La buena experiencia de un asistente en un evento comienza por un check-in rápido, sencillo y con capacidad de resolver problemas. ¿A quién le gusta imprimir la confirmación del registro? ¿O esperar media hora para realizar el check-in? Y si hay algún problema, ¿esperar el último en la cola de registro? La respuesta es clara, a nadie. 

Esta experiencia hace que los asistentes accedan al evento cansados y de mal humor, más si cabe si el evento es de pago. Pero aprovechemos el acceso para dar una buena impresión y conseguiremos que los asistentes entren con ganas de disfrutar del evento y generar un ambiente colaborativo, un estado de ánimo que puede durar todo el día. 

También es importante facilitar un sistema de registro a los asistentes que lleguen al evento sin ningún tipo de confirmación o registro previo, sin perder datos por el camino y ofreciendo el mismo sistema de acreditación personalizada que a todo el mundo. 

Te proponemos 10 consejos para diseñar un acceso rápido y memorable:

 

1. Informa al asistente: Este primer consejo no es para el check-in, sino para antes incluso del día del evento. Para agilizar el proceso, envía un correo electrónico a todos los asistentes unos días antes de que comience, incluyendo su confirmación de registro y los detalles del check-in. Haz que sea aún más fácil incluyendo un código QR que puedan enseñar desde su móvil.

 

2. Reserva el espacio: Diseña un área de acceso donde los asistentes tengan espacio para registrarse, realizar el check-in y hacer cola de la manera más cómoda posible si fuese necesario. Piensa en los equipos y personal que utilizarás cuando diseñes el área de acceso. Para evitar problemas con el Wi-Fi, prepara siempre varias conexiones como alternativa. 

 

3. Prepara un plan B: ¿Que ocurre si a un asistente se le olvída el código QR o su confirmación? ¿Y si no está registrado? Diseña un proceso para este tipo de situaciones que sea claro para el asistente, rápido, que permita igualmente la acreditación y conserve todos los datos durante el proceso. Un sistema flexible que permita editar y añadir asistentes en tiempo real con tu registro es la solución ideal.

 

4. Acelera el proceso: Ofrece un acceso más rápido, como con nuestro sistema de lectura de QR, para que los asistentes puedan realizar el check-in y ser acreditados de manera rápida y eficiente. Los asistentes escanean el código QR en la entrada y reciben su acreditación impresa instantáneamente, un proceso completo en 20 segundos. Esta tecnología se podría integrar directamente con tu plataforma de registro para actualizar todos los datos en tiempo real. 

 

acreditaciones-personalizadas-para-eventos

 

5. Sonríe a la cámara: Utiliza una tecnología de Reconocimiento Facial para que el acceso a tus eventos sea aún más rápido. Con nuestra tecnología, los asistentes proporcionan una foto durante el registro, son reconocidos por las cámaras en el check-in y reciben su acreditación impresa instantáneamente, todo ello en 9 segundos. Los asistentes no necesitarán llevar ni presentar ningún documento de confirmación y la seguridad del acceso estará garantizada, además del caracter tecnológico que aporta a tu evento.

 

6. Los detalles son importantes: Aprovecha las acreditaciones para incluir información personalizada sobre el programa, la contraseña del Wi-Fi o el hashtag del evento directamente en ellas. ¿Y si tienes distintas categorías de asistentes y quieres diferenciarlas? Prepara distintos modelos para cada una de estas categorías con diferentes diseños, colores e incluso códigos QR para controlar el acceso en salas.

 

7. Prepara las respuestas: ¡No dejes nada al azar! Crea una hoja de preguntas frecuentes para tu personal, de esta manera podrán ayudar a los asistentes y resolver sus dudas. Esta hoja puede incluir información sobre las ubicaciones de las salas, los horarios de las sesiones o los contactos de emergencia. 

 

8. Obsequios y lanyards por separado: Mantén las bolsas de bienvenida y los lanyards para las acreditaciones lejos del área de check-in. Esto ayudará a evitar grandes aglomeraciones en la entrada y que los asistentes hagan una doble espera. En el caso de los lanyards, prepara una mesa separada del lugar de la impresión de acreditaciones y dirige a los asistentes aquí una vez la hayan recibido. 

 

9. Recibe y organiza la entrada: Haz que los asistentes se sientan bienvenidos y sepan exactamente lo que tienen que hacer. En eventos multitudinarios es común el uso de catenarias para dirigir las colas, pero para agilizar el acceso es importante dirigir al asistente por la cola correcta y avisarle para que tenga preparado el código QR u otro elemento necesario para acceder al evento. 

 

10. Los letreros marcan el camino: Evita que los asistentes se pierdan o no encuentren la próxima sala a la que dirigirse. Utiliza la cartelería para visibilizar los itinerarios y facilita mapas en las bolsas de bienvenida para que los asistentes puedan consultar esta información en cualquier momento. Otra opción sería la de incluir una aplicación del evento donde reunir toda esta información.

 

El evento se inicia en el acceso y todos sabemos la importancia de buen comienzo. En Orquidea Technology Group somos especialistas en la implementación de tecnología en los eventos para crear experiencias memorables. Contacta con nosotros ahora para diseñar un acceso innovador y rápido, a la vez que recogemos todos más información sobre tus asistentes.