October 2017

Octubre puede ser el mes de los fantasmas, duendes, casas embrujadas y altos niveles de azúcar en sangre, pero para los que pertenecemos al mundo del marketing de eventos, sabemos que hay cosas mucho más aterradoras.

En el mundo del marketing de eventos hay momentos que pueden dejar a los asistentes congelados. Cambios que pueden hacer que los presentadores estén terroríficamente perdidos. Cosas que solo podríamos llamar… ¡Pesadillas del marketing de eventos!

Aunque parezcan aterradoras, las pesadillas del marketing de eventos son solo grandes obstáculos. Son desafíos hacia el éxito que todos los organizadores afrontan en un momento u otro y, como todos los desafíos, pueden resolverse.

Coge tu linterna y ármate de coraje… ¡Es hora de vencer tus temores del Marketing de Eventos!

5 pesadillas del marketing de eventos

1) ¡ La conferencia fantasma!

Si hay una pesadilla que mantiene a los organizadores de eventos, marketeros y directivos despiertos en medio de la noche, es esto. Has gastado mucho dinero en hacer que la gente vaya a tu evento, has traído a algunos de los ponentes de mayor talento para hablar y has logrado encontrar el lugar perfecto para tu evento. Finalmente, llega el día del evento. Para tu horror, encuentras que tu sala de conferencias está completamente vacía.

Solución: Optimiza tus esfuerzos de marketing y duplica la retención de la audiencia.

Hay varias formas de aumentar la asistencia con el marketing de eventos. Aquí te traemos algunas:

– Asegúrate de que tu evento esté claramente anunciado en todos tus perfiles de redes sociales, blog y sitio web. Esto también significa realizar campañas de anuncios pagados cuando sea necesario.
– Invitar a los que ya han confirmado la asistencia, especialmente a los ponentes, a ser embajadores del evento alentándolos a compartirlo en sus propios perfiles de redes sociales y sitios web.
– Crea invitaciones RSVP para que los asistentes sean responsables.

2) ¡Asistentes zombis!

Parecida a la primera pesadilla, pero en lugar de que la sala de conferencias esté completamente vacía, ahora se encuentra llena de asistentes desinteresados.

Solución: Hay varias formas de involucrar a los asistentes antes de los eventos y durante ellos con el marketing de eventos. Realizando entrevistas, mesas de networking, hangouts o seminarios web relacionados con las sesiones de los eventos. Además, envía correos electrónicos segmentados con los datos del registro para obtener un feedback detallado de aspectos específicos del evento.

5 pesadillas del marketing de eventos

3) ¡El fantasma de las redes sociales!

Felicitaciones. Has logrado organizar un evento increíble. Sin embargo, hay un gran problema: prácticamente no hay rastros de tu evento en las redes sociales.

Solución: Idear una estrategia de marketing de eventos integrada con las redes sociales.

Un evento exitoso no solo es memorable; fomenta una comunidad que sobrevive al evento en sí mismo y no hay mejor manera de hacerlo que con las redes sociales. Averigua qué plataformas de redes sociales quieres usar y cómo las usarás. Considera hacer uso de Snapchat Geofilters o los chats de Twitter y anima a los asistentes a hacer publicaciones regularmente en medios sociales.

4) ¡El desvanecimiento de los ponentes!

Has trabajado mucho para confirmar a tu ponente principal. Has hablado con ella varias veces por teléfono y has estudiado tanto el evento como las expectativas. Te has asegurado de que llegue al hotel la noche anterior al evento y que sea bien recibida la mañana de su gran presentación. Ella revisa la conferencia y se sorprende por el trabajo estelar que has hecho en la planificación del evento. Estás encantado de tenerla presente pero unos minutos antes del evento… no puedes encontrar a tu presentador en ninguna parte. ¡Que cunda el pánico!

Solución: No eches por tierra tu estrategia de marketing de eventos, proporciona a tu presentador un descanso de seguridad antes de una presentación.

De esta forma, puedes asegurarte de que todo está donde debe, mental y físicamente.

5) ¡La cola interminable!

Tus asistentes solo quieren participar en el evento, pero han estado esperando lo que parecían horas en la línea de registro.

Solución: El evento comienza en el acceso así que intenta obtener una estimación de cuándo serán las horas punta de acceso y las horas de inactividad, y planea ambas. Para cubrir todos los imprevistos, designa a parte del personal de tu evento para ayudar a los asistentes.

O elige un sistema de acreditación onsite en 6 segundos que acabe con las largas esperas.

