May 2018

La estrategia de tu evento, como cualquier campaña de marketing, se basa en la premisa de: construir, medir, aprender y construir de nuevo. Cada evento es una nueva oportunidad para mejorar este proceso y cómo no, la tecnología en tus eventos te ayudará a automatizar este trabajo y a hacerlo cada vez más productivo.

En las siguientes secciones, examinaremos los desafíos más comunes a los que se enfrentan los organizadores de eventos y recomendaremos las mejores soluciones para abordarlos. A continuación analizaremos una variedad de soluciones para que puedas encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades:

Antes del evento

Antes de que llegue el día del evento, es necesario realizar una gran parte del trabajo. En esta sección, examinaremos qué herramientas utilizar y cómo promocionar tu evento.

1. Crea un sitio web para el evento

Tecnología recomendada: Plataforma de registro online

Tu sitio web es, a menudo, la primera impresión que la gente tendrá de tu evento y lo que representa. Además de compartir información sobre tu evento, tu sitio web será el lugar donde la gente se registre para tu evento.

Afortunadamente, cuando se trata de construir un sitio web para eventos, tienes muchas posibilidades para crear una plataforma online que cumpla con los objetivos del registro, personalizando tanto los campos de registro como la estética y la información que contenga.

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

2. Promociona tu evento por correo electrónico

Tecnología recomendada: Mailchimp

Los especialistas en marketing de las organizaciones más exitosas creen que el email es el canal más exitoso para promocionar los eventos. Una campaña de marketing por correo electrónico debe segmentar de forma inteligente los contactos de correo electrónico en función de los objetivos de tu evento y, por otro lado, lograr una identidad visual propia y práctica.

3. Anúncialo en las redes sociales

Tecnología recomendada: Hootsuite

Si bien las redes sociales pueden no ser el canal más popular para promocionar tu evento, es un medio muy útil con un bajo presupuesto. Las prácticas comunes incluyen tener un hashtag para las comunicaciones, monitorear los canales de las redes sociales para conversar sobre tu evento y la colaboraciones con influencers.

Debes incluir varias funciones para promocionar tu evento en redes sociales y medir el éxito. Cuando se trata de programar publicaciones, tu software de automatización en redes sociales es tu mejor amigo.

Durante el evento

En esta sección, exploraremos cómo la tecnología en tus eventos pueden ayudarte a administrar una gran variedad de procesos, desde registrar a los asistentes hasta mostrar a los patrocinadores del evento.

1. Agiliza el acceso

Tecnología recomendada: Fielddrive

El primer contacto físico con el evento debe proporcionar una buena impresión y no desilusionar al asistente con largas esperas. El acceso además puede ser personalizado con impresión instantánea de acreditaciones por categorías de asistentes o aplicando tecnologías de reconocimiento facial durante la entrada.

Es importante que el sistema de acceso esté sincronizado con el registro de los asistentes para conocer y gestionar los datos en tiempo real, ampliando además, el posterior análisis.

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

2. Analiza la asistencia de sesiones

Tecnología recomendada: Plataformas de registro, Apps para eventos y Encuestas de satisfacción.

Quién se inscribe en cada sesión y qué sesiones son más populares entre los asistentes son dos datos muy útiles para el posterior análisis del evento. Por un lado, los datos sobre la cantidad de registros de cada sesión pueden indicarte qué sesiones son más populares mientras, por otro lado, saber en qué sesiones están interesados ​​tus asistentes puede ayudarte a elaborar el contenido de futuros eventos o el contenido posterior al evento para dar seguimiento a los asistentes.

Posteriormente, recibir el feedback de tus asistentes a través de encuestas de satisfacción puede revelarte si el ponente y el contenido de las sesiones fué realmente interesante.

3. Haz que participen y se integren

Tecnología recomendada: Eventmobi 

Como mencionamos anteriormente, los asistentes se han acostumbrado a usar aplicaciones para eventos para consultar la información de las conferencias o congresos. A continuación te dejamos varios casos de uso:

  • Ver el programa del evento, lo ponentes y crear agendas personales
  • Conocer a los asistentes y fomentar el networking
  • Participar en votaciones o realizar preguntas durante las sesiones
  • Valorar las sesiones y los ponentes
  • Recibir actualizaciones del evento a través de notificaciones push

4. Ofrece exposición a tus socios y patrocinadores

Tecnología recomendada: Eventmobi

Los patrocinadores de eventos son absolutamente esenciales para hacer posible las conferencias o congresos B2B. Para atraer patrocinadores y mantenerlos felices, los organizadores de eventos deben demostrar que su evento vale la pena la inversión.

