April 2019

Uno de los mayores retos para los organizadores de eventos es aumentar el número de inscritos a través de un registro online. En este artículo os daremos algunos consejos para alcanzar este objetivo aprovechando todos los medios disponibles a vuestro alcance. Desde páginas web de registro, pasando por las redes sociales o la publicidad, existen múltiples formas de dar a conocer tus eventos y alcanzar los objetivos de venta deseados. 

 

Página web del evento 

Una página web donde los potenciales clientes accedan, consulten la información del evento y puedan registrase es, sin duda, el método más efectivo para aumentar el número de inscritos. Pero para ello debes tener en cuenta algunos aspectos importantes.

 

1. Diferencia tu marca

Pasar desapercibido no es una buena idea si deseas alcanzar el máximo número de registros. Tu evento debe tener una identidad propia y los usuarios que lleguen hasta tu página web deben sentirse atraídos tanto por la apariencia como por el contenido de la misma. 

Destaca los beneficios de tu evento y adapta la información a los intereses de tu público objetivo, utilizando imágenes o vídeos de promoción. 

 

2. Una experiencia facilitadora

Todo lo anterior no sirve de nada si el usuario no entiende cómo navegar a través de la página web, la plataforma falla o una mala experiencia de registro les hace desistir. Opta por una estructura sencilla, resaltando el nombre del evento, la ubicación, las fechas y otra información de interés.  

Organiza tu contenido en secciones y utiliza una barra de navegación que resulte intuitiva, así como un proceso de registro sencillo, con los mínimos datos posible para agilizar la compra.

 

3. Muestra tu personalidad

Tu página de registro es el lugar perfecto para resaltar los puntos clave del evento y convencer a los potenciales asistentes. Ya sea a través de un diseño llamativo o minimalista, hacer que tu marca destaque es tan sencillo como mostrar la personalidad de tu evento. 

Esto no significa que debas crear un concepto completamente nuevo o desde cero. Por ejemplo, si se trata de un evento corporativo puedes adaptar la imagen de tu evento a la de la empresa. 

 

Registro online para eventos

 

Redes Sociales  

El boca a boca es una excelente manera de aumentar el número de registros para tus eventos. Para ello, deberás hacer publicaciones relacionadas con el evento en redes sociales. Crea y comparte el contenido, luego analiza los resultados y genera más contenido en función de la respuesta (engagement) que obtengas. 

 

4. Aprovecha a tus seguidores

Comunícate con tus principales seguidores. Ya están interesados en ti o incluso son fans de tu marca, así que compartir con ellos la promoción del evento te permitirá llegar a sus redes de contacto de una manera sencilla.  

Solo asegúrate de facilitarles el proceso. Aprovecha los diversos recursos que te ofrecen las plataformas de redes sociales o programa publicaciones en horas clave para agiliza la difusión.

 

5. Hacer un plan de promoción digital

Las redes sociales tienen una gran cantidad de detalles que gestionar en cada una de las plataformas usadas. Prepara un plan para antes, durante y después del evento. 

Crea un plan de promoción digital que integre email marketing, publicidad de pago y promociones. Define los objetivos y cómo vas a medirlos para poder hacer un seguimiento del progreso y buscar nuevas oportunidades.

 

6. Utiliza más recursos

Definitivamente deberías crear una página web para el registro de tus eventos, pero también debes encontrar otras formas de registro para los potenciales asistentes. En la actualidad las personas pasan una gran parte de su tiempo en las redes sociales y tu evento debe estar allí. 

Además, la publicación en un sitio como Facebook brinda a las audiencias un lugar más distendido para conocer los detalles del evento. Pueden ver una lista de otras personas que asisten o compartir el evento y obtener aún audiencia.

 

Un registro bien planteado no consigue únicamente aumentar el número de inscritos, sino también reducir la carga de trabajo de los organizadores, potenciar la imagen de marca y gestionar correctamente todos los datos de los asistentes para crear una experiencia completamente personalizada. Suscríbete a nuestra newsletter si aún no lo estás y recibe próximamente la segunda parte de nuestro artículo en tu bandeja de entrada.

¿Y tú? ¿Necesitas ayuda con tu próximo registro? En Orquidea somos especialistas en el desarrollo de páginas web para registros y envío de comunicaciones, completamente personalizadas.

En una encuesta realizada, el 31% de los especialistas en marketing eligió los eventos como su canal de comercialización más efectivo y el 90% de ellos está de acuerdo en que los eventos son una gran oportunidad para establecer conexiones personales, en una época en la que la mayoría de las interacciones ocurren de manera online. Pero no todos son iguales y para ver resultados reales, el branding de tus eventos debe estar presente y ser visible desde la primera vez que los asistentes interactúan con el evento. 

 

Empieza definiendo el estilo 

Dotar de un diseño a tu evento puede ser una de las partes más complejas y, a su vez, divertidas de la preparación, pero si no consigues llevar el estilo a las diferentes soluciones o herramientas, es fácil que ese trabajo no haya servido para nada. 

Cuando el diseño de tus comunicaciones no es coherente, es difícil entender de qué tipo de evento se trata, cuál es el ambiente, cómo se desarrollará o el tono del mismo. La mejor manera de establecer una línea es crear, o hacer que un diseñador gráfico cree, una guía de estilo para tu evento.  

Esta guía establecerá todas las reglas sobre cómo usar los colores y logotipos para que cualquier diseñador pueda hacer sus propias composiciones con el estilo definido. Tener una guía de estilo puede ayudarte a marcar unos límites y mantener la apariencia del evento. 

 

1. Crea una página de registro con personalidad 

Las páginas web para eventos deben ser simples e intuitivas, ya que cuanto más fácil sea para los asistentes, más probable será que lleguen hasta la página de compra. 

Pero eso no significa que deban ser simples o carecer de un estilo propio, sino que debe haber un estudio (o aprovechar la experiencia de tus proveedores) para definir qué información se debe incluir y cuál no. 

El diseño y la capacidad de personalización serán claves para hacer valer ese contenido. Por un lado, una buena estructura de la web hará que el asistente encuentre la información que busca y destacará el contenido más. Por otro lado, diseñando una imagen propia del evento conseguirás diferenciarlo, reforzar el valor añadido y atraer a tus asistentes potenciales. 

También puedes incluir el contenido de tu blog, vídeos de eventos anteriores, testimonios de participantes o cualquier otro contenido que pueda ayudar a aumentar los registros. Asegúrate de que la información se distribuye de manera intuitiva y que priorizas los detalles más importantes. 

 

 

2. Tus comunicaciones con branding 

El correo electrónico debería estar en la cúspide de tus herramientas de comunicación. Es efectivo, barato y permite una mayor segmentación y análisis. 

El 35% de los destinatarios eligen qué correos abrir basándose solo en el asunto, lo que significa que tienes una frase para llamar la atención de tus potenciales asistentes. Por ello, el título de tus correos debe ser relevante, llamativo y generar intriga. 

