July 2018

¿Quieres disfrutar del sol en verano y crear experiencias memorables para tus invitados al mismo tiempo? Estos eventos giran alrededor del buen tiempo, los diseños atractivos y las experiencias divertidas, así que piensa en actividades al aire libre con detalles tropicales, refrescos y espacios dónde llevar la sensación de verano a tus invitados. 

La planificación en estas fechas ofrece nuevas opciones y la posibilidad de realizar eventos en diferentes espacios. Aquí os traemos algunos consejos para mantener a tus invitados contentos durante un evento de verano. 

1- Ten en cuenta el tiempo y prepara un plan B 

Todos hemos soportado los males del tiempo veraniego, 40 grados a la sombra, lluvias de monzón o tormentas eléctricas que llegan sin avisar. Es por ello que siempre que planees un evento al aire libre debes tener un plan B. ¿Una fecha diferente? ¿Un espacio techado de contingencia? Define este segundo plan y mantén informados a tus asistentes para transmitir una confianza extra. 

 

2- Aquí viene el sol, prepárate 

¿Recuerdas a tu madre diciéndote una y otra vez que bebas agua y te pongas crema solar? Bueno, pues resulta que tenía razón. Recuérdales a tus asistentes que hagan lo mismo si no quieres arruinar la experiencia, de hecho, no estaría de más llevar protector solar y botellas de agua en caso de que ellos se olviden.  

 9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

3- El acceso al evento marca la diferencia 

Si bien la elección de actividades es muy importante en un evento, la ubicación es igualmente trascendental. ¿El lugar tiene parking o es fácilmente accesible en transporte público? Si no lo es, probablemente sea mejor proporcionar otras opciones que alienten la asistencia. O, por ejemplo, si estás sirviendo alcohol diseña un sistema de transporte que lleve a los asistentes a casa de manera segura. 

 

4- Seguridad y preocupaciones del verano para tus asistentes 

Cuando las temperaturas suben, también lo hacen el riesgo de los golpes de calor y el agotamiento. Los síntomas del calor incluyen calambres musculares, fatiga, debilidad, mareos, desorientación, náuseas y vómitos. La atención médica inmediata es imprescindible tanto para los golpes de calor como para el agotamiento. Asegúrate de tener los servicios de emergencia en su lugar para que tus asistentes tengan acceso a la atención médica requerida, si fuera necesario.  

 

5- El catering también se adapta al tiempo

A todo el mundo le gustan los eventos informales con una deliciosa comida y bebida, y el verano es el mejor momento para ello. Diseña un catering con food trucks, visitas a las bodegas o seduce a tus invitados con un menú veraniegos mientras hacen conexiones con sus compañeros. 

La ubicación de tu evento también establecerá el tono de la comida, con multitud de opciones al aire libre como parques, casas rurales, playas, bodegas y terrazas. 

Por último, debemos hacer hincapié en la elección de los alimentos, ya que algunos de ellos tienden a estropearse con las altas temperaturas y pueden llegar a ser peligrosos para la salud, como pueden ser el huevo, el marisco o el pescado crudo.

 

9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

6- Aumenta la comodidad de tus asistentes para disfrutar al máximo del evento 

Asegúrate de proporcionar un espacio cómodo a tus asistentes durante la comida. Garantiza un lugar con mucha sombra para proteger del sol abrasador, proporcionar mantas para las noches de verano más frías y que todos se sientan cómodos mientras disfrutan de tu evento. 

 

 7- Alquila complementos para transformar tu evento 

Los artículos de alquiler son una forma fácil y divertida de cambiar el aspecto de tu evento y proporcionar un estilo propio. Elementos como las sillas, accesorios, decoraciones, mesas, carpas o pistas de baile pueden cambiar las impresiones que perciben tus asistentes. Diseñar formas creativas de exhibir los alimentos y las bebidas, como las cintas de buffet o la ambientación de los espacios también mejorará la percepción de los asistentes. Es fácil suponer que, a menos que estés alojando a cientos de personas, no es necesario alquilar multitud de elementos adicionales, pero incluso un grupo de 20 invitados puede beneficiarse de algunos elementos clave que aporten comodidad y eleven la experiencia. 

