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31 Ene

Posted at 16:54h in Apps para eventos, Consejos, Eventos by

Con tantos canales de marketing disponibles para sus empresas patrocinadoras, ya no puede asumir que volverán año tras año para exponer en su evento. Hoy en día, proporcionarles un valor real debe ser algo más que ofrecer un espacio de stand de primera calidad. Para asegurarte de que consigues su aceptación de nuevo el año que viene, tienes que facilitarles la capitalización de las oportunidades de generación de leads disponibles para ellos en el sitio. Al ofrecerles una aplicación de captación de clientes potenciales rentable, les ayudarás a aprovechar al máximo las conversaciones que tienen con tus asistentes.

Por lo general, los expositores intercambian detalles con los asistentes mediante tarjetas de presentación o formularios de contacto en papel en su stand. Esto hace que sea difícil para ellos reunir y obtener clientes potenciales, hacer un seguimiento con ellos rápidamente después del evento y medir el valor de exponer en su evento. Una aplicación de captación de leads les permitirá hacer todo esto en segundos.

En esta entrada del blog, aprenderás cómo una aplicación de captación de leads ayudará a tus expositores:

  • Capture, puntúe y haga un seguimiento eficiente de los clientes potenciales
  • Agiliza sus flujos de trabajo con procesos más sostenibles
  • Justifica el costo de exponer en tu evento el próximo año

Además, también compartiremos dos consejos adicionales sobre otras formas en que una aplicación de captura de clientes potenciales puede ayudar tanto a los planificadores como a los expositores.

Capture, puntúe y haga un seguimiento eficiente de los clientes potenciales

Introducir manualmente los datos de contacto de los asistentes en una hoja de cálculo desde su credencial o tarjeta de visita es un proceso que requiere mucho tiempo. Esto ralentiza el seguimiento posterior al evento, y el error humano puede comprometer la integridad de los datos.

Los expositores deben recopilar rápidamente clientes potenciales y calificarlos. Esto permite a sus equipos de ventas y marketing priorizar fácilmente a quién dirigirse. Pero, ¿qué soluciones están disponibles para usted cuando las herramientas de lead retrieval como las de CVENT, son prohibitivamente caras?

La aplicación Lead Capture de EventMobi es una opción rentable para los planificadores de eventos. Permite a los expositores capturar automáticamente la información de contacto de los asistentes escaneando un código QR físico o digital. Esto significa que los datos siempre serán precisos y el personal del stand puede evitar la incomodidad de las tarjetas de visita perdidas.

Los expositores pueden agregar sus propias preguntas de calificación con campos personalizados. Esto les ayudará a calificar a los clientes potenciales en función de criterios como el cargo, la industria y la intención de compra. De este modo, los expositores y patrocinadores pueden centrarse en los clientes potenciales que tienen más probabilidades de convertirse en clientes. También pueden descargar toda la información de contacto de los clientes potenciales que han escaneado directamente en su CRM o plataforma de automatización de marketing junto con sus notas.

Optimice los flujos de trabajo con procesos sostenibles

En los últimos años, ha habido una tendencia creciente hacia hacer que los eventos sean más sostenibles. Las empresas están estableciendo objetivos de RSC para animar a los planificadores y expositores a organizar y participar en eventos sostenibles.

La reducción de la cantidad de desperdicio de papel generado por los eventos comenzó cuando los planificadores optaron por usar aplicaciones móviles para eventos en lugar de guías de espectáculos en papel. Ahora, la tecnología de eventos ha madurado hasta el punto de que casi todos los procesos se pueden gestionar digitalmente.

Un pequeño ejemplo de cómo están cambiando los procesos tiene que ver con la creación de redes con tarjetas de visita. Hoy en día, es mucho menos probable que los asistentes y expositores regalen o coleccionen tarjetas de visita durante un evento. En cambio, conectarse en plataformas de redes sociales como Linkedin o escanear acreditaciones es la forma preferida de hacer nuevas conexiones.

Una aplicación de lead retrieval elimina la necesidad de formularios en papel y tarjetas de visita. La captura digital de información de contacto es un proceso rápido, eficiente y más sostenible para los expositores. La aplicación EventMobi Lead Capture funciona sin conexión, por lo que incluso si Internet se cae, pueden seguir recopilando clientes potenciales. Esta es una de las muchas estrategias de eventos ecológicos que se pueden utilizar para ayudar a combatir la crisis climática.

Justifica el costo de exponer en tu evento el próximo año

Los organizadores de eventos están cada vez más presionados para garantizar que los patrocinadores obtengan más valor de la exhibición. Los planificadores deben facilitar la cuantificación del valor de asistir al evento en relación con los costos de exhibir. Los datos ayudarán a probar (¡o refutar!) esto.

Lo primero que los expositores quieren saber es cuántos clientes potenciales han recogido. En segundo lugar, quieren identificar cuántos de esos clientes potenciales están calificados. El número y la calidad de los clientes potenciales son métricas cruciales de éxito en tiempo real. Estos datos ayudan a los expositores a decidir qué eventos merecen una parte de su presupuesto.

La aplicación Lead Capture de EventMobi facilita a los expositores ver el número y la calidad de los clientes potenciales generados a partir de un evento. La función de calificación por estrellas ayuda a los expositores a calificar sus datos de clientes potenciales en segundos. Así es como recomendamos usarlo:

  • Una estrella significa que no se requiere seguimiento de ventas, agreguelos a la base de datos.
  • Tres estrellas indican que el contacto es un cliente potencial que se asignará a un representante de desarrollo comercial para una calificación adicional.
  • Cinco estrellas pueden indicar una buena oportunidad para que un ejecutivo de cuentas haga un seguimiento inmediato.

Los planificadores no pueden controlar la forma en que las empresas expositoras interactúan con los asistentes in situ o después del evento. Sin embargo, una aplicación de lead retrieval les facilitará la gestión de clientes potenciales y verá el ROI de la exhibición. Si son capaces de generar más ingresos a partir de los clientes potenciales capturados de lo que cuesta exhibirlos, se asegurará su aceptación nuevamente el próximo año.

Con una aplicación de lead retrieval después de escanear una credencial de asistente, los patrocinadores pueden usar la conversión de voz a texto para agregar notas de manera rápida y eficiente en su conversación antes de pasar a la siguiente.

Conclusión

Una aplicación de lead retrieval ayudará a los expositores de eventos a capturar, puntuar y hacer un seguimiento eficiente de los clientes potenciales. Les permite optimizar sus flujos de trabajo con procesos más sostenibles y ver fácilmente el retorno de la inversión de la exposición.

Con la aplicación Lead Capture que te podemos ofrecer puedes proporcionar a los expositores y patrocinadores la herramienta que necesitan para alcanzar los objetivos de su evento. Ofrece a los expositores la capacidad de capturar automáticamente información valiosa de los asistentes, calificar a los clientes potenciales en el acto y prescindir del papel con procesos optimizados. Contacta con nosotros para saber más.

Artículo original: 4 formas en que una aplicación de captación de clientes potenciales ayudará a los expositores a aprovechar al máximo su evento | EventoMobi (eventmobi.com)

04 Jul

Posted at 17:12h in Eventos, Seguridad, Tecnología by

En la era digital que atravesamos, los datos y la información de los eventos se han trasladado a la nube, esto aporta numerosas ventajas: espacio de almacenamiento, disponibilidad inmediata, facilidad en el tratamiento, velocidad en el procesamiento y un largo etcétera, de eso no hay duda, sin embargo, trae consigo nuevos desafíos relacionados con la seguridad. En este artículo veremos lo importante que es la seguridad de la información en eventos como ventaja competitiva.

En el sector de los eventos, está implícito el proceso de recopilar, tratar y el almacenar múltiples datos, algunos de ellos, datos de carácter personal (en ocasiones sensibles). Esto corresponde a todos los implicados en el evento: asistente – organizador – proveedor. Es esencial garantizar que estos datos estén protegidos contra ciber amenazas además de cumplir con las regulaciones de privacidad vigentes. Una pérdida o filtración de datos constituye un incidente que tiene implicaciones diversas tales como: pérdida de confianza, robo de identidades, multas y sanciones, daño a la imagen corporativa, costos de remediación y hasta un impacto en la continuidad del negocio. 

