October 2019

Los planificadores de eventos se enfrentan a grandes retos constantemente y uno de ellos, es cambiar la preimpresión de acreditaciones y buscar nuevas formas más rápidas, fáciles y efectivas de hacer esto. Es hora de dejar la impresión tradicional de acreditaciones y pasar a formar parte de un mundo lleno de nuevas tecnologías y oportunidades para conseguir mejores resultados aprovechándose de estas 10 ventajas de la impresión de acreditaciones on-site.

Aquí están las razones principales para actualizarse y usar la impresión de acreditaciones on-site.

1. Es moderno y actual

El proceso para reflejar los datos identificativos de los asistentes para completar las acreditaciones es tan sencillo como aceptar a los visitantes registrados en tu sitio web de eventos o registrarlos en el mismo momento que entran y seguidamente imprimir dichas acreditaciones in situ.

2. Es flexible y manejable

Dispones de diferentes formas de impresión en directo. Los organizadores pueden definir los colores o diseños por categoría, elegir el tipo de fuente o imágenes de perfil. Les permitirá seleccionar el modo de impresión ya sea a través de códigos de barras, códigos QR o reconocimiento facial.  Además, los planificadores de eventos pueden utilizar la tecnología RFID y NFC para recuperación de leads o analizar el seguimiento de los asistentes.

Gracias a la implementación de nuevas técnicas debido al avance tecnológico, la experiencia del visitante es más increíble y memorable.

 

3. La sostenibilidad es un factor clave

La impresión de acreditaciones in situ es una forma de promover la sostenibilidad en eventos porque conseguirás reducir el uso de las fundas de plástico y evitar el desperdicio de acreditaciones en caso de haya habido alguna equivocación. Además la impresión de acreditaciones on-site te permite limitarte a imprimir solo las acreditaciones necesarias, y por tanto no malgastar papel en caso de que finalmente algún asistente no pueda acudir.

4. Optimiza el tiempo de registro

El tiempo invertido en escanear e imprimir la acreditación personalizada es tan solo 7 segundos. Teniendo en cuenta el tiempo individual por cada visitante contaremos con un total de 20 segundos en la realización de todo el proceso. Por lo tanto, podemos gestionar 250 registros por hora con un quiosco, lo que significa que este proceso es 4 veces más rápido que la forma de impresión tradicional.

5. Ahorra en presupuesto

Los quioscos de auto check-in combinados con mostradores de registro reducen el personal hasta en un 50 %. La impresión de acreditaciones a todo color in situ evita los costes de envío que supondrían las acreditaciones preimpresas. Optimiza tu valioso tiempo antes del evento.

6. Útil para cualquier cambio en el momento

Puede haber cambios de nombre, asistentes no registrados previamente, o algún otro incidente; pero esta tecnología de impresión on-site permite cualquier cambio, modificación o registro en el momento.

¡Sorprende a tus asistentes con la efectividad que ofrece este recurso!

7. Está conectado

La tecnología de acreditaciones en vivo mantiene un registro de todas las llegadas de visitantes. Esto también te ofrece posibilidades como recuentos en vivo del número de visitantes registrados o listados de visitantes en tiempo real. Puedes realizar fácilmente el análisis de la sesión y la exploración e investigación de clientes potenciales con el fin de obtener datos demográficos completos sobre el comportamiento de sus visitantes.

Los chips RFID y NFC pueden codificarse en la acreditación y conectarse a la localización de los visitantes en tiempo real.

8. Ofrece altos niveles de seguridad

Las imágenes de perfil se pueden imprimir en las acreditaciones de tu evento directamente desde la base de datos de registro para un acceso seguro. Los datos de facturación proporcionan listados de visitantes en tiempo real. Incluso puedes subir una lista negra para excluir a los invitados no deseados.

9. Es una buena oportunidad

Las grandes acreditaciones a doble cara proporcionan suficiente espacio para incluir la marca del patrocinador lo que se traduce en una oportunidad de venta para patrocinadores ya que aumenta su visibilidad.

Además, la impresión de acreditaciones combinada con la adquisición de leads proporciona datos valiosos a todas las partes interesadas.

