November 2019

A la hora de organizar un evento es imprescindible establecer un presupuesto en la fase de planificación, justo después de definir tus metas y objetivos. Es una previsión detallada de lo que ocurrirá financieramente en tu evento. Ayuda a controlar los gastos e ingresos, y mide el éxito del evento. Consulta en este artículo todo lo que necesitas saber y descubre 7 aspectos cruciales en el presupuesto de tu evento. 

Según un informe de Meeting Professionals International (MPI) y la compañía audiovisual PSAV, cuando se les preguntó a los planificadores de eventos sobre la capacidad general de su organización para presupuestar los eventos, esto es lo que dijeron: 

6% declararon que son “afortunados de tener un proceso”. 

30% de dichos procesos existen sólo por proyecto. 

El 33% mencionó que existen normas y procesos para la organización. 

El 28% respondió que su organización gestiona los recursos y procesos para ellos.   

¿Cuál es el punto de partida del presupuesto de un evento? 

Al elaborar el presupuesto deevento, lo primero es saber el significado del éxito financiero de tu evento y qué herramientas vas a utilizar para medirlo. Para conseguirlo, realiza una lista de todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se producirán en el evento. Siempre hay que tener en cuenta el flujo de efectivo. Una vez el presupuesto esté desarrollado, tienes que realizar un seguimiento y revisarlo regularmente para asegurarte de que estás dentro de los límites de los recursos asignados y predecir los resultados con la mayor precisión posible.  

Dependiendo del tipo de evento y objetivos que se realice, el éxito financiero se determina de distinta forma.  Además, tienes que comprender las necesidades de tu organización para planificar tu presupuesto en base a los gastos e ingresos más comunes. 

Por lo tanto, cuando se presupuesta un evento, es fundamental identificar qué aspectos representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costos. Además, es necesario distinguir entre costes fijos y variables para poder pronosticar eficazmente el presupuesto para tu próximo evento. 

Uno de los retos clave para los planificadores es asegurar cuidadosamente los gastos e ingresos para alcanzar las metas financieras, así como para medir con precisión el éxito de tu evento. 

1. Gastos 

Según una encuesta de la Professional Convention Management Association (PCMA), el 36% de todos los gastos son para alimentos y bebidas solamente. Este gráfico muestra una visión general de los gastos más comunes de las reuniones y eventos. Además, la tecnología de eventos puede incorporarse a todos estos gastos comunes debido a que puede ayudar con el marketing y la promoción permitiendo a los planificadores de eventos enviar notificaciones sobre los oradores principales y el registro. 

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Un evento se trata crear la mejor experiencia del asistente, por lo que asegúrate que los lugares donde gastas el dinero añaden y aportan valor a tu público objetivo.

2. Costes fijos y variables 

También es crucial diferenciar entre gastos fijos y variablesLos fijos son costes que no se modifican en función del número de participantes. Estos costes se calculan como un importe total. Sin embargo, los variables son costes que se modifican en función del número de participantes. Estos se calculan por persona. Aquí tienes un ejemplo. 

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3. Fuentes de ingresos 

Con el fin de cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos por publicidad, concesiones, tarifas de alquiler de stands o exposiciones, tarifas de gestión, registro y patrocinio. Todas las anteriores se consideran fuentes de ingresos.  

A pesar de las múltiples soluciones tecnológicas del mercado, la mayoría de los planificadores de eventos utilizan Excel o Google Sheets para su proceso de planificación de presupuestos: 

  • Organiza los ingresos y gastos en categorías según su importancia.  
  • Asigna títulos o categorías específicas para simplificar el seguimiento y la elaboración de informes. También, crea dos columnas para números estimados y reales.  
  • La manera más práctica de pronosticar los gastos y los ingresos es mirar a los años anteriores y usar un promedio de esas cifras como punto de partida. Es importante entender todos los números en el presupuesto y ser capaz de explicar de dónde vienen.  Procura guardar todas las facturas y recibos para respaldar el presupuesto del evento en caso de que ocurra algún suceso inesperado.  