Normalmente en las organizaciones se adoptan altos estándares de seguridad en todas y cada una de las diferentes áreas, entonces ¿por qué no hacer lo mismo cuando se organiza un evento? 

Existen varias acciones para establecer un perímetro de seguridad alrededor de la información, a continuación, te detallamos algunas: 

  • Clasificar la información: la confidencialidad es un eje transversal entre todos los implicados en el desarrollo de un evento por lo que se deben establecer niveles de confidencialidad para cada grupo y un proceso para el intercambio de información, con ello se minimizan los incidentes. 
  • Implementar controles de acceso: el uso de contraseñas robustas, autenticación de doble factor y sistemas de inicio de sesión, son fundamentales para protegerse del acceso no autorizado. 
  • Compartir la información de forma segura: se debe procurar el uso de herramientas, plataformas, apps, que cuenten con un estándar de seguridad cuando se intercambia información entre dos o más grupos. Este punto se relaciona con los anteriores, pues la herramienta elegida debe al menos tener un panel de control para los accesos, gestión de permisos, encriptar la información, tracking de los usuarios, entre otras características propias de la seguridad. 
  • Anticiparse y/o reaccionar: llevar a cabo un análisis de amenazas, vulnerabilidades y capacidad de respuesta ante un fallo en la seguridad de la información es casi que obligatorio. Contar con un plan de recuperación y procedimientos ante desastres puede ser decisivo. 

En lo que respecta a los proveedores, estos deben contar con plataformas tecnológicas a ser posible certificadas en lo relativo a la seguridad en la información, de esta forma complementamos las medidas que como empresa adoptemos internamente. Existen algunas certificaciones internacionales tales como ISO27001 y SOC2 que aseguran que la tecnología y los procesos de los proveedores que las poseen, han implementado rigurosos controles de seguridad y prácticas de gestión de riesgos. 

Por otra parte, disponer de un proveedor de hosting de máxima calidad es crucial. AWS (Amazon Web Services) es ampliamente reconocido en la industria por su enfoque en la seguridad y la protección de datos. Ofrece infraestructuras robustas y altamente seguras, con medidas de seguridad avanzadas, tales como: 

  • Seguridad física: Los centros de datos de AWS cuentan con estrictos controles de acceso, vigilancia 24/7 y medidas de protección contra incendios y desastres naturales. 
  • Protección de datos: AWS implementa encriptación de datos en tránsito y en reposo, así como servicios de gestión de claves y opciones de control de acceso granular. 
  • Cumplimiento normativo: AWS cumple con numerosos estándares y regulaciones de seguridad, como ISO 27001, SOC2, GDPR, entre otros, garantizando la protección de la información. 

El uso de mecanismos de seguridad vinculados a la protección de la información en todas las fases del evento (planificación, desarrollo y post-evento) trasmite confianza a todos los implicados, lo que permite fortalecer las relaciones colaboración a largo plazo entre organizadores – proveedores y en el caso de los asistentes, brindar la tranquilidad de que sus datos están protegidos. Sin duda, esto incrementará la satisfacción y será una ventaja competitiva en un sector que cada vez se preocupa más por la seguridad de la información. 

Si quieres contar con un aliado tecnológico comprometido con la seguridad de la información, no dudes en comentarnos acerca de tu evento, en Orquidea Technology Group contamos con la certificación ISO 27001 y nuestras herramientas tecnológicas están alineadas con la protección de datos. 

17 Ene

Posted at 12:06h in Tecnología by

Puede que los planificadores de eventos estén más familiarizados con la tecnología de eventos que nunca, pero el ritmo acelerado de la innovación significa que la alfabetización tecnológica es un objetivo en movimiento. EventMB ha hablado con varios expertos para entender qué necesitamos de la tecnología, sus prioridades y puntos débiles para los eventos en 2022. Aquí puedes leer lo que hemos descubierto.

Los dos últimos años han sido una montaña rusa para los organizadores de eventos, ya que se han orientado hacia estrategias virtuales e híbridas en medio de los giros de un entorno pandémico muy inestable. En el camino, están lidiando con una avalancha de nuevas tecnologías para eventos que a menudo vienen con curvas de aprendizaje empinadas y un apoyo inadecuado. ¿Hacia dónde se dirige todo esto y cuáles son las implicaciones a largo plazo para el sector?

EventMB ha hablado con varios profesionales de la gestión de eventos sobre lo que están experimentando en el panorama virtual/híbrido, que cada vez parece ser más que una solución temporal. Aunque reconocen los retos que plantean los entornos virtuales e híbridos, también consideran que estos formatos ofrecen oportunidades para aumentar el rendimiento de la inversión y cambiar la forma en que las organizaciones abordan el marketing de los eventos.

Curvas de aprendizaje y necesidad de apoyo

EventMB: Nuestra encuesta más reciente indica un descenso en el nivel de comodidad que los planificadores tienen con la tecnología para eventos. ¿A qué cree que se debe esto?

CURVAS DE APRENDIZAJE PRONUNCIADAS

Liz Caruso, directora general de Liz King Events y Techsytalk: Está la evolución de las diferentes plataformas tecnológicas para eventos, no sólo las virtuales, sino todas las que tienen que ver con la tecnología para eventos. Lo que veo con los planificadores de eventos es que, aunque entiendan la importancia de la tecnología en la estrategia de eventos, en términos de comprensión personal de cómo usar la tecnología, todavía hay un vacío.

Renee Radabaugh, presidenta de Paragon Events: Siguen existiendo problemas con los productos desde el punto de vista de la rapidez con la que cambian y se evalúan a medida que se amplían las solicitudes de servicio. Yo lo llamo «requisitos ampliados 2.0, 3.0 y 4.0». En el momento en que se produce el evento, las actualizaciones siguen llegando a los productos.

Kathryn Frankson, directora de marketing de eventos de Informa: La tecnología para eventos ha evolucionado a un ritmo impresionante en los últimos 21 meses y los proveedores están ampliando sus productos y su personal para gestionar la demanda de una forma sin precedentes. Los retos para los organizadores han sido que existe una mentalidad de «no sabemos lo que no sabemos» en torno a las nuevas plataformas, dadas las pronunciadas curvas de aprendizaje que presionan a las empresas tecnológicas para que ofrezcan una formación profunda y continua. A menudo, los organizadores tienen que dar una respuesta rápida al mercado, y en los eventos virtuales o híbridos en directo es donde pueden surgir los matices y los retos en tiempo real.

FALTA DE APOYO EN UN MOMENTO DE CRECIENTE NECESIDAD

Radabaugh: Con eso [el rápido cambio] llega el estrés del apoyo humano, ya que los proveedores no siempre tienen a su personal formado y puesto al día con la suficiente rapidez. A veces, hay que subcontratar el personal, por lo que éste va aprendiendo sobre la marcha.

Caruso: [Muchas empresas tecnológicas] están proporcionando mucho menos apoyo. He visto muchas empresas que cobran por la asistencia en función del paquete que se adquiere. Y su defecto es pasar a la asistencia por chat y otros servicios en los que los planificadores no obtienen respuestas a sus preguntas rápidamente. Este modelo simplemente no funciona para un evento en vivo donde los problemas necesitan respuestas inmediatas y el tiempo es esencial.

Radabaugh: El chat en línea es una oferta que ayuda cuando no estás en tiempo de crisis, pero cuando necesitas asistencia en tiempo real, se necesita una persona en vivo.

SOLUCIONES

Radabaugh: Nos encontramos ofreciendo sugerencias, expresando necesidades y compartiendo ideas con los equipos de desarrollo para que puedan mejorar en el camino.

Frankson: Es fundamental que los organizadores y los proveedores de tecnología se pongan de acuerdo en la aplicación y el apoyo de la tecnología virtual. El camino hacia el éxito es un modelo de propiedad compartida con un plan de comunicación establecido en la fase inicial y la asignación de personas directamente responsables (tanto dentro de su organización como del proveedor elegido) que se encarguen de la configuración y las pruebas.

