June 2019

Los eventos son a menudo los grandes olvidados cuando se trata de generar un cambio social y proteger el medio ambiente. Cuando piensas en todo el papel, el plástico y la electricidad que se desperdician innecesariamente, queda claro que la industria de los eventos necesita cambiar para adaptarse a los nuevos tiempos y tomar cartas en un problema que nos afecta a todos. De cara a tus próximos eventos, puedes tener en cuenta algunos aspectos que reducirán el impacto medioambiental de tus reuniones o congresos y no te llevarán más tiempo de trabajo. Asimismo, los asistentes son cada vez más conscientes de estas prácticas y valoran muy positivamente el interés por el medio ambiente de las marcas.  Para ayudarte a comenzar este proceso, hemos determinado 6 aspectos básicos que puedes tener en cuenta para, poco a poco, diseñar eventos sostenibles. 

 

1. Invitaciones y registro online

Las invitaciones físicas, además de los costes y los problemas logísticos que suponen, constituyen una cantidad de gasto en papel, tinta, plásticos (sobres) y combustible (transportistas) innecesario. Más aún cuando el email, que es considerado como el canal preferido por los departamentos de marketing para generar confianza e imagen de marca, facilita el acceso a una página web de registro con solo hacer un clic, personaliza el mensaje de manera automática para cada asistente y no conlleva ningún otro gasto que afecte al medio ambiente. 

Además, si lo acompañas de una página web de registro, centralizarás toda la información en una misma base de datos (como un Excel) y ahorrarás tiempo y tinta cada vez que quieras repasar los listados. 

 

2. Elige un lugar accesible con transporte público

Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de buscar un lugar para tu evento es considerar la ubicación, no importa lo ecológico que sea la sede si tus invitados solo pueden acceder con vehículos privados o realizar varias escalas en avión para llegar hasta allí. Lo ideal es que tú o tu proveedor de servicios para la gestión de ubicaciones seleccione un lugar al que se pueda acceder en transporte público, tren o al menos con un viaje corto en avión, pero es comprensible que eso no siempre sea posible. 

Si estás organizando un evento nacional o internacional que requiere la asistencia de personas desde diferentes lugares, al menos trata de encontrar un lugar accesible desde el aeropuerto, la estación de tren u otros medios de transporte para que la gente no tenga dificultades para llegar a la sede, sin importar de dónde vengan. 

 

3. Busca sedes con certificados de eficiencia energética

Hoy en día, cada vez más lugares comienzan a comprender la importancia de utilizar la energía renovable en sus edificios, por lo que si deseas enfatizar en la sostenibilidad, elegir una sede que utilice energía solar o eólica puede ser una excelente opción. 

Aunque esto puede limitar la cantidad de opciones, hay muchos buscadores de sedes gratuitos o proveedores de servicios para la gestión de ubicaciones que pueden ayudarte a generar un listado de potenciales opciones. 

Hoy en día, la energía solar es más eficiente que nunca y no requiere mucho esfuerzo para conseguir satisfacer las demandas de electricidad más básicas como la iluminación. La sede siempre puede recurrir al suministro de la red local, por lo que no estás arriesgando nada al elegir este tipo de lugares y al mismo tiempo te diferencias de tus competidores con una notable orientación hacia la protección del medio ambiente. 

 

 

4. Utiliza tecnología en lugar de papel

Todo el mundo sabe lo que es una app, los asistentes están acostumbrados a utilizarlas e incluso esperan que tu evento disponga de una. Aprovecha esta solución para proporcionar la información del evento, como la agenda o el listado de ponentes, sin realizar ni una sola impresión y con los datos siempre actualizados. 

Además podrás incluir el código QR para el acceso, herramientas de interacción durante las sesiones o realizar las encuestas de satisfacción de manera online, ahorrando en papel y mejorando las tasas de interacción o engagement de tu evento. 

No olvides que, al elegir un lugar para eventos sostenibles, debes asegurarte de que todo el desarrollo del evento se haga en la misma línea y respete el medio ambiente. Por ejemplo, al elegir la sede asegúrate de que los platos y utensilios dispuestos en el lugar sean reutilizables, que utilizan luz natural para reducir el gasto en electricidad y que disponen de un sistema de organización y reciclado de las basuras. 