4. Fondo de contingencia  

Un punto clave es planear los gastos imprevistos adicionales para estar preparado ante lo inesperado durante el evento. Piensa en lo que podría desencadenar un costo adicional y desarrolla un plan para enfrentarlo. 

Una vez llegado a este punto, tendrás que decidir si el evento es viable desde el punto de vista financiero. En ese caso, determinarás tu presupuesto y los elementos relacionados con el evento como promociones, equipo, personal… 

5. Calcula el flujo de caja para tu evento 

El flujo de caja y el inicio de la caja son dos elementos clave que a menudo se pasan por alto cuando se pronostican los gastos e ingresos de un eventoEspecialmente en el caso de eventos, lo más probable es que los gastos se produzcan antes de que se generen los primeros ingresos por eso necesitas poder pagar las cuentas mientras que esperas a los pagos.  

Para calcular el flujo de caja, sumtodos tus ingresos y resta las cuentas por cobrar no cobradas (dinero que te deben por servicios/trabajo realizado). A continuación, si luego restatodas tus cuentas por pagar (dinero que debes por servicios/trabajo que se le ha proporcionado) a ese número, obtendrás el dinero en efectivo. Si el número es positivo significa que tienes un flujo de caja positivo. 

6. Haz un seguimiento y examina el presupuesto de tu evento 

Realizar un seguimiento del presupuesto es crucial para enfrentarte de la mejor forma a los gastos inesperados.  A la hora de continuar con el proceso de planificación, es buena idea confirmar de antemano quién tendrá la autoridad para gastar más allá del presupuesto aprobado. Sin embargo, también pueden existir gastos no planificados pero que gracias al fondo de contingencia estarán bajo control.  Para ello, hay una serie de soluciones tecnológicas útiles que te ayudarán en este proceso. Además, estas plataformas te proporcionan velocidad para alcanzar tus objetivos y precisión en tiempo real para comunicarte con tu equipo.

7. Analiza el rendimiento financiero 

Una vez haya finalizado el evento, cierra el ciclo y suma todos los gastos e ingresos. Esto no sólo es importante para mostrar a las partes interesadas, sino también para aprender de sus experiencias y mejorar tu próximo evento mediante el análisis derendimiento financiero. 

El siguiente pasoes pensar en las medidas de éxito y los puntos de referencia que se definieron antes de tu evento para determinar si tuvo éxito o no. En la última década, la aparición de nuevas tecnologías ha permitido a los planificadores medir el rendimiento global de un evento de múltiples maneras. Utilizando datos cualitativos y cuantitativos de eventos, te permite tener mejores condiciones de cuantificar el rendimiento de tu evento y mostrar el impacto. 

El retorno de la inversión (ROI) es una medida de rendimiento utilizada para evaluar el éxito de tu evento. Es un porcentaje que muestra el retorno deevento en relación con los costos que se produjeron. Además, hay opciones adicionales para medir los impactos no monetarios del negocio como escucha social, encuestas de eventos o reconocimiento de patrocinadores.  

En conclusión, la forma de evaluar y analizar el desempeño financiero general es compleja, pero al mismo tiempo madura con la oportunidad de promover la mejora continua a través de un análisis cuidadoso de sus esfuerzos pasados. Da prioridad a las áreas de medición más importantes y, a continuación, asigna un indicador clave de rendimiento (KPI) a cada una de estas áreas cruciales. Los KPIs deben ser elegidos en base a la relevancia del área de medición, así como a la capacidad de rastrear y medir con precisión ese indicador. Después de eso, podrás medir tu desempeño año tras año y también establecer una meta para una medición global de tu desempeño financiero. 

Las herramientas de presupuestación de eventos son sólo un aspecto de cómo el planificador actual está aprovechando la tecnología de eventos. Nosotros te animamos a que des la oportunidad a estas innovaciones tecnológicas y puedas determinar qué tanto por ciento está destinado para cada parte del evento de una manera eficiente.  

Si tienes alguna duda o si quieres invertir parte de tu presupuesto en tecnologías como apps para eventos, registros, etc. no dudes en ponerte en contacto con nosotros.  

