April 2018

Cuando se prepara un evento se dedica mucha atención a crear una experiencia atractiva para los asistentes pero maximizar la participación antes de un evento se suele considerar al final de la planificación, en caso de que se haga.

No quieres que todos los meses de duro trabajo en el diseño y planificación de la experiencia hayan sido en vano, por lo que es crucial que pienses cómo promover tu evento y entusiasmar a los asistentes antes de que lleguen. La estrategia de participación antes de un evento es tan importante como tu estrategia para mantener a los asistentes involucrados durante el mismo. Desarrollar una relación con los asistentes antes del evento puede ser extremadamente ventajoso para que tu audiencia colabore en el proceso de elección de los contenidos o comience a promover el evento por su cuenta.

Objetivos para la promoción previa al evento

Antes de un evento, los principales objetivos de un organizador de eventos son mantener informados a los asistentes sobre todo lo relacionado con el evento y permitirles comenzar a conectarse con otros asistentes.

Los objetivos comunes incluyen:

  • Aumentar la expectación mediante el intercambio de detalles del evento con los asistentes a través de canales privados y públicos
  • Romper el hielo entre los asistentes para ayudarlos a sacar el máximo provecho de la experiencia
  • Conectar a los asistentes primerizos con los más experimentados para dar la posibilidad de comunicarse y solucionar dudas entre la propia comunidad
  • Involucrar a los asistentes en la planificación de la experiencia al obtener sus comentarios y aportes
  • Ayudar a los asistentes a encontrar a otros interesados en los mismos temas o interesantes para su crecimiento profesional
  • Ofrecer a los ponentes la oportunidad de iniciar una discusión con los asistentes sobre los temas de las sesiones

Tácticas para comenzar

A continuación se detallan las tácticas que te ayudarán a ejecutar una estrategia promocional previa al evento, aumentando la participación de los asistentes. Estos consejos se basan en los éxitos que hemos experimentado con nuestros clientes, por lo que aprender de sus beneficios también te permitirá alcanzar el éxito en la promoción de tu evento.

1. Crea engagement a través de las redes sociales públicas

Inicia conversaciones en medios sociales como en tu página de Facebook, LinkedIn Groups, foros, Twitter o Instagram para generar espectación alrededor del evento.

Publica contenido promocional como videos de eventos pasados, publicaciones de ponentes y comentarios con el hashtag del evento. Ver un video de un evento anterior puede estimular los buenos recuerdos entre la comunidad, despertar la curiosidad en los “novatos” e impulsar la participación antes de un evento.

Diseña e incorpora campañas de marketing dirigidas a cada segmento de los miembros de tu audiencia en torno a un tema o inquietud común. Esto funciona especialmente bien con un público amplio que pueda dividirse en distintos grupos con intereses especializados.

2. Genera engagement a través de los canales internos

Crea y promueve el uso de plataformas sociales internas, como los foros online exclusivos para miembros, las comunidades en sitios web y los canales de discusión dentro de la aplicación del evento. Los canales privados son ideales para ciertos tipos de discusiones relacionadas con el evento que pueden no ser tan relevantes para la los demás. También crean una sensación de exclusividad que alienta a los asistentes a interactuar entre ellos y favorece la participación antes de un evento para conocer las últimas noticias.

Sugerencias de aplicaciones en eventos:

Crea una app para eventos y anima a tus asistentes a descargarla antes del evento

Las apps para eventos son una excelente manera de ayudar a aumentar la participación antes de un evento y ofrecen muchas oportunidades para que los asistentes se conecten entre sí. Anuncia la descarga de la aplicación unas semanas antes del evento durante las promociones y preséntala como una forma de obtener información actualizada o contenido exclusivo para fomentar la adopción. Aquí te dejamos un par de ideas creativas sobre cómo aprovechar la aplicación para generar entusiasmo y oportunidades de networking antes del evento:

– En los canales de discusión los asistentes pueden comenzar a conversar sobre temas de interés, como organizar excursiones para visitar los lugares de interés locales antes del evento para los primeros en llegar.