El Potencial de los Eventos Virtuales e Híbridos

EventMB: Aunque la pandemia les dio importancia, los eventos virtuales e híbridos buscan ser algo más que soluciones temporales. A medida que se convierten en elementos permanentes, ¿cómo deberíamos ver su potencial a largo plazo para lograr un cambio positivo?

COMODIDAD Y MICROCOMPROMISOS

Frankson: Los eventos virtuales e híbridos se han convertido en una oportunidad increíble para los planificadores. Tenemos oportunidades reales para que el público haga microcompromisos antes de asistir a una experiencia de evento en persona que posiblemente tenga un precio elevado y requiera un compromiso de varios días.

Caruso: Creo que las empresas que organizan «eventos de vuelta a la presencialidad» conseguirán un público, pero al cabo de uno o dos años verán cómo ese público desaparece rápidamente. Los asistentes están entusiasmados por volver después de haber estado encerrados, pero luego van a decir: «Dios mío, todo ese viaje, todo ese gasto. Podría haber conseguido todo eso gratis en casa, en pijama con mis hijos corriendo». Y sólo las marcas inteligentes que se adhieren a lo virtual ahora son las que lo entenderán realmente para cuando todos los demás piensen: «Vale, tenemos que volver a añadir este componente virtual».

EL VALOR DEL PATROCINADOR A PARTIR DE UN MAYOR ALCANCE Y UN COMPROMISO DURANTE TODO EL AÑO

Radabaugh: Cualquiera que siga pensando que las plataformas virtuales e híbridas son una tirita o una solución temporal debería reconsiderar este punto de vista. Si la situación de COVID nos ha enseñado algo, es que nada es normal y nada es igual. Construir audiencias con ellas es una obviedad. Hemos visto cómo se lanza una amplia red para la asistencia, que a veces llega hasta el 300%, al tiempo que vemos opciones de asistencia gratuita o con precios más bajos. Desgraciadamente, esto no ayuda a demostrar el valor del contenido, pero es una buena manera de mantener contentos a los patrocinadores en una época en la que el dinero del patrocinio es más importante que nunca, porque los patrocinadores se esfuerzan por entender el retorno de la inversión virtual.

Caruso: Ayudará si podemos demostrar más valor a nuestros patrocinadores a través de un mayor alcance, o incluso sólo una audiencia más específica a la que puedan llegar de forma asíncrona con todos estos canales diferentes. Si se añaden cosas como el podcasting, se podría recaudar mucho más dinero por el lado del patrocinio. Todo el mundo habla de la pérdida de dinero de los patrocinadores, pero en realidad creo que hay mucho potencial aquí. Tenemos que idear formas de ampliar el retorno de la inversión más allá del propio evento y crear patrocinios anuales con mayor alcance y asociaciones más duraderas. Es probable que los patrocinadores sigan teniendo problemas con los eventos virtuales, ya que han sido condicionados para los eventos en vivo que incluyen apretones de manos, mirar a los ojos a los socios potenciales y una sólida participación de la audiencia.

VALOR DE MARKETING DEL CONTENIDO CREATIVO

Frankson: También existe una enorme oportunidad de aportar valor, profundizar en las relaciones y utilizar los eventos virtuales como un increíble canal de marketing. La clave del éxito está en creer en el poder que ofrece lo virtual, dejar de lado la idea de que lo virtual es secundario con respecto a los eventos presenciales y afianzarse en el valor que ofrece tanto a usted como a su público. Aquí también entra en juego la creatividad en la programación, el formato de los contenidos y el tiempo. El público pasa mucho tiempo mirando las pantallas, y le prestará atención si es capaz de desarrollar algo que merezca su tiempo. Creo que los planificadores de eventos y los profesionales deberían seguir apostando por la tecnología de forma individual, tal y como hemos hecho con el registro, el sistema audiovisual, etc. La realidad de los componentes virtuales e híbridos de los eventos es que los organizadores deben seguir diseñando contenidos y experiencias que faciliten el compromiso.

Lista de deseos tecnológicos 

EventMB: ¿Cómo le gustaría que evolucionaran los productos tecnológicos este año? ¿De qué deberían ocuparse?

HERRAMIENTAS Y TÁCTICAS DE COMPROMISO FUERA DE LO COMÚN

Caruso: Me interesa específicamente el compromiso, cualquier empresa que esté tratando de pensar out of the box. ¿Cómo conseguimos que la gente interactúe? Podría ser sólo virtual o híbrido, con ideas sobre cómo combinar las dos audiencias y sus opciones de compromiso.

Radabaugh: Si tuviera una lista de deseos, incluiría una forma de hacer participar a los asistentes virtuales de una manera que se parezca más a un evento en vivo y una forma mejorada de chatear y conversar.

MÁS CANALES DE CONTENIDO

Caruso: También me interesan mucho las plataformas que permiten a los organizadores de eventos compartir contenidos de diferentes maneras, como los podcasts. La idea de que una audiencia comprometida no siempre se ve como caras en el Zoom que te sonríen. Muchas veces es por eso que los podcasts son tan populares. A la gente le encanta ponerlo de fondo, absorber el contenido e interactuar de forma asíncrona. Ese sector de la tecnología es realmente interesante para saber hacia dónde vamos en el futuro, especialmente este año.

LA ESTRATEGIA CORRECTA PARA LAS ANALÍTICAS DE EVENTOS

Caruso: Otra categoría es la analítica. Creo que lo virtual nos da todos estos datos y que la gente mira los números y piensa: «Eso no fue tan exitoso». Pero la verdad es que no creo que estuviéramos mirando esos mismos análisis para los eventos en persona porque simplemente no teníamos acceso a esos puntos de datos. Los planificadores deben ser capaces de argumentar lo que lo virtual nos permite hacer con nuestras audiencias y con nuestros objetivos de marketing y ventas, no sólo en comparación con los eventos presenciales, sino año tras año. Los reportes analíticos pueden ser muy potentes, ya que tenemos acceso a ellos y a la historia que pueden contar.

Radabaugh: Creo que los análisis disponibles son bastante buenos. Sin embargo, los planificadores de eventos deben saber de antemano qué datos se necesitan y asegurarse de que la plataforma puede proporcionarlos. Por ejemplo, ¿es imprescindible medir el tiempo de pantalla?

Frankson: Para mí, tener un socio de éxito del cliente claro y una sólida comprensión y acceso a la analítica y a cualquier aspecto de la construcción que permita una gran experiencia del cliente es lo que hace un gran socio tecnológico y una experiencia sólida.

MEJOR SOPORTE DE CHAT

Radabaugh: Los chats en línea tienen que evolucionar, ya que esta es probablemente la mayor carencia que he visto. Tienen que estar menos automatizados e incluir una moderación más sofisticada. Por lo general, no se puede esperar recibir respuestas en tiempo real a las preguntas, ya que éstas deben enviarse con antelación.

Contratos tecnológicos 

EventMB: Con todos los cambios rápidos que se están produciendo, ¿cuál es el impacto en las relaciones entre planificadores y proveedores de tecnología? ¿Son más aconsejables ahora los contratos a corto plazo?

Radabaugh: Son muy pocos los casos en los que recomiendo a nuestros socios contratos de varios años. El panorama de los proveedores de tecnología y las plataformas es un mercado en constante cambio. Se producen adquisiciones, los proveedores de software no siempre siguen el ritmo de desarrollo, o los proveedores se desarrollan demasiado rápido para emplear el servicio ofrecido cuando se inició el acuerdo. Lo más importante es recordar que las necesidades del cliente también cambian siempre. Cada vez que planificamos un programa virtual o híbrido, nos enteramos de algo nuevo que el cliente necesita o desea, y a veces es difícil encontrar esa plataforma y ese proveedor de tecnología «de talla única» que pueda dar soporte a la inmensa cantidad de requisitos del cliente.