 

8- Deportes al aire libre

Ya sea una carrera benéfica de 5km, yoga o simplemente una caminata de verano, el movimiento y el aire fresco revitalizará a tus invitados para el resto del evento. 

Una gran idea es añadir un elemento distintivo como son los polvos de colores, que hace tu evento mucho más divertido y facilita la difusión a través de las redes sociales. Una vez terminada la carrera puedes incluir música u otras actividades atractivas que mantengan a tus asistentes dentro del evento y que haga que lo recuerden año tras año. 

¿Prefieres optar por un plan más tranquilo? Organiza clases de yoga al aire libre. Uno de los beneficios del yoga es que puedes hacerlo en cualquier lugar, y resulta que la naturaleza es el mejor de todos ellos. La belleza del lugar puede mejorar su práctica y te facilitará enfocar el resto del evento hacia un aspecto natural y sano. 

 

9 trucos para diseñar tus eventos este verano

 

9- El networking no se detiene en verano 

El verano es el momento perfecto del año para hacer conexiones y mejorar las relaciones. Los asistentes pueden relajarse en un picnic corporativo, hacer un pequeño crucero o disfrutar de una escapada. Las salidas grupales son una excelente manera de facilitar la vinculación entre asistentes, reducir el estrés y darles la oportunidad de conocerse entre sí. Aquí te dejamos algunos conceptos para que fluya tu creatividad: 

  • Gymkhana 
  • Kayak o piragüismo por equipos 
  • Carreras de karts 
  • Paintball 
  • Excursión turística local 
  • Escape room 

Ahora estás listo para mostrar a tus asistentes una actividad emocionante que además aporte un valor añadido al evento. Si se desarrolla con éxito, participar en una actividad de networking con un propósito definido fomenta radicalmente las conexiones. 

 

10- Un lugar atractivo 

Elegir un lugar al aire libre con buenas vistas panorámicas puede ser de gran ayuda para atraer a los asistentes. Se creativo y organiza tu próxima reunión o evento en un lugar único. Considera los restaurantes con espacio al aire libre y las ciudades históricas como lugares propicios para brindar una experiencia de reunión inolvidable. Si no puedes llegar lejos, una reunión en un parque local puede hacer que tu simple evento parezca más atractivo. 

Al elegir un lugar al aire libre, asegúrate de tener en cuenta todos los detalles que podrían afectar a la experiencia. Siempre que planifiques a fondo la seguridad y el confort de tus asistentes, la elección del lugar habrá sido un éxito 

 

11- Regala obsequios prácticos 

Mantener a los asistentes cómodos y contentos es clave durante los eventos de verano. Llenar la bolsa de bienvenida con artículos prácticos ayudará a mantener su enfoque en el evento. Los pequeños ventiladores, las botellas de agua, el protector solar o el repelente de insectos serán muy apreciados. 

Alternativamente, puedes ofrecer algunas actividades divertidas para el verano, como pudieran ser los libros. El presupuesto de tu evento obviamente afectará en estas decisiones, pero no permitas que eso te impida generar ideas originales. El objetivo es, después de todo, exponer tu marca a la mayor cantidad de personas posible. Comienza tu planificación con una lista de elementos y piensa cómo podría potenciar tu marca. ¡Diviértete y sé creativo! 

 

12- No olvides la diversión en verano 

El verano es un buen momento para recaudar fondos en una causa solidaria. La clave para ello es fomentar el compromiso y hacerlo divertido. Llevar a cabo una campaña basada en un partido de voleibol o una fiesta temática es una excelente manera de multiplicar la participación en tus eventos. 

 

En conclusión 

A los asistentes les encantará tu evento de verano si incluye detalles originales, ubicaciones y actividades estimulantes. Ya estés planeando una salida corporativa de verano, una actividad para la motivación de equipos o un evento de networking, estos trucos mantendrán a tus asistentes conectados al evento.  

Los organizadores de eventos se enfrentan a grandes desafíos todos los días, planificando cada detalle para crear eventos únicos, por lo que no es de extrañar que los niveles de estrés se disparen en estas fechas.