La personalización es muy importante para conservar la esencia de tu evento, haciendo visibles tus colores y tu logotipo, dando una imagen profesional y diferenciada del resto. Además, puedes incluir variables para que cada uno de los correos enviados contenga el nombre del destinatario o una información determinada para cada categoría de invitado. 

Para terminar, incluye un CTA, un botón o enlace para atraer a los usuarios. Haz que destaque con diferentes formas y colores, utiliza una frase corta y un verbo que invite a la acción. La tasa de apertura, la tasa de clics y el número de registros te darán una idea de que es lo que está (y lo que no) funcionando en tus comunicaciones. 

 

3. Una App del evento personalizada 

Los folletos son parte del pasado, además de ser una solución irresponsable con el cuidado del medio ambiente, no permiten la actualización del contenido ni pueden facilitar tanta información como una aplicación móvil.  

El primer paso para comenzar a construir tu aplicación es determinar qué funciones necesitas, y esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de tus objetivos y metas. Incluye la información básica de tu evento como el nombre y el logotipo. A continuación, personaliza la aplicación con tus colores, iconos, imágenes del menú y, si lo deseas, renombrando los apartados para hacerlos únicos.  

La app acompañará a los asistentes durante toda la jornada y la pantalla de inicio es lo primero que verán cuando acceden a la aplicación, por lo que es importante que se reflejen en ella los colores y la marca del evento. 

 

La imagen de tu evento es muy importante 

Tener un estilo establecido significa tener una marca que permanece unificada, que es coherente y que está presente en todos los puntos de contacto con los asistentes. En este sentido, las principales ubicaciones que debes cuidar y personalizar para potenciar tu marca son: la página web del evento, los correos electrónicos y la app del evento. 

Mientras más potenciales asistentes reciban tus comunicaciones, más probable será crear una imagen de tu marca en sus mentes y, en última instancia, que terminen registrándose. Algunos organizadores subestiman el poder de una marca potente, pero recuerda que si tu no defines la imagen de tu marca, estás invitando a tus asistentes a que la creen por ti. 

 

En Orquidea nos encargamos de acompañarte en todo el ciclo de vida del evento, gracias a que todas nuestras herramientas están diseñadas para adptarse a tus necesidades con el más alto nivel de personalización. ¿Quieres saber más sobre nuestros servicios? ¡Contáctanos ahora!

La buena experiencia de un asistente en un evento comienza por un check-in rápido, sencillo y con capacidad de resolver problemas. ¿A quién le gusta imprimir la confirmación del registro? ¿O esperar media hora para realizar el check-in? Y si hay algún problema, ¿esperar el último en la cola de registro? La respuesta es clara, a nadie. 

Esta experiencia hace que los asistentes accedan al evento cansados y de mal humor, más si cabe si el evento es de pago. Pero aprovechemos el acceso para dar una buena impresión y conseguiremos que los asistentes entren con ganas de disfrutar del evento y generar un ambiente colaborativo, un estado de ánimo que puede durar todo el día. 

También es importante facilitar un sistema de registro a los asistentes que lleguen al evento sin ningún tipo de confirmación o registro previo, sin perder datos por el camino y ofreciendo el mismo sistema de acreditación personalizada que a todo el mundo. 

Te proponemos 10 consejos para diseñar un acceso rápido y memorable:

 

1. Informa al asistente: Este primer consejo no es para el check-in, sino para antes incluso del día del evento. Para agilizar el proceso, envía un correo electrónico a todos los asistentes unos días antes de que comience, incluyendo su confirmación de registro y los detalles del check-in. Haz que sea aún más fácil incluyendo un código QR que puedan enseñar desde su móvil.

 

2. Reserva el espacio: Diseña un área de acceso donde los asistentes tengan espacio para registrarse, realizar el check-in y hacer cola de la manera más cómoda posible si fuese necesario. Piensa en los equipos y personal que utilizarás cuando diseñes el área de acceso. Para evitar problemas con el Wi-Fi, prepara siempre varias conexiones como alternativa. 

 

3. Prepara un plan B: ¿Que ocurre si a un asistente se le olvída el código QR o su confirmación? ¿Y si no está registrado? Diseña un proceso para este tipo de situaciones que sea claro para el asistente, rápido, que permita igualmente la acreditación y conserve todos los datos durante el proceso. Un sistema flexible que permita editar y añadir asistentes en tiempo real con tu registro es la solución ideal.

 

4. Acelera el proceso: Ofrece un acceso más rápido, como con nuestro sistema de lectura de QR, para que los asistentes puedan realizar el check-in y ser acreditados de manera rápida y eficiente. Los asistentes escanean el código QR en la entrada y reciben su acreditación impresa instantáneamente, un proceso completo en 20 segundos. Esta tecnología se podría integrar directamente con tu plataforma de registro para actualizar todos los datos en tiempo real. 

 

acreditaciones-personalizadas-para-eventos

 

5. Sonríe a la cámara: Utiliza una tecnología de Reconocimiento Facial para que el acceso a tus eventos sea aún más rápido. Con nuestra tecnología, los asistentes proporcionan una foto durante el registro, son reconocidos por las cámaras en el check-in y reciben su acreditación impresa instantáneamente, todo ello en 9 segundos. Los asistentes no necesitarán llevar ni presentar ningún documento de confirmación y la seguridad del acceso estará garantizada, además del caracter tecnológico que aporta a tu evento.

 

6. Los detalles son importantes: Aprovecha las acreditaciones para incluir información personalizada sobre el programa, la contraseña del Wi-Fi o el hashtag del evento directamente en ellas. ¿Y si tienes distintas categorías de asistentes y quieres diferenciarlas? Prepara distintos modelos para cada una de estas categorías con diferentes diseños, colores e incluso códigos QR para controlar el acceso en salas.

 

7. Prepara las respuestas: ¡No dejes nada al azar! Crea una hoja de preguntas frecuentes para tu personal, de esta manera podrán ayudar a los asistentes y resolver sus dudas. Esta hoja puede incluir información sobre las ubicaciones de las salas, los horarios de las sesiones o los contactos de emergencia. 

 

8. Obsequios y lanyards por separado: Mantén las bolsas de bienvenida y los lanyards para las acreditaciones lejos del área de check-in. Esto ayudará a evitar grandes aglomeraciones en la entrada y que los asistentes hagan una doble espera. En el caso de los lanyards, prepara una mesa separada del lugar de la impresión de acreditaciones y dirige a los asistentes aquí una vez la hayan recibido. 

 

9. Recibe y organiza la entrada: Haz que los asistentes se sientan bienvenidos y sepan exactamente lo que tienen que hacer. En eventos multitudinarios es común el uso de catenarias para dirigir las colas, pero para agilizar el acceso es importante dirigir al asistente por la cola correcta y avisarle para que tenga preparado el código QR u otro elemento necesario para acceder al evento. 

 

10. Los letreros marcan el camino: Evita que los asistentes se pierdan o no encuentren la próxima sala a la que dirigirse. Utiliza la cartelería para visibilizar los itinerarios y facilita mapas en las bolsas de bienvenida para que los asistentes puedan consultar esta información en cualquier momento. Otra opción sería la de incluir una aplicación del evento donde reunir toda esta información.

