March 2018

El reto de cautivar a los invitados y proporcionar el mejor diseño de experiencias posible a los asistentes nunca ha sido tan grande. La disminución de la atención y la intensificación de la competencia se combinan con la demanda de los asistentes de una experiencia inolvidable. Con todas estas expectativas, existe cada vez una mayor presión para garantizar que nuestros eventos sean educativos, significativos, motivadores, interesantes y, lo que es más importante, dentro del presupuesto.

El diseño de experiencias para eventos nos proporciona las herramientas para guiar a nuestros asistentes en un viaje gratificante que logre sus (y nuestros) objetivos, también ayuda a crear una visión común para orientar el diseño y la ejecución de los eventos, facilitando la gestión del mismo.

¿Qué es el diseño de experiencias?

El diseño de experiencias trata de proyectar intencionalmente un evento que aborde las motivaciones clave de los asistentes a lo largo de todo el ciclo de vida del evento, desde los momentos previos hasta los posteriores. Los organizadores de eventos son, por su propia naturaleza, diseñadores de experiencias y arquitectos de viajes que tratan de comprender el carácter, las necesidades y los deseos de los asistentes para guiar la creación de eventos de principio a fin.

Si no diseñamos los eventos intencionalmente, corremos el riesgo de dejar la experiencia de los asistentes al azar, pero si lo hacemos intencionalmente, aumentamos la oportunidad de éxito para nuestros eventos. Sin embargo, repetir tácticas del pasado tampoco es algo recomendable, ya que las expectativas de los asistentes son cambiantes y en constante evolución, por lo que la estrategia debe adaptarse a cada circunstancia, antes, durante y después del evento.

Claves para el diseño de experiencias para eventos

¿Cuales son las 5 dimensiones del diseño de experiencias?

Una experiencia positiva tiene que abordar las necesidades de los asistentes a múltiples niveles. Antes de sumergirnos en tácticas reales, debemos comprender lo que nuestros asistentes quieren obtener de la experiencia general del evento, es decir, tenemos que conceptualizar una perspectiva “holística”. Este enfoque tiene en cuenta sus requisitos psicológicos, cognitivos, emocionales, sociales y ambientales, y la relación entre todos estos factores, como se describe en el popular libro Strategic Event Creation.

Psicológico: esto implica comprender la personalidad, el rol, el estado de ánimo y la imagen de un asistente.

Ten en cuenta: ¿cómo quieren los asistentes ser percibidos por sus compañeros y amigos, y cómo nuestro diseño del evento lo permite?

Cognitivo: Esto implica comprender cómo los aspectos psicológicos influyen en las expectativas, motivaciones y recuerdos de los eventos previos de los asistentes.

Ten en cuenta: ¿Cuáles son los recuerdos y expectativas positivos y negativos previos de los asistentes, y cómo podemos aprovecharlos para mejorar lo positivo y resolver lo negativo?

Emocional: Esto implica entender cómo los factores anteriores forman las necesidades emocionales de los asistentes. Por ejemplo, la felicidad, el estrés, la ansiedad, la euforia, la tristeza, el miedo, etc.

Ten en cuenta: ¿Cómo puede el diseño de nuestro evento destacar las emociones positivas y minimizar las que conducen a una experiencia insatisfactoria?

Social: Esto implica aprovechar todos los factores previos y comprender cómo los asistentes se ven afectados por otros asistentes y viceversa.

Ten en cuenta: ¿Cuál es la relación que tienen los asistentes entre sí, qué relación desean y cómo se relaciona esto con los factores psicológicos, cognitivos y emocionales antes mencionados? ¿Cómo podemos habilitar oportunidades de interacción que ayuden a desarrollar o mejorar estas relaciones?

Ambiental: Esto implica comprender el espacio físico y los requisitos del evento.

Ten en cuenta: ¿Cómo afectan el espacio y el lugar a los otros cuatro factores? ¿Se pueden usar factores ambientales para ayudar a lograr los resultados psicológicos, cognitivos, emocionales y sociales deseados?