Pero llega el momento de descansar, desconectar y cargar las pilas para la vuelta de las vacaciones. Llega el verano y es importante detenerte para encontrar nuevas soluciones a los desafíos de tus eventos y deshacerte del estrés que muchas veces complica esta tarea. Por eso hemos reunido 10 consejos para que los profesionales de eventos como tú os toméis un merecido descanso, os relajéis y aprovechéis el verano para renovar energías.

 

1. Sal a caminar: el ejercicio es una de las mejores maneras de aliviar el estrés. Tómate el tiempo necesario cada día para dar un paseo, estirar las piernas y despejar la mente. Alejarte de tu escritorio 10 minutos te ayudará a mejorar la concentración durante los procesos creativos y reducirá tu nivel de estrés.

 

2. Deja de pulsar el botón de posponer: sabemos que esta idea no es la más popular pero intenta despertarte un poco más temprano para aprovechar mejor el tiempo y sentirte realizado durante este verano. Para algunas personas, tener un poco más de tiempo en su rutina diaria le permite cumplir con sus objetivos diarios y dedicar el resto del día a disfrutar con todos los demás. Puedes usar este tiempo para probar el primer consejo y dar un paseo por tu vecindario para ayudarte a desestresarte.

 

3. Escucha música: ya sea heavy metal o música clásica, se ha descubierto que la música es una herramienta muy eficaz para controlar el estrés. La próxima vez que te sientas estresado, ponte tu canción favorita y tómate un momento para disfrutarla. La música te ayuda a aumentar los niveles de dopamina en el cerebro y te hace sentir más feliz y relajado.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

4. Cuenta con tus amigos: los amigos son uno de nuestros mayores activos cuando se trata de lidiar con el estrés. Cuando sientas la presión, busca un amigo con el que tener una conversación o recibir un buen consejo. Esto te ayudará a aliviar la presión y obtener una mejor perspectiva de los problemas.

 

5. Ríete: ¿Sabías que la risa disminuye las hormonas del estrés? Reír es una de las mejores e inmediatas maneras de sentirte mejor y reducir el estrés. Ya sea una broma tonta o un vídeo de Whatsapp, ¡encuentra algo divertido y ríete a carcajadas!

 

6. Compra una planta: Las plantas purifican el aire de forma natural pero también ayudan a calmar los nervios y eliminar el estrés. Los estudios han demostrado que las plantas mejoran la concentración, reducen el estrés y mejoran el estado de ánimo, por lo que son perfectas tanto para la oficina como para tu casa.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

7. Apaga el teléfono: los smartphones han conseguido que sea increíblemente difícil desconectarse de las cosas que causan estrés. Elimina la tentación y apaga tu teléfono cuando no lo necesites y quieras disfrutar del tiempo con tus seres queridos.

 

8. Disfruta de un dulce: si te sientes estresado y necesitas una solución rápida, ten a mano un pequeño dulce para calmar los nervios. Comer algo dulce puede reducir la producción de hormonas que se relacionan con el estrés y… ¿quién no quiere una excusa para comer chocolate?

 

9. Medita: relaja tu mente y reduce el estrés con la meditación. La meditación ayuda a traer una sensación de calma y paz sólo con practicarla durante 10 minutos al día.

 

10 formas de eliminar el estrés durante este verano

 

10. Inhala y exhala: si la meditación te parece muy compleja puedes optar por los ejercicios de respiración para reducir significativamente el estrés en el cuerpo. Rompe tu rutina diaria practicando 5 minutos de respiración para disminuir la frecuencia cardíaca y ayudar a disminuir la presión arterial.

Aprovechar el verano para desestresarte y cuidarte es lo más importante. Esperamos que estos consejos te ayuden a relajarte y preparar tus futuros eventos con más energía que nunca.

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Es posible que quede poco para tu próximo evento y probablemente estés inmerso en el caos de la logística y el diseño de los espacios. Pero también es el momento perfecto para comenzar a involucrar a tu audiencia y generar expectación en tus asistentes. Puede parecer desalentador, pero impulsar el uso de las redes sociales es mucho más fácil de lo que piensas.

