June 2018

¡El reconocimiento facial para eventos ya está aquí! Ahora que esta tecnología se está convirtiendo rápidamente en parte de nuestra vida cotidiana. Los usuarios de iPhone X abren su teléfono usando esta tecnología como contraseña. Los aeropuertos y aerolíneas están comenzando a utilizarlo como una forma más rápida y segura de realizar el check-in y el embarque para sus vuelos. Apple, Facebook, Google y Snapchat han realizado recientemente importantes inversiones para desarrollar sus capacidades en este apartado y es probable que, en los próximos años, el reconocimiento facial ayude a eliminar las contraseñas y a proporcionar formas más fáciles y más seguras de proteger nuestras identidades y datos online.

Y ahora, llega el reconocimiento facial para eventos. Con esta tecnología, el registro y el check-in reducen su tiempo de recogida de datos e identificación, incorporando además múltiples opciones para la mejora de tus futuros eventos.

 

¿Cómo funciona?

El reconocimiento facial para eventos se encuentra en su fase inicial pero se ha adaptado rápidamente a la industria y actualmente se está trabajando para evolucionar sus capacidades. El siguiente vídeo muestra cómo se desarrolla el proceso de check-in en un evento con la tecnología de Fielddrive:

 

 

Durante este tipo de acceso diferenciamos los distintos pasos:

1. En el momento del acceso, los asistentes registrados con su foto son dirigidos a una cola rápida con reconocimiento facial, dónde se encuentran con una cámara y un monitor. La precisión de esta tecnología supera el 99% de acierto.

Existen varias opciones para el 1% de los asistentes que el sistema no reconoce, como que la persona encargada de recibir a los asistentes puede acceder a una pantalla táctil con las cuatro caras de mayor coincidencia biométrica y seleccionar la correcta.

2. Una vez reconocidos, continúan por el pasillo hasta llegar a un puesto de impresión de acreditaciones que, al estar sincronizado con las cámaras, imprime su acreditación personalizada (con nombre, empresa, etc.) en 6 segundos. Esto implica que es el doble de rápido que cualquier otro sistema de acceso e impresión de acreditaciones estándar.

Este sistema facilita a su vez la diferenciación de categorías de asistentes, generando diseños completamente distintos para cada tipo de invitado, como los ponentes o el público VIP.

3. Una vez dentro del evento, los asistentes son dirigidos a la recogida de su bolsa de bienvenida para liberar el paso durante el acceso. Rápido y sencillo.

 

El reconocimiento facial para eventos en números:

Las pruebas con grupos de 500 a 3.000 asistentes han demostrado que alrededor del 12-15% aceptarán subir una foto suya durante el registro para acceder a través de una cola rápida y aquellos que no cargaron su fotografía lo hicieron por preocupaciones sobre la privacidad.

Sin embargo, se mostró un gran interés en esta nueva tecnología y varios de los que no aceptaron la carga de la imagen durante el registro, en el momento del acceso expresaron su interés en cómo acceder por la cola rápida de reconocimiento facial.

Se estima que en un futuro cercano, con una tasa de adopción mayor por parte de los asistentes, el sistema requerirá menos equipo, menos personal y reducirá sustancialmente el tiempo del registro. Se estima que si el 90% de los asistentes aceptan al registro con reconocimiento facial, ¡los costes del equipo y el tiempo de registro se podrían reducir a la mitad!

 

Beneficios del acceso:

  • El reconocimiento facial es un sistema de acceso más rápido.
  • Genera una buena impresión, con tecnología puntera y memorable.
  • Puede introducirse el autocheck-in, reduciendo los costes de personal.
  • Es más seguro y reduce los imprevistos generados por otros medios físicos.
  • Recoge datos y analíticas desde el primer momento.

 

El futuro y un abanico de posibilidades:

  • Si las gafas de realidad aumentada se extienden más ampliamente, el personal de registro o incluso los expositores podrían usarlas para reconocer a los asistentes por su nombre. Aunque actualmente existen algunos problemas de privacidad, seguro que son resueltos en el futuro y los expositores podrán ampliar la información sobre sus leads.