Claves para el diseño de experiencias para eventos

El asistente es el protagonista del diseño de experiencias

El diseño de experiencias se centra en nuestros asistentes y al igual que en cualquier empresa, el servicio al cliente y la experiencia son lo que diferenciará nuestros eventos de los competidores y marcarán el éxito. Además, ten en cuenta que un cliente feliz suele ser un cliente recurrente, así que asegurar que nuestros eventos sean recordados por las razones correctas y mantener a los invitados contentos hará que repitan en tu próximo evento.

En una sociedad cargada de tecnología como la de hoy en día no podemos tener una mentalidad única para todos, donde cada asistente tenga la misma experiencia. Los asistentes son inteligentes y se vuelven cada vez más exigentes y particulares para satisfacer sus necesidades de la manera más rápida y fácil posible.

¿Por qué ir a un evento donde el proceso de registro es extremadamente lento o reservar un hotel es un quebradero de cabeza, cuando el evento de la competencia aprovecha la tecnología para crear una experiencia fluida y personalizada? Esta es la razón por la cual el diseño de experiencias para eventos se enfoca en comprender los intereses y las preferencias de los asistentes, y usa esa información para crear comunicaciones e interacciones personalizadas, tratando de seguir siendo competitivos y superar las expectativas de los asistentes.

El diseño de experiencias a partir del recorrido de los asistentes

A menudo, son las cosas más simples las que construyen relaciones duraderas con los clientes, pero ¿cómo identificamos esas oportunidades? ¿Y cómo sabemos qué oportunidades tendrán el mayor impacto? Aquí es donde el rastreo de experiencias, también denominado el recorrido de asistentes, se convierte en una herramienta esencial en nuestro kit para la planificación de eventos.

La experiencia de los asistentes no comienza cuando entran al evento ni tampoco termina cuando abandonan el evento. La experiencia de los asistentes en realidad puede comenzar semanas, tal vez incluso meses antes, o si son asistentes que regresan, sus experiencias puede ser incluso una continuación del evento anterior.

Como planificadores de eventos es vital que entendamos este recorrido completo, porque cada punto de contacto a lo largo de ese viaje es una oportunidad para que marquemos la diferencia, como por ejemplo, durante los accesos a los eventos. También es importante que no dejemos nada al azar, incluido dar tiempo para que los asistentes jueguen, se pregunten o interactúen con el contenido y otros asistentes a su propio ritmo.

Claves para el diseño de experiencias para eventos

Análisis del recorrido de los asistentes

Se ha hablado mucho en los últimos años sobre las compañías que trazan el “recorrido del cliente”, es decir, los puntos de contacto clave donde un cliente interactúa con la empresa. Al analizar el recorrido del cliente, se obtiene información sobre cómo determinar qué funciona durante el ciclo de compra y dónde se encuentra la brecha entre lo que un cliente desea y lo que la empresa está ofreciendo.

El objetivo final es tratar de proporcionar a nuestro público la mejor experiencia posible para que vuelvan y recomienden la experiencia a otros. En el contexto de los eventos, podemos considerar un punto de contacto como cualquier punto de interacción entre nuestra organización o personal y los asistentes, esto incluye la encuesta de satisfacción y los comentarios después del evento.

Elaboración del recorrido digital del asistente

La tecnología para eventos puede jugar un papel crucial en el proceso de identificación de los perfiles de los asistentes. Este tema fué una constante en Transform USA 2017, una de las conferencias líderes que se enfoca en el análisis y la estrategia digital de la industria de eventos. Las sesiones se centraron en la relación entre las tecnologías digitales y el recorrido de los asistentes, las tecnologías a usar en cada punto de contacto, los datos que los organizadores de eventos pueden y deben recopilar, y las herramientas para analizar los datos.