5 pesadillas del marketing de eventos

Hay muchas maneras espeluznantes de que tu marketing de eventos salga mal. ¡Pero no olvidemos que existen el mismo número de maneras para que salga bien!

La próxima vez que planees un evento, trata de proveerte con los sistemas adecuados para la gestión de eventos o, al menos intenta realizar una buena preparación, ya que siguiendo las famosas palabras de Benjamin Franklin: “Si fallas en prepararte, te estás preparando para fallar”.

¿Cuáles son tus pesadillas en la planificación de eventos? ¡Cuéntanoslas y te ayudaremos a deshacerte de ellas para siempre!

Sin truco… ¿Trato?

La planificación de ferias o congresos implica multitud de variables y factores que complican la capacidad de evaluar los resultados y conocer el ROI en los eventos (Return of Investment o retorno de la inversión). ¿Cómo puedes asegurarte de que estás midiendo el éxito de tu reunión, feria o conferencia? Esta pregunta es la razón por la que la definición de las métricas del evento debe ser una tarea prioritaria.

Para ayudarte a la hora de definir con éxito los indicadores de tu evento, aquí te traemos una lista de 20 KPI´s (Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento) imprescindibles para la medición del ROI en los eventos. Si tu principal objetivo es aumentar el conocimiento de la marca, maximizar los ingresos o fidelizar a los asistentes, esta lista te ayudará a comenzar a definir la fórmula para el éxito de tus eventos.

1) Total de inscripciones

Seguramente una de las métricas más importantes para la medición del ROI en los eventos, el número de registros es una de las maneras más rápidas para calcular el éxito del evento. También es clave realizar un seguimiento mensual de las inscripciones para tener una comprensión más clara del desempeño de las ventas a lo largo del tiempo.

¿Qué mes tuvo más registros? ¿Por qué? Cuanto más detallada sea la métrica, más claridad te proporcionará al evaluar el ROI en los eventos.

Cómo medir el ROI en eventos

2) Check-in del evento

Este indicador muestra directamente la cantidad de asistentes que se han registrado y han llegado al evento. Este KPI es crucial para medir el ROI en los eventos, tanto en términos absolutos como relativos. Comparar el número de check-in con el número total de registros es una estadística importante que te puede indicar por qué estás perdiendo a tus asistentes entre el registro y el check-in.

Asegúrate de que el número de registro es exacto para cada día de tu evento y así poder comparar este número con otras métricas.

Si deseas un sistema de acreditación y check-in automático, pregúntanos sobre nuestras acreditaciones para eventos, pioneras en el mercado.

3) Encuestas de satisfacción de los asistentes

La manera más inmediata de saber si los asistentes disfrutaron del evento es preguntándoles directamente. Las respuestas a las encuestas son útiles para entender la satisfacción de los asistentes y asegurar que los eventos futuros cumplan con las expectativas.

Se específico con las preguntas y cuando sea posible, ofrece opiniones de respuesta numéricas, así serás capaz de sacar conclusiones más profundas con datos cuantificables que aporten fiabilidad a la hora de medir el ROI en los eventos.

4) Puntuación Neta de Promotores (NPS)

Aunque este KPI también entra dentro de las encuestas de satisfacción de los asistentes, el NPS es lo suficientemente importante como para merecer su propio lugar en esta lista.

Al hacer una pregunta de escala 1-10, las puntuaciones 9-10 son considerados “promotores” que actuarán como entusiastas leales a la marca de tu evento. Las puntuaciones de 7-8 son “pasivos”, asistentes satisfechos pero que siguen siendo vulnerables a otras ofertas competitivas. Por último, las puntuaciones entre 0-6 son considerados “detractores” y corren el riesgo de dañar tu marca a través de reseñas negativas. El NPS se calcula del siguiente modo.

[ % De promotores ] – [ % de Detractores ] = NPS

Esta puntuación es un indicador clave de la cantidad de valor que tu evento ha aportado a los asistentes, algo que a todo profesional de los eventos le gustaría saber. En una segunda fase, el objetivo será conocer el por qué de esas respuestas con preguntas cómo ¿Que destacaría al recomendarlo a un amigo? para los promotores, ¿Que aspectos mejoraría? para los pasivos y ¿Cuáles son los aspectos negativos? para los detractores.