Los organizadores de eventos tienen múltiples formas de hacer que un evento valga la pena a través de paquetes de patrocinio. La tecnología en tus eventos y en concreto las apps, multiplican las opciones. Imagina que puedes mostrar sin problemas los logotipos de tus patrocinadores en los correos electrónicos, la web y la aplicación del evento, todo con una única tecnología.

Algunas aplicaciones para eventos, como Eventmobi, ofrecen funciones exclusivas solo para patrocinadores que incluyen:

  • Registro e invitaciones patrocinadas
  • Espacios de patrocinio personalizados
  • Ofertas especiales y promociones en la app
  • Resultados y estadísticas de interacción con la marca patrocinadora
  • Sincronización con pantallas del evento para la exposición dinámica de información y patrocinadores

Cómo aplicar la tecnología en tus eventos paso a paso

Después del evento

La etapa posterior a tu evento es el momento dedicado a impulsar acciones y aportar valor a tu estrategia.

1. Del evento a las ventas

Tecnología recomendada: Salesforce

Gracias a tu sistema de registro debes tener una lista de todos tus invitados, incluso con la app del evento puedes tener otra información, como a qué sesiones asistieron o qué patrocinadores visitaron.

Una vez que esta información sea sincronizada con el CRM, tu equipo de ventas tendrá una mejor idea de a quién deben contactar.

2. Estadísticas y ROI

Tecnología recomendada: Eventmobi

A través de tu app para eventos puedes medir los ingresos, los registros, la popularidad de las sesiones o la exposición de tus patrocinadores, todo ello a través de sencillos informes y gráficos.

Planifica tus objetivos y enfoca la recogida de datos a los aspectos más importantes de tu campaña o compara de manera cruzada los resultados de dos o más eventos similares.

Conclusión

En cada etapa del evento existe la oportunidad de aprovechar la tecnología en tus eventos para que tú y tu equipo seáis más productivos que nunca. En este artículo cubrimos las tecnologías centrales que pueden llevar tu estrategia de eventos al siguiente nivel. A medida que continúes desarrollando tu abanico de tecnología para eventos, podrás encontrar nuevas tecnologías que sirvan en tu estrategia.

  • Aprovecha el registro online, la app para eventos y el CRM para maximizar la productividad.
  • Antes de tu evento, puedes aprovechar la tecnología en tus eventos para construir la base de tu campaña promocional y de patrocinio.
  • Durante tu evento, puedes aprovechar la tecnología para mostrar a tus patrocinadores y socios, involucrar a los asistentes y recopilar datos de gran valor.
  • Después, la tecnología en tus eventos facilita la comunicación entre los diferentes equipos, el seguimiento de asistentes, la creación de informes, la visualización de resultados y el ROI.
  • En cada etapa del evento, asegúrate de que tu tecnología esté integrada a la perfección para evitar perder datos de interés.

Si quieres rentabilizar tu tiempo y tu presupuesto durante tu próximo evento, llámanos y te ayudaremos a planificar la estrategia que necesitas para alcanzar tus objetivos con las mejores tecnologías de integración en eventos.

Como planificadores de eventos nos esforzamos por contentar a los asistentes de nuestros eventos y tratamos de causar una impacto duradero. Tras la primera parte, desde el equipo de Orquidea os traemos la segunda parte de 16 maneras de darles a tus invitados una experiencia única y agradable.

Como hablamos en el artículo anterior, contentar a los asistentes es un proceso que requiere mucha planificación para potenciar las experiencias agradables y disminuir cualquier causa que pueda obstaculizarlas. Es sabido que el presupuesto permite muchas facilidades a los organizadores pero no es lo más importante y aquí te traemos algunos ejemplos para obtener buenos resultados y hacer sonreír a tus invitados.

9. Elige el ponente adecuado

Los buenos ponentes pueden brindar grandes discursos, animar y aportar un valor incalculable a tus asistentes, pero uno erróneo puede irritar el ánimo de cualquier evento. Selecciona tus ponentes con prudencia, informales y anímalos a aumentar la participación y ser más cautivadores con su público.

Un ponente entretenido e interesante puede alegrar el ambiente y hacer que el evento perdure en la mente de los asistentes, generando un público fiel a tu marca que no dudará en acudir la próxima vez que hagas tu reunión, conferencia o congreso.