 

 

5. Si necesitas acreditaciones, sin plásticos

Todos sabemos que a veces, es imprescindible el uso de acreditaciones para gestionar a los asistentes y favorecer que los comerciales identifiquen a los posibles clientes. Para estos casos busca soluciones sostenibles que limiten el impacto medioambiental, como las acreditaciones de papel reciclable listas para utilizar con tus lanyards. Así estarás contribuyendo a eliminar los plásticos, que pueden tardar hasta 1.000 años en degradarse y son uno de los principales problemas en la lucha contra la contaminación. 

Y si además cuentas con un sistema de impresión onsite que acredite unicamente a los presentes, estarás ayudando también a una gran reducción del gasto. 

 

 6. Reduce la huella

Esta es un aspecto que debemos tener claro desde el principio. Evento tras evento vemos cómo después de que los asistentes se hayan ido, el lugar queda lleno de basura, que además se encuentra mezclada. Confirma con los responsables de la sede que tienen un plan para reciclar la basura y que cuentan con un sistema instalado. El objetivo es hacer que los asistentes puedan reciclar y mantener el lugar limpio de la manera más fácil posible mientras disfrutan, por lo que será imprescindible asegurarte de colocar muchas papeleras de reciclaje en lugares visibles del evento. 

Para ayudar en este proceso, recalca a los invitados la importancia de colaborar a través del personal de información e incluso estudia la posibilidad de contar con otra plantilla de apoyo y voluntarios para esta tarea. 

 

Empieza a hacer tus eventos sostenibles 

Hemos hablado de algunos cambios que puedes realizar durante el diseño de tus eventos para hacerlos más sostenibles, pero el primer paso y el más importante es estar realmente comprometido con el cambio. 

Empieza implementando las opciones más sencillas y utiliza una o dos horas a la semana para estudiar otras opciones y continuar avanzando, poco a poco, en el desarrollo de unos eventos más respetuosos con el medio ambiente. Las decisiones que tomamos todos los días impactarán al mundo durante las próximas décadas y tenemos la oportunidad de cambiar la forma en que nuestro sector actúa, escríbenos y empecemos a hacer tus eventos sostenibles ahora mismo.

 

El sector de los eventos, por su naturaleza, evoluciona a pasos agigantados para adaptarse y mantener un carácter innovador de cara a su factor más importante, los asistentes. Para ello, es imprescindible que los profesionales de eventos estén constantemente realizando cambios y mejoras en el diseño de sus experiencias. Para ayudarte a comenzar con buen pie, aquí te traemos 6 consejos para modernizar tus eventos. 

 

1. Mantén el factor sorpresa en las experiencias 

Los eventos han evolucionado hasta convertirse en completas experiencias, donde los asistentes esperan ser sorprendidos cada vez y los organizadores trabajan para mantenerse a la vanguardia con el factor sorpresa. El marketing experiencial se ha convertido en una forma popular de atraer a los asistentes, a la vez que proporciona una experiencia que añade valor a tu evento. 

  

2. Usa la tecnología de manera inteligente 

Estamos viendo como la tecnología ha ganado popularidad en los últimos años y que su incorporación abre un abanico de posibilidades para la industria. Dada la variedad y la cantidad de opciones que tienes a tu disposición, tomate el tiempo necesario para elegir cuidadosamente la tecnología que agregue mayor valor a la experiencia general de tu evento, implántala de forma transparente y explica sus beneficios.  

Por ejemplo, puedes incorporar la tecnología de reconocimiento facial para acreditar a los asistentes con un efecto sorprendente, a la vez que recoges datos desde el primer momento. 

 

3. Adapta más soluciones ecológicas 

Diseñar eventos sostenibles no solo tiene un impacto positivo en el medio ambiente, sino que también puede tener un impacto positivo en tus asistentes, en cómo se sienten y en cómo te ven. Incorporar soluciones ecológicas puede ser más fácil de lo que piensas.  

