May 2019

Descubrir nuevas tecnologías y transformar las experiencias de los asistentes es el primer paso para un organizador de eventos, saber sacar el máximo partido de éstas es el resultado de su experiencia o de la de sus proveedores. Sabemos que no sólo quieres modernizar tus procesos sino aprovechar las nuevas tecnologías para crear mejores experiencias, por eso en este artículo os traemos siete ideas interactivas para conquistar a tus asistentes. 

 1. Empieza rompiendo el hielo

Realizar una votación para romper el hielo no solo avisa a la audiencia de que la sesión será interactiva, sino que también hace que todos los asistentes tengan tiempo para iniciar sesión en la plataforma y aprendan a utilizarla. Cuantas más personas participen, mejores serán tus análisis del evento. 

Recomendamos que sea algo divertido, después de todo, es una oportunidad para generar un buen ambiente que anime a los asistentes a participar.  

También puedes gamificar este sondeo y dar puntos por las respuestas correctas. Así podrás mostrar los resultados en tiempo real a través de una tabla de clasificación e impulsar la competitividad. 

  

2. Guarda un par de preguntas bajo la manga 

Ya sea para asegurarte de que la sesión se mantenga enfocada en un tema específico o simplemente para comenzar a recibir preguntas, tener un par de ellas preparadas de antemano te será de gran utilidad. 

Una vez que los asistentes vean el estilo o el tono de una pregunta enviada, estarán mucho más dispuestos a formularlas por ellos mismos. 

 

3. Diseña encuestas que generen impacto

Una forma particularmente interesante de involucrar a tu audiencia es el uso de encuestas de impacto. 

Cuando implementas una encuesta de este tipo primero preguntas a la audiencia sobre un tema, después les presentas una información adicional y procedes a encuestarlos de nuevo. De esta manera, se puede ver el impacto de esta información y medirlo a través de datos reales.

Puedes aprovechar este resultado para orientar la sesión y darle mayor relevancia al contenido, lo que ayuda a mantener a tu audiencia interesada. 

 

7 ideas interactivas para conquistar a tus asistentes

 

4. Mantén el anonimato de tu audiencia

Si bien a veces es útil saber quién está preguntando o respondiendo, también hay ciertos escenarios en los que mantener las preguntas en el anonimato es muy beneficioso. 

Uno de esos escenarios podría ser una sesión sobre un tema delicado o polarizado. La audiencia a menudo tiene miedo a hacer las preguntas que realmente le interesan si tiene que preocuparse por lo que otros pensarán de ellos. Con las preguntas y respuestas anónimas, los asistentes tienen la capacidad de decir lo que piensan sin temor a ser juzgados, lo que aporta más valor a tu público y por ende, aumenta los niveles de participación. 

  

5. Aprovecha el contenido audiovisual

Has encuestado a tu audiencia, has gamificado tus sesiones y has brindado la oportunidad de recibir preguntas y comentarios en tiempo real. Puede que sientas que tu audiencia necesita un respiro, ¡no hay problema! Incluye un video y bríndales un descanso bien merecido. 

Para una mejor experiencia recomendamos que reproduzcas el video en una pantalla de grandes dimensiones.

  

6. Cede el poder a tu público 

Una magnífica manera de mantener el dinamismo de tu presentación es poner a tu audiencia en el centro y generar contenido en base a sus necesidades. 

Para hacer esto, encuesta a tus asistentes sobre un tema. Por ejemplo, puedes preguntar sobre su opinión de un evento reciente o sobre una tendencia existente dentro de la industria. El debate y el contenido que se genere a continuación será definido por los resultados de la encuesta. 

Tu audiencia tendrá una experiencia única y se sentirá valorada al poder dirigir la sesión en función de sus intereses.

  

7. ¿Crees que es el final? Para nada

Si tienes pensado facilitar a los asistentes las presentaciones de las sesiones, incluye una encuesta final para poder descargarlas y, de esta manera, incentivar la participación. Esto es música para los oídos de cualquier organizador de eventos. 

