Un sitio Web bien planeado puede ser una herramienta muy eficaz en la participación de la audiencia de un evento, impulsando la venta de entradas, o la transmisión de información a los que no pudieron asistir. Preguntamos a profesionales sobre el diseño y planificación de eventos que compartan consejos sobre elementos esenciales que deben estar presente en la Web. Les presentamos 10 cosas que debe incluir en su sitio Web del evento.

1. Una descripción clara del propósito del evento

Suena sencillo, pero no te olvides de ofrecer una visión general y rápida del evento. “Los sitios web de eventos a menudo carecen de una descripción simple y clara del propósito del evento y quien sacaría el máximo provecho en asistir“, dice Eric Downs de Grain & Mortar, una empresa de  estrategia, branding y diseño.

2 . Lo básico: cuándo y dónde

La fecha, hora y lugar del evento son los puntos más integrales de información“, dice Jessica Kausen, directora de eventos en Squarespace . “Esta información debe estar siempre disponible en la página principal si tiene varias páginas, y además asegúrese de que sea fácil de encontrar en cualquier lugar mediante la adición de la información en el encabezado o el pie de página.” Uso de iconos, tales como mapas o calendarios también puede ser útil en la retransmisión de un evento de detalles básicos, dice Brennan McReynolds de Event Farm. Y todos nuestros entrevistados estuvieron de acuerdo: Asegúrese de que su información de contacto es claramente visible en el sitio.

3 . Patrocinador servicios

Asegúrese de que usted está cumpliendo con los servicios de los patrocinadores“, dice Lee Kite, director de Chicago de eventos destacados de la Sociedad Americana del Cáncer. “Las promesas que haga de poner logotipos, nombres de los patrocinadores, las listas de patrocinadores, cualquier persona que está en el comité es extremadamente importante de cumplir. Y recuerde que este es un área de constante movimiento. A medida que nuevos patrocinadores vienen a bordo, usted constantemente tiene que actualizar su web. Así que asegúrate de que tienes a alguien la gestión de la información todo el tiempo, asegurándose de que esta actualizada, y que si le prometiste algo a un patrocinador o un inversionista, lo cumples.

4 . Enlaces a redes sociales

Ningún acontecimiento es una isla“, dice McReynolds . “Hoy en día , el compromiso previo y posterior al evento es tan importante [como el propio evento]. Mediante la adición de los enlaces a las redes sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn y Instagram a su Web, usted está permitiendo a los asistentes interactuar con su evento de una manera personalizada.” Las redes sociales también pueden ayudar a los huéspedes a volver a la web principal para imprimir las entradas, etc. “Hemos tenido mucha suerte al publicar el recuento de entradas restantes de un evento en Facebook y Twitter“, dice Downs. “Hemos visto un aumento directo de los solicitantes de registro después de publicar un tweet como : ¡Los boletos  se van rápido sólo quedan 50!“.

 5 . Un enlace para registrarse

Tener un lugar claro en el sitio Web donde los asistentes pueden comprar entradas o registrarse. Y no se olvide: diferentes métodos de pago para adaptarse a diferentes eventos. Para la Sociedad Americana del Cáncer Skyline Soiree, se pusieron a la venta las entradas para sus asociados, alrededor de $100 ya que el público está compuesto en gran parte de los jóvenes profesionales. “Se hace todo online – ni siquiera las invitaciones se envían en papel“, dice Kite. “Pero hemos aprendido que los patrocinadores que están comprando una mesa de $25,000 en realidad no quieren pagar online. Lo que  hacemos es tener disponible esta opción y que sea  su elección, también dejando claro donde pueden enviar un cheque o contactar a nuestro Departamento de Administración para dar la información de su tarjetas de crédito.

6 . Noche de información para los voluntario

Que sea fácil para los voluntarios obtener la información actualizada sobre dónde recoger los paquetes, como deben vestirse, los horarios, etc. “Esto también le da a la gente la oportunidad de inscribirse“, dice Lee.

7 . Un tema de cohesión

Si su web tiene refleja que es consistente con la información necesaria, incluyendo invitaciones y programas, puede ayudar enormemente con su estrategia de transmisión de información, dijo Kite. “Una combinación de colores coherente no sólo cuenta una historia de color, cuenta la historia de este evento.

8 . Vídeo

Con la creciente disponibilidad de las redes sociales enfocadas en la imagen como Pinterest y Vine, su público es cada vez más sensible a las imágenes y el vídeo“, dice McReynolds. “Ellos quieren ser cautivados al instante. Hacerlo mediante la sustitución de texto monótono por  imágenes y video” . Si añade animación o videos a su sitio, no te olvides de que debe ser compatible con los teléfonos móviles . Kite añade que mostrar un video del evento del año pasado puede ayudar a los asistentes  a generar emoción por la próxima interacción y saber un poco qué esperar.

9. Una sección de Preguntas Frecuentes

Un lugar donde los asistentes pueden leer sobre las preguntas más frecuentes evitará a los planificadores tener que hacer frente a las mismas consultas y otra vez. Considere la posibilidad de actualizar esta sección a medida que el evento se acerca. “A medida que nos preguntan, nosotros tomamos una decisión en cuanto a si sería una buena idea añadirla a nuestras preguntas más frecuentes” . “A menudo, los visitantes podrán volver a su web del evento varias veces para recordarse a sí mismos de los detalles del evento, y es importante que puedan encontrar facilmente  todo lo que necesitan para registrarse o ser patrocinador“, dice Downs.

10. Información posterior al evento

Asegúrese de actualizar el sitio del evento después de que este ha finalizado. “Publicamos una presentación sobre el eventos con vídeo y fotos, así como información sobre dónde la gente puede solicitar imágenes“.

Via | Bizbash