Por ejemplo, ofrece la agenda actualizada dentro de la app del evento en lugar de imprimir los programas cada vez que se realiza un cambio, así reducirás el impacto medioambiental e incluso tus gastos. Echa un vistazo a este artículo para obtener 5 consejos para diseñar eventos sostenibles. 

 

Renovarse o morir Empieza a modernizar tus eventos

 

4. Toma mejores decisiones con datos 

La tecnología nos permite recopilar más datos que nunca, desde los intereses y preferencias de los asistentes, hasta los niveles de interacción y asistencia en las sesiones. Los organizadores pueden aprovechar esta información para obtener valiosas interpretaciones que ayuden a crear una mejor experiencia y, en última instancia, hagan crecer el negocio y las ventas. Cuando diseñes tus eventos, busca formas de capturar información fácilmente y durante todo el ciclo de vida del evento. 

Por ejemplo, cuenta con un registro online que te permita recoger la información y centralizarla en una sola base de datos, que se integre con el sistema de check-in o la app del evento, donde continuar recogiendo más datos y que te permita tomar decisiones para este y futuros eventos. 

 

5. Automatiza los procesos donde sea posible 

Trabajar más arduamente no significa alcanzar mejores resultados, sino trabajar de manera de manera más inteligente. Aprovecha la tecnología que tienes disponible para automatizar procesos, ahorrar tiempo y centrarte en aspectos más importantes. 

Por ejemplo, crea campañas de email automatizadas para el save the date, la invitación, la confirmación del registro o el recordatorio los días previos al evento y analiza las estadísticas de apertura o clic, entre otras. 

  

6. Ofrece a los asistentes algo más que sesiones 

Los programas de los eventos están repletos de ponentes, sesiones informativas y muchos otros contenidos en un corto espacio de tiempo. Da un poco de libertad a tus asistentes y, además de una experiencia educativa, proporciona un tiempo y espacio para la relajación. 

Por ejemplo, puedes disponer de una sala alejada de las sesiones para que las personas tengan la oportunidad de relajarse y charlar de manera distendida con el resto de asistentes, creando una experiencia más cómoda y mejorando el networking. 

 

Si no quieres quedarte atrás en tus eventos, nosotros te ayudamos. En Orquidea te ofrecemos las mejores soluciones tecnológicas para todo el ciclo de vida del evento, ofreciendo una experiencia única para los asistentes y ahorrando tiempo y recursos a los organizadores.

La personalización y la presencia de tu marca en una aplicación para eventos no es un elemento meramente estético, sino que ayuda a establecer el tono del evento y a reforzar el engagement de los asistentes con el contenido que compartes. Apelar a un diseño llamativo y diferente a lo que los asistentes están acostumbrados a ver, puede potenciar la interacción con la aplicación y crear una conexión más fuerte entre ellos y tu marca o evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio tu app. 

La pantalla de inicio es lo primero que los asistentes ven cuando interactúan con tu aplicación del evento y establecer una buena primera impresión es fundamental para mejorar su acogida. Para ayudarte a crear una app memorable queremos compartir contigo algunas sugerencias que te guiarán en el momento de personalizar tu pantalla de inicio. 

 

¿Qué deberías tener en cuenta para el diseño? 

Si bien las apps suelen contar con unos diseños preestablecidos, dónde resulta difícil destacar, nuestras aplicaciones para eventos ofrecen multitud de posibilidades para su personalización que pueden marcar la diferencia cuando se trata de impresionar y crear una conexión de marca con los asistentes. Esto se hace vinculando los widgets de tu pantalla de inicio a secciones específicas dentro de la app o a sitios web externos. La creación de imágenes visualmente atractivas ayudará a captar la atención de tus asistentes y animará a interactuar con la aplicación, facilitando y agilizando la forma en que acceden al contenido. 

Para establecer una experiencia coherente, recomendamos trabajar con un diseñador gráfico que desarrolle las imágenes personalizadas que reflejen tu marca o el tema del evento. Si no tienes acceso a un diseñador gráfico, en Orquidea proporcionamos servicios de diseño como parte de nuestra oferta de servicios profesionales. 