– Actualiza el muro del evento con las imágenes de tu equipo preparando el evento o anuncia a los nuevos ponentes que estarán presentes en tu evento para entusiasmar a los asistentes y difundir los mensajes.

Comparte contenido relacionado con los ponentes y las sesiones del evento: publica y comparte enlaces a contenido de formato más extenso, como las publicaciones del blog o los artículos escritos por los ponentes y el equipo del evento, para entusiasmar a los asistentes y mostrarles más información sobre las sesiones del evento.

Utiliza la app del evento para comunicarte con los asistentes

Las notificaciones y las alertas desde la app son una excelente manera de mantener a los asistentes informados sobre las últimas novedades y actualizaciones de la agenda. Por ejemplo, cuando se añaden nuevas sesiones y ponentes al programa, puedes enviar una notificación y crear un grupo de discusión para que los asistentes puedan interactuar con los ponentes y hacerles preguntas de antemano. Los documentos también se pueden cargar en una biblioteca dentro de la aplicación del evento para que los asistentes los consulten o descarguen.

Impulsa la participación antes de un evento: los canales de discusión en la app son una gran herramienta para organizar el chat grupal con temas específicos y ayudar a tu público a conocer a aquellos con intereses comunes. Los asistentes pueden usar esta plataforma para comenzar a conectarse con el evento y entre ellos.

Reúne las ideas de los asistentes a través de encuestas de registro

Durante la etapa de registro, utiliza esta oportunidad para recopilar los datos que puedas usar para segmentar a tu audiencia y ayudarte con el diseño del evento. Para evaluar qué temas les interesan más a tus asistentes o las actividades en las que podrían estar interesados ​​en participar antes y/o durante el evento, puedes usar tu aplicación para enviar encuestas y recopilar comentarios antes del evento.

Además de ayudar a tu equipo a diseñar la agenda y la experiencia del evento, también puedes compartir los resultados de la encuesta en el muro del evento y enviar una notificación para informar a los asistentes que sientan curiosidad por ver los resultados. Los beneficios son dobles: no solo se brinda a los asistentes la oportunidad de interactuar entre ellos y contribuir con sus comentarios, sino que también se obtiene información valiosa que te ayudará a guiar el diseño de tu agenda y del evento en general. ¡Todos ganan!

En conclusión

Para los organizadores de eventos interesados ​​en crear el evento más exitoso posible, la participación antes de un evento es una de las mejores prácticas de la industria que puede resultar en asistentes más felices al evento.

El retorno de la inversión de tu evento proviene de la capacidad para extraer valor de las interacciones y el compromiso de tus asistentes. La promoción previa al evento ayuda a los organizadores, no solo a atraer a una multitud al evento, sino también a conseguir los mejores leads de esa multitud.

¡Si quieres saber más sobre cómo aumentar la participación en tus eventos a través de la tecnología, descarga ya de manera gratuita nuestra Guía de Engagement en Apps para Eventos!

Si un evento no se comercializa, ¿se debe a una mala organización o a un plan de marketing no definido? En este artículo comentaremos, en base a nuestra experiencia y a la de nuestros clientes, algunos buenos consejos y las mejores prácticas para crear un plan de marketing para eventos memorable.

Después de meses de búsqueda de lugares, ponentes y la organización de una agenda, los componentes principales de tu evento están listos.

¡Uf! Es hora de tomar un respiro, ¿verdad? (Creo que ya sabemos la respuesta a eso).

Administrar un evento es una cosa, publicitarlo y hacer que la gente se sienta atraída a asistir es otra. Y una vez reconocida la importancia de la promoción, la pregunta es: ¿Por dónde empiezas?

Hay muchas maneras diferentes de crear un plan de marketing y como en la mayoría de planes, no existe una solución única, si no que se trata de escoger y elegir qué estrategias funcionarán mejor para tu evento.

A continuación te facilitamos 10 pasos para crear tu propio plan de marketing para eventos, ayudándote a alcanzar de manera correcta a tu público objetivo y maximizar el registro.