 

  • Además del acceso, esta tecnología podría usarse para controlar el acceso a las salas donde se celebran determinadas sesiones o exposiciones.

 

  • Las cámaras de reconocimiento facial podrían usarse con sistemas de análisis facial, identificando la edad y las reacciones de los asistentes para determinar detalles demográficos adicionales sobre los asistentes al evento.

 

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¿Dónde se realiza la próxima sesión? ¿Quién es el ponente?… Como vimos en la primera parte de “Creando la agenda perfecta para tu evento”, la agenda tiene una gran importancia en el transcurso del evento, ejerciendo como columna vertebral y guía para tus invitados.

Hoy os traemos otros 6 consejos para diseñar la mejor experiencia posible, creando una agenda acorde a tu evento y utilizando la tecnología para aumentar la utilidad y la conexión con tu marca.

Coge papel y boli que empezamos:

 

7. Permitir que los asistentes contesten encuestas dentro de la agenda

Manteniéndonos en línea con el punto anterior, una forma específica de alentar la participación es mediante el envío de encuestas en vivo dentro de la agenda. Esto permite al organizador capturar los comentarios en tiempo real y compartirlos directamente con los ponentes. Las encuestas dentro de la agenda ayudan a mejorar no solo los eventos futuros, sino el evento que se está llevando a cabo actualmente. El análisis en tiempo real de las sesiones es una forma importante de controlar el ritmo de tu evento y te ayudará a realizar ciertos cambios en el programa si lo consideras necesario.

 

8. Ofrecer exposición a los patrocinadores

Los patrocinios son una gran oportunidad de aumentar tu presupuesto para eventos de una manera sencillas, siempre que ofrezcas oportunidades de interés para ellos. Debido a que la agenda del evento está presente continuamente a lo largo de la conferencia, es un espacio ideal para que los patrocinadores muestren sus marcas y ofertas. Las sesiones y las encuestas patrocinadas son excelentes maneras de conectar a las marcas con tus asistentes. Tener una agenda que sea capaz de proporcionar una exposición adecuada a tus patrocinadores y entender las necesidades de cada uno, son las claves para la consecución de patrocinios.

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Creando la agenda perfecta para tu evento

 

9. Enlaza la agenda perfecta para tu evento con las redes sociales

Para aumentar el interés, haz que la agenda se pueda compartir en las redes sociales antes del inicio del evento. Además del resto de estrategias de marketing, hacer que la agenda sea visible y se pueda compartir en las redes sociales permitirá que el contenido del evento hable por sí mismo y atraiga a más personas para que se registren en el evento. En la mayoría de los casos, la agenda no necesita ser secreta y en cuantos más medios sociales aparezca, más probable será que sirva como un elemento de atracción.

 

10. Captura el análisis de la agenda para compartir con las partes interesadas relevantes

Si bien es importante brindar oportunidades para que los asistentes interactúen con la agenda, esas acciones significan muy poco si no se pueden medir. Asegúrate de crear una agenda del evento en la que se pueda capturar y revisar toda la interacción de los asistentes después del evento.

Estas métricas serán de interés para las partes interesadas, como los patrocinadores y los responsables de las áreas de eventos, porque estas estadísticas arrojan luz sobre el ROI general del evento . Ser capaz de justificar el ROI del evento es necesario para atraer a más patrocinadores futuros, así como para persuadir a los gerentes con el poder de decisión necesario para que continúen invirtiendo en eventos en vivo.

 

11. Mantener la estética de la marca

La agenda perfecta para tu evento no es únicamente un medio para transferir información; es una extensión de la marca del evento. Cuando los asistentes vean la agenda, deberían poder asociarla de inmediato con tu evento en particular. Contar con un gestor de contenidos que ofrezca una amplia gama de fuentes, colores y otros detalles de diseño facilitará la creación de una agenda completamente personalizada que estandarice la imagen de tu marca y fortalezca las comunicaciones.

 

12. Crea tu agenda dentro de una plataforma todo en uno

La mayoría de las plataformas para eventos tendrán un creador de agenda nativo, pero es importante conocer sus capacidades y discernir si estas funcionalidades se alinean con los objetivos del evento.