 

Personalizando las imágenes de la pantalla de inicio 

Una vez tengas decidido el tema y carácter de tu evento será hora de comenzar a pensar en el diseño que quieres que tenga tu app y las sensaciones que quieres transmitir. 

Una de las primeras cosas que deberás hacer, y posiblemente sea uno de los factores más importantes de la pantalla de inicio, es establecer una paleta de colores que se adapte a tu evento. Seleccionar los colores correctos ayudará a captar la atención de los asistentes y a posicionar tu marca. 

El siguiente paso consistirá en elegir las imágenes de los widgets (botones de la pantalla de inicio) que deseas utilizar, ya que cada uno de ellos debe estar en línea con tu marca o evento, a la vez que indica el tipo de contenido al que dirige. Ten en cuenta las tipografías, los íconos y los gráficos, todos contribuyen a la estética general que transmites. 

Para causar una mayor impresión, considera componer una imagen única a través de los widgets o utilizar archivos gif para darle vida a tu app. 

 

Diseñando la pantalla de inicio de tu app para eventos

 

Piensa en ir más allá 

¿Buscas una aplicación para tu evento completamente única? Explora más allá de los límites y crea una aplicación a tu medida con nuestra herramienta de diseño avanzado. Te permite incorporar CSS, modificando el estilo general de la app, como la disposición, la forma y el espaciado de los widgets. 

Tu equipo de diseño podrá trabajar libremente o, en caso de no disponer de especialistas en lenguaje CSS, nosotros nos aseguraremos de que tu app se haga realidad. 

 

En conclusión 

Si bien el diseño y la marca no son las primeras razones por la que elegiste utilizar una aplicación en tu evento, estos apartados pueden jugar un papel muy importante en la acogida y en la forma en que los asistentes interactúan con el contenido. Con una pantalla de inicio bien diseñada proporcionas a tus invitados un espacio agradable donde consultar el contenido y estar al tanto de las novedades. Independiente de tu marca o evento, transmitir su carácter o temática siempre aportará un plus para su posicionamiento. 

Planificar y llevar a cabo un evento no es tarea fácil, incluso para el planificador más experimentado. La combinación de múltiples tareas pequeñas y grandes, predecibles e impredecibles, que se acumulan en torno a una fecha límite es caótico para cualquiera. Por ello, es fácil entender que un trabajo como el de organizador de eventos se encuentra de manera sistemática en la lista de los trabajos más estresantes. 

La cantidad de tiempo, recursos y conocimientos técnicos necesarios para producir un evento con éxito es algo con lo que muchos equipos lidian todos los días. Y cuando añades las demandas de los asistentes para una experiencia más atractiva y tecnológica, la presión es aún mayor. 

No es de extrañar que los asistentes de hoy en día esperen elementos tecnológicos, como una aplicación del evento, para acceder fácilmente a la información del evento, participar en las votaciones o en los retos de gamificación. Es por eso que muchos organizadores aprovechan la experiencia y conocimiento de sus proveedores, para poder centrarse en lo que mejor hacen: diseñar una experiencia memorable. 

En este artículo te mostraremos 5 servicios que te ayudarán a diseñar la mejor aplicación para tu evento.

  

1. Consultoría técnica, para alinear tu aplicación con tus objetivos

Los objetivos que estableces al comienzo del proyecto deben ser la base sobre la que se sustenta todo el diseño del evento y a través de los cuales medirás el éxito. Los objetivos para cada evento son diferentes, por lo que la manera en que deben ser llevados a cabo debe abordarse de manera particular para cada evento.  

En Orquidea trabajamos contigo para desarrollar una estrategia personalizada con objetivos específicos, que se puedan medir a través de los datos que arroja la aplicación del evento. También te ayudamos a planificar los tiempos de producción y mantenerte al día con las últimas tendencias y normativas del sector. 

 

2. Diseño experto, para reforzar tu imagen de marca

El branding de la aplicación del evento actúa como otro punto de contacto para reforzar la conexión entre tu público, la organización y el evento. Y todo comienza con el diseño de la pantalla de inicio de la aplicación del evento. 

