November 2018

Hoy en día es habitual que las personas utilicen aplicaciones móviles para acceder a información o realizar tareas diarias, como consultar la cuenta bancaria o ver series y películas. Para los organizadores de eventos esta es una oportunidad de involucrar a los asistentes y captar su atención.

Según un estudio de ComScore, el 80% del tiempo que dedicamos a los dispositivos móviles lo hacemos en aplicaciones. Es por ello que cada vez están más presentes en los eventos y cada vez con mayor trascendencia en las actividades para aumentar la participación de los asistentes. Aunque una vez reconocida la necesidad de contar con una app para cumplir con las expectativas del público y los objetivos del congreso o conferencia llega la gran pregunta: ¿Crear una app propia o comprarla? 

Invertir en tecnología para eventos es un desafío para cualquier planificador, pero si eres consciente de la necesidad de incorporar este elemento en tus reuniones y estás decidiendo si comprar una app o crear una desde cero, es importante que tengas en cuenta algunos aspectos. 

 

Crear vs. Comprar una App para eventos

 

Plantéate crear una App para eventos si tienes: 

1. Unos objetivos sencillos: Cosas básicas como mostrar la agenda, los perfiles de los patrocinadores y la comunicación en el sitio a través de notificaciones push.

2. Los recursos técnicos:  Como un equipo interno de desarrolladores con el tiempo (aproximadamente 400 horas para el desarrollo, las pruebas y el tiempo dedicado a promover la aplicación antes del evento) y los recursos necesarios.

3. Un equipo especializado y con experiencia:  Especializado en el desarrollo de aplicaciones móviles y con experiencia en el diseño UX/UI para garantizar que la aplicación del evento sea atractiva y fácil de usar para los asistentes.

4. La capacidad de controlar el desarrollo y las pruebas: Puedes asignar un jefe de proyectos y un supervisor de calidad que gestione el desarrollo y las pruebas, establezca los plazos y responda a las solicitudes o cambios adhoc del proyecto.

5. Tiempo para la promoción: Para diseñar el material de marketing y promocionar adecuadamente la app entre los asistentes a través de los diferentes canales de comunicación disponibles.

6. La posibilidad de realizar cambios durante el evento:  Cambios de última hora en el contenido de la aplicación, resolver problemas técnicos y guiar a los asistentes sobre su uso.

7. Un software de analítica para eventos: En función de los objetivos necesitas medir un área específica de datos y evaluar su éxito, como pueden ser el registro, las interacciones en sesiones o las encuestas de satisfacción.

8. Costes: Puedes invertir desde 18.000 a 100.000 euros para crear un software a la medida de tus necesidades, sin contar con otros costes inesperados.

 

Crear vs. Comprar una App para eventos

 

Plantéate comprar una App para eventos si necesitas: 

1. Unos objetivos complejos: Que están estrechamente relacionados con el éxito de la app a través de funcionalidades avanzadas para patrocinadores, ponentes y asistentes.

2. Ahorrar recursos técnicos, experiencia y tiempo: Si no cuentas internamente con estos recursos, necesitas una aplicación que pueda construirse rápidamente, probarse y que tenga un equipo dedicado a garantizar que funcione sin problemas.

3. Un diseño funcional y atractivo: Aprovecha la experiencia de un proveedor que desarrolle un diseño a la medida de tus necesidades, basado en los éxitos de clientes anteriores.

4. Delegar el desarrollo y la pruebas: Ahorrar tiempo con un consultor experto que pueda supervisar el desarrollo de la aplicación, predecir y comunicar cualquier problema o solución potencial.

5. Crear materiales para la promoción de la app: El soporte y la experiencia de un proveedor te ayudará a aumentar la adopción de la aplicación y el éxito del evento.

6. Olvidarte de los aspectos técnicos durante el evento: Con un equipo dedicado a modificar el contenido de la app y solucionar los potenciales problemas.

7. La necesidad de conocer análisis completos: Para evaluar las distintas áreas, como el registro, la participación de los asistentes y el retorno de la inversión del patrocinio, donde los informes se vuelven esenciales.