 

El evento se inicia en el acceso y todos sabemos la importancia de buen comienzo. En Orquidea Technology Group somos especialistas en la implementación de tecnología en los eventos para crear experiencias memorables. Contacta con nosotros ahora para diseñar un acceso innovador y rápido, a la vez que recogemos todos más información sobre tus asistentes.

La acreditación de asistentes es un elemento más importante de lo que la mayoría de la gente cree, en cuanto a la experiencia general del evento se refiere. El diseño de un acreditación perfecta no es exclusivamente un diseño atractivo, sino uno que proporcione información personalizada y permita establecer conexiones de una manera más cómoda entre asistentes.

Veamos 6 claves para ayudarte a diseñar acreditaciones innovadoras y efectivas: 

 

1. Limpio y simple: El espacio en las acreditaciones es limitado y debes evitar sobrecargarlas con demasiada información, incorporando solo la más importante. Incluir el nombre y algunos otros detalles como la empresa o el puesto en la parte frontal de la misma es un detalle que tus asistentes agradecerán, pero cuidado, siempre cabe la posibilidad de que se hayan producido errores de escritura durante el registro, por lo que un software que te permita hacer modificaciones en cualquier momento es indispensable.

 

2. Potencia tu imagen: Este es tu evento, así que no seas tímid@ y marca las diferencias con una acreditación con personalidad propia, incluyendo colores, imágenes y tipografías a medida para potenciar el posicionamiento de tu marca o el carácter de tu evento.

 

3. Propósito: La información que decidas incluir en la acreditación debe coincidir con tu propósito general. Por ejemplo, si el objetivo de la acreditación es crear oportunidades de networking entre tus asistentes, puedes elegir distintos diseños o colores para formar grupos o identificar los diferentes perfiles profesionales. Po otro lado, si el objetivo es controlar el acceso en las sesiones puedes incluir un código QR para verificar la asistencia o restringir el acceso de las salas.

 

Diseñando la acreditación perfecta para tu evento

 

4. Aumenta los ingresos: Utiliza tus acreditaciones como una oportunidad para generar ingresos adicionales. Ofrece un espacio en la acreditación a tus patrocinadores para que puedan incluir su logotipo y aumentar su visibilidad durante todo el evento. Aumenta los ingresos segmentando tus listas de asistentes por intereses o datos demográficos para ofrecer un patrocinio más personalizado y efectivo.

 

5. Personaliza: Crea una experiencia personalizada para tu público con un diseño único de las acreditaciones para cada uno de sus perfiles: asistentes, ponentes, expositores, etc. Puedes personalizar ambas caras de las acreditaciones con distintos diseños y colores o incluir bandas con el nombre sus categorías. Estos pequeños detalles añaden un toque de personalización a la experiencia general de los asistentes.

 

6. Facilita la información: Tus acreditaciones también se pueden utilizar para proporcionar información de utilidad a los asistentes. Considera la posibilidad de imprimir el programa del evento o un mapa de la sede en la parte posterior de la acreditación para ayudar a los asistentes a cumplir con la agenda y orientarse. También puedes incluir el nombre y la contraseña del Wi-Fi, entre miles de posibilidades.

 

En general, las acreditaciones son pequeñas en tamaño, pero son increíblemente importantes para tu evento y tus asistentes. Esperamos que estos consejos te ayuden a diseñar acreditaciones más innovadoras y efectivas que destaquen entre la multitud y sorprendan a sus asistentes. 

Si quieres que te ayudemos con tus acreditaciones contáctanos ahora y descubre nuestro sistema de acreditaciones onsite, completamente personalizadas e impresas en 6 segundos.

Todos los organizadores de eventos conocéis la importancia respecto a los datos manejados durante un evento y, no sólo por vuestra parte, sino también por parte de los proveedores que tienen acceso a estos datos. Epor ello que cada vez más debes prestar especial atención a la forma en que tus proveedores utilizan y almacenan esta información. 

Es por ello que en este artículo trataremos las características que hacen segura tu app para eventos, hablaremos de las mejores prácticas respecto a la seguridad de tus datos y formularemos algunas preguntas que debes hacer a tus proveedores para confirmar que está cumpliendo con la normativa RGPD. 

 

Las características que hacen segura tu App para eventos 

Ya sea porque tu app del evento contenga información confidencial o no, es importante asegurarse de que todos los datos personales de los asistentes solo sean accesibles por las partes autorizadas. 

Entonces… ¿Qué características deberías exigir a tu proveedor? Aquí te dejamos algunas opciones que tu proveedor debería ofrecerte para fortalecer la seguridad de tu información. 

  • Acceso con contraseñas para todolos usuarios: Las contraseñas ayudan a los participantes a proteger el acceso a sus cuentas personales y preservar la información almacenada en ellas. Sin las contraseñas, cualquier persona que conozca las direcciones de correo electrónico de tus participantes podría acceder a sus apps e indagar en sus datos, perfiles y mensajes privados.   
  • Códigos de acceso para eventos privados: Este requisito hace que los participantes tengan que introducir un código de acceso para iniciar sesión en la app para eventos. Esto permite a los planificadores restringir el acceso solo a aquellas personas con las que comparten el código de acceso, limitando el acceso público a la información general de la app, como la ubicación de la sedeel programa o la lista de ponentes 
  • Acceso restringido por correo electrónico: Con este nivel de seguridad, solo podrán acceder a la app los participantes registrados (por su dirección de correo electrónico), de esta manera se bloqueará a cualquier persona que no esté registrada y se garantiza un mayor control sobre los datos. 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Las mejores prácticas para la protección de datos en tus Apps para eventos 

Cualquier persona u organización que recopile información sobre los participantes del evento se considera un Controlador de Datos” en base a la normativa RGPD. Los Controladores de Datos tienen una gran responsabilidad por la información que recopilan, la forma en que lo hacen y la utilizan para distintos objetivos. 

Para ayudarte a cumplir con la normativa de protección de datos, te dejamos algunos consejos o métodos actuación responsables. 

  • Publicar tu propia Política de Privacidad en la app. Esta debe situarse en un lugar visible, en la pantalla de inicio de sesión o en la de registro, para que los participantes del evento puedan conocer que se hará con sus datos antes de que decidan completar el registro.  
  • Que los participantes acepten tus Términos de Uso. Esta función solicita a los participantes que acepten las reglas generales del evento antes de que puedan acceder a la app del evento. Sin embargo, en los Términos de Uso también se debe especificar cómo se espera que los participantes usen o compartan los datos a los que tienen acceso desde la app del evento.  
  • Ocultar ciertos datos o perfiles de los participantes. Puede ser útil tener la capacidad de ocultar determinados datos o los perfiles de los participantes dentro de la app si así lo solicita alguno de ellos, aunque esto signifique que no puedan agendar reuniones de networking, utilizar el chat o participar en los retos gamificados, ya que es necesaria la identificación del asistente para estos fines. Tu Política de Privacidad debe comunicar qué los datos personales se publicarán en la app del evento. 