En lugar de enviar tu encuesta de satisfacción días o semanas después del evento, lo que provoca que el público olvide ciertos detalles, de esta manera tienes la oportunidad de recopilar los datos allí mismo. Esto no solo te proporciona datos más precisos, sino también una tasa de respuesta de entre un 30% a un 90%. 

 

¿Quieres hacer más interactivas tus sesiones? En Orquidea te ayudamos a conseguir tus objetivos. 

Los perfiles de los asistentes a conferencias y eventos han cambiado en la última década. Las nuevas generaciones se han integrado en el mundo laboral y la tecnología es una parte integral de nuestra vida cotidiana. Debido a ello, el objetivo de un planificador de eventos ha pasado de obtener el mayor número de asistentes a centrar su labor en el diseño de experiencias que aporten valor al público.

La economía también está cambiando, los presupuestos de los eventos se están recortando y el acceso a los recursos online es abundante. Por lo tanto, tiene sentido que los asistentes sean más selectivos a la hora de elegir los eventos a los que asistir.

Los asistentes también son consumidores. El proceso para decidir si se registrará en tu evento es el mismo que lleva a cabo cuando compra cualquier otro producto, y siempre vas a tener competidores en el mercado, por lo que necesitas diferenciar tu evento. La mejor manera de hacerlo es proporcionar la mayor cantidad de valor posible en relación con tu tiempo y presupuesto. 

 

Arrojando algo de luz 

En todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Millennials), el 76% de los encuestados dijo que es importante que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos. Por lo tanto, deducimos que la posibilidad de establecer conexiones de relevancia influye en su decisión de asistir a tu evento. 

Con un 84% destacándolo como un factor determinante, el networking es especialmente importante para los Millennials. Las generaciones más jóvenes ven los eventos como una forma de hacer crecer su red de contactos y buscar oportunidades de mejora profesional. 

Si estás utilizando una aplicación móvil para promover el networking, esta es tu oportunidad de animar a los asistentes a descargarla. 

 

Reuniones 1 a 1: Impulsando el networking

 

Solicitud de reuniones a través de la App del evento

 

Beneficios para los planificadores 

  • Mejor engagement y uso de la tecnología. Promover la solicitud de reuniones antes del evento es un valor añadido para impulsar la descarga de la app y fomentar su uso. 
  • Mayor satisfacción de los asistentes. Permite que tu público participe en las reuniones 1 a 1 y genere conexiones de calidad durante tu evento. 
  • Crear una comunidad de eventos más fuerte. Las reuniones ayudan a crear un sentido de comunidad, que se mantendrá unida en éste y en futuros eventos.
  • Una sede alineada con los objetivos del evento. Saber que los asistentes tendrán reuniones ayudará a diseñar un espacio que permita tomar un café y hablar con cierta privacidad. 

Beneficios para los asistentes 

  • Maximiza su tiempo en el evento. Las reuniones programadas permiten aprovechar mejor el tiempo y organizar la agenda de cada asistente.
  • Brinda una manera más fácil de conexión. La capacidad de solicitar reuniones con personas clave aumenta las posibilidades de establecer relaciones significativas durante el evento. Es fácil buscar contactos a través de la lista de asistentes o encontrarlos por su nombre, compañía o cargo. 
  • Facilita la forma en que rompen el hielo. Se evitan las incómodas presentaciones en persona, ya que la comunicación online es mucho menos intimidante. 
  • Aumenta la eficiencia en la gestión de los detalles. Las reuniones se incluyen en las agendas de los asistentes con la hora y el lugar de las mismas. 

 

¿Cómo potenciar el networking con la app para eventos?

1. Los asistentes se encuentran a través de la lista de asistentes en la propia App.

2. Envían una solicitud de reunión a la persona elegida con una fecha y hora determinadas.

3. El destinatario acepta o rechaza la invitación. Si es aceptada, la reunión se incluye en la agenda de los participantes.

 

En el pasado, lograr el éxito del evento se enfocaba en hacer que las personas asistieran al evento, pero los asistentes de hoy en día tienen unas expectativas más exigentes respecto al valor de la experiencia en el evento. Esto obliga a los organizadores a buscar nuevos métodos para contentarlos y diferenciar su evento de la competencia.