*Artículo basado en “Event Budget Basics: Everything you need to know” (from Eventmobi Blog)

Sabemos que puede ser difícil pero el 84% de los líderes tecnológicos están de acuerdo en que los eventos en vivo son críticos para el éxito. Veamos los objetivos y los posibles obstáculos que puedan ocurrir, así como la optimización de la conversión de leads de calidad. Descubre cómo los eventos tienen un papel importante en la estrategia de conversión y consigue optimizar tu funnel de marketing con eventos.

¿Qué es el Marketing Funnel (o embudo de marketing)? 

El embudo de marketing representa las etapas que tiene que completar un usuario desde que visita tu página web hasta que realizar el objetivo determinado, es decir, guiar a los compradores a través del embudo para que puedan realizar la compra correcta. 

“Es una visualización del viaje del cliente”  

Los clientes potenciales se mueven por el embudo en puntos de inflexión específicos para tomar decisiones que determinan si se convertirán en compradores. Podemos dividirlo en 3 etapas:  

  • La notoriedad y el recuerdo en la parte superior del embudo. (TOFU: Top of the funnel) 
  • La etapa de consideración en el centro del embudo. (MOFU: Middle of the funnel) 
  • La etapa de conversión en la parte inferior del embudo. (BOFU: Below of the funnel 

A continuación, destacamos la evolución de qué es lo que consiguen los usuarios cuando cumplen las diferentes partes del funnel. En la primera parte son meros visitantes, los cuales se convierten en leads cuando han visitado tu página web, tus redes sociales y te proporcionan sus datos ya que te consideran como marca potencial que satisface sus necesidades. Posteriormente, podemos remarcar las oportunidades que te ofrece el contacto directo con ellos y puedes utilizar esto como herramienta para motivar la conversión y que se transformen en clientes fieles.  

marketing funnel

Tipos de eventos y el embudo 

Los eventos son una gran manera de interactuar con los clientes potenciales, pero ¿qué eventos informan en qué etapa del embudo te encuentras? 

Cada tipo de evento puede complementar y nutrir cualquier etapa del embudo de marketing.  

  1. Eventos para Top of the Funnel (TOFU) 

Representa la notoriedad y el recuerdo que los clientes potenciales tienen de tu marca.  Lo más probable es que estos nuevos clientes te descubran por primera vez. Esta es la razón por la que tu objetivo como organizador de eventos es aprovecharlos para ganar un buen posicionamiento y recuerdo cuando los asistentes interactúen con tu marca.  

Las principales metas a cumplir en esta parte del funnel, son generar conciencia y dar visibilidad a la marca creando buenas primeras impresiones.  Para ello, debemos proporcionar el mensaje correcto al cliente correcto.  

Una forma dinámica y atractiva para generar conciencia de tu marca es favorecer el networking en el evento. De esta forma, conseguirás a la audiencia adecuada en el lugar adecuado en el que recibirán un contenido valioso sobre de tus valores, tus puntos débiles y tus objetivos. Esto les ayudará a avanzar en el embudo.  

Disponer de espacios para establecer una comunicación con tu equipo y desarrollar la marca, potenciará a los usuarios a identificarla con autoridad y prestigio.  

Otra de las principales ventajas de la estrategia de eventos de funnel que genera reconocimientos y gran cobertura en medios es la entrega de premios, ya que posicionas tu marca como experta en el sector. Así, conseguirás atraer a los líderes de opinión quienes construirán una mayor conexión y visibilidad de tu marca compartiendo tus logros en redes sociales, prensa o correo electrónico.  

  1. Eventos para Middle of the Funnel (MOFU) 

Esta es la etapa de consideración. Para las marcas y los clientes potenciales significa un proceso de descubrimiento mutuo para determinar si su solución ayuda a satisfacer las necesidades de los futuros usuarios.  Por lo tanto, las ventas y el marketing tienen un papel importante en esta etapa y su alineación es absolutamente crítica para el éxito 

Para establecer relaciones más cercanas con los clientes potenciales, tu equipo de ventas necesita la lista de los asistentes y contactos que acudirán al evento antes del inicio del mismo. 

Otro gran desafío es diferenciarte de tus competidores. Por eso, los eventos son cruciales en esta etapa ya que proporcionan una plataforma para diferenciar tu propuesta de valor, tu producto, tu autoridad y tu visión.  