8. Costes: Una aplicación para eventos por lo general cuesta entre 2.000 y 10.000 euros.

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Las sesiones de capacitación pueden parecer sencillas pero solo algunas de ellas consiguen ser relevantes y efectivas, asegurando el aprendizaje de los asistentes. Como os comentamos en la primera parte de esta entrega (si te la perdiste, aún estás a tiempo), aquí veremos algunos consejos para diseñar una sesión de formación que alcance tus objetivos. 

 

6. Una presentación clara y atractiva

La presentación es el material de capacitación más importante del evento y sirve de guía tanto para organizadores como para asistentes. Cuando se trata de desarrollar tu presentación, los detalles son clave. 

El texto debe ser claro y conciso. ¿Has oído hablar de la regla 1-6-6 ? Esta guía sugiere que las presentaciones efectivas deben tener: 

  • 1 idea por diapositiva 
  • Un máximo de 6 viñetas por página. 
  • No más de 6 palabras por cada punto. 

Esta técnica optimizará tu presentación para que sea concisa y entretenida para tus asistentes. 

 

7. Incluye actividades 

A veces, una sesión de formación puede involucrar a decenas de personas, algunas de las cuales pueden no conocerse entre sí y en este caso, las actividades son un rompehielos idóneo, permitiendo dividir a los asistentes en grupos de trabajo más pequeños. En estos grupos los participantes pueden establecer puntos en común, los que permiten a las personas establecer vínculos y crear entornos de aprendizaje propicios. 

Otra posibilidad es la inversión de roles. Cuando el formador haya cubierto cada objetivo de la sesión, pase la presentación a los asistentes y pídales que presenten lo que han aprendido. Fomentar la participación solidificará el aprendizaje. 

 

10 consejos para diseñar una sesión de formación - Parte II

 

8. Gestión del tiempo

Organizar eventos significa saber administrar el tiempo. Si has creado un cronograma, debes seguirlo atentamente para asegurarte de tener el tiempo suficiente para adaptarte a todos los aspectos de la formación. ¿Conoces la regla 80/20, también conocida como el Principio de Pareto? Es la teoría de que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. Como organizador, esta regla es una forma de priorizar el tiempo en base a tus objetivos y definir cuál es el 20% de elementos más importantes para tu evento de formación. 

Ten en cuenta que algunos conceptos o habilidades necesitarán más tiempo que otros. ¿En qué habilidades estás dispuesto a dedicar más tiempo? Acuérdate de utilizar la evaluación de necesidades, así como el feedback para determinar cuánto tiempo debes dedicar a cada apartado de formación. 

Consejo profesional: No olvides los descansos, es difícil que los asistentes mantengan la atención durante un periodo de tiempo prolongado y estos, sin embargo, están relacionados con la mejora de la concentración. Desde el Método Ultradiano hasta el Método 52-17, existen muchas técnicas diferentes, así que elige la que mejor se adapte a tu sesión. 

 

9. Elige el lugar adecuado para tu sesión

El lugar dependerá de la marca de tu evento, así como del tamaño de las sesiones. Si tienes una única sesión de capacitación para toda la empresa, quizás sea adecuado un lugar para conferencias o, si se trata de un grupo pequeño, tal vez una sala de reuniones sea suficiente. 

¿Quieres algo un poco más creativo? ¿Por qué no elegir un lugar donde puedas innovar e inspirar a tus invitados? ¿Sabías que las reuniones o conferencias fuera del lugar de trabajo a menudo mejoran la productividad? Según Forbes, el 51% de los trabajadores se siente más productivos fuera de la oficina y, lo que es peor, el 17% no se encuentra cómodo en su oficina.

 

10. Evaluación

Realizar una evaluación final es clave para conocer tanto los puntos fuertes como débiles del evento y asegurarte de que has alcanzado los objetivos. El feedback a veces puede ser desalentador, pero es esencial para tu desarrollo como capacitador. Una de las mejores formas de recopilar comentarios es a través de encuestas de satisfacción en persona o a través de una app para eventos. 

 

10 consejos para diseñar una sesión de formación - Parte II

Puntos clave 

Como la mayoría de los consejos, generalmente es mejor intentar implementar algunas de estas sugerencias de sesiones de capacitación. Dicho esto, las principales cosas que se deben recordar al planificar un día de capacitación exitosa son las siguientes: 

  • Organización ante todo. 
  • Aplica los principios del aprendizaje para adultos en todas las actividades y sesiones. 
  • Utiliza una sede externa para aumentar la productividad y la expectación del evento. 
  • Haz una llamada a la participación activa de tus asistentes. 
  • Evalúa, reflexiona, y recibe feedback de tus asistentes para continuar progresando en el diseño de este tipo de eventos. 