Aumentar el engagement y el ruido en torno a tu evento es lo que en última instancia aumentará los registros, así que veamos algunas de las mejores prácticas para usar las redes sociales en tu estrategia de marketing promocional.

1. Contesta las preguntas del evento

Los consumidores están cada vez más acostumbrados a relacionarse con las marcas a través de twitter, facebook o instagram para solucionar sus dudas. Y en el caso de los eventos, se suelen hacer muchas preguntas a los organizadores que quedan fuera de las preguntas habituales.

Preguntas individuales sobre las reservas de hotel, el transporte, la comida o la sala de la siguiente sesión, todas las dudas de tus asistentes deben ser resultas de la manera más simple y cómoda posible, tanto para ellos como para ti. Si vas a utilizar tus redes sociales para responder las preguntas de tus asistentes, asegurate de tener una solución para administrar los distintos canales y solventar cualquier consulta o responder a los comentarios de la comunidad.

Si los asistentes sienten que están siendo ignorados o que sus dudas no son debidamente respondidas, corres el riesgo de que esto se refleje negativamente en tu marca y en tu evento. Si deseas impulsar la participación a través de tus redes sociales, debes asegurarte de responder a las consultas de manera oportuna y eficiente.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

2. Comparte la información y el contenido del evento

Las redes sociales pueden ser una manera enormemente eficiente para que los organizadores compartan la información de sus eventos. Proporcionando contenido exclusivo, como imágenes o vídeos y creando una atractiva experiencia en tiempo real.

Dependiendo de la estructura de la organización, lo más probable es que sea mucho más rápido comunicarse a través de las redes sociales que actualizar el sitio web del evento, favoreciendo además la comunicación bidireccional con los miembros de la comunidad de tu evento.

 

3. Fomentar la conversación entre los miembros de la comunidad

Una razón por la cual las personas disfrutan asistiendo a los eventos, especialmente si se trata de eventos anuales, es por el hecho de reforzar sus relaciones de networking. Las redes sociales son el canal perfecto para mantener la conversación durante todo el año y aumentar el engagement a medida que se acerca el evento.

La mayoría de las personas tienen cuenta en redes sociales, son activas e interactúan online dentro de su comunidad, por lo que una genial idea es que tus ponentes participen en las redes y se relacionen con los asistentes de tu evento.

Un hashtag, un grupo de Facebook o de LinkedIn son espacios para que tus invitados hablen sobre el evento, las actividades locales y las sesiones más interesantes. Crea el espacio e inicia el debate con algún comentario o reto atractivo para que comiencen las interacciones.

 

Cómo impulsar el uso de las redes sociales en tus eventos

 

4. Aprovecha el feedback para diseñar el evento

Con la cantidad de interacciones que tienen lugar en las redes sociales cuentas con un gran feedback para dar forma a tu programa del evento. O bien, si estás buscando retroalimentación de un aspecto específico, puedes obtenerla directamente de tus asistentes a través de encuestas online o foros de discusión sobre el tema en cuestión.

A cambio, los asistentes tienen la oportunidad de participar en el desarrollo del evento para que éste se ajuste a sus necesidades y expectativas. Las redes sociales facilitan a tus asistentes crear una comunidad alrededor del evento, con una opinión y un sentido de pertenencia propio.

 

En conclusión:

Cada vez es más común que los asistentes acudan directamente a las redes sociales para comunicarse con las marcas, ya sea para realizar una queja, hacer una pregunta o simplemente para dejar un comentario positivo. Las redes sociales son una poderosa herramienta de comunicación bidireccional que facilita la creación de comunidades y potencia el engagement.

Los organizadores de eventos cuentan además con otras tecnologías que les permiten aprovechar esto para impulsar la participación de los asistentes a través de las redes sociales y ampliar la exposición del mismo. La clave es saber cómo integrarlo en la estructura de tu evento desde el inicio de la planificación. ¿Te ayudamos?