Asistir a ferias relevantes es imprescindible para colocar tu marca donde están tus clientes. La instalación de un stand, un espacio de demostración y un obsequio es una estrategia divertida para conectar a los clientes potenciales con el equipo de ventas. Además, las estrategias de patrocinio mantienen tu marca en el top of mind de clientes potenciales.  

Al igual que los eventos de networking, los eventos VIP atraen a los líderes de la industria que tienen influencia en las decisiones de compra. La clave es introducir gradualmente el mensaje de tu marca cuando sea relevante para la conversación. Esto significa hablar de los problemas que tu producto resuelve 

  1. Eventos para Below the funnel (BOFU) 

En la parte inferior del embudo, los clientes potenciales ya han invertido tiempo en evaluar la solución que ofreces y establecer una relación con tu marca. Ahora están determinando cuándo comprar. Por eso, es fundamental tener una relación sólida para abrir líneas de comunicación y acelerar las ventas.  

Los eventos son la clave para el fondo del embudo porque no sólo ofrecen una oportunidad sino también ayudan a establecer un equipo de clientes entregados y con expectativas correctas.  

El desafío en el sprint final del embudo es entender cómo tu solución se alinea con los objetivos comerciales más elevados y con los planes a largo plazo 

Los eventos VIP en la etapa de la BOFU son críticos para atraer a tus patrocinadores: deberás reunir a los líderes de pensamiento y ejecutivos clave que son muy influyentes dentro de sus organizaciones 

Las conferencias de usuarios son una excelente manera de entusiasmar a los clientes nuevos y antiguos y conectarlos con sus iguales, así como lanzar nuevos productos. Las conferencias son el evento más popular con más del 62% de los organizadores de eventos planificando conferencias.  

Además, otra forma de conexión con los clientes potenciales es a través de los eventos itinerantes, ya que darás la oportunidad de asistir a algunos clientes potenciales que no pudieron ir a la reunión más amplia y los conectarás con otros clientes locales que están resolviendo problemas que ellos también están tratando de solucionar.  

En conclusión, las conexiones en persona desde los eventos pueden tener un gran impacto en los números de conversión en tu funnel de marketing y acercar a tu equipo a esos objetivos de ventas a largo plazo. Por ello, identifica los desafíos clave de cada etapa del embudo y elabora el contenido del evento específico para cada una de ellas 

 Los eventos son siempre relevantes para las conversiones de marketing. 

¿Quieres sacar lo mejor de tus eventos? En Orquidea te ayudamos a conseguirlo.

En este artículo revisaremos las estrategias y consejos que podemos utilizar a la hora de hacer crecer la participación. Cautiva y atrapa a los asistentes: aumenta el engagement en tus eventos analizando en profundidad su significado y los modos de incentivar y medir el nivel de implicación e interactividad de los asistentes. 

¿Qué es?  

El engagement es el grado en el que los asistentes están participando plenamente y comprometidos por cada evento. La participación en eventos puede medirse en sesiones a las que se asiste, reuniones celebradas, conexiones realizadas, participación en encuestas, actividad de medios sociales y adopción (cantidad de descargas) de aplicaciones de eventos, entre otros parámetros.  

En definitiva, un asistente comprometido es un asistente satisfecho.  

Los organizadores de eventos tienen como objetivo incentivar la participación y la emoción de los asistentes para mejorar la experiencia en el evento. Por ello, el contenido del evento es un factor excepcional. Además, crear una plataforma en la que los asistentes puedan participar de una manera fácil y rápida nos ayudará a ofrecerles oportunidades para que puedan colaborar y formar parte del evento y así sentirse más implicados y escuchados.   

Profundizamos en las diferentes oportunidades que puedes ofrecer a tus asistentes para aumentar su participación, y en las distintas maneras de proporcionarte formas específicas para realizar un seguimiento de dicha actividad.    

