Los planificadores de eventos se enfrentan a grandes retos constantemente y uno de ellos, es cambiar la preimpresión de acreditaciones y buscar nuevas formas más rápidas, fáciles y efectivas de hacer esto. Es hora de dejar la impresión tradicional de acreditaciones y pasar a formar parte de un mundo lleno de nuevas tecnologías y oportunidades para conseguir mejores resultados aprovechándose de estas 10 ventajas de la impresión de acreditaciones on-site.

Aquí están las razones principales para actualizarse y usar la impresión de acreditaciones on-site.

1. Es moderno y actual

El proceso para reflejar los datos identificativos de los asistentes para completar las acreditaciones es tan sencillo como aceptar a los visitantes registrados en tu sitio web de eventos o registrarlos en el mismo momento que entran y seguidamente imprimir dichas acreditaciones in situ.

2. Es flexible y manejable

Dispones de diferentes formas de impresión en directo. Los organizadores pueden definir los colores o diseños por categoría, elegir el tipo de fuente o imágenes de perfil. Les permitirá seleccionar el modo de impresión ya sea a través de códigos de barras, códigos QR o reconocimiento facial.  Además, los planificadores de eventos pueden utilizar la tecnología RFID y NFC para recuperación de leads o analizar el seguimiento de los asistentes.

Gracias a la implementación de nuevas técnicas debido al avance tecnológico, la experiencia del visitante es más increíble y memorable.

3. La sostenibilidad es un factor clave

La impresión de acreditaciones in situ es una forma de promover la sostenibilidad en eventos porque conseguirás reducir el uso de las fundas de plástico y evitar el desperdicio de acreditaciones en caso de haya habido alguna equivocación. Además la impresión de acreditaciones on-site te permite limitarte a imprimir solo las acreditaciones necesarias, y por tanto no malgastar papel en caso de que finalmente algún asistente no pueda acudir.

4. Optimiza el tiempo de registro

El tiempo invertido en escanear e imprimir la acreditación personalizada es tan solo 7 segundos. Teniendo en cuenta el tiempo individual por cada visitante contaremos con un total de 20 segundos en la realización de todo el proceso. Por lo tanto, podemos gestionar 250 registros por hora con un quiosco, lo que significa que este proceso es 4 veces más rápido que la forma de impresión tradicional.

5. Ahorra en presupuesto

Los quioscos de auto check-in combinados con mostradores de registro reducen el personal hasta en un 50 %. La impresión de acreditaciones a todo color in situ evita los costes de envío que supondrían las acreditaciones preimpresas. Optimiza tu valioso tiempo antes del evento.

6. Útil para cualquier cambio en el momento

Puede haber cambios de nombre, asistentes no registrados previamente, o algún otro incidente; pero esta tecnología de impresión on-site permite cualquier cambio, modificación o registro en el momento.

¡Sorprende a tus asistentes con la efectividad que ofrece este recurso!

7. Está conectado

La tecnología de acreditaciones en vivo mantiene un registro de todas las llegadas de visitantes. Esto también te ofrece posibilidades como recuentos en vivo del número de visitantes registrados o listados de visitantes en tiempo real. Puedes realizar fácilmente el análisis de la sesión y la exploración e investigación de clientes potenciales con el fin de obtener datos demográficos completos sobre el comportamiento de sus visitantes.

Los chips RFID y NFC pueden codificarse en la acreditación y conectarse a la localización de los visitantes en tiempo real.

8. Ofrece altos niveles de seguridad

Las imágenes de perfil se pueden imprimir en las acreditaciones de tu evento directamente desde la base de datos de registro para un acceso seguro. Los datos de facturación proporcionan listados de visitantes en tiempo real. Incluso puedes subir una lista negra para excluir a los invitados no deseados.

9. Es una buena oportunidad

Las grandes acreditaciones a doble cara proporcionan suficiente espacio para incluir la marca del patrocinador lo que se traduce en una oportunidad de venta para patrocinadores ya que aumenta su visibilidad.

Además, la impresión de acreditaciones combinada con la adquisición de leads proporciona datos valiosos a todas las partes interesadas.

10. Tendrás más tiempo libre y menos estrés

Con total sinceridad, ¿qué planificador de eventos no ha pasado interminables noches antes de un evento preparando acreditaciones personalizadas? Y justo cuando crees que estás listo, aparece una nueva lista con cambios y cancelaciones, lo que hace que tu trabajo de impresión sea una pérdida de tiempo y esfuerzo.

No hay mejor improvisación que una buena preparación, por eso la anticipación es un factor clave para los organizadores de eventos ya que hay veces que surgen imprevistos. Depender de los asistentes para completar todo el registro a tiempo y asistir al evento, es arriesgado. Por ello, ahorra tiempo y estrés imprimiendo las acreditaciones personalizadas de cada invitado in situ ya que de esta forma te aseguras de que todos estén presentes y que los datos se escriban sin errores.

La mejor opción es imprimir la credencial del evento en vivo y eso es posible con la aplicación de las nuevas tecnologías al sistema de registro, como el reconocimiento facial.

La planificación y gestión de eventos es un trabajo duro y constante, así que usa las nuevas tecnologías para reservar tu energía para cosas más importantes. ¡Nosotros te ayudaremos!

*Artículo original de referencia en Fielddrive.