September 2018

Que los ponentes vuelvan es esencial para una estrategia exitosa de marketing B2C y B2B en el evento. De hecho el 75% de los organizadores califican los eventos como la táctica de marketing más efectiva y a los ponentes cómo la clave para atraer a tu audiencia. 

Y si has encontrado a los ponentes perfectos para tu evento querrás que vuelvan, ¿verdad? 

Cuando todo funciona sin problemas, tus ponentes pueden dar su mejor versión durante las presentaciones. Los ponentes satisfechos tienen un impacto directo en tu estrategia de marketing. Por naturaleza son influyentes y contar con ellos en tus eventos es una herramienta increíblemente poderosa para asociar sus valores positivos a tu marca, hasta incluso llegar a ser defensores de tus eventos. 

¡No olvides que una experiencia positiva aumenta la probabilidad de que un ponente vuelva a participar en tus eventos! 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

¿Cómo los mantienes contentos? 

A nadie le gusta ser avisado por sorpresa, eso solo lleva a errores y frustraciones. La mejor manera de mostrar tu aprecio es prestar atención a los detalles, es decir, mantener las necesidades del ponente como una prioridad constante. 

Los eventos implican demasiadas tareas, pero es fundamental asegurarte de que todos los detalles relacionados con los ponentes se están llevando a cabo. Trátalos mal y no querrán volver a promocionar tu evento o incluso, ¿quién sabe lo que pueden decir sobre ti a sus compañeros de profesión? 

Aquí te traemos 7 consejos para asegurarte de que tus ponentes vuelvan y tengan una buena disposición en tu evento, lo que lo hará mucho más interesante para tus asistentes. 

 

  1. Prepara una sala sólo para ellos

Reserva un espacio dedicado a los ponentes y permite así que tengan intimidad para hacer retoques de última hora en sus presentaciones, hacer pruebas o simplemente tener la tranquilidad necesaria para concentrarse y visualizar su discurso. 

Una sala dedicada a los ponentes también les da la posibilidad de ponerse al día en su trabajo, consultar su correo electrónico y realizar llamadas. Es difícil hacer esto cuando están en una sala de conferencias rodeados de invitados al evento que desean hacerles preguntas. 

Para finalizar, asegúrate de que haya un lugar seguro para guardar sus objetos. Muchas veces se dirigen directamente al aeropuerto nada más terminar y no quieres que la pérdida de algún objeto arruine una buena experiencia. 

 

  1. Comunicaciones, fechas límite y aprobación de permisos

Lo primero es lo primero: no te conformes con leer el título de un discurso suyo o ver su biografía en una búsqueda rápida de Google. Aunque estés seguro al 99% de que es su discurso oficial, asegúrate de verificarlo antes de incluirlo en el sitio web o en el programa de tu evento. 

Esto no debería ser ninguna novedad pero puede que no tengas mucho tiempo y buscarlos a través de internet sea la solución más rápida, pero el hecho de que hayas encontrado su perfil en Internet no significa que sea cierto. Cuando solicites información del ponente, asegúrate de dar una fecha límite para recibir todos los materiales. Esto incluye finalizar el tema y el título de la presentación. 

También necesitas la aprobación para las comunicaciones posteriores al evento. Algunos ponentes están dispuestos a compartir sus diapositivas de PowerPoint con los asistentes al evento, en cambio, otros rechazarán rotundamente esta propuesta. 

No te olvides de las aprobaciones para los vídeos. Si grabas la presentación y deseas incluir parte de ella en tu canal de YouTube, debes tener su permiso para hacerlo. 

También querrás asegurarte de contar con las presentaciones de tus ponentes para que tu equipo de audiovisuales compruebe que todo funciona correctamente y posteriormente contar siempre con la versión actualizada. 

 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

 

  1. Solicita un contacto adicional

Solo buscamos obtener aprobación para el material relacionado con tus ponentes. Es importante recordar que son personas ocupadas, con horarios ajustados y muchas veces te comunicarás con el representante o agencia encargada de su contratación. Si no es el caso, es conveniente solicitar una segunda persona de contacto. 