Cómo medir el ROI en los eventos

5) Número de miembros activos de la comunidad

Este indicador garantiza que se mantengan tanto los niveles de actividad dentro de la comunidad, así como de los tipos de asistentes más activos. Las métricas de un miembro activo de la comunidad pueden ser el número de perfiles vistos o el tiempo pasado dentro de la aplicación. Estos datos son útiles para optimizar la experiencia de la App y encontrar formas de involucrar a los asistentes dentro de la plataforma, así como de evaluar el ROI en los eventos.

6) Número de mensajes enviados dentro de la comunidad

Entre las muchas otras formas de medir la actividad dentro de la comunidad del evento, el número de mensajes enviados entre los miembros demostrará si la plataforma se está utilizando como una herramienta eficaz de networking. Desarrollar relaciones comerciales es uno de los componentes claves de cualquier evento y medir esta métrica en particular demostrará si la App es útil para facilitar las conexiones.

Cómo medir el ROI en los eventos

7) Participación de los ponentes

Aunque puede haber mucho interés en que un ponente en concreto suba al escenario, el desempeño de éste es determinado, en última instancia, por la audiencia. Una forma de evaluar el interés, es el de medir la cantidad de vistas de perfil que reciben dentro de la App. Además, proporcionar formas en las que los ponentes puedan interactuar y responder a las preguntas de los asistentes genera una comunicación de doble sentido que añadirá valor e incrementará el ROI en los eventos.

8) Tasa de respuesta en encuestas durante las sesiones

Con una App para eventos, puedes hacer que los asistentes voten en encuestas en directo durante las sesiones. Esta tasa de respuesta indicará los niveles de participación de los asistentes y es una manera, para los organizadores del evento, de conocer qué sesiones tuvieron más éxito.

9) Menciones en redes sociales

Las menciones se dan cuando los usuarios escriben directamente el nombre de tu perfil del evento o lo hacen a través de un hashtag en su comentario o tuit. Durante el proceso de planificación del evento, asegúrate de que tu nombre de perfil y tu hashtag son simples, únicos y de fácil difusión. Mantener un seguimiento de las menciones te ayudará a medir el ROI en los eventos, entender el ruido social y la predisposición de tus asistentes a compartirlo en las redes.

Cómo medir el ROI en los eventos

10) Participación en los medios sociales

Algo diferente de las menciones es la reacción ante los mensajes con un “me gusta”, las veces que se han compartido o retuiteado. Esta métrica es un indicador preciso de saber que sesiones, ponentes y el propio evento es de popular. Asegúrate de tener suficiente contenido y de calidad para reaccionar a los comentarios de tus seguidores.

En ocasiones, los eventos son difíciles de medir y es complicado recibir la aprobación de ciertos gastos si no se pueden mostrar unos resultados que los justifiquen. Por ello, establecer unos indicadores correctos y ajustados a tu estrategia es de vital importancia para el diseño de tus eventos.

Si quieres conocer más KPI´s para medir el ROI en los eventos ya está disponible la parte II en nuestro blog.

¡Dentro de poco la segunda parte!

Como profesional de eventos, sabes que cada evento es diferente. Sí, habrá similitudes, por supuesto, pero los nuevos elementos siempre hacen que el trabajo sea diferente y emocionante.

Y para cada evento, un público y una estrategia de marketing distinta. Para ello te traemos la “Guía de Marketing de Apps para eventos“, donde podrás descubrir cómo elaborar un mensaje dirigido a tus asistentes que aporte valor y sea personalizado, como elegir los canales de comunicación más oportunos para cada ocasión, aprovechar los elementos del evento y analizar los resultados obtenidos para sacar el máximo provecho de tu App.

Para obtener más información descarga ya el libro electrónico gratuito, la “Guía de Marketing de Apps para eventos”.

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La planificación de eventos se sitúa habitualmente entre las 10 profesiones más estresantes junto con las de bombero, policía o piloto de aviones, actividades que involucran situaciones de máxima responsabilidad. La frecuencia de los cambios, particularmente los cambios de última hora, se destacaron como uno de los principales causantes del aumento de los niveles de estrés en los organizadores de eventos, reuniones o conferencias.

La buena noticia es que se pueden evitar muchos cambios de última hora y, con una planificación cuidadosa, se pueden anticipar y gestionar algunos cambios.

A continuación te ofrecemos 12 consejos para evitar cualquier imprevisto:

Cambios de última hora en eventos

1. Crea un plan alternativo para reemplazar a los ponentes o artistas principales.

Si contratas a los ponentes a través de una agencia, incluye una cláusula que cubra un ponente o artista de reemplazo en caso de haber una problema de última hora. A medida que se vaya acercando la fecha, la agencia podrá facilitarte la disponibilidad de una serie de ponentes o artistas que puedan participar en caso de cancelación.