1) Diseña un registro online personalizado

La página web del registro es dónde los potenciales asistentes se convertirán en asistentes y, por esa sola razón, se convierte en una de las piezas del marketing para eventos más importantes.

Teniendo esto en cuenta, invierte un tiempo y esfuerzo considerables en la construcción de un sitio web bien diseñado en términos de apariencia y experiencia del usuario. En el aspecto estético potencia la imagen de tu evento con imágenes, colores y tipografías que refuercen la unidad de tu marca. En el técnico destaca el contenido, la usabilidad para el usuario y la facilidad de registro para evitar fugas durante este proceso.

2) Desarrolla una estrategia de contenido

El marketing de contenidos es el canal de referencia para aumentar la expectación antes del evento. Más específicamente, el contenido enviado en las distintas fases del proceso de registro al evento es una forma efectiva de involucrar a los asistentes, favorecer el proceso de comprar y aumentar el ruido y la emoción alrededor del evento.

Para ello es muy importante definir los distintos estadios por los que pasará el asistente y crear un contenido específico que genere interés y valor.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

3) Planifica las campañas de correo electrónico

De forma similar a la estrategia de contenido, la creación de una estrategia de email marketing implica el envío de varios correos electrónicos durante un período de tiempo para mantener a la audiencia comprometida.

El objetivo de las campañas de correo electrónico es nutrir y empujar gradualmente al destinatario hacia la acción deseada (es decir, registrarse para el evento) a través de una serie de contactos. Para aumentar la efectividad los correos deben ser segmentados por las características de los potenciales asistentes y el tiempo entre mensaje y mensaje debe extenderse para no inundar la bandeja de entrada del destinatario y crear una experiencia desagradable.

Si quieres saber más sobre cómo optimizar el registro y el envío de contenido de marketing puedes seguir leyendo aquí.

4) Crea una propuesta de valor

¿Qué hay para mí? Todos nos los preguntamos cuando asistimos a un evento y tus asistentes no son distintos.

Los asistentes deben ser capaces de entender exactamente lo que recibirán como resultado de asistir a tu evento. No poder comunicar claramente la propuesta de valor a través de tus esfuerzos de marketing es una señal de que el contenido del evento debe estar mejor organizado y articulado.

Los potenciales asistentes querrán saber cómo se beneficiarán y, cuanto más claro les quede, más probable será que asistan.

5) Diseñar mensajes específicos para los tomadores de decisiones

Para decir lo obvio, el objetivo final de un plan de marketing para eventos es maximizar el registro. Para ser más específico, eso también significa convencer a las personas adecuadas.

Muchas veces una persona quiere registrarse para el evento, pero es su jefe u otro ejecutivo de alto nivel quien debe firmar la compra. En estos casos, tiene sentido crear un material de marketing que aborde directamente las inquietudes de los responsables de la toma de decisiones, a fin de acelerar el proceso de compra.

Las tácticas reflexivas, como adjuntar una carta pre-redactada para que los empleados puedan enviar a los tomadores de la decisión y convencerlos, son lo que separan las estrategias de marketing predecibles de las excepcionales.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

6) Convierte a los asistentes en defensores

Recuerda que la promoción de eventos no solo tiene que ser tarea del organizador, los asistentes también pueden animar al registro a través de las redes sociales. Esto puede suceder como resultado de su entusiasmo, pero crear un incentivo también es una solución efectiva.

Los asistentes pueden recibir descuentos retroactivos si las personas se registran con el enlace que compartieron en sus redes sociales. Esta forma incentivada de compartir tu evento de manera orgánica a través de las redes sociales convierte fácilmente a tus asistentes en defensores del evento.

7) Crear imágenes de eventos anteriores

A veces es mejor mostrar a las personas lo que van a disfrutar en el evento en lugar de decírselo. Los planes de marketing deben incluir imágenes y videos de eventos anteriores para ayudar a los posibles asistentes a visualizar cómo será asistir al evento. El uso de testimonios a través de vídeos ayuda a consolidar aún más el concepto de la experiencia a los potenciales asistentes.