Por ejemplo, si el análisis posterior al evento es una prioridad, asegúrate de que la participación se pueda medir desde el back-end. Los creadores de agendas independientes no pueden ofrecer tanto valor como los que se encuentran dentro de un software de gestión de eventos, por lo que hacer una investigación al respecto es crucial para contratar una plataforma de eventos completa y sólida.

 

Una buena experiencia en los eventos depende de cómo los asistentes buscan, navegan y consumen el contenido. Por ello, es esencial dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario para la creación de una agenda que impulse la interacción y analice la participación.

 

¿Quieres empezar a crear la agenda perfecta para tu evento? ¡Nosotros te ayudamos! 🤓

con la tecnología de Eventmobi

¡Es el gran día! Has pasado varios meses preparando tu gran evento y finalmente ha llegado, pero no hay tiempo para celebrarlo (o dormir) todavía. Participar activamente en el evento es una de las principales razones por las cuales tus invitados han decidido invertir su tiempo y dinero en asistir. Tu evento puede ser la única oportunidad que tienen para verse cada año y crear conexiones más profundas y beneficiosas.

 

Para crear momentos de conexión distendidos y una sensación general de participación en tu evento, debes centrarte en facilitar el contacto cara a cara entre los asistentes. Las principales claves a tener en cuenta incluyen:

  • Animar a tus asistentes a participar en los foros de discusión digitales y a reunirse en persona para continuar el debate.
  • Ampliar la repercusión de tu evento alentando a los asistentes a compartir su contenido favorito a través de las redes sociales privadas y/o públicas.
  • Facilitar mucho tiempo y espacio para potenciar el networking.

Cuando se trata de aumentar la participación de tus asistentes, el diseño del evento es tu mejor amigo. Estas son algunas de las mejores prácticas que puede incorporar a tu estrategia de eventos:

 

1. Desarrolla una agenda equilibrada

La variedad es la clave. Es aconsejable alternar tus sesiones con experiencias interactivas, como talleres para mantener a los asistentes emocionados y comprometidos. También debes asegurarte de incluir al menos 30 minutos para descansos entre las actividades más largas, permitiendo que tus invitados puedan estirar las piernas y conversar con sus compañeros.

 

2. Presentaciones atractivas e interactivas de ponentes

Para algunos temas y formatos, tiene sentido tener una presentación de una hora de duración, mientras que para otros, una charla ágil al más puro estilo TED de veinte minutos podría ser la más atractiva. En cualquier caso, proporciona a tus ponentes pautas sobre la duración de la presentación, el diseño de las diapositivas y las tecnologías disponibles para crear una experiencia más cautivadora. Debes animar los ponentes a aprovechar tu app para eventos, para aumentar la participación del público a través de funciones tales como las encuestas en vivo, las preguntas y las respuestas de los asistentes.

  • Consejo tecnológico: Mejora las sesiones de tus ponentes con encuestas en vivo

Los asistentes siempre están encantados de ver las opiniones de los demás, ¿por qué no mostrarlas en la pantalla grande del ponente? Si integras un sistema de respuesta de la audiencia con una app para eventos como la de Eventmobi, tienes una excelente oportunidad de utilizarlo para aumentar la participación de los asistentes. Los resultados de la encuesta mostrados durante la presentación son muy interesantes y si proporcionas el tiempo suficiente para la discusión grupal durante la sesión y consigues que los miembros interactúen entre ellos, puedes conseguir que el evento sea memorable para todos.

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

3. Reserva tiempo para el networking

Asegúrate de incluir en la agenda el tiempo necesario para las actividades de networking. Puede ser dificil para los asistentes romper el hielo y presentarse unos a otros, por lo que aprecian mucho el espacio y la planificación que permite estas conexiones. Esto podría ocurrir antes del evento, durante los descansos o en las fiestas posteriores, solo por nombrar algunos ejemplos.