Un asistente ejecutivo ayudará a garantizar que se cumplan todos los plazos. Esto es crítico cuando tienes unos plazos de impresión para el programa del evento (o puedes contar con una aplicación del evento que te ahorre la tarea y elimine este estrés). Cumplir con esa fecha límite requiere la aprobación del encabezado, el título de la presentación y el resumen de la sesión.   

Si un ponente está ocupado y tarda mucho tiempo en responder a tus correos electrónicos, no querrás sentir que lo estás presionando. Los asistentes ejecutivos están familiarizados con este trabajo y harán el seguimiento por ti (persistiendo cuando sea necesario) para garantizar que se cumplan los plazos. 

 

  1. Coordina los viajes y el alojamiento

Como parte del acuerdo que has establecido con los ponentes lo más probable es que te estés haciendo cargo del viaje y su alojamiento. Los ponentes de renombre pueden estar acostumbrados a volar en primera clase y alojarse en hoteles sofisticados, por ello es importante conocer las expectativas del ponente y el presupuesto que necesitas para alcanzarlas. 

Algunos ponentes tendrán hoteles o aerolíneas preferidas para acumular puntos de fidelidad y millas de viajero frecuente. Por eso no te olvides de preguntarle si tiene alguna cadena de hoteles o aerolínea preferida. O bien, en lugar de organizar los detalles del viaje, considera pedirle a tu ponente que reserve los detalles del viaje y te envíe la factura. 

Si reservas el vuelo, es imprescindible obtener los detalles exactos del horario para facilitar la recogida en el aeropuerto, el check-in del hotel o la hora del vuelo de vuelta, ya que pueden tener otro evento inmediatamente después del tuyo. 

 

  1. Comunica todos los detalles del día del evento

A nadie le gustan las sorpresas, especialmente cuando están a punto de presentarse frente a cientos o miles de personas. 

Preparar a los ponentes para la sesión del evento garantizará que su presentación se desarrolle sin problemas y que disfruten de la experiencia. Al compartir la información con tus ponentes, asegúrate de ser claro en el funcionamiento de la agenda. 

Ten en cuenta lo siguiente: 

  • ¿A qué hora es la presentación de tu ponente?   
  • ¿A qué hora los necesitas en la sala de presentación para la prueba de sonido? 
  • ¿Cuánto tiempo habrá para preguntas y respuestas? 
  • ¿Cómo llegará el ponente desde su hotel al evento ?   
  • ¿Cómo de lejos está la sala de ponentes de la sala de presentaciones? 

¡Lo último que quieres es que tu ponente se pierda de camino al evento! Haz que un miembro del equipo esté preparado para guiar a los ponentes en todo momento. 

Si bien es esencial que compartas toda la información del programa, también debes tener en cuenta los detalles técnicos. Esto es especialmente importante en presentaciones interactivas con preguntas y respuestas, el siguiente punto de la lista. 

 

  1. Planifica la presentación, las preguntas y las respuestas

Los ponentes necesitan que alguien los presente. Puede ser un miembro destacado de tu empresa o un presentador profesional. 

Proporciona al presentador la información detallada de la biografía del ponente. ¿Qué aspectos destacados debe destacar ante los invitados del evento? Si tienen poco tiempo, incluso puedes escribir el guion de introducción tú mismo. 

También debes considerar el cierre de la presentación o la sesión de preguntas y respuestas (en papel o a través de una app para eventos), que es una parte esencial del valor del evento. 

¿Cómo se llevarán a cabo las preguntas y respuestas? ¿Señalará el ponente a los asistentes que levantan la mano, o elegirá el personal del evento entre las manos alzadas? 

Gracias a la tecnología, los asistentes pueden enviar preguntas anónimas (o no) a través de tu aplicación para eventos y simplificar la tarea. Esta es una de las formas más populares de hacer preguntas y respuestas, ya que ofrece muchos beneficios. Tal vez esta es la razón por la cual el 75% de los profesionales del sector aseguró hacer uso de una app para eventos en los próximos 12 meses. 

Las aplicaciones permiten a un miembro de tu equipo proyectar las preguntas en el escenario, asegurándose de que sean adecuadas e interesantes. De esta manera, tu ponente puede responder las preguntas de mayor valor o incluso, seleccionarlas el mismo a través de una tablet o móvil. 