8) Iniciativas de co-marketing con patrocinadores

Del mismo modo que los asistentes pueden participar en el plan de marketing para eventos, los patrocinadores también pueden colaborar para crear estrategias de marketing conjunto. Los patrocinadores tienen fuertes motivaciones para incrementar el número de asistentes ya que eso significará una audiencia más amplia para sus propios objetivos.

Se creativo y proactivo en la creación de estrategias de marketing compartido,que te sirvan tanto a ti como a los intereses de tus patrocinadores. Una forma simple de hacerlo es incluir los logotipos y colores de tus patrocinadores en las comunicaciones del evento.

9) Campañas en las redes sociales

Tanto de forma orgánica como de pago, las redes sociales son soluciones recurrentes para promocionar tu evento. Aquí hay un par de consejos a tener en cuenta en el diseño de tus campañas orgánicas en las redes sociales:

Usa términos cortos como hashtags o títulos, que sean fáciles de recordar y que tengan un mensaje directo
Utiliza material publicitario que se pueda compartir fácilmente, como videos de 5 segundos, imágenes llamativas e infografías bien diseñadas

Para las campañas sociales de pago la estrategia puede volverse más compleja, especificando tu objetivo demográfico, publicando diferentes tipos de anuncios y optimizando constantemente el alcance y las conversiones para asegurar el éxito.

10 Pasos para crear un plan de marketing para eventos

10) Mide el éxito con indicadores

Todas las buenas estrategias de marketing consisten en una variedad de canales que tienen como objetivo convertir a la audiencia en asistentes. Sin embargo, iniciar diferentes campañas en diferentes canales no constituye por sí sola una estrategia exitosa.

Si bien puede parecer conveniente tener campañas de AdWords, correo electrónico y redes sociales al mismo tiempo, estas iniciativas no tienen mucha repercusión si los objetivos no se definen o no se miden. Para cada iniciativa de marketing debes establecer unos indicadores específicos que midan correctamente los resultados durante el transcurso de la campaña.

¿Cuántas veces se comparte el sitio web de su evento en redes sociales? ¿Cuál es la tasa de clics para las pujas de palabra clave en AdWords? Establecer indicadores es esencial para comprender el nivel de rendimiento de cada campaña.

El indicador clave para cualquier organizador es el que muestra el número de registros al evento y los canales que han conducido a ellos. Para obtener una visión precisa de esta cuestión, tus plataformas deben integrarse para que cada base de datos pueda comunicarse entre sí. Ser capaz de integrar todas las campañas es clave para atribuir correctamente un canal a cada registro y mejorar las estrategias de un plan de marketing para eventos futuros.

Si quieres conocer algunos indicadores para medir el éxito de tu evento también puedes leer ¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I y Parte II

Conclusión: Elaboración de un plan de marketing memorable

En el mundo caótico de la mensajería actual, puede resultar abrumador idear una estrategia de marketing para eventos que funcione. La buena noticia es que tienes muchas herramientas a tu disposición, y no las estás usando todas (y en algunos casos, no deberías).

La próxima vez que prepares un plan de marketing ten en cuenta:

  • Crear un sitio web del evento y registro con tu marca
  • Crear una estrategia de contenido y promociones
  • Aprovechar la participación de tus socios, patrocinadores e incluso asistentes
  • Estar presente en las redes sociales
  • Segmentar tus mensajes
  • Y lo más importante, mide tu éxito.

Es tu evento, así que marca la diferencia con un plan de marketing definido y enfocado a tus asistentes. Si necesitas más información puedes leer nuestro artículo sobre “Las 5 herramientas que marcarán el futuro del marketing para eventos” o si necesitas integrar la tecnología en tu próximo evento ¡contactanos ya y comienza a optimizar tu trabajo!

Las comunidades se han formado y evolucionado desde el comienzo de la humanidad, es parte del ser humano, pero las comunidades online solo han comenzado a aparecer en la última década. Estas comunidades de eventos conectan a personas afines en múltiples aspectos, personas que comparten desafíos, preocupaciones y éxitos.