Aspectos específicos que debes revisar para impulsar y facilitar la participación: 

  1. Une los parámetros: Antes de decidir qué oportunidades de engagement ofrecer, asegúrate de definir qué es exactamente lo que deseas para cumplir los objetivos propuestos.  Definiremos métricas que llamaremos KPI’s. Los indicadores deben ser acordados con el equipo de marketing de tu evento para que ellos puedan presentar sus propias sugerencias sobre cómo mejorarlos.  Una vez que se hayan elegido las métricas, hay que marcar las metas a seguir.   
  2. Maximiza la adopción de apps para eventos y marca unas expectativas con los asistentes: La forma más efectiva para que los asistentes participen en tu evento será a través de una aplicación para eventos que deben descargar antes de acudir al evento. Para incentivar la colaboración de los asistentes, asegúrate de comunicar eficazmente las distintas opciones que ofrece la app a los invitados para participar en el evento. Esto se puede lograr mediante el lanzamiento de una serie de correos electrónicos que describen las características y los consejos para sacarle el máximo provecho o explicarla en el proceso de registro.  
  3. Lluvia de ideas sobre iniciativas conjuntas con patrocinadores: Gracias a los patrocinadores de tu evento podrás promocionar todas las oportunidades adicionales para la participación antes, durante y después del mismo. Realiza un brainstorming para generar ideas con los patrocinadores sobre las formas más eficaces para favorecer la participación en el evento o la exposición de la marca de los patrocinadores mucho antes de la fecha de inicio de este. Las redes sociales o el contenido patrocinado pueden motivar a los asistentes a generar un mayor engagement tanto con el evento como con los patrocinadores.   
  4. Buzón de sugerencias virtual: Siempre y cuando los asistentes hayan acudido con anterioridad al evento, permite que, durante el periodo de preparación, expresen sus opiniones y recomendaciones acerca del evento, la alineación de oradores, o incluso, el menú de comidas.  Para ello, puedes abrir un buzón de sugerencias virtual para que los asistentes ofrezcan sus idead fácilmente. Además, cuántas más aportaciones, habrá más posibilidades de que los asistentes creen mayor engagement.  
  5. Chat en la app: Permite establecer contactos con otros asistentes y aumentar el networking. De esta forma la tasa de participación será mayor.  Cuanto más a menudo los asistentes se envían mensajes entre sí, mayor es la tasa de participación en el evento. Asegúrate de que los asistentes disponen de este apartado de la app antes de que empiece el evento.  
  6. Notificaciones push: Mientras que los mensajes del chat fomentan las interacciones entre los asistentes, las notificaciones push están destinadas a aumentar el engagement entre los organizadores y el asistente. Por lo general, estos mensajes se envían a todos los asistentes al mismo tiempo o por segmentado por grupos, para informarles de un cambio de horario, ofrecerles un contenido que complemente una sesión o difundir otra información importante. El diseño de notificaciones push que solicitan una respuesta de los asistentes es una buena manera de aumentar su nivel de engagement.   
  7. Agenda Personalizada: Las aplicaciones avanzadas de eventos permitirán a los asistentes crear su propia agenda con las sesiones a las que les gustaría asistir. La plataforma debería ser capaz de realizar un seguimiento de la cantidad de veces que una sesión en particular se ha añadido a la agenda personal de un asistente, lo que le permitirá saber qué sesiones fueron las más populares.  
  8. Valoración de las sesiones: La mejor manera de medir el nivel de engagement de los asistentes cuando se trata de sesiones, es permitir que se revise cada sesión. Lo ideal es que los asistentes puedan revisar las sesiones tanto en forma numérica (es decir, con una calificación de 1 a 5) como abierta. De esta manera, no se limitan al tipo de feedback que quieren dar. Cuánto más retroalimentación consigas de cada sesión, podrás mostrar fácilmente el alto nivel de participación de los asistentes.    