10. Mejora la accesibilidad

Haz que el evento sea accesible para todos, facilitando la integración de asistentes con algún tipo de discapacidad, necesidades especiales o intolerancias alimenticias, asegurandote de que todos están bien atendidos y pueden participar plenamente. Asegurate de preguntar sobre cualquier necesidad por adelantado para estar completamente preparado y poder comprobar las debidas soluciones antes de que lleguen.

La accesibilidad también incluye la facilidad para acceder o abandonar tu evento, así que tenlo en consideración a la hora de seleccionar el lugar. Si es de difícil acceso, estudia proporcionar tu propio transporte o servicios de transporte para hacerlo más cómodo y alentar la asistencia de más asistentes. Si un evento es sencillo y atiende a sus invitados, estos se encontrarán más cómodos, ya que lo último que deseas es que aquellos con necesidades especiales se sientan excluidos.

16 Formas de contentar a los asistentes en tus eventos (II)

11. Utiliza la tecnología

La tecnología puede mejorar la experiencia de tu evento, así como facilitarles la vida a los asistentes (¡y a los planificadores también!). La herramienta correcta, utilizada de la manera correcta puede marcar una gran diferencia. Por ejemplo, utiliza una app para eventos que permita a los asistentes registrarse y evitar las largas esperas o ofrece un entretenimiento exclusivo a través de realidad virtual o drones.

Incluso si no tienes el presupuesto necesario para integrar la realidad virtual, puedes proporcionar elementos básicos como el WiFi gratuito. También existen multitud de cámaras con grabación de 360 grados disponibles en el mercado a un precio accesible y que aportarán un toque especial a tu evento, así como otras tendencias tecnológicas que amplian tus posibilidades de patrocinio ¡Así que toma la iniciativa!

12. Se honesto

No hay nada como generar unas expectativas y luego ver cómo se desvanecen en el último minuto cuando te das cuenta de que algo va mal o de que los asistentes no han sido correctamente comunicados. Tu público aprecia la sinceridad, de modo que si sucede algo no contemplado, trata de reorganizar el evento o poner en marcha tu plan B. Si no hay otra alternativa, se sincero desde el primer momento ya que para algunos asistentes, esta puede ser la razón de su asistencia y no querrás que se enteren en el último instante.

Honestamente, no puedes complacer a todos pero no hay nada peor que una marca que no admite que podría haber hecho las cosas mejor. Si sabes que has cometido un error, discúlpate y compensa de algún modo al asistente para que no afecte demasiado a su experiencia en el evento.

13. Conexiones

Ofrece múltiples oportunidades de networking a tus asistentes para fomentar la interactividad y generar nuevas conexiones de valor. El networking potencia los negocios y crea una experiencia añadida de gran valor para tu público, ofreciendo nuevas oportunidades para sus carreras profesionales de una manera cómoda y natural. Definitivamente, ésta es una sencilla manera de diferenciar tu evento y crear una comunidad alrededor del mismo.

14. Tómatelo con calma

No elimines las pausas e intentes introducir demasiadas actividades en el programa, ya que suavizar el ritmo del evento te permite centrarte más en la calidad que en la cantidad. Siempre existe la tentación de sorprender a tus asistentes con una gran variedad de experiencias, pero si están demasiado ocupados tratando de cambiar de actividad, no disfrutarán y aprovecharán el evento. Por ello, permite que los asistentes asimilen realmente lo que está sucediendo a su alrededor y se concentren en sus oportunidades de aprendizaje y networking, en lugar de sentirse agobiados.

16 Formas de contentar a los asistentes en tus eventos (II)

15. Exclusividad

Agregar elementos de exclusividad en tu evento puede impulsar la asistencia y contentar a los asistentes, especialmente si pueden ser los primeros en compartir una experiencia única con sus amigos. Puedes hacer esto dándoles acceso exclusivo al contenido o a los productos antes que a nadie. ¡Mientras más interesante sea la información, mejor!

Añadir un elemento de exclusividad en el evento siempre es una opción para gestionar las áreas VIP, pases entre bastidores u opciones de rápido acceso.

16. Sorprende

Haz algo diferente y brinda a los asistentes una nueva perspectiva para para contentar a los asistentes y hacer que tengan un gran recuerdo de tu evento. Estas acciones ayudan a agregar valor añadido y permite a los asistentes obtener conocimientos nuevos y expertos.

¿Qué deberías hacer y que no para hacer felices a tus invitados?
Aquí tiene más formas de contentar a los asistentes y hacer que regresen a todos y cada uno de tus eventos.