Ninguna sesión es perfecta la primera vez, pero tarde o temprano encontrarás la estrategia que mejor se adapta a ti y a tus asistentes. Recuerda estos 10 consejos cuando organices tu próxima sesión de formación. 

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Las sesiones de capacitación pueden parecer sencillas pero solo algunas de ellas consiguen ser relevantes y efectivas, asegurando el aprendizaje de los asistentes. Estos 10 consejos para diseñar una sesión de formación te ayudarán mejorar la estructura de las sesiones, establecer pautas y, en definitiva, conseguir los objetivos clave. 

 

¿Qué es una sesión de formación y por qué deberías organizarla? 

Una sesión de capacitación es un evento que proporciona valor educativo a los asistentes. Ya sean habilidades corporativas, de trabajo en equipo o una certificación específica, estas sesiones pueden abarcar cualquier formato, desde conferencias y evaluaciones hasta discusiones y demostraciones. 

Los beneficios de la formación en el lugar de trabajo son innegables y constituyen una excelente manera de aumentar la moral, reenfocar a los equipos y mejorar el desarrollo profesional de sus empleados. A su vez, estos eventos ayudan a fomentar un entorno de trabajo más feliz y con una mayor productividad. 

Como organizador, es probable que tu objetivo sea maximizar la experiencia para que sea efectiva y valiosa para los asistentes. Nuestros 10 consejos te ayudarán a garantizar que el evento sea beneficioso para tu negocio o cliente, desde acelerar el rendimiento de los equipos hasta alcanzar objetivos clave. 

 1. Antes de la sesión, evaluar las necesidades

Realizar esta evaluación te ayudará a diseñar la estructura del evento y las sesiones de formación para mejorar las capacidades de los asistentes y, en última instancia, te ayudará a alcanzar los objetivos comerciales. 

Si bien existen muchas técnicas para realizar una prueba de necesidades, crear una plantilla de evaluación que muestre los distintos aspectos del evento es algo sencillo y efectivo. Define cada uno de los aspectos a tratar en el evento y evalúalos de 1 a 5 dependiendo de la importancia en relación con las necesidades de formación y la consecución de objetivos.  

 

 

2. Conocer los principios del aprendizaje para adultos

La organización de una sesión de capacitación debe tener en cuenta los principios de aprendizaje, más específicamente, los principios de aprendizaje para adultos. La Teoría del aprendizaje de adultos de Malcolm Knowles, pionera en el campo del aprendizaje para adultos, se centra en cinco principios fundamentales del aprendizaje: 

  • Autoconcepto: a medida que una persona madura, tiende a convertirse en un ser humano cada vez más autónomo. 
  • Experiencia del estudiante adulto: a medida que una persona madura, acumula una reserva creciente de experiencia que se convierte en un recurso cada vez mayor para el aprendizaje. 
  • Preparación para aprender: a medida que una persona madura, su disposición para aprender se orienta cada vez más hacia las tareas de desarrollo de sus roles sociales. 
  • Orientación al aprendizaje: a medida que una persona madura, sus perspectivas cambian y se enfocan más en resolver problemas. 
  • Motivación para aprender: A medida que una persona madura, la motivación para aprender se internaliza. 

Haz que las sesiones giren en torno a estos principios de aprendizaje y optimiza la formación con un enfoque de resolución de problemas que sustente todas tus sesiones. 

 

3. Establecer objetivos de aprendizaje

Los objetivos del aprendizaje son la base para la creación de las sesiones de formación. Éstos definirán las habilidades y el conocimiento que deberán tener tu equipo de formadores, pero lo más importante es que los objetivos del aprendizaje deben derivarse de la evaluación de necesidades que mencionamos anteriormente. Tener los objetivos claros maximiza el potencial y el impacto de las sesiones, estableciendo expectativas y asegurando a los asistentes que los temas sean relevantes. 