Caruso: Hace unos años, el planificador típico firmaba un contrato de tres o cinco años con una empresa de registro. Cuando todo empezó a cambiar, firmaron todos estos contratos de un año. Ahora los planificadores tienen que reevaluar toda su cartera de tecnología. Eso es muy difícil de hacer cuando la tecnología cambia tan rápidamente. Y muchos planificadores ni siquiera se sienten cómodos haciendo la evaluación en primer lugar. El otro componente son las necesidades cambiantes de sus propias partes interesadas. Creo que lo que su jefe puede decir que necesitan es diferente de lo que dice el personal de marketing o de ventas. No hay mucha coincidencia en cuanto a los próximos pasos o la dirección que tomamos.

Frankson: Puede ser muy difícil cambiar de proveedor de tecnología. El objetivo con un evento virtual o híbrido es siempre una experiencia limpia y nítida con su primer evento. La realidad puede ser que la curva de aprendizaje pasa por ese evento y los eventos siguen siendo más suaves y manejables en el futuro. Puede ser tentador, si hay desafíos, hacer una modificación de la asociación. Sin embargo, yo diría que hay una gran ventaja en profundizar en una asociación de trabajo. Permitir a su equipo el tiempo necesario para realizar una construcción adecuada, gestionar bien el registro y los datos, devolver los análisis y comprender las implicaciones de la experiencia dentro de la plataforma puede convertirse en una enorme ventaja competitiva.

MaryAnne Bobrow, presidenta de Bobrow & Associates: Los planificadores deben decidir la duración de sus contratos para este tipo de eventos [híbridos y virtuales], sobre todo cuando el proveedor de la plataforma es nuevo, con una relación aún no establecida. Los contratos de varios años suelen ser económicamente convenientes cuando se hacen con un proveedor con el que el planificador ha establecido una relación y el proveedor es visto como un socio estratégico.

Integración del marketing

EventMB: ¿Las nuevas tecnologías y formatos están influyendo en la forma en que las organizaciones consideran el marketing de los eventos? ¿Se está integrando más el marketing de eventos con la estrategia general de marketing de contenidos de una organización?

Caruso: Creo que las organizaciones de eventos se van a integrar un poco más con los equipos de marketing de contenidos en general. Será interesante ver cómo funciona, cómo funciona la monetización y cómo funciona el trabajo conjunto. Pero también lo que significa para alcanzar los objetivos cuando esos departamentos están más alineados que en el pasado.

Frankson: El marketing de eventos debería convertirse en un elemento central de la estrategia global de marketing de cualquier marca. A través de una serie de eventos virtuales inteligentes y sólidos, se puede aumentar la base de la audiencia, ofrecer contenido a diferentes personas, comprender qué subconjunto de la audiencia está comprometido (o que ha vuelto a comprometerse), crear contenido pilar que se puede reutilizar en otros canales, y le da una manera de entender su mercado más profundamente sobre la base de lo que está funcionando y ganando asistencia.

Si se trata de un tema crítico o de un gran discurso, la comercialización de un evento virtual ofrece a las marcas algo que promocionar que no se limita a los anuncios de sus propios productos, lo que hace que el intercambio de valor para el público sea mucho más emocionante.

EN CONCLUSIÓN

A medida que la pandemia se prolonga sin fin, los planificadores se están dando cuenta de que los formatos virtuales e híbridos no son sólo soluciones temporales, sino que tienen el potencial de introducir cambios positivos, como la creación de audiencias y la obtención de influencia de marketing para los eventos. Al mismo tiempo, los proveedores de tecnología deben mejorar su apoyo a los organizadores y facilitar la participación del público.

Desde Orquidea Technology Group ofrecemos siempre el mejor apoyo a los organizadores de eventos, para que estos sean un éxito y que tanto audiencia como el resto de participantes queden satisfechos; contacta con nosotros para asesorarte sobre cual es la mejor tecnología para cubrir todas las necesidades de tu evento, y conseguir así que este sea inolvidable.

 

*Artículo original: https://www.eventmanagerblog.com/event-tech-planner-priorities-2022

26 Mar

Posted at 12:30h in Eventos by

Aunque esta crisis es ante todo muy personal, ya que nos preocupamos por cómo mantener a nuestros amigos y familiares a salvo, el impacto económico en el sector de los eventos ha sido inmediato y nuestra industria se enfrenta ahora a uno de los mayores retos que hemos visto en nuestras vidas; necesitamos mantener el ritmo para volver más fuertes.

Es triste escuchar cómo planificadores y otros trabajadores del gremio han tenido que parar todo trabajo y quizás hasta cerrar su empresa, al menos durante un tiempo hasta que esto pase. Todos los que estamos inmersos en esta industria nos quedamos sin palabras, ¿cómo podemos ayudar a nuestros clientes? ¿Cuándo terminará esto? ¿Será como en los viejos tiempos cuando volvamos? Lo más díficil de la situación es que todos hemos tenido que tomar medidas y decisiones muy complicadas para tratar de mantener la continuidad de nuestros negocios pese a tanta incertidumbre. 

A medida que continuamos aislándonos para proteger a los más vulnerables al virus, nos damos cuenta ahora de reunirnos cara a cara y conectar a unos asistentes con otros, una acción que teníamos por algo completamente normal y dábamos siempre por sentada, es un gran privilegio. 

Se necesitan eventos para que podamos compartir conocimientos, impulsar el cambio, alimentar el crecimiento y construir comunidad; conectar a unos asistentes con otros y con los ponentes y las marcas en persona es vital, es una conexión emocional que dificilmente se consigue de manera virtual. Es trágico ver sufrir a nuestros clientes, cancelar reuniones en las que se ha trabajado tan duro y perder valiosos empleados porque la situación te obliga a ello. 

Como muchos otros en el negocio, hemos tenido que tomar las decisiones difíciles para ser capaces de hacer frente a esta situación sin precedentes y poder apoyar a nuestros actuales y potenciales clientes cuando todo vuelva a la normalidad y el negocio MICE resurja con fuerza. Además aquí seguimos para servir a nuestros clientes y a la industria y poder ofrecer el nivel de trabajo duro, compromiso y calidad que siempre tratamos de proporcionar. 

Por ahora no hay opción de ningún tipo a la hora de hacer eventos en vivo. Pero quizá esta  drástica situación que nos ha obligado a ver todo desde otra perspectiva, nos ayude a hacer cambios en parte de nuestra estrategia general de eventos de cara a los próximos que vengan. Es difícil decir con certeza si la tecnología y la experiencia online en general será apropiada para todo tipo de eventos, o si los asistentes obtendrán suficiente valor de estas experiencias para considerar que este es un formato convincente cuando ya no es una necesidad. 

Trabajaremos duramente para poder ofrecer diferentes opciones a nuestros clientes para llevar a cabo conferencias virtuales y eventos en línea, ya que existe la oportunidad de que nuestros clientes amplíen su audiencia en línea y mantengan a sus comunidades entusiasmadas y comprometidas mientras asisten a reuniones a distancia, especialmente porque se han pospuesto tantas reuniones. 

También ofreceremos servicios a medida para tus eventos online y tu estrategia general de eventos ahora o en el futuro, para no sólo ofrecer nuestra tecnología habitual sino la ayuda que se precise con la gestión de proyectos, el diseño gráfico y los servicios de apoyo para garantizar que tus reuniones online sean profesionales, estén bien preparadas y, lo que es más importante, sigan siendo memorables y atractivas. El éxito de un evento online no solo depende de las plataformas que se utilicen si no de muchos otros factores con los que también estamos comprometidos. 

El éxito de su reunión online depende de una comercialización eficaz, la preparación de sus ponentes, la producción de contenido de calidad, ya sea en vivo o en forma simultánea. La herramienta de participación en vivo como las preguntas y respuestas moderadas y las encuestas, el entretenimiento en línea (como la gamificación), las notificaciones en tiempo real para mantener a la audiencias remotas conectada y, lo que es más importante, la distribución del contenido después del evento y la participación de la comunidad. 