¿Qué podrías hacer?

  • Testimonios y referencias: Algunos asistentes necesitan leer referencias o escuchar sobre las experiencias de otros para decidirse por tu evento, y esta puede ser la oportunidad perfecta para mostrar el trabajo realizado en eventos anteriores. ¡Muestra la satisfacción de tus asistentes recurrentes, aporta crédito a tus eventos y alienta a los primerizos a asistir!
  • Se claro y conciso: La comunicación y la transparencia con los asistentes son los pilares del buen servicio al cliente y la manera más sencilla de contentar a los asistentes. Se claro con tus intenciones e instrucciones y haz que todo sea fácil para tus asistentes.

¿Qué no deberías hacer?

  • Generar colas: Evita crear situaciones de espera durante el evento, ¡molestan a todos y pueden destruir incluso los mejores eventos! Si no tienes más opciones, ofrece distracciones o formas de entretener a tus asistentes mientras hacen cola. Utiliza tecnologías para evitar las esperas y agilizar los accesos.
  • Utilizar figuras polémicas: Ya se trate de entretenimiento o de una novedad en el sector, evita a las personas con reputaciones deterioradas o que distorsionen la imagen de la marca. Aunque la controversia puede ser una herramienta de marketing efectiva, no ayuda a que los asistentes estén contentos con tu elección.

En conclusión

Esperamos que estos consejos te sirvan de utilidad a la hora de planificar tus próximos eventos y de formar al personal que se hará cargo de ellos para focalizar su atención en la experiencia de tus asistentes. Si quieres que hablemos sobre cómo potenciar las experiencias en tus eventos ¡Contáctanos hoy mismo!

 

Notificaciones en apps para eventos, alertas, mensajes… seguramente utilices diferentes tecnologías y formas de comunicación para informar a tus asistentes de las novedades o cambios que se producen durante tus eventos.

Con total seguridad, podríamos considerar estas herramientas como las formas más rápidas de comunicación para enviar mensajes urgentes sobre alteraciones en los horarios de los ponentes, cambios de sala o para avisarles del inicio del coffee break. Sin embargo, si miramos más allá y los vemos como medios para simplificar y automatizar las comunicaciones, podemos considerar otros casos de uso dentro de una gran estrategia de notificaciones con los asistentes.

A continuación os dejamos algunas formas de comunicación que han proliferado en estas tecnologías y que, a través de nuestra experiencia, hemos detectado cada vez más en nuestros clientes:

Programar mensajes estratégicos

Dependiendo de la tecnología que utilices, es probable que tengas la capacidad de programar previamente las alertas y notificaciones en apps para eventos. Esto significa que debes considerarlas como parte de tu estrategia de comunicación general. Cuando planifiques el evento, debes pensar en lo que te gustaría que supieran tus asistentes y en qué momento, y configurarlo con anticipación.

Planificar estos aspectos en la preparación del evento, te permitirá más tiempo para trabajar en otros detalles sin preocuparte de enviar los mensajes manualmente durante tu conferencia o congreso.

Claves para tus notificaciones en apps para eventos

Mensajes de patrocinador

Un tipo de alerta en la aplicación para eventos que podrías tener en cuenta durante la programación serían los mensajes de tus patrocinadores. Estos podrían invitar a los asistentes a acercarse a su stand, a conectarlos con su página web o a hacerlos participar en las promociones exclusivas de tu patrocinador en el evento. Incluir mensajes como parte de tus paquetes de patrocinio es un enfoque estratégico diferente que demuestra el valor añadido y diferencia entre los distintos niveles de patrocinio que puedas tener.

Como consejo, podrías asignar un número de notificaciones en tus paquetes de patrocinio para aumentar los beneficios y el atractivo de tu evento para los posibles interesados.

Si quieres obtener más ideas para aumentar tu presupuesto de patrocinios descarga ya nuestra guía sobre Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximice los ingresos de tu evento.

Contenido multimedia

Pero no todo son alertas y notificaciones en apps para eventos, también puedes considerar el uso de contenido multimedia, como imágenes y enlaces directos. Esto te permite proporcionar un contenido de valor a tus asistentes y mantener tus notificaciones emocionantes e interesantes, con diferentes modelos de comunicación.

Conoce a tus asistentes y adapta el formato a cada comunicación para aumentar la conexión con ellos, no resultar monótono y gracias a las analíticas, conseguir una comunicación cada vez más efectiva.