Muchas empresas aprovechan este deseo de conexión creando sus propias comunidades online de marca. Mantienen a los miembros fidelizados con la organización y les brindan una plataforma para el apoyo mutuo y el intercambio de conocimientos, que a menudo es difícil de encontrar en otros lugares.

Las comunidades de eventos son excelentes para acceder a información especializada y compartir ideas, pero es difícil movilizar a los miembros para colaborar y crear algo duradero simplemente conectándolos a través de una página web. Para establecer fuertes vínculos y fomentar la lealtad entre los miembros, es necesario que se comprometan y vean el valor de sus relaciones. Las comunidades online carecen del contexto de las expresiones faciales, el tono de voz y el lenguaje corporal. Es por eso que las experiencias offline son tan poderosas en la creación de una sólida base para las comunidades de eventos.

Construir una comunidad de eventos prospera en experiencias
Con un estilo de vida cada vez más digitalizado, la importancia de las comunidades de eventos está creciendo a medida que los individuos ven el valor de crear, aprender y compartir juntos. Pero más que en cualquier otro canal de comercialización, las experiencias cara a cara fortalecen estas comunidades y ayudan a mantenerlas en el largo plazo. Los eventos conectan a personas de ideas afines, brindando oportunidades e inspiración que alienta a las personas a participar y comprometerse personalmente. En el proceso, los miembros de las comunidades de eventos entregan valor agregado a los asistentes, patrocinadores, socios y organizadores del evento. Pueden suceder cosas increíbles cuando se une a las personas.

¿Por qué es importante construir una comunidad de eventos comprometida?
Tu equipo de marketing valorará los esfuerzos para construir una comunidad en torno a tu evento cuando vean más y más oportunidades de generar puntos de contacto con tu organización. Además, no olvides lo fácil que será demostrar el compromiso medible de la audiencia cuando llegue el momento de informar sobre el ROI de tu evento.

¿Por qué construir comunidades de eventos para tu marca?

Impulsar y apoyar la creación de una comunidad en torno a tu marca puede ayudar a:

1. Incrementar la participación de los asistentes antes, durante y después del evento
Ayuda a los asistentes a conectarse a través de sus intereses comunes antes del evento y a romper el hielo durante sus interacciones. Crear espacios en el evento para que los asistentes se reúnan, compartan pensamientos, ideas y desafíos a través de la discusión puede fomentar las conexiones de valor después del evento. Y sabrás que has involucrado con éxito a la audiencia cuando tus asistentes elijan mantenerse en contacto y compartir sus conocimientos durante el resto del año.

2. Disminuir la desconexión de los asistentes
Sabes que algunos asistentes están allí por los regalos, entrando y saliendo de las sesiones de los ponentes. Brindarles a los asistentes una variedad de opciones para conectarse, por ejemplo, los canales de discusión a través de una app para eventos son una excelente manera de disminuir la desconexiones por parte de los asistentes y ayuda a que todos se sientan parte de un grupo muy unido.

3. Construye la marca del evento
Lo más importante para los eventos recurrentes, la creación de una marca en torno a tus eventos solo es posible cuando tienes una comunidad de seguidores dispuestos a predicar tu marca. TED es un ejemplo perfecto de una serie de charlas y conferencias que se ha expandido más allá de las paredes físicas del espacio del evento. Una marca fuerte no se desvanece después del evento y, de hecho, puede mantenerse viva durante el resto del año en los corazones y las mentes de una comunidad unida.

4. Fortalece tu estrategia de marketing
Aprovechar el tema del evento, las actualizaciones y los recordatorios en todos los canales de comunicación a lo largo del año no solo respaldará tu estrategia de marketing para el evento, sino también para el de tu empresa. Antes del evento, produce y promueve contenido vinculado a la temática del evento, por ejemplo, seminarios web de los próximos ponentes o entrevistas en el blog con asistentes o conferenciantes de alto perfil.