Siempre es útil preparar algunas preguntas previamente, ya que en caso de que el público no se anime, esto garantizará que tu ponente se sienta apreciado. En este caso una app del evento es la solución más cómoda y segura para tus ponencias. 

 

7 consejos para hacer que tus ponentes vuelvan

 

  1. ¡Recuerda dar las gracias!

No olvides agradecer a tus ponentes la asistencia a tu evento, tanto durante el mismo acto como después del el. Envíales un mail de agradecimiento o incluso considera como una opción el clásico correo postal. El tiempo que lleva escribir una carta a mano muestra un profundo nivel de gratitud. 

Ten preparados los obsequios a la llegada y finalización del evento para tus ponentes y, si hubo un asistente o un compañero de trabajo que fue notablemente útil en el proceso de planificación, considera enviarles también una pequeña muestra de agradecimiento. 

¿Quién sabe? ¡También podrían convertirse en defensores de tu evento, proporcionando el estímulo que el ponente necesita para volver a trabajar con usted! 

 

En conclusión: el ponente primero 

En caso de duda, ponte en el lugar del ponente. ¿Qué información necesita para estar seguro en su presentación?

Las preferencias personales también entran en juego, ya que algunos ponentes pueden necesitar más detalles del evento, mientras que otros son buenos para adaptarse al ritmo y el ambiente del mismo. Ten en cuenta sus necesidades y prepárate para responder a cualquier pregunta de los ponentes de manera oportuna. 

Por encima de todo, se sincero con ellos y comparte toda la información de interés. 

Todos quieren ser reconocidos y apreciados por su valor. Al mostrar tu consideración y gratitud, tendrás ponentes listos para atender su llamada año tras año. 

This case study describes how the Spring Masterminds 2018 event in Florida (USA) expedited your access using the Face Recognition for Event Check-in and achieving an impressive average time for the accreditation of nine seconds per assistant. 

The event 

Spring Masterminds es un evento anual organizado por KW MAPS Coaching, una de las principales organizaciones de formación del mundo para profesionales de bienes raíces y líderes empresariales comprometidos con la transformación de sus negocios y vidas a través de la educación y el entrenamiento. En resumen: 

  • Un evento de 3 días 
  • 1.360 asistentes registrados online para el evento de 2018 
  • 664 proporcionaron una imagen para acceder a través del Reconocimiento Facial 
  • 63 asistentes extra registrados en el lugar del evento 
  • 978 asistentes autorregistrados en el lugar del evento utilizando los quioscos 
  • 118 asistentes registrados en el mostrador 

El Reto 

Para el evento Spring Masterminds, el organizador debía registrar a cientos de asistentes en un corto período de tiempo, por lo tanto, era vital garantizar que el proceso de registro fuese rápido y sin complicaciones. Además, quería poder proporcionar información personalizada a los asistentes y ayudarlos a transitar por la sede del evento, evitando confusiones con los cambios de sala. 

 reconocimiento facial para registro de eventos

Los objetivos 

Los objetivos del evento eran formar a los agentes inmobiliarios y ayudarlos a mejorar sus habilidades a la vez que se fomentaba el networking. Por tanto, era importante que las personas tuviesen una actitud sociable y se fomentara la comunicación.  

 

¿Por qué Reconocimiento Facial? 

El organizador de eventos utilizó el registro online de Etouches y los quioscos de Fielddrive para el proceso de check-in e impresión de acreditaciones, aprovechando que estos están diseñados para integrarse con cualquier sistema de registro. 

El sistema de Reconocimiento Facial permitía a los organizadores del evento identificar a los asistentes mediante una base de datos biométricos faciales en tiempo real. 

Los asistentes se registran online como de costumbre, pero tienen la opción de cargar una imagen suya y acceder a través del reconocimiento facial. El día del evento, los asistentes se identifican al situarse frente a la cámara y automáticamente el quiosco procede a imprimir su acreditación. Por otro lado, los asistentes que no facilitaron su imagen para el reconocimiento facial utilizaron el acceso a través de códigos de barras.

