November 2017

Los organizadores han usado desde sus inicios varios métodos para involucrar a los asistentes. Desde los asistentes a las ferias comerciales que deambulaban con un papel sellado por los expositores a los mandos de votación manual, las dinámicas de los eventos evolucionan con el paso del tiempo.

A medida que los smartphones y las tablets se abren paso en nuestra vida cotidiana (y en los eventos), ¿Están suponiendo un cambio como no hemos visto en el pasado? ¿Es este otro cambio que los profesionales deben afrontar, como la digitalización de registros o la gamificación? ¿Requiere un cambio radical en la forma en que pensamos involucrar a los asistentes?

Para hacernos una idea hemos extraído los datos de 2016 y 2017 (hasta el mes de Octubre) con más de 2,500 reuniones y conferencias profesionales que tuvieron lugar alrededor de todo el mundo.

Para obtener más información sobre el engagement en eventos y conferencias, descargue el libro electrónico gratuito, la Guía de Engagement para eventos de Eventmobi.

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A menos que acabes de comenzar tu carrera como organizador de eventos, es probable que tu viaje profesional haya comenzado a través de canales no tecnológicos. Tal vez comenzó con el correo electrónico, utilizando una plataforma de automatización de marketing para enviar correos electrónicos personalizados y dirigidos a audiencias segmentadas. O tal vez utilizaste tu sitio web, optimizando la experiencia del usuario con la personalización en tiempo real.

Pero los dispositivos móviles están creciendo a un ritmo significativo a medida que más y más usuarios utilizan sus dispositivos móviles para acceder a la información. Dado que del tiempo que los consumidores consumen contenido multimedia, un 89% lo hacen en aplicaciones móviles, según Nielsen, es imprescindible que tu empresa esté implantando una estrategia de Apps para Eventos. Si bien puedes utilizar tu experiencia previa para fijar objetivos, realizar pruebas y la personalización, las aplicaciones se comportan de manera diferente a otros medios, por lo que debes cambiar tu estrategia de marketing digital para abordarlas. Aquí te dejamos otros 3 puntos que deberías tener en cuenta en tu viaje hacia la personalización de las apps para eventos.

  1. Conoce a tus usuarios y lo que quieren

Al igual que con otros canales de ventas, su objetivo es lograr resultados positivos. En las apps para eventos, esto se traduce en más usuarios, más tiempo en la aplicación, calificaciones más altas, mayores tasas de conversión, etc. Para alentar el crecimiento de estos resultados, debes proporcionar a tus usuarios diferentes funciones que los involucren y los retengan, tales como como vídeo tutoriales, descuentos y notificaciones, solo por nombrar algunos. Pero para hacer esto de manera eficiente, debes tratar a tus usuarios como individuos, no como ‘resultados’, lo que significa que tiene que ser personal con ellos.

Con los informes y el análisis adecuado puede recopilar mucha información de valor sobre tus asistentes. Además, podrás localizar su última ubicación, consultar la útima vez que abrió su app para eventos o conocer cuánto tiempo pasó en ella y que secciones de ésta visitaron. Con estos resultados, puedes enviar mensajes personalizados a los asistentes que tu elijas desde la aplicación, brindando a los usuarios un contenido de mayor relevancia e interés.

Existen varias estrategias móviles de marketing para administrar las notificaciones push y en la aplicación, pero tu enfoque debe girar más en torno a la forma en que diriges estas conversaciones que a la creación del mensaje.

Hay 3 niveles de datos a tener en cuenta:

Uso general: ¿Cuándo fue la última vez que el usuario visitó la app para eventos? ¿Cuánto tiempo duró la sesión?

Comportamiento: ¿Qué actividad tuvo en la aplicación? ¿Qué pantallas vió y cómo navegó por ella?

Datos de soporte: Integra tus canales para que puedas sincronizar datos de tus asistentes, como género, edad y preferencias.

Apps para eventos Orquidea Technology Group

  1. Respuestas en tiempo real: conversaciones vs. mensajes individuales

Cambiar el mensaje en tiempo real en función de la actividad que un usuario tiene es una práctica conocida, pero en el mundo de la apps para eventos, significa presentarles a los usuarios contenido relacionado con sus consultas o con las acciones que esperabas o no que hicieran.

En muchos casos, las comunicaciones de las apps para eventos se basan en acciones unidireccionales cuando hay un mensaje que el propietario de la aplicación desea mostrar. Incluso si estos mensajes se personalizan y se envían a grupos segmentados, tienen un CTA claro y conciso, en lugar de promover una conversación continua con el usuario que pueda ser entretenida, informativa o educativa. Normalmente no vemos aplicaciones que se comuniquen con los usuarios de una manera bidireccional en varios pasos, escuchando y respondiendo a los comentarios de los usuarios… todavía.

