July 2019

Encontrar las preguntas correctas para tu registro puede hacerte debatir entre preguntar lo suficiente o no preguntar demasiado y, seamos sinceros, muchos organizadores no le dan la suficiente importancia a este aspecto. Recuerda que un formulario de registro te facilitará la gestión de la logística en hoteles y restaurantes, la personalización de las experiencias y el análisis posterior de tu evento. 

 

¿Qué preguntas no deben faltar y por qué? 

Aparte de los campos habituales en los formularios, como la empresa, el cargo, su categoría de asistente, su ciudad o código postal, es importante tener en cuenta las siguientes preguntas:

 

1. Ropa o talla de zapatos

Si vas a dar una bolsa con obsequios y tienes pensado incluir camisetas o zapatillas (o sandalias si tu evento es más veraniego) pregunta por su talla, es mejor recopilar esta información ahora y no necesitarla, que no pedirla y limitar las opciones de tus regalos.

 

2. Información de contacto de emergencia

Desafortunadamente, muchos organizadores prescinden de esta pregunta. ¿Qué sucede si le ocurre algo a un asistente durante el evento y necesitas ponerte en contacto con un familiar o amigo? Si quieres cuidarte las espaldas, incluye esta información para tenerla a mano en caso de que suceda algo inesperado. 

 

3. Alergias y preferencias alimentarias

Un aspecto indispensable para ofrecer una buena experiencia a tus asistentes, por lo que vale la pena incluirla. Además, si añades una opción de respuesta con selección múltiple para las alergias o preferencias alimentarias más populares podrás saber rápidamente cuantos menús vegetarianos necesitarás en el evento.

 

4. Casilla de verificación de cumplimiento GDPR

En la era de la privacidad es mejor ser transparente y asegurarte de que tus asistentes saben en manos de quién queda su información, así como que es tratada de manera correcta. El GDPR es todavía bastante nuevo pero es un aspecto clave y no debes olvidarlo a la hora de incluir una casilla de verificación en tus formularios de registro. 

 

7 preguntas que debes hacer en tus registros

 

5. Imagen de perfil

¿Para qué esperar a solicitarla cuando ya estén registrados? Las imágenes de perfil ayudarán a tus asistentes a iniciar conversaciones y enviar solicitudes de reunión entre ellos, ya que aporta un aspecto más humano a tu evento.

Además, si quieres sorprender a tus asistentes con un acceso a través de reconocimiento facial, será necesario solicitar una foto para su identificación. Puedes saber más sobre cómo funciona el reconocimiento facial y la seguridad que proporciona a tu evento en este artículo.

 

6. Selección de sesión

Es importante pensar en la logística del evento y conocer el número de asistentes que irá a una determinada sesión, esto te permitirá gestionar la capacidad de la sala o la cantidad de comida que necesitas contratar. También sabrás cuál es la sesión más popular para moverla a una sala más grande o enviar avisos personalizados para fomentar la asistencia a aquellas sesiones menos multitudinarias. 

 

7. Información de hospedaje

Si estás gestionando la lista de habitaciones de un hotel, debes asegurarte de solicitar las fechas de entrada y salida de sus asistentes. Inclúyelas en el email de confirmación para que no haya ningún tipo de confusión. Ten en cuenta la capacidad del hotel y deshabilita las opciones que ya no estén disponibles.

 

Deshazte de las preguntas que no son esenciales 

Ten en cuenta que cuanto más largo sea el formulario, menor será la probabilidad de que los potenciales asistentes se registren. Lo que queremos es que el formulario sea accesible, intuitivo y rápido de cumplimentar, por lo que una página web destinada a este uso es la mejor opción. 

 

Conclusión 

Espero que estos consejos te sean de utilidad cuando vayas a diseñar tu próximo registro para eventos, recuerda cumplir con la privacidad de tus asistentes (incluye la casilla de verificación para cumplir con el RGPD), tener en cuenta su información individual (tallas de ropa y alergias) y solicitar los datos necesarios para gestionar de manera eficiente la logística de tu evento (fechas de entrada-salida de hoteles, asistencia a sesiones y contactos de emergencia). 