El reconocimiento facial hace que el proceso sea más rápido y permite economizar el acceso debido a la reducida cantidad de quioscos para el check-in, las horas de registro y el personal requerido. Todo lo que necesitas es una conexión WiFi estable ya que es un servicio ofrecido desde la nube. 

En lo relativo a seguridad no se transfieren datos personales, la plataforma de registro anonimiza las imágenes y las envía a un servidor, desde donde se procesan y eliminan, tanto las imágenes como sus metadatos. El proceso es extremadamente seguro y respeta la privacidad de los asistentes. 

 El sistema de reconocimiento facial para identificar a los asistentes.

¿Cómo se lograron los objetivos? 

Por primera vez el evento optó por utilizar el reconocimiento facial con cinco quioscos instalados en el lugar del acceso. Mientras los asistentes caminaban hacia los quioscos, la cámara escaneaba su rostro, le reconocía y mostraba un mensaje de bienvenida a la vez que imprimía su acreditación. Si no se encontraba una coincidencia, se le pedía a los asistentes que escanearan en el mismo quiosco su código de barras (facilitado en el email de confirmación durante el registro) o ingresaran su nombre. El hecho de que todos los quioscos estuvieran equipados con reconocimiento facial hizo que la logística fuera fácil. 

 

La acreditación instantánea 

El proceso de registro permitió que las acreditaciones se imprimieran automáticamente, en tiempo real y a medida que los asistentes se registraban. Las acreditaciones se imprimen sobre un formato en blanco, lo que permite imprimir únicamente las necesarias y que el nombre del asistente, la empresa o hasta el propio diseño de la acreditación (dependiendo de la categoría de asistente) fuese personalizado en cada una de ellas. Este año, el organizador eligió mostrar la agenda en la parte posterior de las acreditaciones junto con las diferentes salas dónde se iban a llevar a cabo. 

 

Velocidad en el acceso 

La tecnología de reconocimiento facial fue capaz de agilizar el proceso de check-in y acreditación, reduciendo el tiempo promedio a nueve segundos por asistente. 

Los asistentes quedaron muy complacidos con el proceso porque no necesitaban imprimir su acreditación y no tuvieron que revisar su correo para encontrar un código que escanear. Estas acciones generalmente ralentizan considerablemente el proceso de registro y check in en el lugar del evento.  

 

Logística 

El organizador del evento estaba encantado de que el proceso de registro fuera tan rápido y sencillo, reconociendo que fue la experiencia de registro más libre de estrés en la historia del evento. El proceso fue tan rápido que incluso durante la hora pico no se utilizaron más de dos o tres quioscos. Esto reducirá los requisitos para el próximo evento y permitirá ajustar aún más el presupuesto destinado al registro y el acceso. 

 La tecnología de reconocimiento facial para el registro y el check-in en el lugar del evento.

¿Cuáles eran los desafíos y cuáles fueron sus soluciones? 

Existieron dos desafíos clave donde los organizadores centraron toda su atención: 

1. Control de calidad de las imágenes 

La recopilación de imágenes representó un desafío para el organizador porque, aunque la plataforma de registro de Etouches permitía a los asistentes subir una imagen, no verificaba la calidad y la idoneidad. Como resultado, hubo asistentes que enviaron imágenes no aptas para el reconocimiento facial, por ejemplo, con caras múltiples en la misma imagen o de muy baja calidad. 

Para mitigar este problema se ha implementado un microsite web para la colección de imágenes a través de una campaña de correo electrónico. Cada asistente recibe un mail al momento de registrarse con una URL única que lo lleva a una página de destino donde se le solicita que acepte las condiciones y permite la carga de imágenes. Este microsite permite al organizador la recepción de feedback en tiempo real y controla la calidad de las imágenes subidas a la plataforma para evitar problemas en el momento del acceso. Además de ofrecer oportunidades de patrocinio para generar ingresos adicionales. 