Otras peticiones que se pueden hacer a tus proveedores sobre la protección y privacidad de datos son:  

  • El Anexo de Procesamiento de Datos (DPA) que aborda las obligaciones relacionadas con la protección de datos. 
  • Una lista de subprocesadores que tu proveedor puede usar para recopilar y almacenar la información. 
  • Cómo se manejarán las solicitudes de acceso a los datos (DAR), o las solicitudes de destrucción o anonimización de los datos. Deben poder decirte durante cuánto tiempo se almacenarán, dónde se almacenarán y quién tendrá acceso a ellos en caso de que necesites responder a una solicitud de acceso a los datos por parte de los usuarios. 
  • Una muestra de los Términos de Uso y/o Política de Privacidad que describa el uso típico de su plataformaque puede modificarse para las necesidades específicas de tus eventos. Estos deberán ser editados para reflejar dónde se almacenan y utilizan los datos de los participantes.  

Internamente, también es importante saber quiénes accederán a los datos para formarlos adecuadamente en el manejo de los datos. 

 

¿Qué debes sabere sobre tu proveedor de apps? 

Si bien es posible que necesites contrastar la información o un profesional de IT para profundizar algunos aspectos técnicos de la seguridad, hay otras con las que los organizadores de eventos deberían familiarizarse para comprender qué es lo realmente importante al seleccionar a sus proveedores de tecnología. 

  • ¿Qué métodos de encriptación de datos utiliza el proveedor (tanto en tránsito como en reposo)?  (ej.: ¿Se utiliza la encriptación HTTPS?) 
  • ¿Dónde están alojados los datos que recopila tu proveedor? ¿Es seguro y de buena reputación? 
  • ¿Las políticas de seguridad de tu proveedor están basadas en estándares aceptados del sector? 
  • ¿Cuáles son sus procesos de comunicación en caso de fallas de seguridad? 
  • ¿Están todas las características de seguridad incluidas en los precios básicos? ¿mejorar la seguridad supone un coste adicional? 

 

Apps para eventos y RGPD compliance. ¿Qué debes saber?  

Otras consideraciones en relación con la seguridad de tu App de Eventos 

Además de asegurarte de que tu proveedor esté preocupado por la seguridad y alineado con la normativa RGPD, es importante considerar otros procesos que puedan reducir la seguridad del acceso y uso de los datos. Por ejemplo: 

  • ¿Qué tipo de seguridad WiFi ofrece la sede del evento? 
  • ¿Quién en tu organización tiene acceso a los datos del evento? ¿Estás concediendo a todos permisos de administrador en el sistema de gestión? ¿Los empleados que tienen acceso están adecuadamente formados para manejar y almacenar los datos de los asistentes? 
  • ¿Tiene una política corporativa de dispositivos móviles para garantizar que el acceso a las apps para eventos sea limitado, incluso en el caso de que un tercero no autorizado acceda al dispositivo móvil de alguien de tu equipo?   
  • Si estás integrando tu app de eventos con una fuente de datos externa (ERP, HR, CRM), ¿te has asegurado de que solo se sincronice la información meramente necesaria? 
  • Si compartes la información de los asistentes con tus ponentes o patrocinadores, ¿has recogido el consentimiento de tus asistentes durante el proceso de registro? 

En Orquidea comprendemos tu preocupación por la seguridad y privacidad de tus asistentes, es por ello que todas nuestras aplicaciones para eventos cuentan con los más altos estándares de seguridad con la tecnología de EventMobi. 

EventMobi ofrece políticas y procedimientos integrales para garantizar el almacenamiento y procesado de datos de forma segura. Como resultado, podemos asegurar a nuestros clientes una respuesta rápida y eficaz a las solicitudes de datos personales, ya sea para acceder a ellos o eliminarlos. Facilitando la recopilación de consentimientos y demostrando cuándo se proporcionó el consentimiento. 

Como proveedor de tecnología de eventos, estamos comprometido en garantizar la protección y seguridad de los datos personales de tus asistentes. ¡No esperes más y hazte con una app al nivel de tus eventos!  

Una aplicación para eventos bien diseñada e intuitiva es lo que necesita todo organizador de eventos. Ya no es suficiente con una aplicación bonita, los asistentes son cada vez más exigentes y esperan más de este tipo de aplicaciones. Es por eso que el diseño de tus aplicaciones es crucial para el éxito de tus eventos. ¿Quieres crear tu aplicación para eventos pero no sabes por dónde empezar?

Antes de sumergirnos en la creación de una app para eventos debemos elaborar un plan. Esto nos permitirá ahorrar tiempo y aumentará nuestras probabilidades de éxito.

¿Qué funciones son las adecuadas para mi evento?

El primer paso para diseñar una aplicación para eventos es determinar qué características necesitas. Esto dependerá en gran medida del tipo de evento, así como de los objetivos y metas del mismo. Por ejemplo, si estás buscando aumentar la participación de los asistentes deberías incluir herramientas de preguntas en sesiones o de gamificación.

A continuación te mostramos un cuadro que describe los 6 tipos de eventos más comunes y las características que mejor se adaptan a ellos.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

Diseñando tu app para eventos

1. Pantalla de Inicio

La pantalla de inicio mostrará los accesos directos a las diferentes secciones y es lo primero que verán tus asistentes cuando accedan a la aplicación, por lo que es importante que refleje los colores y la marca de tu empresa o evento.

Personaliza el aspecto de los botones y/o incluye widgets con mapas de Google, una Agenda que muestre las próximas sesiones, una cuenta atrás hasta el inicio del evento o una tabla de clasificación para los retos de gamificación. Todo ello permitirá al asistente ver la información de interés en un solo vistazo.

 

2. Perfiles de ponentes

Un listado de ponentes permite a los asistentes consultar la lista de ponentes que asistirán al evento, ver en qué sesiones intervendrán, leer su biografía y seguirlos a través de las redes sociales.

 

3. Agenda

Siempre actualizada, imprescindible para que los asistentes gestionen su tiempo y no se pierdan ninguna sesión. Aquí es donde los asistentes encontrarán los horarios de las sesiones, los cafés de networking y otras actividades previstas, que podrán marcar como favoritas y ver en “Mi agenda”.

Si cuentas con distintos grupos o categorías de asistentes proporciona una agenda personalizada para cada uno de ellos, dónde únicamente puedan ver su itinerario. Incluso si vienen de distintas ciudades o países, incluye su plan de viaje con el billete y la reserva de hotel.

 

4. Documentos

¿Tienes pensado repartir folletos, presentaciones u otros materiales? Incluye en tu aplicación una sección de documentos que reduzca el número de impresiones en papel y asígnalos a distintos puntos de la agenda, como por ejemplo, una presentación de un ponente en el apartado de su sesión.

 

5. Alertas y notificaciones

Programa o envía en tiempo real alertas y notificaciones para recordar a tus asistentes las próximas sesiones o avisarles sobre los cambios que se puedan producir, ya sea a todos ellos o a determinados grupos o personas.