A su vez, los objetivos de aprendizaje deben ser medibles. Sería imposible mantener y apoyar futuras sesiones de capacitación sin poder hablar del éxito en eventos anteriores. Cuando se trata de establecer objetivos medibles, el formato SMART puede servirte de ayuda: 

  • Specific o Específico: los objetivos de la formación deben ser concretos. 
  • Measurable o Medible: los objetivos deben ser medibles para evaluar su éxito. 
  • Actionable o Alcanzable: los objetivos tienen que ser ambiciosos, pero también realistas y alcanzables. 
  • Reasonable o Relevante: considera las implicaciones para los asistentes y el negocio por igual. 
  • Time o Tiempo: un objetivo sin fecha límite no es factible. Ten en cuenta tanto el tiempo para la sesión como el tiempo para implementar las habilidades aprendidas en el lugar de trabajo. 

Trabajar sin unos objetivos claros de aprendizaje puede afectar al resultado de tus sesiones y la formación puede no ser tan exitosa como se esperaba.

 

4. Definir la estructura

La estructura de estas sesiones se puede hacer o deshacer. Como tal, debe planearse después de haber establecido los objetivos de aprendizaje y conociendo los principios del aprendizaje para adultos. 

La estructura permite establecer, como capacitador y/o organizador, un cronograma a seguir que sea indicativo de la claridad con la que estás resolviendo las necesidades de formación.  

 

 

5. Materiales de ayuda

Los materiales de capacitación son esenciales para aumentar la efectividad de las sesiones y se dividen en dos categorías: Para el formador y para los asistentes. 

Para el formador, los materiales actúan como una guía, deben respaldar lo que dice y mantenerle organizado, que puede ser la diferencia entre una excelente sesión de entrenamiento o una sesión más. El modelo de aprendizaje 5E es un ejemplo excelente:
 

  • Engage o Participar: para aprender, los asistentes deben poder contextualizar esta experiencia y tener actividades disponibles para guiarlos. 
  • Explore o Explorar: generalmente durante una actividad grupal, esta fase se enfoca en ayudar a los asistentes a entender y desarrollar las nuevas habilidades. 
  • Explain o Explicar: destaca la relevancia de la etapa anterior y su importancia para alcanzar el objetivo del aprendizaje. 
  • Elaborate o Elaborar: emplea a los participantes para perfeccionar esas habilidades conceptuales mediante la implementación de actividades de capacitación práctica. 
  • Evaluate o Evaluar: esta etapa se aplica tanto en formadores como en asistentes. Ambos deben valorar las sesiones e internalizar las lecciones aprendidas durante el evento. 

Las sesiones de capacitación deben responder a estos problemas enseñando a todos los asistentes algo que no sabían, proporcionándoles nuevas habilidades y ayudándolos a hacer mejor su trabajo. 

Quizás te interese conocer algunos consejos para diseñar un Kick Off de ventas memorable.

Si quieres conocer el resto de consejos, mantente atento a la publicación de la segunda parte de 10 consejos para diseñar una sesión de formación, aquí en nuestro blog. 🎓

GetWellNetwork y la conferencia GetConnected 2018

GetWellNetwork es una compañía de atención médica que ofrece soluciones, herramientas y estrategias para ayudar a los pacientes y capacitar a las organizaciones para brindar experiencias individualizadas a sus clientes y familiares, en cualquier clase de entorno. 

Cada dos años celebra la Conferencia GetConnected, que reúne a los usuarios de usuarios de sus productos durante tres días de networking, educación e innovación en torno al futuro del compromiso con el paciente. Los profesionales médicos aprenden de los líderes de opinión de la industria, participan en laboratorios de aprendizaje y se involucran con las últimas innovaciones de productos. 

 

Los objetivos del evento 

  1. Educar a los asistentes sobre las últimas tendencias de la industria

La conferencia se centró en la innovación y la colaboración en torno al futuro del compromiso con los pacientes y sus familias. Se eligieron varios líderes de opinión de GetWellNetwork y otros especialistas del sector para presentar estos temas. 

  1. Presentar el lanzamiento de nuevos productos 

Las innovaciones de la conferencia se mostraron en la sala de exposiciones, con varias líneas de productos y soluciones para pacientes. El componente de colaboración fue uno de los elementos más importantes, y para ayudarlos a facilitar la creación de comunidad el equipo organizador decidió invertir en una aplicación para eventos.