5. Mejora la retención de asistentes
Los asistentes felices y comprometidos que sintieron que tu evento fue una experiencia valiosa no solo querrán asistir al próximo evento, sino que difundirán la palabra dentro de su entorno y a uno amigo o dos amigos la próxima vez. Fomentar un entorno confortable y orientado a la comunidad significa que los asistentes comenzarán a tratar a tu evento como un espacio de reunión para conectarse y relacionarse con sus compañeros y colegas, e incluso puede convertirse en una prioridad anual asistir a los mismos.

6. Cuantifica el ROI a través de canales de interacción medibles
Solía ​​ser un desafío medir y demostrar a la alta gerencia que los asistentes se involucraron y establecieron contactos durante el evento, pero con los desarrollos en la tecnología para eventos, esto se ha vuelto mucho más fácil. Ahora puedes medir y cuantificar la participación de los asistentes mirando números como:

  • Asistentes que participan en foros de discusión
  • Canales de discusión grupal en la aplicación
  • Grupos de LinkedIn relacionados con el evento
  • Publicaciones en redes sociales antes, durante y después del evento
  • Respuestas a sondeos
  • Encuestas previas y posteriores al evento

 

¡Mira como puedes hacerlo con una app para eventos hecha a tu medida!

 

¿Cómo comienzas a crear una comunidad de eventos?
Con tantos beneficios en la creación de una comunidad de eventos, es difícil hacer la vista gorda. No hay nada como el rumor de un evento entre compañeros y colegas respetados para hacer que los miembros se sientan emocionados, comprometidos y listos para comerse el mundo.

Pero, ¿cómo comienzas ese rumor, y una vez que se inicia, cómo lo mantienes?

Dentro de las próximas semanas, lanzaremos una guía completa con las mejores prácticas, consejos e ideas de diseño sobre cómo crear comunidades de eventos con éxito. ¡Suscríbete a nuestra newsletter si no lo estás aún y no te pierdas nada!

¿Conoces esa sensación en tu estómago? ¿La que tienes cuando hay algo que has estado posponiendo por un tiempo, pero hay una fecha límite que se acerca cada vez más? Bueno, pues así es como muchos organizadores de eventos se sienten en estos días por algo llamado GDPR en los eventos… ¿te suena familiar?

Para quienes necesiten un repaso, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es una parte de la legislación europea que entrará en vigor el 25 de mayo de 2018 con el objetivo de proteger los datos personales de los clientes en la era digital.

¿Cómo afecta el GDPR en los eventos?

A medida que avances en la planificación, comercialización y organización de un evento, es probable que recopiles y utilices una gran cantidad de datos personales: sobre tus asistentes, tus ponentes y otras partes interesadas del evento. Información como nombres, títulos de trabajo, correos electrónicos, ¡incluso intolerancias alimentarias! Todos estos son datos que estarán bajo el paraguas del GDPR a partir del 25 de mayo de 2018. Y el GDPR en los eventos tiene algunos requisitos bastante específicos sobre las circunstancias bajo las cuales se puede recopilar y usar esta información.

El GDPR en los eventos identifica dos funciones clave relacionadas con la recopilación, el procesamiento y el uso de datos personales: el controlador de datos y el procesador de datos. Como organizador del evento, eres un controlador de datos, decides y eres responsable de comunicar el propósito para el cual estás recopilando datos personales de los asistentes, ponentes y cualquier otro participante del evento. Todos los proveedores de tecnología para eventos actuarán normalmente como procesadores de datos en el contexto de su relación comercial.

El impacto de GDPR es global y garantizar su cumplimiento va más allá de elegir las tecnologías para eventos adecuadas. Incluye las actividades que llevas a cabo todos los días como parte de tu trabajo. Eso significa que los organizadores de eventos tendrán que aprender al menos un poco sobre GDPR, les guste o no. Aquí hay algunos pasos que deberás seguir para proteger a tu empresa de multas bastante graves por incumplimiento. Si no quieres que tu empresa pueda ser sancionada con hasta 20 millones de euros (o el 4% de su facturación total) continúa leyendo.