Gamificación

Otro enfoque interesante es incluir la gamificación como parte de tu estrategia de notificaciones. Considera programar alertas que te ayuden a motivar la participación en el juego del evento, enviando pistas o dirigiendo a tus asistentes a donde puedan encontrarlas.

Incorporar esto en tu estrategia global de notificaciones en apps para eventos hará que los participantes de tu juego estén atentos a los retos para competir en la clasificación y conseguir las recompensas.

Alertas dirigidas

¿Tienes una recepción especial para los asistentes primerizos? ¿Buscas comunicarte con los asistentes VIPs? Considera utilizar alertas especiales para enviar mensajes específicos a estos grupos de invitados. Al hacerlo, puedes enviar información para ayudar a controlar el comportamiento de asistentes de características similares y mantener tu comunicación enfocada en la generación de valor.

Claves para tus notificaciones en apps para eventos

Estrategia de notificaciones

Al diseñar tu estrategia de alertas y notificaciones, debes asegurarte de que tus mensajes sean relevantes, enfocados y oportunos. Enviar demasiadas alertas puede disuadir a los asistentes de leerlas o incluso molestarlos. Como práctica recomendada te aconsejamos ponerte en el lugar de tus asistentes y pensar en el valor que aporta cada notificación, en el momento determinado, a su experiencia.

¿Tienes curiosidad sobre cómo mejorar tu estrategia de notificaciones en apps para eventos con Eventmobi? Ponte en contacto con nuestro equipo para incorporar una app para eventos en tus ferias, conferencias y congresos o para obtener nuevas ideas sobre tu evento tecnológico hoy mismo.

Como planificadores de eventos nos esforzamos por contentar a los asistentes de nuestros eventos y tratar de causar un impacto duradero. Así que aquí os traemos la primera parte de 16 maneras de darles a tus invitados una experiencia feliz y agradable.

Contentar a los asistentes no es algo que suceda por accidente, es algo que requiere mucha planificación para no obstaculizar una experiencia de usuario positiva. Y no solo los eventos de gran presupuesto pueden contentar a los asistente, así que no importa si tu evento o presupuesto es grande o pequeño, aquí tienes algunas maneras prácticas de obtener buenos resultados y hacer sonreír a tus invitados.

1. Muestra que te importan

Conoce a tus asistentes, pregúntales sus problemas y lo que les gustaría ver y responde con una organización adecuada. Crea votaciones o encuestas , así como oportunidades para hablar sobre sí mismos y demuestra que no se trata solo de tu marca. Una de las principales formas de mostrar tu interés por los asistentes es escuchándolos y, a veces, simplemente con hacer las preguntas correctas puedes diferenciarte de la competencia.

También podrías mostrar las iniciativas sociales en las que está involucrado, así como colaborar con tu entorno para mostrar a los asistentes la importancia de tus valores. Los asistentes que sienten que una marca tiene moral y trabaja para mejorar la comunidad son más propensos a ser leales.

2. Obsequiales

Obviamente, ¡los regalos te ayudan a contentar a los asistentes! Dicho esto, por mucho que deseamos tener el presupuesto necesario para regalar tecnología o un dispositivo a cada asistente, no siempre es posible. Pero puedes optar por algo un poco más económico en su lugar que, por ejemplo, tenga un valor añadido o ayude al desarrollo profesional del asistente, como un libro electrónico o un seminario web. O simplemente dale un toque creativo a tus bolsas de regalos para que sean más interesantes que las genéricas de la mayoría de eventos y muestra que realmente has pensado en ello.

Nada anima más a tus asistentes que obtener regalos desde el principio y eso les dispone para aceptar el diseño de tu evento de una manera positiva. Alternativamente, si te preocupa que los asistentes los “cojan y corran”, puedes hacer regalos más pequeños durante todo el evento, ¡lo que prolonga la felicidad!

16 formas de contentar a los asistentes

3. Haz que se sientan importantes

Muestra a los asistentes que no son sólo un número más, haciéndoles sentir importantes y queridos. Personaliza las comunicaciones y dirígete por sus nombres cuando hables con ellos, ya sea por correo electrónico, a través de la App del evento o en redes sociales como Twitter o Facebook. Intenta responderles rápidamente y con aportaciones de valor que ayuden a construir una relación de lealtad con la marca y aumentar las recomendaciones boca a boca.