Para conseguir el mejor resultado y ofrecer una experiencia única, los organizadores deben responder de manera personalizada a las acciones únicas de cada usuario. Por ejemplo, si un usuario completa una encuesta de satisfacción positivamente, podría continuar con una invitación para calificar la app del evento en la tienda de aplicaciones. Si, por el lado contrario, el usuario rellena la encuesta de forma negativa, podrías enviar un mensaje con más información o una oferta especial para aumentar el nivel de satisfacción.  Este tipo de comunicación en las apps para eventos funcionan de manera similar a la del email marketing, moviendo a los usuarios de una fase a otra con un contenido personalizado.

Apps para eventos Orquidea Technology Group

  1. Prueba, experimento y optimización

Las constantes pruebas y la búsqueda de la optimización, a través del mensaje en los asuntos, contenidos, imágenes o diseños, son el corazón y el alma del marketing. Experimenta con diferentes técnicas según tus objetivos, optimiza constantemente tu contenido y establece un proceso en base a tu experiencia.

¿Pero cómo puedes aplicar este proceso para mejorar tus apps para eventos? No sólo debes experimentar con el contenido de tu aplicación, sino que debes hacerlo también con la frecuencia y el horario de los mensajes, las consultas en la aplicación y probar diferentes funciones de interacción entre sí. Por ejemplo, ¿Qué tipo de introducción sería más efectiva para los nuevos usuarios: un video tutorial o un carrusel de características? Sólo a través de la experimentación y la optimización se puede alcanzar el completo potencial de las apps para eventos.

Sin embargo, la mayoría de las compañías no se encuentran en este punto. Los equipos de desarrollo se centran principalmente en la funcionalidad central de la aplicación y, en un plano secundario, en las funciones de interacción que impulsan a las personas a conectarse con el evento e interactuar. Este es un obstáculo en tu viaje hacia la personalización de la aplicación que debes superar. Es fundamental para los profesionales del marketing dirigir sus apps para eventos en la dirección correcta, con un objetivo definido. Al igual que un sitio web es administrado por un CMS (Content Management System) y las campañas de marketing son administradas por una plataforma automatizada de marketing, los propietarios de las aplicaciones también necesitan una solución que les permita comunicarse, fidelizar y mantener relaciones personalizadas con sus usuarios sin tener que depender de sus equipos de desarrollo. Es solo cuestión de tiempo antes de que la industria avance hacia el manejo paralelo de aplicaciones móviles. Por un lado, el equipo de desarrollo administrará la funcionalidad principal y, por otro lado, los equipos de marketing serán los encargados de la experiencia del cliente. Los profesionales del marketing no podrán ofrecer el nivel de experiencia esperado al usuario hasta contar con una aplicación con el nivel de independencia y flexibilidad que tienen en otros canales.

Al comprender, interactuar y satisfacer a tus usuarios, te encontrarás mucho más cerca de personalizar la experiencia en tus apps para eventos. ¡Empieza ahora mismo!

Los eventos se encuentran en constante cambio y adaptación a las necesidades de los organizadores y a las exigencias de un público que, cada vez más, valora la experiencia de marca.

En Orquidea somos conscientes de ello, y hemos desarrollado soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades de cada cliente para potenciar la conexión con los asistentes y convertir cada evento en una experiencia única.

¿Cómo lo hacemos? Te lo contamos…

Cómo la tecnología cambia un evento en 9 pasos

Cómo comentamos en anteriores entradas, los indicadores son parte fundamental de la estrategia para medir el ROI en los eventos. Si te perdiste “¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I”, te recomendamos echarle un vistazo antes seguir leyendo.

¿Ya? ¿Preparada/o?… Pues continuamos con nuestra lista de KPI´s imprescindibles para medir el ROI en los eventos:

11) Registros por Tipo de entrada

Esta es otra forma de descomponer tus datos de registro para obtener mayores resultados. Al dividir el rendimiento del registro por el tipo de entradas, te harás una idea mejor de los tipos de entradas y precios más atractivos para tus asistentes. Dichos datos, además, serán útiles cuando organices tu próximo evento y tengas que crear la estrategia de entradas y precios a partir del ROI en los eventos anteriores.

