Muchas empresas se dedican a coordinar viajes de incentivo para diferentes tipos de Negocios.

En este tipo de viajes una Gran Compañía que llamaremos una MARCA, contrata a una compañía experta en preparar este tipo de experiencias que llamaremos un ORGANIZADOR,  este último se encarga de coordinar los traslados, el alojamiento, las comidas y todas las actividades que constituyen la experiencia en el sitio de destino.

Por lo general en los viajes de Incentivo se manejan grupos de no menos de 30 personas y en ocasiones pueden llegar a cientos de ellas,  muchas veces se realizan a sitios exóticos por lo cual son importantes los detalles:

• Legales (Pasaportes, Visas, Personas contacto en casos de emergencias)
• De Salud (Alguna condición médica destacable, alergias alimentarias, medicamentos especiales)
• De Ocio (Tour deseados, cenas, masajes, actividades deportivas)
• Personales (Tallas de Ropa, preferencias alimenticias, acompañantes)

Probablemente cada persona salga de un sitio distinto de un país o de un continente y exista una cantidad importante de variaciones en los trayectos de viaje que deban realizar. Adicionalmente se debe suministrar con cierta antelación una cantidad ingente de información acerca del destino,  sus atractivos y las actividades disponibles.

Hay diferentes actores que intervienen en la operación:

• La MARCA promotora del Evento. Quiere que la gente tenga una experiencia de viaje sin complicaciones y que su nombre quede en lo más alto. Son los que dicen a quiénes invitar y establecen las reglas de juego, por ejemplo si llevan acompañantes o no, el tipo de categoría de vuelo y de hotel de acuerdo al asistente, las actividades a realizar en destino y los obsequios que se van a ofrecer.
• EL ORGANIZADOR que permite que todas las premisas establecidas por la MARCA con la asesoría de ellos, se lleven a efecto de la mejor manera.
• Los Asistentes que son los destinatarios finales del servicio y que son el origen de mucha de los datos básicos necesarios en este tipo de actividad y que a su vez son los reciben mucha de la información que vamos generando.

¿Cómo es el flujo de la Información actualmente?

• La MARCA normalmente tiene una hoja de cálculo con los nombres, cargos y compañías a los que pertenecen las personas que se quieren invitar.
• Pasan esta hoja al ORGANIZADOR que sigue completando la información con los datos de vuelos, teléfonos, correos electrónicos e información que de manera estructurada o no les va llegando a las hojas de cálculo. Mucha información de los asistentes se recaba por teléfono. Con todos estos datos tienen que tramitar la parte operativa del viaje.
• Los asistentes van recibiendo a cuenta gotas información acerca de sus desplazamientos, el destino, las actividades disponibles. Muchos de ellos reciben parte de la información vía electrónica mientras muchos organizadores todavía usan una gran Carpeta con toda la información. La Carpeta muchas veces se pierde, le falta información o se pierden las hojas.

¿Por qué mejora cambiar el modelo y usar una App en un viaje de incentivo?

Con la Plataforma adecuada puedes definir una invitación y enviarla a los potenciales asistentes, esta plataforma te permite tener un nivel de seguimiento que permita saber quiénes han recibido la invitación, quiénes la han abierto y por supuesto los correos incorrectos que no han llegado al destinatario.

Con la invitación enviada el asistente este puede decidir ir a la pantalla de registro en donde ellos mismos ingresan la información de primera mano y en dónde cada asistente pueda modificar su información si no estuviera actualizada o tuviera fallos.  A medida que se cargan los datos se va generando la información operativa que servirá de base al ORGANIZADOR para realizar su trabajo.

El ORGANIZADOR en cualquier momento tiene visibilidad de quienes se apuntan y el detalle de toda la información que ingresan, con estos datos pueden decidir enviar correos de recordatorio para los que no se han apuntado, o correos de agradecimiento para los que lo han hecho. Además de empezar a tramitar todo lo referente al viaje con una Base de Datos consolidada y no con una cantidad de hojas de cálculo con toda la información desperdigada.

El Asistente va recibiendo informaciones de cómo va el proceso de manera inmediata. Por ejemplo un correo que le indique que se ha inscrito satisfactoriamente o que ha escogido el tour deseado y de igual manera a medida que se van generando nuevas informaciones se van actualizando en su App. Por ejemplo pueden tener el detalle de:

• Todos los trayectos de viaje de forma individualizada con los datos de billete electrónico
• Los detalles de su reserva de hotel con información detallada del hotel y los servicios que están incluidos en su reserva y cuáles no
• Información acerca del destino con todo el nivel de detalle que se pueda desear: Restaurantes, Monumentos, Sitios de Interés.
• Agenda de actividades tanto profesionales como de Ocio.
• Notificaciones push enviadas a los asistentes a través de todo el viaje para informar acerca de cambios o modificaciones.
• Información de Seguridad relativa al viaje.
• El tiempo, el código de vestimenta y cualquier otro aspecto de interés-

La MARCA ve reforzada su imagen porque los asistentes tienen en la palma de la mano toda la información del evento realizada con un branding específico, con unos colores corporativos, con un mensaje que se quiere transmitir; adicionalmente tiene un canal de comunicación directo con todos los asistentes. Igualmente se pueden hacer encuestas de satisfacción bien a nivel de actividades o a nivel del evento global.

En síntesis los beneficios pudieran resumirse así:

• El usuario ingresa el grueso de los datos necesarios directamente desde su ordenador o desde su dispositivo móvil.
• Toda la información queda centralizada en una Base de Datos. No dispersa en muchas hojas de cálculo. El organizador tiene la información estructurada para realizar mejor su trabajo.
• Los Asistentes pueden tener acceso inmediato a gran cantidad de información: Agenda, Asistentes, Ponentes (si los hubiera), Información en detalle acerca de actividades especiales, Información detallada del destino, Información acerca datos de seguridad para el viaje, Acceso inmediato al personal de STAFF a través de la App, Acceso a documentación, aquí las posibilidades son bastante amplias en cuanto a la información a incluir.
• La MARCA proyecta una imagen de actualización a los nuevos tiempos, refuerza su branding, tiene una forma eficaz de comunicarse con los asistentes, reaccionar ante los cambios y medir el resultado general de la acción de INCENTIVO.

Es importante dejar claro que el Organizador debiera buscar una empresa especializada en este tipo de tecnología para realizar este trabajo de forma de garantizar los beneficios antes mencionados a toda la cadena de valor.