El GDPR en los eventos: La guía para organizadores

Entonces, ¿Por dónde empezamos?

Antes de seguir leyendo, aclaremos una cosa, ninguno de los siguientes consejos debe considerarse como un sustituto de un buen asesoramiento legal, así que te recomendamos que eches un vistazo al sitio web oficial de la Agencia Española de Protección de Datos. Para muchas empresas coordinarse con un departamento legal será la mejor manera de prepararse para el GDPR.

Dicho esto y conociendo bien tanto la industria de los eventos como las personas que trabajan en ella, nos hemos encontrado respondiendo una y otra vez las mismas preguntas de nuestros clientes, así que supusimos que ya era hora de compartir nuestros consejos sobre la preparación para el GDPR en los eventos.

¿El GDPR realmente me afectará a mí y a mi evento?

Si estás leyendo esta publicación lo más probable es que la respuesta sea sí. Si recopilas la información que los asistentes te proporcionan durante los eventos, ya sean en España o en el resto de Europa, o compartes estos datos con tus proveedores el cumplimiento de la GDPR debería ser importante para tí.

¿Qué debo hacer para garantizar el cumplimiento del GDPR en los eventos?

Hay muchas implicaciones, pero para resumir claramente: la forma en que los organizadores de eventos manejan los datos personales de los asistentes e invitados tendrá que cambiar. Estas son las principales áreas donde recomendamos que los profesionales centren sus esfuerzos:

Realiza una auditoría de datos

Puede ser aterrador admitirlo, pero hay muchos profesionales de los eventos que desconocen completamente el origen de sus datos. Algunos de los nombres de sus listas pueden provenir de tarjetas de negocios recogidas en stands, de listas de asistentes a eventos anteriores o incluso de listas de correo electrónico compradas.

La mayoría de las bases de datos de marketing en eventos se han construido durante un largo período de tiempo y utilizando una gran variedad de métodos. Pocas de estas bases de datos cumplirían con los requisitos del GDPR actual, que establecen que debes poder demostrar que las personas que figuran en tu base de datos han aceptado que su información sea almacenada y utilizada por ti. Esto significa que deberás validar la información de tu base de datos si deseas garantizar el cumplimiento, esto puede sonar algo desalentador, ¡pero trata de pensar en ello como una oportunidad para limpiar tus datos y enfocar mejor tus esfuerzos!

Revisa cómo obtienes el consentimiento

Si deseas seguir recopilando y usando datos personales para tus futuros eventos, es probable que debas cambiar la forma en la que obtienes el consentimiento de la información ya que el GDPR requiere que las solicitudes sean aceptadas de forma tangible y sean de fácil lectura, con el propósito de procesar sus datos.

Recomendamos buscar asesoramiento legal para garantizar que tu enfoque esté en línea con el GDPR, pero te recomendamos que hagas dos listas diferentes para comenzar.

En primer lugar, identifica y revisa las diferentes maneras en que recopilas la información personal, incluso durante el evento, en formularios desde el  sitio web, a través de páginas de registro o desde otras tecnologías para eventos.

En segundo lugar, pregúntate cómo usar esta información. Por ejemplo, ¿tienes la intención de compartir esta información con los patrocinadores o expositores del evento? En el futuro, cada vez que recojas datos personales deberás indicar claramente cómo los usarás y permitir que los asistentes acepten o no las condiciones.

Actualización y aviso de tu política de privacidad

Una vez hayas realizado el ejercicio de revisar dónde y cómo obtienes el consentimiento, el siguiente paso es actualizar tu política y aviso de privacidad. Estos dos términos a menudo se han utilizado indistintamente, pero para garantizar el cumplimiento del GDPR es útil distinguirlos. La política de privacidad del evento es un documento en el que comunicas a tu equipo cómo debe manejar los datos personales que has recopilado. Por el contrario, un aviso de privacidad es el documento que compartes con los participantes informando sobre los datos personales que estás recopilando y por qué.