La industria de los eventos es consciente de que la digitalización de los procesos y las experiencias de los asistentes se está convirtiendo en una necesidad para la sostenibilidad y el crecimiento. Pero con tantas opciones de tecnología viables y mensajes que nos llegan desde todos los ángulos, puede ser fácil que nos perdamos en el caos. De ahí la importancia de recordar al asistente como un protagonista que nos guiará en la dirección correcta para finalmente diseñar una experiencia ganadora. Puede haber 10 opciones de tecnología diferentes que se pueden usar durante un evento, pero ¿cuáles realmente mejorarán la experiencia de los asistentes y crearán un proceso sin interrupciones para nuestra audiencia?

Claves para el diseño de experiencias para eventos

En conclusión

El asistente actual exige y espera una experiencia fluida durante todo el evento, esto incluye facilitar el registro y agilizar el check-in, lo que permite más tiempo para comunicarse con otros asistentes y participar en actividades durante el evento. La industria de los eventos está en constante evolución y las nuevas tecnologías nos permiten sorprender a nuestros asistentes en cada contacto.

Pero antes de buscar ideas que estén de moda, debemos asegurarnos de que nuestro asistente el centro del evento, ponernos en su piel y diseñar la mejor experiencia posible. La tecnología para eventos es crucial en la transformación digital de nuestras reuniones, pero el hecho de que usemos tecnología no significa que el asistente se vaya a beneficiar de ella. Siempre debemos recordar que para alcanzar el éxito con cualquier tecnología que incorporemos en nuestro diseño de la experiencia, ésta necesitará abordar las necesidades de los asistentes con una solución personalizada.

La tecnología para eventos es una poderosa herramienta enfocada a mejorar todos los puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida del asistente, desde el momento de la creación del evento, su involucración, el análisis de resultados y la construcción de relaciones a largo plazo.

Según un estudio de CEIR 2016, los asistentes llevan un promedio de 1,5 dispositivos móviles (teléfonos y tabletas) a los eventos, junto con los portátiles. Forrester también predice que 2018 será el año en que el móvil se convierta en el núcleo del ecosistema digital, los dispositivos están evolucionando para funcionar juntos sin problemas y esto influirá en las demandas de los asistentes. Con esto en mente, es fundamental garantizar que el contenido de nuestro evento se encuentre disponible para todos los tipos de dispositivos.

Afortunadamente, hay muchas tecnologías móviles que debemos considerar. Echemos un vistazo a cómo se puede incorporar la tecnología para eventos en el diseño de una experiencia intuitiva, memorable y valiosa para nuestros asistentes durante los puntos de contacto importantes.

1. Crear un proceso sencillo de registro y compra de entradas

El registro es una de las primeras impresiones que tendrá un posible asistente y no hay nada más frustrante que una experiencia de registro o compra de entradas fallida. La racionalización del proceso de registro inicia el recorrido de los asistentes con una experiencia positiva y nos facilita el resto de tareas a medida que avanza el evento. La tecnología de registro y venta de entradas ayudará a aliviar las frustraciones que los asistentes pudieran haber experimentado en el pasado.

 

2. Datos para comprender lo que nuestros asistentes quieren

Al planear, y durante un evento, es importante considerar lo que los asistentes desean y esperan para proporcionar el contenido y la experiencia general que más se adapte a sus necesidades. Cuando nuestros eventos no cumplen con las expectativas de los asistentes, generalmente nunca regresan y para maximizar la asistencia continuada, debemos preguntarles a nuestros asistentes qué es lo que quieren y luego asegurarnos de entregarlo.

Una de las mejores maneras de descubrir qué quieren los asistentes, es preguntarles a través de una encuesta previa al evento. El uso de encuestas para preguntar a los asistentes qué es lo que quieren antes de que lleguen a nuestro evento garantizará que podamos adaptar el contenido y las actividades de acuerdo con sus intereses y proporcionarles valor. El envío de encuestas es algo fácil de hacer con las notificaciones push a través de una app para eventos o por correo electrónico.

