Una y otra vez, se ha demostrado que los viajes de incentivos están entre los motivadores más poderosos para los equipos de ventas. Son tan eficaces que algunas organizaciones están comenzando a establecer criterios para que los empleados de otros departamentos puedan optar a participar.

Al diseñar viajes de incentivo es importante recordar que un solo tipo no encaja para todos los viajes. Cada viaje debe ser cuidadosamente planificado y personalizado sobre la base de los intereses de las personas que pueden asistir.

 

 

Algunos consejos rápidos para personalizar la experiencia de los viajes de incentivo:

 

1. Una vez que sepa qué empleados se han seleccionado para el viaje, envíe una encuesta.

Las aplicaciones para eventos hacen que el proceso sea rápido y fácil. Pregunte sobre los intereses, pasatiempos y los tipos de actividades y excursiones que los asistentes disfrutarán, además, recoja información sobre alergias, sensibilidades alimenticias, requisitos especiales del menú y desafíos físicos.

2. Planifique excursiones y actividades basadas en las preferencias de los participantes.

 

3. Si usted piensa proporcionar información turística y los huéspedes tienen que pagar por algunas de sus propias excursiones es mejor apostar por las experiencias personalizadas. No sólo reproduzca lo que está disponible en Internet.

Si las opciones proporcionadas están disponibles en línea, los participantes escogerán por precio y el DMC que proporciona el mostrador de información turística puede terminar con poco o ningún negocio.

 

Proporcionar la opción de traslados privados o compartidos para que no haya problemas de transporte para los viajeros.

4. Programe algunas actividades de grupo.

Como mínimo, organice un almuerzo de llegada o té (con una orientación), una recepción de bienvenida, una excursión de grupo y una cena de grupo en la última noches.

5. Sea muy consciente de las Regulaciones Locales.

Por ejemplo, los planificadores de eventos con sede en Ontario deben ser conscientes de que, debido a las regulaciones de TICO, sólo los agentes de viajes TICO registrados pueden reservar y pagar por hoteles, transporte y tours por cuenta de terceros. Esto se aplica sin importar el lugar al que los asistentes viajarán.

6. Garantizar suficiente tiempo libre para que los invitados puedan relajarse y perseguir sus propios intereses.

7. Busque opciones para personalizar incluso sobre la marcha.

Haz caso a la experiencia: Una vez tuve un invitado que estaba interesado en la jardinería. Esto no se supo hasta que estaba en el complejo. Por desgracia, la jardinería estaba subcontratada a otra empresa por lo que no fue posible conseguir dar un tour privado para un jardinero. Uno de los gerentes del complejo que tenía mucho  interés en la horticultura guió la excursión y el asistente volvió radiante y con un montón de fotos.

8. Seleccione un centro turístico con buena conexión de trasporte, incluso para personas que decidan llegar antes o para los que decidan extender su estadía.

Haz caso a la experiencia: Cuando los participantes deben pagar por separado por mejoras causa confusión. Comienzan las compras por comparación y su plan entero del transporte puede desaparecer.

 

Incluso si usted tiene que utilizar un DMC, asegúrese de negociar una tarifa por persona. Esa tarifa debe aplicarse si los individuos viajan con el grupo en un autobús o viajan en un minivan o en un automóvil porque prolongan su estancia.

9. Haga arreglos para que los huéspedes lleguen temprano el primer día y salgan tarde en el último día para dar más tiempo en el destino.

Dicho esto, si las familias asisten y el viaje termina el día antes de la escuela, las familias pueden querer la opción de volar antes.

10. Utilice el almuerzo de llegada o té para proporcionar una orientación acerca del resort, la cultura, la etiqueta local, y las expectativas.

El tiempo en el complejo es limitado, ocúpese en proporcionar información y mapas para familiarizar a los grupos con las instalaciones rápidamente. Utilice una aplicación para proporcionar un mapa del resort, el horario de las actividades y la guía del destino y sus alrededores.

11. Satisfacer las necesidades de las familias.

Las familias con bebés y niños pequeños querrán saber la ubicación del médico o la estación de enfermería.

12. Responda a las necesidades especiales de los asistentes con problemas físicos.

Los huéspedes con discapacidades pueden necesitar habitaciones en la planta baja con baños accesibles, cerca de la recepción o las zonas de comedor y traslados especiales a la playa y otras actividades. No asuma que sabe lo que los huéspedes necesitan. PREGUNTE.

13. Cree un itinerario personalizado para cada individuo (pareja o familia).

Se necesitará más trabajo, pero los itinerarios personalizados reducirán la confusión. Una vez más, las aplicaciones pueden simplificar el proceso. Incluso puede crear un módulo de «construir su propio viaje» que muestre actividades de grupo, tiempo libre y espacios de tiempo con una lista de excursiones desde la que los huéspedes pueden seleccionar.

 

En resumen

 

Algunos asistentes pueden optar por tumbarse en la playa, mientras que otros la oportunidad para realizar excursiones. De cualquier manera, ya que los viajes de incentivo son experiencias sobre las que se trabaja durante todo el año, el tiempo invertido en personalizar la experiencia hará una gran diferencia.

 

¿Qué pasos ha tomado para personalizar las experiencias de viaje de incentivo?