Cuando esto termine, no tenemos ninguna duda de que nos recuperaremos colectivamente y seremos más fuertes juntos. Todos sabemos que los planificadores de eventos están acostumbrados a prepararse para lo peor, mientras trabajan sin descanso para lograr lo mejor. ¡Ser flexibles, adaptables y sensatos es una condición absolutamente necesaria de nuestro trabajo! Por favor no dudes en contactarnos directamente en nuestra página web (orquideatech.com)para que podamos ayudarte con cualquier cosa en los negocios o en la amistad. Estos son tiempos difíciles y la única salida es estar juntos.  

Mucho amor y un gran abrazo virtual para todos ustedes. Manteneos sanos y de buen humor. Esto pasará y nos encontraremos de nuevo. 

25 Mar

Posted at 15:50h in Eventos, Tecnología by

Tras la medida del Gobierno de suspender cualquier evento que supusiera la concentración de más de mil personas, diferentes actos han sido aplazados o suspendidos como medida preventiva, teniendo esto un impacto directo en las empresas involucradas en el sector MICE, uno de los motores de desarrollo del sector servicios. Vamos a hacer un repaso de cómo afecta la crisis del COVID19 al negocio MICE. 

El sector de eventos aglutina a muchos otros sectores como el hotelero, transportes, restauración, cultural y de ocio, tecnológico, logístico… sin contar los miles de personas que ya han agendado su participación en un evento y ahora ven truncado este propósito, con los costes y pérdidas que supone. 

Como interlocutor de la industria de reuniones con los medios de comunicación, las instituciones y las organizaciones, el Foro MICE trabaja en un mensaje profesional y respetuoso con los requisitos científicos, desde la serenidad y sin alarmismo. Su principal objetivo es arrojar claridad sobre esta situación para revertir a medio plazo el impacto económico negativo que está repercutiendo de forma masiva en todo el sector. Así, el sector está trabajando en la valoración de las pérdidas económicas que está causando al sector y a toda la industria asociada.  

Aunque la situación está cambiando diariamente y quizás todavía es demasiado pronto para ver el alcance global de la problemática, en Travel Advisors (una importante asociación de agencias de viaje que integra empresas especializadas tanto en viajes corporativos, MICE y viajes vacacionales premium) ha constatado un impacto notable del COVID-19 en el mundo de los viajes, sobre todo en la actividad englobada en el MICE (meetings, reuniones, incentivos, conferencias y eventos). 

Se ha detectado claramente que el área más perjudicada, en cuanto a cancelaciones, es el segmento MICE, con caídas muy significativas en torno al 70%, en especial, por el sector farmacéutico, donde el parón es prácticamente generalizado. 

En cuanto al segmento corporativo, Travel Advisors observa retrocesos en torno al 30%, dado que hay determinadas organizaciones de gran tamaño –entre el 5 y el 10% del total– que han dado instrucciones de no viajar, o viajar lo menos posible, en fechas próximas. 

También en el negocio vacacional, la asociación ha notado que las ventas han caído en casi un 50% para la próxima Semana Santa. 

La incertidumbre, además de generar inseguridad y ansiedad en gran parte de la población es la peor compañera de este negocio pero según vaticinan algunos organismos y el mismo Gobierno de España, esta crisis será pasajera y coyuntural; por lo que la clave está en la rapidez con la que pueda recuperarse la situación. Y también en las medidas que tomen desde los organismos públicos y el Gobierno para ayudar a empresarios, agencias y demás miembros del colectivo. Estas medidas excepcionales están siendo anunciadas diariamente ya que no solo nuestro sector se ve afectado si gran parte de la sociedad. 

Aún viendo todos estos datos poco esperanzadores, sabemos que el sector de los eventos es un sector colaborativo, en el que siempre se puede negociar y se puede acordar una distribución de los costes o de los perjuicios que ha ocasionado la cancelación de un evento. De hecho, se están viendo muchos acuerdos efectuados para trasladar la celebración a los próximos meses.  

Por otro lado, como mencionamos en nuestro otro artículo de esta semana “La cuarentena para el planificador de eventos”; hay que tratar de buscar el lado positivo a una situación complicadas como la que nos encontramos ahora, y saber provocar una evolución positiva de nuestro sector y así provocar menor impacto económico en nuestra actividad y tratar de salir reforzados de este obstáculo.  

Para esto debemos centrarnos en varios factores:  

  • Mantener nuestra actividad en redes sociales y medios; y mantener así el interés: igual que estos días individualmente echamos de menos cosas básicas que habitualmente son normales y rutinarias, las empresas se darán más cuenta de que necesitan conectar, escuchar a sus clientes, crear relaciones. Por lo que si seguimos activos les recordaremos la importancia que tiene un evento a la hora de conectar personas.
  • Aprovechar todo tipo de nuevas tecnologías para seguir evolucionando en los eventos virtuales. Esto puede suponer el despegue de los eventos completamente virtuales con todo el contenido centralizado en webs, o apps. Experimenta con tecnologías que a su vez también serán necesarias cuando todo vuelva a la normalidad y a lo presencial.  
  • Trabajaremos mejor, y más por objetivos. El teletrabajo es una de las formas de organización que no han esperado esta crisis para crecer. Y supone muchas cosas buenas (mayor productividad cuando uno se tiene que concentrar, adaptación a obligaciones de la vida personal, facilidad logística, etc.). Pero quizás lo que más aporta es una necesidad de trabajar más por objetivos que por horas trabajadas. Y me parece que incluso cuando todo esto acabe, los reflejos y modos de organización, orientados a resultados y KPI más que a horas, seguirán, y todos seremos más eficaces por ello. Esta revolución ya estaba en marcha (llegará un día en el cual nos fascinará que se remuneren horas y no resultados), pero esta crisis puede acelerar esto.
  • Vamos a hacernos oír: esta crisis afecta a todos los sectores pero al nuestro más que cualquier otro. Y sufrimos nuestra falta de datos económicos sobre lo que pesamos, lo que aportamos. Vamos a desarrollar más cultura de lobby o equipo. Podemos quejarnos para ser entendidos, definir acciones de comunicación con autoridades, con prensa, con la opinión pública y mejorar así nuestra comunicación colectiva como sector. 
  • Mejorar relaciones con nuestros competidores: en momentos buenos o fáciles, es fácil perder perspectiva y pensar que el competidor o el cliente es el enemigo. Nos empezará a quedar claro que cada miembro del sector (clientes, agencias, proveedores…) tiene intereses propios que pueden ir contra el interés del otro, tenemos todos un interés por encima de todo: el evento. 

La vida sigue, y más en este sector, en el que debemos abogar por la sensatez y la templanza que nos caracteriza el día del evento; así que aunque vengan momentos difíciles, todos estamos en el mismo barco. 

Seguir apoyando a nuestros clientes y mejorando el sector eventos es nuestra prioridad, escríbenos para contarnos tus ideas, y te ayudaremos a materializarlo. 

12 Dic

Posted at 10:16h in Consejos, Eventos by

El principal reto de los organizadores de eventos es mantener a los asistentes involucrados en todos los aspectos a través de la capacidad de atención, de superar la gran competencia existente entre los proveedores y cubrir las expectativas de los asistentes. Los planificadores de eventos tienen como desafío crear experiencias inolvidables, significativas y motivadoras dentro de su presupuesto, por ello, deben jugar con el uso de un diseño de experiencia sólido como base. Este artículo muestra los 6 pasos para crear una mezcla de experiencias inolvidable y transformar los eventos en acontecimientos memorables.   

Paso 1: Visualizar quiénes son las partes interesadas en recibir esa sensación.   

Identifica y determina a las personas que se benefician del éxito de tu evento. Realiza una lista con grupos que reúnan el interés y la motivación necesarios en qué se logren los objetivos.

Organiza estos grupos en función de sus necesidades ya que, esto determinará las primeras expectativas y opiniones sobre tu evento. Apóyate en ellos para poder transmitir correctamente tu mensaje de forma que resuene con ellos.   

Paso 2: Seleccionar y determinar cuáles son tus metas.  