La clave para recopilar comentarios útiles en la encuesta es asegurarse de que se están haciendo las preguntas correctas, de la manera correcta. Estas son las mejores prácticas sobre cómo estructurar tu encuesta y evitar enviar la peor encuesta de eventos jamás realizada.

3. Promover la participación a través de la gamificación

La mayoría de nosotros probablemente hayamos escuchado acerca de la gamificación de eventos, y tal vez incluso, haya participado en juegos durante un evento reciente. La idea de aplicar mecánicas de juego, como puntos, distintivos y tablas de clasificación, ha ido creciendo en popularidad con el aumento del uso de los smartphones. Piensa en ello como una táctica para guiar el comportamiento de los asistentes de una manera que mejore su experiencia en el evento. Por ejemplo, muchas personas asisten a eventos para conectarse y conocer gente nueva, por lo que las actividades de gamificación pueden ayudar a romper el hielo de una manera divertida y atractiva.

Hacer uso de una app para eventos es una manera sencilla de implementar la gamificación en los eventos. Los asistentes pueden ser recompensados ​​por interactuar con otros, visitar expositores o asistir a sesiones mientras una tabla de clasificación ayudará a fomentar la competencia amistosa y creará una experiencia divertida. Hay muchas formas creativas de llevar a cabo actividades de gamificación.

tecnología para eventos

4. Uso de pantallas para comunicaciones en tiempo real

El primer paso para mantener a los asistentes comprometidos es mantenerlos informados. La tecnología para eventos de señalización digital ofrece una forma dinámica y atractiva de mostrar la información clave a través de pantallas ubicadas en tu evento. Además, se pueden ubicar y gestionar estratégicamente en función de las necesidades del evento, convirtiéndose en una herramienta útil y versátil.

Este tipo de tecnología para eventos nos permite transmitir información de gran importancia durante los eventos, como anuncios de última hora o cambios de programación. La agenda del evento y la información de la sesión también se pueden mostrar para que los asistentes sepan qué está sucediendo ahora y qué sucederá a continuación. Incluso pueden mostrarse las redes sociales y la clasificación de los retos de gamificación para mantener a los asistentes motivados e interactuando entre ellos.

5. Aumentar la participación de los asistentes durante las sesiones

Con tantas cosas sucediendo en el evento, a veces puede resultar difícil para los ponentes mantener la atención de los asistentes. La tecnología para eventos que posibilita las votaciones y encuestas durante las sesiones anima a los asistentes a actuar como participantes en lugar de espectadores. Cuantas más oportunidades proporcionamos para que los asistentes interactúen, más valor reciben.

El uso de una app para eventos que facilite las votaciones y encuestas durante las sesiones también permite a los asistentes más tímidos o dudosos realizar preguntas. Los ponentes también pueden considerar elegir una temática para sus sesiones o el nivel de profundización de las mismas a través de preguntas al público, en cualquier momento de la ponencia, o sirviéndose de ellas mantener la atención de los asistentes.

Si quieres saber más sobre tecnología para eventos o quieres comenzar a implantarla, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantando de llevar tus eventos a otro nivel!

¿Cómo se puede medir el impacto de un evento en tus asistentes? ¿Es posible? Te descubrimos los secretos del engagement en los eventos y cómo medirlo.

El engagement puede parecer una palabra de moda, pero en realidad, es una prueba de que la estrategia de tu evento funcionó y generó un retorno de la inversión tangible. A veces tendemos a medirlo en función de nuestra intuición cuando, de hecho, al igual que en otras métricas de eventos, se pueden utilizar números para ello.

Si no mides el engagement en los eventos, no sabrás con precisión el interés de tus asistentes. No solo no podrás demostrar el valor de tu evento, sino que tampoco podrás encontrar los errores que necesitan ser mejorados para mejorar la participación de los asistentes y hacer que tus futuros eventos sean más efectivos.