10. Tendrás más tiempo libre y menos estrés

Con total sinceridad, ¿qué planificador de eventos no ha pasado interminables noches antes de un evento preparando acreditaciones personalizadas? Y justo cuando crees que estás listo, aparece una nueva lista con cambios y cancelaciones, lo que hace que tu trabajo de impresión sea una pérdida de tiempo y esfuerzo.

No hay mejor improvisación que una buena preparación, por eso la anticipación es un factor clave para los organizadores de eventos ya que hay veces que surgen imprevistos. Depender de los asistentes para completar todo el registro a tiempo y asistir al evento, es arriesgado. Por ello, ahorra tiempo y estrés imprimiendo las acreditaciones personalizadas de cada invitado in situ ya que de esta forma te aseguras de que todos estén presentes y que los datos se escriban sin errores.

La mejor opción es imprimir la credencial del evento en vivo y eso es posible con la aplicación de las nuevas tecnologías al sistema de registro, como el reconocimiento facial.

La planificación y gestión de eventos es un trabajo duro y constante, así que usa las nuevas tecnologías para reservar tu energía para cosas más importantes. ¡Nosotros te ayudaremos!

*Artículo original de referencia en Fielddrive.

Crear una agenda que se adapte a los objetivos de tu evento y al mismo tiempo mantenga a los asistentes interesados, es un factor clave para un planificador de eventos. Gracias a esta herramienta, podrás organizar el contenido del evento de manera intuitiva y entretenida con el fin de crear una experiencia agradable y evitar saturar a los asistentes. Aquí podrás averiguar cómo conseguir que la agenda de tu evento sea eficiente y fluida.

La agenda es la columna vertebral del contenido del evento ya que debe de contener toda la información relevante y destacable para evento. Es tan importante para los organizadores como para los asistentes. A los organizadores les proporciona una forma de medir con precisión el engagement del evento, mientras que a los asistentes les ayuda a tener claro que les ofrecerá el evento, sus diferentes sesiones y así les brinda una experiencia más cómoda y funcional.

Sigue los siguientes consejos para asegurar una agenda de eventos de calidad.

Pregunta a tus asistentes su opinión

Antes de estructurar la agenda, la opinión de los asistentes es un punto clave para tener en cuenta. Por ello, los organizadores tienen que saber el punto de vista de los asistentes para clasificar el contenido y saber qué sesiones serán las más populares. En el formulario de registro puedes incluir preguntas como, “¿qué tipo de sesiones son más valiosas para usted?”. Éstas ayudarán a elaborar el tema general, dividir el contenido por partes en el evento y conocer los tipos de oradores que serán útiles para los asistentes. Otro medio por el cual puedes preguntar antes del evento, son las campañas de email marketing.

Recopilar las opiniones de los asistentes es una buena técnica para la toma de decisiones tanto para eventos actuales como futuros.

Distintas opiniones, múltiples opciones

Los asistentes tienen distintas opiniones y formas de aprender o de ver la información, por esta razón, una agenda tiene que tener múltiples opciones de visualización, especialmente si la app cuenta con muchas sesiones para elegir. La estructura general de la agenda debe alinearse con el orden del evento para transmitir una idea clara sobre el tema general del evento y no confundir a los asistentes.

Organizar el contenido

Es necesario dividir el contenido en diferentes sesiones según los temas que se tratarán en el evento. Esta información tiene que estar organizada, clara y limpia para que la navegación sea fácil e intuitiva. De esta forma, harás que la experiencia del asistente sea mucho más sencilla y eficiente.

Sincronizar la agenda con la aplicación de eventos

Cuando el contenido de la agenda está diseñado y establecido, el siguiente paso es hacer posible que los asistentes puedan acceder a esa información. Para esto las apps para eventos son una tecnología que permite subir el contenido y organizarlo en diferentes sesiones. De esta manera los asistentes podrán acceder a esa información antes, durante y después del evento.

Además, las apps para eventos tienen más funciones disponibles para los usuarios como facilitar el networking entre ellos, votaciones en vivo, gamificación, visualización de una lista de ponentes…

Cuanto más sincronización y conexión exista entre la aplicación y la agenda, más increíble y fluida será la experiencia del evento.

agenda-blog

Haz que los asistentes participen y te ayuden a mejorar el evento

Una agenda de eventos debe tener un alto grado de interactividad y ofrecer la posibilidad de que cada sesión pueda ser calificada y evaluada por los asistentes. Gracias a esto, los organizadores de eventos recopilan información valiosa para tomar decisiones en futuros eventos y los asistentes se sentirán participes del evento.