¿Quieres saber más? Lee ya nuestro artículo sobre cómo las comunidades de eventos pueden potenciar tu marca.

Un objetivo común de los organizadores de eventos es el de hacer que las sesiones sean más interactivas y atractivas para los asistentes. Una manera de lograrlo es realizando encuestas en directo, proyectando los resultados o permitiendo que los asistentes envíen preguntas a estos a través de una aplicación móvil. Prepara a tus ponentes para utilizar estas herramientas durante sus sesiones.

Dependiendo de la familiaridad de los ponentes con estas tecnologías es posible que exista cierta resistencia a su uso. Aquí os traemos los 5 pasos necesarios para preparar a los ponentes en estos casos y conseguir hacer las sesiones más interactivas. Con un poco de planificación y educación, los asistentes experimentarán una sesión interactiva y memorable.

 

Paso 1: Construye un plan

Antes de presentar la idea a tus ponentes es importante considerar cómo vas a utilizar esta herramienta durante todo el evento, en lugar de una única vez por sesión.

  • Votación en vivo

Utilizar las encuestas en situaciones estratégicas de tu evento, como en la sesión de apertura o en las sesiones generales, es una excelente manera de aumentar la adopción de la app y enseñar a tus invitados a utilizarla correctamente.

  • Preguntas a los ponentes

Esta herramienta tiene un uso dirigido a charlas magistrales o a foros de discusión, donde su uso se integra de manera completa en la experiencia del asistente, facilitando la participación y aumentando el valor añadido de las sesiones.

Si bien el exceso de engagement e interactividad nunca afectan de manera negativa al evento, debes ser consciente de cuándo utilizar cada herramienta para cada acción. Para realizar una encuesta en vivo o permitir el envío de preguntas a los ponentes tienes que tener un objetivo claro en mente y aportar un valor al propósito.

 

¿Sesiones más interactivas? Prepara a tus ponentes en 5 pasos

 

Paso 2: Pon a prueba el conocimiento o recoge información

Mientras preparas a tus ponentes para el uso de estas herramientas en sus sesiones, debes comunicarles también que objetivos se persiguen, pueden ser dos:

  • Comprobar el conocimiento de la audiencia

Por ejemplo, puedes crear una pregunta sobre algún tema específico de la charla para conocer en qué nivel de conocimiento se encuentran los asistentes, si están prestando atención o entendiendo el contenido de la sesión. El ponente puede aprovechar esto para redirigir su discurso o insistir en ciertos aspectos.

  • Recoger información o comentarios

A si mismo, puedes comprobar las opiniones de tu audiencia sobre un tema determinado y luego utilizarlo para cambiar el guión de la ponencia.

Estas técnicas son un excelente argumento para convencer a tus ponentes e introducir estas herramientas durante sus sesiones. ¡No sólo será memorable para tu público, si no también para tus ponentes!

 

Paso 3: Recoge las preguntas por adelantado

Una vez hayas recibido la aprobación de tus ponentes para el uso de encuestas y preguntas, el siguiente paso es recopilar las preguntas que quieren realizar bajo este formato e introducirlas en el gestor de contenido de la aplicación para su uso durante las sesiones.

Si bien este es el proceso recomendado, puedes configurar una nueva encuesta o habilitar las preguntas a los ponentes en cualquier momento. Como complemento a esta herramienta, también recomendamos al ponente introducir la pregunta en su presentación y solicitar la participación de la audiencia.

 

¿Sesiones más interactivas? Prepara a tus ponentes en 5 pasos

 

Paso 4: Comunica las mejores prácticas a tus ponentes

Es importante informar a tus ponentes de cómo proceder para conseguir los mejores resultados, especialmente si es la primera vez que interactúan con esta tecnología.

  • El ponente debe presentar la pregunta y leer la pregunta en voz alta
  • Conceder el tiempo necesario para responder a la pregunta, que dependiendo del contenido puede variar, y tú como organizador debes tenerlo en cuenta para el correcto funcionamiento de la agenda
  • Reflexionar sobre las respuestas y el uso de las mismas para el desarrollo de la ponencia

 

Paso 5: Haz sesiones de prueba y entrena con tus ponentes

Las últimas palabras antes del evento. Es importante que tus ponentes se sientan cómodos con la herramienta, por lo que podrías considerar realizar una sesión el día anterior al evento. Esto les permitirá utilizar la tecnología, ver cómo funciona y practicar el proceso a seguir.