La mejor forma de hacerlo es a través del networking, ofrece a tus asistentes la libertad de establecer sus propias conexiones a través de una app para eventos y genera un valor diferencial en tu evento. ¡En Orquidea te ayudamos a conseguirlo! 

Hay muchas maneras de generar valor y hacer que tus asistentes participen en tus eventos, darles voz durante las sesiones es sin duda una excelente forma de hacerlo. Ofrecer la posibilidad de responder las preguntas de los ponentes en directo y enviar las dudas que puedan surgir a través de una aplicación móvil proporciona un valor añadido no solo para los ponentes, sino también para los organizadores, que podrán recoger más información de una manera centralizada. 

A pesar de ello, es común que los organizadores tengan ciertas dudas la primera vez que utilizan esta tecnología en sus eventos. A veces, nuestros clientes se enfrentan diferentes desafíos cuando tienen que determinar el número de preguntas, el tipo de respuestas, aumentar la adopción de la aplicación por parte de los asistentes o presentar los resultados en directo. Para ayudarte a tomar estas decisiones queremos compartir las respuestas a cinco preguntas comunes que recibimos cuando se trata de interacción en sesiones. 

 

¿Cómo puedo aumentar el engagement de mis sesiones? 

Una de las mejores maneras de aumentar la participación de los asistentes durante tus sesiones es hacer que interactúen con el contenido. Intenta incorporar dinámicas que permitan a los asistentes participar activamente, respondiendo a una votación iniciada por el ponente o enviando preguntas al mismo. 

Las votaciones en vivo permiten a los ponentes conectar con la audiencia para hacer preguntas que aumenten el valor de las sesiones, redirigiéndolas o centrándose en algunos aspectos según la respuesta recibida. Debido a que las respuestas se comparten en tiempo real, los ponentes tienen la oportunidad de conocer cuáles son las necesidades de los asistentes, personalizar el discurso o incluso demostrar el cambio de opinión o conocimientos adquiridos de la audiencia entre el inicio y el final de las sesiones. 

Que los asistentes, por otro lado, puedan realizar preguntas desde su teléfono, aumenta la facilidad en que pueden transmitir sus inquietudes y opinar sobre el contenido de forma anónima. A diferencia del tradicional micrófono, en las que los asistentes deben ponerse de pie y hablar ante la multitud, esta función permite que incluso las personalidades más tímidas participen en la sesión. Además, un sistema de “likes” para las preguntas ya realizadas asegurará que las de mayor interés para la audiencia sean contestadas primero. El organizador siempre tendrá la oportunidad de moderar y ocultar las preguntas que no considere oportunas. 

 

¿Cuál es la mejor manera de recoger comentarios? 

Recoger la opinión de los asistentes, tanto positiva como negativa, es una parte fundamental para la identificación de los éxitos y oportunidades de tu evento. Facilitar la manera en que los asistentes envían sus valoraciones y comentarios aumentará la participación y la tasa de respuesta, algo imprescindible para los resultados de los organizadores y los patrocinadores. El tipo de encuesta dependerá en última instancia de si estás buscando un feedback específico en una sesión, o general, relacionada con el evento en sí. 

Las encuestas pueden estar vinculadas directamente a las sesiones y así ofrecer una manera de identificar las tendencias, las preferencias sobre los estilos de presentación y comprobar el éxito en la selección de ponentes. Además, siempre puedes añadir una opción de comentarios para cada una de las sesiones. 

Las encuestas del evento, por otro lado, son de naturaleza más general ya que no están vinculadas a ninguna de las sesiones. Este tipo de encuesta se usa normalmente para recoger la opinión sobre los principales aspectos del evento, pero también se pueden usar para: 

  • Segmentar a la audiencia en diferentes grupos 
  • Realizar estudios de mercado propios o para patrocinadores 
  • Recoger comentarios sobre la propia aplicación

 

App para eventos: Haciendo crecer el engagement

 

 

¿Cómo puedo aumentar la adopción de la app? 

Una vez hayas decidido el tipo de preguntas que mejor funcionan para tu evento, el siguiente paso será asegurarse de que son enviadas correctamente y de que tienen la visibilidad adecuada a través de una estrategia de comunicación bien definida. 