 

2. Ancho de banda de Internet 

La conexión a Internet es muy importante y en muchos lugares es lenta o inestable a menos que el organizador establezca con antelación las condiciones con la sede del evento o una empresa especializada. Para el reconocimiento facial puede ser suficiente una velocidad de carga de 0,5Mbps por quiosco para proporcionar un proceso de check-in con confiable y rápido. Esto es equivalente a la red WiFi disponible en cualquier Starbucks y por tanto no es nada inalcanzable. 

 

Los resultados 

Los comentarios de los asistentes fueron realmente positivos. Muchos comentaron que estaban tratando de sacar su teléfono del bolsillo cuando se acercaron al quiosco y, antes de hacerlo, ya habían sido reconocidos y saludados por su nombre. Los asistentes afirmaron querer seguir viendo esta tecnología en los futuros eventos a los que asistan. 

The organizing team was impressed with the speed and fluidity of the process, emphasizing the lack of queues. Attendees were happy, there was no stress or delays and it was a great start to the event. The performance of each kiosk was 400 attendees per hour. 49% of attendees opted for facial recognition in the first edition of the event with this technology and therefore the acceptance rate is expected to increase in the coming years, with attendees already familiar with this system.
 

In  conclusion 

The registration process is the first contact between the assistant and the company organizing the event and should make a positive impression. Starting the event in the right way through a quick and striking process such as facial recognition makes your attendees access with another predisposition, while your event acquires a unique technological aspect. Providing an average event recording time of nine seconds is hard to beat! 

 

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Has invertido en una App para tu próximo evento y seguramente ya tengas en mente el diseño que quieres llevar a cabo, pero antes de ello queremos darte algunos consejos para aumentar el valor de tu marca. 

Como especialistas en el diseño de apps para eventos, queremos compartir contigo toda nuestra experiencia desarrollando cientos de aplicaciones con nuestros clientes.  

¡Vamos a diseñar una app a la medida de tu evento! 

 

Una aplicación alineada con tu marca 

Comprender dónde ingresar el contenido de la aplicación de eventos, como los nombres de los asistentes, los detalles de la agenda y los perfiles de los patrocinadores, es fácil de aprender y, por lo general, bastante intuitivo. 

Pero cuando se trata de diseñar la apariencia de tu aplicación y aumentar el valor de tu marca a través de ella, la tarea se vuelvo un poco más complicada. 

La clave para diseñar una App para eventos llamativa e intuitiva, que refuerce los valores de tu marca es mantener los mismos colores, temas y mensajes que utilizas habitualmente en cualquier otro contexto, hasta el último detalle. 

 

Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Elige los colores de tu aplicación 

Elegir los colores adecuados para el tema de tu evento y la marca de la empresa no tiene que ser complicado. De hecho, es posible que ya tengas muchos de los elementos de diseño que necesitas. 

Estos elementos pueden ser el logotipo de tu empresa, el color de la marca y el tipo de letra corporativos. También puede tener pautas de marca sobre cómo mostrar mejor el logotipo, los colores secundarios y terciarios, y los tipos de letra utilizados en cada sección de la App. 

 Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Elige el tema de tu evento 

Ahora es el momento de decidir el tema. ¿Tu evento es un evento profesional o corporativo, como una conferencia o una reunión de ventas? Intenta utilizar el logotipo de tu empresa y los colores de tu marca para obtener una imagen fuerte y profesional. También puedes crear esta imagen utilizando widgets simples y limpios. 

¿O en cambio es más relajado y divertido? Intenta usar la ubicación del evento como inspiración para tu tema. Si es un lugar soleado cerca de la playa intenta trabajar con colores tropicales y un tipo de letra divertida para atraer a tus asistentes y combínalo con tu marca para darle un toque extra. 

La clave es adaptar la imagen de tu evento a cada aplicación, consiguiendo transmitir tu marca a cada tipo de asistente. O incluso, si realizas varios eventos al año, puedes tener tu propia app en las tiendas que facilite el acceso a las diferentes aplicaciones.

 

Un poco de inspiración 

Una imagen dice mil palabras, así que aquí te traemos los ejemplos de 2 eventos realizados por la misma marca. 