Cómo medir el ROI en los eventos

12) Ingresos Brutos

Muchos dirían que este es el principal KPI para el éxito del evento. Es una medida importante para la comparación con tus objetivos de ingresos iniciales y la diferencia entre los dos indicará lo realista o idealista que eras sobre los puntos de referencia establecidos. El ingreso bruto también es un barómetro de gran relevancia para la cantidad de demanda que tu evento ha tenido dentro de la industria.

13) Coeficiente de Costes e Ingresos

Los ingresos brutos no son una métrica determinante a menos que se comparen con el coste total del evento. Esta proporción es importante para entender cuánta ganancia (o pérdida) ha generado tu evento y cómo podría continuar mejorando esta proporción para futuros eventos. Este es un KPI que los interesados, como patrocinadores e inversionistas, estarían encantados de ver en el análisis del ROI en los eventos.

14) Ingresos por Códigos de Promoción

Tener distintos códigos promocionales con vínculos de seguimiento es muy útil para comprender exactamente de dónde viene tu flujo de ingresos. Si un código de promoción en particular que fue dirigido a altos ejecutivos está trayendo la mayoría de los registros, este es definitivamente un punto de datos notable. Crea códigos promocionales para proporcionar un desglose más detallado de tus ventas de entradas.

Cómo medir el ROI en los eventos

 

15) Participación en la Página de Patrocinio

Este KPI será crucial para satisfacer a los patrocinadores y para cerrar futuras asociaciones. Lo más probable es que haya varias páginas dentro de las apps para eventos en las que los patrocinadores estén visibles. El compromiso con estas páginas, como las vistas de páginas y los gustos, son métricas importantes para demostrar que los asistentes interactúan con tus patrocinadores en el análisis del ROI en los eventos.

16) Satisfacción del Patrocinio

Debido a que los patrocinadores son, en gran parte, responsables del respaldo financiero de tu evento, garantizar su satisfacción es una métrica clave a tener en cuenta en el ROI en los eventos, así como una forma de medir la probabilidad de futuros patrocinios. Hay muchas maneras de medir este valor, como por medio de encuestas o reuniones post-evento. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de registrar estos datos para entender lo que funcionó para los patrocinadores y lo que no.

¿Quieres conseguir algunos patrocinadores aún más grandes? Echa un vistazo a esta guía para el patrocinio en apps para eventos.

17) Número de asistentes frecuentes

Lo más probable es que tu equipo organice eventos de manera recurrente, ya sea mensual, anual o incluso bianual, y una estadística muy interesante para el ROI en los eventos es la de conocer el número de asistentes repetidos que vienen a eventos posteriores. Esto mostrará si el contenido de tu evento conecta con el público objetivo y te dará una idea del valor que está creando para ellos. Un gran número de asistentes que vuelven es un indicador de que ha encontrado la fórmula correcta.

Cómo medir el ROI en los eventos

18) Número de leads cualificados

Si tu evento está destinado a generar perspectivas para tu equipo de ventas, medir el número de clientes potenciales cualificados es un indicador clave del éxito para el ROI en los eventos. La definición de un lead cualificado es determinada por tu empresa, así que asegúrese de tener criterios detallados antes de medir este KPI. Un lead cualificado puede ser de una industria determinada, estar en una posición de gerencia o demostrar una necesidad clara del servicio/producto de tu compañía.

19) Clientes adquiridos

Tras la captación de leads cualificados en el evento, el siguiente paso sería medir la cantidad de clientes en los que se han convertido. En este momento, deberías asegurarte de que la atribución ha sido limpia y que estos clientes fueron realmente adquiridos como resultado del evento. Existen varios canales a través de los cuales un cliente potencial puede convertirse en un cliente final, por lo que también es importante que se identifique la fuente principal. Todos estos datos del ROI en los eventos te servirán de gran ayuda para los siguientes eventos y el tratamiento de esos leads.

20) Coste por adquisición del cliente

Esta métrica es sobre todo relevante para las compañías que venden un producto específico y están organizando eventos con la esperanza de adquirir un mayor número de clientes. Aunque el número de clientes adquiridos es una métrica clave, posiblemente un KPI más importante es el del costo por adquisición de clientes. Ser consciente de la cantidad de tiempo y presupuesto que se requiere para cerrar un acuerdo es un indicador importante del impacto de su evento en la mente de los asistentes.

Cómo medir el ROI en los eventos

Calcular el ROI en los eventos es imprescindible para definir y medir el éxito de cada evento, aportando una gran cantidad de datos para la optimización de su organización.

Los KPIs de mayor importancia los marcarán los objetivos de cada evento, sin embargo, estos 20 KPIs te ayudarán a entender mejor qué métricas son de mayor relevancia y cómo puedes empezar a medirlas.