Desarrollando conciencia en tu equipo

Puedes ser miembro de un departamento de marketing o el propietario de una agencia de eventos, o tal vez trabajes para una asociación que realiza eventos durante todo el año; independientemente de tu situación, es probable que trabajes con otras personas. Deseas que todos estén al tanto del impacto del GDPR en los eventos, de tal modo que nadie tenga dudas sobre cómo deben recopilarse y utilizarse los datos.

Otro aspecto a tener en cuenta es el plan en caso de existir una brecha en la seguridad de los datos, junto con el acceso y la eliminación de los datos.

El GDPR en los eventos: La guía para organizadores

¿Trabajas con tecnología para eventos? ¿Qué debería estar preguntando a tus proveedores?

La pregunta más importante que deberás hacer a tus proveedores no es “¿Cumples con el GDPR? “: La pregunta que debes formular es “¿Cómo me ayudarás a garantizar mi cumplimiento con el GDPR en los eventos?

Los profesionales de los eventos están usando una gran variedad de tecnologías para recopilar, almacenar y usar los datos personales de los asistentes, como plataformas de registro o aplicaciones para eventos. Esto significa que los proveedores de estas tecnologías tienen que desempeñar un papel muy importante para ayudar a garantizar el cumplimiento de tu GDPR.

Es posible que te preguntes si tu proveedor de tecnología es capaz de:

  • Publicar tu aviso de privacidad
  • Recopilar el consentimiento para el uso de los datos personales
  • Documentar ese consentimiento
  • Permitir a los participantes que gestionen su consentimiento
  • Responder de manera oportuna a las solicitudes de acceso a los datos
  • Actuar ante solicitudes de baja o eliminación de datos
  • Demostrar que conserva y procesa los datos de tus participantes de forma segura

Cómo Orquidea trabaja con los clientes para garantizar el cumplimiento del GDPR en los eventos

Aquí en Orquidea, siempre hemos tenido políticas y procedimientos para garantizar que almacenamos y procesamos los datos personales de forma segura. En previsión del GDPR, hemos estado revisando y en algunos casos actualizando estas políticas y procedimientos, mejorando la capacitación internamente.

Como resultado, podemos dar a nuestros clientes la seguridad de responder de manera rápida y efectiva a las solicitudes de datos personales, ya sean para acceder a ellos o eliminarlos.

Como parte de nuestra preparación para el GDPR, también hemos identificado varias oportunidades para apoyar mejor las necesidades de cumplimiento de nuestros clientes y estamos en el proceso de incorporarlas a nuestro producto.

Estas actualizaciones permitirán publicar fácilmente tu aviso de privacidad y recoger el consentimiento para el uso de los datos personales de los asistentes, y demostrar cuándo se recibió el consentimiento.

Los clientes de Orquidea pueden dormir tranquilos: ¡estamos preparados para respaldar plenamente tus necesidades de cumplimiento cuando el GDPR entre en vigencia el 25 de mayo de 2018!

El GDPR en los eventos: La guía para organizadores

Las claves: coordinar y comunicar

Ahora que has terminado de leer esta publicación, tienes una mejor idea de lo que debes hacer para garantizar el cumplimiento del GDPR en los eventos. ¡Pero no olvides tomarte el tiempo necesario para hablar con tus compañeros sobre la coordinación de vuestros esfuerzos!

En particular, comunícate con los expertos en seguridad, tecnología y datos de tu empresa, ya que pueden haber comenzado a documentar los procesos que deberías tener en cuenta. Si formas parte de un equipo de marketing más grande, asegúrate de comprender cómo evoluciona el enfoque de tu empresa respecto del email marketing y la recopilación del consentimiento para cumplir con los requisitos del GDPR.

¡No lo dejes pasar más tiempo! El reloj corre y es el momento de prepararse.

Con la confianza de cientos de organizadores de eventos, Orquidea posee una de las plataformas de apps para eventos más seguras y confiables del mercado. ¡Obtén más información sobre nuestras funciones y políticas de seguridad, o contacta con nosotros hoy mismo!