La pantalla de inicio es lo primero que tus asistentes ven cuando acceden con la aplicación de eventos. En Orquidea te ofrecemos una plataforma completamente personalizable, desde la simple selección de colores hasta las técnicas de estilo avanzado como el CSS, y un equipo de diseño especializado para impresionar a tus asistentes. 

 

5 Servicios que te ayudarán a alcanzar el éxito con tu app para eventos

 

3. Servicios de integración, para conectar tu app del evento

Las integraciones de una aplicación para eventos pueden ayudarte a mejorar el flujo de trabajo y ahorrar mucho tiempo a la hora de gestionar y analizar los datos. Pero comprender la parte técnica de una integración puede ser complejo y muchos equipos no cuentan con especialistas en este apartado. 

Una forma típica de integración es la generada entre el sistema de registro y la aplicación del evento. En este caso, los datos relacionados con los asistentes, los ponentes y las sesiones se recogen durante el proceso de registro y se sincronizan con la aplicación móvil para que todo esté listo cuando los asistentes descarguen la aplicación. En Orquidea, nuestros servicios de integración te permiten sincronizar automáticamente tu app con multitud de herramientas, incluyendo: 

  • Herramientas de gestión de la relación con el cliente (CRM) 
  • Asociación de Sistemas de Gestión (AMS) 
  • Automatización de Marketing y Plataformas de Email Marketing 
  • Herramientas de registro 
  • Sitios web de eventos 

Nuestro equipo trabaja en estrecha colaboración con organizadores de eventos como para garantizar que se definan y cumplan los requisitos de la integración, consiguiendo que todos los sistemas se comuniquen y gestionen los datos de manera impecable.

 

4. Materiales de marketing, para impulsar tu comunicación y promoción

Si bien el diseño de una aplicación para eventos y la creación de funciones basadas en las necesidades de los asistentes es una prioridad, todos tus esfuerzos se malgastarán si el público no conoce la aplicación o no entiende la importancia de su descarga y uso. No comunicar y promocionar sus beneficios al público dará lugar a desaprovechar una herramienta tan completa. 

Nuestros servicios complementarios te permiten promocionar tu aplicación para eventos y aumentar las tasas de adopción a través de materiales y herramientas de marketing con tu marca.  

Página web de registro 

Esta página de registro es la oportunidad perfecta para promocionar tu evento y animar a los asistentes a que descarguen la aplicación del evento. Con nuestro servicio de registro podrás crear una página web completamente personalizada con la imagen de tu marca y proporcionar un formulario intuitivo e integrado con la aplicación móvil. 

Email marketing 

Como parte de nuestros servicios creamos campañas de correos electrónicos con tu imagen de marca para el save the date, la invitación o el registro, por ejemplo. Si tienes la posibilidad, te recomendamos enviar un email promocionando tu aplicación del evento y mostrando los beneficios de su descarga. El mensaje puede ser directo, alentando a los asistentes para que comiencen a explorar el contenido e incluso ofrecer un incentivo a los primeros que accedan. 

 

5. Soporte en el evento, para asegurar que todo salga perfecto

No importa las veces que lo hayas repasado en tu cabeza y preparado para el evento, siempre habrá pequeñas (y a veces grandes) sorpresas. Con tantos elementos en juego, como los cambios de última hora en los horarios de las salas, la cancelación de ponentes o los problemas con los alimentos y las bebidas, lo último que necesitas es preocuparte por los aspectos técnicas. 

En Orquidea ofrecemos servicios de soporte en el lugar del evento para garantizar una experiencia fluida y sin problemas. Con este servicio, un especialista en tecnología te acompaña durante todo el evento para ayudarte con cualquier aspecto técnico, como la gestión de la aplicación para eventos, el lanzamiento de encuestas en vivo, la proyección de resultados, etc.

 

En conclusión 

Si no cuentas con un ejército de personas, con las habilidades técnicas o el tiempo necesario para diseñar y lanzar tu aplicación para eventos, nuestro equipo de expertos estará disponible para que todo salga según lo tienes planeado. Aprovecha nuestra experiencia en el diseño de soluciones tecnológicas y alcanza el éxito mientras ahorras tiempo y energía.