  • Consejo tecnológico: Utiliza la gamificación para romper el hielo

El networking puede ser una actividad difícil de iniciar, especialmente por los nervios en el comienzo de las conversaciones entre extraños. Ayuda a tus asistentes a superar este obstáculo incentivándolos a conectarse de una manera divertida a través de la gamificación. Una forma popular de implementar la gamificación es crear desafíos que incluyan diversas actividades, que deban completar para acumular puntos. Aquí hay un ejemplo de cómo realizar un desafío de gamificación y cómo puedes usar la mensajería directa para impulsar las conversaciones entre los asistentes.

Lectura recomendada: aprende a crear retos en tus eventos con nuestra Guía de Gamificación 🏆

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

4. Haz que los ponentes conecten con los asistentes

Anima a tus ponentes a asistir a reuniones para que los asistentes los conozcan y se relacionen en un ambiente más propicio. Siempre es aconsejable asegurarse de invitar a personas influyentes al evento, dependiendo de tu tipo de audiencia y procurando tus materiales de la compañía para que tu marca siempre esté representada.

Consejo tecnológico: Utiliza foros de discusión para conectar a las personas

En cualquier momento antes, durante o después del evento, los foros de discusión se pueden aprovechar para que los asistentes se relacionen con los ponentes y entre sí. Como organizador del evento, puedes alentar a tus ponentes a iniciar discusiones grupales en sus sesiones y organizar una reunión con los asistentes interesados ​​para continuar la conversación.

 

4 pasos para aumentar la participación en tus eventos

 

En conclusión

Aumentar la participación y el valor de tus eventos antes, durante y después, significa encontrar formas creativas de generar más canales de comunicación y lograr que interactúen entre ellos. Estas oportunidades ayudan a conocer nuevas conexiones y profundizar en las conversaciones para hacer tu evento memorable.

Si tu comunidad de asistentes es lo suficientemente fuerte, tu evento se convertirá en un acontecimiento de valor que esperarán durante todo el año. Sentirse parte de una comunidad hace que las personas se sientan conectadas, apoyadas, compartan noticias y ocasiones especiales.

Por lo tanto, es fundamental para las organizaciones y asociaciones involucrar a sus asistentes y delegados para fomentar la lealtad. Crear una comunidad en torno a tu evento te ayuda a obtener un mayor valor de marca, mejorar las comunicaciones con tu asistentes y aumentar la participación durante tus eventos.

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¿Dónde se realiza la próxima sesión? ¿Quién es el ponente? ¿A qué hora son los talleres? ¿Qué sesiones me serán más útiles? Estas son sólo algunas de las preguntas que le surgen a tus asistentes durante un evento. La clave para crear una experiencia agradable, sin abrumar a los asistentes, es organizar el contenido del evento de una manera intuitiva y digerible. Por esta razón, crear la agenda perfecta para tu evento es esencial para el éxito de tus ferias, reuniones o congresos.

 

La agenda del evento es la columna vertebral del contenido y esto no siempre se tiene en cuenta en el momento de la planificación y el diseño. A veces las agendas no están lo suficientemente bien estructuradas, no miden con precisión el compromiso de los asistentes, no tienen en cuenta la importancia de los descansos, no ofrecen opciones para comunicarse ni permiten actualizar el programa de manera instantánea.

Esto es desalentador para los invitados que están en el proceso de toma de decisiones y frustrante para los asistentes que han acudido a tu evento Asegurarte de que toda la información esté jerarquizada, sea entendible y relevante para crear la agenda perfecta de tu evento. Ten en cuenta que una agenda sólida y actualizada es tan importante para los organizadores como para los asistentes, ya que permite medir con precisión el compromiso del evento, recibir los comentarios de los asistentes y mejorar las oportunidades de patrocinio.

Los siguientes consejos están destinados a ayudarte a crear la agenda perfecta para tu evento:

 

1) Realizar encuestas previas al evento

Antes de sumergirte en la estructura de la agenda, los organizadores deben saber qué tipo de contenido quieren encontrar los asistentes y una vez decidido, debe dividirse en varias partes que faciliten su comunicación. Una buena forma de saberlo es preguntar directamente a tus asistentes, incluyendo preguntas dentro del registro del evento como:

  • ¿Qué esperas de esta conferencia?
  • ¿Qué tipos de sesiones serán más valiosas para ti?
  • ¿Cómo esperas aumentar tu conocimiento sobre este tema?