¿Quieres sacar el máximo partido a tus registros? Nosotros te ayudamos.

Estamos entusiasmados y traemos una noticia espectacular para los organizadores que necesitan una app llamativa y un sistema de registro flexible para sus eventos. ¡EventMobi y Swoogo ahora están conectados! La solución ya está lista para usar y ofrece el máximo control durante el proceso de integración de los datos entre el registro y la app de tu evento. Siempre se necesita un cierto grado de personalización o branding, algo que ambas herramientas comparten, así como un entorno intuitivo y práctico. Esta nueva integración aumentará significativamente la eficiencia de los flujos de trabajo y la precisión de los datos compartidos, al tiempo que reducirá el costo general de la adquisición de tecnología para eventos. 

Swoogo además aporta el uso de una potente lógica condicional, con la que puedes configurar cualquier tipo de filtro para agrupar a tus asistentes y ofrecer experiencias personalizadas a medida que se registran. Por ejemplo, si hay diferentes niveles de asistentes, como un VIP, puedes proporcionar un acceso a ofertas exclusivas que no están disponibles para otros asistentes al evento. También puedes crear listas de invitación para personas específicas, diseñar a tu medida la página web del registro y evitar que los asistentes seleccionen la asistencia a varias sesiones simultaneas, solo por nombrar algunos aspectos. 

 

¿Por qué esta integración es tan importante? 

Actualmente, existen cientos de proveedores de tecnología para eventos en el mercado, los organizadores están teniendo dificultades para determinar cuál es la solución que mejor encaja con sus necesidades y el resto de herramientas con las que actualmente trabajan. 

Uno de los mayores desafíos que experimentarás si tus soluciones no están integradas entre sí es la administración de los datos, ya que estos no pueden transferirse automáticamente entre las plataformas, como resultado, tendrás que pasar más tiempo cargando y descargando datos desde cada una de ellas. 

Por ejemplo, si tienes una página de registro y una solución de email marketing por separado, probablemente necesites descargar el listado de los asistentes y subirla a tu plataforma de mailing para enviar tus comunicaciones. Si esos datos cambian, por ejemplo, y una nueva persona se registra para tu evento, tendrás que volver a cargar los datos y esto puede causar errores o el riesgo de que se envíen versiones obsoletas debido a un error humano. 

 

¿Cómo funcionan y qué beneficios aportan?  

El propósito de las tecnologías integradas es acabar con el mundo de la fragmentación de datos para que puedas hacer tu trabajo de manera más eficiente y efectiva. El mundo de las integraciones ha avanzado mucho en los últimos años con constantes innovaciones y mejoras. 

Las tecnologías operan esencialmente como extensiones entre sí y mejoran la funcionalidad general de tus eventos, aprovechando la información recabada en una herramienta para comunicarse con otra y ofrecer nuevas funcionalidades. Las capacidades de las integraciones facilitan la creación de nuevas y más potentes experiencias, facilitando el trabajo de los equipos de eventos y, por supuesto, reduciendo de manera sustancial el tiempo y dinero invertidos. 

 

¿Cómo se benefician los organizadores? 

Muchos proveedores ofrecen grandes aplicaciones todo en uno que obligan a los organizadores a utilizar una plataforma cara, compleja y que no satisface de manera personalizada las necesidades reales de cada uno de ellos. 

En Orquidea te ofrecemos un entorno abierto de colaboración, en el que sólo contratas lo que necesitas para cada evento, facilitando su integración con el resto de nuestras herramientas o las que actualmente utilizas en tu organización. Esto, sumado a un servicio de soporte integral con capacidad para llevar a cabo el diseño, la configuración y el manejo de las plataformas da como resultado una solución flexible y de rápida implementación, ahorrando además en tiempo y costes. 

Ahora eres libre de elegir tus proveedores en función de tus necesidades. ¡Empieza ahora a recoger datos desde el registro e integrarlos con tu app del evento!