2. Prepara reuniones regulares para comprobar el estado de las partes interesadas.


3. Plantea una lluvia de ideas, identifica las áreas que son más propensas a cambios de última hora y dale prioridad en tus planes.
Por ejemplo, puedes predecir de manera bastante acertada que habrá cancelaciones de última hora por parte de algunos participantes del evento, retrasos debido al tráfico o vuelos tardíos, particularmente en invierno o los días de lluvia, y cambios de última hora en la agenda.  Retira las agendas obsoletas de los participantes cancelados, aceptando esto como una realidad. Reserva la impresora en la mañana del día, antes del comienzo de la sesión, para imprimir y recopilar cualquier folleto u otro material impreso que incluya la agenda. Si lo hace antes, se garantiza que habrá re-trabajo. Tenga a mano un equipo para colocar el material a última hora del día anterior a la reunión o evento.

Prescindir del papel y proporcionar la agenda a través de apps para eventos te permitirá eliminar errores en la reimpresión de material cuando hay cambios de última hora.

4. Crea planes de contingencia para cada área de la programación y logística que sean propensas a cambios de última hora.

Cambios de última hora en eventos

5. Los planificadores de eventos corporativos deben hacer que sea una práctica habitual incluir al patrocinador en las reuniones clave.
Multitud de organizadores se resisten a esto, pero muchos contratiempos de reunión son creados por los ejecutivos que son informados en el último minuto. El patrocinador debe participar en la reunión inicial del proyecto para comunicar claramente su visión. También debe firmar en el contenido, la agenda, e incluso definir el momento para el servicio de catering.

Muchas veces, cuando un organizador de eventos ha planificado el inicio para cuando todo el mundo haya llegado, un ejecutivo intervendrá en el último minuto e insistirá en que el servicio comience de inmediato. Si no estás coordinado con el ejecutivo, todo estará en el aire y serán inevitables los cambios de última hora.

6. Reorganiza tu agenda.
Incluye un margen en tu agenda, configuración y logística. Los retrasos en la llegada debido al tráfico, las inclemencias del tiempo y las cancelaciones o retrasos en los vuelos son bastante comunes. Necesitarás ese margen para poder desplazar el contenido a las franjas horarias posteriores, en caso de que exista un retraso en el inicio de la reunión o conferencia.

Cambios de última hora en eventos

7. Para los clientes corporativos, confirma las fechas de reserva de habitaciones y las cláusulas que se aplican si hay cancelaciones de última hora.

Prepáralo en una nube online, dónde no pueda perderse y fija el plazo un par de días antes de necesitarlo, de modo que evites recibir la lista en el último momento.

8. Establece un plazo para recibir notificaciones de cancelaciones.
Estipula que, después de esa fecha, el cliente es el responsable de cancelar directamente su reserva en el hotel y avisar al planificador de eventos. Siempre habrá cancelaciones de última hora entre los clientes corporativos. Traspasar la responsabilidad al cliente eliminará lo que es una fuente importante de disputas de última hora.

9. Envía un comunicado a los participantes una semana antes del evento y pídeles que avisen inmediatamente si hay algún cambio en sus planes de viaje o en la duración de su estancia.
Recuérdales que deben informar a las organizaciones de eventos sobre cualquier tipo de intolerancia alimenticia. De esta manera podrás hacer ajustes de manera más relajada.

10. Reúne a los ponentes 2 noches antes de su participación.

Los ponentes que vuelen hacia el lugar del evento, necesitan descansar después del viaje y además, te asegurarás de que no existan problemas con los inevitables retrasos en los vuelos.

Cambios de última hora en eventos

11. Programa las reuniones finales de control con todo el equipo 1 semana y 2 días antes del evento.
Esto te ayudará a identificar cualquier error y desarrollar una estrategia para solucionarlo.

12. Forma un equipo de choque, con algunos miembros del equipo de planificación para hacer frente a las emergencias de última hora.

Este equipo de choque debe estar compuesto por miembros de los subcomités de planificación que hayan participado en todo el proceso de organización. Deben ser liberados de sus funciones durante los 2 días previos y durante el evento ya que su papel es el de solucionar los problemas de última hora, para lo que además deben tener el poder necesario para tomar decisiones rápidas.