 

En conclusión

Hacer que tus sesiones sean más interactivas es una forma segura de aumentar el engagement con tus asistentes y hacerlo memorable tanto para ellos como para tus ponentes. Preparar un plan y formar a tus ponentes te permite sacar el máximo partido a esta tecnología y, si además lo haces con la antelación suficiente, ¡tu evento está preparado para el éxito!

 

¿Más consejos para aumentar la interacción en tus eventos? ¡Claro! Aquí tienes otras 4 claves más.

Una pregunta común entre nuestros clientes es: “¿Cuál es la mejor manera de utilizar los datos para medir el retorno de la inversión del evento? ¡Y tenemos buenas noticias! En la era digital actual, los datos e informes están disponibles para todos los organizadores de eventos. Y cuando se utiliza en todo su potencial, esta información puede cuantificar los resultados, medir el ROI del evento y ayudarte a generar ideas para el éxito de tus acciones.

Simplemente se trata de hacer las preguntas correctas e identificar la causa y origen de los resultados de los informes. Para medir el ROI del evento, las métricas variarán según los objetivos de tu estrategia. Algunos beneficios del análisis de datos incluyen:

  • Proporcionar métricas del ROI cuantificables
  • Medir el compromiso de la audiencia
  • Identificar áreas de mejora

 

5 maneras de utilizar los datos para responder a preguntas clave

1. ¿Cuántos ingresos generó mi evento?

El cálculo del ROI se usa como una medida clave para medir el éxito del evento. También es una excelente forma de proporcionar resultados cuantificables a las partes interesadas de tu evento, incluido el equipo ejecutivo y los patrocinadores de tu organización.

A menudo, deberás presentar números que arrojen confianza y justifiquen tu presupuesto para los eventos. El registro y la venta de entradas son el momento idóneo para empezar a recoger datos y medir, como por ejemplo:

  • El número total de entradas vendidas y los ingresos resultantes
  • Comparando la cantidad de registrados con la tasa de asistencia

 

5 maneras de usar los datos para medir el ROI del evento

 

2. ¿Mis patrocinadores percibieron el valor de participar en el evento?

Dependiendo del tipo de evento, los patrocinios pueden significar una parte importante de los ingresos. Los sponsors proporcionan una cantidad de recursos considerable que posibilitan el desarrollo de acciones de marketing para el evento y, teniendo esto en cuenta, es imprescindible proporcionar unos indicadores para justificar el valor y el éxito de sus inversiones.

Si estás considerando aprovechar tu app del evento para ampliar las oportunidades de patrocinio, ser capaz de proporcionar la información generada por la aplicación será fundamental para ayudar a tus patrocinadores a medir el ROI del evento.

Por ejemplo, algunas de las métricas que puedes incluir son:

  • Número de impresiones de los banners
  • Número total de clics
  • Métricas de conversión

Además, los patrocinadores podrán ver el número de visitas a su espacio dentro de la aplicación. Esto ayuda a conocer el nivel de exposición que recibió cada patrocinador y la influencia que tuvo en la audiencia.

Estos son solo algunos ejemplos de los muchos datos que la tecnología te permite medir para conocer el ROI de tus patrocinadores y diseñar una estrategia personalizada a cada uno de ellos para que continúen participando en tus eventos.

Lectura recomendada: asegúrese de leer nuestro libro electrónico “Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento”.

 

3. ¿Cuál fue el nivel de participación de los asistentes durante el evento?

Determinar el nivel de participación de los asistentes es un gran indicador del éxito de tu evento y de la conexión con tu público objetivo. Esta medida puede servir como un pronóstico de la probabilidad de que tus asistentes regresen el próximo año.