4. Recompensa la lealtad

Con todas las marcas llamando la atención y buscando nuevas maneras para impactar a tus invitados, recompensa la fidelidad de tus asistentes y seguidores para mantenerlos contentos. Asegúrate de que no tengan ningún motivo para ser atraídos por tu competencia y haz uso de tarjetas de fidelidad, descuentos exclusivos, ofertas anticipadas para asistentes de eventos pasados ​​o sorteos regulares entre los suscriptores.

Contentar a los asistentes a través de una estrategia de fidelización es la manera más rentable de crear un vínculo entre tu marca, el evento y los asistentes, ayudando a prolongar su asistencia y creando una comunidad que potencie tus ferias, congresos o conferencias.

5. Piensa en sus necesidades

Planifica tu evento pensando contentar a los asistentes y solventar sus necesidades en lugar de centrarte en las los intereses de patrocinadores u otras partes interesadas para no comprometer la experiencia de tus invitados. Considera obtener una mayor aceptación a través de la co-creación y la colaboración en tus eventos y pregunta a los asistentes qué es lo que quieren ver, por qué asisten o qué quieren conseguir con ello para, finalmente, utilizar esta información durante el proceso de planificación.

6. Renueva la energía de tu asistentes

No importa cómo de grande sea tu evento, la energía se desvanece al cabo del tiempo y los asistentes se cansan, particularmente en eventos que requieren pasar mucho tiempo de pie o caminando, como en ferias o tras una serie de presentaciones. En su lugar, ofrece formas de activarlos y renovar su energía para el evento, mejorando su estado de ánimo.

Algunas de estas formas son: haciendo las sesiones más cortas, incluyendo actividades durante las sesiones, incorporando estaciones de comida variada y llamativa o incluso estaciones de carga para los dispositivos móviles.

16 formas de contentar a los asistentes

7. Comunica siempre

A los asistentes les gusta estar conectados y conocer los últimos acontecimientos, así que comunícate con ellos, informales sobre lo que está sucediendo y asegúrate de que la información sea clara, fácil de encontrar y comprender. Además, participa en las redes sociales y preséntate para que sepan que eres fácil de contactar. La comunicación es clave y sabemos que los asistentes no siempre leen o digieren la información, por lo que condensarla y hacerlo de una manera que aporte valor facilita el proceso.

8. Innova

Haz algo diferente para contentar a los asistentes, diseña tus eventos con nuevos giros sobre las ideas pasadas y presenta algo original en cada evento que tengas, incluso si son pequeños cambios, pueden marcar una gran diferencia y tener un gran impacto en la experiencia del usuario. Observa todos los aspectos del evento, no solo los elementos orientados a los asistentes, sino también las creativas ideas de marketing y patrocinio para crear un ambiente impactante y duradero.

¿Qué podrías hacer?

  • Mostrar quién está invitado: a los asistentes les gusta saber quién asistirá, particularmente si es una celebridad, un influencer o un experto del sector. También les gusta saber quién más estará allí para conectarse y hablar, por lo que agregar un listado de los invitados en tu app para eventos con sus respectivos perfiles podrá incrementar la interactividad.
  • Utilizar la empatía: establece una conexión emocional con los asistentes, ya sea a través del evento en sí o de tu marca. Si están emocionalmente comprometidos, su lealtad será más alta.

¿Qué no deberías hacer?

  • Retrasar el horario: los asistentes también tienen planes y un evento que se retrasa puede frustrarlos. Un ponente que se demora, un acceso lento y desorganizado o los cambios de última hora en el programa, ¡todas estas cosas pueden empañar el ambiente!
  • Ignorar el feedback negativo: aunque no siempre es bueno recibir comentarios negativos, es vital la mejora de los eventos futuros. Además, los asistentes enfadados que te hacen llegar sus comentarios negativos también podrían explotar y causar serias repercusiones si no se solucionan. Escuchar y reconocer el problema, a veces, también es suficiente para apaciguar a los asistentes.
  • Despreciar a los asistentes “estándar”: si decides agregar exclusividad a tu evento, ten cuidado de no descuidar a los que no son VIP. Asegura los conceptos básicos correctos para que todos los asistentes queden contentos.

En conclusión

Contentar a los asistentes predispone tu evento hacia el éxito, y como puedes ver, no importa qué tipo de presupuesto tengas, en última instancia, priorizar la experiencia a los asistentes los hace felices, ya sea en las fases de planificación, a través de la comunicación o durante el propio evento. Si los tienes en cuenta y consideras sus necesidades, ¡estás en el camino correcto!