  

4 maneras de medir el engagement del evento: 

  1. Mide el número de asistentes al inicio y al final del evento: Para poder medir el engagement, los asistentes tienen que acudir al evento y participar. Por ese motivo, los organizadores de eventos tienen que registrar las personas que entran al inicio del evento y las personas que salen al final. De esta manera, dependiendo de la cantidad de personas registradas en los distintos periodos, podrás identificar el interés que han tenido tus asistentes con el evento. En conclusión, comparar el comienzo y el final de la jornada de asistencia, es una buena técnica para medir el compromiso, pero cabe destacar que existen otras formas de estudiarlo.   
  2. Se activo y constante en las redes sociales: Para saber cuánta actividad está generando tu evento en las redes sociales, tienes que tener presente varias preguntas: ¿cuánta gente está posteando sobre tu evento? ¿cuál es el hashtag utilizado y su tendencia?, ¿cuántas veces se comparte o se repite?  Para hacer un seguimiento de esta actividad y describir con precisión la participación de los asistentes, utiliza una herramienta de monitoreo de redes sociales. 
  3. Analiza el número de descargas de la app: Si tu evento se complementa con una app para mejorar la experiencia de los asistentes, tendrás que llevar el registro de cuántas personas se han bajado la app. Para ello, los organizadores sugieren una campaña coordinada para que los asistentes hagan clic en descargar y utilicen la app en el evento.    
  4. Maximiza la experiencia con la app: Durante el evento, la aplicación del evento será la principal fuente de engagement para los asistentes, debido a que gran parte del contenido del evento está en la aplicación. Los asistentes deben aprovechar al máximo este recurso y utilizar todas sus funciones para maximizar su experiencia en el evento. Lo ideal es que tu software de gestión de eventos tenga un panel de control con análisis de eventos que describa el rendimiento de la aplicación y la forma en que los asistentes se relacionan con ella.   

  

Conclusiones   

La participación en un evento es un aspecto necesario para el éxito de tu evento que debe ser comprendido desde múltiples ángulos. Aquí hay varias ideas clave para diseñar tu estrategia de participación en el evento:   

  • La implicación no es posible si los asistentes no saben cómo hacerlo. Comunica claramente las formas en que pueden participar y contribuir al evento.  
  • Fomenta la participación antes del evento organizando una comunidad online en la que los inscritos puedan conocerse entre sí y familiarizarse con el contenido del evento.  
  • Asigna métricas específicas a tus objetivos de engagement para cuantificar tus esfuerzos.  
  • Enlaza fuerzas con los socios y patrocinadores del evento para pensar en formas creativas de facilitar el engagement.   
  • Aprovecha al máximo tu aplicación para eventos y asegúrate de que los asistentes no sólo conozcan las funciones, sino que la descarguen desde el principio.  

Sigue estos consejos para diseñar tu estrategia de participación en el evento y conseguirás un alto nivel de engagement en los próximos eventos. Contamos con una plataforma integrada con la que desarrollamos apps para eventos. Nosotros te ayudaremos a atraer a esos asistentes. ¡Aquí te esperamos!

Una buena organización evita que tu tiempo y productividad se vean afectados. Tener varias tareas a la vez exige controlar el tiempo para conseguir ser efectivo, alcanzar un alto rendimiento, y así conseguir los objetivos propuestos. Hay 3 factores a evitar para maximizar tu productividad y que afectan negativamente a tu efectividad. Combate estos aspectos para elevar el nivel de eficiencia que tienen todos tus esfuerzos:  

Decir que sí   

Hay un gran movimiento en el mundo de la autoayuda para decir que sí. Decir que sí a la vida y aprovechar las oportunidades que normalmente no se presentan. Aunque esto tiene mucha importancia, hay que saber gestionarlo ya que con demasiada frecuencia decimos que sí a todo y a todos, y nuestra productividad se resiente por ello.  

Tu tiempo es limitado. Cuando decides decir sí a la cuarta reunión de tu calendario de hoy, para revisar el trabajo de un compañero, para aceptar un proyecto de un empleado, o para entregar otro informe de actualización de estado, estás perdiendo tiempo para trabajar en tus prioridades más altas. Cuando dices que sí con demasiada frecuencia, asumes la lista de cosas por hacer de los demás sin atender a la tuya propia. Para realizar más tareas en tu lista de prioridades, debes crear un equilibrio entre decir sí y no.  

Para maximizar el tiempo, deberás aprender a ser más asertivo, y saber decir que no. Sí, incluso a tu jefe, compañero, empleado, cliente o posible cliente potencial. Eso no quiere decir que puedas y debas decir que no a todo. Pregúntate a ti mismo (y a ellos) si realmente es una prioridad, y si es una prioridad más alta que la que está trabajando actualmente. No digas ciegamente que sí en el trabajo. Acostúmbrate a evaluar tus prioridades y cómo se verán afectadas al decir sí a otras tareas.  