Ten en cuenta que a través de una webapp (en navegador web) las alertas aparecerán cuando el usuario entre en la aplicación, mientras en una app nativa se podrán enviar notificaciones push para que el asistente visualice el mensaje aún con la aplicación cerrada.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

 

6. Mapas

Ayuda a los asistentes a ubicarse incluyendo un mapa dentro de la app donde aparezcan marcada la situación concreta del evento o, en el caso de las ferias, incluir un mapa interactivo con la situación de cada stand o sala.

 

7. Redes Sociales

Cada vez más, las compañías comparten su contenido a través de las redes sociales y las utilizan como forma de conexión con sus clientes, entonces ¿por qué dejarlas fuera de la app? Incluye los enlaces a los diferentes perfiles de redes sociales (Twitter, Facebook, Instagram o LinkedIn) y facilita la publicación de comentarios desde la propia app.

Agrega el hashtag del evento para generar más ruido e interacciones en redes sociales.

 

8. Patrocinadores

Reserva un apartado para incluir a todos los patrocinadores o expositores de tu evento, incluyendo su logo, una descripción, el número de stand, sus redes sociales y un enlace a su página web.

Si tienes diferentes categorías, puedes organizarlos por distintos niveles y asignar más o menos opciones a sus perfiles.

 

9. Seguridad

Si tu aplicación para eventos contiene información confidencial de la compañía o datos personales de los asistentes y expositores, incorpora un módulo de seguridad que este alineado con la normativa GDPR (EventMobi lo proporciona).

De este modo evitarás que aquellos que no estén registrados en el evento accedan a la información alojada en la aplicación.

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

Tu App como una herramienta de Engagement

1. Votaciones

Las votaciones durante las sesiones permiten al ponente hacer una pregunta a la audiencia y recibir los resultados inmediatamente para proyectarlos frente a la audiencia. Esto ayuda a captar la atención de los asistentes, medir su interés y proporcionar un contenido de mayor valor durante las sesiones.

Algunos consejos:

  • Haz preguntas cortas y concisas
  • Enfocadas en el tema de la sesión
  • Usa un lenguaje claro
  • Utiliza preguntas cerradas

Lo siguiente a considerar es el tipo de respuestas y el número de ellas. Se aplican las mismas normas, con un añadido:

  • Limita la cantidad de respuestas posibles para evitar abrumar a la audiencia con muchas opciones.

El objetivo de las votaciones durante las sesiones es obtener información de la audiencia rápidamente. Las respuestas no deben ser largas o difíciles de responder ya que interrumpirán la fluidez del evento.

 

2. Preguntas a los ponentes

Ofrece la posibilidad a los asistentes de realizar preguntas a los ponentes de manera anónima desde la propia aplicación y consigue mayores índices de participación. Además los asistentes podrán votar por las preguntas ya realizadas y ofrecerle al ponente un listado organizado por nivel de interés.

 

3. Encuestas sobre las sesiones y el evento

Solicitar comentarios inmediatamente después de las sesiones o al finalizar el evento es una excelente manera de comprender los aspectos tanto positivos como negativos del evento y mejorar para el próximo año.

Incluir las encuestas en la aplicación, enviar notificaciones para recordar que ya están disponibles, realizar alrededor de 5 preguntas e incentivar a los asistentes por sus respuestas asegurará que las personas se tomen el tiempo necesario para completarlas.

 

4. Crea retos gamificados

La gamificación puede ser una excelente manera de atraer a tus asistentes al evento, conseguir conectarlos con tu contenido y con tus patrocinadores o expositores. A la hora de crear los desafíos, deberás tener en cuenta:

  • Si vas a mostrar la tabla de clasificación.
  • Alternar los premios y la dificultad de los desafíos constantemente para crear un juego dinámico.

Mientras que los regalos son el tipo de recompensa más común, ¡cuidado! El momento en que se entrega el jugador deja de participar, a menos que hayas indicado claramente que hay más premios a los que optar.

 

Cómo crear tu aplicación para eventos perfecta

 

5. Reuniones entre asistentes

No toda la interacción debe ser ponente-asistente u organizador-asistente, añade espacios de networking y facilita la manera en que tus invitados encuentran a otros contactos de interés, solicitan reuniones y las incluyen en su agenda personalizada desde la propia app con un apartado de Reuniones 1 a 1.

 

En conclusión

Comprender qué funciones necesitas, ya sea en una aplicación nativa o webapp y cómo ambas se alinean con los objetivos del evento te ayudarán a la hora del diseño. A partir de ahí, trata de contar con los módulos necesarios y personalizar al máximo el aspecto de la app para convertirla en otro elemento de tu marca. ¡Alcanzar el éxito de tus reuniones, congresos o ferias es más fácil con una app para eventos a tu medida!

Durante el 31 Congreso Nacional de OPC Spain en San Sebastián celebrado del 21 al 23 de febrero en el Palacio de Congresos Kursaal pudimos ver, a través de la ponencia de Franklin Galarraga, algunos aspectos del reconocimiento facial en los accesos para eventos y otros usos de esta tecnología que veremos próximamente. 

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

 

Durante la sesión se hizo hincapié en desmentir algunos mitos acerca de esta tecnología: 

1. La gente desconfía sobre su uso 

Los eventos llevados a cabo a través de este sistema demuestran que la mayoría de asistentes están dispuestos a usar el reconocimiento facial, alcanzando un 50% – 60% de aceptación en el primer evento con esta tecnología. Un porcentaje que irá creciendo a medida que se vaya repitiendo esta modalidad de acceso. 

Lo asistentes que prefieran no acceder a través de esta tecnología siempre tendrán la opción de acceder a través de un código QR o la búsqueda manual de su nombre en el mismo quiosco de check-in. Si se ha inscrito con reconocimiento facial, simplemente accederá más rápido. Cabe destacar que una tasa de participación del 20-40% es suficiente para marcar la diferencia a la hora de acelerar el proceso y evitar largas esperas. 

Finalmente, una buena comunicación mantendrá informados a los asistentes y tranquilizará a los que tengan dudas sobre el reconocimiento facial. 

2. Recoger imágenes es difícil 

La mayoría de los servicios de registro online permiten a los asistentes subir una foto o tomarse un selfie con la cámara de su portátil, tablet o móvil e incluso utilizar la imagen de perfil de sus redes sociales. Por lo tanto, recoger las imágenes no es tan difícil como se puede pensar. 

El problema es que la mayoría de estos sistemas no evalúan la calidad de la imagen, sin embargo, las empresas de registro que trabajan con Zenus ya han mitigado con éxito este contratiempo. 

En general, la posibilidad de recoger imágenes a través de dispositivos con una cámara facilita el proceso y permite simplificarlo con poco esfuerzo. 

3. Es caro 

Algunas tecnologías son caras, especialmente las que requieren un hardware especializado o un desarrollo a medida. Sin embargo, las aplicaciones basadas en software tienden a ser más asequibles y, afortunadamente, el reconocimiento facial entra en esta categoría. A menos que el planificador de eventos tenga unos requisitos especiales, la inversión asociada es de unos pocos euros por asistente. 