 

Caso de éxito: Más engagement y menos costes en GetConnected 2018 

 

¿Por qué invertir en una aplicación para eventos? 

Al ser una empresa tecnológica, eran conscientes de cualquier error en este sentido provocaría una falta de confianza en sus clientes y un contratiempo en su imagen corporativa. 

El equipo organizador decidió alcanzar sus objetivos a través de la aplicación del evento, utilizándola como herramienta de consulta, reemplazando todos sus folletos y agendas físicas, así como para aumentar el engagement de los asistentes con el contenido y construir una comunidad de alrededor de la conferencia. 

 

Compra vs. creación de una aplicación para eventos 

Este fue el primer año en que GetWellNetwork celebró la Conferencia GetConnected desde que se cambió al modelo bienal, lo que significa que el presupuesto para el evento presentaba un gran desafío. Debido a ello, el equipo organizador, que inicialmente quiso desarrollar una aplicación propia, se encontró con algunos problemas. 

 

¿Por qué eligieron EventMobi? 

El presupuesto siempre es una preocupación cuando se trata de comprar tecnología para eventos, y después de evaluar las distintas opciones de proveedores, GetWellNetwork determinó que EventMobi ofrecía el mejor retorno de la inversión para su evento. 

 

Gamificación y facilidad de uso 

El equipo organizador del evento había utilizado diferentes aplicaciones para eventos anteriormente, pero a todos les faltaba una integración de gamificación perfecta, que les facilitase más información sobre los asistentes y les permitiera analizarla. 

Además, durante la preparación los organizadores tienen otras prioridades que requieren su atención y necesitan una solución fácil de usar, funcional, rápida y, sobre todo, muy fiable. 

 

¿Cómo lograron alcanzar sus objetivos en el evento? 

El equipo sabía lo que la audiencia, profesionales de la salud muy experimentados y comprometidos con los pacientes, esperaba de la conferencia GetConnected y preparó diferentes retos gamificados basados en el networking. 

 Caso de éxito: Más engagement y menos costes en GetConnected 2018 

 

Los 3 pasos de GetWellNetwork para usar la gamificación durante el evento 

1. Maximizar la adopción de la aplicación de evento

Para que la aplicación del evento tuviera éxito y significara una experiencia interactiva para los asistentes fue necesario una adopción máxima. El equipo desarrolló una estrategia basada en la promoción de los desafíos de gamificación los días previos al evento y antes de las sesiones clave. 

El mensaje destacaba que para participar en la actividad deberían utilizar su aplicación del evento, por lo que era necesario descargarla si no se querían quedar fuera de la experiencia. 

Además, en la sesión inaugural, el presentador incentivo al uso de la aplicación y facilito el primer código para la acumulación de puntos. Esto motivó a los asistentes a introudcir el código en tiempo real y ver como sumaban puntos instantáneamente.  

2Diseña la aplicación del evento para facilitar la participación 

GetWellNetwork trabajó con los diseñadores de EventMobi para crear una experiencia que facilite la participación durante los desafíos gamificados. Se añadió un apartado de gamificación y una tabla de clasificación actualizada en tiempo real en la home de la app. Todo lo que tenían que hacer los participantes era pulsar y accedían a los desafíos y puntuaciones. 

Además, una pantalla situada en un área de alto tráfico del evento mostraba la clasificación, información sobre las sesiones y algunos avisos, lo que mantenía a los asistentes pendientes de los retos. 

3. Hacer de la gamificación una parte integral del evento.

Los objetivos generales del evento eran informar a los asistentes sobre las últimas tendencias en atención médica, así como en las nuevas soluciones GetWellNetwork. Esto condujo a que las actividades de gamificación integraran: 

  • La asistencia a sesiones y talleres 
  • El networking con otros asistentes, empleados de GetWellNetwork, socios y patrocinadores  
  • La asistencia a la sala de exposiciones, donde se realizaron demostraciones y lanzamientos de productos.  