Para incentivar la participación y la interacción de los participantes dentro de la app, crea encuestas o formularios durante el evento, te ayudarán a recopilar información de calidad en tiempo real. Además, esto ofrece una ventaja esencial que es analizar los diferentes aspectos durante la celebración del evento y realizar cambios si se considera necesario.

Comparte la agenda en las redes sociales

Ofrece la posibilidad de comentar y compartir el contenido de la agenda en las redes sociales antes que tenga lugar el evento, con el fin de aumentar el interés e intentar persuadir a más gente para que se registre en el evento.

Cuánto más accesible sea la agenda, más posibilidades tendrás de utilizarla como una herramienta de marketing adicional.

Saca resultados de los análisis de la agenda y compártelos con las partes interesadas

Siempre y cuando ofrezcas la oportunidad de que los asistentes pueden calificar las diferentes partes de tu agenda, asegúrate de que toda esa información puede ser medida y analizada después del evento.

Poder demostrar el ROI del evento es necesario para atraer más patrocinadores para eventos futuros, así como para persuadir a los gerentes con poder de decisión para que continúen invirtiendo en eventos en vivo.

Crea una estética de marca

La agenda del evento aporta tanto información como una extensión de la marca del evento. Por ello, todos los aspectos de la agenda tienen que estar alineados con la marca, solidificando una singularidad de tu evento debido a la estética consistente en todos los puntos de contacto de los asistentes.

Construye una plataforma integrada

La app que contenga la agenda debería ser una plataforma integrada para que todos los aspectos del evento estén sincronizados entre ellos y así crear una experiencia inolvidable. Además debe facilitar el registro de cada participante y proporcionar los análisis de resultados para mejorar en los próximos eventos.

Nosotros ofrecemos una plataforma integrada para garantizar la mejor experiencia en los eventos. El diseño es personalizado y adecuado para ti, te permite también hacer procesos de registro y de análisis y, además, contamos con un equipo comprometido para cumplir los objetivos de nuestros clientes. Podrás disfrutar dentro de la app de una agenda de calidad que hará tu experiencia menos estresante y la de los asistentes más sencilla. ¡No tendrás que preocuparte de nada, nosotros te ayudaremos con todo!

Eventos, conferencias y ferias comerciales son grandes inversiones que pueden tener un impacto significativo en tus oportunidades de negocio y el crecimiento de tus ingresos. Hoy en día, casi la mitad de todas las marcas logran un ROI del 300%-500% con reuniones y experiencias en eventos. Utiliza tecnología y haz de tus eventos la mejor inversión en marketing.

1. Genera y consigue relaciones B2B

Existen una serie de factores a considerar, desde el coste del evento hasta las métricas utilizadas para analizar el ROI (Retorno de la inversión).  Estos aspectos tienen un impacto directo sobre tus objetivos en ventas y marketing.  Por lo tanto, crear eventos en vivo ofrece unas ventajas únicas para mejorar tus resultados. Aquí están algunas de ellas:

Más conexión con tu audiencia: La productividad incrementa cuando hay un contacto continuo y cercano entre los asistentes ya que incrementa el interés y la atención de cara al evento.

Genera confianza: Cuando los asistentes depositan su confianza en la marca, las ventas se producen gracias a las relaciones entre clientes y asociaciones. Especialmente, en un contexto B2B, el soporte y contacto son los pilares más significantes.

Crea impresiones fuertes: Saber cuál es la personalidad de tu marca y saber transmitirla en los eventos, te permitirá crear compromisos tanto profesionales como competentes con tus posibles clientes potenciales.

Facilita el diálogo: Los eventos favorecen las conversaciones en tiempo real entre los asistentes a los cuales les puedes dar una solución a todos los desafíos que hayas propuesto.

 

2. Impulsa la búsqueda de clientes potenciales.

Sabemos las métricas utilizadas para medir los resultados obtenidos, pero ¿y las ventajas? Actualmente con el avance de las nuevas tecnologías existen métodos probados para medir la participación en eventos, como las apps para eventos.

Utilizar los eventos para establecer relaciones B2B, potencia la adquisición de clientes potenciales y ayuda a no infrautilizar los leads.