El reconocimiento facial es una gran inversión y en la mayoría de casos, los ahorros de costes asociados son suficientes para hacerlo rentable, como aumentar la velocidad del check-in entre 2 y 10 veces, contratar menos personal o utilizar un área de registro más pequeña. 

4. Tiene grandes requisitos 

Cargar una buena imagen en el registro online, a través de un portátil, tablet o móvil será suficiente para reconocer a una persona durante el acceso. El vídeo se transmite a los servidores de Zenus y se procesa allí, por lo que los requisitos son mínimos. El ancho de banda requerido es de 0.5 Mbps para cada quiosco con reconocimiento facial. 

Para la gran mayoría de casos y en comparación con otras alternativas tecnológicas, el reconocimiento facial es probablemente una de las opciones más fácil de implementar y la más intuitiva para los usuarios. 

5. No funciona tan bien como dicen 

Muchos organizadores no se atreven a dar el paso porque desconfían de su correcto funcionamiento en el momento clave, por ello es vital contar con los factores claves para el éxito, como son la planificación del evento, la comunicación con los asistentes y la experiencia de tus proveedores. 

El reconocimiento facial fué lanzado por Fielddrive y Zenus a finales de octubre de 2017 y desde entonces ha sido integrado con éxito en más de 20 eventos alrededor de Bélgica, Alemania, Suecia, Países Bajos y Estados Unidos. 

6. No está alineado con el GDPR 

Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento. Zenus solo recibe imágenes de los asistentes a través de canales cifrados de forma segura. Una vez que ha recibido las imágenes, el software de reconocimiento facial extrae los datos biométicos de la cara y luego elimina la imagen de inmediato. Luego se envía un identificador único asociado con cada imagen sin tener que acceder a la información personal. Esto proporciona a los planificadores de eventos una tranquilidad total, ya que los datos se manejan de manera adecuada y segura, y luego se descartan. Una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina tanto de los servidores como de los quioscos. 

Fielddrive y Zenus están alineados con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), asegurando el correcto tratamiento, transmisión y transferencia de datos, comprometiéndose a proteger la privacidad de los usuarios finales. 

En resumen: 

  • Los datos de los asistentes se mantienen en la plataforma de registro del organizador 
  • Las transferencias de información se realizan de forma segura a través de canales cifrados 
  • Las imágenes son analizadas de manera independiente y convertidas a un código biométrico 
  • Una vez realizado el proceso, las imágenes son eliminadas 
  • Los códigos biométricos son asociados a los identificadores de los asistentes, sin acceso a sus datos personales 
  • Una vez finalizado el evento se elimina la base de datos completa, tanto en los servidores como en los quioscos de acceso 

También tuvo tiempo de hablar sobre otros usos de esta tecnología que veremos próximamente en los eventos. Sin duda, esta es una ventana que nos permite ver el futuro del sector, donde la tecnología aparece de manera íntegra en el evento para aportar un mayor abanico de opciones, seguridad y analítica a los organizadores y una experiencia más personalizada para los asistentes.  

 

El Reconocimiento facial y sus usos para eventos

Algunos de sus futuras aplicaciones son: 

CheckIn seguro 

La rápida identificación de asistentes a través de la tecnología de reconocimiento facial permite establecer algunos códigos de seguridad durante el acceso, evitando el acceso de personas en listados de búsqueda policial o con perfiles incompatibles con la categoría del evento. 

Servicios personalizados 

La identificación de identidad a través de los rostros de los asistentes hace posible un ilimitado número de servicios dentro del evento. Algunos de ellos son: 

  • Pantallas de información personalizada: Dónde los asistentes, al ser reconocidos, reciben la información en pantalla de su próxima sesión, reunión de networking u otra información de interés para los mismos. 
  • Preferencias y alertas alimenticias: Agilizando el proceso para determinar el menú de cada asistente, reconociendo sus gustos y evitando los alérgenos que cada asistente haya marcado durante el proceso de registro. 
  • Pago con reconocimiento facial: Más cómodo y seguro que el contactless. Los asistentes únicamente tendrán que confirmar la compra, ya que automáticamente su rostro ha sido asociado con su cuenta y, a diferencia de las tarjetas, no hay peligro de pérdida ni suplantación. 

 

El Reconocimiento facial y sus futuros usos para los eventos

 

Asistencia y detección de emociones 

¿Qué organizador de eventos no quiere conocer el número de asistentes que acuden a las sesiones o cuál es el nivel de satisfacción? Ya es posible gracias a las cámaras de acceso en salas, el conteo de personas en sesiones o el análisis de emociones durante una ponencia. 

Contactos 

Durante las ferias o eventos destinados al contacto de empresas y potenciales clientes, la identificación de estos suele ser una tarea compleja y poco intuitiva. Con el reconocimiento facial, el patrocinador o empresa propietaria de un stand podrá reconocer a los asistentes que se acerquen y descubrir su perfil de manera inmediata. 

Si quieres saber más sobre el uso del reconocimiento facial o sorprender a tus asistentes con esta tecnología en tus próximos eventos¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros! 

Muchos lo habíais pedido y como no podía ser de otra manera, nos complace anunciar una nueva funcionalidad en la aplicación para eventos de EventMobi, ¡las reuniones 1 a 1! Esta nueva herramienta ayudará a los asistentes a potenciar el networking y solicitar reuniones individuales entre sí antes y durante el evento. 

Los programas de eventos suelen estar llenos de sesiones y actividades, lo cual es genial porque eso es lo que esperan los asistentes. Sin embargo, la programación limita el tiempo para que las personas conecten, creen conexiones personales y contactos profesionales de valor. 

Ya sea para una conversación formal o informal, relacionada con los negocios o no, tus invitados y colaboradores ahora cuentan con una herramienta que les permite explorar la lista de asistentes y organizar reuniones entre ellos. Tan pronto como tu aplicación de eventos esté activa, los asistentes podrán usar esta herramienta para conectarse y programar citas en su agenda antes del evento para potenciar el networking. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponible en la App de EventMobi

Los asistentes quieren más oportunidades de networking 

IAEE , PCMA , y The Experience Institute realizaron un estudio para determinar las razones principales por qué las personas deciden asistir a eventos. En “Decision to Attend Study“, los resultados muestran que las conexiones son uno de los tres principales motivos para la asistencia a eventos. 

De hecho, en todas las generaciones encuestadas (Pre Boomers, Boomers, Generación X y Millennials), el 76% de los encuestados valora muy positivamente que los eventos les brinden oportunidades para establecer contactos y agendar reuniones personalmente. Las oportunidades de networking son especialmente importantes para los Millennials, dónde un 84% destacaba este factor como determinante para su asistencia. Las generaciones más jóvenes ven los eventos como una manera de aumentar sus contactos y buscar oportunidades de trabajo. 