Distracciones  

Hay muchas más distracciones en el trabajo de hoy en día que hace unos años. Internet está al alcance de la mano las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y nos tienta con las últimas noticias, actualizaciones en eventos y publicaciones en los medios sociales. Es interminable. Con el acceso a toda esta información, muchas personas tienen miedo a perderla. Perderse lo que tus amigos están haciendo, los últimos titulares, ofertas de Amazon Prime Day, el Black Friday, y mil opciones más. La distracción es una epidemia y está matando nuestra productividad.   

Un estudio encontró que se tarda un promedio de 25 minutos en volver a la tarea original después de una interrupción. Si permites que ocurran múltiples distracciones pequeñas en un día de trabajo, imagina todos los minutos y horas que perderás. Eliminar las distracciones es difícil. La mayoría de nosotros somos adictos a las noticias y los medios de comunicación ininterrumpidos en nuestros teléfonos. Un estudio de Deloitte de 2017 encontró que la gente revisa sus teléfonos 47 veces al día.  

Para minimizar las distracciones, primero debes de ser consciente de todas ellas. Empieza registrando cuántas veces haces lo siguiente en un día:  

  • Detener lo que estás haciendo para comprobar el correo electrónico.  
  • Contestar y mirar tu teléfono.   
  • Ser interrumpidos por alguien en cualquier momento.  
  • Enviar mensajes a través de apps de mensajería ya sea en un ámbito laboral o personal (Slack, Skype, Whatsapp)  
  • Abrir un navegador de Internet para leer noticias, buscar información o comprar online.   

Después de realizar tu propio seguimiento y análisis, es posible que te sorprenda el tiempo que dedicas a estos asesinos de la productividad. Incluso las personas que se consideran altamente productivas y enfocadas en el trabajo lo han hecho y se han sorprendido con los resultados. Al identificar de dónde vienen sus distracciones y cuánto tiempo están perdiendo, pueden empezar a minimizarlas.   

La mejor manera de liberarse de la distracción es reconocer que estás distraído y decirse a uno mismo que debes dejar de permitirlo.  

Dedicar más tiempo a las actividades de mayor Impacto 

La mayoría de las listas de cosas por hacer incluyen actividades de alto impacto, aquellas actividades que sabemos que nos ayudarán a impulsarnos hacia nuestras metas y a lograr rendimientos superiores. Las llamamos tus Actividades de Mayor Impacto. Estos son los lugares en los que deberías invertir la mayoría de tu tiempo.   

Sin embargo, la realidad es que nuestros hábitos de trabajo diarios impiden que muchos de nosotros pasemos el tiempo donde deberíamos. Nos arrastran a múltiples reuniones. Hay 25 cosas que revisar para nuestros compañeros de trabajo. Y no olvides las 17 llamadas programadas para la semana. Muchos de nosotros nos perdemos en nuestra interminable lista de tareas pendientes trabajando en tareas que son urgentes y sacrificando las que sabemos que pueden dar dividendos. Al final de cualquier semana, muchas personas sienten que no hubo suficiente tiempo para hacer todo lo que querían. La verdad es que tendemos a hacer tiempo para lo que es más urgente. De vez en cuando, deberíamos disfrutar y reservarnos un hueco para nosotros.  

Muchos de nosotros tenemos actividades y tiempo dedicado cada semana (en algunos casos, grandes cantidades de tiempo) que podríamos minimizar o subcontratar por completo. Para ayudar a combatir esto y usar la energía en actividades que te darán mayor beneficio, identifica tus actividades de mayor impacto todos los días y concéntrate en ellas primero.  

Si quieres ser más productivo, aprende a decir que no, a reconocer y a concentrarte en eliminar las constantes distracciones y a priorizar o delegar las diferentes actividades que desarrollas diariamente. Esperamos que estos consejos te ayuden organizarte y preparar tus futuros eventos con una alta productividad y buenos resultados. 

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