La planificación de eventos se sitúa habitualmente entre las 10 profesiones más estresantes junto con las de bombero, policía o piloto de aviones, actividades que involucran situaciones de máxima responsabilidad. La frecuencia de los cambios, particularmente los cambios de última hora, se destacaron como uno de los principales causantes del aumento de los niveles de estrés en los organizadores de eventos, reuniones o conferencias.

La buena noticia es que se pueden evitar muchos cambios de última hora y, con una planificación cuidadosa, se pueden anticipar y gestionar algunos cambios.

A continuación te ofrecemos 12 consejos para evitar cualquier imprevisto:

Cambios de última hora en eventos

1. Crea un plan alternativo para reemplazar a los ponentes o artistas principales.

Si contratas a los ponentes a través de una agencia, incluye una cláusula que cubra un ponente o artista de reemplazo en caso de haber una problema de última hora. A medida que se vaya acercando la fecha, la agencia podrá facilitarte la disponibilidad de una serie de ponentes o artistas que puedan participar en caso de cancelación.

2. Prepara reuniones regulares para comprobar el estado de las partes interesadas.


3. Plantea una lluvia de ideas, identifica las áreas que son más propensas a cambios de última hora y dale prioridad en tus planes.
Por ejemplo, puedes predecir de manera bastante acertada que habrá cancelaciones de última hora por parte de algunos participantes del evento, retrasos debido al tráfico o vuelos tardíos, particularmente en invierno o los días de lluvia, y cambios de última hora en la agenda.  Retira las agendas obsoletas de los participantes cancelados, aceptando esto como una realidad. Reserva la impresora en la mañana del día, antes del comienzo de la sesión, para imprimir y recopilar cualquier folleto u otro material impreso que incluya la agenda. Si lo hace antes, se garantiza que habrá re-trabajo. Tenga a mano un equipo para colocar el material a última hora del día anterior a la reunión o evento.

Prescindir del papel y proporcionar la agenda a través de apps para eventos te permitirá eliminar errores en la reimpresión de material cuando hay cambios de última hora.

4. Crea planes de contingencia para cada área de la programación y logística que sean propensas a cambios de última hora.

Cambios de última hora en eventos

5. Los planificadores de eventos corporativos deben hacer que sea una práctica habitual incluir al patrocinador en las reuniones clave.
Multitud de organizadores se resisten a esto, pero muchos contratiempos de reunión son creados por los ejecutivos que son informados en el último minuto. El patrocinador debe participar en la reunión inicial del proyecto para comunicar claramente su visión. También debe firmar en el contenido, la agenda, e incluso definir el momento para el servicio de catering.

Muchas veces, cuando un organizador de eventos ha planificado el inicio para cuando todo el mundo haya llegado, un ejecutivo intervendrá en el último minuto e insistirá en que el servicio comience de inmediato. Si no estás coordinado con el ejecutivo, todo estará en el aire y serán inevitables los cambios de última hora.

6. Reorganiza tu agenda.
Incluye un margen en tu agenda, configuración y logística. Los retrasos en la llegada debido al tráfico, las inclemencias del tiempo y las cancelaciones o retrasos en los vuelos son bastante comunes. Necesitarás ese margen para poder desplazar el contenido a las franjas horarias posteriores, en caso de que exista un retraso en el inicio de la reunión o conferencia.

Cambios de última hora en eventos

7. Para los clientes corporativos, confirma las fechas de reserva de habitaciones y las cláusulas que se aplican si hay cancelaciones de última hora.

Prepáralo en una nube online, dónde no pueda perderse y fija el plazo un par de días antes de necesitarlo, de modo que evites recibir la lista en el último momento.

8. Establece un plazo para recibir notificaciones de cancelaciones.
Estipula que, después de esa fecha, el cliente es el responsable de cancelar directamente su reserva en el hotel y avisar al planificador de eventos. Siempre habrá cancelaciones de última hora entre los clientes corporativos. Traspasar la responsabilidad al cliente eliminará lo que es una fuente importante de disputas de última hora.

9. Envía un comunicado a los participantes una semana antes del evento y pídeles que avisen inmediatamente si hay algún cambio en sus planes de viaje o en la duración de su estancia.
Recuérdales que deben informar a las organizaciones de eventos sobre cualquier tipo de intolerancia alimenticia. De esta manera podrás hacer ajustes de manera más relajada.

10. Reúne a los ponentes 2 noches antes de su participación.

Los ponentes que vuelen hacia el lugar del evento, necesitan descansar después del viaje y además, te asegurarás de que no existan problemas con los inevitables retrasos en los vuelos.

Cambios de última hora en eventos

11. Programa las reuniones finales de control con todo el equipo 1 semana y 2 días antes del evento.
Esto te ayudará a identificar cualquier error y desarrollar una estrategia para solucionarlo.

12. Forma un equipo de choque, con algunos miembros del equipo de planificación para hacer frente a las emergencias de última hora.

Este equipo de choque debe estar compuesto por miembros de los subcomités de planificación que hayan participado en todo el proceso de organización. Deben ser liberados de sus funciones durante los 2 días previos y durante el evento ya que su papel es el de solucionar los problemas de última hora, para lo que además deben tener el poder necesario para tomar decisiones rápidas.

Claves:

  1. Mantén la calma.
  2. Acepta el hecho de que algunos cambios son inevitables.
  3. Respira profundamente.
  4. Avisa al equipo de choque para solucionar problemas.
  5. Brainstorming y puesta en marcha de soluciones.
  6. Un miembro del equipo debe contactar e involucrar a todas las partes directamente afectadas.
  7. Sea honesto con los participantes sobre los cambios, por qué son necesarios y qué alternativas ofreces.

Esperamos que todos estos consejos te ayuden a evitar o, al menos, ser consciente de todos los detalles susceptibles de cambios para que tu evento sea todo un éxito.

¡Se acabaron los problemas de última hora!