El análisis de los datos recogidos por la aplicación del evento puede permitirte crear distintos perfiles de asistentes. Los datos relacionados con temas de interés, ponentes populares y la asistencia a las distintas sesiones te permiten adaptar tu próximo evento y planificar el contenido y los objetivos en consecuencia.

Temas de alto interés: el análisis de datos recogidos por las aplicaciones para eventos pueden revelar muchas ideas sobre lo que tu audiencia encontró interesante. Puedes descubrir nuevas tendencias a través de:

  • Las sesiones más populares en la app por número de visitas
  • Secciones más visitadas en la aplicación
  • Los documentos que más veces se han abierto
  • Los canales de discusión grupales con mayor interacción

Esto ayuda a destacar qué temas y medios obtuvieron la mayor cantidad de interés y tráfico. A continuación, podrás comenzar a decidir qué información incorporar a tus próximos eventos para maximizar el registro y la asistencia.

Mediante el seguimiento de las actividades en tiempo real, ahora es más fácil que nunca seguir y personalizar la experiencia de los asistentes con campañas más efectivas.

 

4. ¿Los asistentes pudieron hacer networking y establecer conexiones?

Si los objetivos de tu evento se centran en facilitar la creación de conexiones, las métricas clave de la aplicación serían el uso de la función de chat privado y la participación en discusiones grupales.

Las estadísticas del chat o de la interacción en los foros brindan unos datos cuantificables del nivel de networking o conexión entre asistentes que hubo en tu evento.

Lectura recomendada: aprende cómo fomentar conexiones significativas entre tus asistentes y reforzar tu marca con nuestro artículo “¿Cómo crear comunidades de eventos puede potenciar tu marca?”.

 

5. ¿Se divirtieron los asistentes?

¿Estás integrando la gamificación o algunos sistemas de respuesta de la audiencia como las encuestas en vivo o las preguntas a los ponentes para impulsar el compromiso y crear experiencias inmersivas?

Si es así, asegúrate de hacer un seguimiento de sus tasas de adopción para comprender qué nivel de participación tuvieron tus asistentes. Dependiendo de la herramienta de interacción que estés utilizando, podrás analizar diferentes tipos de información.

La gamificación ofrece estadísticas sobre los desafíos completados y la cantidad de jugadores que han participado en ellos para que puedas determinar fácilmente con qué éxito interactuaron los asistentes de tu evento.

Consejo: Piensa en tus mejores asistentes como los “campeones del evento”, es decir, personas que estuvieron muy inmersas en el evento y que probablemente estén dispuestas a brindar testimonios positivos sobre su experiencia, además de ser excelentes clientes potenciales para tu negocio, dependiendo del tipo de evento que estés organizando.

 

En conclusión

Los informes de los eventos son una poderosa herramienta que te permite aprovechar los datos y analizarlos para aumentar tus recursos antes, durante y después del evento:

  • Proporcionando métricas de ROI cuantificables: Justifica el presupuesto de tu evento aumentando el número de registros e incrementando los beneficios por la venta de entradas. No olvides informar a tus patrocinadores sobre su propio ROI y proporcionarles información relevante sobre la interacción de su marca en la aplicación, como los clics en anuncios o impresiones de sus apartados.
  • Midiendo el compromiso de la audiencia: Identifica las áreas de interés de tus asistentes revisando las secciones más visitadas de la aplicación, los temas más populares en los foros de discusión y las ponencias más vistas. Del mismo modo, las tasas de uso del chat, las discusiones grupales y la gamificación indican el nivel de participación que tuvieron los asistentes durante el evento.
  • Identificando las áreas de mejora: Todos los datos recogidos se pueden utilizar para mejorar tus futuros eventos. Basándote en el análisis de asistentes y expositores, adapta el contenido de tu próximo evento, las funcionalidades de tu aplicación para eventos y los paquetes de patrocinio para atraer a más sponsors.

Sin duda, todos los que asistieron o ayudaron a diseñar un Kick Off de ventas saben cómo de importantes son para los objetivos comerciales de una empresa. Es por ello que la planificación de estos eventos debe hacerse de manera adecuada y ejecutarse de forma efectiva, con el objetivo de lograr los máximos resultados posibles.