 

Cómo aumentar el valor de tu marca con una App para eventos

 

Ambos usan el mismo tipo de letra en el widget del encabezado superior.  Sin embargo, en el primer caso continúan con este tipo de letra y los colores de la marca para mantener una apariencia profesional en todo momento. En el caso opuesto, el tema adquiere nuevos colores como los azules claros y verdes para reflejar el tema de la playa, ayudando a emitir una estética más divertida y distendida de la app para eventos. 

En general, incorporar un tema diseñado exclusivamente para un evento ayuda a los asistentes a identificar la clase de evento y refuerza la marca antes, durante y después del evento.  ¡Empieza hoy mismo!

Muchos organizadores de eventos se entusiasman con la idea de incorporar la gamificación en sus eventos, pero cuando llega el momento de llevar esas ideas a la práctica es difícil saber por dónde empezar. Pero no te preocupes, vamos a darte un par de ideas para conseguir aumentar el engagement de tus asistentes.

 

El secreto para ejecutar tus juegos 

Para garantizar tus probabilidades de éxito, asegúrate de tener una sólida comprensión de los objetivos que deseas lograr e identifica las métricas de éxito para cada uno de ellos. Si no tienes una estrategia sólida desde el principio, será difícil ejecutar la gamificación de manera eficiente y efectiva. La combinación de retos y diversión es ideal para diseñar una experiencia atractiva, pero en última instancia, deben ser un vehículo para alcanzar tus objetivos. 

 

¿Tienes una App del evento? Aprovéchala 

Sin duda puedes crear un juego para tu evento sin ningún tipo de tecnología. Pero si buscas eficiencia, efectividad y facilidad de uso, existen muchas razones por las que las aplicaciones de eventos son una excelente manera de hacer que la gamificación cobre vida. 

La gamificación a través de una app para eventos proporciona una gran cantidad de beneficios para el planificador de eventos, así como también mejora  y aumenta la participación de los asistentes.

  • Estos son solo algunos ejemplos: 

– Hace que sea más fácil garantizar la equidad en el cumplimiento de las reglas y permite que los desafíos del juego estén disponibles para todos los participantes del evento. 

– Supone un ahorro de tiempo y esfuerzo porque no requiere un recuento manual de los puntos al finalizar cada juego. 

– Permite a los jugadores ver su progreso en tiempo real en una tabla de clasificación y mantiene la competitividad durante todo el evento. 

– Proporciona un medio para que los jugadores se conecten entre sí a través de mensajes, propiciando el networking. 

– Permite que los participantes jueguen desde cualquier lugar del evento. 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

¿Cuál es el objetivo de tu evento? 

Los organizadores de eventos tienen muchos objetivos, pero normalmente uno o dos tienen prioridad sobre el resto. Identificar y priorizar tus objetivos es muy útil porque puede ayudarte a orientar qué tipos de juegos son las más adecuadas para ti y tus asistentes. Estos son los objetivos más comunes del evento: 

 1. Aumentar el engagement de tus asistentes a través del contenido 

Asegurar que tus asistentes reciban el máximo valor de las presentaciones durante las conferencias y sientan que están aprendiendo algo útil es una prioridad en la mayoría de eventos. 

La comunicación es muy importante ya que todo acto puede verse reducido o amplificado dependiendo de la capacidad para transmitir el mensaje clave de manera clara a los asistentes, sobre todo en actos como presentaciones de producto o reuniones corporativas. 

Muchos eventos organizados por asociaciones y organizaciones sin ánimo de lucro también tienen un componente educativo integral que es vital para el propósito principal del evento de formar a los miembros de la industria. 

Idea de juego: Quiz de conocimiento

A la gente le encanta que los vean como expertos en la materia, por lo que seguramente un juego como pueda ser un quiz de conocimiento encenderá su espíritu competitivo. Configura las preguntas que desees realizar dentro de tu aplicación para eventos y haz que se relacionen directamente con el contenido y el tema que vas a tratar. 

¿Como hacer que funcione? 

  • Crea preguntas basadas en el contenido clave: 

¿Qué quieres que recuerde la audiencia de tu evento? Si está organizando un lanzamiento de ventas, tus preguntas podrían enfocarse en la nueva línea de productos que estas presentando. Si tienes una reunión general, puedes crear un juego de preguntas y respuestas que ayude a resaltar los resultados y los logros de tu organización durante el año. 