Aquí encontrarás algunos métodos contrastados para medir los niveles de participación de los asistentes en eventos profesionales, con los que poder descubrir qué impresión generan tus evento realmente.

el engagement en los eventos

Realiza una investigación

Comienza por analizar el tráfico de tu sitio web. Cuando una persona tiene un interés en tu evento, el sitio web es el primer lugar que visita. Un evento exitoso y bien publicitado debe despertar el interés en tu marca y esto debería conducir a un aumento en el tráfico del sitio web. Estoy seguro de que ya estás usando Google Analytics para medir el tráfico y analizar el rendimiento de tu sitio web.

Para aprovecharlo al máximo e interpretar los números lo más correctamente posible, puedes establecer objetivos de engagement en los eventos. Al hacerlo, puedes medir qué cantidad de tráfico se convierte en cliente potencial después del evento . Aquí hay algunas maneras de hacerlo:

  • Objetivos de URL: Haz un seguimiento de cuántos de tus visitantes van a una página específica en tu sitio web.
  • Objetivos del evento: Realiza un seguimiento de acciones específicas, por ejemplo, descargas o suscripciones al boletín.
  • Objetivos de tiempo: Realiza un seguimiento de la duración promedio de cada visita al sitio web.
  • Objetivos de la página: Realiza un seguimiento del número de páginas por visita.

Como planificador de eventos profesional, debes saber que tu lista de correo electrónico es extremadamente valiosa. No solo puedes segmentar inteligentemente las campañas de mailling para orientar los contactos específicos, también puedes realizar un seguimiento del rendimiento de estas campañas. Estamos hablando de tasas de apertura, recuento de clics y cantidad de descargas.

Al comparar estas métricas de email marketing con los números de asistencia reales, descubrirás qué partes de tu evento mantuvieron más interesada a tu audiencia. Esta información también te ayudará a planificar tus futuros eventos, ya que sabrás qué acciones tuvieron un mejor rendimiento del engagement en los eventos.

Aprovecha las ventajas de las redes sociales

A la gente le gustan los hashtags. Encontrar el hashtag perfecto es la manera idónea de completar una sesión o categorizar un mensaje digital. Además, los estudios muestran que los hashtags aumentan drásticamente la participación en las redes sociales.

De acuerdo con los expertos en marketing, la creación y el uso de un hashtag único es una de las mejores formas de crear expectación en torno a tu evento en las redes sociales. Al hacer clic en un hashtag, las personas pueden ver rápidamente todo lo que se comparte y asocia con tu evento. También es un gran iniciador de conversaciones y una herramienta de descubrimiento.

Con el objetivo de configurar una alerta para tu hashtag utiliza las herramientas de redes sociales como Brand24, Hootsuite o Buffer. Algunas plataformas de administración de eventos también te permitirán monitorear las interacciones online en tu evento y medir el engagement en los eventos.

Otro beneficio de controlar tu propio hashtag es que podrás ver los temas más candentes y los comentarios más interesantes sobre tu evento. En las redes sociales, las personas tienden a compartir lo que realmente piensan sobre tu evento, sobre los ponentes y lo que más les entusiasmó o decepcionó.

¡Asegúrate de participar en las conversaciones! Y no olvides que también puedes usar estas conversaciones para generar nuevas ideas de contenido que compartir con tus asistentes una vez finalice el evento.

Cuando las personas participan en un evento, lo más probable es que visiten tus cuentas de redes sociales. Un notable aumento en el número de seguidores es una señal de que tu evento fue un éxito, o al menos tuvo repercusión. Pero no te olvides de tus nuevos seguidores, mantén vivo el engagement en los eventos a través de interacciones regulares que prolonguen la relación con tu marca. Esta es una increíble forma de convertir a tus seguidores en embajadores que promocionen tu próximo evento.

el engagement en los eventos

Aprovecha el marketing de contenidos

Esto requiere un poco más de trabajo pero vale la pena. Crea y comparte contenido que realmente resulte interesante para tus asistentes una vez finalizado el evento.