El primer paso requerirá tener a tus ponentes en el mismo barco, especialmente si pretendes que realicen votaciones y respondan a las preguntas realizadas desde la aplicación del evento. Para ello debes demostrarles el valor que esta interacción puede aportar a la experiencia de la sesión, y desarrollar un plan para integrarla con el contenido. Un ponente que hace hincapié en el uso de la aplicación al inicio de su sesión es un gran impulso para la promoción de la herramienta y anima a los asistentes a participar. 

Además, te dejamos algunos consejos que puedes llevar a cabo para este objetivo: 

  • Al inicio de la sesión, muestra una diapositiva con las instrucciones de la aplicación y haz que tus ponentes soliciten la participación del público.
  • Cuando sea posible, utiliza la proyección de los resultados para acaparar la atención y animar a los asistentes a que participen. Así el público comprobará que su participación es valiosa y tiene repercusión en el transcurso de la sesión. 
  • Crea una sección en el menú de la aplicación que dirija a los asistentes a tu Encuesta del evento” y así nadie la pase por alto. 
  • Envía una notificación push o un correo electrónico durante y después del evento para recordar a los asistentes que proporcionen sus comentarios sobre su experiencia en el evento y las sesiones a las que asistieron. 

 

¿Qué necesito para proyectar los resultados? 

Para mostrar los resultados en directo no necesitas tener una experiencia técnica ni unos grandes requisitos: todo lo que precisas es un ordenador portátil con conexión a Internet y una pantalla dónde mostrar los gráficos obtenidos. 

Los gráficos de resultados están disponibles para cada una de las preguntas y se proyecta a través de una URL única, un proceso sencillo y fácil de configurar. Para este proceso, recomendamos que el ponente incluya en su presentación una diapositiva con la pregunta y las opciones de respuesta disponibles e incluso, si existe una respuesta correcta, tiene la opción de proyectarla después de mostrar los resultados de las votaciones. 

Durante el evento, deberá haber una persona encargada de gestionar las preguntas y mostrar los resultados en el momento correcto. Para crear una experiencia perfecta, te recomendamos utilizar dos portátiles para mostrar la presentación y los resultados por separado, y contar con un switcher o conmutador que permita alternar entre ambas pantallas de una manera más profesional. También te sugerimos realizar una prueba con los ponentes para que no haya ninguna duda respecto a los tiempos de respuesta y el momento en el que los resultados deben ser mostrados. 

 

¿Dónde puedo acceder a los resultados de mi aplicación? 

Una vez finalizada la sesión o el evento al completo, puedes generar informes de resultados en PDF o Excel y compartirlos con tu equipo, patrocinadores u otras personas interesadas. Una vez accedas al gestor de contenidos de la aplicación, solo tendrás que hacer clic en el botón “Descargar” situado en la parte superior derecha, dentro del apartado de “Votaciones en vivo” de la sesión elegida. Podrás generar informe con los resultados de una sola pregunta o de todas ellas, también tendrás la posibilidad de descargarlo con las respuestas nominales o anónimas. 

 

Conclusión 

Sabemos que tu tiempo es muy valioso y esperamos que estos consejos te hayan ayudado a resolver algunas dudas y mejorar el modo en que aplicas la tecnología para la interacción durante las sesiones. Si estás interesado en obtener más información sobre nuestras soluciones para eventos, no dudes en contactarnos. ¡Nunca es tarde para hacer tus eventos más interactivos! 

Uno de los mayores retos para los organizadores de eventos es aumentar los registros y la venta de entradas de sus eventos. Como pudiste ver en la Parte I, os daremos algunos consejos para alcanzar este objetivo aprovechando todos los medios disponibles a vuestro alcance. Desde páginas web de registro, pasando por las redes sociales o la publicidad, existen múltiples formas de dar a conocer tus eventos y alcanzar los objetivos de venta deseados. 