Hay que tener una clara comprensión de los objetivos para identificar y ejecutar las acciones adecuadas para cada grupo interesado. Para crear una buena experiencia hay que fijar bien los objetivos. Estos son algunos consejos:   

  • Una vez, has identificado quienes son tus grupos de interés y cuáles son los respectivos retos que deseas alcanzar con cada uno, hay que codificar y clasificar los resultados que les satisfagan y hacer que el evento sea un éxito desde su perspectiva.  
  • Cuantificar el éxito con cada una de las partes interesadas.   
  • Señala hechos destacados y realistas para hacer un seguimiento del progreso. Por ejemplo, si utilizas gamificación para animar a los asistentes a interactuar con el evento, necesitas una aplicación para que el proceso sea más sencillo y para poder estar informado de los avances en la interacción. Además, las apps para eventos que podemos ofrecerte, cuentan con muchas otras opciones que generarán interés en tus asistentes; e información y estadísticas de uso para poder analizarlo tras el evento.  

Paso 3: Analiza el presupuesto de tu evento ajústalo a los gastos.   

Siempre cabe la posibilidad de que el presupuesto del evento no sea muy holgado, y por eso es tan importante priorizar tus objetivos y los de las partes interesadas y ser realista en lo que te puedes comprometer a lograr. Para mantenerte en el camino correcto y asegurarte de que asignas tus recursos financieros de la mejor manera, aquí hay algunos consejos:  

  • Crea un presupuesto del evento especificando los objetivos y el punto de equilibrio de tu evento.    
  • Es necesario actualizar las estimaciones con cifras reales una vez que las partidas presupuestarias hayan sido confirmadas para que el proceso sea efectivo.   
  • Asegúrate de reservar una parte para imprevistos como porcentaje del presupuesto total que podrás utilizar para hacer frente a cualquier problema en los aspectos esenciales o de la lista de deseos.  

Paso 4: Trazar un mapa de la mezcla de experiencias  

Una experiencia se crea a través de una mezcla de diferentes factores y elementos conocidos como la Mezcla de Experiencias. La forma en que todos estos elementos fluyen e interconectan entre sí e impactan a los asistentes a los eventos, puede ser compleja, por lo que es fundamental realizar un análisis y una planificación rigurosos. Aquí tienes algunos consejos sobre cómo diseñar tu propia mezcla de experiencias:  

  • Haz una lista de los principales puntos de contacto a lo largo del ciclo de vida de tu evento donde cada uno de tus grupos de interés clave se verá afectado. El «viaje» para un asistente normal será diferente al de un ponente o patrocinador. Por lo tanto, el proceso debe ser considerado desde cada uno de sus puntos de vista. Se tiene que realizar antes, durante y después de su evento.  
  • Debajo de cada punto de contacto principal, haz un listado de las oportunidades e ideas para crear una experiencia memorable. Esto puede ser en forma de pequeños toques hasta grandes elementos que sorprendan y deleitan. Asegúrate de tener en cuenta el espacio del lugar y el plano del evento. Puede haber formas interesantes de usar el espacio.  
  • Es importante saber cómo se utilizan la marca y la mensajería de tu evento en cada punto de contacto ya que puede ser en forma de un logotipo o formas más tangibles de comunicar la marca y dar vida a la cultura y el espíritu de tu organización.  
  • Considera el uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes. La tecnología de eventos se puede aprovechar en cualquier momento dentro del ciclo de vida del evento para crear una experiencia más impactante, dinámica e interactiva.   

Paso 5:  Sé visual a la hora de comunicar el concepto del evento.   

Después de identificar a las partes interesadas, establecer los objetivos y diseñar una mezcla de experiencias, el siguiente paso es comunicar a los invitados como será esa experiencia en el evento. Algunos consejos son:   

Utiliza herramientas visuales para mostrar el diseño físico, el diseño y la producción. Esto ayudará a los grupos interesados a visualizar cuales son las labores adecuadas lograr los resultados deseados.  

Considera el uso de imágenes en 3D y maquetas físicas para tus espacios en los eventos. Estos pueden incluir sus planos, decoración, muebles y producción audiovisual. Esto es particularmente útil para que el personal, los proveedores y la gerencia entiendan la visión del concepto y el mensaje que se quiere transmitir y planifiquen sus propias prioridades antes del evento.  

Paso 6: Elige qué métodos vas a utilizar para medir el ROI y el éxito del evento  

El paso final es averiguar qué tipo de informe necesitas para medir el ROI del evento y otras métricas de éxito que abordan los objetivos y las metas a lograr. El diseño de eventos a menudo se centra en el cambio de comportamiento a largo plazo y en la mejora continua, por lo que debe estar basado y apoyado en datos para poder realizar los ajustes adecuados.  

Demuestra el valor de participar en tu evento a cada grupo interesado. Aquí hay algunas ideas:  

  • Escoge cada uno de los objetivos pactados por las partes interesadas y define cómo se medirá y se le dará seguimiento.   
  • Piensa en los datos e información como la captación de clientes potenciales, a los que se puede acceder a través de diferentes herramientas y cómo combinar esta información para demostrar que se ha logrado el objetivo.   
  • Combina datos cuantitativos y cualitativos para obtener una imagen completa de los resultados del evento. Las estadísticas y las cifras son importantes, pero también son valiosos los datos de las encuestas y el feedback de las partes interesadas y de los asistentes del evento. 

Con nuestras tecnologías podrás diseñar una mezcla de experiencias inolvidable. ¡Te esperamos! 

12 Dic

Posted at 10:15h in Consejos, Eventos, Seguridad, Tecnología by

Los avances en la tecnología de eventos ofrecen mayor tranquilidad para los organizadores. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo aplicar estas herramientas y así repercutir positivamente en el momento de planificar un evento para aumentar la seguridad y la protección de los invitados en el proceso:

Crea y diseña acreditaciones   

Aporta seguridad a las credenciales de los asistentes haciéndoles una foto en el momento de check-in y añadiendo esa imagen a su acreditación cuando tenga lugar la impresión de esta. De esta forma, ayudarás a identificar a los asistentes rápidamente aumentando la seguridad y acelerando el proceso de entrada al evento.   

Es común que los asistentes pierdan su acreditación o la dejen en la habitación del hotel cuando regresen para el segundo día de la conferencia. Para evitar cualquier problema con esto, usa un sistema que invalide la acreditación original, una vez que se cree una nueva impresión.  

Reconocimiento facial para el registro de asistentes  

Otro elemento de la tecnología de seguridad que puedes incorporar es el reconocimiento facial para el check-in de los asistentes. Utiliza esta tecnología para añadir un elemento emocionante y personalizado para el registro. Con la tecnología de reconocimiento facial, los asistentes son reconocidos por una cámara en el quiosco de registro a medida que se acercan, y su acreditación se imprime instantáneamente. Para verificar que la persona que se registra es el asistente correcto, el quiosco cuenta con patrones biométricos de las fotos de todos los posibles visitantes, y compara ese patrón con los que detecta en cara que enfoca en el momento.  

Esta tecnología potencia la seguridad en la organización de eventos. Si quieres saber más sobre reconocimiento facial podrás leer algunos artículos en este blog sobre el tema.   

Robótica  

Los avances en la robótica han creado nuevas oportunidades para los eventos. La robótica puede ayudar a aumentar la cobertura de seguridad en eventos con tecnología que llena los vacíos de la seguridad humana, como ver en la oscuridad o sentir y responder a cambios ambientales. Los robots de seguridad pueden utilizarse para ayudar a que los elementos de seguridad existentes funcionen de forma más eficaz y proporcionen una protección e interés adicional para tus asistentes. Además, el robot patrulla un área en busca de objetos inusuales u otras amenazas a la seguridad.   