Puedes medir comentarios, me gustas y responderlos en redes sociales. Pero eso no es todo: al mantener viva la conversación, puedes mantener altos los niveles de engagement. Mantén a tus lectores actualizados sobre los temas que se trataron en tu evento, comparte los momentos más destacados de los ponentes, resume los puntos clave, comparte las fotos de los asistentes participando en las distintas acciones y recuerda los mejores momentos de tu evento.

Mide e impulsa la participación

Un alto nivel de participación es un signo comprobado del engagement de tus asistentes. Mientras más estimulados e involucrados estén tus asistentes, más probable es que participen haciendo preguntas y tomando parte en las discusiones. Puedes impulsar la participación aún más utilizando apps para eventos con sistemas de votación y preguntas a los ponentes durante las sesiones.

Si quieres saber más sobre como mejorar el engagement con una app para eventos, desacarga ya nuestra Guía de Engagement en Apps para Eventos.

Mira los números de asistencia

Compara las cifras del registro inicial con la tasa de abandono. Si están pasándolo bien en el evento, lo más probable es que no salgan de el antes de que termine. Lo mismo vale para cualquier evento, los asistentes comprometidos son más propensos a quedarse hasta el final de tu evento. Puedes recopilar una imagen bastante precisa del éxito de tu evento al mantener las invitaciones RSVP (Répondez S’il Vous Plait, una invitación con petición de respuesta), y compararlos con los números finales.

Pregunta a tus asistentes

A veces todo lo que tienes que hacer es preguntar. Realiza una encuesta en el evento, esta es una técnica probada y verificada para obtener comentarios honestos. Es una gran idea encuestar tanto a los asistentes como a los ponentes para obtener tantas perspectivas e ideas diferentes como sea posible. Puedes utilizar una app para eventos o el correo electrónico para enviar las encuestas.

Para obtener los mejores resultados, envía tu encuesta inmediatamente después del evento. La gente tendrá más probabilidades de responder, ya que el evento todavía estará fresco en su mente. Asegúrate de que la encuesta sea lo más simple y directa posible.

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Conclusión: los datos correctos de las preguntas correctas

Hay una gran cantidad de datos que puedes usar para medir la participación de tus asistentes. A veces solo tienes confiar en tu intuición, pero con estos simples métodos para medir la participación de tus asistentes, serás capaz de sostener tu instinto con alguna evidencia real.

¿Cómo se mide la participación de la audiencia en tus eventos? ¿Tienes una técnica probada que te gusta usar? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a mejorar el engagement en los eventos, con el fin de crear eventos más efectivos y memorables.

Aunque diseñar una gran aplicaciónes para eventos y desarrollar las funcionalidades basadas en las necesidades de los asistentes es un paso esencial para la adopción y el uso de apps para eventos, todos los esfuerzos serán nulos si la audiencia no conoce la app, o no comprenden por qué es importante descargarla y usarla. Incluso si has creado la aplicación para eventos más intuitiva para el usuario, no comunicar y promocionar sus beneficios a tu audiencia puede dar como resultado unos niveles de adopción bajos y un presupuesto desaprovechado.

Cuando has invertido en una nueva tecnología y anticipas que puede haber cierta resistencia a la adopción, es fundamental tener un plan de comunicación bien desarrollado para lograr que tu público participe.

En esta guía te enseñaremos a promover la aplicación como un componente integrado de tu evento, la manera de mostrar a los asistentes la importancia de descargar la aplicación para obtener todos los recursos y la información que necesitan para aprovechar al máximo la experiencia de tu evento.

Para obtener más información sobre cómo implementar un app en un evento de manera efectiva, descargue el libro electrónico gratuito, Cómo aumentar la adopción y el uso de apps para eventos.

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