 

Aumenta la visibilidad de tu evento con publicidad 

 

7. No te olvides del retargeting 

Anunciar tu evento a todo el mundo es una formula segura para volar por los aires el presupuesto de marketing y no alcanzar tus objetivos. Para sacar el máximo provecho de tu publicidad, deberás decidir a quién quieres dirigirte. 

El retargeting permite dirigir diferentes contenidos publicitarios a los potenciales asistentes en función de su comportamiento, como puede ser una visita a la web o el abandono del proceso de registro. Prueba a publicar algunos anuncios de retargeting, solo algunos se registrarán o comprarán una entrada la primera vez que visiten tu página web pero ya han demostrado un interés, lo que convierte el retargeting en una inversión con mayores posibilidades de retorno. 

 

8. Elige sabiamente los medios 

Tienes muchas opciones a la hora de seleccionar una plataforma para tu publicidad, pero debes orientarte a las que mejor se adapten a tu evento y a tus asistentes. 

Si tienes muchos clientes B2B, LinkedIn seguramente sea tu mejor opción. Si por otro lado tu audiencia responde a anuncios más visuales, Facebook podría ser una gran elección. Incluso si tu presupuesto te permite utilizar todas las redes sociales, intenta ser específico y rentabilizar la inversión. 

 

9. Mide los resultados  

 

Sea cual sea tu objetivo, aumentar el número de registros o aumentar los ingresos en un 30%, lo importante es optimizar tus gastos publicitarios con un plan concreto. 

La mayor parte de la publicidad funciona a través de un modelo CPC (coste por clic). Si bien los precios varían, puede esperar gastar desde unos pocos céntimos hasta 1 o 2 euros por cada clic recibido en el anuncio. Mantén un registro de los resultados obtenidos y revisa qué anuncios son los más efectivos, así podrás afinar más con tu publicidad y alcanzar los objetivos de tu evento. 

 

Parte II: Cómo realizar un registro online con éxito

 

Utiliza el Email Marketing para tus comunicaciones 

 

10. Personaliza tu mensaje 

Siempre que envíes un correo electrónico a tus invitados para registrarse online en tus eventos, recuerda que debes tratarlos de la manera más personalizada posible. Puedes incluir variables como el nombre del asistente o personalizar el mensaje de manera predeterminada en función del remitente para conseguir este resultado. 

Cuanto más adaptes tus correos electrónicos, más personal será la sensación al leerlo y más posibilidades tendrás de alcanzar tus objetivos. Si además los emails cuentan con tu branding, más fuerte será el impacto del mensaje y mejor el posicionamiento de la marca de tu evento.  

 

11. Utiliza las mejores prácticas de mailing para el registro 

Tu email marketing no debe ser excesivamente largo, te recomendamos que, como máximo, esté compuesto por tres secciones y se dividan claramente con bloques de colores, líneas o imágenes. Esto ayuda a garantizar que tus correos sean concisos, simples y lo más importante, fáciles de recordar. 

También debes limitar la cantidad de texto que utilizas en cada correo electrónico para no sobrecargar la lectura y transmitir el mensaje lo más rápido posible. 

 

12. Involucra a tu audiencia 

Los emails ofrecen la posibilidad de compartir contenido con un alto nivel de engagement. Sin duda, el vídeo es uno de ellos, si vas a utilizarlo en tus correos asegúrate de que la imagen de la miniatura sea llamativa y que despierte la curiosidad del espectador. Lograr que tu audiencia disfrute de tu contenido y dedique más tiempo a tus correos electrónicos es un gran paso para aumentar la confianza en tu marca.   

Incluso puedes atraer a tu audiencia con el correo electrónico durante y después del evento para avisar de los cambios o enviar las presentaciones de los ponentes. También puedes mantener el contacto animándolos a registrarse para el próximo evento. 

 

Conclusión 

Recuerda que la mayor parte del éxito reside en dirigirte a cada uno de tus potenciales asistentes de la manera más personalizada posible. Para ello, será imprescindible contar con una plataforma de registro que, además de facilitar inscripción y potenciar el branding de tu evento, te permita gestionar el envío de correos electrónicos de forma integrada. ¿Quieres que te ayudemos a mejorar tus registros? En Orquidea te acompaños paso a paso para alcanzar el éxito.