Preguntas como estas te ayudarán a crear el contenido del evento y a conocer los tipos de ponentes, sesiones o talleres que serán más útiles para tus asistentes. Estas preguntas, además del registro, puedes hacerlas a través de campañas de correo electrónico, con una plataforma como Formularios de Google o de manera integral con una app para eventos como Eventmobi . Sondear a tus asistentes siempre es una buena manera de comprender su punto de vista, conocer sus gustos y dirigir tus esfuerzos de una manera más eficiente.

 

Creando la agenda perfecta para tu evento - Parte 1

 

2) Sincroniza la agenda con tu app para eventos

Una vez hayas establecido el contenido de tu agenda perfecta, debes decidir el modo de hacer que esta información sea accesible para los asistentes. Antes de la era digital las agendas se distribuían principalmente en papel, pero ahora, con la irrupción de las tecnologías móviles, los organizadores pueden cargar todo el programa en una app para facilitar su distribución, actualizar los posibles cambios y permitir el acceso antes, durante y después del evento.

Organizar la agenda dentro de una app para eventos proporciona una experiencia más fluida, ya que la aplicación también incluye otros aspectos del evento relacionados con la agenda, como ver la lista de ponentes o recibir avisos para los cambio de sala. Mientras más suave sea la sincronización entre la app y tu agenda, mejor será la experiencia general del evento.

 

3) Organiza sesiones por temas

Un desafío común que surge al tratar de organizar el contenido del evento es encontrar una manera de organizar toda la información para facilitar su búsqueda a los asistentes. Si tu evento tiene más de cien sesiones, navegar por todo el programa puede ser abrumador.

Para evitarlo, organiza tus sesiones por temas. Por ejemplo, si estás organizando una conferencia de redes sociales, uno de los temas puede ser el vídeo marketing. Esta sección incluirá todas las sesiones enfocadas en el vídeo marketing y los asistentes podrán realizar búsquedas de una manera más estructurada. Esto hace que la experiencia de la agenda sea mucho más intuitiva.

 

4) Crea múltiples vistas de agenda

Así como las personas aprenden de maneras distintas, también difieren en la manera de ver la información. Por este motivo la agenda perfecta para tu evento debe tener múltiples opciones de visualización, especialmente si existe una gran variedad de sesiones para elegir. Algunos ejemplos para organizar las distintas opciones de visualización pueden ser, por sala, por ponente, por hora o por tema. Los distintos tipos de vista que elija deben alinearse con la estructura general de la conferencia, así como con el lugar.

 

5) Permite añadir sesiones en sus calendarios

En algunos casos, los asistentes preferirán que la agenda del evento se pueda integrar directamente con sus calendarios personales. Esto permite a los asistentes ver cada sesión dentro del contexto de sus propios horarios, haciendo que la experiencia del evento sea más relevante personalmente. Una experiencia perfecta es siempre un factor clave para el éxito del evento, y la posibilidad de agregar sesiones rápidamente a un calendario personal lo convierte en una experiencia intuitiva.

 

6) Facilita la participación de los asistentes dentro de la agenda

La agenda del evento proporciona un valor mínimo para el asistente si simplemente sirve para mostrar los horarios de las sesiones, ya que para maximizar su valor la agenda debe ser lo más interactiva posible. Asegúrate de que cada sesión sea del agrado de tus asistentes a través de encuestas de valoración en la propia agenda, que puedan participar en las votaciones y preguntas que se realicen durante las mismas o tengan rápido acceso a la información del ponente.

 

Pronto la segunda parte…

Una buena experiencia en los eventos depende de cómo los asistentes buscan, navegan y consumen el contenido. Por ello, es esencial dedicar el tiempo y el esfuerzo necesario para la creación de una agenda del evento que impulse la interacción y analice la participación.

En 15 días os traeremos la segunda parte ¿No puedes esperar? ¡Empecemos a crear la agenda de tu evento ahora! 🚀