Aunque siempre es difícil lograr que los asistentes confirmen la inscripción antes de tiempo, la mayoría de los asistentes (84%) tienden a registrarse para un evento entre 2 y 6 meses antes de la fecha del evento. Esto significa que la mayoría ya habrán confirmado su asistencia antes de que comiences a promocionar la app y es durante este tiempo cuando estarán más interesados en revisar la lista de invitados, personalizar el calendario de eventos y reservar citas con otros asistentes. 

Con la nueva herramienta de reuniones 1 a 1 de EventMobi, tus asistentes no solo pueden explorar la lista de asistentes, sino que también pueden programar horarios y confirmar reuniones con otros asistentes o expositores con semanas de antelación. ¡Potencia el networking y aportan un valor añadido en tus eventos!

 

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones 1 a 1? 

Para los organizadores de eventos: 

  • Para concertar reuniones con el resto de asistentes los usuarios de la app deberán registrarse con tiempo, lo que ayudará a impulsar la tasa de adopción de la aplicación del evento. 
  • Potenciar el networking genera conexiones de alta calidad y aumenta el valor añadido de tu evento. 
  • Las reuniones ayudan a crear un ambiente de comunidad que se mantendrá a lo largo de tus eventos y generará un punto de encuentro para que tus asistentes regresen. 
  • Saber el nivel de participación en eventos anteriores te ayudará diseñar la agenda para establecer el tiempo suficiente de networking.  

Para los asistentes: 

  • Les permite optimizar el tiempo programando su agenda y reuniones los días previos en lugar de hacerlo durante el evento. 
  • Buscar reuniones con personas clave (por nombre, compañía o cargo) les brinda la oportunidad de establecer conexiones de valor y conocer gente nueva. 
  • Decidir la hora y el lugar de una reunión es fácil de coordinar a través de la función de chat. 
  • Al programar reuniones en la aplicación, los asistentes contarán con este registro, una excelente manera de recordar y evaluar los contactos que hicieron. 

Para los proveedores y patrocinadores: 

  • El área de contacto no se reduce a un stand, sino que los patrocinadores pueden buscar clientes de manera online y citarlos en su ubicación. 
  • Las reuniones en persona con clientes potenciales son excelentes oportunidades para cualificarlos y preparar su seguimiento. 
  • Al utilizar la app, las reuniones se integran en el calendario para establecer una agenda personal, donde además poder consultar todos los contactos después del evento. 
  • Al poder concertar reuniones antes del evento, el equipo de ventas puede programar tantas reuniones como sea posible para fortalecer sus relaciones o encontrar potenciales clientes. 

 

¿Cómo funciona? 

1. Rápido y sencillo

La nueva herramienta de EventMobi está diseñada para programar reuniones de una manera cómoda para los usuarios. Y por ello, los usuarios que pretendan concertar una reunión con otro asistente deberán realizar un sencillo proceso de 2 pasos

  1. El asistente utiliza la aplicación del evento para encontrar una persona específica en el listado de asistentes. 
  2. Solicita una reunión con la persona elegida. 
  3. El receptor de la invitación recibe una notificación en la App y en su correo electrónico.

Los asistentes podrán comprobar en cualquier momento su agenda de reuniones y cancelar una reunión que previamente hayan aceptado, en caso de que finalmente no puedan acudir. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

2. Chat y Agenda integrados

Al integrar estas dos funciones los asistentes pueden programar fácilmente sus reuniones a través del chat, lo que reduce la molestia de escribir a través de los correos electrónicos para cambiar la hora o explicar los detalles. Los asistentes tienen la capacidad de aceptar o rechazar la invitación a la reunión a través del chat. Además, la reunión se muestra en la agenda personalizada de ambos asistentes. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

3. Seguridad, privacidad y control

Los asistentes pueden confiar en un canal privado y seguro que solo es visible para los participantes de la reunión. Además, los asistentes que no estén interesados en recibir invitaciones pueden optar por no recibirlas deshabilitando esta opción en el centro de preferencias de la aplicación. 

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

4. Analítica y Reporting

La digitalización de las reuniones permite a los organizadores tener acceso a las métricas que brindan información directa sobre el éxito del evento. Nuestros informes permiten que los asistentes vean de manera intuitiva todas sus reuniones en la aplicación, les recuerda a todas las personas con las que conectaron y aumenta el ROI del evento. En resumen, se optimiza el control de contactos y hace que tus asistentes vuelvan.

 

Las reservas de reuniones ya están disponibles en la App de EventMobi

 

Es hora de potenciar el networking 

Las reuniones 1 a 1 de EventMobi estarán disponible en aproximadamente un mes, justo a tiempo para tu próximo evento. Solicita una demostración o ponte en contacto con nosotros para saber más.

Una preocupación muy común entre los organizadores de eventos (sobretodo en los eventos de pago) es la de los “falsos asistentes” que acceden con los códigos de otros compañeros, falsifican su acreditación o acceden sin haber realizado el pago de la entrada.  Estas técnicas repercuten negativamente en los ingresos pero hoy en día, gracias a tecnologías como el reconocimiento facial, los organizadores pueden estar tranquilos con un check-in seguro y un registro completamente actualizado. 

 

¿Cuáles son las ventajas del reconocimiento facial? 

1. El reconocimiento facial es el único método que utiliza los rostros de los asistentes para su acreditación, de modo que ninguna otra persona pueda suplantar su identidad, proporcionando un alto nivel de seguridad durante el proceso de check-in. 

2. Es el método de acreditación más rápido, en 10 segundos es capaz de reconocer al asistente e imprimir su acreditación completamente personalizada. 

3. Durante el registro se solicitará al asistente cargar una foto o hacerse un selfie con su móvil o tablet, para instantáneamente ser analizada y verificar la calidad de la misma. Un proceso rápido, responsivo y seguro. 

4. El método más intuitivo para los asistentes, sin necesidad de presentar documentos en papel o códigos desde el móvil. Toda la información está encriptada y se elimina inmediatamente después del evento.  

5. Tiene usos adicionales, como el control de acceso en salas, conocer los impedimentos alimenticios o facilitar la recogida de datos por parte de los patrocinadores (si los usuarios lo han aceptado explícitamente). 

 

Reconocimiento Facial: Haciendo los accesos más seguros

 

Y además:  

Es un 50% más rápido que los métodos tradicionales 

El reconocimiento facial, junto con la impresión de acreditaciones, reduce las acciones requeridas por el asistente y garantiza que el tiempo de acceso sea de aproximadamente 10 segundos. Sin necesidad de entradas, códigos o correos electrónicos, que habitualmente genera confusiones y retrasos. 

Protege los datos con GDPR
Todos los datos de los asistentes se mantienen dentro del sistema de registro online que utiliza el organizador del evento, las imágenes se transfieren a través de canales cifrados y son eliminadas una vez son analizadas y convertidas a un código identificador (sin acceso a la información del asistente).  Esto proporciona a los organizadores una total tranquilidad, ya que los datos se manejan de manera adecuada, segura y una vez finalizado el evento, la base de datos completa se elimina por completo. 

Es respetuoso con el medio ambiente
El reconocimiento facial elimina la necesidad de las acreditaciones pre-impresas y las entradas en papel, reduciendo la cantidad de material utilizado y eliminando plásticos u otros elementos contaminantes. 