Control de Acceso y Seguimiento de Asistentes  

Una tecnología como el rastreo RFID es una solución confiable para el control de acceso en eventos. Los chips o tarjetas RFID se pueden conectar a la acreditación de un asistente y se utilizan para entrar y salir del recinto del evento. El uso de tecnología para mejorar el control de acceso en tu evento puede ayudar a eliminar el error humano y aumentar la seguridad en general. El rastreo RFID permite al personal del evento identificar fácilmente si un asistente puede acceder al lugar, a un evento de recepción nocturna o incluso a una sesión específica.  

La implementación de tecnología permite realizar un seguimiento de los asistentes durante el evento. Tecnología como las cámaras de análisis facial, beacons o Bluetooth proporcionan mapas de calor que permiten al organizador del evento ver dónde se están moviendo los asistentes a lo largo del evento y posteriormente, analizar su comportamiento. Te ayudará a identificar las zonas en las que se necesita más seguridad, o también que zonas han generado mayor interés en los invitados para potenciarlas de cara al futuro.   

Simuladores  

La tecnología avanzada de un simulador puede ser utilizada como un método adicional de seguridad antes de su evento. Los organizadores de eventos pueden crear simulaciones del flujo del evento y del tráfico de asistentes para planificar la cantidad de personas adecuada en caso de emergencia. Además, sirve para crear planes de evacuación e identificar las áreas más inseguras.   

Aplicación para Eventos  

Una manera sencilla de incorporar seguridad con tecnologías es utilizar aplicaciones para eventos las cuales permiten alertar sobre incidencias o emergencias, así como, enviar notificaciones a los asistentes.  También puedes crear en la aplicación diferentes secciones que contengan toda la información necesaria como la ubicación de su estancia, el timing del evento, votaciones en vivo, secciones de seguridad o de gamificación con el objetivo de incentivar el engagement.  

Recuerda también indicar claramente a dónde pueden ir los asistentes o a quién pueden contactar para informar de una amenaza o problema durante el evento.  

A la hora de elegir la tecnología para tu evento, recuerda centrarte en la experiencia del asistente. Selecciona elementos de tecnología que mejoren la seguridad y hagan que el asistente se sienta más seguro, así como, que sean herramientas complementarias para todo el proceso del evento.

¡Contacta con nosotros y te ayudaremos desarrollar tus eventos con éxito y de la manera más segura!

17 Oct

Posted at 10:45h in Apps para eventos, Consejos by

La marca de un evento ha evolucionado desde utilizar elementos gráficos como fuentes, colores y logotipo hasta tratar de transmitir sentimientos y emociones. El branding es un compromiso con los asistentes que habla sobre el objetivo del evento, lo que provoca unas expectativas en la audiencia sobre el evento al que asistirá. Cuida el branding para garantizar el éxito de tus eventos y las mantener buenas conexiones con tu público.

Revisa estos aspectos para que puedas hacer de este una herramienta eficiente y aprovechar todo su potencial.

 

Usa el branding como herramienta poderosa y efectiva para transmitir

Una de las maneras más efectivas de comunicar es a través del branding. Por ello, debe haber coherencia en todo lo que se dice y en los valores que transmite la personalidad de la marca.

Como resultado, la personalidad de la marca se ha convertido en una fuerza mucho más poderosa para atraer a la audiencia a través de un mensaje coherente y en una parte esencial para garantizar la experiencia del evento.  Además, debes reforzar tu marca y asegurar que la audiencia se sienta identificada con tus valores para evitar que los asistentes dejen de tener interés en ti.

 

Revisa y renueva tu marca para diferenciar tu evento del resto

Transmitir valor en un evento se está convirtiendo en un factor clave en el retorno de la inversión.  Cuando la comunicación de los valores no es efectiva, significa que necesitas actualizar tu marca. Hay algunos síntomas que indican que debes renovarla: una desconexión de tu marca y tu propuesta de valores o un estancamiento de la presencia de tu marca debido a un fallo en la comunicación de los valores.

Siempre es recomendable que el posicionamiento esté basado en tus valores y en un branding específico del evento para que tus ventas incrementen.

A la hora de decidir si la misión va a ser igual o distinta con respecto a la de la organización principal dependerá del tipo de evento que organices. Por ello, siempre que se trate de una reunión de empleados, la marca del evento debe de ser reconocible y atribuible a la entidad base. Sin embargo, cuando se trata de eventos de responsabilidad social corporativa la misión puede ser relativamente independiente de la organización dominante.

Tu evento tiene que tener una clara diferenciación con respecto al resto de eventos del sector, para ello, representa tus valores a través de la marca y de mensajes consistentes que dejen claro a tu audiencia lo que ofreces.

Si tu marca y tus mensajes enfatizan la pertenencia de la compañía, pero no la experiencia del asistente, hay una desconexión y una ineficiencia que provoca el estancamiento de tu audiencia. Por lo tanto, para atraer a invitados tienes que personificar la marca, los valores y la cultura ya que los asistentes requieren una comunicación más humana para identificarse con la marca o el evento.

La actualización de una marca requiere deliberación y reflexión sobre la experiencia de los asistentes para hacer que se sientan cómodos con tu marca.

 

Mantén activa la marca de tu evento para integrar al público

Lo primero es conocer y comprender a tu público.

Crea una propia identidad de marca independiente y toma una perspectiva empática para aumentar el compromiso de la audiencia en tu evento.

Otro factor que atrae a la audiencia es la promesa de la marca que está compuesta por varios aspectos que debes tener en cuenta como, analizar los datos de comportamiento anteriores, investigar tu demografía o cuidar el lenguaje corporal con los invitados.

El principio básico de cualquier marca debe ser la calidad constante para garantizar la experiencia a los asistentes. Busca formas de suavizar los procesos y reducir los tiempos de espera. Habla de quién eres, de tus intereses y de cuáles son tus valores para definir tu evento. Sólo una vez que hayas atendido lo básico podrás empezar a centrarte en la creación de una cultura compartida, aquella que hace sentir únicos a tus clientes.

Orienta la identidad de tu marca hacia la transmisión de tus valores teniendo en cuenta las causas y preferencias que son importantes para tus asistentes, conseguirás que todas tus comunicaciones sean consistentes y que ellos se sientan en un grupo que comparte los mismos valores.

Se coherente con todos los mensajes que quieres transmitir

Hoy en día, los profesionales de marketing asocian la marca a un conjunto de estilos definidos y a la identidad que debe estar reflejada en cada una de las partes del evento, incluyendo sesiones, lugares, sitios web y contenido.

En ocasiones es bueno hacerse la pregunta de qué necesidades podrías ayudar a satisfacer. Relaciona la marca con las necesidades de la audiencia. Para ello, crea un nicho que pueda reforzar tus mensajes para que puedas dejar de competir con otros eventos similares, y darle un giro a tu evento que atraiga la atención sobre él. Además, es recomendable abordar los intereses de tu audiencia para que forme parte de la marca.

Dándole a tu evento la propia identidad de marca alineada con los valores de tu audiencia, la marca de tu evento se convierte en el producto de una historia recíproca que tus asistentes te ayudarán a contar.

La marca no solo depende de ti, tanto la audiencia como el equipo de Marketing van ligados al propósito y los valores compartidos. Por ello, debes de escuchar las opiniones sobre tu evento a través de redes sociales o foros y seguidamente, revisar y analizar los resultados.

En ocasiones, se produce una co-creación o realineación, lo que no significa una perdida de control sobre tu marca, si no una oportunidad para construir conexiones satisfactorias entre tu evento y la audiencia y a su vez, poder crear una comunidad más grande de clientes reales.

En conclusión, las marcas son más que fuentes y colores. Por eso, persigue el valor que tiene un mensaje impactante y llévalo a todas las partes del evento. Considera revisar y reestructurar algunos aspectos de tus eventos para crear una experiencia única que atraiga a un público más amplio. Y deja que el público tenga voz. Incorpora aspectos atractivos para la audiencia e interésate por el feedback para dar forma a la marca y crear lealtad. Por último crea un mensaje más enfocado que transmita mejor las expectativas sobre la experiencia que quieres crear a tus asistentes y que comunique tus valores de una manera sublime.

Nuestra tecnología para eventos te permite reforzar y alinear tus valores de branding y acercarlos más a tus asistentes. ¡Visita nuestra web y descubre todas las ventajas que ofrecemos!