Claves:

  1. Mantén la calma.
  2. Acepta el hecho de que algunos cambios son inevitables.
  3. Respira profundamente.
  4. Avisa al equipo de choque para solucionar problemas.
  5. Brainstorming y puesta en marcha de soluciones.
  6. Un miembro del equipo debe contactar e involucrar a todas las partes directamente afectadas.
  7. Sea honesto con los participantes sobre los cambios, por qué son necesarios y qué alternativas ofreces.

Esperamos que todos estos consejos te ayuden a evitar o, al menos, ser consciente de todos los detalles susceptibles de cambios para que tu evento sea todo un éxito.

¡Se acabaron los problemas de última hora!

Este verano, tras la Conferencia Mundial de Desarrolladores, Apple decidió cortar la proliferación de apps para eventos de marca blanca confusas, clonadas o copiadas. Este proceso fue impulsado a través de una pequeña pero poderosa adición a su política de revisión de Apps. “Las Apps creadas desde una plantilla comercial o servicios de generación de apps serán rechazadas” App Store Review Guideline 4.2.6.

Mientras que Apple no facilita públicamente una guía de cómo estas políticas deben ser interpretadas, algunos proveedores de apps para eventos han sido advertidos debido que sus apps pueden ser muy genéricas para continuar siendo aprobadas para su distribución en la tienda de Apple bajo el formato actual.

Apple quiere llevar a los desarrolladores desde el Modelo de Apps para Eventos de Marca Blanca hacia el modelo de App Universal: una App única y segura, personalizada con la marca del proveedor de Apps que se aprueba en la App Store y desde donde se puedan acceder a todas las Apps particulares de los clientes finales con sólo usar un código. Usar las Apps de marca blanca ya no es una opción, al menos en la App Store.

 

Apps store y apps para eventos de marca blanca

 

¿Qué significa esto para la aprobación en la tienda de Apple de las Apps para Eventos?

Para que una App para Evento sea aceptada de forma individual bajo los nuevos criterios, las diferencias entre una App y otra no puede ser solamente el contenido, sino también su funcionalidad y Apple será muy estricto en este sentido. Es decir, existe aún la posibilidad de registrar Apps Nativas de forma individual, pero deben ser muy originales y tener incorporados elementos innovadores y diferenciales que hagan este producto algo único.

Las Apps Universales serán el tipo de App más utilizado ya que Apple está requiriendo a los vendedores de Apps para eventos que pasen a este modelo, y los cambios implementados están siendo impulsados desde el más alto nivel en la compañía de la manzana.

Llegados a este punto, es de relevancia destacar que las WebApps no se verán afectadas de ninguna forma por esta normativa, ya que solamente afecta a las apps nativas en la tienda de Apple. Tampoco las Apps que vayan a la Play Store, bajo el sistema operativo Android, se verán comprometidas.

 

¿Qué se pierde con el Modelo de App Universal?

  • Fundamentalmente se pierden la identificación y personalización de la App con un nombre e icono particular en la App Store.

 

Apps store y apps para eventos de marca blanca

Beneficios del Modelo de la App Universal

  • El cliente no tendrá que preocuparse más por el tiempo que tarda su App en ser aprobada en la App Store, ya que cualquier App desarrollada estará inmediatamente disponible introduciendo un código a través de la ya aprobada App Universal.
  • Los cambios, actualizaciones y mejoras en las funcionalidades se harán únicamente en la App Universal. No será necesario estar pendiente de actualizar individualmente cada una de las Apps.
  • Los asistentes a los eventos no tendrán que bajarse una App por cada evento, sino una sola App por proveedor, por lo que la tasa de adopción será mucho más alta.
  • Se mejorarán las funcionalidades de las Apps Universales permitiendo que características como “Single Sign On “, es decir, autentificarse para entrar a tu App desde otras plataformas o integración con Yammer, LinkedIn o Sales Force serán más fáciles de implementar en una plataforma común que hacerlo individualmente para cada App cuyo tiempo de vida es a veces muy corto.

Al final, vemos que el nuevo modelo que plantea Apple a largo plazo parece más sencillo de gestionar tanto para desarrolladores como por para los asistentes. Hay que esperar cómo los proveedores manejarán la situación en Android, por lo pronto, algunos desarrolladores líderes como EventMobi están utilizando el modelo de App Universal desde este mismo momento en ambas tiendas de aplicaciones.

Seguiremos atentos a cómo evoluciona la situación para transmitirles cualquier novedad al respecto.