 

3. Usa plataformas de automatización de reuniones para obtener lo mejor de tu evento

La mayoría de las empresas se han dado cuenta de que los eventos son el centro de las reuniones B2B y que para aumentar la calidad y el número de compromisos con clientes hay que implementar una nueva tendencia que es la automatización de reuniones porque son el indicador del proceso de ventas.

¿Qué son exactamente las “plataformas de automatización de reuniones o MAPs (Meeting Automation Platforms)” ?

Son plataformas capaces de programar, gestionar y proporcionar estadísticas en tiempo real de las reuniones con unos pocos clics, lo que significa que podrás aprovechar el tiempo al máximo.  Te permitirán concentrarte en lo realmente importante que es la reunión y conseguirás reducir el trabajo y la información desorganizada y extraviada. Estos sistemas están cargados de tecnología que puedes emplear para manejar la mayoría de las interacciones y para analizar estas interacciones después.

MAP analiza la eficiencia de los equipos de marketing y ventas y si los esfuerzos han merecido la pena o no. Además, proporciona informes precisos sobre el retorno de la inversión (ROI) del evento gracias a las métricas que utilizan estas plataformas para medir el impacto de las reuniones.

Gracias a la automatización, los eventos tienen menos tareas repetitivas y son más escalables. Además, permiten a los organizadores acelerar el proceso del evento con mayor seguridad, cumplimiento e integridad de datos. Cuando hablamos de seguridad nos referimos al cumplimiento de las reglas de GDPR, sin embargo, cuando hablamos de la integridad de datos nos referimos a que no corren el riesgo de corromperse ya que los datos fluyen de un sistema a otro sin necesidad de introducción manual.

La automatización significa un mejor retorno de la inversión ya que evalúa una gran cantidad de datos muy valiosos como número de invitaciones aceptadas, y nos ayuda a estimar el éxito de la participación en un evento y a mejorar los fallos que vemos de cara a nuevos eventos.

¿Cómo puedes incorporar los MAPs en su próximo evento?

Después de mostrarte los beneficios que ofrecen los MAPs y si decides implementar estas herramientas en tu evento, aquí tienes unos consejos para sacarles el máximo provecho:

Antes del evento: Haz un estudio de quiénes acudirán al evento y usa el MAP para programar y organizar tus reuniones. Con una imagen clara de quiénes asisten, tendrás más confianza en quiénes pueden ser los líderes y a quiénes debes dirigirte durante el evento.

Durante el evento: Garantiza que el sistema de registro sea efectivo. Los MAPs están diseñados para asegurar que todos los asistentes sepan adónde ir y poder revisar las notas en tiempo real. ¿Necesitas hacer un ajuste de última hora? Los MAPs son flexibles y las reuniones pueden ser cambiadas según sea necesario.

Después del evento: Utilizando las métricas adecuadas, realiza un seguimiento exhaustivo, evalúa los resultados finales y observa cómo tu ROI tuvo mayor alcance.

En conclusión, dado que los eventos son oportunidades tan importantes y a menudo conllevan grandes riesgos, conocer a los clientes y otros negocios impulsa el proceso de ventas y puede conducir a relaciones a largo plazo.

Los sistemas de automatización de reuniones proporcionan datos precisos y detallados que sirven para adaptar y planificar el futuro evento. Contando con este apoyo conseguirás disminuir el volumen de trabajo y ser más eficiente en la gestión del evento y en los posteriores procesos analíticos.

El uso de nuevas tecnologías te ayudará a incrementar las posibilidades de éxito en tus eventos y reuniones. Favorece la interacción y crea confianza entre tus asistentes con apps, votaciones en vivo o gamificación en tus eventos. ¡No dudes en contactar con nosotros, te haremos el trabajo más fácil!

La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.

Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

 

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir

Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca.

Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

 

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto

Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.

A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.

La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

 

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público

Lo primero es conocer y comprender a tu público.

Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.

Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Se coherente con todos los mensajes que quieres transmitir

Hoy en día, los profesionales de marketing asocian la marca a un conjunto de estilos definidos y a la identidad que debe estar reflejada en cada una de las partes del evento, incluyendo sesiones, lugares, sitios web y contenido.