  • Consigue que se involucren: 

Recibe inspiración de tus ponentes pidiéndoles que identifiquen una o dos de las conclusiones clave que esperan transmitir durante sus sesiones. Estos pueden transmitir explícitamente la pregunta durante su presentación y proporcionar la respuesta directamente, o simplemente pueden aconsejar a la audiencia que preste mucha atención para que no se pierdan nada. 

  • Incorpora el contenido al evento: 

¿Tiene material de lectura, folletos o algún tipo de contenido que esperas que los asistentes revisen durante el evento? Hazles saber que las respuestas a ciertas preguntas del juego solo se pueden encontrar leyendo este material que les estás proporcionando. Si cuentas con una aplicación para eventos puedes cargar estos documentos dentro de la aplicación para mejorar aún más la accesibilidad. 

  • Mide el éxito: 

Crea una encuesta al finalizar el evento y evalúa la satisfacción de tus asistentes respecto a lo aprendido, una forma sencilla es a través de la valoración con estrellas donde la máxima puntuación pudiera ser: “Siento que salgo de este evento con una valiosa información”. 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

2. Crea oportunidades de networking

El crecimiento profesional de tus asistentes es otra razón de peso por la que las personas asisten a los eventos. Este dato es respaldado por un estudio reciente de la IAEE donde el 76% de los encuestados afirmó que se vieron motivados a asistir a un evento debido a las posibilidades de ampliar su red de contactos profesionales. Pero para muchos esta puede ser una situación incómoda o intimidante. Entonces, ¿cómo consigues que rompan el hielo de una manera fácil y divertida? 

 

Idea de juego: ¿Has conocido a …? 

Los asistentes reciben un código personal, ubicado en la parte posterior de sus acreditaciones para facilitar el acceso. Un mensaje de acompañamiento puede despertar curiosidad, como por ejemplo: “Este es tu código secreto. ¡Compártelo con cualquier otro asistente del evento y regístralo en nuestra app para optar al premio del Rey o Reina del Networking!” 

Hay muchas maneras divertidas de modificar este concepto y conseguir alentar a tus asistentes para que inicien nuevas relaciones con el resto de participantes. 

 

¿Cómo hacer que funcione? 

  • Recompensa con más puntos el interactuar con asistentes clave:

Dentro del marco del juego se pueden asignar diferentes tipos de desafíos. La gente buscará con entusiasmo los desafíos que reporten una mayor cantidad de punto, dándote la oportunidad de designar asistentes clave dentro del juego. 

Por ejemplo, anima a tus asistentes a acercarse a los nuevos miembros de tu empresa asignando a estos los códigos que valen más puntos. De igual manera puedes otorgar una mayor cantidad de puntos por interactuar con los altos directivos y conseguir así derribar la barrera existente entre ellos y su plantilla. 

Por otro lado, puedes recompensar a las personas que han estado en la empresa durante mucho tiempo. Por ejemplo, en una reunión corporativa puedes asignar más puntos a los empleados que han estado trabajando para la marca durante 5 años, 10 años, etc. 

  • Permite a los asistentes personalizar sus códigos: 

Si tienes un poco más de tiempo puedes convertir estas contraseñas en verdaderos iniciadores de conversación. Haz una pregunta a tus asistentes durante el registro e incorpora estas preguntas en el proceso de networking. 

Intenta hacer preguntas que generen respuestas cortas, como su ciudad natal, primer empleo, hobby o una pregunta directamente relevante sobre tema de tu evento. De esta manera, los asistentes tendrán un primer tema de conversación y podrán llegar a conocerse un poco más. 

  • Mide el éxito 

En tu encuesta de satisfacción pregunta a los asistentes si están totalmente de acuerdo, de acuerdo, en desacuerdo o totalmente en desacuerdo con la afirmación: “Hice nuevas conexiones durante este evento”. 

 

Juegos para aumentar el engagement de tus asistentes

 

Estas son solo algunas ideas que esperamos te puedan inspirar a a diseñar geniales retos de gamificación durante tus eventos y conseguir así alcanzar los objetivos que te habías propuesto. ¡A jugar!