La gamificación se estructuró de modo que los asistentes tuvieran una gran variedad de formas para acumular puntos, al mismo tiempo que las acciones ayudaban a GetWellNetwork a lograr sus objetivos en el evento, creando una situación donde todos ganaban. Estas son algunas formas en que los asistentes conseguían puntos: 

  • Asistencia en sesiones: para alentar a las personas a asistir a las sesiones, los códigos de gamificación se incluyeron en la última diapositiva de las presentaciones. 
  • Networking: los códigos se imprimieron en las acreditaciones de los asistentes para que pudieran romper el hielo e iniciar conversaciones entre ellos. 
  • Asistencia en la sala de exposiciones: Se creó una sala donde los socios podían charlar y realizar demostraciones de los productos. Durante las mismas, los presentadores mostraban o facilitaban verbalmente códigos para la gamificación. 
  • Cada stand de patrocinadores tenía un código de gamificación asociado, por lo que los asistentes debían visitar estas áreas para acumular puntos. Además, se pudo extraer un informe al final de la conferencia para ver quién se detuvo en cada uno de ellos y se enviaron al equipo de ventas de cada patrocinador para realizar su seguimiento.

Además de la gamificación, la app se encargó de otros aspectos:

Preguntas en sesiones 

Las preguntas durante las sesiones fomentaron la participación del público y los comentarios fueron clave para crear una experiencia atractiva.  

Un gran ejemplo de esto fueron los lanzamientos de productos, donde la audiencia votó por el producto ganador a través de una encuesta en vivo. 

Notificaciones push 

Las notificaciones push (mensajes instantáneos que recibes en tu dispositivo móvil, como las notificaciones de WhatsApp, por ejemplo) hicieron más fácil destacar y recordar el inicio de las actividades y sesiones clave. 

 

Caso de éxito: Más engagement y menos costes en GetConnected 2018

 

¿Cuáles fueron los resultados? 

Una gran experiencia para los asistentes 

El objetivo clave de la conferencia GetConnected fue diseñar una experiencia de colaboración en la que se alentara a los asistentes a establecer contactos, aprender e interactuar en las demostraciones de productos. Para evaluar el éxito de la conferencia, el equipo de eventos envió encuestas de satisfacción a los asistentes y recibió comentarios muy positivos. 

  • El 73% de los asistentes utilizaron la aplicación móvil de eventos. 
  • Ell 88% de los usuarios de la aplicación participaron en el juego 
  • El 72% de los participantes del juego canjearon sus artículos en la tienda de regalos 

Una mayor proyección de la marca

El morado es el color oficial de la marca GetWellNetwork, por lo que los organizadores se aseguraron de incorporar el color en la mayor cantidad posible de aspectos de la conferencia, incluida la app del evento. 

Para promocionar la marca, el equipo decidió crear una tienda de regalos morada, donde los asistentes podían canjear sus puntos para conseguir su recompensa. La demanda de los premios resultó ser mucho mayor que la anticipada por el equipo organizador. 

Unos patrocinadores felices

La adquisición de patrocinadores y expositores fue necesaria para maximizar los ingresos del evento y, como una forma de incentivar las ventas, el equipo de eventos aprovechó los beneficios publicitarios ofrecidos dentro de la aplicación del evento. 

Como incluir en la misma accesos a sus redes sociales, página web de su empresa, enviar promociones a los asistentes, aparecer en banners durante las votaciones o, como hablamos anteriormente, la recogida de clientes potenciales en sus stands a través de la gamificación. 

Menos costes

Los organizadores decidieron eliminar cualquier elemento impreso en el evento a la hora de establecer su presupuesto para la conferencia. La información y el contenido del programa del evento solo estuvieron disponibles a través de la aplicación del evento y esta decisión, terminó provocando un ahorro significativo en costes, tiempo y recursos de diseño. 

 

Como conclusión, no dejes que el miedo te impida innovar 

Un desafío común que enfrentan los planificadores de eventos cuando consideran incorporar una nueva tecnología en sus eventos es cómo los asistentes van (o no) a adoptar el cambio. 

Esto fue algo que pasó por las mentes de los organizadores cuando decidieron eliminar las impresiones de su presupuesto. Naturalmente, les preocupaba que la gente todavía prefiriera el formato físico, pero no dejaron que sus temores les impidieran dar el paso al éxito. 

Tú también puedes crear una experiencia única para tus asistentes y alcanzar tus objetivos.

¿Empezamos con una demostración? 👋