hielo.
La gamificación del evento fue uno de los temas más debatidos durante la sesión de Dylan. Los planificadores y los proveedores están constantemente en la búsqueda de nuevas e innovadoras maneras de involucrar a los asistentes y convertirlos en los participantes del evento. La gamificación busca lo que hace a los juegos tan cautivadores y aprovechar aquellos aspectos para motivar acciones de los asistentes y, a su vez, apoyar los objetivos del evento. Entérese de lo que impulsa el juego en nuestro último libro electrónico: La Guía Definitiva para la Gamificación de Eventos.

Los Juegos de Networking en la App del evento funcionaron mediante la creación de desafíos para hacer conexiones, diseñando normas para apoyar los tipos de conexiones que se deseaba que hicieran los asistentes y luego incentivar la actividad con puntos y premios. Los juegos son fáciles de jugar y cada tipo se ejecuta con la misma mecánica simple. Los asistentes pueden ver las reglas y una lista de desafíos en cuanto se abra el juego. Cada desafío tiene la forma de una pregunta o idea, y cada uno tiene un código correspondiente. Los jugadores completan un reto introduciendo su código, y se otorgan puntos en consecuencia.

Para romper el hielo, se puede configurar el juego para motivar a la gente para hacer las conexiones más profundas, dando a cada jugador un código y la creación de una regla en la que la gente sólo divulgan sus códigos después de cinco minutos de conversación. Si usted tiene objetivos específicos para la conversación, que los jugadores intercambian sus códigos después de haber sido discutido alguna serie de temas predeterminados. Esta es también una gran manera de crear conversaciones con los patrocinadores, o entre compradores y vendedores.

Alternativamente, se puede diseñar un juego de Networking basado en la velocidad, para dar a cada persona una gran cantidad de contacto más ligero, lo que podría implicar la asignación de puntos sólo a los ciertos asistentes (estos deben mantenerse en secreto). Entonces, se convierte en un juego de números ya que todo el mundo trata de hablar con tanta gente como sea posible para descubrir los jugadores con puntos.

Otro tipo de Networking se realiza para promover el intercambio entre grupos particulares, por ejemplo, fomentar las conexiones entre veteranos de la industria y los planificadores más nuevos o con menos experiencia para lo cual varíe la asignación de puntos para que cada uno consiga más puntos cuando intercambia con el grupo con el que usted desea que se relacione. Es decir cada vez que un novato habla con un senior o viceversa cada uno obtenga mayor puntuación que cuando hablan con uno que tiene su mismo nivel de experiencia.

Muestre a los participantes que más conectan en una tabla de clasificación en directo para dar a la gente un sentido de cómo va la competición. Dependiendo de su audiencia, simplemente ser reconocido por su sociabilidad y capacidad de networking es un poderoso incentivo para jugar  y tomar la actividad de Networking en serio.

El uso de un juego de networking en su App para evento permite realizar un seguimiento de cada conexión realizada y utilizar datos sólidos para demostrar el éxito del evento de networking. El número de jugadores indica cuántas personas en el evento fueron seducidas a participar y el número de desafíos completados por cada jugador le dará una sensación de éxito de networking promedio por persona.

Para obtener más información acerca de cómo crear y evaluar los juegos de redes en sus eventos, visita nuestra guía de implementación.

Fotografía por Josh Power Photography
Dylan Monorchio | Eventmobi