En ocasiones es bueno hacerse la pregunta de qué necesidades podrías ayudar a satisfacer. Relaciona la marca con las necesidades de la audiencia. Para ello, crea un nicho que pueda reforzar tus mensajes para que puedas dejar de competir con otros eventos similares, y darle un giro a tu evento que atraiga la atención sobre él. Además, es recomendable abordar los intereses de tu audiencia para que forme parte de la marca.

Dándole a tu evento la propia identidad de marca alineada con los valores de tu audiencia, la marca de tu evento se convierte en el producto de una historia recíproca que tus asistentes te ayudarán a contar.

La marca no solo depende de ti, tanto la audiencia como el equipo de Marketing van ligados al propósito y los valores compartidos. Por ello, debes de escuchar las opiniones sobre tu evento a través de redes sociales o foros y seguidamente, revisar y analizar los resultados.

En ocasiones, se produce una co-creación o realineación, lo que no significa una perdida de control sobre tu marca, si no una oportunidad para construir conexiones satisfactorias entre tu evento y la audiencia y a su vez, poder crear una comunidad más grande de clientes reales.

En conclusión, las marcas son más que fuentes y colores. Por eso, persigue el valor que tiene un mensaje impactante y llévalo a todas las partes del evento. Considera revisar y reestructurar algunos aspectos de tus eventos para crear una experiencia única que atraiga a un público más amplio. Y deja que el público tenga voz. Incorpora aspectos atractivos para la audiencia e interésate por el feedback para dar forma a la marca y crear lealtad. Por último crea un mensaje más enfocado que transmita mejor las expectativas sobre la experiencia que quieres crear a tus asistentes y que comunique tus valores de una manera sublime.

Nuestra tecnología para eventos te permite reforzar y alinear tus valores de branding y acercarlos más a tus asistentes. ¡Visita nuestra web y descubre todas las ventajas que ofrecemos!

Las diferentes herramientas de tecnología para eventos pueden ayudarte a analizar múltiples aspectos de tu evento y recopilar la información necesaria para sacar el máximo provecho al análisis de tus resultados. En este artículo te mencionamos 5 aspectos que debes vigilar en el proceso de análisis de resultados de tu evento

1. Nivel de compromiso e interacción online:

Empieza por examinar los esfuerzos de la campaña de marketing analizando su rendimiento, es decir, controla cuánto tráfico está llegando a tu web, qué páginas están siendo visitadas, y la cantidad de tiempo que pasan los usuarios en cada página. Esta información te servirá para evaluar si tu sitio web está funcionando o es necesario que revises los aspectos que debes mejorar.  También nos permite saber cómo los visitantes han encontrado nuestra página web.

Gracias a estos datos podrás mejorar el marketing y la presencia digital del evento.

2. Datos demográficos del registro y tasa de finalización:

No te pierdas toda la información relevante que puedes recopilar de los asistentes durante el proceso de registro. Recuerda incluir preguntas sobre la demografía e intereses de los asistentes en el formulario de inscripción y utiliza estos datos para segmentar sus datos y analizarlos más a fondo. De esta manera, puedes evaluar si ciertos segmentos de asistentes están aumentando o disminuyendo en función de la demografía o las áreas de interés.

Para disminuir el número de inscripciones abandonadas, puedes hacer un marketing de seguimiento a aquellas personas que abandonaron el proceso de registro a mitad de camino.

3. Apps de Eventos disponibles en dispositivos móviles y participación en sesiones:

Nuestras apps para eventos ofrecen una gran cantidad de información valiosa que te permite hacer un seguimiento del evento a tiempo real, obtener resultados y analizar los perfiles de los asistentes para entender cuál es el contenido que más les interesa.

De esta manera, podrás tomar decisiones basadas en datos y mejorar la experiencia de tus usuarios demostrando el valor del evento.

También, la app cuenta con la opción de realizar una encuesta de satisfacción que te ofrece las opiniones de los asistentes para que puedas tener en cuenta sus valoraciones sobre los cambios que necesitas realizar.

4. Encuestas a los asistentes y feedback:

La información que recopilas de una encuesta a los asistentes puede proporcionarte una visión que normalmente no obtendrías al ver otros análisis de eventos. Los asistentes pueden ser a veces, tu fuente de información más valiosa y es importante escuchar sus comentarios y saber cómo aplicarlos de manera útil.