Es un elemento sorpresa para los asistentes
El reconocimiento facial es intuitivo y cómodo para los asistentes. La participación de los asistentes ya ha superado nuestras expectativas porque las personas están familiarizadas con esta tecnología y tienen curiosidad por conocer sus beneficios. Para los organizadores significa que las personas entran al evento con una mentalidad positiva y sociable, potenciando el famoso efecto “wow”. 

¿Quieres saber más sobre Reconocimiento facial? No dudes en escribirnos o si vas a asistir al 31 Congreso Nacional OPC Spain, dónde podrás verlo en funcionamiento, estaremos encantados de contarte más sobre esta tecnología.

Reconocimiento Facial: Haciendo los accesos más seguros

Ahorra tiempo, se más eficientemente y conviértete en el dueño de tus eventos. Seamos honestos, la organización de eventos es un trabajo estresante, repleto de detalles y fechas límite que son llevadas hasta el último día. Los consejos que veremos a continuación te ayudarán a reducir los tiempos de planificación y a garantizar el éxito de tus eventos.  

 

1. Cuanto antes mejor

Como todos sabemos, planificar un evento es una tarea colosal y cuanto más tiempo puedas dedicar a concretar cada detalle, mucho mejor, así que empieza tan pronto como sea posible. Esto no solo te permitirá mantener tus niveles de estrés controlados, sino que también te dará ventaja a la hora de reservar espacios o contratar el personal necesario. 

 

2. La tecnología es tu amiga

Si bien el software para eventos es increíblemente importante, no es la única herramienta que deberías tener en cuenta a la hora de invertir recursos. También hay otras aplicaciones para la gestión de proyectos como Trello , para la automatización de marketing como HubSpot, para integrar plataformas como Zapier y para la transmisión de tus eventos como Livestream que te ayudarán a simplificar la planificación del evento. 

Y por supuesto, herramientas como las plataformas de registro online, el software de check-in y las aplicaciones para eventos te permitirán agilar los procesos y llevar a cabo las actividades planificadas con mayor éxito que con los medios tradicionales. 

 

3Identifica las prioridades

Priorizar te permitirá organizar mejor tu tiempo y esfuerzos, y cuanto más claras estén tus prioridades mejores serán los resultados de tus eventos. Por ello tómate tu tiempo para comprender qué es lo más importante e identificar los puntos clave de la planificación donde debes centrarte. 

Primero determina cuál es tu visión general, luego prioriza tu lista de tareas importantes (no solo urgentes) y finalmente aborda cada elemento de la lista uno por uno. Este sencillo proceso te garantizará una gestión más eficiente de tu tiempo. 

 

4El método es importante

Como ya hemos mencionado, la planificación de eventos no es fácil, pero la buena noticia es que existen métodos comprobados que puedes seguir. Observa los éxitos y los fracasos de aquellos que te han precedido para adoptar un método de trabajo o crear uno propio. 

La mayoría de ellos comienzan por definir los objetivos, determinar los elementos a medir (KPI) y asignar los recursos disponibles en consecuencia. Prueba distintos métodos hasta dar con el que más se adapta a ti y a tu clase de eventos, y cuando lo tengas, habrás creado una rutina de trabajo que te hará ganar mucho tiempo durante la planificación. 

 

 

5Crea una lista

Aunque creas que las listas no son para ti, escribir las tareas y estructurar tu día a día de una manera específica tiene grandes beneficios. 

Comienza por determinar el trabajo que necesitas hacer, uno por uno. Esta lista debe incluir los aspectos más importantes, como reservar el espacio o encontrar patrocinadores, y los pequeños detalles, como diseñar el logotipo del evento o crear los perfiles de redes sociales. 

Una vez tengas todo por escrito, puedes comenzar a programar tareas y crear un timing específico para cada una de ellas. Recuerda establecer fechas límite para cada tarea pendiente y marcarlas una vez que se hayan completado para mantener la organización. 

 

6. Delegar es necesario

La planificación de eventos, por sus dimensiones, es un trabajo en equipo. No intentes hacer todo por tus propios medios y aprende a delegar para conseguir que el trabajo sea un éxito. De esta manera también conseguirás involucrar a tu equipo y harás que se sientan importantes dentro de los proyectos, aumentando su productividad. 

Delegar también significa determinar las tareas correctas para los equipos idóneos, elabora unas pautas y determina los objetivos para que su trabajo este integrado dentro de la planificación y los objetivos generales. 

 

7. Una agencia profesional

A veces, la mejor manera de garantizar el éxito es asociarse con una agencia de eventos experimentada que te apoye en todo el proceso de diseño, elaboración y contratación de proveedores. 

Algunas ofertan unos servicios específicos y otras se encargan de los eventos de manera integral, e incluso algunas son especialistas en ferias o eventos corporativos. Identifica tus necesidades y selecciona la agencia que más se adapte a ellas.

 

8Automatiza los informes

Muchos planificadores de eventos hacen sus informes mensuales a través de hojas de cálculo. Esto no solo lleva mucho más tiempo del necesario, sino que también es más propenso a errores. En su lugar, utilizar un software para extraer las métricas y generar informes de manera automatizada te permitirá ahorrar un tiempo muy valisoso. 

A la hora de elegir un software para este fin, recomendamos tener en cuenta las integraciones con las distintas plataformas que sirven de fuentes de datos para la generación de los informes. 

 

 

9. Filtra el correo electrónico

El correo electrónico para los profesionales de eventos es una necesidad, aunque es demasiado fácil estresarse cuando llegan mensajes constantemente a tu bandeja de entrada.  

Para administrar mejor tu correo electrónico: 

  1. Extensiones: una aplicación como Boomerang puede ayudarte a realizar el seguimiento o programar correos en cualquier momento. 
  2. Respuestas predeterminadas: Si recibes muchos correos similares, elabora una respuesta predeterminada e incluso inserta variables para personalizarla. 
  3. Carpetas temáticas: Organizando mejor tu bandeja de entrada conseguirás aumentar tu eficiencia y no volverte loco buscando correos. Crea carpetas por clientes, tipos de solicitudes o importancia para facilitar el seguimiento. 
  4. Suscripciones: Empieza a cancelar las suscripciones que no lees y reduce los correos electrónicos que necesitas filtrar todos los días. 

 

10Prepara un plan A y un plan Z

Con todas las variables que se presentan en los eventos, será mejor tener varios planes en caso de que no todo salga según lo planeado. 

Te recomendamos tener en cuenta los registros de última hora, incluso en la entrada del evento, y los descansos entre sesiones para compensar los retrasos que pueda haber. 

 

Ahora es tu turno 

Estos consejos, utilizados de manera conjunta, harán las veces de una plantilla para la planificación de tus eventos y te ayudarán a garantizar que tu próximo evento sea un éxito. Te recomendamos leer de nuevo cada una de ellas para implementarlas en tu día a día, optimizando la gestión de tu tiempo y, por tanto, agilizando los procesos de trabajo.