18 Sep

Posted at 11:45h in Apps para eventos, Consejos, Tecnología by

El tiempo avanza muy rápido y con él, todas las tecnologías y técnicas de marketing para eventos, así que no puedes quedarte atrás. Con la ayuda de algunos tips de marketing y tecnología para impulsar el éxito de tus eventos podrás ofrecer a tus clientes y asistentes herramientas tecnológicas para destacar tu evento y amplificar su alcance.

Infórmate de todas estas nuevas herramientas y tecnologías y logra que tu evento sea célebre y memorable. Aquí te mostramos algunas ideas:

Usa herramientas promocionales creativas para dar exposición y valor a tu evento desde todos los ángulos, reorientar tus campañas a tus “leads” o incrementar tus ventas a través de las redes sociales.

Posiciona tu marca en todos los niveles: desde una página web del evento dinámica y gráfica que impresione, hasta una buena estrategia de networking para los asistentes, que puedes conseguir a través de tecnologías como las apps o gamificación.

Crea un mensaje claro y consistente: crea una identidad para tu evento que se ajuste a tu imagen de marca, siendo única y memorable. Para reforzar esta identidad e involucrar a los asistentes, podrás utilizar herramientas de emailing o apps móviles.

Busca tener acceso a los pensamientos y percepciones acerca de las campañas de marketing. Utiliza alguna de las siguientes herramientas para impulsar y mejorar tus campañas: utiliza los “Tracking pixels” para saber qué campañas han sido más efectivas a la hora de impulsar el registro y da uso a los códigos promocionales, para ofrecer descuentos y para monitorizar el sistema de registro ajustándolo a la campaña.

Convierte a tus invitados en embajadores de marca consiguiendo que muchos asistentes hablen bien de tu evento. De esta forma, conseguirás incrementar notablemente las buenas opiniones sobre tu marca en todo el sector. Para esto haz sentir únicos a los asistentes: organiza eventos exclusivos, invita a ponentes increíbles y fomenta la participación resolviendo preguntas y votaciones en el evento y ofrece códigos de descuento a todos los asistentes que se hayan registrado.

Utiliza Hot Leads, lo que te permite monitorizar e identificar quien de los asistentes empezaron el registro, pero no lo terminaron del todo. Para no olvidarte de esos usuarios, puedes crear banners o landing pages en Google Ads reorientados hacia estos usuarios, que favorecerán el recordatorio del usuario y por lo tanto incrementarán los registros.

Crea correos electrónicos llamativos con capacidades de personalización y plantillas con un diseño atractivo. Dirígete a la gente correcta con el mensaje correcto, gracias a la personalización compleja y detallada que ofrecen muchas herramientas tecnológicas.

Haz que la primera impresión sea memorable: asegúrate de que la primera toma de contacto del cliente con el evento sea inolvidable, con una página web potente o una app que ofrezca información de calidad. Podrás personalizar estas herramientas manteniendo tu identidad de marca, pero generando igualmente una fuerte primera impresión.

Consigue diferenciarte del resto y que todos tus eventos destaquen sobre los demás y sean un absoluto éxito, cumpliendo todos tus objetivos de una forma eficaz y sencilla. Si buscas impresionar a tus asistentes con técnicas como el networking, apps para todo tipo de dispositivos o incluso con el diseño de la página web, nosotros somos tu solución. ¡Te esperamos!

18 Sep

Posted at 11:30h in Apps para eventos, Encuestas, Eventos, Tecnología by

EventMobi ha realizado una encuesta este año para entender cual es el estado actual de la tecnología de herramientas de software para gestión de eventos para pequeñas y medianas empresas y nos muestra cuales son las 5 tecnologías más utilizadas en eventos en 2019. Los resultados te proporcionan distintas percepciones y acciones del resto de compañías que pertenecen a tu sector con el fin de ayudarte a comparar tu adopción y uso de las herramientas de software de gestión de eventos en relación todo sector.

Este artículo comparte varios datos descubiertos que están relacionados con los distintos tipos de planificadores de software de gestión para eventos que actualmente están en uso.

Los datos están basados en los resultados obtenidos de la encuesta realizada por EventMobi en 2019. Hubo 108 personas encuestadas de varias organizaciones con menos de 100 millones de dólares de ingresos anuales.

Antes de empezar, aquí hay un par de definiciones que tener en mente:

  • Herramientas de Software para el manejo de eventos (Event Management Software Tools): Son aquellas herramientas que permiten a los planificadores, digitalizar la preparación y el desarrollo del proceso del evento.
  • Integraciones: Las capacidades de integración permiten a los planificadores conectar sus tecnologías entre sí sin ningún problema, eliminando así los silos de datos y mejorando la visibilidad de los informes.

Los organizadores utilizan diferentes herramientas de software en eventos. A continuación, se muestran algunos de los resultados obtenidos en una encuesta realizada en un evento de EventMobi en 2019. Empecemos a analizar cuáles utilizaron y en qué porcentaje.

En la siguiente gráfica se muestra la media de herramientas de software que utilizan los organizadores de eventos, frecuentemente, tiende a ser de 2 a 5 herramientas.

Para los planificadores de eventos que contactan con múltiples proveedores, en la imagen se muestra el porcentaje de quien de ellos usan tecnologías de software de gestión de eventos que están integradas entre sí con el objetivo de favorecer la transferencia de datos:

Estas son las cinco principales integraciones de herramientas de software en gestión de eventos que son más importantes para los planificadores de eventos en 2019:

En la siguiente imagen podemos observar cuáles son los retos más comunes que los organizadores de eventos tienen que afrontar cuando están dando uso a estas herramientas de software para gestión de eventos:

Las herramientas top más utilizadas e integradas por los planificadores de eventos están establecidas y probadas en el mercado. Sin embargo, con el avance de las nuevas tecnologías en eventos que ha habido en los últimos años, ahora hay disponibles muchas formas innovadoras con el fin mejorar la experiencia de planificación de eventos.

En muchos casos, los coordinadores pueden reutilizar herramientas que ya hayan sido usadas en otras plataformas o compradas. Las razones que existen sobre la falta de utilidad de las nuevas tecnologías pueden ser, no saber cómo usar las herramientas o comprender como pueden ser útiles y/o carecer de tiempo para aprender.

Pues bien, con el uso de este tipo de herramientas para los eventos, ha aparecido la necesidad de integrar nuevas técnicas y procesos en la realización de eventos. De hecho, el 70% de los encuestados percibieron que la falta de integración entre las herramientas de software utilizadas es el mayor reto que los organizadores deben de afrontar cuando intentan usarlas eficiente y eficazmente.

Una falta de conexión significa que las herramientas son incompatibles entre sí, por eso cada una requiere su propio tratamiento y se necesita más tiempo para manejarlas a todas. Aquí hay un desglose de la cantidad de personas responsables de las herramientas de software en eventos.

Los equipos de eventos tienden a depender mucho de sí mismos para implementar la tecnología de eventos. Sin embargo, a menudo requieren la ayuda de su equipo de IT (por ejemplo, para integraciones), lo cual quita tiempo y energía de las responsabilidades centrales. Preferentemente, se necesita que alguien del equipo de eventos sea experto en tecnología o que sea capaz de aprender las nuevas tecnologías rápidamente para aliviar el estrés generado en otras funciones de la organización.

Por eso es importante saber que la integración y coordinación son procesos clave para llegar al éxito y que el trabajo en equipo es fundamental para el manejo de las herramientas de software.

Las nuevas tecnologías son un camino hacia la efectividad y rapidez en tus eventos, no esperes más y cuenta con nosotros para implantar nuevas técnicas a tus eventos cuánto antes.

Este es un artículo traducido de EventMobi.

EventMobi. (2019). The Top Event Management Tools Used by Event Planners in 2019 – EventMobi. [online] Available at: https://www.eventmobi.com/blog/the-top-event-management-tools-used-by-event-planners-in-2019/ [Accessed 13 Sep. 2019]