La encuesta puede ser tan simple como pedir a los asistentes que califiquen tu evento en una escala del 1 al 10 o puedes hacer preguntas más específicas sobre múltiples aspectos de tu evento. La encuesta puede ser enviada mediante correo electrónico o estar integrada en la app para eventos.

Los comentarios de la encuesta puedes utilizarlos para identificar a los usuarios satisfechos de tu evento quiénes podrían tener una influencia positiva en los demás asistentes.  Para ganar la confianza de tus asistentes, ponte en contacto con esos usuarios contentos para ver si les gustaría ser entrevistados con el fin de mostrar sus testimonios en tu sitio web del evento para generar buenas opiniones que llamen la atención sobre ese evento o los siguientes. Además, la encuesta también podrá ayudarte a saber qué aspectos han sido los menos efectivos o a descubrir nuevas ideas para mejorar en tus próximos eventos.

5. Comportamiento de los asistentes después del evento y análisis online:

Extrae toda la información posible cuando el evento finalice para alcanzar el éxito en los próximos. Además, identifica las posibles tendencias comparando información nueva con pasada (por ejemplo, el número de nuevos asistentes frente a participantes anteriores), ya que esto te ayudará a ver que áreas pueden seguir evolucionando o cuales ya consiguen todo lo que deseas.

 

En conclusión, analiza estos aspectos de tu evento o cualquiera otro que consideres interesante para extraer la máxima información relevante y beneficiosa que te ayudará a alcanzar los objetivos y focalizar tus esfuerzos de cara al futuro. Utiliza nuestras herramientas para que te ayudemos a que este proceso sea más fácil. ¡Contáctanos!

Para ayudar a los organizadores de eventos y a los profesionales de la industria a entender mejor el camino para comprar software de gestión de eventos, Eventmobi realizó una encuesta este año preguntando acerca de los desafíos y retos comunes que se enfrentan durante este proceso y tratando de averiguar los factores a valorar en la compra de un software de gestión de eventos.  A continuación, se presentan algunos de los resultados que te ayudarán a investigar sobre la compra de software de gestión de eventos o a saber cómo compararte con tus semejantes en el sector.

Los siguientes datos se basan en los resultados de una encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 encuestados de compañías con ingresos anuales inferiores a 100 millones de dólares estadounidenses.

Comencemos con un desglose de cuánto presupuesto medio tienen los organizadores de eventos para invertir en software de gestión de eventos:

presupuesto-herramientas-tecnológicas

Aquí están los 11 factores principales que consideran los organizadores considerar al comprar un nuevo software de gestión de eventos:

factores-importantes-herramientas-tecnologicas

Aunque el precio y el retorno de la inversión son factores importantes que los organizadores de eventos tienen en cuenta al comprar un nuevo software de gestión de eventos, no son tan relevantes como otros factores como la facilidad de uso o de integración. Incluso el servicio del cliente es tan importante como el precio. Los factores más relevantes para los organizadores de eventos van más allá de la tecnología real del evento ya que se valora la capacidad que ofrecen estas herramientas de hacer que la experiencia de planificación de eventos sea más fácil y manejable.

Otro factor que preocupa cada vez más a los planificadores de eventos es la seguridad con el GDPR y las infracciones de esta, junto con la mala gestión de los datos por parte de los grandes proveedores.

retos-compra-herramientas-tecnologicas

Cuando se adquieren herramientas de gestión de eventos, el equipo de compras está formado por numerosos departamentos de toda la compañía. Sin embargo, el equipo de eventos es, en última instancia, el mayor impulsor de compras antes que cualquier otra función, incluida la gestión.

Además de contar con el suficiente presupuesto, el segundo obstáculo más grande para tomar una decisión de compra no es necesariamente la tecnología – se trata de conseguir la aceptación interna de todas las partes interesadas del equipo de compra.

La mejor manera de conseguir la aceptación es mostrar el valor que una aplicación para eventos u otro tipo de softwares aportan a una compañía. Cuenta con nuestras herramientas de software para eventos (como apps, registros online, webs, etc.) para mejorar la experiencia de tus usuarios y mejorar también tu experiencia, haciéndola más sencilla y cómoda. ¡Habla con nosotros!

 

Artículo traducido de Eventmobi.

EventMobi. (2019). The Top Factors to Consider When Purchasing Event Management Software – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-factors-to-consider-when-purchasing-event-management-software/ [Consulted 20 Sep. 2019].