A continuación os traemos unas ideas y consejos que puedes usar para que tu próxima reunión se desarrolle a la perfección. No se trata de una lista exhaustiva pero definitivamente ayudará a dejar en tu organización un impacto positivo durante los próximos meses.

 

Utiliza las preguntas y encuestas durante las sesiones para cautivar la atención del equipo comercial

Uno de los objetivos prioritarios de un kick off de ventas es asegurarte de que tu equipo comprenda exactamente cuál es la estrategia de ventas para el próximo año y cómo van a lograrlo.

Esto podría incluir un curso intensivo sobre metodologías de ventas, capacitación e introducción de nuevos productos, revisión de objetivos, etc. La conformación de unos conocimientos y estrategias claras significa que todos pueden comenzar a trabajar para lograr el mismo objetivo desde el primer día.

Una forma de lograrlo es implementando un sistema de respuesta para la audiencia, desde dónde los asistentes puedan contestar a las preguntas e interaccionar con los presentadores o profesores. Mediante el uso de herramientas como encuestas en vivo y preguntas en tiempo real desde una aplicación para eventos, puedes comprobar el conocimiento de tus comerciales y asegurarte de que están en la misma onda. También los involucrará con el contenido de las sesiones y contribuirá a una experiencia más interactiva con los asistentes.

 

Consejos para diseñar un Kick Off de ventas memorable

 

Utiliza la gamificación para potenciar el networking y crear conexiones

¡Un kick off de ventas es una gran oportunidad para reunir a los miembros más nuevos de tu equipo e integrarlos con el resto del grupo! Si esto suena bien sobre el papel pero a la hora de la verdad, es difícil garantizar que esto suceda realmente. ¿Cómo puedes seguir con esto?

La gamificación implementada a través de la tecnología es una excelente manera de hacer que tus representantes interactúen. Los vendedores suelen resultar muy competitivos, por lo que utilizar la gamificación es una gran idea para recompensar a tu equipo por completar ciertas acciones y lograr los objetivos del evento.

Como ejemplo de juego, podrías asignarles a todos un código y dar al grupo 30 minutos para conocer a tantas personas nuevas como sea posible. Podrías retarlos a intercambiar 3 datos sobre ellos mismos para que la otra persona les proporcione su código de acceso. El código de acceso debería introducirse en la aplicación del evento para recopilar los puntos y a continuación, recompensar a los 3 mejores con premios especiales. Mostrar una tabla de clasificación digital de los mejores participantes en una gran pantalla, dónde todos puedan verla hará que aumente la competitividad y la emoción.

Lectura recomendada: Echa un vistazo a la “Guía de implementación del Juego de Networking”.

 

5 maneras de usar los datos para medir el ROI del evento

 

Pon a prueba el conocimiento de tus asesores comerciales

Las reuniones de ventas también brindan una oportunidad única de formación y aprendizaje para sus representantes. Puedes traer capacitadores de ventas externos, organizar talleres e incluso hacer que tu equipo genere un brainstorming en grupos.

Hemos hablado de varias formas en que la tecnología para eventos puede ayudarte a lograr tus objetivos durante los kick off de ventas. Con respecto a la formación, el uso de herramientas de respuesta para el público, como las encuestas en vivo o las preguntas a los ponentes, son una excelente manera de medir la interacción de los asistentes y asegurarte de que entren en contacto con el contenido del evento.

Y si hablamos de gamificación, ¿por qué no realizar un concurso que ponga a prueba su conocimiento? Puedes diseñar varios desafíos basados en el programa de formación, verificar quién ha asistido a los diferentes talleres y analizar en qué campos tu equipo necesita una capacitación adicional.

 

En conclusión

Aquí tienes 3 prácticos consejos que te ayudarán a crear un kick off de ventas memorable! Piensa cómo puedes integrar estas ideas en el diseño del evento para maximizar la conexión con tu equipo de ventas y lograr los objetivos del evento.

¿Quieres saber más? ¡Contáctanos aquí! Nuestro equipo de expertos te ofrecerá un asesoramiento personalizado sobre la implementación de tecnología en tus eventos.